Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Torsdagen den 29 oktober 2015 kl. 08.30 Plats: Svea Hund Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Val av justerare samt tidpunkt för justering 2 Ändringar i föredragningslistan Dialoger 2015/2 3 Information från vård och omsorg 4 Ekonomisk uppföljning 2015/5 4 5 Personalstatistik 7 6 Synpunkter på socialtjänsten 2015/4 7 Rapporter/anmälningar enligt Lex Sarah 8 Frösunda Assistans - lägesrapport 9 Utförande av personlig assistans i Tomelilla kommun Beslutsärenden 10 Mål för vård och omsorgsnämnden 11 Stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen (dnr 9.2-16436/2015) 2015/43 11 12 Avgifter vård och omsorg 2016 2015/54 15 1
Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden 13 Kvalitetsuppföljning för Valkyrian samt hemtjänstområde söder avseende 20150101-20150601 - Vardaga 14 Kvalitetsredovisning personlig assistans Tomelilla kvartal 1 och 2 - Frösunda 2015/48 20 2015/49 26 15 Revisionsrapport - Granskning av internkontroll 2015/44 29 16 Redovisning av delegeringsbeslut 2015/3 31 17 Redovisning av anmälningsärenden 2015/1 33 Gunnel Andersson (M) Ordförande Kerstin Andersson Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-18 146 Kerstin Andersson E-post: kommun@tomelilla.se 2
NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Vård- och omsorgsnämnden (2015-2018) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Carola Lindgren M 2 Gunnel Andersson M 3 Gunvor Olsson C 4 Ann Harrysson SPI 5 Ida Bornlykke S 6 Figge Bergquist V 7 Tommy Falk SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 M 2 Elizabet Nilsson M 3 Eva Gustavsson C 4 Helene Nilsson KD 5 Sejdi Karaliti S 6 Lena Bottner S 7 Eva Olsson SD Ja Nej Avstår 3
EKONOMISK UPPFÖLJNING VÅRD OCH OMSORG 2015 VÅRD OCH OMSORG Redovisat Budget Avvikelse Årsbudget Prognos (tkr) (tkr) (tkr) avvikelse tom sept tom sept 3 Intäkter -54 077,6-54 502,0-424,4-72 671,0 0,0 4 Kostnader/Utgifter 5 791,5 5 783,0-8,5 7 682,0 0,0 5 Kostnader för arbetskraft 79 507,3 77 125,0-2 382,3 102 352,0-3 100,0 6 Övriga verksamhetskostn 19 718,5 19 046,4-672,1 25 347,6-800,0 7 Övriga verksamhetskostn 8 156,0 7 685,0-471,0 10 227,0-600,0 8 Rr:s övriga kostn/intäkt 61,6 58,0-3,6 74,0 Totaler 59 157,3 55 195,4-3 961,9 73 011,6-4 500,0 RESURSFINANSIERAD BUDGET 7210 Byavången resurs 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7220 Valkyrian resurs -20,0 0,0 20,0 0,0 0,0 7230 Norrevång resurs 958,1 82,0-876,1 1,0-200,0 7240 Brinkehem resurs -1,9 51,0 52,9 1,0 250,0 7250 Hemtjänst resurs 1 617,8 52,0-1 565,8 0,0-1 800,0 7490 Personlig assistans 646,5 12,0-634,5 15,0-850,0 3 200,5 197,0-3 003,5 17,0-2 600,0 ANSLAGSFINANSIERAD BUDGET 7010 Handläggar adminstration 3 338,3 3 843,0 504,7 5 105,0 350,0 7100 VO gemensamt 3 046,6 3 802,0 755,4 5 066,0 500,0 7200 Äldreomsorg egen regi -2 193,9-2 663,0-469,1-3 550,0-300,0 7211 Byavången anslag 1 189,2 1 490,0 300,8 1 987,0 300,0 7221 Valkyrian anslag 60,1 120,0 59,9 158,0 0,0 7231* Norrevång anslag 1 089,0 1 151,4 62,4 1 537,6 0,0 7241* Brinkehem anslag 1 963,4 2 254,0 290,6 3 002,0 200,0 7251 Hemtjänst anslag 99,2 79,0-20,2 104,0 0,0 7260 Ros-enheten 9 695,6 9 313,0-382,6 12 342,0-500,0 7300 HSL 19 945,6 19 253,0-692,6 25 584,0-550,0 7400 LSS gemensamt 230,7 42,0-188,7 52,0-200,0 7410 LSS Externt 815,4 820,0 4,4 1 067,0 0,0 7450 LSS övrig verksamhet 16 677,6 15 494,0-1 183,6 20 540,0-1 700,0 55 956,8 54 998,4-958,6 72 994,6-1 900,0 KS OMSORGSPENG Redovisat Budget Avvikelse Årsbudget Prognos (tkr) (tkr) (tkr) avvikelse tom sept tom sept 7000 Omsorgspeng 86 903,6 84 622,0-2 281,6 112 828,0-4 000,0 *tilläggsanslag ansvar 7231 615,6 tkr *tilläggsanslag ansvar 7241 100,0 tkr 4
UPPFÖLJNING OMSORGSPENG 2015 ANSVAR 700 VOLYMER KOSTNADER A B C D E F G H I Volymbudget Volymbudget Utfall Avvikelse Budget Budget Utfall Avvikelse 2015 tom sept tom sept volymer A-pris 2015 tom sept tom sept kostnader Antal dygn särskilt boende Brinkehem 7 869 5 902 6 183 281 1 454 11 441 000 8 580 750 8 990 082-409 332 Norrevång 8 566 6 425 6 191-234 1 390 11 906 000 8 929 500 8 605 490 324 010 Valkyrian 14 238 10 679 10 705 27 1 255 17 869 000 13 401 750 13 434 775-33 025 momsbidrag -1 072 000-804 000-806 087 2 087 Byavången inkl Lintegen 19 665 14 749 14 887 138 1 261 24 798 000 18 598 500 18 815 207-216 707 momsbidrag -1 488 000-1 116 000-1 128 912 12 912 50 338 37 754 37 966 213 63 454 000 47 590 500 47 910 555-320 055 Antal timmar hemtjänst Egen regi 42 000 31 500 30 071-1 429 360 15 120 000 11 340 000 10 825 560 514 440 Förenade Care 20 300 15 225 12 891-2 334 325 6 598 000 4 948 500 4 189 575 758 925 momsbidrag -396 000-297 000-251 375-45 626 Vardaga 27 900 20 925 20 992 67 315 8 789 000 6 591 750 6 612 480-20 730 momsbidrag -527 000-395 250-396 749 1 499 90 200 67 650 63 954-3 696 29 584 000 22 188 000 20 979 492 1 208 508 Antal dygn korttidsboende Korttidsboende inkl växelvård 2 951 2 213 2 565 352 1 497 4 417 000 3 312 750 3 839 805-527 055 LSS-verksamhet Antal ärende personlig ass* 32 32 36 4 295 360 9 452 000 7 089 000 7 895 982-806 982 sjuklön LSS 150 000 112 500 345 827-233 327 Skolinternat 7 8 544 000 408 000 458 803-50 803 extern korttidsvistelse/tillsyn 3 555 000 2 666 250 2 840 053-173 803 extern placering (Aleris+Finja) 2 2 1 605 000 1 203 750 2 205 783-1 002 033 momsbidrag -118 000-88 500-132 347 43 847 Hsl-timmar Frösunda 200 000 150 000 50 050 99 950 momsbidrag -15 000-11 250-3 003-8 247 15 373 000 11 529 750 13 661 148-2 131 398 Total summa 112 828 000 84 621 000 86 390 999-1 769 999 * förändring som innebär att viss kostnad flyttats till driftbudget 5
Kommentarer till ekonomisk uppföljning tom sept 2015 Lönekostnaderna fortsätter överskrida budget och för perioden 2,4 mnkr eller med 3 %. En förklaring är kostnader till följd av medvetet ökad bemanning, tex på gruppboenden och på Norrevång. Dessutom har en del lönekostnader bantats bort för att få budgetramen att gå ihop 2015, bl a är budgeten för timlöner sänkt med 855 tkr jämfört med föregående år. Dessa har ett underskott med 2,5 mnkr. Mertid och övertidsbudget är helt borttagen. Budget för ob-kostnader är höjd men har ändå underskott. Kostnaderna för sjuklöner är högre än förra året då sjuktalen ökar. Resursfinansierad budget Äldreboendena i egen regi har underskott med 823 tkr med anledning av förstärkt personalbemanning på Norrevång. Hemtjänstens underskott fortsätter men här pågår nu en översyn och kartläggning av verksamheten som leds av nya verksamhetschefen och nya enhetschefen. Personlig assistans har ett underskott på 635 tkr med anledning av att inga kostnader budgeterats här utan i omsorgspengen. Anslagsfinansierad budget Gemensam administration har överskott med tillsammans 800 tkr för bl a löner och delar av prestationsersättningen. Här finns också poster som överskridit budget, betalningsansvar och handledning till enhetschefer som tillsammans är en kostnad på 180 tkr samt införandet av arbetskläder som nu kostat 237 tkr att jämföra med budgetanslaget på 100 tkr. Kostnaderna för matdistributionen ligger fortfarande ca 200 tkr över budget pga en missuppfattning vid budgeteringen mellan oss och kostenheten. Fastighetskostnaderna fortsätter ha ett överskott som tillsammans är ca 600 tkr. Solgläntan har ett underskott med 160 tkr som visat sig bero på felbudgeterade po-kostnader. Resurspoolen har för perioden ett underskott med 150. Här finns vissa lönekostnader som inte är säljbara vilket ska diskuteras med personalavdelningen inför budget 2016. Nattpatrullen har pga sin tillfälliga utökning av personal ett underskott på 90 tkr men denna har nu upphört. Bostadsanpassning och tekniska hjälpmedel har överskridit budget med 500 tkr för perioden. Lönekostnaderna för hsl-verksamheter har ett underskott med anledning av ett avgångsvederlag på 200 tkr samt att budgeten för tillfälligt inhyrd personal är överskriden. En del renoveringskostnader har tagits på centrala LSS-budgeten vilket medfört ett underskott med 170 tkr. Egenregiverksamhetens underskott pga ökad bemanning och är nu uppe i 1,2 mnkr. I prognosen för resten av året finns medräknat stimulansmedel med 1,6 mnkr fördelat på 300 tkr för demensplatser på Valkyrian, 800 tkr för ökad bemanning Norrevång, 400 tkr för ökad bemanning HSL och 100 tkr till lss-verksamheten för en tjänst som övergått till äldreomsorgen men lönekostnaden ligger kvar på lss resten av året. Omsorgspeng För perioden råder ett underskott med ca 2,3 miljoner. En prognos för resten av året visar på ett underskott med drygt 3,9 mnkr som presenteras vid genomgång av omsorgspengen. 6
Sjukfrånvaro Vård och omsorg tom augusti 2015 7
Statistik sjukdagar Urval: Tomelilla kommun / Tjänstemannaorganisation / Vård och Omsorg Datumintervall: 2015-01-01 <-> 2015-08-31 Åldersgrupper Antal sjukdagar Totalt m k < 30 år m k 30-49 år m k > 49 år m k 0 163 35 128 41 15 26 73 13 60 49 7 42 1 16 1 15 2 0 2 9 1 8 5 0 5 2-7 74 6 68 9 2 7 36 4 32 29 0 29 8-14 19 0 19 1 0 1 11 0 11 7 0 7 15-28 16 1 15 2 0 2 7 1 6 7 0 7 29-59 19 2 17 5 0 5 7 1 6 7 1 6 60-90 5 0 5 0 0 0 4 0 4 1 0 1 91-180 8 0 8 0 0 0 4 0 4 4 0 4 181-1år 14 2 12 0 0 0 3 0 3 11 2 9 > 1år 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2015-10-14 Sida 1 av 1 8
Sjukfrånvaro Vård och omsorg tom september 2015 9
Statistik sjukdagar Urval: Tomelilla kommun / Tjänstemannaorganisation / Vård och Omsorg Datumintervall: 2015-01-01 <-> 2015-09-30 Åldersgrupper Antal sjukdagar Totalt m k < 30 år m k 30-49 år m k > 49 år m k 0 159 34 125 41 15 26 71 13 58 47 6 41 1 11 0 11 1 0 1 5 0 5 5 0 5 2-7 81 8 73 10 2 8 40 5 35 31 1 30 8-14 19 0 19 1 0 1 11 0 11 7 0 7 15-28 16 1 15 3 0 3 9 1 8 4 0 4 29-59 20 1 19 4 0 4 7 0 7 9 1 8 60-90 7 1 6 1 0 1 4 1 3 2 0 2 91-180 7 0 7 0 0 0 4 0 4 3 0 3 181-1år 16 2 14 0 0 0 4 0 4 12 2 10 > 1år 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2015-10-14 Sida 1 av 1 10
Tomelilla den 7 september 2015 Dnr VON 2015/43 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Vård-och omsorgsnämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Christel Nilsson Avdelningschef Direkt 0417-1828 Mobil 0709958128 christel.nilsson@tomelilla.se Underlag till stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen Förvaltningens förslag till beslut Vård-och omsorgsnämndens arbetsutskott föreslår nämnden att föreslå Kommunstyrelsen att rekvirera stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen med 1,6 m kr för andra halvåret 2015. Ärendebeskrivning Regeringen anser att äldre kvinnor och män ska ha tillgång till en likvärdig och jämlik äldreomsorg av hög kvalitet. Kommunen har ett ansvar att se till att alla äldre får sina behov tillgodosedda, oavsett vem som utför vården och omsorgen. Äldreomsorgen är en personalintensiv verksamhet där lönekostnaderna uppgår till 80 procent av den totala kostnaden. Med en ökad bemanning skapas utrymme för personalen att tillbringa mer tid med den enskilde och möjligheter för personalen att gemensamt utveckla verksamheten. Socialstyrelsen har därför fått i uppdrag att fördela medel för en tillfällig satsning på ökad bemanning inom äldreomsorgen och löpande följa upp detta. Fördelningen baseras på standardkostnaden för äldreomsorgen. Satsningen förväntas fortsätta fram till 2019. Bidragets storlek: 1,613912,14 kr från och med 2015-07-01. Vad kan medlen användas till: alla *personalkostnader som uppstått under andra halvåret 2015 för att öka bemanningen hos de äldre. Det ska ha skett genom att t.e.x nyanställa på hel- eller deltid eller utökade tjänstgöringsgrader. Syftet är att ha en stabil personalförsörjning som i sin tur bidrar till en ökad kontinuitet för den äldre. Mer detaljer finns i regeringsbeslutet. *gäller personal som arbetar nära den äldre (omvårdnadspersonal, legitimerad personal, arbetsledare) Rekvireras senast: 2015-10-31 Återrapportering: senast 2016-02-08. I uppföljningen ska det framgå hur många årsarbetstidskrafter, heltids- eller deltidstjänster som satsningen finansierat samt vilka effekter det fått för de äldre. 1 (2) 11
Beslutsunderlag Specifikation Stimulansmedel ökad bemanning äldreomsorgen Utökad bemanning med: Kostn/mån Kostn 2015 3, 85 åa nattpersonal på Valkyrian från 15 okt 132 204 330 510 1. 92 åa nattpersonal på Norrevång, från juli 82 740 496 440 1, 34 åa dag Norrevång från juli 51 810 310 860 0, 5 åa dag omplacering från LSS till Norrevång från juli 16 618 99 708 1, 0 åa sjuksköterska från augusti 40 310 201 550 1, 0 åa arbetsterapeut från juli 36 835 221 010 1 660 078 Stöd och omsorg Christel Nilsson Avdelningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 12
13
14
Avgifter inom vård och omsorgsverksamhet SÖSK-kommuner 2015. Bilaga till förslag om avgifter 2016. Avgifter som räknas ihop, Max 1780 kr 2015 Tomelilla Sjöbo Simrishamn Ystad Skurup Hemtjänstavgift Olika innehåll i nivåerna 474 1150 1780 890 1780 1-10,99 tim 75% av avgiftsutrymme 11 tim 100% av avgiftsutrymme 593 964 1372 1780 Hemsjukvård Lika ovan Lika ovan Lika ovan 1 besök 100 2 besök 200 osv 6 besök el fler 590 Trygghetslarm - Installationsavgift Matdistribution, avgift för hemkörning Tekniska hjälpmedel - hämtning - tillfälligt behov - utprovn mm 200/mån 200 kr >15 dgr 125/mån < 15 dgr 250/mån 556 1223 1780 Lika ovan 228/mån 225/mån 200/mån 500 300/mån 1669/mån hel 270/mån 10/portion 200/mån 835/mån halv *Inkl maten 400 370 kr eller se hemsjukvård 410 100/mån max 6 mån 350 500 Korttids/växelboende 57/dag 59/dag 59/dag 59/dag 59/dag? 15
96/mat (155/dygn) 94 mat/dag (155/dygn) 96 mat/dag (157/dygn) 89 mat/dag (148/dygn) 97 mat/dag (158/dygn) Dagverksamhet 40/dag demens?? 40/dag om ej hemtjänst Ledsagning eller avlösning, 25 kr/tim ej hemtjänst Fritt Matpriser ( ej maxtaxa) Måltider -Middag -frukost -kaffe 60 25 15 56 53 16 10 49 (59) 52 Särskilt boende helkost 2900 2824 2890 2670 2930 Särskilt boende ev ny avgift - tillhandahållen utrustn, förbr?? 100/mån utr 100/mån förbr Vissa boenden 150/mån 77/mån 16
Tomelilla den 6 oktober 2015 Dnr VON DiaNr Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Vård och omsorgsnämnden Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Christel Nilsson avdelningschef Direkt 0417-1828 Mobil 0709958128 christel.nilsson@tomelilla.se Förslag till avgifter 2016 Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår nämnden att föreslå kommunfullmäktige att besluta om avgifter för år 2016. Ärendebeskrivning Vård och omsorg måste inför budget 2016 se över både kostnader och möjligheter till intäkter i form av avgifter. En jämförelse med grannkommunerna bifogas. Förvaltningen föreslår en höjning av 1. hemtjänst och hemsjukvårdsavgiften, med maxtak på 1991 kr/månad, om lagförslaget antas av regeringen 2. Månadsavgiften för trygghetslarm höjs från 200 kr till 250 kr 3. Installationsavgift för trygghetslarm höjs från 200 kr till 250 kr 4. Ny avgift för samtalskostnader för trygghetslarm 50 kr/månad Beslutsunderlag Avgifter för hemsjukvård och kommunal hälso-och sjukvård är myndighetsutövning och socialtjänstlagen reglererar både avgiftstak och beräkning av avgiftsutrymme. (SoL 8 kap 5). Nu finns ett lagförslag i promemoria 2015:23 om en ändring av lagen. Avgiftstaket uttrycks i socialtjänstlagen som en andel av prisbasbeloppet. Andelen ska enligt lagförslaget beräknas på en tolftedel av 0,5392 gånger prisbasbeloppet istället för som nu 0,48. Lagändringen ger kommunen möjlighet att öka sina intäkter och föreslås träda i kraft den 1 januari 2016. Avgiftstaket höjs från 1780 till 1991 kronor per månad. Det innebär inte med automatik att inkomsterna ökar då den enskildes avgiftsutrymme måste räknas fram individuellt med ett förbehållsbelopp. 1 (3) 17
Brukare som idag har ett avgiftsutrymme som är högre än avgiften får en höjning. Nivå 0 är kommunens självkostnadspris. Nivå 1 och 2 beräknas procentuellt i förhållande till nivå 3. En viss justering har gjorts av nivå 1 så att enbart hjälp med städning (var tredje vecka) kostar mer i förhållande till omsorgsinsatser. 2015 2016 Nivå 0 1-1,49 timmar 370 kr/mån 380 kr/mån Nivå 1 1,50-3,99 timmar 474 kr/mån 664 kr/mån Nivå 2 4-9,99 timmar 1 150 kr/mån 1328 kr/mån Nivå 3 10 timmar eller mer 1 780 kr/mån 1991 kr/mån Om lagändringen inte träder i kraft räknar förvaltningen om avgifterna enligt tidigare fullmäktigebeslut med prisbasbeloppet för 2016. Avgiftstaket sänks då till 1772 kr/månad. Trygghetslarm Kommunerna ska ha infört digitala trygghetslarm med frekvent övervakning och ansvar för teleabonnemangen senast 2016. Förvaltningen har tecknat ett tilläggsavtal med Tunstall och i samarbete med IT avdelningen installeras digitala trygghetslarm hos nya brukare. Målet var att byta ut befintliga larm, hälften i år och hälften 2016 men på grund av budgetunderskottet har detta inte genomförts. Av totalt 360 larm är nu ett 50 tal digitala. Ett digitalt larm kostar 1980 kronor mot 625 kronor för analogt. Kommunen ansvarar för abonnemanget genom att leasa simkort av Tunstall för 50 kr/mån/larm. Den enskilde behöver inte längre teckna eget abonnemang eller betala egna samtalskostnader. Avgift 2015: Förslag 2016 Trygghetslarm 200 kr/mån. 250 kr/mån. Ingår i maxtaxan. Installationsavgift 200 kr 250 kr Ingår ej i maxtaxan. Ny; Samtalsavgift 50:- kr/mån för samtalskostnader på digitala larm. Vårt självkostnadspris för leasing. Ingår ej i maxtaxa Vi avvaktar förslag på höjning av matpriser till kostenhetens förslaget om efterrätter har beslutats. Övriga avgifter föreslås bli oförändrade för 2016. Stöd och omsorg Christel Nilsson 2 (3) 18
avdelningschef 3 (3) 19
1 Kvalitetsredovisning för Valkyrian samt hemtjänst söder avseende 20150101-20150601 Datum och ansvarig för innehållet 2015-09-09 Helen Frennemark Hållö 20 Reviderad Kvalitetsavdelningen/LF 2014-09-29
Verksamhetsbeskrivning Vardaga driver på entreprenad för Tomelilla kommun Valkyrians särskilda boende med tillhörande hemtjänstområde. Entreprenaden påbörjades 2010-02-01 och avtalet går ut 2016-01-31. Verksamhetsplaner för 2015 har upprättats för såväl Valkyrian och hemtjänst söder. Dessa överlämnades till kommunen i mars. Detta är en kvalitetsredovisning som avser första halvåret 2015 Ledningssytem Qualimax är Vardagas ledningssystem och baseras på Socialstyrelsens författning SOFS 2011: 9 samt den internationella standarden för kvalitetsledningssystem ISO 9001 God kvalitet enligt Qualimax innebär att - krav och mål uppfylls enligt gällande lag och föreskrifter - krav och mål uppfylls enligt företagets mål och koncept Ledningssystemet reglerar och stödjer vårt arbete bl.a. när det gäller dokumentation, avvikelsehantering och ständiga förbättringar. All personal arbetar med dessa frågor men en person/avdelning bildar tillsammans med ledningen ett kvalitetsråd där frågorna bevakas specifikt. Värdegrundsarbete Företagets värdegrund kring människosyn, bemötande och ledningsfilosofi genomsyrar vårt arbete Tomelilla kommuns värdegarantier för Vård och omsorg ligger också till grund för vårt arbete och för de kvalitetshöjande åtgärder vi arbetar med under året. Socialstyrelsens brukarenkät Resultatet från Socialstyrelsens brukarenkät är en annan viktig grundpelare i vårt kvalitetsarbete som påverkar våra utvecklingsinsatser. De senaste resultaten för Valkyrian och hemtjänst söder redovisade vi i verksamhetsberättelserna för 2014 Utvecklingsarbete Trygghet för våra kunder är viktigt och i detta är kontinuiteten en av de viktigaste delarna Under februari månad organiserade vi därför hemtjänstpersonalen i tydliga team där alla kunder har kontaktperson samt vice kontaktperson inom samma team. Runt varje kund finns det nu en mindre grupp/teamet som har kännedom om den enskilde och som hen har möjlighet att lära känna bättre I maj gjorde vi en kontinuitetsmätning med samma metod och urval som kommunen gör och uppnådde då resultatet 11.86. Kommunens mål är 12 personer under en 14-dagarsperiod 2/6 21
I resultatet från brukarundersökningen kunde vi se att både kring aktiviteter och måltider fanns utvecklingsbehov på Valkyrian. Detta är två betydande delar för att våra boende ska uppleva att vardagen är meningsfull. Personalen har därför formulerat personliga handlingsplaner kring utvecklingen inom dessa områden. För att få likartat arbetssätt på hela boendet har vi under våren planerat för mindre förändringar i personalgrupperna. Dessa förändringar genomförs under hösten. Den enskildes önskemål ska ligga till grund för genomförandeplanen. På så sätt ska inflytandet stärkas. Utbildningsinsatser och stöd från arbetsledningen ska göra att kvaliteten på genomförandeplaner förbättras ytterligare både inom hemtjänsten och boendet. På Valkyrian deltager gruppcheferna vid upprättande eller uppföljning av en genomförandeplan/år och boende. Insatsen syftar både till att följa upp kvaliteten och som en handledning. Kundrådet på Valkyrian genomförs fyra ggr/år och har till syfte att stärka de boende och anhörigas inflytande på verksamheten. Vid dessa möten framförs många tankar och idéer, speciellt kring aktiviteterna och måltiderna Avvikelser SOL-avvikelser registreras i systemet Qmaxit medan HSL-avvikelser i såväl Magna Cura som Qmaxit. Följande antal och kategorier gäller för Valkyrian första halvåret 2015: Fall 72 Läkemedelshantering 38 Synpunkter och klagomål 11 Omvårdnad 9 Ej utförd insats 7 Brandskydd 3 Medicintekniska produkter 2 Stödfunktioner 1 Vårdkedjeproblematik 1 Trycksår 1 Arbetsmiljö 1 Lex Sarautredningar 0 Följande antal och kategorier gäller för hemtjänst söder första halvåret 2015: Fall 91 Läkemedelshantering 42 Omvårdnad 10 Arbetsmiljö 7 Ej utförd insats 3 3/6 22
Synpunkter och klagomål 3 Vårdkedjeproblematik 3 Lex Sarautredningar 0 I antalet läkemedelsavvikelser finns också avvikelser som gäller iordningställandet av läkemedel och är då en avvikelse som riktas mot kommunens HSL-organisation. Analys av avvikelser Merparten av avvikelserna beror på den mänskliga faktorn, ex glömska. Uppföljningen blir då viktig i förhållandet till den enskilde medarbetaren för att säkra att händelsen inte ska upprepas När det gäller läkemedelsavvikelserna har vi fortsatt att stärka rutinen med efterkontroll (något som påbörjades redan hösten 2014). Tydlighet och fokus på rutinen ger färre avvikelser. Och i en jämförelse mellan hösten 2014 och våren 2015 ser vi att avvikelserna för Valkyrian som handlar om efterkontroll av medicingivning har halverats För hemtjänsten har sju arbetsmiljötillbud registrerats första halvåret. Samtliga tillbud har uppkommit hos samma kund. Riskbedömning har gjorts tillsammans med den fackliga organisationen och handlingsplan är upprättad Egenkontroll Två gånger per år genomförs egenkontrollen. Senast i april Egenkontrollen, som består av ett stort antal frågor, genomförs av verksamhetschefen tillsammans med medarbetarna. Resultat för Valkyrian: 1,80 (Max värde: 2,0) Resultat för hemtjänsten: 1,73 (Max värde:2,0) Förbättringsområdena finns inom de delar som vi i verksamhetsplanen har prioriterat för året; genomförandeplaner och social dokumentation Förbättringslogg Utvecklingsområden som definieras genom avvikelser eller egenkontroller arbetar vi med i en Förbättringslogg Förbättringsloggen ger oss ett strukturerat och transparant arbetssätt när det gäller ständiga förbättringar 4/6 23
Temaområden Vardaga arbetar regelbundet med temaområden. Dessa kan syfta till att lansera nytt arbetssätt/nytt koncept men också sätta extra fokus på redan införda rutiner. Det senare gäller för området Risk/Preventionsbedömning. Detta temaområde startades upp 20150215 och avslutades 20150630. För Valkyrian innebar detta framför allt att vi uppdaterade samtliga medarbetare på gällande styrdokument inom området. Samtidigt säkrade vi rutinerna för att alla boende ska ha aktuella risk- och preventionsbedömningar Ett pågående område är Den goda natten. I detta arbete ökar vi samarbetet mellan dag och nattpersonal, tittar över schemaplaneringen samt ökar kunskapen hos personalen om äldres sömn. Senior Alert I arbetet med kvalitetsregistret Senior Alert har vi under året utökat med riskbedömning kring munhälsa Vid teamkonferenserna inom hemtjänsten har vi tagit initiativ till diskussionen att införa Senior alert även här. Något som vi har för avsikt att starta under hösten. Anhöriga 17 mars inbjöd vi till gemensam anhörigträff för Valkyrian och hemtjänsten. Den var välbesökt och temat var demenssjukdom Därefter har det varit ytterligare en anhörigträff för Valkyrian. Till boende och anhöriga har vi också distribuerat vårt Månadsblad en gång/månad Personal Vi har fortfarande en mycket stabil personalgrupp med låg omsättning. Inför sommaren anställdes en grupp semestervikarier som introducerades via utbildning och bredvidgång. Vikariegruppen har fungerat mycket bra Sjuktal Korttidssjukfrånvaron för de sex första månaderna: Valkyrian 4,1 % Hemtjänsten 3,9 % Efter tre frånvarotillfällen under sex månader så påbörjas en rehabiliteringsutredning. Första frånvarodagen har medarbetaren kontakt med gruppchefen. Om medarbetaren inte är åter på tredje arbetsdagen ringer verksamhetschefen upp hen. 5/6 24
Medarbetarenkät Senaste medarbetarundersökningen gjordes under våren 2014 och resultatet av denna redovisades i verksamhetsberättelserna för 2014. Ny enkät är inplanerad till hösten 2015 Kvalitetssamtal Vid sidan av utvecklingssamtal och lönesamtal har vi genomfört kvalitetssamtal med samtlig tillsvidareanställd personal under första halvåret. Dessa syftar till att skapa engagemang. I samtalen fokuserar vi på förbättringar och utveckling av verksamheten samt fångar personalens idéer. Tomelilla 20150909 Helen Frennemark Hållö Verksamhetschef 6/6 25
Kvartalsredovisning för Q1 och Q2, 2015 Sammanfattning Vid årets ingång hade Frösunda 16 kunder i entreprenaden i Tomelilla kommun. Den 30/6 hade Frösunda 9 kunder då 5 valt andra utförare, en har valt att bedriva sin egen assistans samt en har valt Frösunda som leverantör i egen regi. Sedan årsskiftet har det kommit in en ny regionchef för entreprenaden. Vidare har det skett en kompetenskartläggning av verksamhetscheferna och de befintliga har ersatts med en ny VC som tillträdde i början av Maj. Den nya regionchefen gjorde en genomlysning av verksamheten och I början av mars inkom Frösunda med en handlingsplan till Tomelilla kommun. Nedan presenteras punkterna samt hur de hanterats: Samarbete med beställaren; Månadsvisa möten hålls med kommunens representanter Transparent redovisning av synpunkter och klagomål; Frösunda skickar in en sammanfattning med inkomna synpunkter och klagomål, den 5 varje månad och informerar kommunen inom 24 timmar vid allvarlig händelse. Ökad avtalskännedom hos nyckelpersoner; Egenkontroll genomfördes med befintlig VC som ej längre är kvar i verksamheten. En ny egenkontroll kommer att genomföras med den nya verksamhetschefen under hösten. Kompetenskartläggning av verksamhetschefer En kompetenskartläggning gjordes vilket resulterade i att de två befintliga verksamhetscheferna ersattes med en ny som tillträdde i början av Maj. Öka kundfokus bland Frösundas verksamhetschefer; Den nya verksamhetschefen kommer att gå Frösundas kundfokuserade chefsprogram som består av fyra moduler, med start under hösten. Social dokumentation; Alla genomförandeplaner uppdaterades under våren. Transparent kostnadsredovisning Frösunda levererar kostnadsredovisning månadsvis till kommunen och kunder, gällande hur assistansersättningen fördelas. Kompetens att mottaga delegering; Frösunda har gjort en kartläggning av kompetensprofil hos befintliga medarbetare utifrån kundernas behov av delegerade insatser. Vidare tillsågs att tillräckligt många sommarvikarier fick delegeringar 26
Säkerställa bemanning inför sommaren Det var en utmaning att rekrytera tillräckligt med personal inför sommaren, men det fungerade bra. Förutom att verksamhetschefen rekryterade, tog vi även hjälp av en intern rekryteringsspecialist. Vi erbjöd även en tipspeng till medarbetare som kunde rekommendera en bra assistent som sedan godkändes av kunden och denne fullföljde sitt sommarschema. Kundundersökning I början av juni genomförde Frösunda en kundundersökning, vilket sammanfattas i nedanstående punkter. De områden där kunderna lyft att det går att göra förbättringar var tidigare kända och arbete hade påbörjats. Detta gör Frösunda bra i Tomelilla Trevlig personal Kunderna anser att assistenterna och verksamhetschefen är trevliga Upplevelsen av en god assistans Kunderna anser att den assistans Frösunda erbjuder är kundorienterad Kunden får möjlighet att leva ett självständigt liv Kunderna upplever att den assistans Frösunda erbjuder ger möjlighet för kunderna att leva ett självständigt liv Detta ska Frösunda förbättra i Tomelilla Verksamhetschefens tillgänglighet Kunderna anser att det ibland är svårt att nå verksamhetschefen Mer information om Frösundas assistans Kunderna vill ha mer information om den assistans Frösunda erbjuder exempelvis aktiviteter och personalomsättningen hos assistenter. Följa upp åtgärder Kunderna efterfrågar att Frösunda i större utsträckning ska följa upp åtgärder som har genomförts 27
Medarbetarstatistik Hos våra nio kunder har vi sammanlagt 76 medarbetare varav 28 tillsvidareanställda, 21 visstidsanställda så länge assistansuppdraget varar, samt 27 timvikarier. Korttidsjukfrånvaron har under årets två första kvartal haft ett genomsnitt av 3,91% fördelat per månad enligt nedanstående tabell. Vidare har vi under samma period haft en sjukskrivning längre än 90 dagar. Sjukfrånvaro dag 1-90 Tomelilla Januari 3,74% Februari 3,75% Mars 3,92% April 3,84% Maj 5,18% Juni 3,08% Regionchef Salla Koistinen 28
TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau ParagrafNr Dnr VON 2015/44 Revisionsrapport - Granskning av internkontroll Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till nämnden Vård och omsorgsnämnden beslutar att översända förvaltningens yttrande till revisionen som svar på revisionsrapporten. Ärendebeskrivning Vård och omsorgsnämnden har från revisionen mottagit granskningsrapport Granskning av intern kontroll. Revisionen önskar svar från vård och omsorgsnämnden på de bedömningar som görs i rapporten. Revisionens analys har gjorts utifrån COSO-modellens fem komponenter: Kontrollmiljö, Riskbedömning, Kontrollmoment, Information och kommunikation samt Uppföljning och utvärdering. Bedömningen avseende vård och omsorgsnämnden har avseende komponenten kontrollmiljö blivit tillräcklig. Komponenterna kontrollmoment, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering har bedömts som delvis tillräcklig medan komponenten riskbedömning fått omdömet otillräcklig. För komponenten riskbedömning (otillräcklig) anmärker revisionen att nämnden bör säkerställa att verksamheterna hädanefter genomför de riskbedömningar och att de används som underlag när de interna kontrollplanerna tas fram Riskbedömningarna bör vara dokumenterade och heltäckande. För komponenten kontrollmoment (delvis tillräcklig) anmärker revisionen att några av de framtagna kontrollmomenten är till sin karaktär mer aktiviteter än kontrollmoment och att vård och omsorgsnämnden bör säkerställa att samtliga kontrollmoment utformas som aktiviteter och att de har en tydlig koppling till genomförd riskbedömning. Justerandes sign 29
TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau forts För komponenten information och kommunikation (delvis tillräcklig) anmärker revisionen att arbetet med att ta fram de interna kontrollplanerna är för närvarande främst en ledningsfråga. Verksamheternas medarbetare är endast i begränsad utsträckning involverade i själva framtagandet av planerna eller i utförandet av kontrollmomenten. Likaså är politikernas medverkan begränsad. Revisionen rekommenderar vård och omsorgsnämnden att vara mer involverad i det interna kontrollarbetet samt säkerställa att medarbetarna i högre grad involveras i det interna kontrollarbetet. För komponenten uppföljning och utvärdering (delvis tillräcklig) anmärker revisionen att vård och omsorgsnämnden bör i sina uppföljningar av den interna kontrollen i större utsträckning redogöra för resultatet av sina kontroller och analysera resultatet samt göra en samlad utvärdering av kontrollsystemet. Vård och omsorgsnämnden instämmer i ovan anmärkningar och avser att, inför den interna kontrollen 2016, beakta dessa. Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att översända förvaltningens yttrande till revisionen som svar på revisionsrapporten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-09-01. Granskningsrapport Granskning av intern kontroll, ankomststämplad 2015-06-17. Tidigare behandling Hit hämtas text från tidigare beslutsinstanser. Du behöver dock fylla i den senaste instansen manuellt. Förslag till beslut under sammanträdet Beslutet skickas till: Revisionen Justerandes sign 30
TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau ParagrafNr Dnr VON 2015/3 Redovisning av delegeringsbesluten Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till nämnden Redovisningen av anmälningsärendena läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av delegeringsbeslut för perioden 1 september 30 september 2015. Genomförandeplan ny 2 Genomförandeplan uppföljning 39 Genomförandeplan justerad 3 Hemtjänst 4 kap 1 SoL bifall 53 Hemtjänst 4 kap 1 SoL delavslag 1 Tillfällig insats 1 Avlösarservice 4 kap 1 SoL bifall 2 Trygghetslarm 4 kap 1 SoL bifall 20 Matdistribution 4 kap 1 SoL bifall 11 Ledsagare 4 kap 1 SoL bifall 11 Ledsagare 4 kap 1 SoL avslag 1 Boendestöd 4 kap 1 SoL bifall 3 Särskilt boende 4 kap 1 SoL bifall 6 Särskilt boende 4 kap 1 SoL delavslag 1 Korttidsboende 4 kap 1 SoL bifall 13 Växelvård 4 kap 1 SoL bifall 1 Personlig assistans 9 2 LSS delavslag 1 Personlig assistans Försäkringskassan 3 Ledsagarservice 9 3 LSS bifall 6 Kontaktperson 9 4 LSS bifall 4 Korttidsvistelse 9 6 LSS avslag 1 Korttidstillsyn 9 7 LSS bifall 1 Daglig verksamhet 9 10 LSS bifall 4 Kostnad sjuklön 17 Justerandes sign 31
TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau forts Betalningsansvar september 2015 Vårddygn 0 Bostadsanpassningsbeslut för perioden 1 september 30 september 2015. Bifall 9 Delvis bifall 0 Avslag 0 Avskrivet 0 Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 32
TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau ParagrafNr Dnr VON 2015/1 Redovisning av anmälningsärenden Vård och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till nämnden Redovisning av anmälningsärendena. Ärendebeskrivning 1. Enkät från Socialstyrelsen avseende sammanboende äldre den 2 september 2015. 2. Svar på enkät från Socialstyrelsen avseende sammanboende äldre den 2 september 2015. 3. Protokoll från Brukar- anhörigrådet den 1 september 2015 1-9. 4. Anvisningar för rekvisition av stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorg 2015. 5. Ystad-Österlenregionens miljöförbunds kontrollrapport gällande Skogsdungens serviceboende den 24 september 2015. 6. Utjämning av LSS-kostnader mellan kommuner, utjämningsåret 2016, preliminärt utfall den 1 oktober 2015. 7. Innevarande protokoll. Justerandes sign 33
TOMELILLA KOMMUN Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 15 oktober 2015 Vonau forts Förvaltningens förslag till beslut Redovisningen av anmälningsärendena läggs till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 20151007 Beslutet skickas till: Vård och omsorgsnämnden Justerandes sign 34