PROTOKOLL Plats och tid 2018-05-28, Klarälvsrummet, klockan 14:00-16:00 Avser paragrafer 41-49 ande Tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Övriga Utses att justera Marian Gustavsson (S) ordförande Anders Ljungsten (M) 2:e vice ordförande, 41-43 Mats Lundberg (S) Ledamot Anders Norbäck (S) Ledamot Ewa Nilsson (C) Ledamot Per Asplund (S), tjg.ers. för Gert Björnvall (S), 41-49 Mattias Op De Weegh (M), tjg.ers. för Anders Ljungsten (M), 44-49 Reem Abdul Sattar (S), tjg.ers. för My Funcke (V), 41-49 Maud Jennemo-Olsson (L) Jan Gustavsson (MP) Annika Noleryd (Enhetschef ensamkommande barn) Henrica Liljenzin (Enhetschef IFO) Martina Stockedahl (Sekreterare) Niclas Haag (Ekonom), 43-49 Anders Norbäck (S) Justeringens plats och tid Kommunkontoret 2018-05-30 Underskrifter Sekreterare... Martina Stockedahl Ordförande... Marian Gustavsson (S) Justerande... Anders Norbäck (S)
PROTOKOLL Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum 2018-05-28 Datum för anslags uppsättande 2018-05-31 Datum för anslags nedtagande 2018-06-21 Förvaringsplats för protokollet Underskrift ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Lärande och arbetsnämnden Förvaltningen lärande och arbete... Martina Stockedahl
3(11) 41 Upprop och val av justerare (majoriteten) - till justerare välja Anders Norbäck (S) - protokollet justeras 2018-05-30 et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
4(11) 42 Pärmredovisning (delegationsbeslut, domar, kännedomsärenden) - godkänna redovisningen Anmälda beslut har fattats i enlighet med Lärande- och arbetsnämndens delegationsordning 1. Anmälan av delegationsbeslut - Beviljade och ej beviljade ansökningar om bistånd april 2018 2. tagna av ordföranden - 2018-04 23 Placeringsbeslut enligt 11 kap LVU - 2018-04-23 Fullmakt - 2018-04-30 beslut om placering enligt 4 kap 1 SoL - 2018-05-15 beslut om placering enligt 4 kap 1 SoL - 2018-05-22 Dataskyddsombud 3. Särskilt utskott - 2018-04-23 4. Anmälan av domar - Mål nr 181-18 5. Ärenden för kännedom - Yttrande till barn och elevombudet. - Frågan om ansvarsfrihet för kommunstyrelsen och övriga nämnder - Avsägelse politiskt uppdrag som ersättare i lärande- och arbetsnämnden. 6. Ej verkställda beslut - et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
5(11) 43 Muntlig information 2018 LAN 2018/12 - godkänna informationen 1. Verksamhetsinformation 2. Personal och organisation 3. Klagomål och synpunkter 4. Ekonomi 5. Övrigt et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till:
6(11) 44 Ekonomisk uppföljning 2018 LAN 2018/16 - godkänna informationen Förvaltningen har genomfört en ekonomisk uppföljning per 30 april. Helårsprognosen visar fortsatt på ett överskridande inom nämndens ansvarsområde med 8 993 tkr, vilket är en försämring med 1 136 tkr från föregående uppföljning. Försämringen av prognosen härrör från IFO; institutionsplaceringar och konsultbemanning för vakanser inom myndighetsutövningen för barn och unga. I nuvarande prognos bedöms en konsult kvarstå t.o.m. augusti och en konsult året ut, i enlighet med aktuellt beslutsärende på nämndens sammanträde i maj. Överkostnad är beräknad till 2 280 tkr. Tidigare prognos byggde på bemanning till april och augusti med en överkostnad om 1 300 tkr. Placeringskostnader som inte ersatts med det nya ersättningssystemet vid Migrationsverket (914 tkr) samt ökade kostnader för försörjningsstöd (893 tkr) föreslås täckas av balanserade medel för flyktingmottagande. Förvaltningen och vuxenutbildningen ligger inom ram. Inom verksamheten för ensamkommande barn pågår förhandling gällande arbetsbrist med tre tjänster, för att fortsätta anpassningen mot antalet ungdomar i verksamheten och nya ersättningsnivåer. AME har en minuspost för Fritidsbanken, då budgetmedel inte kunnat tillföras verksamheten. Översyn av verksamhetens kostnader sker kontinuerligt. Arbete med tidigare beslutade åtgärder pågår. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse, 2018-05-22 Fyrfältaren per 30 april et skickas för verkställighet till: et skickas för kännedom till: Ekonomikontoret
7(11) 45 Riktlinjer Våld i nära relationer LAN 2018/54 - fastställa riktlinjen "Våld i nära relation" Våld i nära relation är ett stort samhällsproblem. Socialtjänstens ansvar för våldsutsatta, brottsoffer och våldsutövare regleras i sociallagstiftningen. Vidare ställs krav på samverkan mellan myndigheter i arbetet med ovanstående grupper. Socialtjänsten ska ta ställning till barnets bästa, etiska överväganden och att arbeta utifrån bästa tillgängliga kunskap. Det socialrättsliga våldsbegreppet är brett och omfattar både fysiskt, psykiskt och sexuellt våld samt försummelse. Som särskilt allvarligt ses det våld som utövas mot kvinnor, funktionshindrade, äldre samt hedersrelaterat våld. För att säkerställa ett rättssäkert arbete med god kvalitet har en riktlinje för arbete med våld i nära relationer tagits fram under året. Riktlinjen omfattar Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om våld i nära relationer (SOSFS 2014:4) och övriga relevanta författningar och styrdokument. Arbetet med riktlinjen föregicks av en kartläggning av befintliga arbetssätt, omvärldsbevakning och behovsanalys, vilket genomfördes under 2017. Riktlinjen beskriver vilka metoder som socialtjänsten i Forshaga kommun kommer att använda, samt vilken kompetens som personal ska inneha. Riktlinjen hänvisar till andra handböcker och källor. Upprättad riktlinje skall fastställas av ansvarig nämnd i enlighet med 6 kap. 38 1 st. kommunallagen (SFS 2017:725). sunderlag Kvalitetssamordnare Pär Skog och förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Riktlinje "Våld- i nära relation" et skickas för verkställighet till: Pär Skog, Henrica Liljenzin et skickas för kännedom till:
8(11) 46 Revision inom missbruksvården LAN 2017/116 - godkänna upprättat svar till kommunens revisorer, samt ge förvaltningen i uppdrag att verkställa de förbättringsförslag som förvaltningen identifierat Revisorerna inom landstinget och samtliga värmländska kommuner har genomfört en gemensam granskning av samverkan kring missbruksvård. Granskningen har utförts av PwC. Syftet med granskningen var att klarlägga om landstinget i Värmland och kommunerna utifrån sina respektive uppdrag och ansvar säkerställt att vård, omsorg och stöd avseende missbruksvård fungerar på ett tillfredsställande sätt genom att inrätta ändamålsenliga arbetsformer, samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring. Inom nämnden för Lärande och arbete sker idag ett uppföljningsarbete på individnivå. För 2019 kommer mål och mått tas fram för att förbättra nämndens styrning och uppföljning inom området. Inom verksamhetens kvalitetsarbete kommer mätning ske av antalet upprättade samordnade individuella planer samt en sammanställning av avvikelser och rapporter i samband med bokslutsarbete. När det gäller arbete med samordnad individuell plan(sip) har Forshaga en genomarbetad rutin för detta arbete. Samverkansdagar och kommungemensam utbildning finns också i verksamheterna. Användande av standardiserade bedömningsinstrument i verksamheten behöver förbättras, vilket det finns en upprättad plan för. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Förvaltningschef Monica Hammars tjänstemannayttrande Skrivelse från kommunens revisorer, Forshaga kommun Revisionsrapport PwC et skickas för verkställighet till: Kommunrevisionen, kommunstyrelsen et skickas för kännedom till: IFO-chef Henrica Liljenzin
9(11) 47 Komplettering av Attestantförteckning 2018 LAN 2018/13 - anta tillägg till attestantförteckning 2018, gällande projekt Värmland tillsammans Forshaga kommun driver tillsammans med tio värmländska kommuner ett treårigt ESFprojekt, "Värmland tillsammans". Projektet riktar sig till utrikesfödda personer som står särskilt långt från arbetsmarknaden. Projektet är organisatoriskt placerat inom Arbetsmarknadsenheten, ansvar 5211, verksamhet 6106 projekt 2322. Ansvarig chef för projektet är enhetschef för Integration och nyanlända; Annika Noleryd. Attestantförteckningen inom nämnden måste därför kompletteras med behörighet till ansvarig chef. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse Tillägg till attestantförteckning 2018 - Lärande och arbete et skickas för verkställighet till: Niclas Haag, Annika Noleryd et skickas för kännedom till:
10(11) 48 Dokumenthanteringsplanen LAN 2018/55 - anta upprättad dokumenthanteringsplan för nämndens ansvarsområde Arkivarie AnnKatrien Jansson har tillsammans med förvaltningens verksamheter upprättat en dokumenthanteringsplan för Lärande och arbetsnämnden. Syftet med den upprättade planen är att säkerställa god ordning och överblick över de allmänna handlingar som förekommer inom nämndens ansvarsområde. Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka olika former av handlingar som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) och var handlingarna är förvarade. sunderlag Dokumenthanteringsplan för Lärande och arbetsnämnden i Forshaga kommun Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse et skickas för verkställighet till: Monica Hammar, Henrica Liljenzin, Marie Anttonen- Ekelund, Annika Noleryd, Gunilla Andersson-Gärds et skickas för kännedom till:
11(11) 49 Köp av konsulttjänst - IFO LAN 2017/114 - godkänna fortsatt köp av konsulttjänst inom IFO:s myndighetsutövning för barn och unga under hösten 2018, under förutsättning att nuvarande situation kvarstår Inom Individ- och familjeomsorgens myndighetsutövning riktad till barn och unga finns fem socialsekreterartjänster i grundbemanning. För denna del av myndighetsutövningen finns lagstadgade bemanningskrav (SOSFS 2014:7) som innebär att socialsekreterarna måste ha en avlagd socionomexamen, för att vara behöriga att utföra myndighetsutövning inom området. På enhetens barn- och ungdomsgrupp finns idag två vakanser, en föräldraledighet och en vakant tjänst. Två konsulter täcker idag vakanserna, i enlighet med tidigare nämndbeslut. Ingen socionom med erforderlig erfarenhet har kunnat anställas, trots kontinuerlig rekrytering under våren. Arbetsmängden är hög inom enheten och utgör risk för ohälsa bland personalen, vilket framgår av tjänstemannayttrande från IFO-chef Henrica Liljenzin. För att säkerställa en rättssäker handläggning och rimlig arbetssituation inom myndighetsutövningen för barn och unga behöver man använda fortsatt stöd via konsulter under hösten, till dess att personal kan rekryteras till de vakanta tjänsterna. Användande av konsultstöd innebär en överkostnad inom verksamheten, även då en vakans finns i personalstaten. Förlängning av konsult, en t.o.m. augusti och en resterande del av året innebär en beräknad överkostnad om 2 280 tkr, en kostnad som kan bli högre om två konsulter fortsatt behövs under hösten. Detta gör att enheten fortsatt har som uppdrag att finna personal med erforderlig kompetens för att täcka bemanningen. sunderlag Förvaltningschef Monica Hammars tjänsteskrivelse IFO-chef Henrica Liljenzins tjänstemannayttrande et skickas för verkställighet till: Henrica Liljenzin et skickas för kännedom till: Monica Hammar, Ekonomikontoret