DB Schenker Compliance

DB Schenker Compliance

VD har ordet DB Schenker är ett företag som är starkt engagerat i att implementera och följa de globala etiska regler och riktlinjer som finns inom affärsvärlden. I den här broschyren presenterar vi DB Schenkers Compliancepolicys som gäller för alla våra anställda och samtidigt kan visa hur vi arbetar förebyggande för externa parter. Vi på DB Schenker har utvecklat ett starkt Complianceprogram som bygger på allmänna principer för god bolagsstyrning. Programmet är utformat för att ge samtliga anställda vägledning för att säkerställa att vi följer de regler och förordningar som gäller på affärsmarknaden i Sverige och globalt. Det är viktigt att vi uppträder med integritet i våra kontak ter med kunder, konkurrenter, myndig heter, anställda och andra vi möter i vår yrkesroll. Brott mot vårt Complianceprogram kan orsaka betydande skador för vårt företag. Vi kan bara förhindra dessa typer av incidenter om samtliga DB Schenkers anställda uppfyller de interna och juridiska krav som gäller i vår yrkesutövning. Vårt Complianceprogram är ett prioriterat område och är till för att säkerställa etiskt uppförande hos alla våra medarbetare och övriga som har med DB Schenker att göra. I den här broschyren presenterar vi kortfattat våra Compliancepolicys såsom: uppförandekod, gåvopolicy, riktlinjer vid intressekonflikter, förebyggande av kor ruption, skyddande av tillgångar samt för umgänge med konkurrenter. Mats Grundius CEO, Schenker AB 2

Uppförandekod Uppförandekoden innehåller bindande normer och de förväntningar vi har på vårt dagliga uppförande för att uppnå en etisk hållning i företaget. Dessa principer är bindande för alla styrelseledamöter, verkställande direktörer, chefer och medarbetare världen över. Chefer har ett särskilt ansvar att agera som förebilder och har ett särskilt ansvar för kommunikation och implementering av dessa riktlinjer. Kundfokus, lönsamhet, framsteg, ömsesidig rättvisa och förtroende samt ansvar är de värderingar som beskrivs i DB Schenkers affärsidé. De utgör kärnan i uppförandekoden. I våra mellanhavanden med kunder, affärspartner, medarbetare och ägare förpliktar vi oss att alltid agera rättvist och med integritet. Vi är övertygade om att socialt ansvar är en avgörande faktor för vårt företags långsiktiga framgång och därmed en oumbärlig del av vårt företag. All vår verksamhet är därför bunden av vår skyldighet att vara en god samhällsmedborgare. fördelar som skulle kunna påverka en persons förmåga att fatta objektiva och rättvisa affärsbeslut. Verksamheten i DB Schenker definieras av ansvar och öppenhet gentemot våra ägare. Vårt arbete har bland annat som mål att skydda företagets tillgångar och uppnå en hållbar ökning av företagets värde. Företagets tillgångar får endast användas för företagssyften och måste hanteras med skälig omsorg. Alla medarbetare är skyldiga att uppfylla relevanta gällande regler på DB Schenker. Medarbetarna påverkar företagets offentliga anseende. Vi skall alltid uppföra oss på ett artigt, hövligt och serviceinriktat sätt gentemot alla våra kunder och affärspartner. Alla anställda är skyldiga att rapportera allvarliga åsidosättanden av lagar och/ eller interna regler. DB Schenker uppfyller sina kunders, leverantörers och affärspartners behov och behandlar dem ärligt, ansvarsfullt och rättvist. Företaget accepterar inte korruption och otillbörliga affärsmetoder av medarbetare eller tredje part som har anlitats av oss. Vi erbjuder inte och tar inte emot mutor, privilegier eller 3

Gåvopolicy Förmåner såsom gåvor och inbjudningar är en artighetsgest. De får aldrig ges i syfte att påverka affärsbeslut. Gåvor och förmåner till tredje part, t.ex. affärspartners (kunder och leverantörer), kan missförstås eller missbrukas för att på ett olämpligt sätt påverka affärsrelaterade beslut. Det kan medföra juridiska risker för företaget eller ge företaget eller enskilda individer ett dåligt rykte. Riktlinjerna för gåvor och förmåner anger reglerna för godkännande och mottagande av gåvor och inbjudningar för medarbetare och närstående personer. Grundläggande principer: Förmåner får aldrig begäras. Pengagåvor är inte tillåtna. Förmåner får endast vara en artighetsgest. De ska vara lämpliga och får inte på ett olämpligt sätt påverka eller göra intryck av att påverka ett affärsbeslut. De får inte heller ge upphov till intressekonflikter. Grundregeln är att förmåner till offentliga tjänstemän inte är tillåtna. Inbjudningar: Affärsrelaterade inbjudningar får godtas eller erbjudas utan att rapporteras eller godkännas om de överensstämmer med de grundläggande principerna och förutsatt att de är sedvanliga och inte ofta förekommande. Icke sedvanliga inbjudningar får endast godtas eller erbjudas om de överensstämmer med de grundläggande principerna ovan. Icke sedvanliga inbjudningar kräver godkännande från närmsta chef och ska dokumenteras enligt gällande föreskrifter. 4

Gåvor och andra förmåner: Mindre förmåner, officiella presentartiklar och gåvor med ett värde upp till 50 euro är tillåtna om de överensstämmer med de grundläggande principerna. Gåvor med ett värde över 50 euro kräver godkännande från närmsta chef och ska dokumenteras enligt gällande föreskrifter. Mindre förmåner, officiella presentartiklar och gåvor med ett värde upp till 50 euro är tillåtna. 5

Riktlinje vid intressekonflikt Anställda är skyldiga att fatta arbetsrelaterade beslut som ligger i företagets intresse, snarare än utifrån medarbetarens egenintresse. En medarbetares egenintresse får inte ha en negativ inverkan på hans eller hennes arbete. En intressekonflikt är en situation där en person har ett egenintresse som kan ha en negativ inverkan på personens förmåga att utföra sina arbetsuppgifter för företaget. Medarbetare (och deras närstående) ska undvika sådana situationer. En intressekonflikt kan uppstå i följande situationer (listan är inte fullständig): Aktieinnehav eller mandat hos en affärspartner eller konkurrent. Bisyssla hos en affärspartner eller konkurrent. Missbruk av arbetsrelaterad information. Missbruk av kännedom om en affärsmöjlighet för företaget. Köp av eller handel med företagstillgångar. Affärsrelationer med en affärspartner eller konkurrent vid sidan av medarbetarens anställning. Ställ dig alltid följande frågor: Påverkas mitt beslut för DB Schenker av något annat än företagets intressen? Vad skulle det innebära för mig om den här situationen omtalades i media? Skulle mina kollegor eller min överordnade kunna uppfatta det som att situationen kan påverka hur jag utför mitt arbete? Skulle kunder eller andra externa parter kunna uppfatta det som att situationen kan påverka hur jag utför mitt arbete? 6

Riktlinje för förebyggande av korruption DB Schenker har länge haft som policy att hålla högsta tänkbara nivå av yrkesetiska normer i genomförandet av sina affärer. DB Schenker lägger största vikt vid sitt rykte när det gäller ärlighet, integritet och etiskt uppförande. Brott mot korruptionsbestämmelser kan få allvarliga konsekvenser. Företaget kan drabbas av stora ekonomiska förluster och anseendet kan påverkas mycket negativt. Enskilda personer kan åläggas böter, frihetsberövas, förlora sina arbeten och förklaras personligt ansvariga. För att sådana överträdelser inte ska ske finns antikorruptionsriktlinjer som anger principerna för en lagenlig och etisk affärsverksamhet. Medarbetare får inte, varken direkt eller indirekt: erbjuda, utlova eller bevilja förmåner till offentliga tjänstemän eller andra personer i syfte att på ett otillbörligt sätt påverka ett agerande, utelämnande eller beslut i syfte att vinna en affär eller skaffa sig någon annan typ av otillbörlig fördel. begära, gå med på att ta emot eller ta emot förmåner vars syfte är att på ett otillbörligt sätt påverka, framkalla eller belöna ett agerande, utelämnande eller beslut. Betalningsfrämjande aktiviteter är inte tillåtna annat än i nödsituationer. Ställ dig alltid följande frågor: Kommer det jag erbjuder att öka sannolikheten för att tjänstemannen i fråga vidtar de åtgärder jag önskar? Skulle dessa handlingar innebära att den offentliga tjänstemannen gör sig skyldig till tjänstefel? Behöver tjänstemannen i fråga utöva sitt inflytande för att få tredje part (myndighetsanställd eller privatperson) att utföra den önskade handlingen? Skulle det vara problematiskt för dig om information om ditt agerande offentliggjordes? 7

Riktlinje för affärsmässigt uppförande gentemot konkurrenter Den kompletta versionen finns på företagets intranät och den vägleder vad som är tillåtet och ej tillåtet inom områden så som: prissättning, marknadsuppdelning och kundprotektionism, informationsutbyte, kontakter med konkurrenter och andra restriktioner. Praktiskt taget alla nationella rättsordningar förbjuder avtal och samordnade förfaranden mellan företag, som syftar till eller får till effekt att begränsa konkurrensen. För att undvika brott mot konkurrenslagsstiftningen måste följande riktlinjer iakttas vid all kontakt med konkurrenter. När det gäller prissättning skall man inte ingå avtal med konkurrenter beträffande priser, prisparametrar eller andra villkor som är tillämpliga gentemot kunder eller leverantörer. Säkerställ att ditt uppförande på marknaden varken styrs eller påverkas av informella kontakter med eller av utbyte av information med dina konkurrenter. Det är olagligt att dela upp marknaden med konkurrenterna med avseende på geografiska områden, produkter/tjänster eller efter kunder och leverantörer. Håll alla beslut angående nya produkter eller planer på att gå in på nya marknader hemliga, så länge dessa beslut inte har kommunicerats ut till allmänheten. Se till att beslut om kundstöd/försäljning eller beslut om val av leverantör fattas utan att konsultera konkurrenter. 8

Utbyt inte någon konfidentiell, marknadsrelevant information med konkurrenter (varken direkt eller via tredje part). Avslöja t.ex. aldrig för konkurrenter hur ni bestämmer priser eller beräknar marginaler. Inte heller skall ni någonsin yppa information om tidigare, nuvarande eller planerade priser, rabatter eller kalkylmetoder. Det är tillåtet att använda information om konkurrenter som är allmänt tillänglig. utbyta marknadsinformation eller att ingå överenskommelser som medför konkurrensbegränsningar. Kontakta era konkurrenter enbart när ert syfte är tydligt. Delta inte i konkurrenters hemliga cirklar eller hemliga möten eftersom syftet med sådana möten kan vara att 9

Riktlinje för skyddande av tillgångar Syftet med denna riktlinje är att ge vägledning och fastställa regler för hanteringen av DB Schenkers och DB Groups tillgångar samt affärs- och företagshemligheter. Dessa tillgångar av materiellt och immateriellt värde för DB Schenker måste skyddas mot missbruk, slöseri och stöld. En affärs- eller företagshemlighet är intern, konfidentiell eller skyddad information som tillhör DB Schenker eller DB Group. De kan t.ex. vara: ekonomisk data, företagsinformation, strategisk information, kunddata, prislistor, HRinformation m.m. Eftersom röjande av företags- eller affärshemligheter till obehörig tredje part eller allmänheten kan leda till betydande olägenheter och skador för företaget, måste dessa hemligheter skyddas och behandlas konfidentiellt. Affärs- eller företagshemligheter får inte utan tillstånd reproduceras eller överlämnas till media, konkurrenter eller tredje part utan godkännande. Tillgångar är ett samlingsbegrepp som inkluderar alla resurser som tillhör DB Schenker eller DB Group eller som ekonomiskt kan tillskrivas DB Schenker eller DB Group. Tillgångar kan vara materiella (t.ex. företagsbilar, andra fordon, mark, kontorsmaterial, IT-utrustning) eller immateriella (t.ex. immaterialrätt, som uppfinningar, tekniska idéer, reklamslogans, ritningar, varumärkesnamn). Företagets tillgångar måste skyddas mot onormal värdeminskning, skador och missbruk. De får endast användas i affärssyfte och privat användning medges endast om sådan användning är tillåten enligt de interna bestämmelserna. DB Schenkers och DB Groups tillgångar ska hanteras effektivt och med vederbörlig omsorg. Anställda är skyldiga att skydda företagets tillgångar mot förluster och missbruk, såsom skador eller felanvändning. De är även skyldiga att utan dröjsmål rapportera eventuell materiell förlust eller missbruk till närmsta chef. 10

Alert Line Alert Line är DB Schenkers rapporteringssystem för att säkerställa att allvarliga överträdelser mot våra riktlinjer, som begåtts av en person i ledande ställning eller nyckelperson, kan rapporteras. Med nyckelperson menas en anställd som har möjlighet att självständigt fatta avgörande beslut för företaget. Alert Line kan användas av anställda i DB Schenker Sverige, kunder, leverantörer och andra intressenter med anknytning till DB Schenker Sverige och som lyder under gällande lagar och förordningar i Sverige. All rapportering hanteras konfidentiellt, anonymt och av en extern part. I första hand ska en medarbetare ta upp eventuella misstankar om oegentligheter med sin närmsta chef alternativt överordnad chef. Alert Line är ett komplement till den vanliga linjekommunikationen. Vad kan man anmäla? Exempel på handlingar som kan vara föremål för rapportering genom Alert Line: Ekonomisk brottslighet som mutor, bestickning, bedrägeri och förfalskning Mottagande av olämpliga gåvor, mutor eller olaglig provision Brott mot konkurrenslagstiftningen Frågor som rör allmänt missnöje med ledning och liknande ska inte anmälas till Alert Line utan istället rapporteras genom DB Schenkers andra kommunikationskanaler. Online: dbschenker.alertline.com Telefon: 020-792473 Konfidentiellt, anonymt, enkelt att använda och alltid tillgängligt! 11

Vill du veta mer om DB Schenkers compliancearbete eller få till gång till våra kompletta policys, kontakta Complianceavdelningen eller läs mer på www.dbschenker.com/se Schenker AB 412 97 Göteborg Tel 031 703 80 00 www.dbschenker.com/se Art.nr 1310 Juni 2014 Eskils Tryckeri AB