Kriterier för det utbetalande organet för landskap 19.3.2018 Viktigt: Denna kriterieförteckning gäller endast kriterier som förknippas med verksamheten som utbetalande organ mellan Livsmedelsverket (fram till 31.12.2018 Landsbygdsverket) och landskapen, inte Livsmedelsverkets övriga funktioner. Till exempel de anvisningar som nämns i denna kriterieförteckning har till följd av EU:s bestämmelser om utbetalande organ har en annan status än de övriga anvisningar som Livsmedelsverket meddelar. Att beakta i fråga om kriterieförteckningen: - Förteckningen är inte uttömmande. Utöver de punkter som upptagits i förteckningen ska landskapen även iaktta bl.a. EU:s specifika bestämmelser om olika stödsystem och den nationella lagstiftningen vid verkställandet av respektive stödsystem. - Förteckningen är ingen detaljerade anvisning. I förteckningen beskrivs endast den helhet av kriterier som förknippas med det utbetalande organets verksamhet. - När förteckningen hänvisar till Livsmedelsverket, avser denna benämning Landsbygdsverket fram till 31.12.2018. - Den lagstiftningsmässiga grunden för respektive kriterium specificeras i en separat förteckning. Ordlista: Landsbygdsfonden - EU-fond från vilken finansieras stöd i enlighet med Utvecklingsprogrammet för landsbygden i Fastlandsfinland (http://mmm.fi/sv/landsbygd/landsbygdsprogram och http://mmm.fi/sv/landsbygdsprogrammetsersattningar-till-jordbrukare) Jordbruksgarantifonden - EU-fond från vilken finansieras EU:s direkta stöd och produktionskopplade stöd (http://mmm.fi/sv/eu-s-direkta-stod) Utbetalande organ - Som utbetalande organ i Finland verkar Livsmedelsverket (fram till 31.12.2018 Landsbygdsverket) Datasystem - Med datasystem hänvisas i denna anvisning till landsbygdsförvaltningens datasystem (bl.a. Hyrrä, Stödtillämpningen, Vipu) Stödsystem - Med stödsystem hänvisas i denna anvisning till landsbygdsfondens och jordbruksgarantifondens stödsystem. 1. Mellan landskapet och Livsmedelsverket ingås ett avtal om utbetalande organ I den nationella lagstiftningen har en del av de uppgifter som ingår i helheten av det utbetalande organets verksamhet ålagts landskapen. Utöver detta kräver Europeiska unionens lagstiftning att avtal om utbetalande organ ingås mellan de instanser som sköter uppgifter som utbetalande organ (inkl. landskapen) och det utbetalande organet. 1.1 1.2 Livsmedelsverket och landskapet gör upp och undertecknar ett avtal om utbetalande organ. I avtalet avtalas om skötsel av uppgifter som utbetalande organ som anknyter till landsbygdsfonden och jordbruksgarantifonden i landskapen. Landskapen utfärdar årligen senast den 15 november en garantin om skötseln av uppgifterna som utbetalande organ. 1.3 I anslutning till avtalet om utbetalande organ ska landskapen lämna till Livsmedelsverket bl.a. en beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystemet, landskapets förvaltningsstadga, penninggränserna för dem som handlägger utbetalningar av stöd och andra handlingar som preciseras i avtalet om utbetalande organ.
2. Livsmedelsverkets skyldigheter och förpliktelser 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Livsmedelsverket meddelar landskapen detaljerade anvisningar om verkställigheten av stödsystemen. Livsmedelsverket har i samtliga fall det slutliga ansvaret för att stödsystemen verkställs i enlighet med lagen och att stödsystemen är i linje med reglerna även i fråga om de uppgifter som landskapen sköter. Livsmedelsverket producerar de datasystem som behövs för att administrera landsbygdsfonden och jordbruksgarantifonden och ställer dem till landskapens förfogande. Landskapet ska använda de datasystem som Livsmedelsverket anvisar. EU-organ utför granskningar i landskapen. Livsmedelsverket utför kvalitetskontroll som gäller landskapens uppgifter och andra kontroller samt säkerställer på annat sätt att uppgifterna har genomförts på ett godtagbart sätt i enlighet med unionens regler. Livsmedelsverket ansvarar för den datastyrningsplan som anknyter till det elektroniska arkivet för datasystemen för det utbetalande organets verksamhet. Livsmedelsverket sakgranskar och godkänner stödbetalningarna. Livsmedelsverket erlägger betalningarna till stödtagarna. Det är Livsmedelsverkets uppgift att utföra landsbygdsfondens och jordbruksgarantifondens bokföring och EUrapportering. Livsmedelsverket verkställer de återkrav som riktas till stödtagare utifrån landskapens beslut. Livsmedelsverket ansvarar för administrationen av den gäldenärsförteckning som anknyter till fondernas medelsförvaltning. 3. Landskapets organisation är ändamålsenlig med tanke på skötseln av uppgifter som utbetalande organ 3.1 Uppgifter som utbetalande organ kan inte delegeras till landskapets affärsverk eller till någon annan instans. 3.2 I landskapets förvaltningsstadga preciseras entydigt de organisationsenheter som sköter uppgifterna. Helheten utbetalande organ är ändamålsenlig med tanke på skötseln av uppgifterna och under beaktande av åtskillnaden av uppgifter (se punkt 4.3), bl.a.: 3.3 Rekommendation: Uppgifterna som gäller beviljande av stöd (förvaltningsmyndighetsuppgifter) ligger i ett organisatoriskt avseende nära uppgifterna som gäller utbetalning av stöd (stöd för utvecklingen av landsbygden, miljöersättning, ekologisk produktion). Rekommendation: I fråga om odlarstöd ligger uppgifterna som gäller övervakning av stöd i ett organisatoriskt avseende nära den organisationsenhet som utför administrativa kontroller av stöden.
4. Personalen 4.1 Tillräckligt med sakkunnig och kompetent personal har anvisats till uppgifterna som utbetalande organ. 4.2 Personalen utbildas regelbundet och personalen samlas till utbildningar som Livsmedelsverket ordnar, inklusive bl.a. utbildningar i syfte att öka kunskaperna om bedrägerier. 4.3 De krav på åtskillnad av uppgifter som Livsmedelsverket fastställt iakttas. 4.4 Utförandet av uppgifterna som utbetalande organ övervakas av en mer erfaren tjänsteinnehavare. Detta påvisas antingen genom ett föredragningsförfarande vid beslut eller med ett datasystemförfarande med godkännande person-avgörande person. Varje person har en skriftlig befattningsbeskrivning. 4.5 4.6 Rekommendation: Det rekommenderas att landskapet upprätthåller en aktuell uppgiftssammanställning om alla personer som sköter uppgifter som ingår i helheten av det utbetalande organets verksamhet för att visa vilka personer som sköter uppgifter som ingår i helheten av det utbetalande organets verksamhet. Som bilaga till avtalet om utbetalande organ fogas en förteckning där en ekonomiska begränsning för beviljandet av betalningar meddelas för varje tjänsteinnehavare som deltar i godkännandet av ansökningar eller stödberättigande kostnader eller utgifter. 4.7 Reglerna om jäv har iakttagits. 5. Iakttagandet av anvisningar om handläggningen av stöd som Livsmedelsverket utfärdat Livsmedelsverket ansvarar för verkställigheten av landsbygdsfondens och jordbruksgarantifondens stödsystem på medlemsstatsnivå. Livsmedelsverkets ansvar omfattar också de uppgifter som ålagts landskapen. Genomförandet av Livsmedelsverkets ansvar förutsätter att landskapen iakttar de förfaranden som Livsmedelsverket fastställt och dokumenterar klart och tydligt alla skeden i handläggningen av stöden (bl.a. ansökningar, övervakning, återkrav). Genom detta säkerställs att EU-bestämmelserna iakttas och hanteras den risk för finansiella korrigeringar som förknippas med EU-medel. 5.1 Landskapet ska iaktta detaljerade anvisningar som Livsmedelsverket meddelat då landskapet verkställer stöden. Landskapet fattar besluten om beviljande och utbetalningen av stöd. 5.2 5.3 Landskapen ska kontrollera ansökningarna enligt den kontrollförteckning/kontrollista som Livsmedelsverket fastställt. Kontrollförteckningen/kontrollistan ifylls i datasystemet eller på papper beroende på stödsystem. Landskapet ska fatta beslut om återkrav i anslutning till stöden. Besluten om återkrav ska fattas utan obefogat dröjsmål i enlighet med de detaljerade anvisningar som Livsmedelsverket meddelat.
6. Förvaringen av handlingar som anknyter till helheten av det utbetalande organets uppgifter i landskapen Landskapet ska beskriva landskapsförvaltnings- och landsbygdsutvecklingsuppgifterna i sin arkivbildningsplan/datastyrningsplan till den del som uppgifterna inte beskrivs i datastyrningsplanen för det elektroniska arkivet för det utbetalande organets datasystem (se punkt 2.4). 6.1 6.2 Riksarkivet torde ge anvisningar om överföringen eller digitaliseringen av handlingar som anknyter till landskapens uppgifter till landskapens arkiv. Handlingarna som anknyter till respektive stödansökan och utbetalningsansökan ska arkiveras på påkallat sätt i det elektroniska arkivet/landskapets arkiv. De handlingar som ska arkiveras specificeras mer ingående i anvisningarna om elektronisk ärendehantering. 7. Informationssäkerhet Landskapet ska upprätta och genomföra förfaranden och praktiska åtgärder som gäller 7.1 informationssäkerheten i anslutning till uppgifterna som utbetalande organ samt kontinuerligt upprätthålla och förbättra dem i enlighet med Livsmedelsverkets krav och anvisningar. Landskapet ska upprätta de dokument som gäller informationssäkerheten i anslutning till uppgifterna som 7.2 utbetalande organ i enlighet med Livsmedelsverkets anvisningar. Kontaktuppgifter till Landsbygdsverket: jurist Eero Pirhonen, eero.pirhonen@mavi.fi stödchef Jaakko Rinne, jaakko.rinne@mavi.fi Rättsgrund Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1303/2013 Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1305/2013 Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1306/2013 Kommissionens delegerade förordning (EU) Nr 907/2014 Kommissionens genomförandeförordning (EU) Nr 809/2014 Kommissionens genomförandeförordning (EU) Nr 908/2014 Lagen om skötseln av uppgifter som utbetalande organ i landskapen (under beredning år 2018)
RÄTTSGRUND 1. Mellan landskapet och Livsmedelsverket ingås ett avtal om utbetalande organ 1.1 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 C.1 i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 C.1 iii I ett skriftligt avtal mellan det utbetalande organet och detta organ ska det, utöver vilka uppgifter som delegerats, anges vilka uppgifter och styrkande handlingar som ska lämnas till det utbetalande organet samt tidsgränsen för inlämning av dessa. Avtalet måste göra det möjligt för det utbetalande organet att uppfylla ackrediteringskriterierna. Det andra organets uppgifter och skyldigheter, i synnerhet beträffande kontrollen och granskningen av överensstämmelsen med unionens bestämmelser, ska vara tydligt definierade. 1.2 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 C.1 v Det andra organet ska uttryckligen ge det utbetalande organet garantier för att det fullgör sina uppgifter i praktiken, och det ska ge en beskrivning av sina arbetsmetoder. 1.3 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 C.1 i I ett skriftligt avtal mellan det utbetalande organet och detta organ ska det, utöver vilka uppgifter som delegerats, anges vilka uppgifter och styrkande handlingar som ska lämnas till det utbetalande organet samt tidsgränsen för inlämning av dessa. Avtalet måste göra det möjligt för det utbetalande organet att uppfylla ackrediteringskriterierna. 2. Livsmedelsverkets skyldigheter och förpliktelser 2.1 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 C.1 ii Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 3 A Det utbetalande organet ska hela tiden behålla ansvaret för att de berörda fonderna förvaltas effektivt. Det behåller även det fulla ansvaret för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet, inbegripet skyddet av unionens ekonomiska intressen och för att deklarera motsvarande utgifter till kommissionen samt bokföra dessa. Det utbetalande organet ska i detalj fastställa rutinerna för mottagande, registrering och handläggning av anspråk, inklusive en beskrivning av alla handlingar som ska användas. Det utbetalande organet ska införa de rutiner som krävs för att säkerställa att alla ändringar i unionens förordningar, särskilt de tillämpliga stödnivåerna, registreras och att instruktioner, databaser och checklistor uppdateras i god tid. 2.2 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 C.1 iv Lagen om skötseln av uppgifter som utbetalande organ i landskapen (HE xx/201x) 4.2 Det utbetalande organet ska se till att det andra organet har effektiva system som garanterar att det uppfyller sina uppgifter på ett tillfredsställande sätt. De uppgifter som avses i denna lag ska skötas med hjälp av centraliserade datasystem som det utbetalande organet anvisat för detta syfte. 2.3 Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1306/2013 artikel 52 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 C.1 vi Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 4 A i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 4 B ii Det utbetalande organet ska regelbundet se över de uppgifter som delegeras för att förvissa sig om att verksamheten håller en tillfredsställande nivå och överensstämmer med unionens bestämmelser. Internkontrollen ska omfatta åtminstone följande områden: i) Övervakning av de tekniska tjänster och de organ som delegerats ansvaret för att utföra kontroller och andra uppgifter, för att säkerställa en korrekt tillämpning av bestämmelser, riktlinjer och förfaranden. Internrevisionen ska kontrollera att de rutiner som införts av det utbetalande organet kan garantera att överensstämmelsen med unionsbestämmelserna kontrolleras samt att räkenskaperna är korrekta, fullständiga och görs i tid. Kontrollerna kan begränsas till utvalda åtgärder och till ett urval av transaktioner, förutsatt att en revisionsplan säkerställer att alla viktiga områden, inklusive de avdelningar som ansvarar för godkännande, täcks under en period på högst fem år. 2.4 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 F Information om styrkande handlingar avseende godkännande, bokföring och utbetalning av stödanspråk samt handläggningen av förskott, säkerheter och skulder ska finnas tillgänglig på det utbetalande organet för att hela tiden garantera en tillräckligt detaljerad verifikationskedja.
2.5 Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1306/2013 artikel 7 punkt 1 Utbetalande organ ska vara myndigheter eller organ i medlemsstaterna med ansvar för att förvalta och kontrollera de utgifter som avses i artikel 4.1 och artikel 5. Med undantag för utbetalning kan utförandet av dessa uppgifter delegeras. Varje utbetalande organ ska föra separata räkenskaper för de anslag som unionens budget föreskriver för fonderna. 2.6 Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1306/2013 artikel 44 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 C i Kommissionens genomförandeförordning (EU) Nr 908/2014 8 artikel Redovisningsrutinerna ska säkerställa att månatliga (för EGFJ), kvartalsvisa (för Ejflu) och årliga redogörelser är fullständiga, korrekta och sker i tid, och att eventuella fel och utelämnanden upptäcks och korrigeras, främst genom att kontroller och avstämningar genomförs regelbundet. 1. De utbetalande organen ska föra räkenskaper som uteslutande omfattar de utgifter och inkomster som avses i artikel 4.1 och i artiklarna 5 och 43 i förordning (EU) nr 1306/2013, samt användningen av de medel som ställts till dess organs förfogande för betalning av sådana kostnader. Räkenskaperna ska göra det möjligt att skilja mellan de ekonomiska uppgifterna för EGFJ och för Ejflu och att presentera dem separat. Alla kriterier som anges i punkterna A D ska i tillämpliga delar tillämpas på avgifter, förverkade säkerheter, återförda utbetalningar, avsatta intäkter etc. som det utbetalande organet måste uppbära för EGFJ:s och Ejflus räkning. 2.7 Komission delegoitu asetus (EU) N:o 907/2014 bilaga 1 punkt 2 E Det utbetalande organet ska upprätta ett system för identifiering av alla fordringar och för registrering av alla sådana fordringar i en enda liggare före mottagandet. Liggaren ska inspekteras med regelbundna intervall och åtgärder ska vidtas för att inkassera förfallna skulder. 3. Landskapets organisation är ändamålsenlig med tanke på skötseln av uppgifter som utbetalande organ 3.1 Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1306/2013 58 artikel 1 punkt Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1306/2013 58 artikel 2 punkt Lagen om skötseln av uppgifter som utbetalande organ i landskapen (RP xx/201x) 3.2 Medlemsstaterna ska, inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken, anta de lagar och andra författningar och vidta alla andra åtgärder som behövs för att säkerställa ett effektivt skydd för unionens ekonomiska intressen och särskilt för att a) försäkra sig om att de insatser som finansieras genom fonderna är lagliga och genomförs korrekt;. Medlemsstaterna ska inrätta effektiva förvaltnings- och kontrollsystem för att försäkra sig om att lagstiftningen som styr unionens stödordningar följs i syfte att minimera risken för ekonomisk förlust för unionen. Landskapet får inte överföra utförandet av uppgifter som anges i avtalet om skötsel av uppgifter som utbetalande organ på en tredje part eller på ett affärsverk inom landskapet. 3.2 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 A Det utbetalande organets organisatoriska struktur ska säkra tydlig fördelning av befogenheter och ansvarsområden på alla operativa nivåer och separering av de tre funktioner som avses i första stycket; dessas ansvarsområden ska fastställas i en organisationsplan. Den ska innefatta de tekniska tjänsterna och den interna revisionen enligt punkt 4.
Godkännande av utbetalning av ett anspråk ska ske endast efter det att tillräckliga kontroller gjorts av att den är förenlig med tillämpliga unionsbestämmelser. 3.3 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A iii Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A v Kontrollerna ska omfatta dem som föreskrivs i den förordning som gäller för den specifika åtgärd för vilken stöd begärs, och dem som är ett krav enligt artikel 58 i förordning (EU) nr 1306/2013, för att förebygga och avslöja bedrägeri och oegentligheter med särskilt beaktande av de risker som föreligger. För Ejflu krävs dessutom rutiner för att kontrollera att kriterierna för beviljande av stöd, även i upphandlingshänseende, har uppfyllts och att alla tillämpliga unionsbestämmelser och nationella bestämmelser har följts, även de som fastställs i landsbygdsutvecklingsprogrammen. Det utförda arbetet ska detaljeras i en rapport som följer med varje anspråk, samling av anspråk eller, om lämpligt, i en rapport som omfattar ett regleringsår. Rapporten ska åtföljas av ett intyg om de godkända betalningsanspråkens berättigande och om det utförda arbetets karaktär, omfattning och avgränsningar. För Ejflu krävs dessutom en försäkran om att kriterierna för beviljande av stöd, även i upphandlingshänseende, har uppfyllts och att alla tillämpliga unionsbestämmelser och nationella bestämmelser har följts, även de som fastställs i landsbygdsutvecklingsprogrammen. Om någon fysisk eller administrativ kontroll inte är fullständig, utan genomförd på ett urval av anspråk, ska valda anspråk identifieras, urvalsmetoden beskrivas och resultatet av alla kontroller och de åtgärder som vidtagits mot bakgrund av rapporterade avvikelser och oegentligheter rapporteras. De stödjande handlingarna ska vara tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontroller beträffande de godkända betalningsanspråkens stödberättigande har genomförts. 4. Personalen 4.1 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B i Det ska avsätta de personalresurser som krävs för att utföra verksamheten och säkerställa den tekniska kompetens som krävs på olika nivåer av verksamheten. 4.2 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B iv Det ska avsätta de personalresurser som krävs för att utföra verksamheten och säkerställa den tekniska kompetens som krävs på olika nivåer av verksamheten. Lämplig personalutbildning ska anordnas på alla verksamhetsnivåer, däribland medvetandegörande om risker för bedrägerier, och det ska finnas en personalpolitik som innebär att personal på känsliga poster ska rotera eller, som ett alternativ, vara föremål för intensivare övervakning. 4.3 Europarlamentets och rådets förordning (EU) Nr 1305/2013 65 artikel 3 punkt Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B ii Medlemsstaten ska för varje landsbygdsprogram se till att ett relevant förvaltnings- och kontrollsystem har inrättats på ett sätt som säkerställer en klar fördelning och ett klart åtskiljande av funktionerna mellan den förvaltande myndigheten och övriga organ. Medlemsstaterna ska ansvara för att systemen fungerar effektivt under hela programperioden. Fördelningen av arbetsuppgifter ska vara sådan att ingen anställd har ansvar för fler än en av uppgifterna när det gäller godkännande, utbetalning eller bokföring av belopp som ska belasta EGFJ eller Ejflu, och att ingen anställd utför någon av dessa uppgifter utan överinsyn av en annan anställd. 4.4 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B ii 4.5 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B iii 4.6 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B iii Fördelningen av arbetsuppgifter ska vara sådan att ingen anställd har ansvar för fler än en av uppgifterna när det gäller godkännande, utbetalning eller bokföring av belopp som ska belasta EGFJ eller Ejflu, och att ingen anställd utför någon av dessa uppgifter utan överinsyn av en annan anställd. Arbetsuppgifterna för varje anställd ska fastställas i en skriftlig arbetsbeskrivning, vilket även innefattar fastställandet av ekonomiska begränsningar för dennes befogenheter. Arbetsuppgifterna för varje anställd ska fastställas i en skriftlig arbetsbeskrivning, vilket även innefattar fastställandet av ekonomiska begränsningar för dennes befogenheter. 4.7 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 1 B v Förvaltningslag (434/2003) 27-30 Lämpliga åtgärder ska vidtas för att undanröja risken för intressekonflikter i samband med kontroll, godkännande, utbetalning och redovisning av anspråk eller begäranden om utbetalning när personer i ansvarig ställning eller på känsliga poster har andra funktioner utanför det utbetalande organet.
5. Iakttagandet av anvisningar om handläggningen av stöd som Livsmedelsverket utfärdat Det utbetalande organet ska i detalj fastställa rutinerna för mottagande, registrering och handläggning av anspråk, inklusive en beskrivning av alla handlingar som ska användas. 5.1 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A ii Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A iii Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 3 A Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande ska förfoga över en fullständig checklista för de kontroller som denne måste genomföra, och ska i de stödjande handlingarna intyga att dessa kontroller har utförts. Detta intyg kan göras i elektronisk form. Arbetet ska kontrolleras av en högre tjänsteman på ett systematiskt sätt exempelvis med stickprover, system eller planer. Godkännande av utbetalning av ett anspråk ska ske endast efter det att tillräckliga kontroller gjorts av att den är förenlig med tillämpliga unionsbestämmelser. Det utbetalande organet ska införa de rutiner som krävs för att säkerställa att alla ändringar i unionens förordningar, särskilt de tillämpliga stödnivåerna, registreras och att instruktioner, databaser och checklistor uppdateras i god tid. Varje tjänsteman som ansvarar för godkännande ska förfoga över en fullständig checklista för de kontroller som denne måste genomföra, och ska i de stödjande handlingarna intyga att dessa kontroller har utförts. Detta intyg kan göras i elektronisk form. Arbetet ska kontrolleras av en högre tjänsteman på ett systematiskt sätt exempelvis med stickprover, system eller planer. 5.2 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A ii Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A v Det utförda arbetet ska detaljeras i en rapport som följer med varje anspråk, samling av anspråk eller, om lämpligt, i en rapport som omfattar ett regleringsår. Rapporten ska åtföljas av ett intyg om de godkända betalningsanspråkens berättigande och om det utförda arbetets karaktär, omfattning och avgränsningar. För Ejflu krävs dessutom en försäkran om att kriterierna för beviljande av stöd, även i upphandlingshänseende, har uppfyllts och att alla tillämpliga unionsbestämmelser och nationella bestämmelser har följts, även de som fastställs i landsbygdsutvecklingsprogrammen. Om någon fysisk eller administrativ kontroll inte är fullständig, utan genomförd på ett urval av anspråk, ska valda anspråk identifieras, urvalsmetoden beskrivas och resultatet av alla kontroller och de åtgärder som vidtagits mot bakgrund av rapporterade avvikelser och oegentligheter rapporteras. De stödjande handlingarna ska vara tillräckliga för att ge garantier för att alla nödvändiga kontroller beträffande de godkända betalningsanspråkens stödberättigande har genomförts. Alla kriterier som anges i punkterna A D ska i tillämpliga delar tillämpas på avgifter, förverkade säkerheter, återförda utbetalningar, avsatta intäkter etc. som det utbetalande organet måste uppbära för EGFJ:s och Ejflus räkning. 5.3 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 E Det utbetalande organet ska upprätta ett system för identifiering av alla fordringar och för registrering av alla sådana fordringar i en enda liggare före mottagandet. Liggaren ska inspekteras med regelbundna intervall och åtgärder ska vidtas för att inkassera förfallna skulder.
6. Förvaringen av handlingar som anknyter till helheten av det utbetalande organets uppgifter i landskapen 6.1 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A vi Om handlingar (på papper eller i elektronisk form) som hänför sig till godkända betalningsanspråk eller till genomförda kontroller förvaras av andra organ, ska både dessa organ och det utbetalande organet införa rutiner för att registrera var alla handlingar som hänför sig till specifika utbetalningar förvaras. 6.2 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 A vi Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 2 F Om handlingar (på papper eller i elektronisk form) som hänför sig till godkända betalningsanspråk eller till genomförda kontroller förvaras av andra organ, ska både dessa organ och det utbetalande organet införa rutiner för att registrera var alla handlingar som hänför sig till specifika utbetalningar förvaras. Information om styrkande handlingar avseende godkännande, bokföring och utbetalning av stödanspråk samt handläggningen av förskott, säkerheter och skulder ska finnas tillgänglig på det utbetalande organet för att hela tiden garantera en tillräckligt detaljerad verifikationskedja. 7. Informationssäkerhet 7.1 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 3 B i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 3 B ii Utan att det hindrar tillämpningen av led ii) nedan ska säkerheten i informationssystem baseras på de kriterier som fastställts i någon av följande standarder, i den version som är tillämplig under det berörda budgetåret: -ISO 27002: Riktlinjer för styrning av informationssäkerhet. Från och med den 16 oktober 2016 ska säkerheten i informationssystemen certifieras enligt ISO 27001: Ledningssystem för informationssäkerhet Krav. Kommissionen får ge medlemsstaterna tillåtelse att certifiera säkerheten i sina informationssystem enligt andra godkända normer som ger en säkerhetsnivå som är likvärdig eller bättre än den i ISO 27001. 7.2 Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 3 B i Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 907/2014 bilaga 1 punkt 3 B ii Utan att det hindrar tillämpningen av led ii) nedan ska säkerheten i informationssystem baseras på de kriterier som fastställts i någon av följande standarder, i den version som är tillämplig under det berörda budgetåret: -ISO 27002: Riktlinjer för styrning av informationssäkerhet. Från och med den 16 oktober 2016 ska säkerheten i informationssystemen certifieras enligt ISO 27001: Ledningssystem för informationssäkerhet Krav. Kommissionen får ge medlemsstaterna tillåtelse att certifiera säkerheten i sina informationssystem enligt andra godkända normer som ger en säkerhetsnivå som är likvärdig eller bättre än den i ISO 27001.