Översyn av arbetsformer och reglemente för pensionärsrådet

Dnr KS-2012-671 Dpl 00 sid 1 (7) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Verksamhetsstyrning Tjänsteyttrande 2013-03-26 Jenny Mentzer, 054-540 -10 40 jenny.mentzer@karlstad.se Översyn av arbetsformer och reglemente för pensionärsrådet Dnr KS-2012-671 Dpl 00 Bakgrund Ett av de övergripande målen i kommunens strategiska plan är att Karlstadsbornas erfarenheter och kunskaper bättre ska tas till vara. Som en del i att nå målet har kommunstyrelsen ansvar för ett åtagande om att utveckla arbetsformer för kommunens råd för intresseorganisationer och andra forum för dialog. Utifrån åtagandet gjorde kommunledningskontoret en kartläggning av pensionärsrådet och rådet för personer med funktionsnedsättning under våren 2012. Intervjuer genomfördes med: Organisationsrepresentanter som sitter med i råden Organisationsrepresentanter som inte sitter med i råden Förtroendevalda som sitter med i råden Tjänstemän som har varit i kontakt med råden Syftet var att kartlägga rådens verksamhet utifrån de olika aktörernas perspektiv. I kartläggningen framkom att rådens funktion och syfte var oklart. Förslaget till fortsatt arbete blev därför att tydliggöra syftet genom att definiera vad rådens verksamhet ska leda till. Översynen resulterade även i ett underlag till fortsatt arbete och utveckling av råden som presenteras i det här ärendet. Nuläge Pensionärsrådet består av ledamöter och ersättare från fem pensionärsorganisationer och förtroendevalda från kommunstyrelsen, arbetsmarknads- och socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, teknik- och fastighetsnämnden, stadsbyggnadsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden. Enligt gällande reglemente ska rådet sammanträda minst fem gånger per år. Efter genomgång av protokoll från rådsmöten under åren 2009 till 2012 framgår det att innehållet på mötena i huvudsak är information från kommunens olika förvaltningar. I pensionärsrådet kommer stora delar av informationen från vårdoch omsorgsförvaltningen om befintlig verksamhet och pågående arbete. Informationen från övriga förvaltningar består till stor del av allmän information Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8A Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 34 06 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr KS-2012-671 Dpl 00 sid 2 (7) som även är av intresse för alla Karlstadsbor. Närvarande politiker på rådsmötet informerar från sin nämnd. Innehållet är då oftast allmän information och vad som beslutades på senaste nämndsammanträdet. På rådsmötena ställer pensionärsorganisationerna ofta frågor till varje punkt på dagordningen samt till politiker när de rapporterar från nämnderna. Frågorna som riktas till politikerna är oftast av driftskaraktär, det vill säga på tjänstemannanivå. Inför varje rådsmöte hålls ett beredningsmöte där beredningsgruppen förbereder ärenden och föreslår dagordning. Beredningsgruppen består av ordförande, vice ordförande, ytterligare en representant för pensionärsorganisationerna och sekreteraren i rådet. Översynens genomförande Översynen består av fyra delar 1. Arbetsgrupp med pensionärsorganisationerna 2. Dialog med politiker i rådet 3. Återrapportering och samverkan på rådsmöte 4. Omvärldsbevakning 1. Arbetsgrupp med pensionärsorganisationerna Med kartläggningen som grund bildade kommunledningskontoret en arbetsgrupp med fem representanter från pensionärsorganisationerna som sitter med i rådet. Gruppen träffades tre gånger. Arbetsgruppens roll var att bidra med kunskap om hur de upplever hur rådet fungerar idag och att förmedla vad organisationerna har för behov och hur de vill arbeta framöver. Arbetsgruppen var överens om att rådets nuvarande form inte är framgångsrikt för att kunna vara med och påverka i ett tidigt skede. Organisationerna vill komma in i planeringsstadiet och inte bara få information om befintlig verksamhet. De framför att ett sätt är att arbeta i mindre arbetsgrupper kring specifika frågor. Arbetsgruppernas sammansättning blir olika beroende på frågornas art, det kan finnas spetskompetens inom de olika organisationerna som med fördel kan användas i arbetsgrupperna. Vad gäller själva rådsmötena framför organisationerna önskemål om att lyfta en fråga per möte och få ordentligt med tid för diskussion kring den. De framför också vikten av att få rapporter från nämnderna om vad som är på gång hos dem, vilka framtidsfrågor som är aktuella. De vill även få information om vad som beslutats på föregående nämndsammanträde, då alla medlemmar inte har möjlighet att läsa dem på www.karlstad.se. Det viktiga är att mötena är bra och meningsfulla snarare än att det är just fem per år och organisationerna är därför öppna för att prova alternativ, för att sedan utvärdera. De områden som organisationerna tycker är mest angeläget att få samverka kring är: Bostadsfrågor, tex: - bostäder för äldre

Dnr KS-2012-671 Dpl 00 sid 3 (7) - trygghetsboende - planering av bostadsområden Buss transport Serviceavgifter, tex: - mat - hemtjänst - fördtjänst - information om avgifter och vad man har rätt att få (hemtjänst mm) - badhuset - kultur Palliativ vård Infrastruktur framkomligheten, tex: - gator - cykelvägar Kulturen Organisationerna uttrycker en önskan om att få kontaktpersoner på förvaltningarna för att underlätta dialogen med tjänstemännen. Som ett sista led i förankringen med pensionärsorganisationerna stämdes förslaget på nytt arbetssätt av med arbetsgruppen. De fick möjlighet att lämna synpunkter på förslaget. Organisationerna var positiva till förslaget och lämnade en skrivelse där de sammanfattar sina förväntningar, vilket är i linje med förslaget (se bilaga 1). 2. Dialog med politiker i rådet Kommunledningskontoret träffade vid ett tillfälle politiker som sitter med i rådet för att fånga upp deras syn på hur rådet skulle kunna arbeta framöver. Politikerna uttycker ett behov av att särskilja medborgardialogen och brukardialogen. De framför också önskemål om kortare möten samt att de ligger på kvällstid för att underlätta för politikerna att kunna närvara. 3. Återrapportering och samverkan på rådsmöte På efterkommande rådsmöte fick deltagarna i smågrupper bestående av både politiker och organisationsrepresentanter diskutera följande frågor: Teman - Vilka frågor är det mest angeläget att samverka kring? Rådsmötena vilka typer av frågor bör lyftas? Framåtsyftande? Arbetsgrupper på vilket sätt skulle det kunna göras och vilka frågor skulle kunna vara aktuella här? Det som framfördes var i linje med det som arbetsgruppen framfört. Samma områden att samverka kring som identifierades i arbetsgruppen framfördes. Angående rådsmötena framfördes önskemål om att nämnderna informerar om vad som är på gång och att lyfta en fråga per möte för att diskutera på djupet innan beslut fattas. Övriga frågor kan även finnas med som en punkt på dagordningen. Arbetsgrupper fördes fram som ett bra arbetssätt för att samverka med tjänstemän.

Dnr KS-2012-671 Dpl 00 sid 4 (7) 4. Omvärldsbevakning Ett led i översynen har varit att inhämta kunskap om hur kommunens olika förvaltningar och hur andra kommuner samverkar med pensionärsorganisationer. Vård- och omsorgsförvaltningen använder sig bland annat av fokusgrupper för att inhämta information i arbetet med kvalitetsfrågor, det vill säga utveckling och förbättring. Brukare handplockas då utifrån dialogens syfte. Andra goda exempel som pensionärsorganisationerna själva lyfter är uppstarten av seniorernas hus och anhörigcentrum. Där har organisationerna fått vara med i processen och känner att de blivit lyssnade på. Våra jämförelsekommuner Linköping, Örebro, Jönköping, Sundsvall, Gävle, Växjö, Luleå och Kalmar arbetar på liknande sätt som Karlstad med sina rådsmotsvarigheter. Precis som här innehåller deras rådsmöten i huvudsak information från tjänstemän. Undantaget är Linköping där rådet i stor uträckning arbetar i arbetsgrupper med tydliga teman, exempelvis kollektivtrafik och stadsmiljö. Tjänstemän bjuds ibland in för att besvara detaljfrågor. Linköping har också jobbat med utbildningar för rådets ledamöter avseende deras roll vad som förväntas av dem och vad rådet är för slags arena. Detta arbete har bidraget till en känsla av att det görs något av betydelse inom rådet. Kungsbacka är en kommun som tagit ett samlat grepp kring vad de kallar för invånardialog. Arbetet drevs först i projektform under ett och ett halvt år, men har nu permanentats. Ett av uppdragen inom ramen för projektet var att besvara frågan om invånardialogen kunde ersätta pensionärs- och handikappråden, som under projektet lades på is. Genom projektet visade det sig att råden inte behövs specifikt. Målgrupperna fanns representerade i de olika dialogforum som testades. De konstaterade däremot att det fanns ett behov hos organisationerna av att få information från kommunen. Äldreomsorgsnämnden och nämnden för funktionshinder fick därför i uppdrag att ha informationsmöten direkt med berörda organisationer. Råden i sin ursprungliga form har därför lagts ner. Kommunledningskontorets förslag på nytt arbetssätt Kommunledningskontoret har arbetat fram ett förslag på nytt arbetssätt utifrån kartläggningen, arbetet i arbetsgruppen, det som framkom på rådsmötet och omvärldsbevakningen. Syftet med förslaget är att möta upp pensionärsorganisationernas önskemål och att bättre ta tillvara deras kompetens genom att renodla och särskilja medborgar- och brukardialogen. En medborgardialog handlar om frågor som berör människor i rollen som medborgare i kommunen, det vill säga övergripande frågor om samhällsutvecklingen. Här krävs det politiska beslut, vilket gör förtroendevalda till viktiga aktörer. I en brukardialog deltar människor i rollen som brukare av en specifik verksamhet eller service. Det innebär ofta att frågan inte kräver politiska beslut och att dialogen främst sker mellan brukare och tjänstemän.

Dnr KS-2012-671 Dpl 00 sid 5 (7) För att renodla dialogen föreslår kommunledningskontoret att rådsmötet blir ett forum för medborgardialog och att brukardialogen sker genom dialog och samverkan mellan tjänstemännen på förvaltningarna och pensionärsorganisationerna. Rådsmöte För att få en renodlad medborgardialog och för att möta upp pensionärsorganisationernas önskemål om att föra dialog med de förtroendevalda och därmed kunna påverka i ett tidigt skede föreslår kommunledningskontoret att rådet i sig finns kvar. Rådsmötets nuvarande form är i grunden riggat för medborgardialog i och med att både förtroendevalda och organisationsrepresentanter finns närvarande. Däremot finns även tjänstemän närvarande genom att de är där och informerar i olika frågor. Kommunikationen med tjänstemännen föreslås istället ske genom dialog och samverkan med förvaltningen, se rubrik Dialog med nämnderna och förvaltningarna nedan. Rådsmötet föreslås bestå av i huvudsak tre punkter: Ett ämne/tema som diskuteras Aktuellt från nämnderna Frågor från pensionärsorganisationerna Varje rådsmöte föreslås ha ett tydligt fokus på ett ämne eller tema. På så sätt kan de förtroendevalda och pensionärsorganisationerna diskutera ämnet tillsammans. På så sätt får politiken med sig organisationernas synpunkter och tankar. Under punkten aktuellt från nämnderna kan politikerna inhämta synpunkter i andra större övergripande frågor från organisationerna. Avslutningsvis bör det även finnas en punkt där organisationerna får tillfälle att lyfta frågor de vill diskutera med politikerna. Syfte Syftet med rådsmötet är att de förtroendevalda kan föra en medborgardialog med pensionärsorganisationerna. Ansvar och frekvens Kommunledningskontoret föreslår två rådsmöten per år, ett på våren och ett på hösten. Beredning inför mötet sker enligt förslag under rubrik Beredning, se nedan. Temadag För att ytterligare öka medborgardialogen föreslår kommunledningskontoret en temadag per år. Temadagen sätter fokus på ett specifikt ämne och kan till exempel bestå av information, föreläsningar och workshops. Dagen är öppen för alla att delta på, det vill säga inte bara för dem som sitter med i pensionärsrådet. Temadagen blir därmed ett forum där politiker, tjänstemän, pensionärsorganisationerna och övriga medborgare kan mötas.

Dnr KS-2012-671 Dpl 00 sid 6 (7) Syfte Syftet med temadagar är att fortbilda förtroendevalda, pensionärsorganisationerna, tjänstemän eller andra intresserade i frågor som berör pensionärskollektivet. Ansvar och frekvens Kommunledningskontoret förslår en temadag per år och att nämnderna som är representerade i pensionärsrådet anordnar den var sitt år. Detta görs med fördel i samverkan med pensionärsorganisationerna. Beredning Beredning föreslås ske för hela året samtidigt. Det innebär att ordförande, vice ordförande, en politiker från oppositionen och ytterligare en organisationsrepresentant träffas för att planera innehållet för årets rådsmöten och temadagen. Innehållet ska vara övergripande politiska frågor. Dialog med nämnderna och förvaltningarna Brukardialogen, det vill säga dialogen mellan tjänstemän och pensionärsorganisationerna, behöver stärkas upp. Kommunledningskontoret föreslår därför att nämnderna och förvaltningarna som sitter med i rådet utökar sin samverkan och dialog med pensionärsorganisationerna. För att underlätta organisationernas kontakt med berörda förvaltningar ska de utse kontaktpersoner. Nämnderna och förvaltningarna föreslås även använda sig av pensionärsorganisationerna som referensgrupp eller arbetsgrupp i frågor som rör pensionärskollektivet. På så sätt kan organisationerna bidra med kompetens och får möjlighet att påverka verkställigheten. Nämnderna och förvaltningarna ska bjuda in organisationerna och ta initiativ till diskussion och samverkan med dem när till exempel större förändringar eller projekt som berör pensionärskollektivet planeras. Syfte Syftet med dialogen är att skapa ett forum för brukardialog mellan tjänstemän och pensionärsorganisationerna. Det blir ett tillfälle att fånga upp organisationernas synpunkter i genomförandeprocessen. Ansvar och frekvens För att underlätta kontakten mellan förvaltningarna och pensionärsorganisationerna ska förvaltningarna utse kontaktpersoner. Förvaltningarna ska även vid behov samverka med organisationerna genom att till exempel bilda en arbetsgrupp. Utvärdering Kommunledningskontoret föreslår att arbetssättet utvärderas efter två år. Utöver det har kommunledningskontorets löpande ett uppföljningsansvar, som en del av det samlade demokratiarbetet. Reglemente Reglementet för rådet behöver justeras efter det föreslagna arbetssättet, se bilaga 2.

Dnr KS-2012-671 Dpl 00 sid 7 (7) Lena Huldén enhetschef Jenny Mentzer verksamhetscontroller inriktning folkhälsa