1 Plats och tid Leja, kommunhuset, kl. 9.00 11.00 ande Bengt Storbacka (S), ordförande John Omoomian (S) Margareta Ahlm (S) Susanne Karlsson (C), vice ordförande Anniette Lindvall (M) Bengt Evertsson (MP) Mats Seijboldt (SD) Övriga deltagande Helena Randefelt, sekreterare Christer Lenke, kommunchef Gunilla Sandgren, ekonomichef Carina Fyrpihl, personalchef 16 Gun-Marie Arvidsson, biträdande kostchef 18 Kerstin Rogemyr, ekonomienheten 19-21 Daniel Andersson (S), ej tjänstgörande ersättare Christina Pettersson (C), ej tjänstgörande ersättare Göran Gustavsson (-), ej tjänstgörande ersättare Utses att justera John Omoomian (S) ersättare Bengt Evertsson (MP) Justeringens plats och tid Kanslienheten, fredag 28 augusti 2015 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 16-24 Helena Randefelt Ordförande Bengt Storbacka Justerare... John Omoomian ANSLAG BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Utskottet för stöd och strategi 2015-08-24 Kanslienheten Anslaget tas ned Underskrift...
2 Ärendeförteckning 16/2015 Finska som merit i Lindesbergs kommun 17/2015 Medlemskap i partnerskap Bergslagsdiagonalen 2016-2018 18/2015 Information; Måltidsenheten Omlastningscentral i Storå 19/2015 Nämndernas budget 2016 VP 2017-2018, kommunledningskontoret 20/2015 Uppföljning av internkontroll, kommunledningskontoret 21/2015 Budget 2016 VP 2017-2018, kommunledningskontoret 22/2015 Information: Arkivet i Stripa 23/2015 Information: Miljöstrateg 24/2015 Meddelanden
3 USS 16 Dnr. 2015/380 Finska språket som merit i Lindesbergs kommun Utskottet för stöd och strategi föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Finska språket ska kunna ses som en merit när det används i tjänsten inom Lindesbergs kommun. Lindesbergs kommun är sedan 2012 finskt förvaltningsområde. Arbetet med att få igång tvåspråkig service för den finsktalande befolkningen har påbörjats och en del personer har visat intresse för arbetet. Samordnaren för finska som förvaltningsområde har i samarbete med ledningen för vård och omsorg sett över personalsituationen gällande finsk service och konstaterat att tvåspråkig personal inte finns på alla enheter där behov av detta kommer kunna uppstå. Styrgruppen för finska som förvaltningsområde beslutade den 1 juni 2015 att i en skrivelse till kommunstyrelsen lyfta fram den tvåspråkiga personalens kunnande som merit. Samordnaren för finskt förvaltningsområde inkom med en tjänsteskrivelse, daterad den 1 juni 2015, med förslaget att det finska språket ska kunna ses som en merit när anställda använder det i sin tjänst inom Lindesbergs kommun. Personalchefen inkom med en tjänsteskrivelse daterad den 3 juli 2015, där det framkommer att i samband med att en tjänst behöver tillsättas ska det alltid tas fram en kravprofil. Är finska ett krav ska detta framgå, är finska något som kan bedömas som en merit så kan det också skrivas i en annons. Detta gäller naturligtvis också andra språkkunskaper. Varje verksamhet måste göra en bedömning vid varje nyrekrytering vilket behov som finns. För medarbetare som redan arbetar i Lindesbergs kommun ska det även fortsättningsvis göras individuella bedömningar vad gäller alla meriter som gör att en medarbetare bidrar till verksamhetens utveckling. Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Finska språket ska kunna ses som en merit när det används i tjänsten inom Lindesbergs kommun.
4 USS 17 Dnr. 2015/347 Medlemskap i Partnerskap Bergslagsdiagonalens fortsättning 2016-2018 Lindesbergs kommun deltar i Partnerskap Bergslagsdiagonalen år 2016-2018. Den årliga deltagaravgiften på 40 000 kronor finansieras ur kommunstyrelsens driftmedel. Bergslagsdiagonalen är ett pågående regionalpolitiskt samarbetsprojekt mellan 15 kommuner och berörda regionförbund. Projektet syftar till att genom aktiviteter för förbättrad väginfrastruktur understödja regionförstoring och stärka och utveckla det mellansvenska inlandets tillväxt och konkurrenskraft för näringsliv, turism och sysselsättning. Innevarande samarbetsavtal slutar i och med utgången av år 2015. Partnerskap Bergslagsdiagonalen har inkommit med en inbjudan till fortsatt samarbete under perioden 2016-2018. Årsavgiften inkluderande väglobbying och turism är 40 000 kronor per år. Meddelas för åtgärd: Kanslienheten Meddelas för kännedom: Partnerskap Bergslagsdiagonalen Ekonomienheten
5 USS 18 Information; Måltidsenheten Omlastningscentral i Storå Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen och lägger den till handlingarna. Biträdande kostchef Gun-Marie Arvidsson informerar om att avdelningen för Vård och omsorg har ställt frågan om att få varm mat levererad alla dagar i veckan. Måltidsenheten kan inte tillmötesgå denna förfrågan, då det inte finns något kök att tillgå. Därför har måltidsenheten påbörjat diskussion med Region Örebro Län om att kunna leverera mat från Lindesbergs lasarett.
6 USS 19 Dnr. 2015/373 Nämndernas verksamhetsberättelse januari-juni 2015, kommunledningskontoret Utskottet för stöd och strategi godkänner verksamhetsberättelsen för perioden januari-juni 2015 och överlämnar den till kommunstyrelsen. En ny organisation trädde i kraft 1 januari 2015. Kommunledningskontoret består av kommunledning, politisk verksamhet, ekonomistyrning/inköp, kansli, personal- och löner, ekonomienhet, IT- och teleenhet samt måltidsverksamhet. Kommunledningskontorets helårsprognos för 2015 visar ett underskott på 1,5 Mnkr. Politisk verksamhet redovisar totalt ett överskott på 0,1 Mnkr. Valnämnden redovisar ett överskott på 0,4 Mnkr som beror på de budgeterade medlen för ett eventuellt extra val. Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen redovisar ett underskott på grund av ökade kostnader för sammanträden och förlorad arbetsförtjänst. Kanslienhetens prognos visar ett positivt resultat på 0,3 Mnkr 2015 på grund av en vakant kommunikatörstjänst. Inom personalområdet ses en negativ avvikelse på 0,4 Mnkr för personalkostnader, på grund av den personalomsättning som varit inom enheten. Ökade kostnader för företagshälsovård och facklig verksamhet beräknas under hösten. Personalkostnader inom enheten beräknas hållas på grund av minskad personalomsättning. Personalenheten prognostiserar ett överskott på 0,1 Mnkr. IT- och teleenheten redovisar ett underskott på 2 Mnkr som beror på eftersläpande kostnader för stadsnät.
7 USS 20 Dnr. 2015/374 Uppföljning av internkontroll år 2015, kommunledningskontoret Utskottet för stöd och strategi uppmanar förvaltningen att till årsbokslutet genomföra de åtgärder som föreslås för att åtgärda avvikelserna och överlämnar uppföljningen till kommunstyrelsen. Följande kontrollmoment har kontrollerats: Att förvaltningarna följer de avtal på leverantörer som finns för kontormaterial Mindre avvikelse Fungerar de dagliga rutinerna inom IT Ingen avvikelse Test återläsning av backup för kommunens IT-system Ingen avvikelse Hantering av förlorad arbetsförtjänst för politiker Större avvikelse har upptäckts när det gäller egna företagare, då inkomstbortfallet inte verifierats. Angivna timmar stämmer överens med angivna sammanträdesdatum och tider. Det är dock omöjligt med dagens rutiner att kontrollera företagens existens och vad det eventuella inkomstbortfallet blir. Att rätt person attesterar fakturor enligt attestförteckningen Mindre avvikelse Att rätt attestintervall är lagt i ekonomisystemet utifrån sitt ansvarsområde Större avvikelse har upptäckts. 10 personer som har granskats har för stort attestintervall på asvarskoden i ekonomisystemet jämfört med attestförteckningen som upprättats 2015.
8 USS 21 Dnr. 2015/181 Budget 2016 VP 2017-2018, kommunledningskontoret Utskottet för stöd och strategi överlämnar förslag till budget för kommunledningskontoret 2016, VP 2017-2018, daterad den 20 augusti 2015, till kommunstyrelsens budgetarbete. Ekonomienheten inkom den 20 augusti 2015 med förslag till budget för kommunsledningskontoret 2016 VP 2017-2018.
9 USS 22 Dnr. Information om arkivet i Stripa Utskottet för stöd och strategi tackar för informationen och lägger den till handlingarna. Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om att Hällefors och Ljusnarsberg inte längre ämnar gå med i samarbetet om de gemensamma arkivlokalerna som planerades i Stripa gruvområde. Lindesbergs kommun har idag avtal med Bergslagens kommunalteknik, Ljusnarsbergs kommun och Hällefors kommun om personella resurser. Arkivpersonalen som är anställd hos Lindesbergs kommun arbetar med att sortera, strukturera och gallra i de olika arkiven. Avgörande om ett centralt arkiv skjuts ett eller två år framåt i tiden.
10 USS 23 Information om miljöstrateg Utskottet för stöd och strategi uppdrar till miljöberedning att undersöka förutsättningarna för en miljöstrategtjänst inom kommunen eller inom ett kommungemensamt samarbete, samt undersöka vad miljöstrategen i sådana fall ska arbeta med. Avstämning ska ske till utskottet den 23 november 2015. Kommunchef Christer Lenke informerar utskottet om att miljöstrategen, Rickard Sandström, har avslutat sin tjänst hos kommunen och Linde Energi. Linde Energi har inte för avsikt att rekrytera en ny miljöstrateg för närvarande. Tre datum är inplanerade för kommunstyrelsens miljöberedning under hösten. De träffas första gången den 28 september, då representanter från Region Örebro Län är inbjudna för att delge vad som inom är aktuellt inom regionen gällande miljöområdet. Ledamöternas förslag till beslut Ordförande Bengt Storbacka (S) föreslår att utskottet för stöd och strategi ska uppdra till miljöberedning att undersöka förutsättningarna för en miljöstrategtjänst inom kommunen eller inom ett kommungemensamt samarbete, samt undersöka vad miljöstrategen i sådana fall ska arbeta med. Avstämning ska ske till utskottet den 23 november 2015. Meddelas för åtgärd: Kommunstyrelsens miljöberedning
11 USS 24 Meddelanden Meddelanden enligt bifogad förteckning läggs till handlingarna.
MEDDELANDEN (händelser) Sida 1 (1) Lindesbergs kommun Kansliavdelningen Riktning Hid Besl.inst Info Ärendemening Diarienr Sammtr.dat Notering Handläggare Ut 2015.2733 USS KS 172/2015 2015-06-15 Ekonomisk månadsuppföljning 2015 2015/133 AKK 2015-08-24 Winess 4.02-482 Bardeli Datasystem 1986-2012 2015-08-19 12:55 Antal:1 HAMED