UFOS projekt Erfarenheter av driftentreprenader en utvärdering I detta frågeformulär har vi sammanställt ett antal frågor som gäller hur driftentreprenader upphandlas och genomförs. Undersökningen riktar sig till de personer som har erfarenheter av upphandling och genomförande av fastighetsdriftsentreprenader. Frågorna skall besvaras av både beställare, hyresgäster/nyttjare och anlitade entreprenörer. Vi vill be Dig att enbart ange Dina erfarenheter på de frågor som är riktade till Dig. I tabellen nedan anges de sidor som skall besvaras. Frågeområden Besvaras av Beställare Besvaras av Hyresgäst/ nyttjare Besvaras av Entreprenör 0. Uppgifter om entreprenaden Sid. 2 Sid. 2 Sid. 2 1. Motiven för upphandlingen Sid. 3 Sid. 3 2. Omfattningen av entreprenaden Sid. 4 Sid. 4 3. Förfrågningsunderlaget Sid. 5 Sid. 5 4. Den valda ersättningsformen Sid. 6 Sid. 6 5. Upphandlingsförfarandet Sid. 7 Sid. 7 6. Genomförandet av entreprenaden Sid. 8 Sid. 8 Sid. 8 7. Entreprenadens avslut Sid. 9 Sid. 9 8. Hyresgästerna/nyttjarnas erfarenheter Sid. 10 9. Övriga frågor och synpunkter Sid. 11 Sid. 11 Resultatet av undersökningen kommer dels att presenteras på ett seminarium i Stockholm den 13 april 2005 dels i skriftlig form som en publikation i UFOS serie. Till seminariet kommer alla att inbjudas som besvarat frågeformuläret. Insamlade uppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. Uppgiftslämnarnas identitet kommer inte att visas i sammanställningarna. Gör så här Vi vill att Du besvarar frågorna utifrån de erfarenheter som Du har av en genomförd entreprenad. Om Du vill redovisa Dina erfarenheter från flera entreprenader kan Du fylla i ett nytt frågeformulär för varje entreprenad. en skall baseras på iakttagelser i verkliga projekt och inte utgå från allmänna synpunkter på ämnet. Om Du vill framföra Dina allmänna kommentarer finns det möjlighet att skriva in övriga synpunkter i särskilda textrutor på varje sida och sist i dokumentet. I dessa textrutor kan Du framföra t.ex. hur Du tycker att det borde vara eller ge andra upplysningar som Du anser är av värde. en De besvarade frågeformulären insänds senast den 28 februari 2005 per post eller via E-brev till: Sundsvik Konsult AB Tel. 08 755 12 50 Mob. 0708 29 11 10 Soltorpsvägen 16 B 182 33 DANDERYD konsult@sundsvik.se Tack för Din medverkan! OBS! Frågeformuläret bör sparas ner i datorn innan det besvaras Version 2 2005-01-27 och returneras som bilaga till ett E-brev. en kan också postas. 1
Vem är Du som svarar? Namn: Företag: Postadress: E-postadress: Telefonnummer: Denna sida skall besvaras av alla Yrkeskategori: Kryssa för ett alternativ Jag som svarar är: Beställare Hyresgäst/nyttjare. Entreprenör. Annan Ange nedan vilket yrke Mobiltelefon: 0.1 Från vilken entreprenad gäller erfarenheterna? Ange nedan från vilken driftentreprenad som Du hämtat Dina erfarenheter 0.21 Objekt Ange den driftentreprenad från vilken Du har erfarenheterna. Objektets namn: Omfattning i antal kvm BRA: Beskrivning: 0.22 Tid Ange när entreprenaden startades och när den avslutades eller skall vara avslutad. Start Slut 0.25 Objekttyp: Kryssa för alternativ Mark, gata, skog, trädgård Bostadshus.. Kommunala byggnader Typ skolor, dagis, fritidsanläggn.. Kontorshus.. Köpcentra.. 0.23 Upphandlingsform Kryssa för ett eller flera alt. Frekvensupphandling.. Funktionsupphandling.. Partnerskapsupph. Totalentreprenad.. Annan Ange typ nedan 0.24 Ersättningsform Kryssa för alternativ Fast pris. Löpande räkning.. Incitament. Annan Ange typ nedan Sjukvårdsbyggnader.. Industribyggnader.. Annan typ av byggnad Ange typ nedan: 0.26 Aff-systematiken Har Aff-systematiken använts vid utformning av förfrågningsunderlaget? Kryssa för: Ja Nej 0.2 Vilka arbetsuppgifter ingick i entreprenaden? Kryssa för de arbetsuppgifter som ingått i entreprenaden: Markskötsel Fastighetsdrift Felavhjälpande Planerat Tillsyn och underhåll underhåll skötsel Annat Beskriv vad som ingår. 0.3 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga upplysningar om hur Du vunnit de erfarenheter som Du redovisar i detta frågeformulär. 2
1.1 Beställarens motiv för upphandlingen Besvaras bara av beställare 1.11 Beställarens motiv Beskriv vad Du som beställare ville uppnå med att upphandla fastighetsdriften på entreprenad? 1.13 Beställarens tyngsta motiv Kryssa för lämpligt alternativ Kostnadsbesparing. Kostnadsjämförelse. Konkurrensutsättning. 1.12 Beställarens styrning Beskriv vilken styrning eller vilka direktiv som fanns från politiker och eller ägare som påverkade upphandlingen Bättre kvalitet på fastighetsdriften.. Annat motiv Ange nedan 1.2 Anlitades upphandlingskonsult? Besvaras bara av beställare Ja Beskriv varför upphandlingskonsult anlitades Nej Beskriv varför konsult inte anlitades 1.3 Entreprenörens motiv för sin anbudsgivning Besvaras bara av entreprenörer 1.31 Entreprenörens motiv Beskriv vad Du som entreprenör ville uppnå med att lämna anbud på beställarens förfrågan? 1.33 Entreprenörens tyngsta motiv Kryssa för lämpligt alternativ Affärsmöjlighet. Gammal beställare. 1.32 Entreprenörens styrning Beskriv vilken styrning eller vilka direktiv som fanns inom entreprenadföretaget som påverkade anbudsgivningen? Vill hålla sig kvar på marknaden. Annat skäl Ange nedan 1.4 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga upplysningar som gäller motiven för en upphandling. 3
2.1 Vad styrde entreprenadens avgränsning och omfattning? Besvaras bara av beställare 2.11 Beställarens motiv Beskriv vilka strategiska överväganden som Du som beställare gjorde då Du avgränsade entreprenadens omfattning. T.ex. varför gjordes en geografisk avgränsning eller varför lämnades bara en del av fastighetsdriften ut på entreprenad. 2.12 Personalövergång I samband med upphandling av fastighetsdrift uppträder ibland frågor om och hur man skall hantera den egna personalen. Beskriv hur Du som beställare hanterade personalproblematiken. 2.2 Beställarens val av entreprenadtid Besvaras bara av beställare Beställarens motiv Beskriv vilka motiv som Du som beställare hade för val av entreprenadtid. 2.3 Entreprenörens synpunkter på vald entreprenadtid Besvaras bara av entreprenörer Entreprenörens synpunkter Beskriv vilka synpunkter som Du som entreprenör har på den valda entreprenadtiden. 2.4 Fanns det konkurrens vid upphandlingen? Anser Du att det fanns tillräckligt med konkurrens bland anbudsgivarna Ja, det fanns konkurrens.. Om svaret är nej, ange varför: Nej, det fanns inte tillräckligt med konkurrens 2.5 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga upplysningar som Du vill framföra gällande entreprenaders omfattning, valet av entreprenadtid och konkurrensförhållanden. 4
3. Erfarenheter av förfrågningsunderlaget 3.1 Upphandling m frekvensupphandling Ange Dina positiva erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken Ange Dina negativa erfarenheter av hur det är att arbeta med ett förfrågningsunderlag som detaljerat beskriver hur arbetet skall utföras enlig Aff-systematiken 3.2 Upphandling m funktionsupphandling Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med ett förfrågningsunderlag som beskriver beställarkraven som funktionskrav Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med ett förfrågningsunderlag som beskriver beställarkraven som funktionskrav 3.3 Upphandling med partnerskapsavtal Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med en entreprenad där kontraktet är utformat som ett partnerskapsavtal Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med en entreprenad där kontraktet är utformat som ett partnerskapsavtal 3.4 Upphandling med andra typer av avtal Ange Dina positiva erfarenheter av hur det är att arbeta med andra typer av entreprenadavtal Ange Dina negativa erfarenheter av hur det är att arbeta med andra typer av entreprenadavtal 3.5 Erfarenheterna av Aff-systemet 3.51 Ange Dina erfarenheter av hur det var att använda Aff-systemet i detta projekt. 3.6 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga synpunkter som Du har på upphandlingsform. 5
4. Erfarenheter av den valda ersättningsformen 4.1 Ersättning med fast pris Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med fast pris Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med fast pris 4.2 Ersättning med löpande räkning Ange Dina positiva erfarenheter av att ersättningen till entreprenören sker på löpande räkning Ange Dina negativa erfarenheter av att ersättningen till entreprenören sker på löpande räkning 4.3 Ersättning enligt incitamentsavtal Ange Dina positiva erfarenheter av att arbeta med en entreprenad där kontraktet innehåller incitamentskonstruktioner Ange Dina negativa erfarenheter av att arbeta med en entreprenad där kontraktet innehåller incitamentskonstruktioner 4.4 Erfarenheter av beloppsgräns för felavhjälpande underhåll I förfrågningsunderlagen föreskriver beställaren ofta att entreprenören skall utföra felavhjälpande underhåll och att entreprenören i sitt anbud skall inräkna kostnaden för dessa arbeten inom en viss beloppsgräns vid varje enskilt skadetillfälle. 4.41 Hur var detta krav konstruerat och avgränsat i den aktuella entreprenaden? Beskriv kortfattat 4.42 Vad har Du för erfarenhet av denna beloppsgräns och ersättningsform? Positiva erfarenheter Beskriv kortfattat: Negativa erfarenheter Beskriv kortfattat 4.5 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga synpunkter som Du har på ersättningsform. 6
5. Erfarenheter av upphandlingsförfarandet 5.1 Alla offentliga beställare skall följa LoU, Lagen om Offentlig Upphandling. Tillämpades LoU på denna entreprenad? Har Du någon kommentar till detta? Ja Nej 5.2 För att entreprenören skall kunna beräkna sina kostnader krävs att anbudsunderlaget är kalkylerbart. Anser Du att anbudsunderlaget var Har Du någon kommentar till detta? kalkylerbart? Ja Nej 5.3 För att beställaren skall kunna bedöma de inkomna anbuden på ett jämförbart sätt skall han ange efter vilka kriterier som anbuden skall värderas vid anbudsutvärderingen. Var värderingskriterierna Har Du någon kommentar till detta? tydligt angivna i den aktuella förfrågan? Ja.. Nej. 5.4 Kostnaderna för att genomföra en fastighetsdrift beror mycket på det skick som byggnaden och installationerna har vid tillträdet. När och hur genomfördes statuskontrollen? Vilka erfarenheter har Du av detta arbete? Beskriv kortfattat: 5.5 Innan kontrakt tecknas är det vanligt att beställaren och entreprenören gör en genomgång av kontraktshandlingarna för att kontrollera att inga missförstånd finns. Hur genomfördes kontraktsgenomgången? Beskriv kortfattat: Vilka erfarenheter har Du av detta arbete? 5.6 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga synpunkter som Du har på upphandlingsförfarande. 7
6. Erfarenheter av genomförandet Besvaras av beställare, hyresgäster/nyttjare och entreprenörer 6.1 Beställarens organisation Beskriv vilka erfarenheter Du har av hur beställarens organisation har fungerat under entreprenadtiden. T.ex. vad avser kompetens, bemanning, kommunikation osv. 6.2 Hyresgästerna/nyttjarnas organisation Beskriv vilka erfarenheter Du har av hur hyresgästerna/nyttjarnas organisation har fungerat under entreprenadtiden. T.ex. vad avser kompetens, bemanning, kommunikation osv. 6.3 Entreprenörens organisation Beskriv vilka erfarenheter Du har av hur entreprenörens organisation har fungerat under entreprenadtiden. T.ex. vad avser kompetens, bemanning, kommunikation osv. 6.4 Har kontraktet fungerat? Beskriv vilka erfarenheter Du har av hur entreprenadkontraktets paragrafer har efterlevts under kontraktstiden. 6.5 Upphandlingskonsultens medverkan Beskriv vilka erfarenheter Du har av hur upphandlingskonsulten har medverkat under kontraktstiden. 6.6 Kvalitetssäkring och miljösäkring Beskriv vilka erfarenheter Du har av hur kvalitetssäkringen och miljösäkringen har fungerat under kontraktstiden. T.ex. vad avser kvalitetsplaner, egenkontroller, revisioner och delbesiktningar. 6.7 Förbättringsförslag Beskriv vilka erfarenheter Du har av hur det fungerat i samarbetet mellan parterna då någon kommit med förbättringsförslag under entreprenadtiden. 6.8 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga synpunkter som Du har på genomförande. 8
7. Erfarenheter av entreprenadens avslutning 7.1 Hur har informationen om objektet från entreprenören till beställaren fungerat under entreprenadtiden och i samband med entreprenadens avslutning? 7.11 Beställarens synpunkter 7.12 Entreprenörens synpunkter 7.2 Hur har den ekonomiska uppföljningen och regleringen av eventuellt tillkommande och avgående arbeten fungerat under entreprenadtiden och i samband med entreprenadens avslutning? 7.21 Beställarens synpunkter 7.22 Entreprenörens synpunkter 7.3 Hur har det fungerat med beställarens uppföljning av entreprenörens arbete under entreprenadtiden och i samband med entreprenadens avslutning? 7.31 Beställarens synpunkter 7.32 Entreprenörens synpunkter 7.4 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga synpunkter som Du har på entreprenaders avslutning 9
8. Hyresgästerna/nyttjarnas erfarenheter Besvaras endast av hyresgäster/nyttjare I denna del av frågeformuläret är det meningen att endast de personer som är hyresgäster/- nyttjare skall redovisa sina speciella erfarenheter av fastighetsdriftentreprenaden. 8.1 Har hyresvärden och hans medhjälpare skött sig på ett bra sätt för att upphandla och genomföra driftentreprenaden så att den tillfredsställer Dina behov som hyresgäst? Ja Nej.. 8.2 Upplever Du att den service som Du fått av entreprenören under entreprenadtiden överensstämmer med de överenskommelser om service som finns i Ditt hyresavtal? Ja Nej.. 8.3 Har den valde entreprenören skött sig på ett bra sätt? Ja Nej.. 8.4 Tycker Du att Du som hyresgäst/nyttjare har skött Dig på ett bra sätt gentemot hyresvärd och entreprenör? Ja Nej.. 8.5 Övriga synpunkter Här kan Du som hyresgäst/nyttjare skriva in övriga synpunkter som Du har på fastighetsdriftentreprenader. (Mer textutrymme finns nederst på nästa sida). 10
9. Övriga frågor och synpunkter Besvaras av beställare, hyresgäst/nyttjare och entreprenörer 9.1 Har entreprenaden lyckats? Anser Du att den genomförda entreprenaden har genomförts så att den infriar de förväntningar som Du hade vid upphandlingstillfället? Ja. Nej 9.2 Kommer Ni att fortsätta? Anser Du att det är riktigt att även i fortsättningen upphandla fastighetsdriften av entreprenörer? Ja. Nej 9.3 Hur vanligt är det att Affsystematiken används? 9.4 Åt vilket håll går utvecklingen? Hur tror Du att det ser ut i branschen om fem år. Kommer antalet driftentreprenader då att öka eller minska? I vilken omfattning används Affsystemet då förfrågningsunderlag utformas? Kryssa i. Alltid Oftast Ibland Sällan Aldrig Kommentar: Antalet kommer att: Öka Vara lika som nu.. Minska. 9.5 Övriga synpunkter Här kan Du skriva in övriga synpunkter som Du har på fastighetsdriftentreprenader. Om Du vill kommentera tidigare frågor i frågeformuläret är det bra om Du anger numret på den fråga Du kommenterar. Om inte utrymmet räcker till i denna textruta kan Du skriva vidare på ytterligare ett papper som Du lägger till dokumentet. 11