Styrelsen nr 11 /2006 Kallelse till sammanträde den 8 december kl. 09.00. Paragraf Ärende 120 Sammankallande och beslutförhet. 121 Justering av protokoll. 122 Fastställande av föredragningslistan. 123 Ändring av stadsplanen sjukhuset, kvarteret 1, tomterna 2 och 4. 124 Stängning av köket vid Grelsby sjukhus. 125 Anhållan om tilläggsanslag för om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset, etapp I. 126 Grafisk manual för ÅHS. 127 Information om etapp II-III av om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset. 128 Delgivningar. 129 Avgiftsstadgan för miljöhälsovården för år 2007. 130 Förklaring gällande lönesättningen vid ÅHS. Mikael Lagström Ordförande
Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 11 Datum fredagen den 8 december 2006 Paragraf nr 120-130 Plats och tid Kvarnbo Gästhem kl. 09.00 13.45 Beslutande Mikael Lagström ordförande Micael Sandberg vice ordförande Torbjörn Björkman ledamot Gun-Mari Lindholm ledamot Anne-May Pehrsson ledamot Maija-Liisa Mikkola ledamot Göte Winé ledamot Föredragande Björn-Olof Ehrnström förvaltningschef Övriga närvarande Margareta Bondestam chefläkare Bengt Michelsson vårdchef Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Christina Norrlund TCÅ Crister Eriksson Akava-Åland Bernice Ekebom Tehy-Åland Birger Ch Sandell landskapsläkare Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Protokolljustering Dagens protokoll förklaras för omedelbart justerat. Mikael Lagström Björn-Olof Ehrnström Utdragets riktighet bestyrkes
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 120 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 121 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 122 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen godkände föredragningslistan och beslöt uppta två extra ärenden ( 129, 130) samt att 127 behandlas sist. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1
ÄNDRING AV STADSPLANEN FÖR STADSDELEN SJUKHUSET, KVARTERET 1, TOMTERNA 2 OCH 4 123 Inför den byggnation som kommer att ske vid om- och tillbyggnaden av centralsjukhuset, Etapp II-III har Ålands hälso- och sjukvård genom förvaltningschefen anhållit om stadsplaneändring för de två tomter som idag bildar Centralsjukhuset-Gullåsen området. I anhållan framförs bl.a. behovet - att sammanslå sjukhustomten och Gullåsens tomt, - att utöka byggnadsrätten från nuvarande e= 0,2-0,36 till e= 0,5-0,6, - att högsta våningstalet ändras från IV till V, - att en underjordisk parkeringsplats kan byggas i två plan. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2 Anhållan daterad 15.6.2006 finns som bilaga 1. En kompletterande anhållan gällande förbindelsevägen mellan Doktorsvägen och Uppgårdsvägen har inlämnats den 2 augusti 2006. Bilaga 2. Stadsplanenämnden har behandlat ärendet den 13.11.2006 / 78 och beslöt föreslå följande: - att sjukhus- och Gullåsen tomterna sammanslås, - att tomtgränsen mot Sjukhusvägen och dess korsning med Doktorsvägen justeras för att möjliggöra bättre trafikarrangemang, bl.a. en tunnel för gång- och cykelvägen under Sjukhusvägen, - att tomtgränsen mot parkområdet i nordväst justeras för att möjliggöra en infart till underjordisk parkering under den nya planerade psykiatriska byggnaden, - att e-talet höjs till 0,56 vilket ger en byggnadsrätt på 50.000 kvm (den nu utnyttjade byggnadsrätten är 27.360 kvm), - att stadens parkeringsnormer skall tillämpas och att det skall finnas minst en bilplats per 145 kvm våningsyta, - att området bebyggs på ett genomtänkt sätt som harmonierar med den existerande miljön, - att de s.k. gula läkarvillorna K-märks och att sanatoriebyggnadens flygel bevaras. - att anhållan om att tillåta personbilstrafik på förbindelsevägen mellan Doktorsvägen och Uppgårdsvägen inte omfattas. Utlåtande över planeförslaget har inbegärts av tekniska nämnden, Landskapsregeringens trafikavdelning och ÅHS. Bilaga 3. En anhållan om samtidig behandling av ett markägobyte och om tilläggsmark har inlämnats till stadsstyrelsen den 17.11.2006. Bilaga 4. ÅHS har genom förvaltningschefen lämnat följande utlåtande över stadsplanenämnden förslag till ändring av stadsplanen. Bilaga 5.
ÄNDRING AV STADSPLANEN FÖR STADSDELEN SJUKHUSET, KVARTERET 1, TOMTERNA 2 OCH 4 forts 123 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar ärendet för kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
STÄNGNING AV KÖKET VID GRELSBY SJUKHUS 124 I förslaget till Plan för hälso- och sjukvården för år 2007 finns följande text inskriven: Det nya köket och matsalen vid centralsjukhuset tas i bruk vid årsskiftet 2006-07. Under 2007 undersöks möjligheterna att centralisera köksfunktionerna till centralsjukhuset. Maten till patienter och personal på Grelsby sjukhus skulle då levereras från centralsjukhusets kök. Bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4 Detta noterades av ansvarspersonerna vid Grelsby sjukhus som i samband med budgetkonsekvensmötet med styrelsen i augusti i år inlämnade följande skrivelse. Bilaga 2. En centralisering av köksfunktionerna inom ÅHS är ett sätt att effektivera och rationalisera verksamheten, något som ingår i landskapsregeringens handlingsprogram 2005: Kvaliteten inom hälso- och sjukvården bibehålls genom förbättrad produktivitet och effektivitet som uppnås genom en översyn av ÅHS:s strukturer och verksamhetssätt. Bilaga 3. En utredning över möjligheterna att centralisera köksfunktionerna har gjorts av kostchefen, övervaktmästaren, försörjningschefen, ekonomichefen och i inledningsskedet kostföreståndaren. Utredningen baseras sig på antagandet att köket vid Grelsby sjukhus stängs vid månadsskiftet april-maj 2007. Bilaga 4. Utredningen har kommit fram till att en centralisering av köksfunktionerna leder till att tre tjänster inom ÅHS kostförsörjning kan dras in. Detta sker genom naturlig avgång och genom omplaceringen av tjänster från köket i Grelsby till centralsjukhusets kök. Kostnaderna för materialanskaffningen blir lägre genom stordriftsfördelar. Tillkommande kostnader är ökat anslag för vikarier för vaktmästarna, som skall sköta mattransporten under vardagar, ökade kostnader för bensin och underhåll av transportbil, transportbolagsservice på helgerna, tidigareläggning av ett bilbyte samt eventuell anskaffning av värmelådor. Utredningen resulterar i att nettoinbesparingen blir ca 113.000 euro/år från maj 2007 till dess att verksamheterna vid Grelsby sjukhus flyttar till centralsjukhusområdet vilket uppskattas ske sommaren 2010. Ledningsgruppen har den 20 november träffat personalen vid Grelsby sjukhus för att informera om utredningen och höra personalens åsikter. Sammantaget kan konstateras att ingen av de närvarande förespråkade en stängning av sjukhusets kök. Ett stort antal konkreta frågeställningar berördes och diskuterades. De flesta av dem finns i den skrivelse som inlämnades av personalen vid psykiatriska akutavdelningen. Bilaga 5. I bilaga 6 har frågorna besvarats.
STÄNGNING AV KÖKET VID GRELSBY SJUKHUS forts 124 Med tanke på personalplaneringen inför sommaren 2007 bör ett beslut om stängning av köket vid Grelsby sjukhus fattas senast i januari 2007. FÖRSLAG: Styrelsen besluter stänga köket vid Grelsby sjukhus och centralisera köksfunktionerna till det nya köket vid centralsjukhuset från den 2 maj 2007. Ärendet bordläggs dock till styrelsens följande möte den 19 januari 2007 som hålls på Grelsby sjukhus för att höra personalen inför ett beslut gällande kökets framtid. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet till styrelsens följande möte den 19 januari 2007 som hålls på Grelsby sjukhus för att höra personalen inför ett beslut gällande kökets framtid. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
ANHÅLLAN OM TILLÄGGSANSLAG FÖR OM- OCH TILLBYGGNADEN AV CENTRALSJUKHUSET, ETAPP I 125 Efter det att anbuden för bygg-, målnings-, VVS- och elarbetena för etapp I under hösten 2004 noga granskats och reviderats med nästan 1,4 milj euro gjordes en preliminär uppskattning av de slutliga kostnaderna. Slutsumman landade då på ca 9.760.000 euro eller ca 360.000 euro över de anslag som fanns till förfogande. Om detta informerades såväl ÅHS styrelse som landskapsregeringen. Då kom man överens om att en slutlig ekonomisk reglering görs i byggets slutskede när samtliga kostnader är kända. Behovet av tilläggsfinansiering uppgår nu till 520.000 euro, d.v.s.160.000 euro mera än det som uppskattades i slutet av år 2004. Förvaltningschefen har nu anhållit om ett tilläggsanslag om 520.000 euro av landskapsregeringen. Ärendet var brådskande med tanke på beredningen av en tilläggsbudget varför anhållan har gjorts före behandling i styrelsen. Anhållan finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar ärendet för kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
GRAFISK MANUAL FÖR ÅHS 126 Inom ÅHS finns idag en mängd olika trycksaker och annat informationsoch/eller administrativt material, både för internt och externt bruk. Blanketter, kataloger, brevpapper, kuvert, reklampennor och fakturor är bara en del av det material som antingen beställs via tryckerier eller skrivs ut på egna skrivare. Det finns även en mängd olika informationsbroschyrer och annat material som till viss del tas fram centralt men även till stor del produceras ute på de enskilda enheterna. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7 Idag finns det inte några egentliga direktiv för hur allt detta material skall se ut. Varken då det gäller färgläggning, utformning eller användande av ÅHS logo och organisationsnamn. I många fall sköter enskilda enheter, avdelningar och ibland även individer, själva layout och eventuella tryckerikontakter vilket innebär att utseende och kvalitet på materialet som sedan sänds ut, till i första hand patienter, är väldigt varierande. Den tekniska utvecklingen medför bl.a. också att man inte längre har samma behov av att trycka upp t.ex. brevpapper och blanketter som snabbt riskerar att bli felaktiga och oanvändbara. Detta kommer troligen att minska mängden trycksaker som tas fram centralt. För att ge ett enhetligt intryck av organisationen ÅHS utåt och för att underlätta det administrativa arbetet för personalen behövs därför en grafisk profil för ÅHS. En grafisk manual har tagits fram som i främst skall ses som en grund för vidareutveckling eftersom nya medier och nya behov innebär att nytt material ständigt tas fram. ÅHS logotyp är framtagen i samband med att organisationen bildades. Sedan dess har tekniken utvecklats enormt vilket även ökat kraven på bildkvalitet, variation i bildformat och olika bildupplösningar. För att den grafiska profilen skall kunna användas inom ÅHS måste främst de olika logotyperna ses över och bearbetas för att möta de krav som olika medier ställer idag. För att åstadkomma detta finns ett behov av att anlita utomstående expertis för bearbetning av de grundläggande komponenterna i den grafiska profilen. Den grafiska profilen kommer att göras tillgänglig för alla inom ÅHS vilket underlättar det administrativa arbetet för personalen och samtidigt medför att ÅHS får en mer enhetlig profil utåt mot patienter, arbetssökande och allmänheten. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner den grafiska manualen som en grafisk profil för Ålands hälso- och sjukvård. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget.
INFORMATION OM ETAPP II-III AV OM- OCH TILLBYGGNADEN AV CEN- TRALSJUKHUSET. 127 Sedan september 2006 har arkitekterna Christine Hammarling, Ahmed Radwan och Anna Landin från arkitektbyrå Tengbom tillsammans med 10 personalgrupper skissat på olika förslag för att tillgodose de utrymmesmässiga behov som finns på de olika enheterna som berörs av etapp II III. Arbetsgrupperna har hittills sammankommit 3 gånger och träffas en fjärde gång den 11 december. Planeringskommittén har sammankommit 8 gånger, senast den 7 december 2007. Protokollen från de 7 första mötena finns som delgivning i denna föredragningslista. Den 12 december kommer projektet att presenteras för landskapsregeringen. FÖRSLAG: Förvaltningschefen presenterar projektets nuläge för styrelsen. BESLUT: Styrelsen antecknade presentationen för kännedom och önskade att styrelsen får en närmare redogörelse över projektet i enlighet med det som finns inskrivet i instruktionen för planeringskommittén: Styrelsen skall besluta om rumsprogrammet innan utarbetandet av skissritningarna slutförs. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
DELGIVNINGAR 128 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande beslut, brev, protokoll, förslag och folder för kännedom: 1. Ålands landskapsregering beslut nr 501 F30, 13.11.2006 gällande ersättning för arbete utöver ordinarie arbetstid, 2. Förvaltningschefens brev daterat 17.11.2006 till landskapsregeringen gällande nya regler för tilläggsutbildningen inom primärvården, 3. Chefläkarens beslutsprotokoll nr 255/06, 18.11.2006, klinikchef för långvårdsenheten för tiden 1.1.2007-31.12.2007, 4. Chefläkarens beslutsprotokoll nr 256/06, 18.11.2006, klinikchef för primärvårdsenheten för tiden 1.1.2007-13.5.2007, 5. Planerings- /kommittémötesprotokoll nr 1; 10.05.2006, 6. Planerings- /kommittémötesprotokoll nr 2; 17.05.2006, 7. Planerings- /kommittémötesprotokoll nr 3; 08.08.2006, 8. Planerings- /kommittémötesprotokoll nr 4; 17.08.2006, 9. Planerings- /kommittémötesprotokoll nr 5; 07.09.2006, 10. Planerings- /kommittémötesprotokoll nr 6; 04.10.2006, 11. Planerings- /kommittémötesprotokoll nr 7; 01.11.2006, 12. Ålands landskapsregering, utdrag ur förslaget till budget för landskapet Åland 2007. 13. Utvecklingsprojekt inom evidensbaserat vårdande: Ålands hälso- och sjukvård, primärvården och Högskolan på Åland i samarbete med Åbo akademi, HvM Katarina Ulenius och Fil.Kand. Birgitta Hermans: De sju första sekunderna ett möte i nuet, Nyckeln till det goda bemötandet min uppgift och hur jag utför den. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
AVGIFTSSTADGAN FÖR MILJÖHÄLSOVÅRDEN FÖR ÅR 2007 129 Bifogat finns förslaget till avgiftsstadga för miljöhälsovården 2007. Bilaga 1. Ändringarna finns specificerade i en särskild bilaga från ledande veterinären Rauli Lehtinen och veterinär Bitte Bamberg-Thalén. Bilaga 2. Särskilt kan nämnas att objekten för kemikalieövervakning har utökats. FÖRSLAG: Styrelsen besluter föreslå för landskapsregeringen att avgiftsstadgan för miljöhälsovården för år 2007 fastställs. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget men önskade föra en diskussion kring alla de bestämmelser som gäller vid marknads- och torgförsäljning med representanter för berörda myndigheter och beslutsfattare. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
FÖRKLARING GÄLLANDE LÖNESÄTTNINGEN VID ÅHS. 130 Landskapsregeringen har inbegärt en skriftlig förklaring till grunderna och omständigheterna kring förvaltningschefens och chefläkarens löneförhöjningar, samt en beskrivning av lönepolicyns till den del det gäller justering av löner utöver tjänstekollektivavtal avseende gropjusteringar. Bilaga 1. Förklaringen till förvaltningschefens och chefläkarens löneförhöjningar finns som bilaga 2. Beskrivningen av ÅHS lönepolicy till den del det gäller justering av löner utöver tjänstekollektivavtal avseende gropjusteringar finns som bilaga 3. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner förklaringarna. BESLUT: Styrelsen beslöt bordlägga ärendet till ett extra möte som hålls tisdagen den 12 december kl. 12.00 i Bistro Savoys kabinett. Ingen skild kallelse utskickas. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11