Helsingfors stad Protokoll 6/2015 Tid 17:00-18:05, avbrutet 18:04-18:05 Plats Arbis, Dagmarsgatan 3, 00100 Helsingfors Närvarande Ledamöter Stormbom, Peter von Martens, Christel Tiusanen, Pekka Työrinoja, Pirjo Lainevuo, Ari Eloranta, Eppie vice ordförande ersättare Övriga Ordförande Rantala, Marcus 44-55 Lena Elander 44-45, 47-49, 51-55 ekonomichef 46, 50 Protokollförare Pamela Granskog biträdande 44-55
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 Ärende 44 Rektor/1 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare 45 Rektor/2 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde 46 Ec/1 Budgetutfall 31.10.2015 47 Rektor/3 Den grundläggande reparationen 48 Rektor/4 Insatser för asylsökande höstterminen 2015 49 Rektor/5 Anskaffning av en flygel till Arbis festsal 50 Ec/2 Årets hyresgäster 51 Rektor/6 Anskaffning av inredning för Arbis bibliotek 52 Rektor/7 Fastställande av mötesdatum för år 2016 53 Rektor/8 Helsingfors arbis direktionsprotokoll framlagda till påseende år 2016 54 Rektor/9 Godkännande av planen för den interna kontrollen och riskhanteringen på Helsingfors arbis 55 Rektor/10 Hanketiedustelu seuraavaa talonrakennuksen investointiehdotusta 2017-2026 varten
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 1 (21) Rektor/1 44 Konstaterande av sammanträdets laglighet och beslutförhet och val av protokolljusterare Beslut Direktionen för Helsingfors arbis beslutade konstatera att sammanträdet är lagligen sammankallat och beslutfört. Direktionen beslutade samtidigt välja ledamöterna Eppie Eloranta och Pekka Tiusanen till protokolljusterare och ledamoten Peter Stormbom till ersättare. Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget.
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 2 (21) Rektor/2 45 Verkställighet av besluten vid detta sammanträde Beslut beslutade att de beslut som fattats vid detta sammanträde får verkställas innan de vunnit laga kraft, om inte något annat har beslutats eller senare beslutas separat. Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget.
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 3 (21) Ec/1 46 Budgetutfall 31.10.2015 Beslut Direktionen för Helsingfors arbis beslutade anteckna budgetutfallet 31.10.2015 för kännedom. ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 BU UTFALL 31 10 2015 PROGNOS.pdf Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Efter tio månaders verksamhet år 2015 har 561 025 euro av intäkterna influtit. Det är 105,9 % av det budgeterade beloppet. Kostnaderna uppgick till ca 2,5 miljoner euro, vilket utgör 79 % av budgeten. En jämn förbrukning under året skulle för tio månader vara 83,3 %. Kursverksamheten under vårterminen 2015 följde den planering som gjorts upp för läsåret 2014 2015 och 11 153 undervisningstimmar förverkligades. Det enda bindande målet som stadsfullmäktige har ställt är 22 500 hållna lektioner. Höstterminen 2015 har planerats så att det bindande målet uppnås inom ramen för de budgeterade anslagen. De influtna kursavgifterna uppgår i slutet av oktober till 460 955 euro, vilket är 100,2 % av budgeten. Kursavgifterna höjdes från hösten 2015 enligt direktionens beslut 26.3.2015 16. Ca 1 000 euro faktureras ännu år 2015 för olika korta kurser. I understöd och bidrag har utbildningsstyrelsn betalt 10 000 euro i kvalitets- och utvecklingsunderstöd. Användningstiden för pengarna är 24.3.2015 31.12.2016. Utbildningsstyrelsen har också beviljat 10 000
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 4 (21) Ec/1 euro i studiesedelunderstöd. Användningstiden för de här pengarna är 1.7.2015 31.12.2016. Därutöver har Svenska Folkskolans Vänner betalt 1 000 euro, som betalas ut som stipendier. Hyror och övriga intäkter har influtit till 127,7 %. De här inkomsterna ökar något under slutet av året eftersom vi har bokade uthyrningar och sålda kurser. Av de totala kostnaderna utgör personalkostnaderna ca 75 %. Utfallet av personalkostnaderna är 78,5 % av de budgeterade. Användningsprocenten är högre under det första halva året på grund av att semesterersättningar och -pengar betalades ut då. Det innebär att anslagen för personalkostnaderna bör räcka år 2015. Utfallet för köp av tjänster och materialanskaffningar uppgår till 81,5 respektive 58,8 % av de budgeterade anslagen. En del materialanskaffningar görs ännu i år, så förbrukningen blir något högre än den ursprungliga budgeten visar. Under hösten har det uppkommit behov av att ordna kurser för flyktingar. Därför har ca 60 lektioner planerats som kortkurser för asylsökande. Under hösten 2015 är kursdeltagarna ca 8 700 personer på institutet, vilket är 10 % fler än under motsvarande tid 2014. Det här har lett till att färre kurser har blivit indragna i år, vilket i sin tur leder till att antalet hållna lektioner kommer att uppgå till totalt 22 750. Det bindande målet på 22 500 lektioner kommer alltså att överskridas, men det här kan göras inom ramen för budgeten. Investeringarna förverkligas enligt budgeten. Utfallet per 31.10 är 5 414 euro. För det resterande anslaget på ca 40 000 euro, anskaffas lösöre. Som bilaga en tabell för budgetens utfall per 31.10.2015 och prognosen 31.12.2015. ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 BU UTFALL 31 10 2015 PROGNOS.pdf
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 5 (21) Rektor/3 47 Den grundläggande reparationen Beslut Direktionen för Helsingfors arbis beslutade anteckna informationen om den grundläggande reparationen för kännedom. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 Ruotsinkielisen tyovaenopiston peruskorjauksen ura.pdf Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Fastighetsnämnden godkände på sitt möte 15.10.2015 den offert som byggföretaget Hartela hade lämnat in för Arbis grundläggande reparation. Företagets offert på 6 402 000 utan moms var den enda som föll innanför den givna budgetramen. Entreprenörens arbetsledare stiftar första gången bekantskap med Arbis onsdag 18.11 och arbetet beräknas kunna inledas som planerat den 25 april 2016. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 Ruotsinkielisen tyovaenopiston peruskorjauksen ura.pdf
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 6 (21) Rektor/3
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 7 (21) Rektor/4 48 Insatser för asylsökande höstterminen 2015 Beslut Direktionen för Helsingfors arbis beslutade anteckna rapporten om de asylsökande för kännedom. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Arbis har under höstterminen både på eget initiativ och på uppmaning av biträdande stadsdirektör Ritva Viljanen ordnat kurser för de asylsökande som befinner sig på stadens mottagningscentraler. Det handlar om kurser i hantverk (stickning av vintermössa) it, matlagning, musik (gitarr) och schack, sammanlagt ca 60 timmar. Kurserna har varit gratis för deltagarna. Fram till mitten av november har ca 130 personer deltagit i någon av kurserna. I slutet av november kommer man ännu att i Arbis bibliotek visa en film om Finland på arabiska. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 8 (21) Rektor/5 49 Anskaffning av en flygel till Arbis festsal HEL 2015-012364 T 02 08 01 01 Beslut beslutade godkänna anskaffandet av en flygel för 26 275 euro, moms 0 %. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Beslutsförslag ns motiveringar Beslutet stämmer överens med förslaget. Musikundervisningen och musikevenemangen på Arbis har stadigt ökat sedan musiklärarbefattningen inrättades år 2007. För tillfället finns det på Arbis en miniflygel som dess värre inte håller stämningen, vilket kräver en mycket mera frekvent stämning än vad som är brukligt för normalstora flyglar. Flygelns klang är inte heller tillfredsställande ens för de elev- och lärarkonserter som institutet ordnar. En normalstor flygel av god kvalitet skulle kunna locka också utomstående musiker att hålla konsert på Arbis. Enligt instruktionen för Helsingfors arbis har direktionen till uppgift att besluta om upphandlingar, med undantag för aktier, och att fastställa gränser inom vilka en tjänsteinnehavare kan fatta beslut om sådana (10.6.2009, 4, punkt 7). Direktionen preciserade på sitt möte 27.10.2009, 69, att den fattar beslut om anskaffningar som överstiger 25 000. Den nu aktuella flygeln med tillbehör kostar 26 275 utan moms. föreslår därför att direktionen fattar beslut om att anskaffa nämnda flygel av F-Musik, ett av de företag som staden har slutit avtal med. En upphandling är inte nödvändig eftersom en anskaffning, enligt stadens direktiv, måste upphandlas först om den överskrider 30 000 utan moms.
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 9 (21) Rektor/5 Pamela Granskog, biträdande : 0931049461
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 10 (21) Ec/2 50 Årets hyresgäster Beslut Direktionen för Helsingfors arbis beslutade anteckna hyresintäkterna för 2015 för kännedom. ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 HYRESGÄSTER 2015 bilaga Beslutsförslag Beslutet stämmer överens med förslaget. Sammandrag Hyrorna för utrymmena på Arbis har slagits fast av direktionen 5.12.2013 52 och 26.3.2015 15. Per 31.10.2015 har hyresintäkterna varit 55 472 euro. Totalt har det varit 38 hyresgäster på Arbis, av dem är fyra stadens verk eller affärsverk. Drygt 51 500 euro av hyresintäkterna har betalats av externa kunder och 3 900 euro av stadens interna kunder. Av stadens interna kunder är det affärsverket Oiva Akatemia, som ordnar fortbildning för stadens per-sonal, som har hyrt in sig mest. Oiva Akatemia har av beviljats 25 % rabatt på hyrespriserna. Också de andra verken som hyrt utrymmen har ordnat fortbildning för sin personal. Kafét hyrs ut för affärsverksamhet i 9 månader. Totalt ger det 4 250 euro år 2015 i intäkter. För det mesta hyrs utrymmen för fortbildning, undervisning eller sammanträden. Under vårterminen har två företagare hyrt utrymmen för prepkurser, för ca 11 000 euro. Högskolor och universitet har ordnat urvalsprov eller utbildning som gett ca 9 000 euro i
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 11 (21) Ec/2 hyresintäkter. Den största enskilda kunden är företaget Taidontie Koulutus Oy som totalt har betalt ca 12 300 euro. Företaget ordnar utbildning för blivande företagare. Alla hyresgäster som varit på Arbis under tiden 1.1.-31.10.2015 samt kunder som reserverat utrymmen för slutat av året är listade i bilagan. ekonomichef Lena Elander Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 HYRESGÄSTER 2015 bilaga
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 12 (21) Rektor/6 51 Anskaffning av inredning för Arbis bibliotek HEL 2015-012362 T 02 08 02 01 Beslut beslutade godkänna anskaffandet av biblioteksinredning för högst 29 999 euro, moms 0 %. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Beslutsförslag ns motiveringar Beslutet stämmer överens med förslaget. Den nuvarande inredningen i Arbis bibliotek är till stor del från 1970-talet och har vid det här laget tjänat slut. Inredningen kommer inte att hålla en flyttning. När Arbis kommer tillbaka till Dagmarsgatan efter den grundläggande reparationen, kommer biblioteket dessutom att placeras i ett annat rum, vilket ställer andra krav på inredningen. Eftersom flyttningen till Sturegatan i april 2016 kommer att innebära stora extra kostnader, föreslår föredragande att biblioteksinredningen anskaffas redan detta år till ett värde av högst 29 999 utan moms. Enligt instruktionen för Helsingfors arbis har direktionen till uppgift att besluta om upphandlingar, med undantag för aktier, och att fastställa gränser inom vilka en tjänsteinnehavare kan fatta beslut om sådana (10.6.2009, 4, punkt 7). Direktionen preciserade på sitt möte 27.10.2009, 69, att den fattar beslut om anskaffningar som överstiger 25 000. En upphandling är inte nödvändig eftersom en anskaffning, enligt stadens direktiv, måste upphandlas först om den överskrider 30 000 utan moms. En förutsättning är dock att man använder sig av de företag som staden har slutit avtal med.
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 13 (21) Rektor/6 Pamela Granskog, biträdande : 0931049461
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 14 (21) Rektor/7 52 Fastställande av mötesdatum för år 2016 HEL 2015-012336 T 00 00 02 Framställning föreslog att direktionen för Helsingfors arbis sammanträder följande datum år 2016: 4.2, 29.3, 19.5, 15.9, 20.10 och 1.12. Mötestiden är kl. 17.00. Årets två första möten hålls på Dagmarsgatan 3, de övriga på Sturegatan 2. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Förslag till framställning Framställningen stämmer överens med förslaget. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 15 (21) Rektor/8 53 Helsingfors arbis direktionsprotokoll framlagda till påseende år 2016 HEL 2015-012366 T 00 01 00 Beslut beslutade att protokollet ska hållas offentligt framlagt på Helsingfors stads registratorskontor, Norra Esplanaden 11 13, åttonde vardagen efter sammanträdet. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Beslutsförslag ns motiveringar Beslutet stämmer överens med förslaget. Med stöd av 9 i Helsingfors stads förvaltningsstadga beslutar direktionen att protokollen hålls offentligt framlagda på stadens registratorskontor åttonde vardagen efter sammanträdet. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 16 (21) Rektor/9 54 Godkännande av planen för den interna kontrollen och riskhanteringen på Helsingfors arbis HEL 2015-012344 T 00 03 01 Beslut beslutade godkänna Helsingfors arbis plan för intern kontroll och riskhantering. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 Intern kontroll och riskhantering på Helsingfors arbis 2015.pdf Beslutsförslag ns motiveringar Beslutet stämmer överens med förslaget. Enligt stadens direktiv för budgeten 2015 ska varje verk göra upp en plan för den interna kontrollen och riskhanteringen, där de centrala målen, principerna och tillvägagångssätten beskrivs. Planen ska godkännas av direktionen före årets slut. Som bas för planen finns det en gemensam modell för stadens alla verk. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Bilagor 1 Intern kontroll och riskhantering på Helsingfors arbis 2015.pdf
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 17 (21) Rektor/9
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 18 (21) Rektor/10 55 Hanketiedustelu seuraavaa talonrakennuksen investointiehdotusta 2017-2026 varten HEL 2015-011504 T 02 02 00 Beslut gav följande utlåtande: Direktionen konstaterar att byggnadsprogrammet för åren 2017 2026 för Helsingfors arbis del motsvarar projektplanen för den grundläggande reparationen. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461 Beslutsförslag ns motiveringar Beslutet stämmer överens med förslaget. Lokalcentralen begär i ett brev daterat 27.10.2015 om ett utlåtande för sitt byggnadsprogram för åren 2017 2016. I byggnadsprogrammet ingår den grundläggande reparationen av Arbis fastighet på Dagmarsgatan 3 år 2016 2017. Enligt programmet har Lokalcentralen avsatt 4,10 miljoner euro på år 2016 och 4,98 miljoner euro på år 2017, vilket i stort sett motsvarar den ursprungliga summan i projektplanen från 31.12.2013. Pamela Granskog, biträdande : 0931049461
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 19 (21) ANVISNINGAR FÖR SÖKANDE AV ÄNDRING 1 FÖRBUD MOT SÖKANDE AV ÄNDRING 44, 45, 46, 47, 48 och 50 i protokollet. Ändring i beslutet får inte sökas eftersom beslutet gäller beredning eller verkställighet. Tillämpat lagrum: 91 i kommunallagen 2 ANVISNINGAR OM HUR MAN BEGÄR OMPRÖVNING 49, 51, 52, 53, 54 och 55 i protokollet. Den som är missnöjd med beslutet kan framställa en skriftlig begäran om omprövning. Ändring i beslutet får inte sökas genom besvär hos domstol. Rätt att begära omprövning får begäras av den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) av kommunmedlemmarna Den tid inom vilken omprövning ska begäras ska begäras inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Begäran om omprövning ska inlämnas till Helsingfors stads registratorskontor senast den bestämda tidens sista dag under registratorskontorets öppettid. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. Dagen för delfåendet räknas inte in i den bestämda tiden. Om sista dagen av den bestämda tiden är en helgdag, självständighetsdagen, första maj, jul- eller midsommarafton eller en helgfri lördag får begäran om omprövning inlämnas första vardagen därefter. smyndighet begärs hos Helsingfors stadsstyrelse.
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 20 (21) smyndighetens kontaktuppgifter är: E-postadress: helsinki.kirjaamo@hel.fi Postadress: PB10 00099 HELSINGFORS STAD Faxnummer: (09) 655 783 Besöksadress: Helsingfors stads registratorskontor Norra esplanaden 11-13 Telefonnummer: (09) 310 13700 (Allmän förvaltning) (09) 310 13701 (Stadsplanerings- och fastighetsväsendet) (09) 310 13702 (Byggnads- och miljöväsendet) (09) 310 13703 (Bildningsväsendet) (09) 310 13704 (Social- och hälsovårdsväsendet) Registratorskontoret är öppet måndag fredag kl. 08.15 16.00. Formen för och innehållet i begäran om omprövning Begäran om omprövning ska göras skriftligt. Elektroniska dokument uppfyller kravet på skriftlig form. I begäran om omprövning ska uppges det beslut som begäran om omprövning gäller hurdan omprövning som begärs på vilka grunder omprövning begärs vem som begär omprövning på vilka grunder den som begär omprövning är berättigad att göra detta kontaktuppgifter till den som begär omprövning Protokoll Protokollsutdrag och -bilagor som hänför sig till beslutet skickas på begäran. Handlingar kan beställas från Helsingfors stads registratorskontor
Helsingfors stad Protokoll 6/2015 21 (21) Marcus Rantala ordförande Pamela Granskog protokollförare Protokollet justerat Pekka Tiusanen Eppie Eloranta Dokumentet är elektroniskt undertecknat. Protokollet har hållits offentligt framlagt på Helsingfors stads registratorskontor (Norra esplanaden 11-13) 09.12.2015.