QRC Stockholm inbjuder till medverkan i Förbättringsarbete med stöd av kvalitetsregister Utvecklingsprogram juni 2014 - maj 2015 15-20 team från klinisk verksamhet inbjuds att under perioden juni 2014 maj 2015 delta i ett utvecklingsprogram för att stimulera förbättringsarbete med stöd av kvalitetsregister. Varje team låter en person i teamet gå en särskild coachutbildning vid The Dartmouth Institute (TDI), USA. Deltagande kvalitetsregister genomgår också utbildningen. I år finns också möjlighet för chefer att delta i ett specialutformat chefsprogram. Ansökan ska vara QRC tillhanda senast 16 maj 2014.
Bakgrund 2011 beslutade Staten och Landstingen om en överenskommelse för att stödja utvecklingen av nationella kvalitetsregister. Satsningen innebär att man under perioden 2012-2016 avsätter ca 320 miljoner kronor årligen. Ett av målen med satsningen är att stimulera användning av kvalitetsregistren i verksamhetsnära förbättringsarbete. Med start maj 2013 har 17 team deltagit i QRC:s första utvecklingsprogram Förbättringsarbete med stöd av kvalitetsregister. Teamen kom från verksamheter spridda från Lund till Gävle, och från åtta kvalitetsregister; Barncancer, Multipel Skleros (MS), Svenska Intensivvårdsregistret SIR, Reumaregistret, Diabetesregistret, Swedeheart, Riks-Stroke och RiksÄt. Erfarenheterna har varit mycket goda och vi bjuder nu in nya team och ger möjlighet för fler kvalitetsregister att delta. De coacher som nu utbildats kommer också att fungera som mentorer till den nya gruppen coacher. Om programmet 15-20 team från klinisk verksamhet inbjuds att under perioden juni 2014- maj 2015 delta i ett utvecklingsprogram för att stimulera förbättringsarbete med stöd av kvalitetsregister. Varje team arbetar lokalt med sitt förbättringsprojekt. Projektet ska fokusera på områden med stor förbättringspotential och syfta till bättre vård och utfall för patienterna. Arbetet stöds av förbättringscoacher enligt evidensbaserad metodik (se vidare bilaga 1). Coaching sker huvudsakligen på plats hos teamen ute i verksamheten. Vid fyra tillfällen kommer alla team att samlas i Stockholm för gemensam genomgång. Varje team utser en person i teamet som får gå en särskild coachutbildning vid The Dartmouth Institute (TDI), USA. Den person i teamet som går coachutbildning blir kontaktperson för teamet gentemot QRC och kommer att få särskilt stöd och handledning under programmet. Avsikten är att deltagande team ska få genomföra och se resultat av ett förbättringsarbete under projekttiden, men också få med sig ny kunskap och kompetens som finns kvar på enheten efter programmets slut så att förbättringsarbetet kan fortsätta. Stöd till ledningen Ledningens stöd är avgörande för hur framgångsrikt ett förbättringsarbete blir. Vi kommer därför erbjuda chefer ett särskilt spår med fokus på hur man som chef skapar de bästa förutsättningarna för förbättringsarbete i sin verksamhet. Utformning av chefsprogrammet pågår för närvarande. Baserat på det intresset som finns återkommer vi med mer information. Nytta för registren Erfarenheten från QRC:s första omgång av utvecklingsprogrammet visar att det varit mycket värdefullt att berörda kvalitetsregister kan medverka i arbetet med en person från registret. Den personen kan med fördel också gå coachutbildningen samtidigt. Registercoachens roll är att tillsammans med QRC stötta de medverkande klinikcoacherna och deras team och då särskilt bidra med den registerspecifika kompetensen. Nyttan för de kvalitetsregister som ingår i projekten är framför allt: Konkreta exempel på hur deltagande enheter kan arbeta med registret som verktyg, Feedback och idéer om hur registret, utdata etc. kan utvecklas för att bli ett bättre verktyg för verksamhetsutveckling.
Krav på deltagande team Deltagande team ska vara tvärprofessionella. Minst en läkare ska delta. Verksamhetschefen ska alltid godkänna och stödja deltagande. Det kan vara en fördel, men är inget krav, om det är fler deltagande team per kvalitetsregister, så diskutera gärna projektidén med berört kvalitetsregister och regional sakkunnigstruktur eller motsvarande. Att tänka på för coach under utbildning Utbildningen och kurslitteratur är på engelska Närvaro vid samtliga 5 utbildningstillfällen med The Dartmouth Institute (4 web-sessioner + USA-resan), samt inlämning av övningsuppgifter, krävs för att få intyg på genomförd utbildning och bli certifierad coach. Den som ska bli coach deltar i den 5 månader långa coachingutbildningen, september till januari, och bör räkna med att det kräver ca 10-12 timmars arbete i månaden under den tiden. I detta ingår förberedande läsning av kurslitteratur, skriva inlämningsuppgifter, deltagande i månatliga 4 timmar webbaserade lärandeseminarier (kvällstid), och möten med sitt eget team ca en timme i veckan. Krav på projekt Projektet ska fokusera på områden med stor förbättringspotential och syfta till bättre vård och utfall för patienterna. Det ska finnas ett relaterat nationellt kvalitetsregister som används som verktyg i projektet.
Avgift Grundavgift för varje teams deltagande i utvecklingsprogrammet är reducerad till 25.000 kr eftersom QRC särskilt satsar på teamcoaching i sitt uppdrag. I grundavgiften ingår bl.a. coachutbildning för en person, kursavgift till Dartmouth Institute, kurslitteratur samt boende under en veckas USAbesök. Utöver detta tillkommer kostnad för resa till USA. Förutom de utbildningsaktiviteter som coachen deltar i kommer team och chefer att inbjudas till fyra gemensamma träffar under perioden juni 2014-maj 2015. Deltagande i chefsprogrammet ingår i grundavgiften. Ansökan Ansökan ska skickas in till QRC Stockholm senast den 16 maj 2014, och ska innehålla: 1. Kvalitetsregister som ska användas 2. Kort beskrivning av er verksamhet och motivering till varför ni vill göra detta (max 1 A4) 3. Person som är tilltänkt för att gå Coachingkursen och preliminär sammansättning av teamet (namn och yrke) 4. Information om förankring hos berörd registerhållare, i specialitetsråd el motsv. 5. Underskrift från verksamhetschef 6. Ansvarig chef/chefer som är intresserad av chefsprogrammet. Skickas per mail eller vanlig post: Mail: emilia.ricciuti@sll.se Postadress: QRC Stockholm Att: Emilia Ricciuti Box 17533 118 91 STOCKHOLM Urval av team och kvalitetsregister Under vecka 21 går QRC igenom de inkomna ansökningarna. Den 23 maj meddelas beslut till team och kvalitetsregister. Första uppstartsträff är den 4 juni i Stockholm. Frågor Välkommen att kontakta Susanna Lagersten eller Inger Rising på QRC. susanna.lagersten@sll.se eller telefon: 070-0011514, inger.rising@sll.se eller telefon: 070-484 48 03
Bilaga 1. Coaching Coaching syftar till att stötta arbetet på kliniknivå genom utveckling av vårdgivarens insikter och färdigheter i hur man kan förbättra sin egen verksamhet och skapa de rutiner och arbetsprocesser som krävs för att åstadkomma ständiga förbättringar. Coaching bygger på Genombrottsmetodik men tar hänsyn till vanligt förekommande utmaningar i samband med förbättringsarbete såsom infrastruktur och kultur som stödjer förbättringsarbete, tillgång till kontinuerlig och pålitliga data samt engagemang hos vårdpersonalen i förbättringens alla steg (Brandrud 2011). Teambaserad coaching har också visats bidra till ökad produktivitet och förbättrad gruppdynamik (Grant et al 2010, Andersson et al 2008, Elliot 2006). Via detta upplägg erbjuds kliniker/avdelningar/vårdcentraler ett stöd i sitt befintliga eller planerade förbättringsarbete. Coaching syftar till att stötta med verktyg och metoder för att stärka möjligheterna för ständig förbättring på den egna arbetsplatsen. Coaching bygger också på att bygga och stärka kunskaper och färdigheter om förbättringsarbete på kliniken för att möjliggöra hållbar utveckling. Coachingutbildningen blandar teori och praktik för att ge coachen bästa möjliga förutsättning i förbättringsarbetet. Kvalitetsregistren som används av de olika teamen som deltar under projektets gång kommer att medverka i programmet och utbyta erfarenheter. Hur kvalitetsregistren används i de dagliga kliniska rutinerna kommer att ligga till grund för förbättringsarbetet och verka som ett mätsystem för att följa effekterna av olika förbättringar. Coachingmodellen Coachingmetoden följer en trestegsmodell som har utvecklats av forskare från The Dartmouth Institute (TDI). Figur 1. Coachingmodellens tre faser Prephase: Kontexten på kliniken studeras genom en nulägesanalys genom ramverket för 5 P (Purpose, Patients, Professionals, Processes and Patterns) för att förbättringsteamet och coachen bättre ska kunna förstå de utmaningar man står inför och vilka möjligheter till förbättring som finns. I detta arbete ingår även en mätning och kartläggning av nuvarande processer och rutiner. Action phase: En genomförandeplan skapas med mätetal och mål för att testa de förbättringsförslag
som kommit fram ur analysen av 5P. Genom att ständigt mäta för att återkoppla om arbetets progress kan man planera det fortsatta arbetet. Transition phase: I denna fas betonas vikten av att lära under förbättringsarbetet och att ständigt utvärdera det som hittills åstadkommits. I slutet av denna fas planeras fortsättningen av nästa idé om förbättring att starta en ny cykel kring. Upplägg En representant från varje team erbjuds att genomföra coachingutbildningen hösten 2014 med start 3 september. Coachingutbildningen, Coach the Coach (ectc) är en fem månaders intensiv och interaktiv utbildning som bygger på upplevelsebaserat lärande. ectc blandar elektroniska webbmöten med fysiska möten och syftar till att utveckla coachingkunskaper, färdigheter och förmågor. Kursen har sitt ursprung från årtionden av erfarenhet av förbättringsarbete inom hälsooch sjukvården. Utbildningen består av fem sessioner, fyra sker via webbaserade och virituella klassrum och en på plats i Dartmouth under fyra dagar. Utbildningen bygger på praktiskt hands on arbete där man varvar teoretiskt och praktiskt arbete. Den teoretiska delen täcks in i de 5 lärandesessionerna. Den praktiska delen representeras av coaching in action dvs. att de blivande coacherna får möjlighet att coacha sina egna organisationer/kliniker och bilda team som kommer att jobba med förbättringar. Denna del ligger till grund för utbildningen och arbetet följs upp på varje session. Under utbildningen kommer samtliga representanter från de 15-20 olika teamen att träffa och stöttas av redan certifierade coacher på QRC som arbetat med coaching och kvalitetsregister sedan tidigare (se tidigare bild). Samtliga kommer att träffas regelbundet både i samband med lärandesessionerna och separat för att stötta lärandet och genomförandet. Träffarna sker både mellan de blivande coacherna samt tillsammans med de team som kommer att genomföra förbättringsarbetet på klinik/avd. Inför ectc kursens start i september möts alla blivande coacher innan sommaren för att starta upp och strukturera arbetet samt att ges inblickar i det kommande arbetet. De coacher som utbildats under förra programomgången kommer att finnas med som faddrar till den nya gruppen coacher under utbildning. Innan, under och efter coachingutbildningen samlas data för att förstå den givna kontexten där coacherna kommer att vara verksamma dvs. deras egen arbetsplats. Data samlas också om de olika aspekter av förståelse och erfarenhet av förbättringsarbete som krävs och följa dess utveckling under de månader som projektet fortgår. Data kommer också samlas för att beforska processen och utfallet av coachingen som insats. Kvalitetsregistret kommer att användas för att följa resultat av arbetet.