1 (7) Ersättningspolicy Fastställd av styrelsen i Sparbanken Gotland 2011-05-30 Innehållsförteckning 1. Inledning 2. Syfte 3. Mål 4. Styrning 5. Syfte med rörlig ersättning till anställda 6. Ersättningskommitté 7. Särskilt reglerad personal 8. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken 9. Uppskjuten ersättning 10. Övrigt 11. Kontroll 12. Transparens m.m. 13. Uppdatering 1. Inledning Denna policy har upprättats i enlighet med Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning,( FFFS 2011:1). Sparbanken Gotland har aldrig haft och tillämpar heller inte idag något rörligt ersättningssystem, varför delarna i denna policy som avser rörliga ersättningar för närvarande ej är tillämpliga. 2. Syfte Syftet med denna policy är att ange grunderna och principerna för hur ersättningar inom banken skall fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt vilka anställda som skall vara särskilt reglerade personer och för vilka därför särskilda regler om rörlig ersättning ska gälla. Vidare är syftet att policyn och dess tillämpning skall främja en effektiv riskhantering och motverka ett överdrivet risktagande. 3. Mål Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning).
2 (7) 4. Styrning 4.1 Övergripande ansvar Styrelsen har det övergripande ansvaret för ersättningsfrågor i banken. Som framgår av p. 4.2 nedan är styrelsen även operativt ansvarig för de ersättningar som betalas ut till de anställda i den verkställande ledningen samt anställda med ansvar för kontrollfunktioner. 4.2 Ersättningar till anställda i den verkställande ledningen m.m. Styrelsen skall besluta om ersättning till dels anställda i den verkställande ledningen (VD och VD:s ställföreträdare), dels anställda med ansvar för kontrollfunktioner. 4.3 Uppföljning Styrelsen skall besluta om åtgärder för att följa upp tillämpningen av denna ersättningspolicy. 5. Syfte med rörlig ersättning till anställda Bankens anställda tjänstemän har för närvarande ingen rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning skulle kunna vara att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av banken uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t.ex. att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 3 ovan. Alla ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga och syfta till dels anställds motivation dels vara långsiktigt värdeskapande men också innebära en väl avvägd risknivå för banken. 6. Ersättningskommitté Styrelsen skall utse en ersättningskommitté, vars ledamöter skall beslutas av styrelsen, dock med den begränsningen att i kommittén inte får ingå anställd i den verkställande ledningen. Ersättningskommittén skall bereda styrelsens beslut om ersättning samt åtgärder om uppföljning av tillämpningen av ersättningspolicyn. I Sparbanken Gotland utgörs ersättningskommittén av ordförande och vice ordförande, vilka ska ha tillräcklig kunskap om och erfarenhet av riskanalys för att kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Kommittén bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i banken och rapporterar till styrelsen. Complianceansvarig skall biträda ersättningskommittén vid sitt arbete enligt ovan. 7. Särskilt reglerad personal 7.1 Allmänt Banken har, med utgångspunkt från genomförd riskanalys, bedömt vilka av bankens anställda som skall utgöra särskilt reglerad personal, och som därigenom omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende.
3 (7) Banken har beslutat att anställda hörande till någon av följande kategorier om inte undantagna enligt nedan i enlighet med vad som anges i 7.7 nedan skall anses vara särskilt reglerad personal a) Anställda i den verkställande ledningen. b) Anställda i ledande strategiska befattningar ej tillämpligt i Sparbanken Gotland. c) Anställda med ansvar för kontrollfunktioner. d) Anställda som är risktagare. e) Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen. 7.2 Anställda i den verkställande ledningen Till denna personalkategori hör den verkställande direktören och den verkställande direktörens ställföreträdare. 7.3 Anställda i ledande strategiska befattningar Till denna personalkategori hör anställda, som inte ingår i den verkställande ledningen, som på region, divisionsnivå eller motsvarande ändå leder verksamheten i banken. Denna kategori finns för närvarande ej i Sparbanken Gotland. 7.4 Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Till denna personalkategori hör anställda som är ansvariga för någon av funktionerna för regelefterlevnad (compliance) och riskkontroll. Till denna kategori hör i banken följande befattningar a) Riskcontroller b) Ansvarig för regelefterlevnad 7.5 Anställda som är risktagare Till denna kategori hör anställda som i tjänsten kan utöva ett väsentligt inflytande över bankens risknivå. Utgångspunkten för bedömningen av vilka som hör till denna personalkategori är att anställda som kan ingå avtal för bankens räkning eller ta positioner för bankens räkning skall höra till denna personalkategori. Vidare skall anställda som på annat sätt kan påverka bankens risker höra till aktuell personalkategori. De som är anställda i följande befattningar eller motsvarande skall anses höra till denna kategori: a) Anställda i den verkställande ledningen. b) Anställda i ledande strategiska befattningar. c) Anställda med ansvar för kontrollfunktioner. d) Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen e) Företagsrådgivare f) Privatrådgivare g) Kredithandläggare
4 (7) 7.6 Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen Till denna kategori hör anställda som har en ersättning som är lika stor eller som överstiger den person i den verkställande ledningen med lägst ersättning. 7.7 Möjlighet till undantag Anställda i den verkställande ledningen, anställda med ansvar för kontrollfunktioner samt risktagare enligt vad som angivits ovan skall alltid höra till särskilt reglerad personal. Möjlighet att undanta sådan anställd från kategorin särskilt reglerad personal finns således inte. Det skall dock vara möjligt att undanta anställd i ledande strategisk befattning och anställd vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen från särskilt reglerad personal. En förutsättning för att så skall kunna ske är att det finns positivt stöd för att sådan anställd inte påverkar bankens risker i väsentlig mån. En sådan bedömning skall dokumenteras. 7.8 Beslut om kategorisering Den verkställande direktören ansvarar för att all personal i banken delas in enligt de kriterier som anges ovan. 8. Anställda som omfattas av rörliga ersättningssystem i banken 8.1 Beslut Eventuella rörliga ersättningar till anställda i banken skall beslutas av styrelsen. 8.2 Resultatbedömning och riskjustering Ett beslut om att anställda i banken skall erhålla rörlig ersättning skall grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått, varvid särskilt följande faktorer skall beaktas: a) Nuvarande risker. b) Framtida risker. c) Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet. 8.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Om ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den rörliga ersättningen skall således kunna bestämmas till noll. Den rörliga ersättningen får inte överstiga 30 % av den fasta delen.
5 (7) 8.4 Särskilt om rörlig ersättning till Särskilt reglerad personal Rörlig ersättning till särskilt reglerad personal skall utöver vad som angivits ovan grunda sig på följande faktorer: a) Den anställdes resultat. b) Berörd resultatenhets resultat. c) Bankens totala resultat. De kriterier (såväl finansiella som icke-finansiella) som banken lägger till grund för rörlig ersättning till särskilt reglerad personal skall dokumenteras. 8.5 Särskilt om rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner Eventuell rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner skall bestämmas utifrån mål som är kopplade till kontrollfunktionen och som är oberoende av resultatet i de affärsområden som de kontrollerar. De personer som omfattas av denna begräsning är de som arbetar med regelefterlevnad och riskkontroll. 9. Uppskjuten ersättning 9.1 Allmänt Om eventuell rörlig ersättning överstiger 100 000 kronor skall, till en del om minst 40 procent, skjutas upp under en period av minst tre till fem år innan den betalas ut eller äganderätten övergår till den anställde. Styrande för bedömning av hur stor del av sådan rörlig ersättning som skall skjutas upp och enligt ovan och under vilken tid skall vara följande faktorer: - Bankens konjunkturcykel. - De risker som Bankens verksamhet medför. - Den anställdes ansvar. - Storleken på den rörliga ersättningen. 9.2 Särskilt om rörlig ersättning till den verkställande ledningen samt rörliga ersättningar avseende höga belopp I det fall rörlig ersättning enligt vad som anges ovan under 9.1 utgår till den verkställande ledningen eller med ett högt belopp skall minst 60 procent av den rörliga ersättningen skjutas upp. 9.3 Pro-rata Oberoende av vad som angivits ovan om uppskjutande av rörlig ersättning skall banken kunna betala ut uppskjuten rörlig ersättning enligt ovan jämt fördelat över den tid som ersättningen skjuts upp, dock att den första utbetalningen får ske först med början året efter det att den rörliga ersättningen beslutades.
6 (7) 9.4 Bortfall av utestående icke-förfallen del av uppskjuten ersättning Banken skall tillse att rörlig ersättning som betalats ut endast betalas ut eller övergår till den anställde till den del detta är försvarbart enligt bankens, den berörda resultatenhetens och den anställdes resultat. Vad nu angivits skall vidare innebära att utestående icke förfallen del av uppskjuten ersättning helt skall kunna bortfalla. Anställd som tilldelas uppskjuten rörlig ersättning, vilken skjutits upp enligt ovan, skall underrättas om ovan angivna inskränkningar samt skall sådan anställd förklara sig medveten härom samt acceptera dem. 10. Övrigt 10.1 Garanterad rörlig ersättning Banken skall inte tillämpa garanterad rörlig ersättning annat än i samband med nyanställningar och då endast under det första anställningsåret. Med garanterad rörlig ersättning avses bl.a. bonus för att få anställd att stanna kvar som anställd. 10.2 Risksäkringsstrategier Banken skall tillförsäkra sig att anställda förbinder sig att inte använda personliga risksäkringsstrategier eller försäkringar som syftar till att minska eller undanröja effekterna av att en uppskjuten ersättning justeras eller bortfaller. Detta skall ske genom att anställda som erhåller uppskjuten rörlig ersättning skall underteckna en skriftlig förbindelse därom. 10.3 Avgångsvederlag m.m. Ersättning som utgår till anställd i samband med att anställning upphör skall stå i relation till den anställdes prestationer under anställningstiden samt beräknas så att den inte belönar osunt risktagande. 11. Kontroll Utöver den kontroll som skall göras av ersättningskommittén enligt ovan skall efterlevnaden av denna ersättningspolicy kontrolleras av bankens riskcontroller. Kontrollen skall ske när det är lämpligt och i vart fall årligen. Kontrollfunktionen skall när det behövs omgående rapportera resultatet av sin granskning till styrelsen och i vart fall årligen senast i samband med att årsredovisningen fastställs. 12. Transparens m.m. 12.1 Anställda VD skall vid personalmöten informera samtliga anställda om vid var tid gällande ersättningspolicy.
7 (7) VD skall därutöver informera samtliga anställda om vilka kriterier som styr deras ersättning och om hur deras resultat bedöms. Detta skall ske årligen i samband med lönesamtalet eller på annat sätt VD informerar om dessa förhållanden. För den verkställande ledningen och anställda med det övergripande ansvaret för någon av företagets kontrollfunktioner, skall i stället motsvarande skyldighet fullgöras av styrelsens ordförande. 12.2 Offentliggörande I de fall de är tillämpliga i banken, skall årligen följande information offentliggöras i samband med årsredovisningens fastställande: 1. Information om hur ersättningspolicyn beslutats, den riskanalys som ligger till grund för hur ersättningspolicyn utformats, och i tillämpliga fall även uppgifter om ersättningskommitténs sammansättning och befogenheter, uppgifter om externa konsulter som anlitats för framtagandet av ersättningspolicyn samt relevanta intressenters roll. 2. Information om sambandet mellan resultat och ersättning. 3. Information om hur ersättningssystemet utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för resultatbedömning och riskjustering, för uppskjuten utbetalning och för när äganderätten till uppskjuten ersättning övergår på den anställde, 4. Information om de resultatkriterier som ligger till grund för ersättning i form av aktier, aktierelaterade instrument, finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar. 5. De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke kontanta förmåner, 6. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på affärsområden eller motsvarande resultatenheter, 7. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning, andra anställda som kan påverka företagets risknivå och övriga anställda, enligt följande: a. intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning, b. rörliga ersättningar fördelade på kontanter, aktier, aktierelaterade instrument och andra finansiella instrument samt andra rörliga delar, c. uppskjuten ersättning med angivande hur stor del av ersättningen som de anställda inte får förfoga över, d. utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar, e. avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar, med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive garanterad ersättning, samt f. utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana utfästelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget. 13. Uppdatering Policyn ska årligen eller vid behov omprövas av styrelsen.