MIUN 2012/1290:21 Organisation och arbetsordning vid Universitetsbiblioteket Innehåll Organisation... 1 1. Avdelningar... 1 2. Bibliotekskansli... 1 3. Ledningsforum... 1 4. Biblioteksråd... 1 5. Samverkan... 1 5.1 APT... 1 5.2 LSG... 1 5.3 Skyddsombud och Lika villkorsombud... 2 5.4 Medarbetarsamtal... 2 Arbetsordning... 2 1. Bibliotek... 2 2. Överbibliotekarie... 2 2.1 Överbibliotekariens arbetsordning... 2 2.2 Rektors delegation till överbibliotekarien... 3 3. Biträdande överbibliotekarie... 3 3.1 Överbibliotekariens delegation till biträdande överbibliotekarie... 3 4. Avdelningar... 4 4.1 Avdelningschef... 4 4.1.2 Överbibliotekariens delegation till avdelningschef... 4 5. Bibliotekskansli... 5 2017-09-26
Organisation 1. Avdelningar Universitetsbiblioteket består av fyra avdelningar: Avdelning för forskningsnära tjänster (FNT) Avdelning för studiemiljö & kommunikation (SOK) Avdelning för utbildningsnära tjänster (UNT) Avdelning för vetenskaplig informationsförsörjning (VIF) Avdelningarna är ortsövergripande med personal vid båda campusorterna och leds av avdelningschefer. 2. Bibliotekskansli Centralt finns ett bibliotekskansli (UBK) med uppdrag att samordna och ge administrativt stöd till avdelningarna och ledningen. Bibliotekskansliet är ortsövergripande med personal vid båda campusorterna och leds av Biträdande överbibliotekarien. 3. Ledningsforum Ledningsforum är chefernas träffpunkt inom organisationen. Vid Ledningsforum informeras och diskuteras gemensamma frågor och avstämning görs mot verksamhetens mål och uppdrag. I Ledningsforum sker uppföljning av kvalitetsarbetet. 4. Biblioteksråd Biblioteksrådet är ett rådgivande organ till rektor, med uppgift att behandla frågor om universitetsbibliotekets långsiktiga utveckling och vägval. Rektor utser ordförande bland lärosätets dekaner. Fakultetsnämnderna utser representanter för grundutbildning och forskning och studentkårerna utser studentrepresentanter för grund- och forskarstuderandenivå. Bibliotekets representanter utgörs av cheferna vid biblioteket. 5. Samverkan 5.1 APT Varje avdelning och kansliet har regelbundna Arbetsplatsträffar. 5.2 LSG Det finns en Lokal samverkansgrupp för hela organisationen. Grundstrukturen för ledamöterna inom LSG är följande: 1 SACO-representant för FNT och UNT 1 SACO-representant för SOK, UBK, VIF 1
1 ST-representant för FNT och UNT 1 ST-representant för SOK, UBK, VIF 1 skyddsombud för personalen i Sundsvall 1 skyddsombud för personalen i Östersund Avdelningschefer Biträdande överbibliotekarie Överbibliotekarie 5.3 Skyddsombud och Lika villkorsombud Skyddsombudens uppdrag utgår från personalgruppen på campusorten. Ombuden har en stående punkt vid Ortsmöten som anordnas minst en gång per termin. Därutöver kan skyddsombuden delta vid de ortsövergripande avdelningarnas APT när ombuden anser att behov finns eller när avdelningarna anser att behov finns. Lika villkorsombudet kan, vid behov, adjungeras till avdelningarnas APT och till LSG. 5.4 Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal genomförs under vårterminen. Lönesamtal genomförs under höstterminen. Arbetsordning 1. Bibliotek Vid Mittuniversitetet ska det finnas ett universitetsbibliotek med verksamhet på samtliga campusorter. Universitetsbiblioteket leds av en överbibliotekarie. 2. Överbibliotekarie Vid Mittuniversitetet ska det finnas en överbibliotekarie. Överbibliotekarien utses av rektor. 2.1 Överbibliotekariens arbetsordning Överbibliotekarien är chef över universitetsbiblioteket. Universitetsbiblioteket är indelat i avdelningar. Varje avdelning leds av en avdelningschef som är direkt underställd överbibliotekarien. Överbibliotekarien ansvarar för att verksamheten vid universitetsbiblioteket stödjer de visioner, mål och strategier som beslutats av universitetsstyrelse eller rektor. Överbibliotekarien ansvarar vidare för att universitetsbiblioteket på ett ändamålsenligt sätt stödjer verksamheten inom forskning, utbildning och samverkan med det omgivande samhället med höga krav på kvalitet, effektivitet, rationalitet och resurshushållning. Överbibliotekarien har ekonomiskt ansvar för biblioteket, vilket innefattar att upprätta verksamhetsplan och budget, samt se till att verksamheten bedrivs inom fastställda ekonomiska ramar. Överbibliotekarien har det övergripande ansvaret för arbetsplanering, kompetensutveckling, medarbetar- och lönesamtal inom biblioteket. Överbibliotekarien ska också säkerställa att 2
avdelningarna inom universitetsbiblioteket bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med författning och universitetets riktlinjer. 2.2 Rektors delegation till överbibliotekarien Till överbibliotekarien delegeras huvudsakligen att: Övergripande ansvara för verksamhetsplanering, vilket bl.a. innebär att upprätta förslag till verksamhetsplan, budget och årsredovisning ansvara för uppföljning av verksamhet och ekonomi inom universitetsbiblioteket, vilket bl.a. innebär uppföljning av verksamhetsplan, budget och årsredovisning ansvara för att arbetet för lika villkor bedrivs i enlighet med universitetets handlingsplan för lika villkor ansvara för tilldelade resurser och fatta beslut om universitetsbibliotekets budget inom den rambudget styrelsen beslutat teckna avtal avseende upphandling/inköp med belopp som inte överstiger 1 200 000 kronor teckna utbetalningsorder/omföringsbesked uppgående till maximalt 1 200 000 kronor avge förslag till rektor om ändringar i avsnitt Avdelningar i denna arbetsordning Personal vara arbetsledare för universitetsbibliotekets avdelningschefer anställa universitetsbibliotekets avdelningschefer inrättande av tjänster, på förslag från avdelningscheferna och i samråd med universitetets personalavdelning besluta om anställningar inom universitetsbiblioteket besluta om anställningsvillkor för universitetsbibliotekets avdelningschefer ansvara för lönesättning vid lönerevision för universitetsbibliotekets avdelningschefer ansvara för att hålla medarbetar- och lönesamtal med universitetsbibliotekets avdelningschefer utöva arbetsgivaransvaret för arbetsmiljöfrågor inom universitetsbiblioteket och ansvara för att universitetsbibliotekets arbetsmiljö är i överensstämmelse med gällande lagar, föreskrifter och avtal Övrigt vid behov utfärda kompletterande arbets- och delegationsordning för universitetsbibliotekets avdelningschefer besluta om universitetsbibliotekets organisation 3. Biträdande överbibliotekarie Universitetsbibliotekets biträdande överbibliotekarie utses av överbibliotekarien. 3.1 Överbibliotekariens delegation till biträdande överbibliotekarie Till biträdande överbibliotekarie delegeras ansvaret för administrativ samordning inom universitetsbiblioteket, liksom för samordning av universitetsbibliotekets kvalitetsarbete. Bitr. överbibliotekarien ersätter överbibliotekarien vid dennes frånvaro och övertar då beslutsbefogenheter. Andra arbetsuppgifter kan också delegeras av överbibliotekarien. 3
4. Avdelningar Varje avdelning leds av en avdelningschef. Avdelningschefen kan ha en ställföreträdare. Avdelningscheferna kan vidaredelegera beslutsbefogenheter till medarbetare inom avdelningen. Överbibliotekarien ska informeras om sådana delegationer. 4.1 Avdelningschef Universitetsbibliotekets avdelningschefer utses av överbibliotekarien. Ställföreträdande avdelningschef utses av avdelningschefen efter hörande av överbibliotekarien. Den ställföreträdande avdelningschefens arbetsuppgifter bestäms av avdelningschefen. 4.1.2 Överbibliotekariens delegation till avdelningschef Till avdelningschefen delegeras huvudsakligen att: Övergripande besluta om disposition och användning av de medel som fastställts i rambudget för avdelningen besluta om avdelningens interna organisation och arbetsformer efter hörande av överbibliotekarien ansvara för att arbetet för lika villkor bedrivs i enlighet med universitetets handlingsplan för lika villkor ansvara för avdelningens utvecklings- och kvalitetsarbete Ekonomi ansvara för tilldelade resurser göra inköp och teckna avtal med en total omslutning om maximalt två basbelopp teckna utbetalningsorder med belopp uppgående till maximalt 280 000 kr. Rätten att teckna utbetalningsorder kan delegeras till medarbetare inom avdelningen med belopp om maximalt 89000 kr. Personal besluta om anställning av personal inom avdelningen. Innan beslut om anställning tas skall samråd ske med personalavdelningen och överbibliotekarien vara arbetsledare för personalen vid avdelningen ansvara för personalutveckling och kompetensförsörjning inom avdelningen ansvara för lönesättning vid lönerevision ansvara för medarbetar- och lönesamtal med avdelningens medarbetare sprida information till medarbetare vid avdelningen inom sitt ansvarsområde fullgöra Mittuniversitetets åtaganden enligt samverkansavtalet med de fackliga organisationerna utöva arbetsgivaransvaret för arbetsmiljöfrågor inom avdelningen och ansvara för att avdelningens arbetsmiljö är i överensstämmelse med gällande lagar, föreskrifter och avtal 4
5. Bibliotekskansli Bibliotekskansliet leds av biträdande överbibliotekarien, som i uppdraget har att: Övergripande besluta om disposition och användning av de medel som fastställts i rambudget för kansliet besluta om kansliets interna organisation och arbetsformer efter hörande av överbibliotekarien ansvara för att arbetet för lika villkor bedrivs i enlighet med universitetets handlingsplan för lika villkor ansvara för kansliets utvecklings- och kvalitetsarbete Ekonomi ansvara för tilldelade resurser göra inköp och teckna avtal med en total omslutning om maximalt två basbelopp teckna utbetalningsorder med belopp uppgående till maximalt 280 000 kr. Rätten att teckna utbetalningsorder kan delegeras till medarbetare inom kansliet med belopp om maximalt 89000 kr. Personal besluta om anställning av personal inom kansliet. Innan beslut om anställning tas skall samråd ske med personalavdelningen och överbibliotekarien vara arbetsledare för personalen vid kansliet ansvara för personalutveckling och kompetensförsörjning inom kansliet ansvara för lönesättning vid lönerevision ansvara för medarbetar- och lönesamtal med kansliets medarbetare sprida information till medarbetare vid kansliet inom sitt ansvarsområde fullgöra Mittuniversitetets åtaganden enligt samverkansavtalet med de fackliga organisationerna utöva arbetsgivaransvaret för arbetsmiljöfrågor inom kansliet och ansvara för att kansliets arbetsmiljö är i överensstämmelse med gällande lagar, föreskrifter och avtal 5