Europeiska unionens råd Bryssel den 12 juli 2016 (OR. en) Interinstitutionellt ärende: 2016/0129 (NLE) 11204/16 SCH-EVAL 118 VISA 239 COMIX 523 LÄGESRAPPORT från: av den: 12 juli 2016 till: Rådets generalsekretariat Delegationerna Föreg. dok. nr: 10605/16 Ärende: Rådets genomförandebeslut om fastställande av en rekommendation för att avhjälpa de brister som konstaterades i 2015 års utvärdering av Nederländernas tillämpning av Schengenregelverket vad gäller den gemensamma viseringspolitiken För delegationerna bifogas rådets genomförandebeslut om fastställande av en rekommendation för att avhjälpa de brister som konstaterades i 2015 års utvärdering av Nederländernas tillämpning av Schengenregelverket vad gäller den gemensamma viseringspolitiken, som antogs av rådet vid dess 3480:e möte den 12 juli 2016. I enlighet med artikel 15.3 i rådets förordning (EU) nr 1053/2013 av den 7 oktober 2013 kommer denna rekommendation att översändas till Europaparlamentet och de nationella parlamenten. 11204/16 CH/gw 1 DG D 1 A SV
BILAGA Rådets genomförandebeslut om fastställande av en REKOMMENDATION för att avhjälpa de brister som konstaterades i 2015 års utvärdering av Nederländernas tillämpning av Schengenregelverket vad gäller den gemensamma viseringspolitiken EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT med beaktande av rådets förordning (EU) nr 1053/2013 av den 7 oktober 2013 om inrättande av en utvärderings- och övervakningsmekanism för kontroll av tillämpningen av Schengenregelverket och om upphävande av verkställande kommitténs beslut av den 16 september 1998 om inrättande av Ständiga kommittén för genomförande av Schengenkonventionen 1, särskilt artikel 15, med beaktande av Europeiska kommissionens förslag, och av följande skäl: (1) Syftet med detta beslut om fastställande av en rekommendation är att föreslå Nederländerna åtgärder för att avhjälpa de brister som konstaterades under 2015 års Schengenutvärdering på området för den gemensamma viseringspolitiken. Efter utvärderingen antogs genom kommissionens genomförandebeslut C(2016) 9600 en rapport som innehöll resultat och bedömningar samt bästa praxis och brister som konstaterats under utvärderingen. (2) Mot bakgrund av vikten av att följa Schengenregelverket, särskilt när det gäller en korrekt tillämpning av bestämmelser med anknytning till Informationssystemet för viseringar (VIS), bör prioritering ges till att genomföra rekommendationerna 2, 6 och 13 nedan. 1 EUT L 295, 6.11.2013, s. 27. 11204/16 CH/gw 2
(3) Detta beslut om fastställande av en rekommendation bör överlämnas till Europaparlamentet och medlemsstaternas parlament. Inom tre månader efter rekommendationens antagande ska den utvärderade medlemsstaten, i enlighet med artikel 16.3 i förordning (EU) nr 1053/2013, utarbeta en handlingsplan för att avhjälpa de brister som konstaterats i utvärderingsrapporten och lägga fram den för kommissionen och rådet. HÄRIGENOM REKOMMENDERAS Nederländerna att göra följande: 1. Vidta åtgärder för att säkerställa att rensningsmekanismen i N-VIS 2 genomförs korrekt så att ansökningsfilerna automatiskt raderas från N-VIS när perioden för lagring av uppgifter har löpt ut enligt vad som anges i den nationella lagstiftningen. 2. Säkerställa att VIS används och tillämpas på ett korrekt sätt, bland annat genom att: a) Vidta omedelbara åtgärder för att säkerställa att upphävande/återkallande används på korrekt sätt och föra in korrekt information i N-VIS och följaktligen i (EU) VIS. b) Ändra nuvarande praxis att registrera status på viseringsansökningar i de olika databaserna så att status på tidigare viseringsansökningar direkt är synlig i (EU) VIS för den konsulära personalen när de handlägger senare ansökningar från samma person. c) Vidta åtgärder för att säkerställa att en myndighet som beslutar att upphäva eller återkalla en visering lägger till statusinformationen så att det faktum att viseringen har upphävts eller återkallats samt övriga relevanta uppgifter framgår, i enlighet med artikel 13 i VIS-förordningen. 3. Vidta åtgärder för att börja införa VISmail, i enlighet med artikel 16 i VIS-förordningen och utbilda personalen i hur det ska användas. 2 Det nederländska nationella it-systemet. 11204/16 CH/gw 3
Avseende ambassaden/konsulära avdelningen i Ankara 4. Förbättra informationen till allmänheten bland annat på följande sätt: a) Säkerställa att teletjänstcentralen tillhandahåller korrekt och uppdaterad information. b) Säkerställa att korrekta och likalydande uppgifter finns överallt (dvs. den externa tjänsteleverantörens webbplatser, den konsulära avdelningens webbplats och anslagstavlorna utanför ambassadbyggnaden). c) Uppdatera både den externa tjänsteleverantörens och den konsulära avdelningens webbplats med de uppgifter som saknas, särskilt när det gäller de lättnader som erbjuds familjemedlemmar till de EU-medborgare som omfattas av direktiv 2004/38/EG 3. 5. Vidta åtgärder för att säkerställa att den externa tjänsteleverantörens lokaler förbättras och säkerställa att förmånsbehandling av vissa sökande undviks, bland annat på följande sätt: a) Uppmana, eventuellt i samarbete med andra medlemsstater, att den externa tjänsteleverantören skyndsamt uppgraderar lokalerna i centrumet för viseringsansökningar för att förbättra den generella komforten och sökandenas integritet (och möjligen förbättra personalens fysiska arbetsförhållanden och därigenom minimera risken för att tappa bort eller blanda ihop ansökningshandlingar). b) Kräva att lokalernas fysiska säkerhet stärks för att förhindra att obehöriga kan få tillgång till ansökningshandlingarna och, i synnerhet, resehandlingarna. 3 Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/38/EG av den 29 april 2004 om unionsmedborgares och deras familjemedlemmars rätt att fritt röra sig och uppehålla sig inom medlemsstaternas territorier och om ändring av förordning (EEG) nr 1612/68 och om upphävande av direktiven 64/221/EEG, 68/360/EEG, 72/194/EEG, 73/148/EEG, 75/34/EEG, 75/35/EEG, 90/364/EEG, 90/365/EEG och 93/96/EEG (EUT L 158, 30.4.2004, s. 77). 11204/16 CH/gw 4
c) Informera den externa tjänsteleverantören om att kompletterande tjänster och bekvämare faciliteter visserligen fakultativt kan erbjudas, men att det är oacceptabelt att vissa sökande får förmånsbehandling i samband med viseringsförfaranden, t.ex. genom att de får en tidigare besökstid. Ändra det rättsliga instrument där villkoren för samarbetet med den externa tjänsteleverantören fastställs för att klargöra att den externa tjänsteleverantören inte får erbjuda sådan förmånsbehandling. 6. Säkerställa att alla obligatoriska fält som föreskrivs i VIS-förordningen systematiskt ifylls i VIS. 7. Omfördela personalen så att sorteringen av ansökningarna görs av en medlem av den konsulära personalen och inte av säkerhetsföretagets personal eftersom de sistnämnda inte bör ha tillgång till sökandenas personuppgifter genom att få tillgång till ansökningarna. 8. Upprätta interna riktlinjer för de särskilda kontroller som ska utföras, i syfte att tillhandahålla vägledning till lokal och utsänd personal om att granska vissa sökande mer noggrant och göra en mer systematisk och individuell bedömning av migrationsrisken mot bakgrund av lokala förhållanden och i enlighet med artikel 21 i viseringskodexen. Erinra personalen om att det interna "protokollet" för beslutsfattande är en riktlinje och inte en anvisning i beslutsfattandet. 9. Se över det nuvarande "protokollet" så att de utfärdade viseringarnas giltighetstid mer överensstämmer med en individuell bedömning av sökandenas behov (i enlighet med artikel 24.2 i viseringskodexen 4 ), och att vederbörlig hänsyn tas till tidigare viseringar som utfärdats av andra medlemsstater. 10. Rådfråga den nederländska dataskyddsmyndigheten om huruvida den lokala "observationsförteckningen" över ansökningar är förenlig med Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG 5 och den nederländska genomförandelagstiftningen samt be att myndigheten rapporterar resultaten. 4 5 Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 810/2009 av den 13 juli 2009 om införande av en gemenskapskodex om viseringar (viseringskodex) (EUT L 243, 15.9.2009, s. 1). Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (EGT L 281, 23.11.1995, s. 31). 11204/16 CH/gw 5
11. Säkerställa att den kompletterande "intervjublanketten" avskaffas och att personal, allmänheten och den externa tjänsteleverantören görs medvetna om att endast den ansökningsblankett som finns i bilaga I till viseringskodexen ska fyllas i vid en viseringsansökan. Avseende det regionala stödkontoret i Pretoria 12. Se över webbplatsen så att allmänheten informeras om hur man lämnar in sin ansökan direkt vid ambassaden i enlighet med artikel 17.5 i viseringskodexen, jämförd med artikel 47.1 a och 47.1 c. Se till att det lämnas information om hur man får en besökstid. 13. Omedelbart säkerställa att bestämmelserna i artikel 13.1 i viseringskodexen tillämpas korrekt så att viseringssökandenas fingeravtryck samlas in endast var 59:e månad såvida de inte tillhör någon av de kategorier för vilka undantag från detta krav får göras. 14. Se till att det regionala stödkontorets personal är medveten om de rättsligt bindande harmoniserade förteckningar som är tillämpliga på de länder där det finns ansökningscentrum. 15. Informera all personal om att maskinläsbarheten hos den resehandling som lämnas in inte utgör något kriterium för när en ansökan kan tas upp till prövning (artikel 19 i viseringskodexen) och följaktligen omedelbart upphöra med att rutinmässigt beakta maskinläsbarheten vid denna bedömning. 16. Vidta åtgärder för att säkerställa att den externa tjänsteleverantörens lokaler uppgraderas och säkerställa att bestämmelserna i viseringskodexen helt efterlevs vad gäller de uppgifter som kan utföras av externa tjänsteleverantörer, bland annat på följande sätt: a) Säkerställa att den externa tjänsteleverantörens lokaler har säkra förvaringsutrymmen för viseringsansökningar för att alltid säkerställa ett fullgott skydd av sökandenas personuppgifter mot förlust, förstörelse eller otillåten tillgång(bilaga X punkt A e i viseringskodexen). b) Instruera den externa tjänsteleverantören att omedelbart upphöra med att föra in kommentarer om ansökningarna i systemet. Dessutom överväga att avlägsna kommentar-fältet från det inmatningsgränssnitt som den externa tjänsteleverantören har tillgång till. 11204/16 CH/gw 6
c) Säkerställa att den externa tjänsteleverantören tar ut avgifter enligt reglerna i rättsakten eller ändra den relevanta delen av rättsakten för att säkerställa att rättsakterna överensstämmer med verkligheten. 17. Vidta åtgärder för att säkerställa att de styrkande handlingarna inte bara granskas formellt utan att en fördjupad och mer omfattande bedömning görs av sökandenas personliga situation och att personal med djupgående lokalkännedom om de respektive länderna inom det regionala stödkontorets jurisdiktion och relevanta språkkunskaper deltar i denna bedömning. 18. Se över det nuvarande "protokollet" för att säkerställa att de utfärdade viseringarnas giltighetstid mer överensstämmer med en individuell bedömning av sökandenas behov (i enlighet med artikel 24.2 i viseringskodexen), med vederbörlig hänsyn tagen till tidigare viseringar som utfärdats av andra medlemsstater. 19. Säkerställa att bestämmelserna i artikel 34.5 i viseringskodexen och riktlinjerna i handledningen om viseringskodexen, del I, kapitel 11.3, tillämpas så att a) säkerhetsegenskapen "latent bildeffekt" samt ordet "visering" görs obrukbara med hjälp av ett vasst föremål och b) en stämpel som anger att viseringen har upphävts och återkallats placeras på de viseringsmärken som redan påförts passet. Utfärdat i Bryssel den På rådets vägnar Ordförande 11204/16 CH/gw 7