Skånevård Kryh Division Habilitering och Hjälpmedel Karin Gidlöf Wuttke Planerings-/utvecklingsstrateg Mobil: 0705-37 07 07 E-post: karin.wuttke@skane.se Datum 2015-05-04 Dnr 1500030 1 (5) Intern kontrollplan 2015 Bakgrund I enlighet med reglemente för regionstyrelse, nämnder och revisorerna i Region Skåne ansvarar Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden för att upprätta en intern kontrollplan för nämndens arbete. Resultatet av det interna kontrollarbetet ska årligen rapporteras till regionstyrelsen, som har det övergripande ansvaret för intern kontroll i Region Skåne. Regionstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-03-03 om process för intern kontroll 2015 samt om obligatoriska kontrollområden. Dessa kompletterades med ytterligare ett område enligt beslut av Regiondirektören 2015-04- 20. De obligatoriska kontrollområdena består av övergripande kontrollområden samt administrativa kontrollområden. De övergripande kontrollområdena är desamma som målen i Region Skånes budget 2015 med verksamhetsplan 2016-2017. I den interna kontrollplanen ska också finnas specifika verksamhetsanpassade kontrollområden utifrån de riskanalyser som genomförs inom respektive verksamhet. Kontrollmål Den interna kontrollen ska bygga på en helhetssyn avseende Region Skånes verksamhet och mål. Detta innebär att god hushållning och den interna kontrollen ska omfatta mål, strategier, styrning, uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda kontroll- och uppföljningssystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. En god hushållning och intern kontroll ska säkerställa att följande uppnås: 291 89 Kristianstad Telefon: 040-33 30 00 Fax: 044-309 32 98 E-post: habhjalp@skane.se Webbplats: www.skane.se/habilitering Organisationsnummer: 23 21 00-0255
2 (5) Fastställda mål i budget och verksamhetsplan uppfylls Verksamheten ska bedrivas enligt de mål, verksamhetsplaner och riktlinjer som regionfullmäktige har fastställt och uppföljning och kontroll ska göras gentemot dessa. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinje Lagstiftning, Region Skånes interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter ska följas. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Innebär att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda mål och verksamhetsplaner. Rättvisande redovisning, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Regionstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Skydd mot förluster eller förstörelse av verksamheten Kontrollrutinerna ska vara tillräckliga kring de processer och rutiner där likvida medel, värdepapper och andra tillgångar hanteras. Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Förluster på grund av oavsiktliga eller avsiktliga fel ska förhindras. Ansvars- och befogenhetsfördelning ska vara väl strukturerad. Underlag för ständiga förbättringar Resultatet av uppföljning och intern kontroll ska dokumenteras och rapporteras. Det ska ligga till underlag för utvärdering och ständiga förbättringar av mål, riktlinjer, anvisningar, system och rutiner. Kontrollområden 2015 Nedan redovisas de kontrollområden som ingår i Habilitering och Hjälpmedels interna kontrollplan 2015, samt divisionens process för intern kontroll. Planen återfinns dessutom i tabellform i bilaga 1. Plan för intern kontroll 2015 Habilitering och Hjälpmedel Uppdelning av granskningsområden har gjorts utifrån de obligatoriska kontrollområden som fastställts av Regionstyrelsens arbetsutskott och av Regiondirektören, samt de verksamhetsspecifika kontrollområden som framkommit vid riskanalys av verksamheten. Obligatoriska kontrollområden De obligatoriska kontrollområdena består av övergripande kontrollområden samt administrativa kontrollområden. De övergripande kontrollområdena är desamma som målen i Region Skånes budget 2015 med verksamhetsplan 2016-2017. Med utgångspunkt Region Skånes budget och verksamhetsplan, och de mål som finns angivna i strategikartan, fastställer Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden årligen ett divisionsuppdrag för Habilitering och Hjälpmedel. I divisionsuppdraget, benämnt Måldokument 2015, åskådlig-
3 (5) görs divisionens målarbete i en bild där målområden och divisionsövergripande mål anges. Målfokusbild 2015 Habilitering och Hjälpmedel I den interna kontrollplanen har de mål och måltal som finns i Habilitering och Hjälpmedels måldokument kopplats till Region Skånes övergripande kontrollområden. På så sätt finns en direkt koppling mellan Region Skånes mål, divisionens mål och den interna kontrollplanen. De övergripande kontrollområdena för 2015 är: Nöjda medborgare En effektiv verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklingsaktör Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Verksamhet och resultat i fokus Långsiktigt stark ekonomi De administrativa kontrollområdena för 2015 är: Attesthantering kopplade till ekonomiska transaktioner Behörighet i ekonomisystemen Att skattelagstiftningens krav följs Att fakturering sker i enlighet med regelverk Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Att kompetensförsörjningsplaner finns Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Verkställighet av beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm.)
4 (5) Verksamhetsspecifika kontrollområden 2015 Utifrån riskanalys av verksamheten har följande verksamhetsspecifika kontrollområden identifierats: Sjukfrånvaro Barn- och ungdomar med autismspektrumtillstånd Hjälpmedel Vårdval hörselrehabilitering Kontrollmoment har formulerats för samtliga ovanstående kontrollområden, se bilaga 1. Process för intern kontroll Övergripande process för intern kontroll 2015 Processen för intern kontroll inom Habilitering och Hjälpmedel följer processen för budget med verksamhetsplan i Region Skåne. Med utgångpunkt i budgeten, innehållande Region Skånes strategikarta, fastställer Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden ett divisionsuppdrag för Habilitering och Hjälpmedel. Utifrån divisionsuppdraget görs en risk- och väsentlighetsbedömning som sedan används för att identifiera vilka områden som ska ingå i den interna kontrollplanen. Utöver detta görs även en bedömning av övriga interna och externa risker av betydelse för verksamheten. Risk- och väsentlighetsbedömning görs också av de obligatoriska kontrollområdena. Genomförande av kontrollmomenten sker under året i enlighet med vad som anges i planen (bilaga 1). Rapportering avseende den interna kontrollplanen sker till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i tertialrapporter och årsredovisning. Risk och väsentlighetsbedömning Den interna kontrollplanen för 2015 har behandlats i divisionens ledningsgrupp i september, november och december 2014, samt i februari och mars 2015. I ledningsgruppen ingår chefer för samtliga verksamheter och stabsfunktioner samt chefläkare. Ledningsgruppen har genomfört riskbedömning utifrån följande tre utgångspunkter. Divisionsuppdraget, Måldokument 2015 Habilitering & Hjälpmedel Den interna kontrollen ska säkerställa att mål i budget med verksamhetsplan uppfylls. För att tydliggöra kopplingen mellan Region Skånes budget och verksamhetsplan, divisionsuppdraget och den interna kontrollen, har risk- och väsentlighetsbedömning gjorts avseende samtliga måltal i divisionsuppdraget för 2015. I september gjordes en första risk- och väsentlighetsbedömning av måltalen. Avsikten var att, innan divisionsuppdraget beslutas, få en kontroll av om måltalen formulerats på rätt sätt och om de måltal som ingick var de mest väsentliga. Risk- och väsentlighetsbedömningen bidrog på så sätt till att formulera relevanta mål för verksamheten. Risk- och väsentlighetsbedömning gjordes också av divisionens samverkansgrupp i oktober. Gruppen består av representanter från de fackliga organisat-
5 (5) ionerna och från arbetsgivaren. En avstämning gjordes i divisionens ledningsgrupp i november och utifrån den samlade bedömningen har ett antal kontrollområden tillfogats den interna kontrollplanen. Dessa finns angivna under övergripande obligatoriska kontrollområden. Administrativa kontrollområden Kontrollmoment har formulerats för samtliga administrativa kontrollområden. Risk- och väsentlighetsbedömning av de områden som beslutats av Regionstyrelsens arbetsutskott har gjorts av divisionens ledningsgrupp i mars 2015. För det område som beslutats av Regiondirektören har risk- och väsentlighetsbedömning gjorts av Divisionsekonom i maj 2015. Övergripande riskanalys Som ett komplement till ovanstående riskanalyser har ledningsgruppen även gjort en bedömning av övriga externa och interna risker av betydelse för verksamheten. För att få ett bredare perspektiv i riskanalysen har också en riskinventering gjorts tillsammans med Habiliterings- och hjälpmedelsnämndens presidium i december 2014. Bedömningen av de identifierade riskerna har resulterat i ett antal kontrollområden som finns angivna under verksamhetsspecifika kontrollområden. Risk- och väsentlighetsbedömningarna har gjorts i enlighet med den modell som anges i Tillämpningsanvisningar till Reglemente för god hushållning och intern kontroll. Resultatet av bedömningen av samtliga kontrollområden finns angivna i bilaga 1. Information och kommunikation Information om den interna kontrollplanen och dess kontrollmoment sker i linjeorganisationen. Samtliga chefer inom divisionen kommer att få information om planen vid chefsmöte under våren 2015. Genomförande av kontrollmomenten i den interna kontrollplanen sker under året i enlighet med vad som anges under kontrollmetod/frekvens i bilaga 1. Rapportering enligt planen sker till Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och divisionsledningen i tertialrapporter 2015-04-30 och 2015-08-31, samt i årsredovisning för 2015. I ärendet finns följande bilaga: Bilaga 1. Plan för intern kontroll 2015 Habilitering och Hjälpmedel Ewa Pihl Krabbe Ordförande Karin Bengtsson Divisionschef