Hämtning av stamceller

ID nummer: SCT3.14 Version: 1 Utfärdande PE: Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård i Östergötland Framtagen av: (Namn, titel) Hulda Rintamäki, SCT-ansvarig sjuksköterska Ulla Frödin, sektionsledare SCT Utfärdande enhet: Hematologiska kliniken, Universitetssjukhuset i Linköping, Sverige Godkänd av: (Namn, titel) Anna Sandstedt, Överläkare och programansvarig JAICE Giltig fr.o.m: 2013-10-15 Revideringdatum: 2015-10-15 Hämtning av stamceller Granskningsgrupp: Pia Kärvell (Vårdenhetschef) och Ingmar Lagerlöf (Överläkare) Distributionslista: Hematologiska klinikens avdelning och mottagning, Landstingets hemsida

Innehåll 1.0 Syfte... 3 2.0 Omfattning... 3 3.0 Personal och ansvar... 3 4.0 Bakgrund... 3 5.0 Definitioner och förkortningar... 3 6.0 Utrustning och dokumentation... 3 6.1 Utrustning... 3 7.0 Procedur... 4 7.1 Val av kurir... 4 7.1.1 Sekretess... 5 7.1.2 Regler för resa... 5 7.1.3 Beställning av resa... 5 7.2 Utbildning av kurir... 5 7.3 Riktlinjer för kurir... 5 7.5 Förberedelse inför hämtning av perifera stamceller... 6 7.5.1 Kylväska och temperaturlogg... 6 7.5.2 Val av kylelement... 6 7.5.3 Packning av kylväska... 6 7.5.4 Hämtning av benmärg... 7 7.5.5 Förberedelse för kurir... 7 7.6 Skördedagen/avresedagen... 7 7.7 Hämtning av stamceller... 7 7.7.1 Packning av perifera stamceller... 7 7.7.2 Transport av hematopoetiska stamceller... 7 7.8 Lämning av stamceller... 8 7.9 Avvikelse från rekommenderade temperatur... 8 7.10 Avvikelse från planerad transportplan... 8 7.11 Back-up kurir... 8 8.0 Specifik kompetens/träning... 9 9.0 Styrdokument... 9 10.0 Referenser... 9 11.0 Bilagor och appendix... 9 12.0 Ändringar jämfört med föregående version... 9 ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.2(9)

1.0 Syfte Att säkerställa att transport och omhändertagandet av stamceller från donatorcentra till transplantationscentra sker enligt gällande nationella riktlinjer och JACIE. 2.0 Omfattning Detta dokument gäller förberedelse för hämtning, beställning av resa, kontakt med donatorcentra, hämtning och transport av stamceller till transplantationscentra. 3.0 Personal och ansvar Dokumentet gäller all personal som agerar kurir vid Hematologiska kliniken, Universitetskliniken, US. Alla läkare och sjuksköterskor vid hematologiska kliniken skall känna till detta dokument. Det är var och ens ansvar att se till att dokumentet följs. 4.0 Bakgrund Obesläktad donator till patient som ska genomgå allogen SCT väljs, då inga syskon finns att tillgå. Skörd av donator sker vid för donator närmaste donatorcentra. Det innebär att stamceller efter skörd behöver transporteras till transplantationscentrat. Perifera stamceller ska transporteras i en miljö så nära + 4 0 C som möjligt för att viabiliteten ska vara optimal vid transplantation. Kurir är den person som ansvarar för att transportera stamceller till transplantationscentra. 5.0 Definitioner och förkortningar SCT Stamcellstransplantation 6.0 Utrustning och dokumentation 6.1 Utrustning Transportväska avsedd för transport av stamceller tillsammans med kylelement Trans control Termometer med temperaturlogg Penna, plasthandskar, steril operationsduk alternativt bubbelplast när kylklampar används Två kylpåsar att använda om temperaturen ökar (beställs via centralförrådet) Transportprotokoll Ifyllt dokument To the finder of this box, som placeras under plastfickan på locket av väskan ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.3(9)

7.0 Procedur 7.1 Val av kurir Kurir ska i de fall det är möjligt beställas från donatorregister av SCT-teamet. Om ingen kurir finns att tillgå genom donatorregistret, utser sektionsledare SCT och vårdenhetschef en person från Hematologiska Kliniken US. Kuriren ska vara stresstålig, lugn och kunna ta egna beslut. Uppdraget är alltid frivilligt. Transporten får utföras av all vårdpersonal som har kunskap om hur cellerna ska förvaras för att klara transporten samt ha kunskap om identitetskontroll. I möjligaste mån utses kurir som behärskar landets språk. Tjänstereseförsäkring gäller under resa för kurir. Kuririnformation ska faxas i god tid till donatorregistret, enligt WMDA:s Courier and emergency contact information during stem cell transportation. Beställning av kurir genom kurirförmedlingsfirma I de fall då varken aktuellt donatorregister eller kliniken själv kan ordna med kurir, ska kurir beställas genom kurirförmedlingsfirma Ontime Courier GMBH. Beställning av kurir görs genom att skicka mail till flugplan@ontimecourier.com Uppgifter som ska finnas med är: Donator ID och Patient ID, bifoga signerat WMDA-formulär: Formal request for human stem cell or lymphocyte collection Kuririnstruktion från aktuell donatorcentra med komplett upphämtningsadress samt datum och tider för upphämtning av första och andra skördedag. Uppge om det är perifer stamcellsskörd (PBSC) eller benmärgsskörd Hur transporten ska ske d v s om det ska vara kylväska etc. VAT-nummer ska anges: 2321 0000 40 Görs beställning innan donor final clearance, bekräfta beställning när donator är godkänd När beställningen är utförd, skickas en bekräftelse på transporten. Inom två veckor skickas transport och kurirdetaljer, som sedan ska vidarebefordras till aktuellt donatorregister och stamcellslaboratoriet. Kontaktuppgifter: Ontime Courier GmbH Alois-Wolfmyller-Strasse 8 80939 Munchen Tel: +49 89 35 73 73-20 Fax: +49 8935 73 73 83 Mail: flugplan@ontimecourier.com www.ontimecourier.com ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.4(9)

7.1.1 Sekretess Patient ska inte få kännedom om vem kuriren är, detta enligt WMDA. 7.1.2 Regler för resa Resa sker med för omständigheterna bästa färdsätt. Resa och hotell beställs av sekreterare för SCT. Förbeställda biljetter eftersträvas. Marktransporter till centrat sker i första hand med ordinarie färdmedel (buss, tåg). Vid hemresa kan taxi eller bil från centrat bli aktuell, speciellt om det medför att tidigare avgång för att hemfärden blir möjlig. Arbetstid på resdagen utgör en vanlig arbetsdag till klockan 16.00, därefter ledig tid (om inte restiden varar längre). Arbetstid utöver ordinarie arbetsdag hemresedagen ges tid mot tid, arbetstiden varar till cellerna är levererade till stamcellslaboratoriet. Traktamente ges för egna fördyrade omkostnader. Reseförskott betalas ut från lön. Sektionsledare för SCT eller vårdenhetschef skriver begäran om reseförskott. Reseräkning med kvitton skickas till Löneservice. Finns inte kvitto får kurir lägga ut kostnaden själv 7.1.3 Beställning av resa Alla resor beställs via RESIA. Vid resor i Europa eftersträvas flyg från Linköping, vilket innebär byte i Amsterdam eller Köpenhamn. Ett back-up flyg ska alltid finnas. Resan beställs inte, men tid och flightnummer ska finnas tillgängligt. Fullt flexibel färdbiljett från donatorcentrat till transplantationscentrat ska alltid beställas. Vid flera olika transportsätt (taxi, tåg, buss, flyg) ska transporttiden mellan de olika färdsätten tas i beaktande vid beställning av flyg och tåg. Efter hämtning av stamceller behöver kurir vara på flygplatsen minst 1½ timme innan avgång, se anvisning vid aktuell flygplats. Det tar cirka ½ timme att hämta stamcellerna. För att få transporterna att fungera till flygplatsen kan det ibland vara önskvärt med taxi från donatorcentrat till tåg- eller flygplats. Önskvärt är att resan till donatorcentrat beställs så att kuriren är på plats vid lunch eller strax efter första skördedagen. Hotell med frukost beställs och det ska vara lokaliserat så nära donatorcentrat som möjligt. 7.2 Utbildning av kurir Kurir ska inför alla resor ha genomgång med SCT-team om ID-kontroll och hur stamceller ska transporteras. Önskvärt är att kuriren har hämtat celler nationellt innan internationell resa. 7.3 Riktlinjer för kurir Kurir ska vara van resenär kunna göra sig förstådd på engelska ha ett giltigt pass och europeiskt sjukförsäkringskort ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.5(9)

medta egen mobiltelefon (för att få ersättning för utlägg är det viktigt att lämna kopia på telefonräkningen) resa med enbart handbagage, kylväska och egna tillbehör inte ha några andra åtaganden eller ärenden innan celler blivit levererade inte konsumera alkohol under hämtning av stamceller åka till donatorcentrat redan första skördedagen infinna sig på skördande center senast vid den utsatta tiden för hämtning av celler ha kunskap om förvaring av cellerna komma iväg snarast efter hämtning då infusion till patient bör ske inom 48 timmar för bästa möjliga viabilitet ha uppsikt över cellerna under resan ha kontinuerlig kommunikation med Stamcellslaboratoriet, KITM, US vid hemkomst avlämna skörden till stamcellslaboratoriet för cellräkning och infrysning av lymfocyter 7.5 Förberedelse inför hämtning av perifera stamceller 7.5.1 Kylväska och temperaturlogg Kylväska med kylelement (Trans control) förvaras på stamcellslaboratoriet, KITM US. SCT-teamet hämtar kylväska, Trans control och temperaturlogg dagen före avresa. Är avresa en måndag hämtas väskan på fredag. Trans controlen är kyld vid hämtning (+4ºC). Visa kurir hur temperaturloggen fungerar Önskvärt är att temperatur i kylväska är mellan +2ºC - +8ºC Loggen placeras under plastficka på locket till väskan Temperaturgivaren placeras i botten av Trans controlen. Om det är två transfusionspåsar ska tempraturgivaren placeras mellan dem 7.5.2 Val av kylelement Vid resor utanför Sverige används Trans control och den har förmåga att kyla i 24 timmar. Om tiden från det att kylväskan hämtas på Stamcellslaboratoriet, US Linköping till dess att stamcellsskörd åter kan lämnas på Stamcellslaboratoriet US Linköping överskrider 24 timmar måste särskilda åtgärder tas avseende kylelementet i kylväskan, detta för att säkerställa temperaturen för hemresan. Mindre än 24 timmar, låt väskan vara som den är. Mer än 24 timmar Trans controlen skall förvaras i kyl till avresa. Låt temploggen ligga kvar. Innan avresa ska SCT-teamet ordna så att kylväskan kan lämnas av på donatorcentrat och förvaras i deras kyl över natten. Om detta inte går ska hotellet tillfrågas om fryselementet kan förvaras i frys/kyl på hotellet. Vid resor i Sverige kan två stycken kylklampar användas istället för Trans controlen. 7.5.3 Packning av kylväska Kylväskan ska kompletteras av SCT-team, enligt 6.1. ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.6(9)

7.5.4 Hämtning av benmärg Benmärg förvaras i kylväskan men i rumstemperatur varför inga kylklampar eller Trans control används. 7.5.5 Förberedelse för kurir SCT-team ansvarar för att informera kurir om rutinerna kring hämtning av stamcellsskörd. Mapp med följande information iordningställs o adress och telefonnummer till donatorcentret o instruktioner för hämtning av stamceller o papper för identifikation (HLA eller beställningen), viktigt att både patientens namn (KOD) och donatorns kod finns med o kopia av beställningen (antalet beställda celler) 7.6 Skördedagen/avresedagen Kurir kontaktar donatorregistret och skördande enhet när kurir anlänt till området. För det mesta brukar skördande enhet kontakta kurir när skörden är avslutad och räknad som vidarebefordrar information om stamcellsmängd till SCT-team och stamcellslaboratoriet, KITM, US samt när planerad hemkomst är planerad till. Behöver hemresa bokas om sker detta genom RESIA eller via SCT-teamet. 7.7 Hämtning av stamceller Vid hämtning av stamceller ska Kurir visa ID-handling. Kontroll utföras på stamceller och provrör utifrån beställning av stamceller så att donator-id överensstämmer. Kurir signera dokument för utlämning av stamceller. Kurir få dokument om cellinnehåll i påsarna, antikoagulantia och intyg om att cellinnehållet är smittfritt från HIV och Hepatit. Kurir få transportdokument till säkerhetskontrollen på flygplatsen. När dokumenten är signerade är det kurir som har ansvar för cellerna och de ska därefter vara övervakade under hela resan. Kurir ansvarar för att cellerna transporteras säkert och inom rätt temperaturintervall. 7.7.1 Packning av perifera stamceller Celler paketeras i operationsduk alternativt bubbelplast och läggs ner i Trans controlen. Temploggen startas när väskan stängs. Dokumentation i protokoll för transport av stamceller ska ske om kylväskan öppnas. 7.7.2 Transport av hematopoetiska stamceller Rekommenderad temperatur är +2C - + 8C för transport av perifera stamceller. Benmärg ska transporteras i rumstemperatur. Färska stamceller bör transplanteras inom 48 timmar efter skörd. Vid temperatur över +15 0 vid perifert skördade stamceller, ska stamcellslaboratoriet informeras och åtgärder utföras enligt 7.9. Om transporttid är beräknad till mer än 24 timmar, ska detta förberedas innan resan av SCTteam. ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.7(9)

Efter hämtning av stamceller ska kurir snarast bege sig till flygplatsen. Vid transport med taxi ska kylväska med celler förvaras inne i taxin, helst fastspänd med bälte. Cellerna ska inte utsättas för strålning d.v.s. gå igenom röntgenkontroll på flygplats då de kan skadas. Kuriren ska vara förberedd på att visa ID- och tullhandlingar, skördeinformation samt flygbiljetter vid säkerhetskontrollen. Stamcellerna transporteras som handbagage under resan och vid flygresa ska de placeras under stolen framför, i planet. Kylväskan får aldrig placeras i den privata väskan. Sekretess avseende patient och donator gäller under hela resan. 7.8 Lämning av stamceller Stamcellerna lämnas till personal på stamcellsenheten. I särskilda fall kan stamcellerna tas omhand av personal på blodcentralen, detta görs efter överenskommelse mellan stamcellsenheten och blodcentralen. Kurir lämnar skörderapport samt signerar transportprotokoll. Stamcellsenheten övertar i och med detta ansvar för stamcellerna. Resterande dokument lämnas till SCT-ansvarig sjuksköterska. Det kan vara aktuellt för kurir att hjälpa till med återgivning av stamcellerna. Detta är något som kuriren får information om innan avresa. Vid ankomst till Linköping US, efter klockan 20:00 ska kontakt tas med Securitas som kommer och öppnar, Södra Entrén enligt Lathund för hämtning av stamceller. 7.9 Avvikelse från rekommenderade temperatur Temperaturen i kylväskan kan skifta beroende på årstid. Sjunker temperaturen < +2 0, ska detta åtgärdas genom att öppna väskan för att få in värme. Stiger värmen > +15 0 måste cellerna kylas. Det är väldigt ovanligt men någon form av kyla måste till, i form av antingen isbitar från mataffär, restaurang, fiskaffär eller hotell. Kontakt kan tas med den lokala polisen för att få hjälp eller kontakta vakt- eller personal på flygplatsen. 7.10 Avvikelse från planerad transportplan Vid kortare fördröjning tas kontakt med ansvarig på flygplatsen för hjälp med kylmöjligheter. Sker avbrott under resa exempelvis mellan flygplatser eller andra färdsätt får möjlighet till kylning utredas under resan. Om det av någon anledning blir avbrott i transporten av stamceller och kurir inte har lämnat området för hämtning och tiden för ny avfärd dröjer, kontakt SCT-teamet för vidare planering. Det kan vara aktuellt att återföra cellerna till donatorcentret för kylning i kylrum. Vid avbrott i transporten tas kontakt med SCT-teamet. Stamcellsenheten ska alltid ha de aktuella restiderna. 7.11 Back-up kurir Om kurir blir sjuk innan avfärd från Linköping ska denne kontakta SCT-team. SCT team avbokar resa Kontaktar donatorregistret Ny kurir ordnas Beställning av ny resa ska ske snarast möjligt ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.8(9)

Kurir som blir sjuk under resa Kurir kontaktar SCT-teamet, donatorregister och skördande enhet. Är kurir oförmögen att göra detta ska SCT-teamet kontakta berörda enheter. Ny kurir ordnas Beställning av ny resa med avresa snarast möjligt Hemresa för den drabbade kuriren ordnas 8.0 Specifik kompetens/träning Denna riktlinje hanteras av SCT-personal väl förtrogna inom området. 9.0 Styrdokument 10.0 Referenser World Marrow Donor Association (WMDA) Guidelines for Couriers and the Transportation of Haemopoietic Progenitor Cells (HPC-BM, Apheresis and Therapeutic Cells- T Cells) 11.0 Bilagor och appendix To the finder of this box Courier and emergency contact information during stem cell transportation Hämtning av stamceller Lathund för hämtning av stamceller Protokoll för transport av stamceller 12.0 Ändringar jämfört med föregående version ID nummer: SCT3.14 Version: 1 s.9(9)