n av 5 för Munkfors, Forshaga, Kils och Grums kommun April 2005 av IT-samverkansgruppen
n 2 av 5 Inledning Policyn ger en övergripande, generell bild av hur kommunerna ska arbeta med systemförvaltning av IT-system. För varje system ska dessutom systemägaren tillse att mer detaljerade anvisningar, en systemförvaltningsplan, utarbetas gällande ansvarsfördelning, rutiner, dokumentation mm. Krav på säkerhetsåtgärder för ett enskilt system ska dokumenteras i en systemsäkerhetsplan. En sådan ska upprättas för de IT-system som bedöms som viktiga för verksamheten. Denna policy för systemförvaltning har tagits fram inom ramen för ett projekt, samverkan inom IT-området, mellan Forshaga, Grums, Kils och Munkfors kommuner. Med kommunerna avses även kommunala bolag. 2 Från anskaffning till systemförvaltning Vanligtvis organiseras anskaffning av IT-system i särskilda projekt utanför den sedvanliga linjeorganisationen. Vare sig man upphandlar ett system eller endast inför ändringar kommer man förr eller senare till ett överlämnande från anskaffningsfas till driftgodkännande och förvaltningsfas. Systemförvaltningen påbörjas när systemet tas i drift och är sedan en kontinuerlig process som pågår under systemets hela livslängd. Det finns dock en överlappning mellan anskaffningsfasen och systemförvaltningen genom att man redan under anskaffningsfasen måste planera för systemförvaltningen och för säkerheten i systemet. Det ansvar som åligger systemförvaltaren i samband med överlämnandet är att kontrollera att systemet kan tas i drift. att systemförvaltningsorganisationen kan ta över ansvaret för systemet från projektet. att säkerhetskraven är uppfyllda. 3 Vad menar vi med systemförvaltning? Med systemförvaltning menar vi Alla insatser som behövs för att ett IT-system stadigvarande skall fungera effektivt för sin verksamhet. Det som särskilt bör noteras är ordet verksamhet. Systemet är ett hjälpmedel - ett stöd - till den egentliga verksamheten och har inte i sig något egenberättigande. Med förvaltning avses i allmänhet att man på bästa sätt tar till vara, underhåller och vidareutvecklar en investering. Har man investerat resurser i form av pengar, tid och kunskap i ett system, så är det självklart att man vill få ut bästa möjliga avkastning. Detta synsätt är också tillämpligt i systemförvaltningssammanhang.
n 3 av 5 Systemförvaltning innebär också ett ansvar för den information som hanteras i systemet och säkerheten kring denna. 4 Övergripande mål för systemförvaltning Det övergripande målet för all systemförvaltning är Att bibehålla den nytta som systemet konstruerats att ge, i form av effekter i verksamheten, under systemets hela livslängd. Detta uppnås genom att felaktigheter och brister korrigeras och att erforderliga anpassningar genomföres i takt med att verksamheten utvecklas. Förvaltningsarbetet ska bedrivas effektivt och målmedvetet och med syftet att hela tiden ha full kontroll över systemet och förvaltningskostnaderna. En riktigt genomförd systemförvaltning resulterar i ökad funktionalitet och nöjdare användare, ökad säkerhet, längre livslängd och färre störningar genom ökad kvalitetskontroll och lägre kostnader för systemet. 5 Systemförvaltningsorganisation Systemförvaltningsorganisationen består av olika funktioner som samarbetar. Dessa funktioner existerar alltid, oavsett om organisationen är uttalad eller inte. För mindre omfattande system kan en eller flera funktioner sammanfalla och åligga en och samma person. Det är viktigt att observera att vi inte skapat någon ny konkurrerande organisation, utan att förvaltningsorganisationen finns parallellt och är integrerad med den vanliga linjeorganisationen. I kommunerna har vi valt att organisera driftansvaret på så sätt att IT-funktionen utgör en central servicefunktion med övergripande ansvar för IT-infrastruktur och teknisk drift.
n 4 av 5 Systemförvaltningsorganisation Verksamheter IT-funktionen Systemägare IT-ledning Systemförvaltare IT-säkerhetssamordnare Användare IT-drift Systemleverantör 2005-03-03 7 5. Roller, ansvarsfördelning och arbetsuppgifter De olika funktionerna har olika ansvar, befogenheter och uppgifter. Dessa beskrivs kortfattat nedan, för mer detaljerad beskrivning se bilaga Organisation, ansvarsområden och roller. 5.. Systemägare Systemägare är den person som är utsedd av nämnd/styrelse att ansvara för verksamheten, d v s förvaltningschef/vd. Denne är ansvarig för systemet samt för informationen inom systemet. För gemensamma system ) och försörjningssystem 2) kan delegering till annan verksamhetsansvarig förekomma. ) t.ex. ekonomi, Pa/löner, ärendehantering, intranät, e-post m m. 2) t.ex. person-, fastighets- och byggnadsinformationssystem, katalogtjänster m m. 5..2 Systemförvaltare Systemförvaltaren är utsedd och arbetar på delegation från systemägaren. Arbetsuppgifterna är att planera, samordna, följa upp och underhålla systemet under hela dess livslängd samt att ge stöd till användarna. 5..3 Användare Användare är alla de som på något sätt använder systemet eller informationen som kommer ur systemet. Användarna ansvarar för att följa de regler och bestämmelser som framgår av systemsäkerhetsplanen samt lagar eller andra dokument som reglerar verksamheten.
5..4 IT-ledning n 5 av 5 IT-ansvarig ansvarar för samordning och uppföljning av IT-verksamheten i kommunen. I det löpande arbetet ingår samordningsansvar vad gäller systemförvaltning, drift och säkerhetsrutiner kring denna. IT-ansvarig deltar vid behov på systemförvaltningsmöten. 5..5 IT-drift Med IT-drift avser vi här ansvaret för den tekniska driften av det aktuella IT-systemet. IT-funktionen ansvarar för nätverk och gemensamma datorer (servrar), d v s i huvudsak hårdvara, operativsystem samt databaser. Detta sker på uppdrag av systemägaren. Genom dialog mellan systemägaren och IT-funktionen ska en ansvarsfördelning för driftansvaret upprättas. Driftansvaret kan antingen skötas av IT-funktionen, det egna (kommunala) bolaget eller av extern leverantör. 5..6 IT-säkerhetssamordnaren IT-säkerhetsarbetet ska bedrivas som en integrerad del av kommunens normala verksamhet. Årliga mål ska fastställas i samband med att verksamheternas övriga mål fastställs i ordinarie budgetprocess. Arbetet utförs av de olika verksamheterna i samverkan med IT-säkerhetssamordnaren som har det övergripande samordningsansvaret för IT-säkerheten i kommunen. 5..7 Systemleverantören Systemleverantören som är en extern part svarar för alla frågor kring den tekniska utformningen av programvaran. Samarbetsformer och ersättningar ska noga fastställas genom avtal.