Upphandling enligt Lag om Valfrihetssystem. Hjälp i hemmet enligt Socialtjänstlagen (SoL)

2 Dnr 2010/34 Version 2011:1 Upphandling enligt Lag om Valfrihetssystem Förfrågningsunderlag gällande Hjälp i hemmet enligt Socialtjänstlagen (SoL) personlig omsorg & serviceinsatser

Inbjudan att ansöka om godkännande som utförare av hemtjänst Kommunfullmäktige i Bodens kommun beslutade den 16 november 2009 att införa valfrihetssystem inom hemtjänsten. Syftet med valfrihetssystemet är att öka hemtjänstkundernas valfrihet, delaktighet och inflytande. Valfrihetssystem innebär att invånare i Bodens kommun som har beviljats hemtjänst av socialnämnden, har rätt att välja företag som ska utföra hemtjänstinsatserna. Behovsbedömningen för hemtjänst görs av biståndshandläggare som fattar beslut om vilka insatser som ska beviljas till den enskilde. När ett biståndsbeslut har fattats får den utförare som den enskilde valt ett uppdrag från kommunen om vilka insatser som beviljats och ska utföras. Valet kan göras bland de hemtjänstutförare som socialnämnden har godkänt och tecknat avtal med eller kommunens egen hemtjänst. De utförare som kommunen skriver avtal med kommer att konkurrera med varandra och kommunens egen hemtjänstverksamhet. Utföraren garanteras inte någon volym eftersom det är kunden som väljer utförare. Bodens kommuns hemtjänst i egen regi deltar inte i upphandlingen utan är direktkvalificerade. Utförare ersätts för omsorgsinsatser med ett fast belopp per utförd timme. Serviceinsatser ersätts till ett fast belopp per utförd aktivitet. Denna upphandling genomförs enligt Lagen om valfrihetssystem LOV (SFS 2008: 962). Upphandlingar enligt LOV innebär bland annat att intresserade utförare kan sända in ansökningar så länge upphandlingen annonseras i den nationella databasen på www.kammarkollegiet.se. Det innebär också att den ekonomiska ersättningen och kravnivåer är kopplade till kommunala beslut samt att samtliga sökande som uppfyller kommunens krav blir godkända som utförare. Så här söker du om att bli godkänd som utförare av hemtjänst Du ansöker genom att fylla i ansökningsformuläret och skicka in det tillsammans med de efterfrågade bilagorna. I förfrågningsunderlaget finner du all information om hur val av utförare av hemtjänst kommer att fungera och vilka krav som ställs på utföraren. Du kan ansöka när du vill. Godkännande av utförare kommer att ske löpande. Inkomna ansökningar granskas regelbundet av kommunen. När ansökan godkänts av socialnämnden tecknas avtal. Kommunen kommer därefter att komplettera informationsmaterialet som riktas till hemtjänstkunderna med information om de nya utförarna. Kunderna kan då börja välja den nya utföraren. 2

Kommunen kommer regelbundet att följa upp hur nöjda kunderna är med sin utförare. Kommunen kommer också att följa upp att utförarna upprätthåller den godkända kvalitetsnivån. Resultatet av kvalitetsundersökningarna kommer att publiceras på kommunens webbplats som ett stöd för kunden när hon/han ska välja hemtjänstutförare. Välkommen med er ansökan! Upplysningar om upphandlingen lämnas av: Marie Hjorth Administrativa avdelningen Socialförvaltningen 961 86 BODEN Tel:0921-628 33 E-post: marie.hjorth@boden.se 3

Innehållsförteckning Inbjudan att ansöka om godkännande som utförare... 2 Så ansöker du om godkännande... 2 Definitioner begrepp i förfrågningsunderlaget... 7 Allmän orientering 1.1 Huvudman... 9 1.2 Bakgrund och utgångspunkt för valfrihetssystem... 9 1.3 Uppdragets omfattning tjänster som ingår i valfrihetssystem... 9 1.4 Tjänster som inte ingår i valfrihetssystemet... 10 1.5 Kommunens nattpatrull... 10 1.6 Kommunens informationsansvar... 10 1.7 Biståndsbeslut... 11 1.8 God man/ställföreträdare... 11 1.9 Kundens möjlighet att välja eller att låta bli att välja utförare... 12 1.10 Val av utförare under sjukhusvistelse... 12 1.11 Beställning av uppdrag... 12 1.12 Geografiska etableringsområden... 13 1.13 Utförarens kapacitet... 13 1.14 Underleverantör till utförare... 14 1.15 Utförarens profil... 14 1.16 Tilläggstjänster... 14 1.17 Utförarens marknadsföring... 15 1.18 Avgift för hemtjänst... 16 1.19 Tillsyn socialtjänsten... 16 1.20 Utbildningsinsatser för utförare... 16 Administrativa föreskrifter 2.1 Upphandlingsförfarande... 17 2.2 Krav på juridisk form... 17 2.3 Utformning av ansökan... 17 2.4 Sista anbudsdag... 18 2.5 Tidplan för upphandlingen... 18 2.6 Upplysning under ansökningstiden... 19 2.7 Kompletteringar eller förtydliganden av förfrågningsunderlaget... 19 2.8 Adressering... 19 2.9 Handläggning... 19 2.10 Prövning av ansökan... 19 2.11 Uteslutningsprövning och kvalificering... 20 2.12 Godkännande av utförare... 20 2.13 Intyg, bevis och ekonomisk kapacitet... 21 2.14 Förfarande om ansökan inte godkänns... 21 2.15 Överprövning... 21 4

Krav vad gäller tjänstens utförande 3.1 Grundläggande krav på tjänsten... 22 3.2 Underleverantör... 22 3.3 Informationsskyldighet om förändrat biståndsbehov... 22 3.4 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten... 23 3.5 Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal... 24 3.6 Samverkan och informationsmöten... 25 3.7 Social dokumentation... 25 3.8 Klagomål- och synpunktshantering... 26 3.9 Anmälningsskyldighet fel- och brister... 26 3.10 Anmälningsskyldighet Lex Sarah... 27 3.11 Genomförandeplan... 27 3.12 Kontaktmannaskap... 27 3.13 Hygienrutiner... 27 3.14 Hälso- och sjukvård... 28 3.15 Rutin för viktförändring hos kund... 28 3.16 Rehabilitering, aktivering och förebyggande insatser... 28 3.17 Tekniska hjälpmedel... 28 3.18 Rutin kontanta medel... 28 3.19 Rutin nyckelhantering... 28 3.20 Identifikation och legitimering... 29 3.21 Frivilligorganisationer... 29 3.22 Tystnadsplikt och sekretess... 29 3.23 Meddelarfrihet... 29 3.24 Krav på nyttjande av kommunens verksamhetssystem... 30 3.25 Krav på nyttjande av tekniskt system för registrering av utförd omsorgsinsats hos kund... 30 3.26 Insyn i utförarens verksamhet... 31 3.27 Uppföljning och utvärdering... 31 3.28 Lokal beredskapsplan... 32 3.29 Kollektivavtal... 32 Kommersiella föreskrifter 4.1 Avtalshandlingarnas inbördes ordning... 32 4.2 Avtalstid... 32 4.3.1 Ersättning till utförd personlig omsorg... 33 4.3.2 Ersättning utförd serviceinsats... 34 4.3.3 Omställningstid ersättning till utförare... 34 4.3.4 Dubbelbemanning vid omsorgsinsatser ersättning till utförare... 35 4.4 Ändring av villkor på grund av politiska beslut... 35 4.5 Avbrytande av valfrihetssystem... 35 4.6 Grund för hävning av avtal... 36 4.7 Överlåtelse av avtal eller uppdrag... 37 4.8 Betalningsansvar kund utskrivningsklar från sjukhus... 37 4.9 Skadeståndsskyldighet... 37 4.10 Försäkringar... 37 5

4.11 Skatter och avgiftskontroll... 37 4.12 Befrielsegrunder (force majeure)... 38 4.13 Ersättning för medverkan vid utvärdering av verksamhet... 38 4.14 Fakturering... 38 4.15 Moms... 38 4.16 Betalningsvillkor... 38 4.17 Dröjsmålsränta och administrativa avgifter... 39 4.18 Tvist... 39 Bilagor 1. Geografiska etableringsområden 2. Riktlinjer och rutiner, Social dokumentation 3. Rutin, Synpunkter och klagomål 4. Rutin, Anmälningsskyldighet fel och brister i verksamhet 5. Rutin, Anmälningsskyldighet allvarliga missförhållanden Lex Sarah 6. Hygienrutiner i ordinärt boende 7. Sekretessförbindelse 6

Definition av begrepp i förfrågningsunderlaget Biståndsbeslut Biståndshandläggarnas beslut om vad och i vilken omfattning hjälp ska beviljas. Myndighetsutövning beslut eller åtgärd, grundad på lag eller annan författning, som en myndighet har befogenhet att besluta om i förhållande till medborgarna. Myndighetsutövning görs av de tjänstemän som handlägger ärenden inom socialtjänsten. Att sammanställa, bedöma och värdera de uppgifter som ligger till grund för ett biståndsbeslut är myndighetsutövning. Kommunalt huvudmannaskap Kommunen är ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som avser myndighetsutövning. I egenskap av huvudman beslutar kommunen bl a om verksamhetens inriktning och mål, uppföljning, utvärdering och avgifter. Kund/den enskilde Den person som har blivit beviljad omsorg och service enligt socialtjänstlagen. Utförare Utförare benämns de företag som är godkända som utförare av hemtjänst och har tecknat avtal med kommunen. Ordinärt boende - är boende i vanliga bostäder som hyresrätt, bostadsrätt, egen villa eller motsvarande. I ordinärt boende ansvarar primärvården (landstinget) för hälso- och sjukvårdsinsatser medan kommunen ansvarar för den enskildes behov av hjälp i hemmet, hemtjänst. Hemtjänst En biståndsbedömd insats som ges enligt socialtjänstlagen i ordinärt boende. Med hemtjänst avses hjälp i hemmet som omfattar personlig omsorg och serviceinsatser. Omsorgsinsatser innebär personnära omsorg, hjälp med hygien, av- och påklädning, förflyttning, toalettbesök eller stöd i måltidssituation. Serviceinsatser innebär hjälp med städning, tvätt eller inköpsärenden. Ickevalsalternativ Den som inte vill eller kan välja utförare ska kunna avstå. Kunden blir då hänvisad till det ickevalsalternativ som kommunen har bestämt i förväg. I Boden har kommunfullmäktige beslutat att icke-valsalternativet är kommunens hemtjänst. Tilläggstjänst En utförare som tecknat avtal med kommunen har möjlighet att erbjuda kunderna s k tilläggstjänster. Tilläggstjänst är något utföraren erbjuder kunden utanför biståndsbeslutet. Exempel på tilläggstjänster är gräsklippning. Utföraren tar betalt direkt av kunden som beställer tjänsten via utföraren. Samordnad individuell planering - När en kund blivit inlagd på sjukhus och det föreligger behov av nya, förändrade eller fortsatta insatser efter sjukhusvistelse får kommunens kallelse till samordnad individuell planering. När kunden 7

är åter i hemmet ansvarar kommunen för omsorgsinsatserna (hemtjänst) och landstinget för vårdinsatser. Trygghetslarm - Kunder som har beviljats trygghetslarm har en larmdosa installerad i sitt hem och kan få kontakt med en larmcentral genom att trycka på ett larm som finns placerat exempelvis runt handleden. Larmcentralen som svarar på larm vidarebefordrar det till den utförare av hemtjänst som kund valt. God man/företrädare Om en person på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande inte kan ta vara på sig själv eller sin egendom kan han eller hon få en god man. En god man fungerar som ett ombud för den enskilde, och förordnas av tingsrätten. Överförmyndare - Alla kommuner har en överförmyndare eller överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare och gode mäns förvaltning och har efter ansökan eller anmälan att utreda behovet av nämnda insatser. Detta för att inte rättsförluster ska uppstå för dem som av olika anledningar inte kan förvalta sin egendom, föra sin talan och tillvarata sina rättigheter. Genomförandeplan - är en plan som utföraren gör tillsammans med den enskilde/dennes ställföreträdare och som beskriver hur och när en beslutad insats praktiskt ska genomföras. Enklare sjukvårdsuppgift - när kunden inte kan ansvara för sitt eget hälso- och sjukvårdsbehov kan delegering av enklare sjukvårduppgifter bli aktuellt. Enklare sjukvårdsuppgift omfattar att ge kund insulin vid stabil blodsockernivå, ge medicin, enklare såromläggningar, ögondroppar, sondmatning och skötsel av urinkateter. Det är distriktssköterska inom primärvården som delegerar dessa sjukvårdsuppgifter till utföraren efter överenskommelse och instruktion. TES- Kommunen använder ett administrativt stöd för planering, inrapportering och uppföljning av utförda tjänster inom hemtjänsten som kallas TES. VO Kommunens verksamhetssystem Logica Vård och Omsorg. I verksamhetssystemet registreras utredning, biståndsbeslut och uppgifter av vikt som rör den enskilde och är viktigt för utförandet av beslutade hjälpinsatser. All dokumentation och kommunicering som rör uppdraget/kund sker via verksamhetssystemet. MAS Medicinskt ansvarig sjuksköterska, som har ett övergripande ansvar för den kommunala hälso- och sjukvården HSL Hälso- och sjukvårdslagen LOV Lag om valfrihetssystem SoL - Socialtjänstlagen SOSFS Socialstyrelsens författningssamling. 8

1. Allmän orientering 1.1 Huvudman Bodens kommun Socialnämnden 961 86 BODEN Organisationsnummer: 212000-2767 E-post: socialforvaltningen@boden.se Kontaktperson: Marie Hjorth Tel: 0921-628 33 För information om Bodens kommun och socialnämndens verksamhet hänvisas till www.boden.se 1.2. Bakgrund och utgångspunkt för valfrihetssystemet Kommunfullmäktige i Bodens kommun beslutade den 16 november 2009 att ge socialnämnden i uppdrag att införa valfrihetssystem inom hemtjänst. Syftet med valfrihetssystemet är att öka hemtjänstkundernas valfrihet, delaktighet och inflytande. Valfrihetssystem innebär att de invånare i Bodens kommun som har beviljats hemtjänst av socialnämnden, har rätt att välja utförare av hemtjänstinsatserna. Valet kan göras bland de hemtjänstutförare som socialnämnden har godkänt och tecknat avtal med eller kommunens egen hemtjänst. 1.3. Uppdragets omfattning tjänster som ingår i valfrihetssystemet Upphandlingen omfattar utförandet av biståndsbedömda hemtjänstinsatser enligt socialtjänstlagen (SoL) i ordinärt boende i form: Personlig omsorg, insatser som avser att stötta individen med den hjälp han/hon behöver kring sin person såsom personnära omsorg och hygien, av- och påklädning, toalettbesök eller stöd i måltidssituation. Serviceinsatser, innebär hjälp med inköp, städ, tvätt eller sopsortering. Trygghetslarm - Akuta insatser hos hemtjänstkunder med trygghetslarm med krav på inställellsetid om maximalt 45 minuter. Syftet med insatser för personlig omsorg och serviceinsatser är att ge det bistånd som behövs för att den enskilde ska ha en god omsorg och leva med skälig levnadsnivå. All biståndsbedömning utgår från individens behov. En utförare som ansöker om att bli godkänd ska kunna utföra samtliga ovanstående insatser mellan klockan 07:00 och 22:00 under årets alla dagar. 9

Första veckan i mars 2010 fanns 478 hemtjänstkunder. Den beviljade tiden omsorg samt serviceinsatser för dessa kunder uppgick till 4 482 timmar per vecka. 1.4 Tjänster som inte ingår i valfrihetssystemet Nattillsyn kl 22:00-07:00. Svara på trygghetslarm 22.00-07:00 Vak, palliativ vård (vid ständigt behov av närvarande personal) Matdistrubution Dagverksamhet/central Installation av trygghetslarm Svara på trygghetslarm för kunder som enbart har denna tjänst Kontaktman enligt SoL Avlastning/stöd till närstående Boendestöd inom socialpsykiatrin 1.5 Kommunens nattpatrull Kommunen ansvarar för alla insatser mellan 22.00-07.00. Nattpatrullen lämnar information om kund av vikt för den utförare som ansvarar för insatserna hos kunden under dagtid (07.00-22.00). Utföraren ska lämna motsvarande information till nattpatrullen. Informationsöverföring sker via kommunens verksamhetssystem, VO. 1.6 Kommunens informationsansvar Kommunen har ansvaret för att underlätta och förklara för den enskilde vad ett valfrihetssystem innebär och vilka utförare som finns. Enligt Lag om Valfrihetssystem ska informationen vara saklig, relevant, lättförståelig, lättillgänglig och framför allt jämförbar. En gemensam presentationsmall för alla utförare kommer att nyttjas för att möjliggöra jämförelser utförarna emellan. Det är kommunen som avgör hur informationen ska utformas. Syftet är att ge kunderna en så lättförståelig information som möjligt om valfrihetssystemet, vilka utförare som finns och hur kunden väljer/byter utförare. Biståndshandläggarna kommer att informera kunderna såväl muntligt som skriftligt. Den skriftliga informationen kommer att vara tillgänglig såväl på papper som på kommunens hemsida www.boden.se. Utföraren förbinder sig att lämna korrekt och saklig information om sin verksamhet till kommunen. De utförare som kommunen tecknar avtal med kommer att få en mall för vilka uppgifter det är som ska finnas med i den information som kommunen står för. Utföraren ansvarar för att kommunen kontinuerligt under hela avtalstiden får uppdateringar av informationen så att den hålls aktuell. Det 10

står utföraren fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen tar fram. Utföraren har rätt att marknadsföra sin hemtjänstverksamhet och eventuella tilläggstjänster. Marknadsföringen ska utformas på ett etiskt försvarbart sätt och får inte uppfattas som påträngande av kunderna. Marknadsföringsmaterialet kommer inte att kunna exponeras, eller på annat sätt vara tillgängligt via kommunens biståndshandläggare. De kommer att nyttja en utförarkatalog där presentation av utförarna ges via fastställd presentationsmall. 1.7 Biståndsbeslut Ansökan om hjälp och stöd enligt socialtjänstlagen kan göras av den enskilde själv (kunden) eller genom legal ställföreträdare som kan vara god man, förvaltare, vårdnadshavare. I annat fall kan person med fullmakt företräda den enskilde. Det förutsätter då att den enskilde är införstådd med vad hon/han skrivit under. Första kontakten med den enskilde sker i regel via telefon varpå biståndshandläggare vid biståndsenheten bokar in ett hembesök hos den enskilde. Vid hembesöket kommer biståndshandläggaren vid införande av valfrihetssystem att informera om alla utförare samt hur valet går till, förutsatt att ansökan om hjälp avser hemtjänst. Biståndshandläggaren utreder den enskildes behov, bedömer och tar beslut i ärendet. Som underlag för utredningen finns intervjuer, läkarintyg/utlåtande, samordnad individuell planering, möte med den enskilde själv samt de han/hon önskar ska medverka t ex anhöriga. Beslutet dokumenteras i kommunens verksamhetssystem, VO. Därefter skickas beslutet och skriftlig information med uppgift om godkända utförare och en valblankett till den enskilde. 1.8 God man/ställföreträdare Om en person på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande inte kan ta vara på sig själv eller sin egendom kan han eller hon få en god man förordnad av tingsrätten. En god man fungerar som ombud för den enskilde. God man/ställföreträdare kan vara kunden behjälplig i val av utförare. Utföraren, dess ägare eller personal får inte ha uppdrag som god man/förvaltare eller på annat sätt agera ställföreträdare för utförarens kunder. Utförare ska meddela överförmyndaren i det fall man bedömer att det kan finnas behov av god man/förvaltare. 11

1.9 Kundens möjlighet att välja eller låta bli att välja utförare Valfrihetssystemet gäller för kunder som har biståndsbeslut om hemtjänstinsatser enligt socialtjänstlagen. Val av utförare är en möjlighet. Den som inte vill, saknar förmåga, eller där närstående/företrädare inte kan stödja i valet av utförare, kan avstå att välja utförare. Kommunen är skyldig att tillhandahålla ett ickevalsalternativ för den som inte vill eller kan välja. I Boden är det kommunens egen hemtjänst som är ickevalsalternativet. Kunden kan endast välja en utförare för samtliga hemtjänstinsatser. Kunden kan alltså inte välja olika utförare för de olika typer av insatser som omfattas av upphandlingen. Kunden har möjlighet att när som helst byta utförare om hon/han så önskar. Kundens uppsägningstid är alltid fem arbetsdagar. Om kunden önskar välja en annan utförare ska han/hon kontakta biståndshandläggaren. När en ny utförare är vald meddelar kommunen detta till den ursprungliga utföraren. Ursprunglig utförare meddelas skriftligen i meddelandefunktionen i verksamhetssystemet VO. 1.10 Val av utförare under sjukhusvistelse Varken befintliga eller helt nya kunder kan under sjukhusvistelse och inför hemgång välja/byta utförare. Valet kan aktualiseras första dagen i hemmet och vald utförare ska då inom fem arbetsdagar påbörja verkställande av beviljad hemtjänst. I avvaktan på att kunden valt utförare utför kommunens hemtjänst beviljade insatser. Kunder som aktualiserats under sjukhusvistelse ska senast inom fem dagar efter hemkomst meddela biståndsenheten val av utförare. Om så inte sker betraktas det som ett ickeval och kommunens hemtjänst blir fortsatt utförare. Den enskilde kan dock när som helst aktualisera omval av utförare. Hon/han tar då kontakt med sin biståndshandläggare. 1.11 Beställning av uppdrag När kunden fått ett biståndsbeslut och valt utförare, får den valda utföraren en beställning via meddelandefunktionen i verksamhetssystemet, VO. Överlämning av uppdraget sker via verksamhetssystemet. Av uppdraget framgår beviljade insatser samt uppgifter om kunden. Utföraren ska kunna påbörja uppdraget inom 5 arbetsdagar från det att uppdraget mottagits. 12

1.12 Geografiska etableringsområden Kommunen har delats in i tio geografiska etableringsområden för utförande av hemtjänst. Ansökan om godkännande som utförare kan göras inom valfritt antal områden. Avtal som utförare av hemtjänstinsatser inom ett geografiskt område innebär att utföraren är förpliktigad att ta emot kunder inom området, upp till det kapacitetstak som angetts i ansökan. Utföraren kan således inte tacka nej till en kund i det geografiska område där man fått godkännande som utförare. Det är kunden som väljer utförare. Om utförare som kommunen redan godkänt och har avtal med vill ansöka om att bli utförare i fler områden görs anmälan till kommunen, möjligheten att vara utförare i det nya etableringsområdet träder då ikraft vid första månadsskifte 30 dagar efter anmälan. I det fall en utförare inte längre önskar vara verksam i ett geografiskt område för vilket man har avtal med kommunen så upphör avtalet att gälla för det aktuella området vid första månadsskiftet 90 dagar efter anmälan. Se bilaga 1, karta över den geografiska områdesindelningen samt statistik över antal kunder och biståndsbedömda timmar inom respektive område. 1.13 Utförarens kapacitet Utförare ska i ansökan om godkännande uppge ett tak för hur många timmar insatser som maximalt kan utföras. Utföraren ska uppge kapacitetstak i form av antal biståndsbedömda timmar per vecka. För godkännande krävs att kapacitet inte understiger 80 timmar per vecka. Om en utförare som angivit visst kapacitetstak senare under avtalstiden vill höja eller sänka taket kan detta ske genom att utföraren anmäler ett nytt kapacitetstak till kommunen. Vid utökningar av kapaciteten träder det nya kapacitetstaket i kraft vid första månadsskifte 30 dagar efter anmälan från utföraren. Vid sänkning av kapaciteten träder det nya kapacitetstaket i kraft vid första månadsskifte 90 dagar efter anmälan. Vid sänkning av kapacitetstak ska dock utföraren genomföra de pågående beställda insatserna tills dess annan godkänd lösning kan ordnas. Utföraren ska vara beredd att utöver sitt kapacitetstak ta emot temporära utökningar av insatser, om detta skulle behövas för att upprätthålla kontinuiteten för den enskilde vid exempelvis sjukdom och tillfälligt utökat omsorgsbehov. 13

Allt utförande inom verksamheten ska vara evidensbaserat (vetenskapligt grundad eller beprövad erfarenhet) samt vara politiskt och religiöst obundet. 1.14 Underleverantörer till utförare Underleverantörer kan anlitas för att utföra vissa uppgifter (städning, tvätt, eller inköpsärende) inom serviceinsatser. Detta ska i sådana fall framgå av ansökan. Utföraren ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Utföraren ansvarar också för att underleverantören uppfyller krav om inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter samt att de i övrigt lever upp till de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Utföraren ska vid anlitande av underleverantör eller vid byte av underleverantör under avtalstiden alltid inhämta godkännande från kommunen samt informera kunderna om detta. 1.15 Utförarens profil Utföraren bör i sin ansökan tydligt beskriva profilområden eller specialiteter. Profilområden kan till exempel vara kompetens inom språk, kultur, demensomvårdnad, neuropsykiatri, psykisk eller fysisk funktionsnedsättning. Profilområden och dess omfattning kan förändras under avtalstiden. Profilområden kommer att beskrivas av kommunen i informationsmaterialet och är viktiga mervärden för kunden vid valet av utförare. Det utgår ingen ersättning till utförare för specifik kompetens/profilområden utöver den fastställda ersättningen som betalas ut per utförd timme eller aktivitet. 1.16 Tilläggstjänster En utförare som tecknat avtal med kommunen har möjlighet att erbjuda kunderna s k tilläggstjänster. Tilläggstjänst kan dels vara en tjänst som ingår i biståndsbeslutet men som kunden vill utöka på något sätt t ex hur ofta tjänsten utförs, dels en tjänst som inte ingår i biståndsbeslutet. Exempel på tilläggstjänster kan vara gräsklippning, snöskottning, fönsterputsning eller annan tjänst som kan utgöra ett mervärde för kunden. Kommunens egen hemtjänst får inte erbjuda tilläggstjänster. Kommunen ersätter inte utföraren för tilläggstjänster. Utföraren tar betalt direkt av kunden som beställer tjänsten via utföraren. 14

Utföraren kan erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda: Tilläggstjänster får inte vara obligatoriskt för kunden för att hon/han ska kunna välja utföraren. Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Däremot kan kunden välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på jämfört med biståndsbeslutet. Tilläggstjänster faktureras av utföraren direkt till kunden (ej kontant betalning). Utföraren har informerat kommunen vilka tilläggstjänster som kunderna erbjuds. När utföraren erbjuder tilläggstjänster ska det tydligt framgå för kunden att det är fråga om en tilläggstjänst som erbjuds. Kunden är inte skyldig nyttja utförarens tilläggstjänster i de fall utföraren väljs för uppdrag enligt biståndsbeslut. Skillnaden mellan vad som ingår i biståndsbeslutet och vad som erbjuds därutöver ska tydligt framgå, liksom vad kunden får betala för tilläggstjänsterna. Kundens nyttjande av tilläggstjänster ska dokumenteras genom en av kunden undertecknad beställningshandling i vilken tjänstens innehåll och kostnad redovisas till kunden. Utföraren ska, om kommunen begär det, kunna redovisa för kommunen vilka tilläggstjänster de utfört hos kommunens kunder och dessa tjänsters omfattning. Att använda sig av tilläggstjänster istället för att informera biståndshandläggare om en kunds utökade behov av insatser är inte tillåtet. Ett sådant förfarande från utföraren utför grund för omedelbar hävning av avtal. 1.17 Utförarens marknadsföring Utföraren har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Marknadsföringen får dock inte upplevas som påträngande eller oetisk. Som påträngande och oetisk marknadsföring räknas exempelvis: Erbjudande om ekonomisk kompensation eller gåva vid val av utförare. Utföraren försöker värva nya kunder genom hembesök, besök på sjukhus eller telefonsamtal. Reklam för behandling/omsorg som inte är förenlig med vetenskap och beprövad erfarenhet. 15

Vid marknadsföring av tilläggstjänster ska följande vara tydligt: Beviljad hjälp som ingår i biståndsbeslutet betalas via hemtjänstavgiften till kommunen. Tilläggstjänsternas betalas direkt till utföraren som skickar faktura på utförda tilläggstjänster. Tilläggstjänsterna är ett erbjudande kunden har inte skyldighet att köpa tilläggstjänster Tilläggstjänsternas pris. Utförarens marknadsföringsmaterial kan inte distribueras till presumtiva kunder via biståndshandläggarna. Biståndshandläggarna ansvarar för att ge en så saklig information som möjligt och delger kunderna endast den information som finns i upprättad utförarkatalog. 1.18 Avgift för hemtjänst Kommunen ansvarar för och debiterar avgifter för personlig omsorg och serviceinsatser. Avgifterna tillfaller kommunen. 1.19 Tillsyn socialtjänsten Socialstyrelsen är ansvarig tillsynsmyndighet för att kontrollera att de utförare som ingår avtal med kommuner att utföra socialtjänstuppgifter, uppfyller de krav som ställs i gällande lagar, förordningar och föreskrifter inom socialtjänstlagen. 1.20 Utbildningsinsatser för utförare Kommunen svarar för introduktionsutbildning av utförarens personal vad avser följande: Verksamhetssystem VO TES-insatsregistrering Social dokumentation, riktlinjer och rutiner Anmälningsskyldighet fel och brister, rutin Anmälningsskyldighet allvarliga missförhållanden Lex Sarah, rutin Lag om offentlig sekretess samt rutin sekretessförbindelse personal Kommunen planerar och genomför utbildningsinsatserna i samråd med godkända utförare. Utbildningsinsatser i VO samt TES förutsätter att systemen vid utbildningstillfället är installerade hos utföraren. 16

All personal hos utföraren ska genomgå ovanstående introduktionsutbildning. Utföraren ansvarar för att planera detta i samråd med utbildningsansvarig inom socialförvaltningen. Utföraren ersätts inte för den tid som arbetsledning och personal avsätter för utbildningsinsatser. Utföraren kommer utöver listade introduktionsutbildningar att erbjudas att delta vid föreläsningar/utbildningar som socialförvaltningen anordnar för arbetsledare och/eller övrig personal inom hemtjänst. Deltagande sker då till självkostnadspris. Kommunen kan komma att göra förändringar i den tekniska lösningen för verksamhetssystem eller rapportering av utförd tid hos kund och utföraren måste då anpassa sig till och nyttja ny teknisk lösning. 2. Administrativa föreskrifter 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt LOV (SFS 2008: 962) Lag om valfrihetssystem. Upphandlingar enligt LOV har ingen given sluttid. Upphandlingen pågår så länge den annonseras på avsedd webbplats hos Kammarkollegiet. Utförare har möjlighet att löpande sända in en ansökan baserad på det förfrågningsunderlag som är aktuellt vid den givna tidpunkten. Genom att upphandlingen utförs enlig LOV kommer alla utförare som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag att få teckna ett avtal med kommunen, efter att socialnämnden beslutat om godkännande. 2.2 Krav på juridisk form Enligt LOV 5 kap. 1 kan fysiska eller juridiska personer, var för sig eller tillsammans med andra utförare, lämna en ansökan. Vid inlämnandet av en ansökan ställs inget krav på att sökande ska ha en bestämd juridisk form. Kommunen får dock begära att den sökande ska ha en viss juridisk form vid avtalstecknande. Bodens kommun kräver att utförare, enligt valfrihetssystemet, har någon av följande juridiska former; aktiebolag, handelsbolag eller ekonomisk förening. 2.3 Utformningen av ansökan Ansökan måste Utformas enligt anvisningar i förfrågningsunderlaget med bilagor och tillhörande ansökningsblankett. Innehålla svar på samtliga frågor i förfrågningsunderlaget. 17

Vara skriftlig och skriven på svenska. Vara undertecknad av behörig företrädare. Reservationer accepteras inte. Inkomma med ordinarie post. Det är viktigt att den sökanden noga följer dessa anvisningar. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av ansökningar finns angivna i LOV och är begränsade. För att en sökande ska bli godkänd som utförare måste alla de krav som ställs i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda. Godkännande betyder inte att sökande tilldelats avtal. För avtalstecknande krävs att sökande har någon av de juridiska former som anges i punkten 2.2 samt att det inte tillkommit uppgifter om sökande mellan tidpunkten för godkännande och avtalstecknandet som innebär uteslutning av sökande enligt LOV 7 Kap 1. 2.4 Sista anbudsdag Sista anbudsdag i traditionell mening förekommer inte vid upphandlingar enligt LOV eftersom upphandlingen pågår så länge upphandlingen annonseras. Ansökan får lämnas in löpande i enlighet med vid tidpunkten aktuellt förfrågningsunderlag. Anbudssekretess förekommer inte vid upphandling enligt LOV. Inkomna ansökningar öppnas och diarieförs löpande. 2.5 Tidplan för upphandlingen Annonsering på Kammarkollegiets webbplats 2010-04-01 Nämndbeslut godkännande av utförare Vid socialnämnd inom 6-8 veckor efter mottagen ansökan Godkännandebeslut När justerat protokoll från nämnd finns Avtalstecknade Beräknat startdatum då utförare ska kunna vara i full drift. Snarast efter nämndsbeslut Senast tre månader efter att avtal tecknats Tidplanen kan komma att ändras. Nämndsammanträden genomförs inte under juli. Prövning av och godkännande av ansökningar görs därför inte under juli månad. Avtal kan undertecknas snarast när nämndsprotokoll justerats under förutsättning att villkor för avtalsteckning är uppfyllda. Godkännande utförare kan ske tidigast vid socialnämndens sammanträde 2010-06-22. 18

2.6 Upplysningar under ansökningstiden Namn: Marie Hjorth Funktion: Administrativ chef Adress: Socialförvaltningen, 961 86 BODEN Tel:0921-628 33 E-post: marie.hjorth@boden.se 2.7 Kompletteringar och förtydliganden av förfrågningsunderlag Frågor ställs skriftligen (även e-post) till administrativ chef. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under ansökningstiden är bindande för både kommunen och den sökande. Svar och eventuella andra kompletterande uppgifter om upphandlingen under ansökningstiden kommer att publiceras på www.boden.se. Det är den sökandes eget ansvar att ha bevakning av information om upphandlingen som publiceras på www.boden.se 2.8 Adressering Ansökan skickas i förseglat kuvert. Kuvertet ska vara märkt och adresserat enligt följande: Utförare hemtjänst Socialförvaltningen Bodens Kommun 961 86 BODEN 2.9 Handläggning Inkommen ansökan ska öppnas och registreras snarast möjligt. Därefter kommer en kontroll göras av om sökande uppfyller samtliga krav i ansökningsformuläret. Beslut om antagande av ansökan kommer att i normalfallet göras inom sex till åtta veckor. Om sökanden godkänns ska ett avtal tecknas mellan sökanden och kommunen. 2.10 Prövning av ansökan Utvärdering av inkomna ansökningar kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som sökanden har redovisat i sin ansökan. Granskning utförs vid socialförvaltningen som lämnar förslag till socialnämnden på vilken eller vilka utförare som ska godkännas. Beslut fattas av socialnämnden. Utvärderingen sker i två steg. De ansökningar som inte uppfyller kraven i steg 1 (uteslutningskriterier) går inte vidare till steg 2 kvalificeringsfasen. 19

2.11 Uteslutningsprövning och kvalificering Utföraren kan uteslutas i enlighet med 7 kap. 1 LOV. Kommunen får utesluta en sökande som: Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, Genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, Inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom ESS- området eller I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Om utföraren är en juridisk person, får sökanden uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för sådant brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Kommunen får begära att en sökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta denne med stöd av punkterna ovan. Bekräftelse av att sökande kontrollerat motsvarande uppgifter avseende de underleverantörer som avses användas ska bifogas ansökan. Endast sökanden som godkänts i uteslutningsfasen får delta i steg 2, kvalificeringsfasen. Kvalificeringsfasen innebär att ansökan utvärderas utifrån kraven i förfrågningsunderlaget. Därefter kan sökande komma att bjudas in till intervju för att klargöra eventuella otydligheter i ansökningsdokumentet. Den skriftliga ansökan samt eventuella intervjuer utgör grund för bedömning av ansökan. 2.12 Godkännande av utförare Samtliga utförare som uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget med bilagor kommer att prövas för ett slutligt godkännande som utförare. Godkännandet förutsätter att sökanden gör trovärdigt att sökanden kommer att kunna utföra hemtjänst enligt de krav som specificerats i förfrågningsunderlaget. 20

2.13 Intyg, bevis och ekonomisk kapacitet Följande intyg och bevis ska bifogas med ansökan Registreringsbevis från Bolagsverket, ej äldre än två månader vid ansöningstillfället. F-skattsedel. Sanningsförsäkran enligt 7 kap 1-2 LOV, utföraren eller de personer som är utsedda att vara ansvariga för utförandet får inte vara satta i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning, föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar. De får inte heller ha näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Skatteverkets blankett SKV4820 ska bifogas, den får inte vara äldre än två månader vid ansökningstillfället. Försäkringar, utföraren ska teckna och under hela avtalstiden inneha ansvarsförsäkring och andra nödvändiga försäkringar som innebär att Bodens kommun och den enskilde kunden hålls skadeslös. Kopia på aktuella försäkringsbrev ska bifogas till ansökan. Senaste årsredovisning bifogas med ansökan. Utförare som har nystartat företag, eller företag under bildande ska bifoga affärsplan med budget för verksamheten och kunna visa att företaget har en stabil ekonomisk kapacitet genom att redovisa aktiekapital eller finansiell säkerhet, till exempel lämna bankgaranti. Avtal kan inte tecknas med företag under bildande. 2.14 Förfarande om ansökan inte godkänns Om kommunen har beslutat att inte godkänna en sökande kan denne lämna in ny ansökan. Den nya ansökan ska vara utformad enligt, det vid den aktuella tidpunkten, gällande förfrågningsunderlaget. 2.15 Överprövning Den som önskar klaga på eventuell felaktig behandling kan begära rättelse hos Förvaltningsrätten i Luleå (tidigare Länsrätten) inom tre veckor från det att underrättelsen om beslutet skickats. 21

3. Krav på tjänstens utförande Med kravspecifikation avses krav och omfattning på den tjänst som kommunen upphandlar. De krav på tjänsten som redovisas måste uppfyllas för att en utförare ska kunna tilldelas kontrakt. Ansökan ska innehålla en bekräftelse på att utföraren kommer att uppfylla de krav som ställs på tjänsten i följande uppdragsbeskrivning. Bekräftelsen lämnas genom undertecknande av ansökningsformuläret. 3.1 Grundläggande krav på tjänsten Hemtjänsten ska ha sin utgångspunkt i att den enskildes funktioner för den dagliga livsföringen upprätthålls samt att social isolering motverkas. Hemtjänsten ska genomsyras av grundtanken att den enskilde har förmåga att själv välja hur han eller hon vill leva sitt liv. Undantag från denna grundtanke får endast göras om detta är till skada för den enskilde eller annan person. Den enskildes behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. Så långt möjligt ska utföraren sträva efter att erbjuda hjälp av personal som talar den enskildes modersmål. Den enskilde ska ges kontinuitet så långt det är möjligt när det gäller personal. Utföraren ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, lag om offentlighet och sekretess, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagstiftning, meddelarfrihet och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten ska även bedrivas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. 3.2 Underleverantör Underleverantörer kan anlitas för att utföra vissa uppgifter. För att underleverantörer ska kunna anlitas under avtalsperioden krävs att kommunen på förhand godkänner dessa. Vid anlitande av underleverantör eller byte av underleverantör under avtalstiden ska utföraren informera alla berörda, inklusive de enskilda, om den nye underleverantören. Anlitande/byte av underleverantör kan göras först efter godkännande av kommunen. 3.3 Informationsskyldighet om förändrat biståndsbehov Om kundens behov förändras varaktigt, minskar eller ökar, i sådan grad att biståndsbeslutet behöver följas upp ska utföraren omgående kontakta kommunens biståndshandläggare. Förändringen av kundens behov ska framgå av 22

utförarens dokumentation. Det ingår också i utförarens uppdrag att omgående meddela biståndshandläggaren om en person som får hjälp är inlagd på sjukhus eller om denne har avlidit i hemmet meddela såväl primärvården som biståndsenheten. 3.4 Ledningssystem för kvalitet i verksamheten För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska utföraren ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet som uppfyller kraven i gällande lagstiftning för denna typ av verksamhet. Kvalitetsarbetet ska vara dokumenterat. Socialstyrelsen har beslutat om föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, SOSFS 2006:11. Ledningssystem för kvalitet ska bl a omfatta: Ansvarsfördelning i kvalitetsarbetet. Enskildas, brukarorganisationers, och personals möjlighet till delaktighet, säkerställande och utveckling av kvalitet i verksamhet. Rutiner som tydliggör hur samverkan ska ske internt respektive externt med beaktande av Lag om offentlighet och sekretess och tystnadsplikten enligt SoL. Rutiner för social dokumentation, se bilaga 2. Rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål från enskilda samt från myndigheter/organisationer för att förebygga fel och brister, utveckla verksamheten, och identifiera nya eller ej tillgodosedda behov. Kommunens rutin Synpunkten ska nyttjas. Se punkten 3.8 och bilaga 3. Rutiner för hur fel och brister i verksamheten ska identifieras, dokumenteras, analyseras, åtgärdas och hur vidtagna åtgärder följs upp. Rutin fastställd av socialnämnden ska nyttjas. Se punkten 3.9 samt bilaga 4. Rutiner för anmälan och handläggning av allvarlig missförhållanden i omsorgen. Rutin fastställd av socialnämnden ska nyttjas. Se punkten 3.10 och bilaga 5. Rutiner för att fortlöpande kontrollera att det finns den bemanning som krävs för att utföra uppdraget samt att personalen har den kompetens som fordras. Rutiner för rekrytering och introduktion av personal. 23

Rutiner för att säkerställa att all personal såväl ordinarie som vikarierande har goda kunskaper om sekretess och tystnadsplikt. Samtliga rutiner ska vara skriftliga. 3.5 Krav på kompetens arbetsledning och övrig personal Den operativa ledningen av verksamheten som har det direkta ansvaret för personal, ekonomi och verksamhet ska ha: Högskoleutbildning; social omsorg, socionom-, sjuksköterskeprogram eller annan likvärdig högskoleutbildning. Erfarenhet av omsorgsverksamhet inom äldreomsorg eller handikappomsorg. Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Datorvana. Till ansökan ska för dem som är ansvariga för driften av verksamheten bifogas följande: Meritförteckning som visar relevant utbildning och yrkeserfarenhet enligt ovan. Namn och telefonnummer till minst två personer som kan bekräfta uppgifterna om yrkeserfarenhet och bistå med referenser. Personerna som bekräftar uppgifterna och ger referenser får inte tillhöra den organisation som lämnar ansökan ifråga. Kommunen kan även komma att väga in egna erfarenheter av utföraren när det gäller referenser. Examensbevis eller intyg på relevant utbildning. Om utföraren under avtalstiden har för avsikt att byta arbetsledare/enhetschef eller motsvarande som ansvarar för den dagliga driften ska detta meddelas till kommunen som då ska pröva om arbetsledaren uppfyller krav för godkännande. Utföraren ska utföra sina åtaganden med den personalstyrka och de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på god hemtjänst. Minst 40 % av den personal som arbetar med omsorgsinsatser ska ha lägst undersköterskeutbildning. Utföraren ska eftersträva att öka andelen personal med undersköterskeutbildning. Personal som ska arbeta med omsorgsinsatser måste vara fyllda 18 år. Utföraren ska av all personal som ska utföra omsorgs- och serviceinsatser, innan anställning påbörjas, begära in utdrag ur belastningsregistret för att förvissa sig om att personen saknar anteckning om brott i registret. 24

3.6 Samverkan, informationsmöten Utföraren ska samverka med primärvården, närstående, god man/förvaltare och andra för kunden viktiga personer och organisationer. Detta för att kundens intressen ska tillvaratas på ett bra sätt. Utföraren ska vid behov delta i samordnad individuell planering i samverkan med primärvården och kunden/dennes företrädare. I uppdraget ingår att vara kunden behjälplig med andra kontakter som till exempel färdtjänst eller vårdcentral. Utföraren ska vara representerad i samrådsmöten som Bodens kommun kallar till. I händelse av att uppdrag övergår till ny utförare ska både den nuvarande och den nya utföraren medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet för kunden och kommunen. 3.7 Social dokumentation Utföraren ansvarar för att dokumentationen sker i enlighet med SoL och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5 samt kommunens riktlinjer. Syftet med social dokumentationen är att säkerställa Rättssäkerhet för den enskilde Uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring både för den enskilde och verksamheten Insyn för den enskilde Insyn för tillsynsmyndigheter inkl kommunens revisorer Arbetsmiljö och säkerhet för personalen Anställdas rättssäkerhet Arbetsanteckningar, ska föras av personalen om avvikelser från uppgjord genomförandeplan. Anteckningarna sammanfattas med jämna mellanrum i de delar som är av betydelse för insatsen och sammanfattningen förs in i journalen. Journalen är en del av den enskildes personakt och i den antecknas händelser som är vikt för utförande av beviljad insats. Kommunen fastställer och styr behörighetsnivåer i verksamhetssystemet VO där all dokumentation om kunden ska göras. Personal som arbetar i omsorgsarbete ges begränsad behörighet och har endast tillgång till funktion som krävs för att kunna föra arbetsanteckningar som rör den enskilde. 25

Endast enhetschef eller motsvarande hos utföraren kommer att ha tillgång till kundens journal. Kommunens riktlinjer och rutiner för social dokumentation ska nyttjas, se bilaga 2. 3.8 Klagomål- och synpunktshantering Kunden ska alltid veta till vem han eller hon ska vända sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter eller klagomål på utförarens verksamhet. Utföraren ska arbeta systematiskt med synpunkter och klagomål och vidta åtgärder utifrån eventuella förbättringsmöjligheter. Kommunens rutin Synpunkten ska nyttjas av alla utförare, se bilaga 3 3.9 Anmälningsskyldighet vid fel och brister Ett fel eller en brist är för kunden negativa händelser som inträffar i verksamheten utan att för den skull behöva vara ett allvarligt missförhållande. Exempel på när ett fel eller en brist inträffat är att kunden inte fått del av en i genomförandeplanen angiven aktivitet, brist i omsorg, kunden inte fått den tillsyn som planerats eller ett bemötande som gjort kunden ledsen. Alla situationer som kan betraktas som allvarliga missförhållanden är - när de är av lindringare art - att betrakta som fel och brist. Utföraren ska ha ett ledningssystem för kvalitet i verksamheten som ska säkerställa att det finns rutiner för hur fel och brister i verksamheten ska identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur vidtagna åtgärder ska följas upp. Kommunens rutin för fel och brister, baserad på föreskriften SOSFS 2006:11 om ledningssystem för kvalitet i verksamheten enligt SoL och LSS, ska nyttjas av samtliga utförare, se bilaga 4. 3.10 Anmälningsskyldighet vid allvarliga missförhållande, Lex Sarah Utföraren ansvarar för att all personal känner till skyldigheten att enligt 14 kap 2 SoL anmäla missförhållanden i omsorgen om äldre eller funktionshindrade. Anmälan skickas eller lämnas muntligt till socialförvaltningens medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). Allvarliga missförhållanden är sådana aktiva handlingar och försummelser som innebär ett allvarligt hot mot eller allvarliga konsekvenser för enskildas liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. 26

Arbetsledare hos utföraren ansvarar för att göra anmälningsskyldigheten och rutinerna för handläggning av anmälningar om allvarliga missförhållanden känd hos all underställd personal. Kommunens rutin för Lex Sarah baserad på SOSFS 2008:10, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om tillämpningen av 14 kap. 2 SoL ska nyttjas av samtliga utförare, se bilaga 5. 3.11 Genomförandeplan En genomförandeplan ska upprättas för varje kund. Utföraren ska använda kommunens mall och upprätta genomförandeplanen i verksamhetssystemet. Planen ska ge en samlad bild av hur kundens beviljade insatser enligt SoL ska genomföras. Planen görs tillsammans med kunden och/eller företrädare. Planen är till för att stärka kundens inflytande över vardagen, vara ett arbetsverktyg för personalen samt ett medel för utvärdering av mål med insatserna och stödja biståndshandläggarens uppföljning av biståndsbeslutet. Inom 5 arbetsdagar efter att uppdraget mottagits av utförare ska en genomförandeplan vara upprättad. 3.12 Kontaktmannaskap Utföraren ska utse en kontaktman för kunden inom 5 dagar från att insatserna har påbörjats. Kontaktmannen ska genom regelbundna kontakter med kunden, anhöriga och eventuell god man skaffa sig goda kunskaper om den enskildes vardagsliv och behov av hemtjänstservice och omsorg. Kontaktmannen ska i så stor utsträckning som möjligt utföra den beviljade hjälpen och är även vid behov ansvarig för planering av insatser. Kontaktmannen ska informera ansvarig chef om förändringar av hjälpbehov hos den enskilde som bedömer om kontakt behöver tas med ansvarig biståndshandläggare för eventuell omprövning av beslut. Om kunden inte är nöjd med sin kontaktman ska det finnas möjlighet att byta. 3.13 Hygienrutiner Goda hygienrutiner ska alltid tillämpas i det personnära omsorgsarbetet. Verksamhetsansvarig hos utföraren ansvarar för att all personal har god kännedom om rutinerna samt att skapa förutsättningar för att dessa följs. Kommunens rutin ska nyttjas, se bilaga 6. 27

3.14 Hälso- och sjukvård Landstinget har hälso- och sjukvårdsansvar för kunder i ordinärt boende enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL 1982:763). Utförare av omsorgsinsatser inom socialtjänsten ska samverka med primärvård gällande hälso- och sjukvårdsuppgifter. När kunden inte kan ansvara för sitt eget hälso- och sjukvårdsbehov kan delegering av enklare sjukvårduppgifter bli aktuella. Utföraren måste anpassa sig till de förändringar som kan tillkomma med anledning av nya länsövergripande samverkansavtal mellan kommun och landsting. 3.15 Rutin vid viktförändring hos kund Rutin ska finnas för hur personalen ska agera vid till exempel aptitlöshet eller ofrivillig viktförändring hos kunden. Omedelbar kontakt ska då tas med kundens primärvård för vidare utredning. 3.16 Rehabilitering, aktivering och förebyggande insatser Landstinget har ansvaret för rehabiliteringsinsatser för dem som bor i ordinärt boende. I hemtjänsten ska utföraren ha ett vardagsrehabiliterande och förebyggande arbetssätt. En del av detta arbete kan exempelvis vara att motverka att social isolering uppstår. En förutsättning för att arbetet ska bli framgångsrikt är att utföraren finner goda former för samverkan med såväl landsting, frivilligorganisationer som med andra verksamma inom området. 3.17 Tekniska hjälpmedel För personligt utprovade hjälpmedel som kunden har behov av svarar landstingets primärvård. Utföraren ska samverka med primärvården vad gäller utbildningsinsatser som krävs för att personalen ska kunna nyttja hjälpmedel på rätt sätt i arbetet så att kunden inte riskerar att skadas. 3.18 Rutin kontanta medel Den enskilde eller dennes närstående/god man ska normalt sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel handhas av utföraren ska rutiner för detta finnas. I rutinerna ska finnas skriftliga avtal om hantering av privata medel mellan utföraren och kund/närstående. 3.19 Rutin nyckelhantering Utföraren ska ha säkra rutiner för hantering av den enskildes nycklar. Nycklarna ska förvaras under säkra förhållanden i avsedda nyckelskåp. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Kvitto ska lämnas till den enskilde på mottagna nycklar och vid återlämnade av nycklar. 28