Ersättningspolicy - P15 2013-01-22 Sparbanken Lidköping/p314ERH. Fastställda av styrelsen 2013-01-24. Att gälla tills vidare. Definitioner Vid tillämpning av denna policy skall nedanstående begrepp ha följande betydelse: Anställda i den verkställande ledningen: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 3.2. Anställda i ledande strategiska ar: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 3.3. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 3.4. Anställda som är Risktagare: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 3.5. Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den Verkställande ledningen: De anställda i Banken som omfattas av definitionen i avsnitt 3.6. Banken: Sparbanken Lidköping Ersättning: Alla ersättningar och förmåner till en anställd (t.ex. kontant lön och andra kontanta ersättningar, ersättningar i form av aktier eller aktierelaterade instrument, pensionsavsättningar, avgångsvederlag och bilförmåner). Kontrollfunktion: Funktionen för regelefterlevnad (compliance) samt bankens funktion för riskkontroll (riskrådet). Rörlig ersättning: Ersättning som inte på förhand är fastställd till belopp eller storlek. Som rörlig ersättning räknas, i detta sammanhang, inte provisionsbaserad ersättning som är utan koppling till sådana framtida riskåtaganden vilka kan komma att ändra företagets resultat- eller balansräkning. Särskilt reglerad personal: Den verkställande ledningen och övriga anställda som Banken har identifierat som särskilt reglerad personal enligt nedan, 1. Bakgrund, övergripande mål m.m. 1.1 Riskanalys Denna ersättningspolicy grundar sig på en av styrelsen genomförd riskanalys, bilaga 1. 1.2 Syfte m.m. Syftet med denna policy är att ange grunderna och principerna för hur Ersättningar inom Banken skall fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt vilka anställda som skall vara Särskilt reglerade personer och för vilka därför särskilda regler om Rörlig ersättning ska gälla. Vidare är syftet att policyn och dess tillämpning skall främja en effektiv riskhantering och motverka ett överdrivet risktagande. Bankens verksamhet utförs av anställda tjänstemän som kan ha rörlig ersättning utöver lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att med marginal överskrida av bankens uppsatta mål. Målen kan vara finansiella och/eller operationella och/eller av annan art såsom t ex att ha en låg riskprofil. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar bankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 1.3. 1.3 Övergripande mål m.m. Bankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med Lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten så att bankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser, soliditet och likviditet, inte äventyras. Detta inbegriper även en effektiv riskhantering, sundhet och öppenhet (genomlysning). Ersättningspolicyn omfattar alla anställda.
2 Styrning 2.1 Styrelsens ansvar 2.1.1 Övergripande ansvar Styrelsen har det övergripande ansvaret för ersättningsfrågor i Banken. 2.1.2 Ersättningar till Anställda i den verkställande ledningen m.m. Styrelsen skall besluta om ersättning till dels anställda i den verkställande ledningen, dels anställda med ansvar för kontrollfunktioner. 2.1.3 Uppföljning Styrelsen skall besluta om åtgärder för att följa upp tillämpningen av denna ersättningspolicy. 2.2 Ersättningskommitté Ersättningskommittén, som består av ledamöter i styrelsen, ska utföra en oberoende bedömning av bankens ersättningspolicy och ersättningssystem. 2.3 Ersättningskommittén i styrelsen Ersättningskommittén i styrelsen består av ordföranden, vice ordföranden samt en styrelseledamot. I kommittén får ingen anställd i Verkställande ledningen ingå. Ersättningskommittén skall bereda styrelsens beslut om ersättning samt åtgärder om uppföljning av tillämpningen av ersättningspolicyn. Funktionen för regelefterlevnad (compliance) skall biträda ersättningskommittén vid sitt arbete enligt ovan. 2.4 Intern kapitalutvärdering Styrelsen skall beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna kapitalutvärderingsprocessen. 3 Särskilt reglerad personal 3.1 Allmänt Banken har, med utgångspunkt från genomförd riskanalys, bedömt vilka av Bankens anställda som skall utgöra Särskilt reglerad personal, och som därigenom omfattas av särskilda begränsningar i ersättningshänseende. Bilaga 1. Banken har beslutat att anställda hörande till någon av följande kategorier om inte undantagna enligt nedan i enlighet med vad som anges i 3.7 nedan skall anses vara Särskilt reglerad personal: Anställda i den verkställande ledningen. Anställda i ledande strategiska ar. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner. Anställda som är risktagare. Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den Verkställande ledningen. 3.2 Anställda i den verkställande ledningen Till denna personalkategori hör den verkställande direktören och den verkställande direktörens ställföreträdare (vice verkställande direktör). 3.3 Anställda i ledande strategiska ar Till denna personalkategori hör anställda, som inte ingår i den Verkställande ledningen, som ändå leder och ansvarar för den dagliga verksamheten i Banken. Personal tillhörande bankens ledningsgrupp ingår i denna kategori.
3.4 Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Till denna personalkategori hör anställd som är ansvarig för funktionen för regelefterlevnad (compliance). 3.5 Anställda som är risktagare Till denna kategori hör anställda som i tjänsten kan utöva ett väsentligt inflytande över Bankens risknivå. Utgångspunkten för bedömningen av vilka som hör till denna personalkategori är att anställda som kan ingå avtal för Bankens räkning eller ta positioner för Bankens räkning skall höra till denna personalkategori. Vidare skall anställda som på annat sätt kan påverka Bankens risker höra till aktuell personalkategori. De som är anställda i följande ar eller motsvarande skall anses höra till denna kategori: - Anställda i den Verkställande ledningen. - Anställda i ledande strategiska ar - Anställda med ansvar för kontrollfunktioner. Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den Verkställande ledningen. - Anställda som är ledamöter i bankens kreditkommitté. - 3.6 Anställda vars ersättning uppgår till, eller överstiger, den totala ersättningen till någon i den verkställande ledningen Till denna kategori hör anställda som har en ersättning som är lika stor eller som överstiger den person i den Verkställande ledningen med lägst ersättning. 3.7 Möjlighet till undantag för anställda som är risktagare Enskild kredithandläggare omfattas inte av definitionen av särskilt reglerad personal. Enskild kredithandläggares vars beslut endast kan medföra en begränsad effekt på verksamheten undantas. Däremot som medlem i kreditkommitté ingår man i kretsen för särskild reglerad personal. Beslut om kategorisering Den verkställande direktören ansvarar för att berörd personal i banken delas in enligt de kriterier som anges ovan. 4 Rörlig ersättning 4.1 Beslut Bankens styrelse beslutar om eventuella rörliga ersättningssystem till samtliga anställda i banken. 4.2 Resultatbedömning och riskjustering Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandel ska innehålla ett tak. Kriterierna för rörliga ersättningar ska bestämmas så att utdelning ej utgår om rörelseresultatet understiger 70 % av 2012 års rörelseresultat, exklusive utdelning. Ett beslut om att anställda i Banken skall erhålla Rörlig ersättning skall grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått, varvid särskilt följande faktorer skall beaktas: - Nuvarande risker. - Framtida risker. - Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet. 4.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Om Ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är
den primära Ersättningen medan den Rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den Rörliga ersättningen skall således kunna bestämmas till noll. Den maximala utfallet för rörlig ersättning är 40 000 kronor. Denna summa är lika för samtlig personal oavsett fast ersättning med hänsyn tagen till anställnings- och tjänstgöringstid. Bankens rörliga ersättningssystem utgörs för närvarande av avsättning till en resultatandelsstiftelse, Stiftelsen Guldeken, där till stiftelsen överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken respektive anställd äger en mot anställnings- och tjänstgöringstid svarande individuell andel. Utbetalning av resultatandel ur Guldeken sker tidigast efter femårs fondering. 4.4 Särskilt om rörlig ersättning till Särskilt reglerad personal Samtliga mål är företagsövergripande och baseras inte i någon del av den anställdes resultat såväl som resultatenhetens resultat. Rörlig ersättning till Särskilt reglerad personal skall utöver vad som angivit ovan grunda sig på faktorer som kan variera över åren. De finansiella och icke-finansiella kriterier som läggs till grund för beslut om Rörlig ersättning ska specificeras och dokumenteras. (Bilaga 1) 4.5 Särskilt om rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner Rörlig ersättning till anställda i kontrollfunktioner skall bestämmas utifrån mål som är kopplade till funktionen för regelefterlevnad (compliance) och som är oberoende av resultatet i de affärsområden som de kontrollerar. (Bilaga 1). Uppskjuten ersättning 4.6 Allmänt Rörlig ersättning som under ett år uppgår till minst 100 000 kronor skall, till en del om minst 40 procent, skjutas upp under en period av minst tre år innan den betalas ut eller äganderätten övergår till den anställde. Styrande för bedömning av hur stor del av sådan rörlig ersättning som skall skjutas upp och enligt ovan och under vilken tid skall vara följande faktorer: - Bankens konjunkturcykel. - De risker som Bankens verksamhet medför. - Den anställdes ansvar. - Storleken på den rörliga ersättningen. 4.7 Särskilt om rörlig ersättning till den Verkställande ledningen samt rörliga ersättningar avseende höga belopp I det fall Rörlig ersättning enligt vad som anges ovan under 4.6 utgår till den Verkställande ledningen eller med ett särskilt högt belopp skall minst 60 procent av den rörliga ersättningen skjutas upp. 4.8 Pro-rata Oberoende av vad som angivits ovan om uppskjutande av Rörlig ersättning skall Banken kunna betala ut uppskjuten rörlig ersättning enligt ovan jämt fördelat över den tid som ersättningen skjuts upp, dock att den första utbetalningen får ske först med början året efter det att den rörliga ersättningen beslutades. 4.9 Bortfall av utestående icke-förfallen del av uppskjuten ersättning Banken skall tillse att Rörlig ersättning som betalats ut endast betalas ut eller övergår till den anställde till den del endast om det är försvarbart enligt Bankens resultat. Vad nu angivits skall vidare innebära att utestående icke förfallen del av uppskjuten ersättning helt skall kunna bortfalla.
Anställd som tilldelas uppskjuten Rörlig ersättning, vilken skjutits upp enligt ovan, skall underrättas om ovan angivna inskränkningar samt skall sådan anställd förklara sig medveten härom samt acceptera dem. 5 Övrigt 5.1 Garanterad rörlig ersättning Banken skall inte tillämpa garanterad rörlig ersättning annat i samband med nyanställningar och då endast under det första anställningsåret. Med garanterad rörlig ersättning avses bl.a. bonus för att få anställd att stanna kvar som anställd. 5.2 Risksäkringsstrategier Banken skall tillförsäkra sig att anställda förbinder sig att inte använda personliga risksäkringsstrategier eller försäkringar som syftar till att minska eller undanröja effekterna av att en uppskjuten ersättning justeras eller bortfaller. Detta skall ske genom att anställda som erhåller uppskjuten rörlig ersättning skall underteckna en skriftlig förbindelse därom. 5.3 Avgångsvederlag m.m. Ersättning som utgår till anställd i samband med att anställning upphör skall stå i relation till den anställdes prestationer under anställningstiden samt beräknas så att den inte belönar osunt risktagande. 6 Kontroll Utöver den kontroll som skall göras av ersättningskommittén enligt ovan skall efterlevnaden av denna ersättningspolicy kontrolleras av Bankens internrevision. Kontrollen skall ske när det är lämpligt och i vart fall årligen. Bankens internrevision skall när det behövs, omgående rapportera resultatet av sin granskning till styrelsen i Banken och i vart fall årligen senast i samband med att årsredovisningen fastställs. 7 Transparens m.m. 7.1 Anställda Banken skall informera samtliga anställda om vid var tid gällande ersättningspolicy. Information lämnas via VD-info snarast efter årlig genomgång av ersättningspolicyn. Banken skall därutöver informera samtliga anställda om vilka kriterier som styr den rörliga ersättningen. Information lämnar snarast till samtlig personal via VD-info efter att styrelsen har tagit beslut om ersättningsnivåerna. Tillgång till senast fastställda ersättningspolicy finns publicerat i bankens intranet för regelverk. 7.2 Offentliggörande (FFFS 2011:3, 11 kap) Banken skall årligen och i samband med årsredovisningens fastställande offentliggöra följande information: 1. Information om hur ersättningspolicyn beslutats, den riskanalys som ligger till grund för hur ersättningspolicyn utformats, och i tillämpliga fall även uppgifter om ersättningskommitténs sammansättning och befogenheter, uppgifter om externa konsulter som anlitats för framtagandet av ersättningspolicyn samt relevanta intressenters roll. 2. Information om sambandet mellan resultat och ersättning. 3. Information om hur ersättningssystemet utformats i huvuddrag, inklusive kriterierna för resultatbedömning och riskjustering, för uppskjuten utbetalning och för när äganderätten till uppskjuten ersättning övergår på den anställde, 4. Information om de resultatkriterier som ligger till grund för ersättning i form av aktier, aktierelaterade instrument, finansiella instrument eller andra rörliga ersättningsdelar.
5. De huvudsakliga parametrarna och skälen för det rörliga ersättningssystemet och andra icke kontanta förmåner, 6. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på affärsområden eller motsvarande resultatenheter, 7. Kostnadsförda totalbelopp för ersättningar uppdelat på kategorierna verkställande ledning, andra anställda som kan påverka företagets risknivå och övriga anställda, enligt följande: a. intjänade ersättningar uppdelat på fast respektive rörlig ersättning och med angivande av antal personer som har fått fast respektive rörlig ersättning, b. rörliga ersättningar fördelade på kontanter, aktier, aktierelaterade instrument och andra finansiella instrument samt andra rörliga delar, c. uppskjuten ersättning med angivande hur stor del av ersättningen som de anställda inte får förfoga över, d. utfästa och utbetalda samt justerade ersättningar, e. avgångsvederlag och garanterade rörliga ersättningar i samband med nyanställningar, med angivande av det antal personer som har fått avgångsvederlag respektive garanterad ersättning, samt f. utfästa avgångsvederlag, med angivande av det antal personer som omfattas av sådana utfästelser samt det högsta enskilda utfästa avgångsvederlaget. Uppgifterna ska offentliggöras på Bankens hemsida på ett sätt som inte riskerar att avslöja enskilda personers ekonomiska eller andra förhållanden. 8. Uppdatering m.m. Denna policy skall bli föremål för regelbunden minst årlig uppdatering. Bilaga 1, till Ersättningspolicy Riskanalys Särskild reglerad personal Mätbara mål Mål kontrollfunktion Riskanalys Enligt bankens regelverk för Ersättningspolicy skall banken analysera vilka risker som är förenade med vår ersättningspolicy och ersättningssystem. Kriterierna är för 2013 uppdelade i 5 delar: Rörelseresultat/affärsvolym bland de sju bästa av de 20 största sparbankerna i SR (Grupp A). Kostnad/affärsvolym bland de sju bästa bankerna av de 20 största sparbankerna i Sparbankernas Riksförbund (grupp A). Exklusive kreditförluster. Det skall eftersträvas att bankens totala inlåning överskrider bankens egna utlåning. K/I tal före kreditförluster, enligt styrkort (f n 31 banker.) Knyck Sparavolym, inkluderar inlåning, fonder i samband med avslut av konto i annan bank. Gäller inte vid enbart flytt av pengar. Samtliga mål är företagsövergripande och individuella mål finns inte. Ett beslut om att anställda i banken skall erhålla rörlig ersättning skall grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått, varvid särskilt följande faktorer skall beaktas. Nuvarande risker Framtida risker Faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet. Bankens mål att vara bland de sju bästa bankerna avseende rörelseresultat/affärsvolym.
Analys: Resultatmåttet är baserat på resultat inklusive utdelning från Swedbank, efter kreditförluster. Här är måltalet att utfall sker om bankens mål att vara bland de sju bästa bankerna uppfylls. Det finns också en klausul i ersättningspolicyn som reglerar att ersättning ej betalas ut om rörelseresultatet understiger 70 % av 2012 års rörelseresultat, exklusive utdelning Risken banken kan ta med denna målsättning är att risknivån i kreditgivningen höjs endera genom att svagare motparter, som är beredda betala högre ränta, beviljas krediter eller att kreditgivning sker inom branscher med högre risk. Minimering av risken sker genom att kontinuerligt följa att policy efterlevs och att beslut fattas i enlighet med denna. Bankens mål att vara bland de sju bästa bankerna avseende Kostnad/affärsvolym Analys: Bedöms att ingen risk föreligger utifrån detta resultatmått. Bankens mål att eftersträva att bankens totala inlåning överskrider bankens egen utlåning Analys: Risken banken kan ta med denna målsättning är att tjänsteman kan erbjuda kund höga inlåningsräntor utanför beslutsramarna för att målet för resultatandel skall uppnås. Minimering av risken sker genom daglig kontroll av avvikelser på inlåningskonton av enhet i banken som är oberoende av dagliga verksamheten. Bankens mål avseende K/I tal före kreditförluster, enligt styrkort Analys: Risken banken kan ta med denna målsättning är man skjuter kostnaderna på framtiden för att erhålla resultatandel. Minimering av risken är att banken ska efterleva det externa regelverket att bokföra kostnad när den uppstår. Uppföljning sker även av internrevision. Bankens mål avseende Knyck Sparavolym Analys: Bedöms att ingen risk föreligger utifrån detta resultatmått Särskild reglerad personal Banken skall på grundval av analysen identifiera Särskilt reglerad personal i företaget Dessa personer är för 2013: Personalkategori Namn Typ av särskild reglerad personal VD, ledamot i kreditkommitté och ledamot i riskrådet Vice VD, ledamot i kreditkommitté och ledamot i riskrådet Ledamot i ledningsgruppen Erling Håstrand Sture Kjell Ann-Charlotte Ericsson Anställd i verkställande ledningen Anställd i verkställande ledningen Anställd i ledande strategisk Ledamot i ledningsgruppen Inga-Lill Hedberg Anställd i ledande strategisk Ledamot i ledningsgruppen, ledamot i kreditkommitté Ledamot i ledningsgruppen, ledamot i kreditkommitté Ledamot i ledningsgruppen, ledamot i kreditkommitté Niclas Karlsson Stefan Magnusson Annika Johansson Anställd i ledande strategisk Anställd i ledande strategisk Anställd i ledande strategisk
Ledamot i ledningsgruppen Milena Andersson Anställd i ledande strategisk Ledamot i ledningsgruppen Roland Madsen Anställd i ledande strategisk (Facklig personalrepresentant i ledningsgruppen) Ledamot i kreditkommitté Ann-Louise Andersson Anställd som är risktagare Compliance officer, riskcontroller och ledamot i riskrådet Gunilla Skullman Anställd med ansvar för kontrollfunktion Mätbara mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på i förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Resultatandel ska innehåll ett tak. Kriterierna för rörliga ersättningar ska bestämmas så att de bortfaller då bankens totalresultat understiger 70 % av. 2012 års rörelseresultat, exklusive utdelning Det skall finnas avtal med anställda som definierats tillhöra Särskilt reglerad personal för att kunna möjliggöra återtagande av tidigare beslutade rörliga ersättningar under tre år från utbetalning. Inför bedömning kring återtagande av tidigare beslutade rörliga ersättningar ska bankens styrelse inhämta skriftligt omdöme från bankens revisor. Kriterier för Rörlig ersättning år 2013: Område Mål Maxavsättning till resultatandelsstiftelsen Guldeken Rörelseresultat/affärsvolym Bland de sju bästa av de 20 största sparbankerna i SR (grupp A) Kostnad/Affärsvolym Bland de sju bästa av de 20 största sparbankerna i SR (grupp A) Bankens totala inlåning överskrider banken egen utlåning För varje hel % - enhet som inlåningen ökar i medelsaldo fr.o.m. 2012-12-31 t o m 2013-12-31 K/I tal enligt styrkort Bland de tio bästa av de 20 största sparbankerna i SR (grupp A). Plats 1-2, 3-4, 5-6, 7-8, 9-10. Knyck Sparavolym inklusive inlåning, fonder m m Maximal utdelning 7 000 kr 7 000 kr 10 000 kr 5 000 kr 50 miljoner kr 6 000 kr 35 000 kr Bankens rörliga ersättningssystem utgörs för närvarande av avsättning till resultatandelsstiftelsen Guldeken. Till stiftelsen överlämnade medel bildar en gemensam fond i vilken resp. anställd äger en mot anställnings- och tjänstgöringstid svarande individuell andel. Utbetalning av resultatandel ur Guldeken sker tidigast efter fem års fondering. Mål kontrollfunktioner
Arbetet med Compliance ska syfta till att identifiera och reducera risken relaterad till bristande regelefterlevnad. Compliancefunktionen ska därvid följa upp att tillämpliga regelverk efterlevs, samt lämna råd och stöd till bankens enheter i detta avseende. Compliancefunktionen ska också verka för att gällande etiska riktlinjer implementeras i den operativa verksamheten. Rörlig ersättning skall utgå till anställd i kontrollfunktion om styrelsen anser att ansvarig för området utfört sitt arbete på ett tillfredsställande sätt. Maxavsättning till resultatandelsstiftelsen Guldeken är 40 000 kr, eller maximalt det belopp som utgår till resterande personal i banken.