PROTOKOLL Datum Dur Sid -JO- 2004-06-14 1740-2004 1 (5) Justitieombudsmannen Nils-Olof Berggren Inspektion av Byggnadsnämnden i Mora kommun den 26 maj 2004, såvitt avser ärenden om bostads anpassnings bidrag.. Närvarande från Riksdagensorilbudsmän: Justitieombudsmannen Nils-Olof Berggren och kammarrätts assessorn Pär Hemmingsson. 1. INLEDNING InsEektionen inleddes onsdagen den 26 maj 2004 kl. 9.00 med ett möte med byggnadsnämndens ordförande Anders Bogg, stadsarkitekten Konny Kolping, byggnadsinspektören Per-Olof Olsson och handläggaren Lennart Sticko. Vid mötet. redogjorde JO kort för sin verksamhet, för syftet med inspektionen och för upplägget av densamma. Konny Kolping informerade om förvaltningens organisation m.m., i huvudsak i enlighet med aktbilaga 2.. Lennart Sticko lämnade sedan en redogörelse för handläggningen av ärenden om bostadsanpassningsbidrag och upplyste bl.a. följande. De flesta ärenden inleds genom att en arbetsterapeut tar kontakt med kommunen. I andra fall är det enskilda som hör av sig till kommunen. Kommunen kräver inte att sökandena skall göra forinliga ansökningar utan behandlar de intyg som kommer från arbetsterapeuter m.fl. som ansökningar om bidrag. Om en ansökan inte kan beviljas kräver förvaltningen dock att det görs en skriftlig apsökan, varefter det fattas ett avslagsbeslut. Förvaltningen försöker under handläggningen av ärendena ha tät kontakt med sökanden och arbetsterapeuten: Förvaltningen vill gärna göra hembesök hos sökandena. yanligtvis sköter förvaltningen kontakterna med entreprenörer, med stöd av muntliga fullmakter från sökandena. Besluten att bevilja bostads anpassningsbidrag fattas först sedan arbetena har utförts och fakturerats. Besluten brukar vill.. korasmecfattlnstanationerna1'örblittfommunensago.msfiillätioner återtas-dock" endast om behovet har upphört och någon kontaktar kommunen och vill att de tas bort. Under år 2003 inleddes 102 nya ärenden om bo stadsanpassningsbidrag. Vissa äre.ndenär mycket. brådskande, särskilt när det gäller personer som vffirdas inneliggande på sjukhus och skall skrivas ut. Om sådana ärenden rör mindre omfattande åtgärder kan de normalt handläggas på o:nikring en vecka. Registreringen av handlingar i ärenden~ sker i registreringssystemet "Castor". 2. GRANSKNINGENS OM:FATTNING Akterna i de fem äldsta oavgjorda ärendena gicks igenom. Vidare granskades Postadress Gatuadress Telefon Telefax Webbplats Box 16327 Västra Trädgårdsgatan 4 08-7864000 08-21 6558 www.jo.se 10326 STOCKHOLM
handlingarna i slumpvis utvalda ärenden. 3. IAKTTAGELSER OCH BEDÖMNINGAR Sedan granskningen avslutats presenterades resultatet för byggnadsnämndens ordförande Anders Bogg, stadsarkitekten Konny Kolping, byggnadsinspektören Per Olof Olsson och handläggaren Lennart Sticko. Vid granskningen uppmärksammades följande., r ". '3.1 Registrering av allmänna handlingar I vissa ärenden hade handlingar som kommit in till eller skickats från kommunen inte registrerats. Det gällde t.ex. i ett'ärende en'skrivelse från en enskild och ett e brev från förvaltningen' (ärende dnr BAB 2002:53) och i ett annat ärende ett ~ -:.;.l,-~:.:ari1)o/k(~e1!~~c-~.p.bb_~902:!d:". '7'-- ~._':-. ( JO anförde följ ande till protokollet. I 15 kap. 1 och 2 sekretesslagen (1980: 100) finns grundläggande bestämmelser om myndigheters skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad ett register skall innehålla. BestämmeLsernas syfte ärbla. att garantera allmänhetens. rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen i praktiken skall fungera på det sätt som är avsett i tryckfrihetsförordningen har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det går att konstatera vilka handlingar som fmns. \. '.: Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 första stycket sekretesslagen skall allmänna '. handlingar som kommit in till-ellei'upprättats hos 'en myndighet'registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte giller, registrering underlåtas om h~dlingarna i ställe~ hålls så prdnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar barahandlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan myndigheterna således antingen registrera dem eller hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handl;ingen har kommit in eller upprättats. När myndigheten har bestämt sig för ettdera systemet måste detta emellertid tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten. Om det t.ex. har bestämts att alla allmänna handlingar tillhörande vissa ärendeslag skall registreras krävs det att alla allmänna handlingar som hör till sådana ärenden verkligen diarieförs. Detta gäller även för mecfde1idden'soniherordfas dejcti()mslct~. --... -.'... --... I 15 kap. 2 sekretesslagen uppställs vissa minimikrav när det gäller uppgifterna i ett register. I det fallen handling registreras skall 'av registret framgå 1. datum, då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning som åsatts handlingen, 3. i förekommande fall från vem"handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats samt 4. i korthet vad handlingen rör. Utgångspunkten är att dessa uppgifter skall vara allmänt tillgängliga. Uppgifterna under punkterna 3 och 4 får utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar skall kunna företes för allmänheten. Uppenbarligen har förvaltningen rutinen att samtliga allmänna handlingar i ärenden om bostadsanpassningsbidrag skall registreras. De ifrågavarande handlingarna skulle således ha registrerats.
3.2 Dokumentation I flera akter fanns handskrivna anteckningar som inte var daterade eller signerade. I några fall var anteckningar gjorda i blyerts. Det förekom att anteckningar hade gjorts på klisterlappar. Någon dokumentation om muntliga fullmakter från den enskilde till kommunen påträffades inte i ärenden där kommunen hade skött kontakter med entreprenörer. JO anförde följ ande till protokollet. Den muntliga information som inhämtas och de kontakter och övriga åtgärder som förekommer under ett ärendes handläggning måste dokumenteras. Dokumentationen skall vara utförd på ett sådant sätt att den inte lätt kan utplånas samt vara daterad och signerad. För vissa fall framgår denna dokrimentationsskyldighet direkt i lag. I 15 förvaltningslagen (1986:223) föreskrivs att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet skall antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Denna dokumentations skyldighet &kall trygga parters rätt att få ta del av uppgifter i ett ärende enligt 16 och 17 förvaltningslagen. Det är från rättssäkerhetssynpunkt viktigt att alla för ärendets bedömning behövliga uppgifter redovisas i akten. Även uppgifter som inte direkt tillför ärendet sakuppgifter, utan enbart rör ärendets yttre gång, måste i stor utsträckning dokumenteras. Sådana uppgifter kan gälla att kontakt förekommit med parter, andra personer eller myndigheter eller att handläggaren besökt den plats ärendet rör. Ä ven om dokumentationen av det senastnämnda slaget inte har betydelse för själva utgången av ärendet är den ändå av stort värde. Den är en av förutsättningarna för insyn i och kontroll av verksamheten både från den egna förvaltningsledningen och från utomstående'tillsynsmyndigheter. Ä ven parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet underlättas av detta slags dokumentation. Vidare kan ett handläggarbyte i hög grad försvåras av brister i beskrivningen av vad som förekommit i ett ärende. Om en fullmakt för kommunen att företräda den enskilde lämnas muntligen bör den givetvis dokumenteras (se dock avsnitt 3.5). 3.3 Äldre oavslutade ärenden Dnr BAB 2002:10. Ett intyg från en arbetsterapeut kom in till kommunen den 30,~-januari.2002. Enligt en tjänsteanteckning den 25 mars 2Q02.skulle sökanden komma in med en kostnadsuppgift. Sedan hade inget hänt i ihendet. Dnr BAB 2002:48. En ansökan om bostadsanpassningsbidrag hade gjorts den 13 maj 2002. Efter att förvaltningen gjort ett hembesök hos sökanden väntade kommimen på ett intyg från en arbetsterapeut eller en sjukgyinnast. Några ytterligare åtgärder hade inte vidtagits i ärendet. Dnr BAB 2002:85. En ansökan om bostadsanpassningsbidrag gjordes den 19 au gusti 2002. Samma dag beställde kommunen aven entreprenör att arbeten skulle, utföras. Därefter hade, såvitt framgick, inte vidtagits några åtgärder i ärendet. Varje ärende där någon enskild är part skall enligt 7 förvaltningslagen handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Det är av stor vikt att en myndighet driver sina ärenden fram mot ett avgörande.
3.4 Angående avsaknaden aven ansökan från den enskilde Det har framkommit att nämnden normalt inte kr~ver att den enskilde skall göra en formlig ansökan om bostadsanpassningsbidrag. Ärendena handläggs i stället på grundval av de intyg som kommer in från arbetsterapeuter m.fl. och dessa behandlas som ansökningar. förutsättning för att ett ärende om bostadsanpassningsbidrag skall kunna prövas av kommunen är att det har gjorts en ansökan om bidrag. Det fmns inte något krav på att ansökan skall vara skriftlig. Att nämnden inte kräver att de enskilda skall göra ansökningar i ärendena har uppenbarligen sin grund i en servicetanke. Nämnden bör dock se över sina rutiner i det aktuella avseendet. 3.5 Angående fullmakter,från den enskilde till kommunen Kommunen använder sig inte av skriftliga fullmakter när den enskilde ger kommunen i uppdråg att sköta kontakter m.m. med entreprenörer. Enligt vad som har upplysts utför kommunen sådana uppdrag på grundval av muntliga fullmakter. För att kommunen skall kunna sköta de aktuella kontakterna m.m. med entreprenörer fordras att den enskilde ger kommunen fullmakt för detta. För att minska riskerna för missförstånd och framtida tvister bör en sådan fullmakt vara skriftlig. ~.6 Angående tidpunkten för beslut om bidrag Koillmunens beslut att bevilja bostadsanpassning fattas regelmässigt först sedan fakturor på utfört arbete har kommit in till kommlinen. Beslut att bevilja bostadsanpassningsbidrag bör enligt min mening fattas innan några anpassningsåtgärder utförs, om inte sökanden bar ansökt om bidrag först sedan åtgärderna utförts. I ett ärende om bostadsanpassningsbidrag kan sökanden och kommunen ha olika uppfattningår om i vad mån bostadsanpassningsbidrag skall beviljas. Sökanden har då givetvis rätt att få till stånd en överprövning i den frågan och för detta fordras att kommunen meddelar beslut i ärendet. Om beslut fattas först sedan anpassningsåtgärder har utförts medför detta en fördröjning av. en eventuell överprövning. 4. lnspektionens AVSLUTANDE Inspektionen avslutades onsdagen den 26 maj 2004 kl. 17.00.
Justeras --z-'-;.~ J~7~ Nils-Olof Berggren Expedition till Byggnadsnämnden i Mora kommun Boverket Svenska Kommunförbundet