Ägardirektiv för AB Össebyhus 22 KS

Ägardirektiv för AB Össebyhus 22 KS 2017.285 3

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-09-28 147 Ägardirektiv för AB Össebyhus (KS 2017.285) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige avstyrker förslaget att revidera ägardirektiv för AB Össebyhus. Anteckning Nicklas Steorn (MP) anmäler jäv och deltar ej i beslutet. Ärendebeskrivning Styrelsen för AB Össebyhus har den 14 juni 2017 beslutat att av kommunfullmäktige begära en förändring av ägardirektivet för AB Össebyhus beträffande obetalda hyror. Styrelsen vill upphöra att skicka ut påminnelser då hyresgäst inte har inkommit med hyresinbetalning före förfallodatum. I de fall då hyresgäster hos AB Össebyhus är sena med hyresinbetalningen skickar kommunen en påminnelse om detta. Därefter går ärendet vidare till inkassobolaget. AB Össebyhus styrelse vill att kommunen ska sluta skicka påminnelser och att ärendet istället ska gå direkt till inkassobolaget som då skickar ett inkassokrav. Ägardirektivet för AB Össebyhus anger att bolaget i sin verksamhet ska beakta kommunfullmäktiges beslut som gäller för kommunens verksamhet som bedrivs i förvaltningsform. Kommunens riktlinjer för kravverksamhet, Lokal föreskrift Krav 1.2.2.1, säger att en påminnelse ska skickas ut cirka fyra dagar efter utebliven inbetalning. AB Össebyhus föreslår nu fullmäktige att revidera dess ägardirektiv så att bolaget kan frångå den lokala föreskriften och skicka ärendet direkt till inkasso utan att först ha skickat en påminnelse. Vallentuna kommuns ekonomiavdelning har ett övergripande ansvar och en samordnande funktion för kommunens fakturerings- och kravrutiner. För att arbetet ska kunna skötas så effektivt som möjligt ser kommunledningskontoret vikten av ett förfarande som gäller för kommunkoncernens samtliga verksamheter. Ur kommuninvånarnas synpunkt innebär en skickad betalningspåminnelse en form av service som ger hyresgästen möjlighet att snabbt göra en betalning och samtidigt undvika att få ett inkassokrav med en pålagd inkassoavgift. Med utgångspunkt från likställighetsprincipen i kommunallagen bör Vallentunas alla kommuninvånare behandlas lika även när det gäller förfarandet vid uteblivna betalningar. Kommunledningskontoret bedömer att ett eventuellt beslut om att inte skicka betalningspåminnelser sannolikt kommer att leda till ökat missnöje hos kommuninvånarna. Kommunledningskontoret avstyrker AB Össebyhus förslag till ändring av ägardirektivet. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige avstyrker förslaget att revidera ägardirektiv för AB Össebyhus. Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-09-28 Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Ägardirektiv för AB Össebyhus 2. Protokoll AB Össebyhus styrelse 3. 1.7.1.3 Ägardirektiv för AB Össebyhus 4. 1.2.2.1 Lokal föreskrift - Krav Expedieras till Akten AB Össebyhus Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-08-18 DNR KS 2017.285 KARIN KILERUD SID 1/2 KOMMUNCONTROLLER 0858785118 KARIN.KILERUD@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Ägardirektiv för AB Össebyhus Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige avstyrker förslaget att revidera ägardirektiv för AB Össebyhus. Ärendet i korthet Styrelsen för AB Össebyhus har den 14 juni 2017 beslutat att av kommunfullmäktige begära en förändring av ägardirektivet för AB Össebyhus beträffande obetalda hyror. Styrelsen vill upphöra att skicka ut påminnelser då hyresgäst inte har inkommit med hyresinbetalning före förfallodatum. I de fall då hyresgäster hos AB Össebyhus är sena med hyresinbetalningen skickar kommunen en påminnelse om detta. Därefter går ärendet vidare till inkassobolaget. AB Össebyhus styrelse vill att kommunen ska sluta skicka påminnelser och att ärendet istället ska gå direkt till inkassobolaget som då skickar ett inkassokrav. Ägardirektivet för AB Össebyhus anger att bolaget i sin verksamhet ska beakta kommunfullmäktiges beslut som gäller för kommunens verksamhet som bedrivs i förvaltningsform. Kommunens riktlinjer för kravverksamhet, Lokal föreskrift Krav 1.2.2.1, säger att en påminnelse ska skickas ut cirka fyra dagar efter utebliven inbetalning. AB Össebyhus föreslår nu fullmäktige att revidera dess ägardirektiv så att bolaget kan frångå den lokala föreskriften och skicka ärendet direkt till inkasso utan att först ha skickat en påminnelse. Vallentuna kommuns ekonomiavdelning har ett övergripande ansvar och en samordnande funktion för kommunens fakturerings- och kravrutiner. För att arbetet ska kunna skötas så effektivt som möjligt ser kommunledningskontoret vikten av ett förfarande som gäller för kommunkoncernens samtliga verksamheter. Ur kommuninvånarnas synpunkt innebär en skickad betalningspåminnelse en form av service som ger hyresgästen möjlighet att snabbt göra en betalning och samtidigt undvika att få ett inkassokrav med en pålagd inkassoavgift. Med utgångspunkt från likställighetsprincipen i kommunallagen bör Vallentunas alla kommuninvånare behandlas lika även när det gäller förfarandet vid uteblivna betalningar. Kommunledningskontoret bedömer att ett eventuellt beslut om att inte skicka betalningspåminnelser sannolikt kommer att leda till ökat missnöje hos kommuninvånarna. Kommunledningskontoret avstyrker AB Össebyhus förslag till ändring av KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 6

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2017-08-18 DNR KS 2017.285 SID 2/2 ägardirektivet. Handlingar 1. Ägardirektiv för AB Össebyhus Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten AB Össebyhus 7

..'.aa{...l' sfû Ll4 AB OSSEIYHUS STYRELSËil Protokoll 2O17-06-14 lmtite nr s 2at7) STyRELSEMörE Tid: Plats: Onsdag den 14 juni H.r8.oo Granbyrummet, Vallentuna kommun Beslutande: Bengt Lindahl (M) (ordförande), Per-Evert Staff(C), Kenneth Bylund (S), Ragnar Dahl (L) och Nicklas Steorn (MP) Ersättare: Roger Gadde (M), Birgitta Karlsson (KD), Jimmy tlllgren (L), RolandAhl (S) AnmäIt förhinder: Petter Mähler (S) Öwiga deltagare: Sandra Sörensson Vallentuna kommun, Äsa Allestam SBF Vallentuna kommun $ I öppnande Ordförande Bengt Lindahl hälsar de närvarande mötet öppnat. välkomna och förklarade 5 2 Upprop Ordförande förrättar upprop. Deltagare enligt ovan. $ 3 Sekreterare Sandra Sörensson valdes till sekreterare fär dagens protokoll. $ 4 Justcrandc Kenneth Bylund utses att jämte ordförande justera protokollet. $ 5 Dagordning Utsänd dagordning godkändes. l öss vxus c/o vâlllf{îuf{a KoMuuN TUNA TORG 1 ' 185 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 8 k

std 2/ 4 AÐ ôsseðyhus STYR,E.SETI $ 6 Föregående Protokoll Protokoll från styrelsemöte den r4 februari zort godkändes. g 7 Ekonomirapportcring Sandra Sörensson informerade om att AB Össebyhus börjat debiterats iniåningsavgifter för pengarna som finns på bankkontot. $ 8 Staturrapport Scnior 65* Asa Allestam redogiorde für status Senior 65+. TVå lägenheter uppsagda. Den ena är nytt kontrakt undertecknat på och den andra ligger hos Stockholms bostadsförmedling. Äsa Allestam informerade även om att en tvåårsbesiktning gjorts och att smååtgärder är utftirda. Hon inväntar statusrapport från JM. Missljud fìnns fortfarande i vissa rör, Bravida ska undersöka detta men beroende på att maj var en ovanligt kall månad har arbetet blivit försenat. S 9 Statusrepport gamla bcståndct Äsa Allestam informerade om atl samtliga lägenheter är uthyrda, z parkeringsplatser är outhyrda. z lägenhetsinnehavare är uppsagda på grund av olovþa andrahandsuthyrningar, utflytt sker senast 3r augusti. Arbete pågår med hyresgäster som inte betalar sina hyror. De e avhysningarna har pågått i rz respektive 17 månader. Drifugruppen ville sluta skicka ut påminnelser for försenade hyresinbetalningar och istället direkt skicka hyresgästerna till inkasso. Bnligt ägardirektiv från Vallentuna kommun ska AB össebyhus följa kommunens policys och riktlinjer. Därav kan detta inte genomföras utan påminnelser och inkassoärenden kommer att skötas som tidigare. Beslut: Styrelsen beslutar att av Kommunfullmäktige begära en förändring av ägardirektivet för AB Össebyhus beträffande obetalda hyror. Äsa Allestam informerade om att det har strulat ti[ sig med leverantören för 491-^r^-l-- ^+ ^^L -..i L^- fa+r ^--L-+^ ^- ^l^ n-^:^l ^r.- l::--^l f::-^^-^ rf^rurrùltrtuylçt uull vl u rr ralr frvlil.yld dvlrl YL. f rujtrãlçl (1r u(tl lr9\i r(rl'sër (rl. nurr informerade även om att projektledare på fastighetsavdelningen, Vallentuna kommun, kommer att driva fönsterbytet som ett projekt. Samma ab össrbyhus c/o vallëf{îu1{a KOMfrl UN TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 9 äu

s. srd 3/4 AD össebyhus SÎYRELSÊN projektledare kommer även att driva balkongrenoveringsprojektet, där besiktning avbetongplattorna nu har utfiirts. Ytterligare z projekt som drivs parallellt är fiberdragning inh. tv samt förprojektering av stamb e. $ 1O Statusrapport Fornminnesvägen 16 Asa Allestam informerade om arbetet löper på enligt tidplan. Förhoppningen är att inflyttning ska kunna ske senast vid årsskiftet zort /zor8. Äsa Allestam informerade om att hon kommer att lämna in en hyresframställan gällande hyresförhandlingen så att de nya hyrorna är förhandlade och Hara innan lägenheterna ska tillträdas. $ 11 Lånebehov Offerter på lån redovisades. 9 5OO OOO kr. Omteckning av lån ska göras till ett belopp om Beslut: Styrelsen uppdrar till Annika Hellberg, att för företagets räkning omsätta lån på Kommuninvest, dvs. låna upp belopp motsvarandebelopp på de lån som förfaller till betalning. Villkor enligt offert från Kommuninvest för 4,8 år, daterad 21c.7-e,6-12. $ 12 övriga frågor Inga öwiga frågor. ls össecvxus C/O vatlentuna KOMÍt'lUlY TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 Ø 10

gtd 414 AA ö39ebyhu3 STYRELSIÍ{ $ 13 Kommandr rtylclrcmötqn För styrclscn är bokade till Granbyrummet H r8:. 19 september kl r8,l.o. Ll rq $ 14 Avslutandc Ordförande Bengt Lindahl tackar für ett aktivt deltagande i mötet och önskar en G[,AD SOMMAR. Sandra Sekreterare Justeras Lindahl Ordförande [ædamot Bylund r össe vxug c/o vallllltuia Kollfilufr TUNA TORG 1. 186 86 VALLENTUNA TFN; û8-587 850 00 11

ÄGARDIREKTIV FÖR A B ÖSSEBYHUS 2016-01-22 SID 1/3 1.7.1.3 KOMMUNAL F ÖR FATTNINGSSAMLING Ägardirektiv för AB Össebyhus Antagna av kommunfullmäktige 1997-05-12, 30, 2004-12-20 81 Fastställda av bolagsstämman 1997-06-16 Reviderad av kommunfullmäktige 2010-06-14 40, 2012-06-11 56 Fastställda av bolagsstämman Reviderad av kommunfullmäktige 2016-02-15 31 Ägardirektiv för Aktiebolaget Össebyhus, nedan kallat bolaget. Med ägaren avses i dessa direktiv kommunstyrelsen i Vallentuna kommun. 1. Bolagets ställning i den kommunala organisationen Bolaget är ett kommunalt aktiebolag för bostadsförsörjning och fastighetsförvaltning och ägs av Vallentuna kommun. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till ägaren genom - gällande bolagsordning - gällande ägardirektiv - förekommande avtal mellan ägaren och bolaget. 2. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Kommunfullmäktige bär det yttersta ansvaret för bolagets verksamhet. Bolagets styrelseledamöter utses av kommunfullmäktige. Aktiebolagslagen föreskriver styrelsens ansvar för bolaget. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga marknadsorienterade grunder med iakttagande av kommunens ändamål med verksamheten och de regler som gäller för kommunalt ägda bolag. Tills vidare skall verksamheten bedrivas utan att egen personal anställes. Bolaget skall i sin verksamhet i tillämpliga delar beakta kommunfullmäktiges policybeslut som gäller för kommunens verksamhet som bedrivs i förvaltningsform. Kommunens bestämmelser om ersättning till förtroendevalda skall följas. Offentlighetsprincipen gäller enligt de grunder som anges för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. KLK 186 00 TF N: 08-587 850 00 WW W.VA LL ENTUNA. SE 12

SID 2/ 3 3. Underställningsskyldighet Innan bolaget fattar beslut om verksamheten av principiell karaktär eller annars av större vikt skall ägaren ges tillfälle att yttra sig. Detta kan t ex gälla ärenden som avser köp eller försäljning av fast egendom samt planering av investeringar av större omfattning. 4. Informationsskyldighet Bolaget skall lämna ägaren löpande information om den ekonomiska och verksamhetsmässiga utvecklingen. Detta ska ske genom att - styrelseprotokoll löpande tillställs kommunstyrelsen - planerade uppföljningsmöten med kommunens politiska ledning äger rum vid boksluts- och budgetbehandling - rapportering genom uppföljningsrapporter och delårsbokslut sker i enlighet med anvisningar från kommunledningskontoret - information lämnas till kommunfullmäktige och allmänhet vid bolagsstämman. 5. Miljö Bolaget skall sträva efter att vid varje tidpunkt använda mest miljövänliga teknik inom ramen för vad som är ekonomiskt rimligt. 6. Ekonomi och kapitalförvaltning Målet för bolagets konsolidering skall vara att sträva efter en soliditet om ca 10%. En avkastningsnivå på eget kapital om ca 15% per år skall eftersträvas. Bolaget skall lämna skälig utdelning till ägaren relaterat till avkastningen. Utdelningen från ett allmännyttigt bostadsföretag får högst motsvara den genomsnittliga statslåneräntan under föregående räkenskapsår med ett tillägg av en procentenhet. Utdelningen baseras på det allmännyttiga bostadsföretagets grundkapital. En avgift på 0,25% av utnyttjad borgen per år tas ut om kommunen går i borgen för bolagets lån så att kapitalkostnaden sammantaget blir marknadsmässig. Vid upplåning och placering av likvida medel skall "PLACERINGS- OCH FINANSIERINGSPOLICY FÖR VALLENTUNA KOMMUN" gälla i tillämpliga delar. Ägaren kan föreskriva att bolagets penninghantering skall anslutas till kommunens koncernkonto. 7. Uppdrag avseende bostadsproduktion Vallentuna kommunfullmäktige har i särskilt beslut 2016-02-15, XX, beslutat om följande komplettering av ägardirektiven: AB Össebyhus får i uppdrag att inleda förhandlingar om att sälja del av Vallentuna- Mörby 1:310 i syfte att möjliggöra för nyproduktion av hyresrätter för bostadsändamål. AB Össebyhus får i uppdrag att utse en förhandlingsdelegation för ändamålet. KLK 186 00 TF N: 08-587 850 00 WW W.VA LL ENTUNA. SE 13

SID 3/ 3 Vallentuna kommunfullmäktige har i särskilt beslut 2010-06-14, 40, beslutat om följande komplettering av ägardirektiven: AB Össebyhus får i uppdrag att bygga 20-30 bostadslägenheter för trygghetsboende vid Fornminnesvägen. Lägenheterna förutsätts byggas utan några kommunala subventioner. AB Össebyhus får i uppdrag att uppta förhandlingar med samhällsbyggnadsförvaltningen. En inriktning för planeringen är att byggandet av lägenheterna ska kunna påbörjas 2012. KLK 186 00 TF N: 08-587 850 00 WW W.VA LL ENTUNA. SE 14

2015-03-23 1.2.2.1 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Lokal föreskrift - Krav Fastställd av kommunstyrelsen 2000-02-21 38 Reviderad av kommunstyrelsen 2004-12-06 150 Reviderad av kommunfullmäktige 2008-05-26 35 Reviderad av kommunfullmäktige 2015-03-23 25 1 Inledning Detta dokument redovisar de riktlinjer som gäller för Vallentuna kommuns kravverksamhet. Denna rutin gäller ej för biblioteket och återbetalningspliktigt socialt bistånd. 2 Kravverksamhetens organisation Kommunledningskontorets enhet Ekonomiservice har ett övergripande ansvar och en samordnande funktion för kommunens fakturerings- och kravrutiner. Respektive förvaltning ansvarar för att faktureringsunderlaget är korrekt. 3 Förfallodag Förfallodag ska infalla 30 dagar efter fakturadatum om inget annat avtalats eller följer av särskilda bestämmelser i taxa eller avtal. Förfallodag ska anges på fakturan och ska om möjligt sammanfalla med månadsskifte. 4 Krav Vid utebliven betalning skickas, cirka fyra dagar efter förfallodatum, en påminnelse ut. Om betalningen uteblir även efter påminnelsen, skickas ärendet vidare till vår samarbetspartner Visma Collectors. De skickar i sin tur ett inkassokrav cirka 16 dagar efter förfallodagen. I samband med inkassokravet tillkommer en lagenlig administrationsavgift, som läggs till det belopp som står på fakturan. 5 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta ska debiteras efter förfallodagen. Ränta utgår enligt 6 i räntelagen såvida inte annat avtalats. 15

2015-03-23 1.2.2.1 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 6 Beloppsgränser Minsta belopp vid debitering bör vara 50 kronor. Återbetalning under 50 kronor betalas inte ut. För att amorteringsplan ska upprättas bör den totala skulden överstiga 1000 kronor. 7 Sanktioner I riktlinjer för nämnderna framgår att kommunen under vissa förhållanden, vid utebliven betalning, kan säga upp tjänsten/servicen som tillhandahålls kunden. 8 Avskrivningar av fordringar Den kostnad (ej inkomna intäkter) som uppstår vid avskrivning av fordran belastar respektive nämnd och ska täckas inom befintlig budget. Fordringar som redovisas i bokslutet bör ej vara äldre än ett år. Beslut om avskrivning av fordringsbelopp under två prisbasbelopp per ärende tas av respektive nämnd. Beslut om avskrivning av belopp över två prisbasbelopp/ärende tas av kommunfullmäktige. Beslut om bokföringsmässig avskrivning av fordran innebär inte att kommunen definitivt avstår från betalning. Om en gäldenär vid ett tillfälle saknar utmätningsbara tillgångar men senare kommer att få sådana, kan kommunen förnya sina krav. 16