Lista över ärenden till kommunstyrelsens arbetsutskott fredag den 13 juni 2014
Ärende 2 Dnr 2014/000001 Aktuella kommundirektörsfrågor Föredragande: Jan Lagerqvist, kommundirektör Under ärendet informeras om följande aktuella kommundirektörsfrågor och uppdrag. Ärendehantering i nämnder och styrelser Föreligger förslag till mål och direktiv för ärendehantering i det politiska arbetet. Arbetet är tänkt att ske i dialogform med respektive nämnds presidium tillsammans med förvaltningschef. Ärendet kommer också att vara en del av det större projektet som handlar om en Processtyrd dokumenthantering. Mål för ärendehantering i det politiska arbetet är ett införande till 1 januari 2015. Det större projektet har som mål att det införas successivt och vara klart till 1 januari 2017. Sponsring Nybro kommun har erhållit två sponsringsförslag som gäller Linda Algotssons OS-satsning. Paket 1 innebär ett avtal som kostar 100 000 kronor Paket 1 innebär ett avtal som kostar 50 000 kronor. Justering av grafisk profil att ingå avtal alternativt inte ingå avtal???? att notera informationen till protokollet 2
Ärende nr 3 Dnr 2014/000002 Aktuella arbetsgivarfrågor Föredragande: Mats Dalberg, personalchef Under ärendet redovisas följande aktuella arbetsgivarfrågor. Resultat av medarbetarenkät att notera informationen till protokollet 3
Ärende nr 4 Dnr Regional digital agenda för Kalmar län Regionförbundets ordförande Lars Blomberg och IT-strateg Bengt Falke presenterar och informerar om förslag till digital agenda för Kalmar län. Sammanfattning Arbetet med en Regional digital agenda i Kalmar län har pågått med syftet att på bästa sätt ta tillvara de möjligheter som digitaliseringen ger för Kalmar län under perioden fram till år 2020. Fem tematiska arbetsgrupper har tagit fram förslag till det fortsatta arbetet. Förslagen har presenterat för programberedningen och för regionförbundets styrelse. Nu är det dags för analys och en bred diskussion i respektive kommun innan själva slutrapporten tas fram. att notera informationen till protokollet 4
Ärende nr 5 Dnr Beslut om deltagande i samordning av varutransporter till kommunala verksamheter i södra Kalmar län Föredragande: Jonas Algotsson, inköpssamordnare Bakgrund Upphandlingsenheten på Nybro kommun har sedan 2013 arbetat på frågan om samordnad varudistribution till våra kommunala verksamheter. Utgångspunkten har varit att minska miljöpåverkan och göra miljön säkrare kring våra avlastningsplatser genom att minska antalet transporter. Arbetet började med att Energikontor Sydost tillsammans med Smålands logistik bjöd in till studiebesök i Växjö på deras anläggning. Dock är Växjö en kommun som är 3,5 gånger större än vår och de samordningsfördelarna går inte att uppnå med en liknande lösning i Nybro. Därtill har de kostnader som i Nybro skulle kunna motsvara ca 100 000 kr per månad vilket är en orimligt stor kostnad. Ett annat alternativ som har dykt upp är det projekt som Serviceförvaltningen i Kalmar har drivit under några år och som nu är dags att sjösätta. Förutsättningar i Nybro kommun Vi har ca 35 verksamhetsställen som det sker leveranser till. De flesta transporterna rör livsmedelstransporter samt förbrukningsartiklar såsom papper och plats. Dessa varor och tjänster avropas via avtal som har upphandlats genom samverkan i södra delarna av länet. Inköps- och upphandlingsenheten genomförde tillsammans med Energikontor Sydost en mätning i verksamheterna i Nybro kommun i början av september 2013. En slutrapport redovisades i början av 2014. Tyvärr visar den på att volymen inte räcker för att hitta en lokal lösning för enbart Nybro. Kalmar kommuns serviceenhet bjöd in sig och presenterade ett upplägg för hur det skulle kunna fungera med samordnad distribution med utgångspunkt i vår region. Detta erbjudande har gått ut till alla samverkande kommuner i södra länet. Det finns två val att göra antingen gå med från start eller att lägga en option och gå med senare. Konsekvenser för Nybro De transporter som är förknippade med beställningar från våra gemensamma avta finns en stor fördel i att samordna. Det innebär att främst livsmedelstransporterna blir samordnade. Idag får vi livsmedel via Martin & Servera, Nilsson och Lindblom, Charkett samt Potatis Janne på Öland som levererar potatis, morötter och ägg. Det vill säga att 4 olika företag levererar livsmedel till våra verksamhetsställen. Därtill har vi papper & plast - avtalet med Nybloms Papper som även det berör många verksamheter. 5
Vi tror att det finns fördelar att samordna vissa transporter även om det i andra fall ej är ekonomiskt eller servicemässigt lämpligt, beroende på att vi har olika avtal som vi avropar på. Men en samordning bör ske där så är lämpligt. Att notera är tjänsten som operatör av samordningen ska upphandlas och i och med att Nybro är ett logistiknav så borde möjligheten finnas att en lokalisering sker i Nybro. Kostnader För Nybro kommuns del innebär det att kostnaden blir maximalt 185 tkr för första året, för år 2 är kostnaden beräknad lika för att sedan sjunka och from år 4 var kostnadsneutral. Beslut Upphandlingsenheten ber KSAU döma av frågan om Nybro kommun ska delta i ovanstående. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande om samordning av varutransporter till kommunala verksamheter i södra Kalmar län att delta alternativt inte delta i samordning av varutransporter till kommunala verksamheter i södra Kalmar län 6
Ärende nr 6 Dnr Regional gång- och cykelplan Sammanfattning Regionförbundet i Kalmar län har i samarbete med länets kommuner tagit fram förslag till sträckningar av cykelvägar i länet. Denna plan kommer att fungera som en bilaga till den Regionala transportplanen. I arbetsmaterialet har kommunerna och regionförbundet tittat på stråk för pendling och turism. Fullständigt förslag kommer att presenteras under samrådet som blir under hösten 2014. Fokus för Nybro kommun har varit pendelstråk mellan Nybro och Kalmar och även vidare mot Emmaboda. Vårt förslag på turiststråk går från Kalmar via S:t Sigfrid, Nybro och banvallen vidare mot Orrefors och Målerås med en koppling till Kosta. Vi har även ett turiststråk från Nybro till Boda och ett via Örsjö till Emmaboda. Nybro kommuns förslag på turism- och pendelstråk kommer att arbetas in i regionförbundets samrådsförslag. att godkänna förvaltningens förslag till sträckning av cykelstråk till den Regionala cykelplanen samt att överlämna föreliggande förslag till synpunkter till Regionförbundet i Kalmar län 7
Ärende 7 Dnr 2014/000130 Revidering av riktlinjer för uppvaktning vid föreningsjubiléer Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden beslutade 2014-05-13, 60 att ställa sig bakom förvaltningens förslag till riktlinjer för uppvaktning vid föreningsjubiléer samt att remittera ärendet till lärande- och kulturnämnden och kommunstyrelsens arbetsutskott för yttrande. Sammanfattning Lärande- och kulturnämnden respektive teknik- och samhällsbyggnadsnämnden handlägger sedan 2012 föreningsfrågor, varvid nya riktlinjer för uppvaktning vid föreningsjubiléer föreslås ses över. Det är viktigt att uppmärksamma det frivilliga arbetet i föreningslivet. Ärendets beredning På uppdrag av teknik- och samhällsbyggnadsnämndens presidium har förslag till riktlinjer tagits fram av fritidschefen på samhällsbyggnad. Samtal har förts med förvaltningschef. Bakgrund Före detta kultur-fritidsförvaltningen fick vid olika tillfällen inbjudningar till föreningars jubiléer. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 10 december 2008, 130, att tillstyrka kultur-fritidsnämndens principer för upp-vaktning av föreningsjubiléer o dyl samt att rekommendera att dessa principer tillämpas av övriga kommunala nämnder och styrelsen. Då det nu är lärande- och kulturnämnden respektive teknik- och samhällsbyggnadsnämnden som handlägger föreningsfrågor, bör riktlinjer för uppvaktning vid föreningsjubiléer ses över. Det är viktigt att uppmärksamma det frivilliga arbetet i föreningslivet. Samhällsbyggnads förslag Efter översyn föreslår förvaltningen följande riktlinjer: att uppvaktning sker med gåva i form av nyttosak samt blommor vid föreningarnas 25-, 50-, 75-, och 100-årsjubiléer och vidare i 10-årsintervaller och att gåvans belopp ska motsvara 10 procent av basbeloppet, att uppvaktning sker med gåva i form av nyttosak samt blommor om skriftlig inbjudan inkommit vid övriga föreningsjubiléer och att gåvans belopp ska motsvara 5 procent av basbeloppet, att vid invigning av föreningsanläggning får berörd nämnd ta ställning till uppvaktning i varje enskilt fall samt 8
att nämnden vid uppvaktning ska representeras av ordförande och/eller vice ordförande samt förvaltningschef och/eller verksamhetschef. att ställa sig bakom teknik- och samhällsbyggnadsnämndens förslag till riktlinjer för uppvaktning vid föreningsjubiléer samt att rekommendera att dessa principer tillämpas av övriga kommunala nämnder och styrelsen 9
Ärende nr 8 Dnr Inventering och skapande av kontaktlista för förebyggandearbetet för ungdomar och unga vuxna Sammanfattning Enligt uppdrag 5 kommunplanen 2013 så är ett av deluppdragen att arbeta med effektiv samordning för minskat utanförskap. För att skapa nätverk har två inspirationsdagar genomförts under första halvåret 2014. Handläggaren för folkhälsofrågor på kommunstyrelsen och arbetsmarknadsenhetens chef har planerat och genomfört inspirationsdagarna. Inbjudna har varit de kommunalt anställda som arbetar med unga vuxna, ungdomsansvariga politiker, arbetsförmedlingen, studieförbundet vuxenskolan, försäkringskassan, regionförbundet, kumulus, fryshuset med flera. Under inspirationsdagarna har det tydligt framkommit att kunskapen saknas om vilka som arbetar med unga vuxna och vad de som arbetar med unga vuxna har för ansvarsområde. För att en effektiv samordning ska kunna skapas behövs en tydlig organisationskarta och en beskrivning av vem som gör vad, både internt och externt. att uppdra till ansvariga för uppdrag 5 att inventera och skapa en kontaktlista och organisationskarta för förebyggandearbetet för ungdomar och unga vuxna 10
Ärende nr 9 Dnr Upphandling av skolskjutsplanering Sammanfattning I samband med Kalmar läns trafik AB:s upphandling av linjetrafik och skolskjuts efterfrågas beslut om att delta i kommande upphandling av planering av skolskjuts. Ärendebeskrivning KLT planerar just nu för en stor upphandling av skolskjuts och linjetrafik. Skolskjutsen ligger på kommunens ansvar men KLT erbjuder nu en gemensam upphandling av skolskjutsar för alla kommuner i samband med kommande upphandling av linjetrafiken. KSAU tog 2013-12-13 119 beslut om att ha för avsikt att delta i den kommande gemensamma upphandlingen av skolskjutsar. Frågan har nu ställts från KLT om Nybro kommun även är intresserade av att delta i upphandling gällande planering av skolskjutsen. Nybro kommuns gällande upphandling är genomförd av KLT och planering av skolskjuts sker i dag i samarbete med KLT:s trafikplanerare. Nybro kommun är i stort behov av trafikplaneringen från KLT. Förvaltningens synpunkt Med anledning av beslutet 2013-12-13 anser förvaltningen att vi även bör upphandla planeringen av skolskjutsen för att få en samsyn med KLT:s planering och övrig linjetrafik. att meddela Kalmar läns trafik AB att Nybro kommun har för avsikt att delta i kommande gemensam upphandling av planering av skolskjutsar. 11
Ärende nr 10 Dnr 2014/000004 Aktuella frågor Bilaga: att 12
Ärende nr 11 Anmälning Anmäls och läggs till handlingarna. a) Nyhetsbrev från projekt earkiv Kalmar län (Dnr 2014/000118) 13