Regional Utvecklingsledning Per Arvidsson Åke Boalt Daniel Nilsson 2004-01-27 GIS-strategi för Region Skåne 1 Syfte Region Skånes verksamhet ska betjäna befolkningen i hela Skåne och måste vara baserad på god kunskap om förhållanden och utvecklingstendenser i regionens skilda delar. Beslutsunderlag för drift och planering inom alla verksamheter bör fördjupas genom att lägesegenskaper beaktas i analyser och sammanställningar. Målen för Skånsk Livskraft, om tillväxt, attraktionskraft, bärkraft och balans, förutsätter att geografisk tillgänglighet till arbete, service, rekreation i Skåne utvecklas. Detta dokument är framtaget som underlag för beslut om strategi för samordnad utveckling och användning av geografiska analyser och geografiska informationssystem (GIS) inom Region Skåne. GIS-verksamheten bör utvecklas så att tekniken kan användas för breda ändamål inom Region Skåne. Viktiga användningsområden är; stöd i handläggning och planering redskap för analys och uppföljning grund för intern information och till allmänheten utbyte av information redskap i den demokratiska processen Tyngdpunkten i Region Skånes verksamhet ligger på att driva och utveckla samhällsservice och främja en livskraftig utveckling i Skåne. GIS har börjat användas för att rationalisera drift och planering inom olika delar av verksamheten. Det är angeläget att ta till vara sådana rationaliseringsmöjligheter i den löpande verksamheten. För Region Skåne torde dock nyttan av GIS främst handla om förbättrat och fördjupat beslutsunderlag och förbättrade möjligheter till intern och extern information. GIS gör det möjligt att på ett helt nytt sätt beakta geografiska dimensioner och lägesbundna egenskaper vid analyser och redovisningar. Det är angeläget att Region Skånes skilda verksamheter uppmärksammar de geografiska dimensionerna i planering och utveckling av driften. En viktig förutsättning är att verksamheterna kompletterar, eller skapar möjligheter för att vid behov komplettera, databaser, register och annan vital information med lägesbestämning (koordinater, områdeskoder ed). 2 Vision Vår vision är att geografiska informationssystem (GIS) används som effektiva och naturliga verktyg i hela Region Skånes verksamhet, såväl i den dagliga driften / administrationen av skilda verksamheter som inom regional utveckling och olika planeringsuppgifter. GIS är integrerat i verksamheten och används på ett kvalificerat sätt. Region Skåne är drivande när det gäller användandet av geografisk information och geografiska analyser i det regionala utvecklingsarbetet. Organisationen, underlagsdata och de tekniska verktygen är utvecklade så att användarna i sin dagliga verksamhet kan beakta den geografiska dimensionen. De databaser som används inom 1
organisationen innehåller lägesuppgifter och är samordnade så att de kan analyseras med hjälp av GIS. Dataförsörjningen präglas av ett långsiktigt tänkande vid anskaffning och dokumentation. Kvalificerad GIS-användning sker i kompetenskärnor ute i verksamheten (sjukvården, Skånetrafiken m.fl.). De tekniska systemen är uppbyggda så att de främjar en bred användning av det geografiska dataunderlaget och kan anpassas till ny teknik. Enkla GIS-verktyg finns som ett naturligt komplement för handläggning och administration i hela organisationen. Kompetensutveckling sker kontinuerligt för de olika nivåerna av användare (experter, handläggare och sällananvändare). Region Skåne har tydliga riktlinjer för hur man hanterar integritetskänslig information. En hög etik i GIS-användandet speglar att analyserna har hög relevans och hög kvalitet. Informationen, analyser och presentationer är lätt tillgängliga. Det material som Region Skåne förfogar över är känt och används brett, även av externa aktörer i det regionala utvecklingsarbetet i Skåne. Region Skåne ligger i framkant när det gäller utveckling och användning av geografiska analyser. GIS-verksamheten sker i samverkan med andra aktörer i Öresundsregionen och utvecklas i samarbete med bl.a. högskolor och universitet. Geografisk information ingår som en viktig del i presentationen av Region Skånes verksamhet och information om förhållanden i Skåne i den interna och externa informationen via intranät och Internet. 3 Samverkan och samordning En kvalificerad användning av GIS innebär betydande kostnader under ett initialskede. Under åren 1998-2002 har Region Skåne byggt upp en god bas för GIS-verksamheten i form av kompetens, kart- och statistikdatabaser samt programvaror. Mot bakgrund av de stora initialkostnaderna är det viktigt att utvecklingen av GIS-verksamheten planeras utifrån ett långsiktigt perspektiv, så att investeringar i kompetens, underlagsdata och erfarenheter kan tas till vara och vidareutvecklas. Genom samordning inom Region Skåne kan stora vinster göras vad gäller kompetens- och metodutveckling samt kostnadsreduktion för anskaffning och lagring etc. av underlagsdata. Mycket av underlagsdata för geografiska analyser har en bred användning inom många verksamhetsgrenar i Region Skånes organisation. Anskaffning, underhåll och distribution av dessa underlag bör betraktas som en gemensam infrastruktur för organisationen och finansieras centralt. På motsvarande sätt bör samverkan med kommunerna, länsstyrelse, universitet/högskolor och andra samarbetspartners i Skåne och Öresundsregionen eftersträvas. Region Skåne ser som sin uppgift att vara en förebild och pådrivare i länet när det gäller användningen av GIS för att underlätta och effektivisera arbetet med geografiska analyser inom skilda samhällssektorer i Skåne och Öresundsregionen. 4 Etik Hantering av lägesbestämd information och geografiska analyser ger anledning till olika typer av etiska överväganden. Integritetskänslig information blir betydligt mer känslig om den redovisas för små geografiska områden. Riktlinjer för hur integritetskänslig information ska hanteras vid geografisk analys och redovisning inom Region Skåne bör utarbetas. Geografiska analyser och redovisningar på kartor har stort informationsvärde. Detta ställer krav på att den geografiska redovisningen är relevant och rimligt avvägd samt att utfallet är statistiskt signifikant. 2
En stor del av det underlagsmaterial Region Skåne disponerar för geografiska analyser har anskaffats externt. Nyttjandet är då ofta förbundet med skilda typer av licensavtal och nyttjanderätter som måste beaktas. 5 Användarnivåer och ansvarsområden För att kunna utnyttja GIS i Region Skånes olika verksamhetsområden behöver tre olika nivåer av GIS-verksamhet beaktas. En bred bas av användare ska ges möjlighet att använda enkla verktyg, t.ex. tittskåps-gis, för att kunna tillgodogöra sig geografisk information. En andra nivå användare skall kunna kombinera data och göra enklare analyser och presentationer. Den tredje nivån skall utgöra kärnor för GIS-kompetens för de respektive verksamhetsområdena. Kärnor för GIS-kompetens Inom Region Skånes skilda verksamheter utvecklas kompetenskärnor för GIS-verksamhet. Dessa ska på sikt ansvara för; GIS-anpassning av respektive verksamhetsområdes dataunderlag och dokumentation anskaffning av dataunderlag kompetensutveckling inom sitt verksamhetsområde stödja GIS-utvecklingen definiera och tillgodose GIS-behovet i verksamheten ansvara för kontinuiteten i GIS-verksamheten Central GIS-funktion Den centrala GIS-funktionen bör vara centralt organisatoriskt placerad för att få så stor genomslagskraft och effektivitet som möjligt. För att säkerställa att den gemensamma GISutvecklingen inriktas på för organisationen aktuella och relevanta frågeställningar, är det angeläget att utvecklingsarbetet sker i en miljö med direkt kontakt med kvalificerad planerings- och utredningsverksamhet. Den centrala GIS-funktionen uppgifter är att tillhandahålla specialkompetens inom geografiska informationssystem, geografiska analyser och statistik stödja etableringen av GIS-kärnor inom Region Skånes skilda verksamheter styra och anpassa GIS-underlaget för det strategiska regionala analysarbetet. Detta innefattar samordning av datainköp, samordning och utveckling av teknik samt utveckling av data verka rådgivande, med avseende på geografisk information och geografiska analyser, inom alla Region Skånes verksamhetsområden, bl.a. med hjälp av referensgrupper stödja i tvärsektoriella projektgrupperingar för att främja ökad användning av geografiska analyser inom nya ämnesområden / verksamheter verka för att lösningar väljs som ger kompatibilitet mot annan teknik än vad den egna organisationen valt. Detta innefattar Internetsystem, IT-plattformar och databasprogram såväl som geografiska projektioner och filformat bistå med underlagsmaterial, i form av underlagskartor och analysresultat, för den grafiska kartproduktionen Strategisk styrning av GIS-verksamheten För att säkerställa ett effektivt utnyttjande av GIS och en långsiktig uppbyggnad av lägesbestämd information och inom Region Skåne, bör en koncernövergripande beslutsgrupp för strategisk styrning av GIS-verksamheten inrättas. Organiserandet av en sådan strategisk styrning bör lämpligen samordnas med överväganden om strategisk styrning av IT-verksamheten. 3
Exempel på koncernövergripande strategiska frågor är; övergripande handlingsplaner för GIS-verksamheten, riktlinjer rörande t ex etik/sekretess ansvar för att databaser, register och annan vital information lägesbestäms och görs tillgänglig i de olika verksamheterna ansvar för att de tekniska förutsättningarna för ett effektivt GIS-nyttjande tillgodoses beslut om standard för kvalitetssäkring och dokumentation och uppföljning av dessa frågor Referensgrupp för GIS För att främja en löpande dialog mellan GIS-användare på skilda nivåer och skilda verksamhetsområden i organisationen föreslås att en referensgrupp för GIS inrättas. En viktig uppgift för gruppen bör också vara att främja dialog och erfarenhetsutbyte med potentiella användare av GIS-baserade analyser, redovisningar och illustrationer. 6 Tillhandahållande av data Det är viktigt att information om underlagsdata för geografiska analyser och presentationer görs tillgänglig för en bred krets presumtiva användare. Det gäller kartunderlag, statistik och registerdata med lägesinformation. Förvaltningarna inom Region Skåne bör sammanställa sk metainformation (information om data) om sådant underlag samt förmedla detta till en gemensam metadatabas för geografisk information inom Region Skåne. Geografisk underlagsdata som sammanställts inom Region Skåne eller där Region Skåne på annat sätt kommit att disponera materialet, bör i möjligaste mån göras tillgänglig för bred användning. Hänsyn till sekretess- och integritetsaspekter samt licensavtal och andra avtal om nyttjanderätt innebär dock begränsningar i möjligheterna att sprida underlagsdata till externa användare. 7 Dataförsörjning Anskaffning Region Skåne skall samordna organisationens anskaffning av geografiska data för att undvika fördyrande dubbelbeställningar och merkostnader för eller oklarheter vid dokumentation och underhåll. Samordningen skall ske via den centrala GIS-funktionen. Vid dataanskaffning skall hela organisationen, samt naturliga samarbetspartners i projekt i möjligaste mån, omfattas av nyttjanderätt/licenser. Region Skåne är en stor producent av databaser. Många databaser geokodas (varje post får ett geografiskt läge) och kan därmed användas för att utföra geografiska analyser. Region Skåne har också genom licensavtal nyttjanderätter till ett stort utbud av externt producerad underlagsdata. Region Skåne disponerar även andra typer av geokodade externa databaser. Ajourhållning. Planeringsunderlag i form av databaser måste ajourhållas. Detta kan innebära uppdateringar med ett viss intervall, eller kompletteringar. Databaserna skall i intervall frysas, dateras och sparas för att ge tidsserier. Dataägarskap I projekt och andra arbetsprocesser där databaser produceras, är det av största vikt att ägandeförhållandena klargörs och att data efter projektslut tas om hand. Likaså måste analysresultat dokumenteras med avseende på ägarskap och nyttjanderätter. Ambitionen skall vara att materialet skall kunna användas av hela organisationen och i största möjliga mån även av externa användare. 4
Datakvalitet Data skall åtföljas av en dokumentation avseende kvalitet. Detta innefattar bl a geografisk omfattning, aktualitet, noggrannhet (skala/skalområde) och dataproducent. En standard för kvalitetsdokumentationen skall upprättas och användas för lägesbunden information. Standarder Dokumentation och framtagande av geografisk data och upprätthållande av geografiska databaser regleras ofta med olika typer av standarder. Standardiseringsarbetet, nationellt och internationellt, skall följas och beaktas vid hanteringen av Region Skånes geografiska databaser. Dokumentation av databaser inom Region Skåne skall ske enligt vedertagen standard. Sekretess Region Skåne innehar databaser som omfattas av sekretesslagstiftningen. Reglerna kring denna måste beaktas vid användandet av data både inom och utom organisationen. Riktlinjer för hanteringen av denna lagstiftning skall finnas tillgänglig via den centrala GIS-funktionen. Datadistribution, datakommunikation Databaserna skall vara tillgängliga för så bred användning som möjligt. Begränsningar i tillgängligheten består av tekniska begränsningar, inskränkningar med hänsyn till nyttjanderätten och sekretess. De interna databaserna skall ligga så nära källan som möjligt. Detta för att informationen skall vara aktuell, men också för att varje databasproducent ska kunna ansvara för uppdatering och ajourhållning. Den centrala GIS-funktionen administrerar en central GIS-databas med det gemensamma planeringsunderlaget. Till denna hör en metadatabas (data om data), med information om databasens innehåll. Datasäkerhet De geografiska databaserna måste hanteras med behörighetssystem för att undvika att de förvanskas av misstag. Integritetskänslig data måste hanteras med sekretesskydd. Detta löses separat hos varje databasägare. Den centrala GIS-databasens behörighetssystem administreras av den centrala GISfunktionen. Backup på den centrala GIS-databasen tas enligt gällande serverbackup-lösningar. 8 Kostnader för GIS-verksamhet Kostnaderna för GIS-verksamhet kan delas upp i fyra skilda kategorier, gemensam infrastruktur, licenskostnader för program och enklare utrustning, speciell anskaffning av data eller anpassning av register samt utbildning och kompetensutveckling. Gemensam infrastruktur Med gemensam infrastruktur för GIS-verksamhet avses främst geografiskt referensmaterial, central GIS-kompetens, kvalificerade program och utrustning och uppbyggnad av struktur för lagring, dokumentation. Sedan 1998 har Region Skåne byggt upp en sådan infrastruktur och aktualisering, drift och underhåll av denna bör kunna finansieras inom nuvarande budgetram för GIS- och statistik inom Regional Utvecklingsledning. Licenskostnader för program och enklare utrustning För den breda grupp som använder tittskåps-gis behövs inga särskilda program eller annan utrustning än utskriftsmöjligheter i färg. För mer specialiserade användare erfordras licenser för särskilda GIS-program, vilka finansieras av respektive verksamhet. 5
Speciell anskaffning av data / anpassning av register Större projekt eller förändringar av administrativa system kan kräva anskaffning av nya databaser, anpassning av register och rutiner, ny programvara eller teknisk utrustning. Denna typ av kostnader bör ställas mot möjlig effektivitetsvinst alternativt förbättring av beslutsunderlag och bör finansieras av respektive verksamhet/projekt. Utbildning och kompetensutveckling En viktig del av kostnaderna för GIS-verksamhet avser utbildning och kompetensutveckling av användare på skilda nivåer. Gemensamma resurser inom Region Skåne bör avsättas för en bred information i vad GIS är och kan användas till samt introduktion av så kallat tittskåps-gis. Utbildning och kompetensutveckling av en andra nivå användare (enklare analyser och presentationer) bör finansieras av respektive förvaltning. Även utbildning och kompetensutveckling av den tredje nivån användare ( GIS-kompetens i kärnorna) bör finansieras av respektive förvaltning. Externa kostnader för kurser är liten jämfört med den tid som måste avsättas för att utveckla förmågan att utnyttja GIS effektivt i den egna verksamheten. 9 Utvecklingsfrågor Metodutveckling Nya analysmetoder ger möjlighet att i större utsträckning utnyttja potentialen i den information Region Skåne har tillgång till. Vid utveckling av nya analysmetoder skall en bred ansats prägla det initiala utvecklingsarbetet för att komma så många verksamheter som möjligt till godo. Många av de analysmetoder som utvecklas inom en viss verksamhet är direkt applicerbara på andra verksamhetsområden. För att metoderna skall kunna vidareutvecklas krävs att utvecklingen är noga dokumenterad. Spridning av analysmetoderna skall åtföljas av en detaljerad metodbeskrivning. Samarbete med universitet, högskolor, myndigheter och organisationer skall vara en naturlig del i utvecklingsarbetet för att på så sätt få ökad kunskap och minskade kostnader. Systemutveckling Tekniken bakom geografiska informationssystem är relativt ny och utvecklas snabbt. Detta gör att det är mycket viktigt att använda system som är föränderliga. Systemutvecklingen skall präglas av lösningar där nya tekniker löpande studeras och värderas. Utvecklingen av geografiska informationssystem skall ske i samråd med referensgruppen för geografiska informationssystem samt den centrala GIS-funktionen. Kompetensutveckling Utveckling av geografiska informationssystemen sker kontinuerligt. I takt med utvecklingen ges nya möjligheter att göra bättre analyser som leder till mer välunderbyggda beslutsunderlag. För att kunna nyttja dessa system optimalt krävs en ständig kompetenshöjning på flera nivåer. Dels för dem som utvecklar de geografiska informationssystemen i organisationen men också för användarna i de dagliga arbetsuppgifterna. Vid anlitande av externt upphandlade tjänster, rörande geografiska informationssystem, skall inte bara resultaten utan även kunskapen överföras till organisationen i möjligaste mån, för att på så sätt gynna utvecklingen i hela organisationen. 6
Region Skåne skall främja kompetensutvecklingen inom geografiska informationssystem i regionen vilket leder till bättre planeringsunderlag i Skåne. Vidmakthållande Genom att använda geografiska data i tidsserier kan man underlätta vid uppföljningar och utvärderingar av gjorda insatser. Därför måste arbetet med att bygga och ajourföra geografiska databaser präglas av långsiktighet. Det är av största vikt att Region Skåne tillvaratar både kunskapen och data, som leder fram till analysresultat i det regionala analysarbetet, för att kunna maximera nyttan av den geografiska informationen. 10 GIS på Internet/intranät I takt med ökad användning av Internet/intranät har efterfrågan på att använda kartor som informationskälla ökat. Med dagens teknik ger Internet/intranät som informationskanal, kombinerat med en kartmotor på en GIS-server, möjligheter att visa geografisk information genom interaktiva kartor. Region Skånes information på Internet måste kompletteras med geografisk information för att öka informationsvärdet. 11 Tekniska system Programval Mycket av den stora informationsmängd Region Skåne förfogar över har eller kan ges en geografisk koppling. Denna information lagras i en mängd olika format. Vid val av tekniska system bör man i så stor utsträckning som möjligt eftersträva att man på ett enkelt sätt kan utväxla data mellan olika format för att på så sätt kunna knyta ihop informationen och öka informationsvärdet. Data Då data från många håll används vid geografiska analyser är det viktigt att välbeskrivna standarder användas så långt möjligt för att maximera datavärdet i alla databaser. Metadata (data om data) och system som hanterar detta måste tas fram och omfatta alla geografiskt knutna data. Detta för att kunna kommunicera vilka data som finns, främst inom organisationen, men även externt. Säkerhet De tekniska systemen avseende geografisk information, måste uppfylla kraven som ställs på t ex intrångsmotstånd (brandväggar) och möjlighet att begränsa såväl medvetet som omedvetet datamissbruk med hjälp av åtkomstbegränsningar och ändringsrättigheter. Lagstiftning om sekretess och information därom måste vara tillgänglig. 7