Samordning för individens bästa Nyanlända med ohälsa i Västerås Delrapport december 2018

Samordning för individens bästa Nyanlända med ohälsa i Västerås Delrapport december 2018

2 (10) Innehåll 1 Bakgrund... 3 2 Målsättning... 3 3 Aktiviteter... 3 3.1 Två halvdagsutbildningar/workshops i april 2018... 4 3.2 Arbetsgrupp Möten och framtagna förslag juni augusti 2018... 4 3.2.1 Kontaktlista... 4 3.2.2 Nätverk/möten över organisationsgränserna... 5 3.2.3 Informationsfolder om olika aktörer... 5 3.3 Fördjupande kompetensutveckling inom området... 5 3.4 Dialog med berörda verksamheter som inte ingått i arbetsgruppen... 5 3.5 Beslut av berörda verksamhetschefer Möte 25 oktober 2018... 6 4 Identifierade utmaningar som hanterats på regional nivå... 6 4.1 Sjukintyg och läkarutlåtanden... 6 4.2 Rutiner för samverkan Kvotflyktingar... 7 5 Implementering... 7 6 Resultat - utvärdering... 7 7 Slutord... 8 8 BILAGA 1... 9

3 (10) 1 BAKGRUND De första åren med ett uppehållstillstånd i Sverige är viktiga för nyanländas möjlighet att etablera sig i samhället. Samtidigt har både kommun, Arbetsförmedling och hälsooch sjukvården uppmärksammat att ohälsa är relativt vanligt hos nyanlända. Ibland uppmärksammas ohälsa i samband med utebliven progression i språkinlärningen på SFI eller upprepad oförklarlig frånvaro från etableringsaktiviteter. I andra fall vänder sig den nyanlände till vårdcentralen med olika hälsoproblem och blir sjukskriven under lägre perioder. Långvarig frånvaro från etableringsfrämjande insatser som studier, praktik och arbete leder sällan till förbättrad hälsa, snarare är passivitet en riskfaktor och kan leda till bibehållen eller förvärrad psykisk och fysisk ohälsa. Inom ramen för etableringsprogrammet finns stora möjligheter till individanpassning för den enskilde. Det är viktigt att i största möjliga mån undvika att individer blir hemmasittande under de värdefulla etableringsåren om det inte är absolut nödvändigt. Det är många olika aktörer som är involverade i den nyanländes etableringsprocess. Att samverka över aktörsgränserna för individens bästa är viktigt men svårt. Denna utmaning utgör bakgrund till projektet Samverkan för individens bästa Nyanlända med ohälsa i Västerås som bedrivs av Region Västmanland på uppdrag av Samordningsförbundet Västerås. Projektet planerades med inspiration från ett liknande projekt som startade i Köping 2017. Övriga deltagare/samverkansparter i projektet är Västerås stad, SFI-utförare i Västerås, Arbetsförmedlingen, Vårdcentraler i Västerås, Vuxenpsykiatrin i Västerås och Habiliteringen i Västerås. 2 MÅLSÄTTNING Projektets målsättning är att genom god kännedom om olika aktörers ansvar och effektiv samverkan över aktörsgränserna: minska sjukfrånvaron bland nyanlända i etableringen identifiera eventuell ohälsa/funktionsnedsättning hos nyanlända i etableringen så tidigt som möjligt tillse att riktade rehabiliteringsinsatser och andra individanpassade insatser möjliggörs och sätts in så tidigt som möjligt i etableringsprocessen 3 AKTIVITETER Aktiviteterna i projektet planerades av projektledaren i samråd med Samordningsförbundet Västerås och verksamhetschefer hos berörda parter. Samtliga berörda verksamheter informerades sedan via mail och gavs möjlighet att anmäla i vilken omfattning man var intresserad av att delta (Hur många medarbetare man avsåg att skicka på erbjudna utbildningar samt om man var intresserad av att delta i arbetsgruppen.) Nedan beskrivs aktiviteterna i kronologisk ordning:

4 (10) 3.1 Två halvdagsutbildningar/workshops i april 2018 Projektet inleddes med två likadana halvdagsutbildningar/workshops i Västerås där all berörd personal hos de olika aktörerna fick möjlighet att träffas. Deltagarna bestod av personal från flera vårdcentraler i Västerås, flera berörda kommunala verksamheter i Västerås stad, flera SFI-utförare i Västerås, Arbetsförmedlingen, Samordningsförbundet Västerås, Vuxenpsykiatrin i Västerås och Region Västmanlands centrala integrationsfunktion. Totalt deltog ca 60 personer på halvdagsutbildningarna. Halvdagarna inleddes med en snabbutbildning i olika aktörers ansvar och avslutades med en workshop där deltagarna i aktörsblandade grupper fick tillfälle att diskutera hur samverkan över aktörsgränserna skulle kunna utvecklas för att identifiera nyanlända med ohälsa i ett tidigt skede och sätta in riktade rehabiliteringsinsatser och andra individuella anpassningar efter behov. Se ytterligare information i inbjudan och program för halvdagarna, bilaga 1. 3.2 Arbetsgrupp Möten och framtagna förslag juni augusti 2018 För att komma vidare och konkretisera de förslag som framkom på workshopstillfällena i april så tillsattes en arbetsgrupp bestående av representanter från berörda parter. Arbetsgruppen bestod av tjänstepersoner med god kunskap om den egna operativa verksamheten. Deltagarna i arbetsgruppen bestod av medarbetare från Arbetsförmedlingen, Västerås stad (Socialkontor ekonomi, Vuxenutbildningscentrum och Samhällsorientering och vägledning), två SFI-utförare i Västerås, Asyl- och integrationshälsan, Viksäng-Irsta vårdcentral och Centrala integrationsfunktionen Region Västmanland. Projektledaren ledde arbetet och samordnare från Samordningsförbundet Västerås deltog också. Arbetsgruppen träffades vid två tillfällen, i juni och augusti 2018. Gruppen utgick ifrån egna erfarenheter samt de dokumenterade utmaningar, framgångsfaktorer och idéer som framkommit på workshoptillfällena i april. Gruppen arbetade fram ett antal konkreta förslag på åtgärder/nya rutiner som man ansåg skulle kunna implementeras inom ramen för respektive parts uppdrag/ansvar. Följande förslag togs fram av arbetsgruppen: 3.2.1 Kontaktlista En kontaktlista med snabba ingångar över aktörsgränserna kan underlätta kontakt både i enskilda ärenden samt vid mer övergripande frågor. Arbetsgruppen föreslog att kontaktlistan skulle upprättas av projektledaren och revideras fortlöpande i samband med möten med den operativa lokala samverkansgruppen, se förslag 3.2.2. Varje part avgör själv vilka kontaktuppgifter som ska finnas med på listan, med målsättningen att det vid behov ska vara enkelt att få kontakt med annan verksamhet än den egna.

5 (10) 3.2.2 Nätverk/möten över organisationsgränserna Det behövs arenor för att mötas och samverka över aktörsgränserna på regelbunden basis. Arbetsgruppen föreslår att en lokal samverkansgrupp för tjänstepersoner på operativ nivå bör organiseras. Syftet med ett sådant nätverk skulle vara att delge varandra uppdaterad information, att upptäcka brister och glapp i systemet samt att hitta lösningar för dessa. Följande verksamheter föreslås delta i den operativa lokala samverkansgruppen: Arbetsförmedlingen, Enheten för samhällsorientering och vägledning, Socialkontor ekonomi, Bostadssociala enheten, Hälso- och sjukvården, SFI/Vuxenutbildningen, Försäkringskassan och Migrationsverket. Arbetsförmedlingen föreslås vara sammankallande för den lokala samverkansgruppen. 3.2.3 Informationsfolder om olika aktörer Arbetsgruppen föreslår att en skriftlig sammanställning/folder över olika aktörers ansvar och arbetssätt tas fram. Foldern föreslås innehålla en kortfattad uppdragsbeskrivning Vad kan den nyanlände få hjälp med hos respektive aktör? När i processen kommer verksamheten in i bilden för den nyanlände? 3.3 Fördjupande kompetensutveckling inom området På arbetsgruppens möten konstaterades att det finns ett behov av fördjupande kompetensutvecklingsinsatser om olika aktörers ansvar. Samordningsförbundet Västerås tog därför på sig ansvaret för att arrangera en serie frukostmöten med fokus på integrationsområdet där olika verksamheter får turas om att stå i fokus och berätta om sin verksamhet för andra enligt konceptet Dejta en verksamhet. Under hösten 2018 arrangerades tre frukostmöten med fokus på integration. De verksamheter som stod för programmet var Arbetsförmedlingen, enheten Samhällsorientering och vägledning i Västerås stad samt Bostadssociala enheten i Västerås stad. Våren 2019 planeras ytterligare tre frukostmöten med olika aktörer som är verksamma inom integrationsområdet. Samtliga berörda verksamheter i projektet bjöds också in till två halvdagsutbildningar med fokus på migrationsrelaterad psykisk ohälsa som Region Västmanland arrangerade i Köping den 14 november 2018 med ekonomiskt stöd av Samordningsförbundet Västra Mälardalen. Denna utbildningsinsats arrangerades inte som en del av projektet, men passade väl in i projektets pågående arbete och bidrog till ökad kompetensutveckling för projektets deltagande verksamheter. 3.4 Dialog med berörda verksamheter som inte ingått i arbetsgruppen Arbetsgruppens förslag dokumenterades och skickades ut till samtliga verksamheter som inte hade representation i arbetsgruppen, till exempel samtliga vårdcentraler och samtliga SFI-utförare. Projektledaren bjöd också in till flera möten med särskilt berörda verksamheter för att förankra och bearbeta förslag och diskutera

6 (10) identifierade utmaningar ytterligare. Möten/dragningar genomfördes i följande sammanhang: Enskilt möte med Arbetsförmedlingen Västerås Enskilt möte med Vuxenutbildningscentrum Presentation av projektet på rehabkoordinatorernas länsnätverk Presentation av projektet på vuxenpsykiatrins ledningsgrupp Presentation av projektet på habiliteringens ledningsgrupp 3.5 Beslut av berörda verksamhetschefer Möte 25 oktober 2018 Den 25 oktober 2018 bjöds verksamhetschefer från samtliga berörda verksamheter in till ett möte för presentation av arbetsgruppens förslag och möjlighet till beslutsfattande. På mötet deltog Arbetsförmedlingen, fyra verksamhetschefer från berörda kommunala verksamheter, fyra vårdcentraler i Västerås, samordnare från Region Västmanland samt projektledaren från Region Västmanland. På mötet presenterades arbetet i projektet samt arbetsgruppens förslag. Mötesdeltagarna gav bifall till arbetsgruppens förslag om kontaktlista och införandet av en operativ lokal samverkansgrupp, se punkt 3.2.1 och 3.2.2. Förslaget om en informationsfolder om olika aktörer (se punkt 3.2.3) avslogs då verksamhetscheferna såg svårigheter i att hålla en sådan folder uppdaterad och risker med att en inaktuell folder kan få motsatt effekt och leda till missuppfattningar över aktörsgränserna. 4 IDENTIFIERADE UTMANINGAR SOM HANTERATS PÅ REGIONAL NIVÅ Ett antal av de utmaningar som identifierades på workshops och arbetsgruppens möten är inte specifika för Västerås utan kan tvärtom antas utgöra svårigheter i hela regionen. Dessa frågor har tagits omhand och hanterats på regional nivå enligt följande: 4.1 Sjukintyg och läkarutlåtanden Arbetsförmedlingen och kommunala verksamheter är ibland i behov av sjukintyg och läkarutlåtanden för att den enskilde ska kunna komma vidare i etableringsprocessen. Ofta fungerar rutinerna för detta bra men ibland uppstår problem, främst med långdragna väntetider men också med otydliga dokument som inte fyller sitt syfte. Detta är en fråga som är lika aktuell i hela regionen och inte specifik för Västerås. Projektledaren har därför lämnat över ärendet till den strategiska samverkansgrupp som redan finns för frågor som berör Region Västmanland, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Frågan har redan lyfts i den strategiska samverkansgruppen och kommer att hanteras vidare i ordinarie samverkansstrukturer på länsnivå.

7 (10) 4.2 Rutiner för samverkan Kvotflyktingar Kvotflyktingar utses av FN:s flyktingorgan UNHCR och utgörs normalt av särskilt utsatta individer/familjer som är i stort behov av vidarebosättning. Det är inte ovanligt att kvotflyktingar har hälsorelaterad problematik vilket ibland kan framgå redan i kommunernas bosättningsunderlag innan inresa till Sverige. Det har saknats rutiner för hur denna information ska hanteras och hur samarbetet mellan region och kommun ska fungera. De första veckorna efter ankomst saknar kvotflyktingar dessutom ibland identifikationshandlingar vilket ställer ytterligare krav på god samverkan mellan region och den mottagande kommunen. Detta är en fråga som lyftes i arbetsgruppen men som är lika aktuell i hela regionen och inte specifik för Västerås. Region Västmanland har nu utarbetat nya rutiner som gäller för samtliga kommuner i länet och togs i bruk i december 2018. 5 IMPLEMENTERING På mötet med verksamhetschefer den 25 oktober 2018 beslutade deltagande chefer att bifalla två av arbetsgruppens förslag. Efter mötet kontaktade projektledaren samtliga verksamhetschefer som inte kunde delta och gav dessa information och möjlighet att komma med synpunkter på tagna förslag. Projektledaren kontaktade samtliga verksamhetschefer angående representanter till den operativa lokala samverkansgruppen. Listan över representanter som ska delta i samverkansgruppen är i dagsläget komplett och skickades till Arbetsförmedlingen i december 2018. Arbetsförmedlingen har nu tagit över ansvaret för den nya operativa lokala samverkansgruppen och kommer att kalla till möten under 2019. Kontaktlistan är i dagsläget under framtagande och kommer inom kort att skickas ut till samtliga berörda. Listan beräknas vara komplett och i bruk senast i februari 2019. 6 RESULTAT - UTVÄRDERING Målsättningen med projektet var att genom god kännedom om olika aktörers ansvar och effektiv samverkan över aktörsgränserna minska sjukfrånvaron bland nyanlända i etableringen, identifiera eventuell ohälsa/funktionsnedsättning hos nyanlända i etableringen så tidigt som möjligt samt tillse att riktade rehabiliteringsinsatser och andra individanpassade insatser möjliggörs och sätts in så tidigt som möjligt i etableringsprocessen. Beslut om nya rutiner som fattats genom projektet kommer att tas i bruk under 2019 och förhoppningen är att insatserna ska få god effekt och göra skillnad för målgruppen nyanlända i Västerås.

8 (10) Resultat i form av exakta uppgifter om förändringar i sjukskrivningstal, antal identifierade individer med ohälsa eller antal nyanlända med riktade rehabiliteringsinsatser kommer inte att kunna tas fram genom projektet. En sådan utvärdering är svår att göra då eventuella förändringar aldrig med säkerhet kan relateras till projektets insatser. Under 2019 kommer istället en extern utvärderare att följa implementeringen av nya rutiner; användandet av kontaktlistan och den nya lokala samverkansgruppens arbete, och utvärdera vilken effekt insatserna får. Resultatet av utvärderingen kommer att presenteras i en slutrapport under 2019. 7 SLUTORD Jag som har varit projektledare för projektet lämnar mitt uppdrag vid årsskiftet och kommer inte att vara delaktig i det fortsatta arbetet med uppföljning och utvärdering. Jag vill därför passa på att tacka alla medarbetare i berörda organisationer som har deltagit på olika sätt, projektet hade inte kunnat genomföras utan ert engagemang. Ett särskilt tack riktas till deltagarna i arbetsgruppen som med gedigen kunskap inom sina respektive verksamhetsfält på ett effektivt sätt identifierade glapp och utmaningar som var möjliga att åtgärda. Integrationsstrateg Region Västmanland December 2018

9 (10) 8 BILAGA 1

10 (10)