6359/17 sa/ss 1 DG D 1 A

Transkript

1 Europeiska unionens råd Bryssel den 17 februari 2017 (OR. en) Interinstitutionellt ärende: 2016/0410 (NLE) 6359/17 SCH-EVAL 67 VISA 58 COMIX 130 LÄGESRAPPORT från: Rådets generalsekretariat av den: 17 februari 2017 till: Delegationerna Föreg. dok. nr: 5785/17 Ärende: Rådets genomförandebeslut med en rekommendation om åtgärder för att avhjälpa de brister som konstaterades i 2016 års utvärdering av om Kroatien uppfyller de nödvändiga förutsättningarna för tillämpning av Schengenregelverket i fråga om den gemensamma viseringspolitiken För delegationerna bifogas rådets genomförandebeslut med en rekommendation om åtgärder för att avhjälpa de brister som konstaterades i 2016 års utvärdering av om Kroatien uppfyller de nödvändiga förutsättningarna för tillämpning av Schengenregelverket i fråga om den gemensamma viseringspolitiken, som antogs av rådet vid dess 3518:e möte den 17 februari I linje med artikel 15.3 i rådets förordning (EU) nr 1053/2013 av den 7 oktober 2013 kommer denna rekommendation att översändas till Europaparlamentet och de nationella parlamenten. 6359/17 sa/ss 1 DG D 1 A SV

2 BILAGA Rådets genomförandebeslut med en REKOMMENDATION om åtgärder för att avhjälpa de brister som konstaterades i 2016 års utvärdering av om Kroatien uppfyller de nödvändiga förutsättningarna för tillämpning av Schengenregelverket i fråga om den gemensamma viseringspolitiken EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DETTA BESLUT med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, med beaktande av rådets förordning (EU) nr 1053/2013 av den 7 oktober 2013 om inrättande av en utvärderings- och övervakningsmekanism för kontroll av tillämpningen av Schengenregelverket och om upphävande av verkställande kommitténs beslut av den 16 september 1998 om inrättande av Ständiga kommittén för genomförande av Schengenkonventionen 1, särskilt artikel 1.1 b och 15.3, med beaktande av Europeiska kommissionens förslag, och av följande skäl: (1) Syftet med detta genomförandebeslut är att föreslå åtgärder som Kroatien bör vidta för att avhjälpa de brister som konstaterades vid 2016 års Schengenutvärdering av de nödvändiga förutsättningarna för tillämpningen av Schengenregelverket i fråga om den gemensamma viseringspolitiken. Efter utvärderingen antogs genom kommissionens genomförandebeslut en rapport som innehåller resultat och bedömningar samt en förteckning över bästa praxis och brister som konstaterades under utvärderingen EUT L 295, , s. 27. Kommissionens genomförandebeslut C(2016) 6725 med en rapport om 2016 års utvärdering av om Kroatien uppfyller de nödvändiga förutsättningarna för tillämpning av Schengenregelverket i fråga om den gemensamma viseringspolitiken. 6359/17 sa/ss 2

3 (2) Med hänsyn till vikten av att förbereda den fullständiga tillämpningen av Schengenregelverket och det framtida in- och utresesystemet, i synnerhet med avseende på det korrekta genomförandet av de bestämmelser som rör beslut om ansökningar om och utfärdande av viseringar för kortare vistelse, it-systemet, hanteringen av oanvända viseringsmärken, dataskydd och övervakningen av externa tjänsteleverantörer, bör prioritet ges åt genomförandet av rekommendationerna 6 8, 16, 22 24, 29 32, 34, 41 45, och (3) Detta genomförandebeslut bör överlämnas till Europaparlamentet och medlemsstaternas parlament. Inom tre månader efter beslutets antagande bör Kroatien, i enlighet med artikel 16.1 i förordning (EU) nr 1053/2013, utarbeta en handlingsplan för hur de brister som har konstaterats i utvärderingsrapporten ska avhjälpas och lägga fram den för kommissionen och rådet. HÄRIGENOM REKOMMENDERAS att Kroatien bör göra följande: 1. Uppdatera informationen på standardformuläret för avslag och ange de avgifter som för närvarande krävs för att överklaga ett beslut. 2. Säkerställa att personalen på avslagsskärmen i it-systemet systematiskt väljer alla orsaker som har lett till ett avslag, upphävande eller återkallande, så att informationen i databasen alltid motsvarar den information som finns på standardformuläret för avslag. Överväga att integrera generering av standardformuläret för avslag i it-systemet. 3. Ompröva behovet av förhandsgodkännande från centralmyndigheten för utfärdande av visering för flera inresor med en giltighetstid på mer än ett år. 4. Införa ett utbildningsprogram för all personal som arbetar vid viseringsavdelningarna rörande viseringskodexen, viseringshandboken och it-utbildning i VIS, SIS och andra relevanta delar av Schengenregelverket på området för den gemensamma viseringspolitiken. 6359/17 sa/ss 3

4 5. Upphöra att använda den stämpel som visar att ansökan kan tas upp till prövning, eftersom den rättsliga grunden blev obsolet den 29 februari Säkerställa att sökande som planerar att vistas i Kroatien i mer än 90 dagar under en 180- dagarsperiod erhåller ett tillstånd som ger dem rätt att stanna längre än 90 dagar. 7. Säkerställa att ogiltigförklaring av ett viseringsmärke tydligt kan åtskiljas från återkallande av en visering, och att samma stämpel inte används för båda två. It-system 8. Registrera tilldelningen av viseringsmärken till enskilda anställda i it-systemet, så att det när som helst kan fastställas var ett visst märke finns och dess status. 9. Tillämpa en automatisk tidsgräns för användarsessionen i it-systemet för att förhindra obehörig åtkomst. 10. Säkerställa skyddet av alla personuppgifter som förs in i ansökningsportalen online, i synnerhet genom att strikt förbjuda åtkomst till uppgifter om personer som inte har lämnat in en viseringsansökan. 11. Anpassa it-systemet så att det går att göra en utökad sökning efter tidigare ansökningar av samma sökande. 12. Förtydliga syftet med att lämna information i fälten för uppehållstillstånd i it-systemet. 13. Se över syftet med positiv/negativ-fältet i it-systemet, och förtydliga bestämmelserna om dess användning för personalen. 14. Anpassa it-systemet så att fotografier och styrkande handlingar kan skannas in direkt i systemet. 15. Anpassa it-systemets gränssnitt så att åtminstone administratörer har tillgång till en full logg. 6359/17 sa/ss 4

5 16. Inrätta olika användarprofiler för it-systemet, med tydligt definierade rättigheter för administrativ personal och viseringstjänstemän vid alla viseringsavdelningar. Ambassaden/viseringsavdelningen i Pristina 17. Säkerställa att den externa tjänsteleverantören tillhandahåller allmänheten information i enlighet med det rättsliga instrumentet. 18. Säkerställa att den externa tjänsteleverantörens teletjänstcentral besvarar telefonsamtal i sitt eget namn för att undvika att vilseleda sökande. 19. Säkerställa att den externa tjänsteleverantören skyddar filen som innehåller förteckningen över avtalade besök med minst lösenord. 20. Säkerställa att den externa tjänsteleverantören verkligen raderar de sökandes personuppgifter. Begära att den externa tjänsteleverantören tillhandahåller en skriftlig bekräftelse på detta. 21. Säkerställa att personer som ringer den externa tjänsteleverantörens teletjänstcentral först hör ett inspelat meddelande med information om samtalsavgiften, och därefter har tid att avsluta samtalet utan kostnad. 22. Säkerställa att ambassaden har direkt distansåtkomst till den externa tjänsteleverantörens bokningssystem för att förhindra missbruk av de tillgängliga besökstiderna. 23. Se över bestämmelserna i avtalet med den externa tjänsteleverantören i fråga om akten om dataskydd, datakryptering, lagring av uppgifter och sekretessbestämmelserna för de anställda vid teletjänstcentralen. 24. Säkerställa att sökande inte måste ringa ett betalnummer för att avtala tid för besök vid ambassaden. 25. Överväga att inrätta och dokumentera ett system med regelbundna kontroller efter resans slut av grupper som reser med kommersiella mellanhänder. 26. Överväga att installera en ljudabsorberande skiljevägg, både i väntrummet och viseringspersonalens arbetsutrymme, för att garantera de sökandes integritet. 6359/17 sa/ss 5

6 27. Överväga att installera en kamera på baksidan av ambassaden bredvid det angränsande lägenhetshuset för att övervaka utrymmet mellan de två byggnaderna. 28. Tillhandahålla fullständig information till allmänheten om de styrkande handlingar som ska lämnas in i samband med ansökan och eventuella andra styrkande handlingar. 29. Säkerställa att kontrollen av om alla inresevillkor uppfylls alltid styrks med tillförlitliga styrkande handlingar och en granskning av det faktiska innehållet i de handlingar som lämnats in, i synnerhet när det gäller viljan att återvända till Kosovo 3 inom viseringens giltighetstid. 30. Omstrukturera arbetsflödet, så att viseringsavdelningens resurser kan utnyttjas bättre och processen blir effektivare och mer kundvänlig. I synnerhet bör följande göras: En elektronisk fil bör genast skapas i it-systemet vid disken efter att en bedömning har gjorts om huruvida ansökan kan tas upp till prövning, för att säkerställa att ansökan registreras korrekt och för att få direkt åtkomst till den sökandes viseringshistorik, om sådan finns. Detta kommer också att vara nödvändigt för upptagandet av fingeravtryck när Kroatien tillämpar Schengenregelverket fullt ut. Konversationen med sökanden vid inlämnandet av ansökan bör fokusera på att inhämta information som är relevant i det specifika fallet, och informationen bör föras in i itsystemet. Upprepning av samma kontroller bör undvikas. Beslut om ansökningar bör fattas så fort all nödvändig information finns att tillgå. 31. Utfärda viseringar för flera inresor med lång giltighet när den sökandes ställning, viseringshistorik och syfte med resan medger detta, i enlighet med artikel 24.2 i viseringskodexen. 3 Denna beteckning påverkar inte ståndpunkter om Kosovos status och är i överensstämmelse med FN:s säkerhetsråds resolution 1244/99 och med Internationella domstolens utlåtande om Kosovos självständighetsförklaring. 6359/17 sa/ss 6

7 32. Säkerställa att det i varje skede av processen skapas tydliga uppgifter om beslutet angående en ansökan i it-systemet. Överväga att anpassa it-systemet så att all information om åtgärder eller beslut avseende en ansökan kan registreras där. 33. Fastställa riktlinjer för personal som arbetar utomlands, i syfte att förhindra att familjemedlemmar arbetar tillsammans på samma avdelning, för att garantera arbetets integritet. 34. Vidta åtgärder så att bankens serviceavgift tas ut av de kroatiska myndigheterna och inte av sökanden, byta bank eller tillåta att viseringsavgiften betalas direkt med kreditkort eller kontant vid konsulatet för att undvika att den sökande måste betala ytterligare avgifter utöver viseringsavgiften. 35. Säkerställa att viseringsavgiften betalas tillbaka till den sökande när en ansökan förklaras omöjlig att ta upp till prövning, utan att den sökande behöver ansöka om det. 36. Säkerställa att viseringar för flera inresor som är giltiga längre än 6 månader alltid utfärdas för en vistelse på 90 dagar under en 180-dagarsperiod. Ambassaden/viseringsavdelningen i Moskva 37. Säkerställa att viseringsavdelningens webbplats innehåller all information som behövs, att all information är korrekt och att alla länkar fungerar. 38. Säkerställa att all information som finns på den externa tjänsteleverantörens webbplats är korrekt, att alla länkar fungerar och att familjemedlemmar till medborgare i EU/EES vilka omfattas av direktiv 2004/38/EG får korrekt information om alla tillämpliga förenklingsförfaranden, speciellt gällande styrkande handlingar. 39. Säkerställa att den externa tjänsteleverantören använder checklistorna över de styrkande handlingar som krävs för att genast meddela sökande om några dokument fattas. 40. Instruera den externa tjänsteleverantören att tillhandahålla kuvert av bättre kvalitet som inte är lättöppnade, för att skydda sökandes personuppgifter i alla lägen. 41. Säkerställa att den externa tjänsteleverantören följer bestämmelserna om dataskydd, i synnerhet genom att förhindra den externa tjänsteleverantörens personal från att notera beslutet om ansökan. 6359/17 sa/ss 7

8 42. Fastställa klara riktlinjer för hantering av alla större och mindre incidenter direkt på lokal nivå med den externa tjänsteleverantören. Den externa tjänsteleverantörens ledning bör skriftligen informeras om alla felaktigheter. Ett register bör föras över felaktigheterna och andra medlemsstater bör informeras om större incidenter. 43. Utföra systematisk övervakning av den externa tjänsteleverantören, bland annat genom att göra regelbundna oanmälda besök vid ansökningscentrumet för viseringar, både i Moskva och andra ställen i Ryssland, Vitryssland och Kazakstan (den sistnämnda möjligen i samarbete eller omväxlande med andra medlemsstater som använder samma centrum). Det bör utarbeta skriftliga rapporter med specifika resultat av övervakningen. 44. Säkerställa att den externa tjänsteleverantören inte kräver att sökande betalar tilläggsavgifter utöver serviceavgiften, såsom avgifter för att skicka ansökningarna mellan ambassaden och den externa tjänsteleverantören. 45. Instruera den externa tjänsteleverantören att ta ut avgiften för brådskande hantering på grundval av det datum då ansökan lämnas in vid den externa tjänsteleverantören, i enlighet med avtalet mellan EU och Ryssland om förenklade viseringsförfaranden. 46. Överväga att installera en säkerhetsdörr vid byggnadens huvudingång och ersätta bakdörren (som förbinder viseringsavdelningens lobby med trappan i det ryska utrikesministeriets lokaler) med en ståldörr, för att höja konsulatets säkerhet. 47. Säkerställa att endast den person som ansvarar för tilldelning av viseringsmärken till personalen har tillgång till kassaskåpet. Användning av en extranyckel till kassaskåpet bör endast vara tillåtet under stränga villkor (till exempel bör nyckeln förvaras i ett förseglat kuvert som endast får öppnas av en bemyndigad grupp anställda). 48. Säkerställa att högra sidan av ansökningsformuläret på papper märks med viseringskännetecknen och anmärkningen Viseringsbeslut: Utfärdat först efter att det slutliga beslutet har fattats, så att beslutsfattandet kan rekonstrueras. Överväga att använda itsystemet för detta ändamål. 6359/17 sa/ss 8

9 49. Säkerställa att avslag uteslutande baseras på en eller flera av de skäl som anges i artikel 32.1 i viseringskodexen och att de korrekta skälen till avslaget anges på standardformuläret för avslag. 50. Vidta nödvändiga åtgärder för att avlägsna oförenligheterna mellan Kroatiens bilaterala avtal med Ryssland och avtalet mellan EU och Ryssland om förenklade viseringsförfaranden. 51. Omedelbart upphöra att använda viseringsmärken som inte är förenliga med rådets förordning (EG) nr 1683/95 av den 29 maj 1995 om enhetlig utformning av visumhandlingar. 52. Föra in uppgifterna i det nationella it-systemet omedelbart efter det att en ansökan har bedömts vara möjlig att ta upp till prövning, söka efter och länka filen till tidigare ansökningar från samma sökande, och sammankoppla ansökningarna för personer som reser tillsammans. 53. Upphöra att använda handskrivna anteckningar som lätt kan gå förlorade för registrering och översändning av information gällande en ansökan. 54. Säkerställa att informationen om den sökandes viseringshistorik som finns i it-systemet tas i beaktande innan man beslutar om vilken typ av visering som kan utfärdas och med vilken giltighetstid. Utfärdat i Bryssel den På rådets vägnar Ordförande 6359/17 sa/ss 9