Handledning alternativa lönemodellen En handledning skapad av SLA och Kommunal
Innehåll Handledning alternativa lönemodellen... 1 En handledning skapad av SLA och Kommunal... 1 1 Hur inför vi den alternativa lönerevisionsmodellen?... 3 Den alternativa lönerevisionsmodellen... 3 Teckna överenskommelse/lokalt kollektivavtal... 3 Om ingen överenskommelse tecknas... 4 Lön... 4 2 Hur gör jag som arbetsgivare i praktiken?... 4 Lokal överenskommelse/lokalt kollektivavtal tecknas med Kommunal:... 4 2.1.1 Lönestruktur:... 5 2.1.2 Övergripande mål med lönesättningen... 5 2.1.3 Lönekartläggning... 5 2.1.4 Lönepolicy... 5 2.1.5 Principer för lönesättning... 6 2.1.6 Lönekriterier:... 6 2.1.7 Löneprocess:... 6 2.1.8 Ny lön utbetalas... 7 Genomförande:... 7 Utvärdering... 7 3 Tips:... 7 4 Exempel avtal:... 9 1 Övergripande mål för lönebildning... 9 2 Principer för lönesättning... 9 3 Dialogen chef- medarbetare... 9 4 Löneprocessen... 9 5 Lönerevision... 9 6 Lägsta löner... 9 7 Förhandlingsordning... 9 8 Tillämpningsanvisningar/tekniska anvisningar... 9 5 Avtal... 10 6 Lönekriterier... 10 7 Processen... 10 8 Kriterier... 11
1 Hur inför vi den alternativa lönerevisionsmodellen? Den alternativa lönerevisionsmodellen Den alternativa lönerevisionsmodellen finns i de avtal som SLA slutit med Kommunal och är en form av individuell lönesättning. Syftet med modellen är att lönesättningen ska ske nära individen och att det ska bli tydligt för den anställde varför den får den lön den får och vad som kan leda till en bättre löneutveckling. Lönen blir ett av flera styrinstrument för arbetsgivaren. Detta innebär att det finns bra möjligheter att komma överens om hur ni vill att denna fråga ska fungera på ert företag och med era anställda. För att underlätta för er, båda parter, har vi utarbetat denna lilla skrift med inspel om hur ni kan få löneavtalet att fungera på bästa sätt på ert företag. Lön har stor betydelse både för företag och anställda. Lönesättningen ska vara tydlig och kännas bekväm att prata om. Lönesättningen ska baseras på fakta. Tänk på att för att få ett löneavtal att bli framgångsrikt måste ni som ska teckna överenskommelsen, vara överens om hur ni gör och innebörden bör vara väl förankrad. Ett genomarbetat och väl förankrat lönesystem är en del i en process som bidrar till att såväl företaget som medarbetare utvecklas. Ett dåligt och inte förankrat lönesystem leder till missnöje hos medarbetarna och medför ofta andra negativa effekter för företaget. Det tar tid att få ett lönesystem att fungera bra och att nå en långsiktigt hållbar struktur i arbetet. Därför är det viktigt med ett noggrant förarbete och att vara uthållig. Faktorer som yrkesutbildning, yrkesutveckling och övrig kompetens, förmåga och beteende är helt avgörande för verksamhetens kvalitet. I denna skrift delar vi parter med oss av våra erfarenheter. Målet är en lönesättning som är lönsam för både företag och anställda: en vinna vinna situation. I detta material finns ett exempel på delar som bör ingå i ett löneavtal samt mallar. Syftet med materialet är att inspirera, utgöra underlag och förbättra diskussionerna kring hur ert eget löneavtal ska eller kan formuleras. Ni kan och ska således förändra och förbättra såväl mallar och avtal så att det passar ert företag optimalt. Det viktigaste är att det är utformat utifrån företagets verksamhetsmål och att båda parter är överens om såväl innehåll som innebörd. Teckna överenskommelse/lokalt kollektivavtal Genom en lokal skriftlig överenskommelse mellan företaget och Kommunals lokalavdelning kan det införas en lokal lönebildning, istället för att använda avtalets minimilönetabell och övergångsbestämmelser vid lönerevision. Den överenskommelse ni tecknar kommer att bli ett lokalt kollektivavtal. Om överenskommelse tecknas gäller i sådant fall följande: Ur kollektivavtalet Kommunal-SLA 2013-2016: Den 1 juni 2015 avsätts en lönepott motsvarande 2,6 procent av de fasta kontanta månadslönerna för arbetstagargruppen t.o.m. den 31 maj 2015. Lönepotten ska användas för individuella höjningar att fördelas av de lokala parterna. Om de lokala parterna inte enas om annat skall 50 % av utrymmet utges generellt och resterande del fördelas individuellt i enlighet med de grundläggande principerna för lönesättning.
I de fall de lokala parterna efter förhandlingar inte kan träffa överenskommelse, har lokal part rätt att föra frågan till central förhandling. De centrala parterna kan sedan, om de finner anledning, återförvisa frågan till de lokala parterna för en förnyad diskussion med avsikt att träffa en överenskommelse. Detta innebär alltså att om du som företag kommer överens med Kommunals lokala avdelning om att alternativa modellen ska användas på företaget kan ni gemensamt komma överens om att 50 procent av utrymmet ska fördelas generellt. Men ni kan också komma överens om att mindre ska delas ut generellt och i stället fördelas individuellt. Överenskommelse kan också hantera följande: Hur många procent ska fördelas och hur? Finns det tekniska anvisningar kring t.ex. vilka som ska ingå i beräkningsunderlaget och hur ska nyanställda och tjänstlediga behandlas? Tekniska anvisningar är tänkta att fånga upp vanliga frågeställningar kring hur modellen ska tillämpas. Finns förändringar i den lokala överenskommelsen i förhållande till det centrala kollektivavtalet? Det yttersta ansvaret för lönesättningen och för de mål och kriterier som skapas på företaget har arbetsgivaren. Det är också arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för planering samt utbildning kring dessa frågor. Märk väl att ett bra löneavtal i normalfallet ska genomföras så att ny lön kan utbetalas vid avtalat revisionsdatum. Det går alltid bra att vända sig till SLA och Kommunal med sina frågor. Om ingen överenskommelse tecknas Tecknas ingen överenskommelse gäller avtalets minimilönetabell samt övergångsbestämmelser vid lönerevision. Lön Lön är en form av ersättning som utgår när arbete utförs. Lönekostnaderna är en stor utgift för de flesta företag och kan vara avgörande för möjligheten att konkurrera och ge en rimlig avkastning på verksamheten. Samtidigt är lön en viktig konkurrensfaktor för att motivera, utveckla, rekrytera och behålla rätt medarbetare. För medarbetaren ska lönen vara en rimlig ersättning för det arbete som görs. Därutöver ska lönen fungera som en morot i den egna utvecklingen. Lönen bör spegla måluppfyllnaden och prestationen vilket gör att det är nödvändigt att målen är tydliga och kända. Det är naturligt att ägna mer kraft åt utvidgande och fördjupande insatser för de arbetstagare som inte når uppsatta mål. Arbetsgivaren måste ge arbetstagaren en möjlighet att kunna påverka sin egen löneutveckling. Svag eller ringa löneökning ska för den enskilda vara något som framgått och motiverats i dialog mellan arbetstagare och chef. För att åstadkomma förändring är det naturligt att utifrån en handlingsplan göra återkommande uppföljningar i syfte att nå en bättre måluppfyllelse. Avsikten är att lägga grunden för en bättre löneutveckling. Såväl arbetsgivare som arbetstagare har ansvar för att handlingsplan och uppföljning kommer till stånd. 2 Hur gör jag som arbetsgivare i praktiken? Lokal överenskommelse/lokalt kollektivavtal tecknas med Kommunal: Som ni läser i avtalet måste en överenskommelse tecknas med lokal part dvs. Kommunals lokala avdelning. När du som arbetsgivare vill införa ett nytt löneavtal är det bra om du har funderat igenom även de andra punkterna nedan och har en idé om hur du skulle vilja göra. Det är du som
bestämmer, men för att detta ska fungera måste ni samverka. Allt bör förankras hos både anställda och motpart för att det nya lönesystemet ska bli framgångsrikt. I slutet på denna skrift kan du hitta exempel på hur ett avtal kan se ut. SLA och Kommunal tycker att en bra alternativ lönemodell ska: - Uppmuntra det som är viktigt för företagets framgång och de medarbetare som tar ansvar för den - Premiera de som har relevant yrkesutbildning - Stimulera och premiera medarbetarnas yrkesutveckling - Upplevas som rättvist av dem som berörs; chefer och medarbetare - Vara enkelt att förstå och hantera - Förhindra uppkomst av osakliga löneskillnader En modell som uppfyller ovanstående utvecklar medarbetarna och bidrar till att stärka företagets konkurrenskraft. Det skapar i sin tur förutsättningar för en bättre löneutveckling och företaget blir en mer attraktiv arbetsgivare för alla anställda. 2.1.1 Lönestruktur: Arbetsgivaren undersöker vilka strukturer som kan identifieras på företaget för att få en övergripande bild av vad företaget uppfattar som en rimlig lön för olika befattningar. Hur ligger lönerna i förhållande till varandra? Är det så de borde ligga? Finns lönespridning? Är lönespridningen bra eller dålig? Är lönerna baserade på kunskap, behov och verksamhetens mål och strategier? Lönestrukturen utgör även en grund för arbetet med lönekartläggning enligt Diskrimineringslagen. 2.1.2 Övergripande mål med lönesättningen Fastställ vilka övergripande mål som finns med lönesättningen. 2.1.3 Lönekartläggning I syfte att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män ska alla arbetsgivare vart tredje år genomföra en lönekartläggning. Arbetsgivare med mer än 25 anställda ska även göra en handlingsplan för jämställda löner. Diskrimineringslagen sätter upp kriterier för hur lönekartläggning ska gå till. Läs mer på www.do.se (Diskrimineringsombudsmannen) 2.1.4 Lönepolicy Tanken med en lönepolicy är att den ska vara övergripande och inte skriven på individnivå. Den ska på ett övergripande plan samverka med företagets utveckling. Lönepolicyn är en del i företagets lönebildning och lönestrategi. Hur ska lönen sättas? Vilka principer ska gälla för lönesättningen oberoende av tjänst? Det kan till exempel vara att lönen ska baseras på sakliga grunder snarare än subjektiva och att diskriminering i lönesättningen inte är tillåten. Hur ska lönepolicyn bli känd och efterlevd på företaget? Hur samverkar policyn med företagets mål? Har företaget skrivit ner sina mål och sin policy? I policyn framgår principerna för lönesättningen.
2.1.5 Principer för lönesättning Principerna för lönesättningen sätter upp de yttre gränserna för företagets lönebildning och ska visa på det övergripande sambandet mellan företagets mål och medarbetarens lön. Den alternativa lönemodellen ger er en möjlighet att använda individuell lönebildning i stället för tariff. Om de lokala parterna inte enas om annat så ska 50 procent av utrymmet ges generellt och resten fördelas i enlighet med grundläggande principer för lönesättning. Vilka principer för lönesättning finns på företaget? Principerna hänger ihop med företagets visioner på en övergripande nivå. Det kan t.ex. vara att lönesättningen på företaget aldrig får vara diskriminerande. Principerna ska medföra att företaget uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Exempel på principer för lönesättning: Verksamhetens krav, Företagets attraktivitet Arbetsuppgifternas innehåll, svårighetsgrad, åtföljande ansvar Företagets lönestruktur Finns det andra saker som ni parter anser spelar in för lönesättningen? 2.1.6 Lönekriterier: Lönekriterier är de mätverktyg med vilka lönen sätts för varje enskild anställd. Lönen ska sättas utifrån hur den anställde uppfyller kriterierna. Kriterier skapas för olika områden. Exempel på områden återfinns i avsnitt 8. Områdena ska brytas ner till kriterier som speglar vad som är viktigt för respektive kategori anställda. Vad innebär t.ex. ansvar på vårt företag för en viss kategori anställda? Kriterierna kan vara både mjuka, som t.ex. kundfokus, samt hårda som, t.ex. fler producerade enheter. Dessa kriterier kopplas sedan till en bedömningsskala som den anställde och chefen diskuterar vid medarbetar- och lönesamtalet. Tänk på att skalan och kriterierna måste diskuteras med hela gruppen så att ni på arbetsplatsen får samsyn kring vad de faktiskt innebär. Ju tydligare kriterierna blir desto mer tydlig kommer lönesättningen att upplevas. Varje kategori av anställda kan ha egna kriterier, t.ex. trädgårdsarbetare, skötselarbetare, och förman. Ni kan också utveckla egna kategorier av anställda, t.ex. narkosskötare, teamledare eller avel- och seminansvarig. Verksamhetens mål och kriterierna bör vara nedskrivna och kommunicerade på ett tydligt sätt. 2.1.7 Löneprocess: Löneprocessen är själva processen att sätta lön. Skapa en uppfattning om löneförhöjningarna utifrån avtalet, företagets ekonomi, vad du vill ge för lönehöjningar, mål, strategi, löneprinciper samt måluppfyllnad. Alla nedanstående delar, lönesamtal, medarbetarsamtal och förhandling, ska ingå i processen. Företaget och Kommunal lokalt förhandlar fram hur delarna i processen ska samverka. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalet är ett av de mest central delarna i lönesättningen. Vid det samtalet diskuterar arbetsgivaren/chefen och arbetstagaren igenom de arbetsuppgifter och arbetssituation som den anställde har samt det kompetens- och yrkesutvecklingsbehov som finns. Ni sätter även upp
individuella mål kopplade till företagets lönekriterier, förutsättningar och förväntningar med mera. Grunden för samtalet är den dagliga verksamheten som sker på arbetsplatsen, men utvecklingssamtalet kan inte ersättas av de dagliga kontakterna mellan chef och medarbetare. Medarbetarsamtalet - det är både en avstämning samt en plan för framtiden. Förhandling med Kommunal I förhandling med Kommunal fördelas löneutrymmet för Kommunals medlemmar. Observera att detta ska genomföras i god tid så att ny lön kan utbetalas vid avtalat revisionsdatum. Om ny lön utbetalas efter revisionsdatum kan krav på retroaktivitet finnas. Lönesamtal Lönesamtalet är det samtal som följer upp medarbetarsamtalet. Vid det samtalet diskuterar ni den anställdes utveckling, prestation, resultat och måluppfyllelse med förklaringar därtill. Här stämmer ni också av hur väl medarbetaren uppfyller lönekriterierna och meddelar ny lön. 2.1.8 Ny lön utbetalas När ny lön är fastslagen ska denna betalas ut till den anställde vid nästa löneutbetalningstillfälle, dock inte före fastslaget revisionsdatum. Har förhandlingarna slutförts i tid eller finns det krav på retroaktivitet? Genomförande: Hur ska löneprocessen, inkl. medarbetarsamtal, lönesamtal och revision genomföras på ert företag? Kommer ni ha två samtal eller ett? Det är en fördel att hålla medarbetarsamtal och lönesamtal åtskilt eftersom dessa samtal behandlar olika frågor. Planera följande steg och tidsätt desamma. Boka alla nödvändiga möten och håll koll på tidsfrister och revisionsdatum. Glöm inte att planera in både uppföljning och utvärdering: Steg 1 Inledande planering Steg 2 Dialog chef - medarbetare Steg 3 Utvärdering av den årliga löneprocessen Utvärderingen av den årliga löneprocessen bör ske både med anställda och den lokala fackliga parten. Syftet med utvärderingen är att säkerställa att den årliga löneprocessen har fungerat som planerat. Utvärderingen kan göras genom enkätfrågor, möten eller på annat sätt. Utvärdering Det är alltid klokt att utvärdera själva avtalet. Har alla delar kommit med eller behöver delar justeras eller kompletteras i avtalet för att vi ska nå vårt mål? Förslagsvis utvärderar ni både inom företaget och tillsammans med den fackliga organisationen. 3 Tips: Tänk igenom alla steg och delar i processen innan du som arbetsgivare kontaktar Kommunal så att du har en god bild av hur du har tänkt dig lönesättningen och hur den ser ut i dag. Alternativa lönemodellen kan ta mycket tid i anspråk första gången ni genomför den, men förhoppningsvis flyter det smidigare på sikt. Långsiktighet behövs - det är ingen modell ni prövar ett år för att försöka återgå till tariffer nästa år. Systemet bör rulla ett par år innan ni funderar på att byta igen. Därför är det också viktigt att ha både långsiktiga och kortsiktiga planer.
Tänk på att byta eller omförhandla lönemodell tar lång tid. En relativt lång uppsägningstid på det lokala avtalet är därför att föredra. Förhandla modellen Utvärdering Lönestruktur Genomförande Lönekriterier Löneprocess
4 Exempel avtal: 1 Övergripande mål för lönebildning Företag XXXX ska vara ett modernt och effektivt företag med gott renommé och bra service. 2 Principer för lönesättning I vårt företag XXXXX ska lönen baseras på arbetsuppgifter, ansvar och måluppfyllelse. Diskriminering och subjektivitet ska ej vara grunden till lönesättningen. Vidare Lönekriterierna ska följas och ska vara väl kända för alla anställda. Detsamma gäller varje enskild anställds mål och löneprocessen. 3 Dialogen chef - medarbetare Ska gå till på följande sätt. Ska bestå av x antal samtal under följande perioder. Tidsperioden är satt till x mån med x månaders uppföljning. 4 Löneprocessen Ska gå till på detta sätt.. Lönekartläggningen på företaget är aktuell/ska göras senast den. 5 Lönerevision Ska ske senast per den xx/xx. Lönen ska vara utbetald till medarbetaren senast den Procentsatser och fördelning. 6 Lägstalöner Följande lägstalöner gäller på företaget. 7 Förhandlingsordning Om parterna inte kommer överens så gäller förhandlingsordningen i kollektivavtalet. Endera parten kan resa frågan om omförhandling. Avtalet fortsätter gälla fram till dess att ny ordning är bestämd. Avtalet gäller tillsvidare med en uppsägning av x månader och systemet ska tillämpas till dess att annat avtal eller system är på plats. 8 Tillämpningsanvisningar/tekniska anvisningar Alla anställda som är anställda per den x/xx ska ingå i lönerevisionen Föräldralediga och sjukskrivna ska ingå i lönerevisionen. En anställd som är tjänstledig mer än tex fyra månader ingår inte i lönerevisionen med annat än Detta gäller dock inte föräldralediga eller sjukskrivna. / Alla anställda vid revisonsdatumet ingår i lönerevisionen. Skulle revisionen av någon anledning bli fördröjd ska arbetsgivaren betala de nya lönerna retroaktivt. Både arbetsgivare och anställd ska vara förberedda inför lönesamtalet som ska bygga på ömsesidig respekt.
5 Avtal För att lönemodellen ska fungera bra är det en rad frågor ni parter bör fundera på: Hur länge ska avtalet gälla? Är ni överens om att följa att 50 procent ska fördelas generellt eller ska annan princip gälla för företaget? Om andra principer ska gälla, skriv dem tydligt. Mål och syfte? Uppsägningstider för det lokala avtalet? Ska avtalet omförhandlas? Hur ska det gå till? Vad gäller så länge? Vilka ska omfattas? Vilka mål ska uppfyllas med lönesättningen? Hur bidrar löneutvecklingen till företagets utveckling och till individens utveckling? Hur bidrar lönesättningen till jämställdhet och att undvika andra diskrimineringsgrunder? Glöm inte tekniska anvisningar. Hur ska vikarier och visstidsanställda, anställda efter 67 års ålder och tjänstlediga hanteras? Hur ska föräldralediga hanteras? Personer som anställs sent på året ska de ingå i lönerevisionen? Påverkas andra ersättningar av ny lön? Hur ska detta hanteras om lönesamtalen blir sena? Finns andra belöningssystem och hur påverkas dessa? Fastställda revisionsdatum? Hur hanteras de som får ingen eller ringa löneutveckling? 6 Lönekriterier Vilka kriterier finns? Är de relaterade till enskilda individer eller är de på en övergripande nivå? Finns övergripande principer för lönesättningen? Överensstämmer löneprincipen med lönekriterierna? Det ska finnas koppling mellan lönesättning > lönekriterier > enskild anställds mål. Hur ser den ut? Hur är lönekriterierna förankrade hos chefen och hos personalen? Hur ser lönestrukturen ut? Både den som finns i dag och den önskade lönestrukturen. Finns lönekartläggningar att ta hjälp av? Hur värderas arbetet? Är kriterierna mätbara? Hur värderas medarbetarens prestation? Hur förankras systemet? 7 Processen Hur ska processen se ut? Vilka delar ska ingå? När ska processens olika delar genomföras, t.ex. lönesamtal? På vilket sätt? Finns mallar?
Om den anställde och arbetsgivaren inte blir överens? Finns tidsplan när löneprocessen ska vara färdig? Hur ska uppföljning gå till? 8 Kriterier Exempel på områden som kan vara relevanta och för vilka detaljerade kriterier kan utvecklas: Befattningens svårighetsgrad/innehåll inom respektive befattningsgrupp Medarbetarens kompetens Medarbetarens arbetsinsats Medarbetarens prestation och resultat Ansvar och ansvarsförmåga Utbildning/yrkesutveckling Service/kundvård Samarbetsförmåga Erfarenhet Självständighet och initiativförmåga