1 (18) Författningssamling 030.2 Attestreglemente - Regler för kontroll av verifikationer och tillämpningsanvisningar till attestreglemente Fastställt av kommunfullmäktige 2011-01-10, 7 Gäller fr.o.m. 2011-02-14 Ordlista Attest: Attestant: Ekonomisk transaktion Intern kontroll: Kommunalt koncernföretag: Intyg att en kontroll utförts utan anmärkning. Attesten dokumenteras på en verifikation. Dokumentationen kan göras endera med manuell eller elektronisk namnteckning/ signatur. Den person som skriftligt (varaktigt med bläck) eller elektroniskt intygar att en kontroll utförts utan anmärkning. Transaktioner som bokförts i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning (1 kap 3 ) och god redovisningssed. En ekonomisk transaktion kan vara extern eller intern. En process genom vilken kommunens styrelse, nämnder, ledning och annan personal skaffar sig en rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås på följande områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm En juridisk person (t ex aktiebolag eller stiftelse) där kommunen själv eller med stöd av andra koncernföretag har ett varaktigt, bestämmande eller betydande inflytande som ger möjlighet att påverka utformningen av koncernföretagets verksamhet, mål och strategier etc. Ett bestämmande inflytande anses förekomma vid mer än 50 % röstinnehav i företagets beslutande organ. Ett betydande inflytande anses förekomma vid mer än 20 % och upptill 50 % röstinnehav i företagets beslutande organ.
2 (18) Verifikation: En handling som härrör från en ekonomisk transaktion och som utgör det underlag som bokföringen grundar sig på. Exempel på verifikation är leverantörsfaktura, kundfaktura, internfaktura, in- och utbetalningsavi, kvitto, kassarapport, löneunderlag, bokföringsorder och utanordning. 1 Inledning Attestreglementet är ett reglemente för kontroll av verifikationer. Attestreglementet utgör endast en del av de interna regelverk som påverkar den interna kontrollen. En god intern kontroll säkerställer att resurser används i enlighet med fattade beslut och att tillgångarna ska tryggas från avsiktliga eller oavsiktliga oegentligheter. God intern kontroll förutsätter en tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning, där fler än en person sköter ett händelseförlopp. Kravet på tydlighet innebär att den som ska utföra en uppgift också har klart för sig vad uppgiften innebär och vilket ansvar som kan komma att utkrävas om uppgiften inte utförs på avsett sätt. Till angränsade styrdokument hör t ex upphandlingspolicy och finanspolicy. Styrdokumenten inklusive detta attestreglemente återfinns på såväl kommunens hemsida som intranät. Begreppsförklaringar finns i ordlistan längst fram i detta attestreglemente. 2 Omfattning Detta attestreglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. Rutiner som rör beställning och leverans regleras i kommunens upphandlingspolicy. Reglementet omfattar den kommunala nämnds- och förvaltningsorganisationen. De kommunala koncernföretagen utfärdar egna riktlinjer rörande attestrutinerna. 3 Målsättning Målsättningen med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel samt att säkerställa att transaktioner är korrekt bokförda. 4 Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen ansvarar för: att utfärda för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente övergripande uppföljning och utvärdering av reglementet att vid behov ta initiativ till förändring av reglementet 5 Nämndens ansvar Kommunens nämnder och styrelser ansvarar för att: det finns rutiner som säkerställer att attestreglementet och därtill hörande tillämpningsanvisningar följs årliga kontroller av efterlevnaden av detta reglemente genomförs vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde
3 (18) 6 Förvaltningschefens ansvar Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att: årligen utse besluts- och granskningsattestanter samt ersättare för dessa. Attesträtten knyts till person och befattning. Eventuella begränsningar ska framgå. upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter berörda medarbetare är informerade om reglementets innehåll och innebörd det finns ändamålsenliga och säkra rutiner för tilldelning av attestbehörigheter 7 Attestantens ansvar Utsedda attestanters ansvar är att tillämpa fastställda attestregler och tillämpningsanvisningar. 8 Systemägarens ansvar Om attest förs med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för kommunens ekonomisystem för att utforma och dokumentera rutiner för att: tilldela beslutade behörigheter införa systemförändringar dokumentera utförda kontroller (historikloggar) 9 Incidenthantering I syfte att förbättra och effektivisera rutinerna ansvarar varje medarbetare i Oskarshamns kommun för att brister/ oegentligheter rapporteras till överordnad eller till annan befattningshavare enligt fastställd rutin. 10 Kontroller Attestmomenten enligt nedan ska utföras oavsett om det rör sig om pappersbaserade eller elektroniska verifikationer. Kontrollerna kan göras både manuellt eller genom inbyggda programmerade kontroller i dataprogram. Beroende på art av verifikationen kombineras kontroller, se nedan, på ett ändamålsenligt sätt. Huvudregeln är dock att minst två personer ska var involverade i kontrollen av en verifikation oavsett om det rör rutiner för leverantörsfakturor, kundfakturor, löner eller någon annan rutin. Beslutsattestanten är ytterst ansvarig för uppgifternas riktighet och därmed över att kontrollerna utförts. Prestation och kvalitet Pris och villkor Rörelsetillhörighet Formalia Underlag Kontroll av att en vara eller tjänst mottagits eller leverats samt kontroll att kvalitet och kvantitet är riktig. Kontroll av att pris och betalnings- och leveransvillkor stämmer överens mot beställning, avtal, bidragsnormer, taxor eller motsvarande samt kontroll av att summering är riktig. Kontroll av att varan eller tjänsten är förenlig med verksamheten. Kontroll av att verifikationen uppfyller de krav som ställs enligt lagstiftning och god redovisningssed. Kontroll av att underlagen är kompletta och att verifikationen stämmer mot underlaget.
4 (18) Kontering Beslut Behörighet Kontroll av att konteringen är korrekt enligt aktuell kodplan. Kontroll att formella beslut är fattade. Kontroll av behörighet, ansvarsområde och eventuella begränsningar vad gäller belopp eller kodsträng. 11 Kontrollernas utformning Inom respektive nämnd ska kontrollrutinerna utformas med en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vidtagna kontrollåtgärder ska syfta till att påverka organisationen så att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Vid utformning av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas. Ansvarsfördelning Kompetens Integritet Jäv/ egna kostnader Dokumentation Kontrollordning --- Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha den kompetens som krävs för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person särskilt vid beslutsattest ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar, där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning om jäv föreligger ska försiktighetsprincipen tillämpas. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd.
5 (18) Tillämpningsanvisningar till Attestreglemente Fastställda av kommunstyrelsen 2010-12-21, 299
6 (18) Innehållsförteckning Ordlista 7 1 Inledning 8 2 Omfattning 9 3 Målsättning 9 4 Kommunstyrelsens ansvar 10 5 Nämndens ansvar 10 6 Förvaltningschefens ansvar 11 7 Attestantens ansvar 12 8 Systemägarens ansvar 12 9 Incidenthantering 12 10 Kontroller 13 11 Kontrollernas utformning 16
7 (18) Ordlista Attest: Attestant: Ekonomisk transaktion Intern kontroll: Kommunalt koncernföretag Intyg att en kontroll utförts utan anmärkning. Attesten dokumenteras på en verifikation. Dokumentationen kan göras endera med manuell eller elektronisk namnteckning/ signatur. Den person som skriftligt (varaktigt med bläck) eller elektroniskt intygar att en kontroll utförts utan anmärkning. Transaktion som bokförts i kommunens bokföringssystem enligt lagen om kommunal redovisning (1 kap 3 ) och god redovisningssed. En ekonomisk transaktion kan vara extern eller intern. En process genom vilken kommunens styrelse, nämnder, ledning och annan personal skaffar sig en rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås på följande områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm En juridisk person (t ex aktiebolag eller stiftelse) där kommunen själv eller med stöd av andra koncernföretag har ett varaktigt, bestämmande eller betydande inflytande som ger möjlighet att påverka utformningen av koncernföretagets verksamhet, mål och strategier etc. Ett bestämmande inflytande anses förekomma vid mer än 50 % röstinnehav i företagets beslutande organ. Ett betydande inflytande anses förekomma vid mer än 20 % och upp till 50 % röstinnehav i företagets beslutande organ. Verifikation: En handling som härrör från en ekonomisk transaktion och som utgör det underlag som bokföringen grundar sig på. Exempel på verifikation är leverantörsfaktura, kundfaktura, internfaktura, in- och utbetalningsavi, kvitto, kassarapport, löneunderlag, bokföringsorder och utanordning.
8 (18) Tillämpningsanvisningarnas syfte är att ge en tolkning av den praktiska hanteringen av attestreglementets regler. Alla regler i attestreglementet återfinns i en ruta rubrik för rubrik, se nedan. Tillämpningsanvisningen beskrivs direkt efter. Den här strukturen ska möjliggöra för läsaren att finna både attestreglementets regler och tillämpningsanvisningarnas tolkning i ett och samma dokument. 1 Inledning Attestreglementet är ett reglemente för kontroll av verifikationer. Attestreglementet utgör endast en del av de interna regelverk som påverkar den interna kontrollen. En god intern kontroll säkerställer att resurser används i enlighet med fattade beslut och att tillgångarna ska tryggas från avsiktliga eller oavsiktliga oegentligheter. God intern kontroll förutsätter en tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning, där fler än en person sköter ett händelseförlopp. Kravet på tydlighet innebär att den som ska utföra en uppgift också har klart för sig vad uppgiften innebär och vilket ansvar som kan komma att utkrävas om uppgiften inte utförs på avsett sätt. Till angränsade styrdokument hör t ex upphandlingspolicy och finanspolicy. Styrdokumenten inklusive detta attestreglemente återfinns på såväl kommunens hemsida som intranät. Begreppsförklaringar finns i ordlistan näst längst fram i detta attestreglemente. 1 Inledning - ingen tillämpningsanvisning för denna rubrik
9 (18) 2 Omfattning Detta attestreglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta. Rutiner som rör beställning och leverans regleras i kommunens upphandlingspolicy. Reglementet omfattar den kommunala nämnds- och förvaltningsorganisationen. De kommunala koncernföretagen utfärdar egna riktlinjer rörande attestrutinerna. 2 Omfattning - tillämpningsanvisningar Attestfunktionen omfattar alla slags ekonomiska transaktioner exempelvis: leverantörsfakturor och andra externa betalningar kundfakturor, dvs debitering av bland annat hyror och avgifter löner, arvoden, reseräkningar och andra personalkostnader placeringar av likvida medel kassatransaktioner in- och utbetalningar via bank- eller postgiro lager/ förrådstransaktioner interna transaktioner bokföringsordrar Transaktioner som omfattas av andra interna regelverk ska i första hand följa dessa, t ex finanspolicy eller riktlinjer för kravverksamhet. Tecknande av avtal och beställning omfattas inte av attestreglementet utan av varje nämnds delegationsordning, kommunens upphandlingspolicy och lagstiftning om offentlig upphandling. 3 Målsättning Målsättningen med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel samt att säkerställa att transaktioner är korrekt bokförda. 3 Målsättning - tillämpningsanvisningar Attesten är en del av den interna kontrollen och innebär att den ekonomiska transaktionen är godkänd. Attesteringen syftar till att transaktioner som bokförs är korrekta avseende prestation, rörelsetillhörighet, bokföringsunderlag, villkor, kontering, behörighet och beslut, vilket utvecklas under avsnitt 10 Kontroller.
10 (18) 4 Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen ansvarar för: att utfärda för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente övergripande uppföljning och utvärdering av reglementet att vid behov ta initiativ till förändring av reglementet 4. Kommunstyrelsens ansvar - tillämpningsanvisningar Kommunkontoret ska via ekonomiavdelningen övergripande följa upp och utvärdera attestreglementet och dess tillämpningsanvisningar samt vid behov initiera förändringar. 5 Nämndens ansvar Kommunens nämnder och styrelser ansvarar för att: det finns rutiner som säkerställer att attestreglementet och därtill hörande tillämpningsanvisningar följs årliga kontroller av efterlevnaden av detta reglemente genomförs vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde 5. Nämndens ansvar - tillämpningsanvisningar Attestreglementet fastställer endast minimikraven inom attestområdet. Eftersom nämnderna har det yttersta ansvaret för att attestrutinen fungerar inom verksamhetsområdet ska respektive nämnd vid behov utfärda nämndsanpassade tillämpningsanvisningar. Dessa tillämpningsanvisningar kan t ex innehålla olika krav på attester i olika rutiner.
11 (18) 6 Förvaltningschefens ansvar Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att: årligen utse besluts- och granskningsattestanter samt ersättare för dessa. Attesträtten knyts till person och befattning. Eventuella begränsningar ska framgå. upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter berörda medarbetare är informerade om attestreglementets innehåll och innebörd det finns ändamålsenliga och säkra rutiner för tilldelning av attestbehörigheter 6. Förvaltningschefens ansvar - tillämpningsanvisningar Förvaltningschefen ansvarar för att utse besluts- och granskningsattestanter samt ersättare för dessa. Attesträtten ska alltid vara knuten till en person och rätten att beslutsattestera ges i normalfallet till den som är budgetansvarig. I kommunens ekonomisystem knyts attesträtten till attestanten framförallt via ansvarskoden i kommunens kontosträng. Förvaltningschefen har rätt att bemyndiga annan person att utse besluts- och granskningsattestant/ ersättare. Mottagnings-, gransknings- och beslutsattestant skall vara anställd i kommunen. Förvaltningschefen ansvarar för att en attestförteckning upprättas. En attestförteckning är en förteckning över samtliga attestberättigade och ersättare med uppgift om inom vilka kodintervall och eventuella beloppsbegränsningar som attestanten har behörighet. Attestförteckningen ska även innefatta aktuella referensnummer. Förekommer pappersbaserade attestrutiner ska även en förteckning över namnförteckningsprov föras. Förvaltningschefen ansvarar för att en rutin upprättas och efterlevs avseende delgivning av aktuella referensnummer till berörda leverantörer. Förvaltningschefen ansvarar för det att det finns rutinbeskrivningar där det tydligt framgår: rutin för underhåll av attestförteckning förutsättningar för attesträtten t ex ansvarsintervall, beslut om begränsningar med hänsyn till beloppsstorlek om det finns krav på kompletterande attester rutin för hur nya attestanter ska få information om attestreglementets innehåll och innebörd incidenthantering och hur brister ska rapporteras var attestförteckning och nämndsspecifika tillämpningsanvisningar ska förvaras
12 (18) 7 Attestantens ansvar Utsedda attestanters ansvar är att tillämpa fastställda attestregler och tillämpningsanvisningar. 7. Attestantens ansvar - tillämpningsanvisningar Attestanten ansvarar för att följa fastställda attestreglemente och tillämpningsanvisningar samt att kontrollerna utförs i god tid. Eftersom attesträtten är personlig ska uppgift om användaridentitet och lösenord behandlas med omdöme och försiktighet och får inte lånas ut. Attest ska utföras i IT-baserade rutiner så långt det är möjligt och registreras av den som utför kontrollen. För ej IT-baserade rutiner ska attest ske på underlaget. Attest ska i båda fallen ske på ett sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. 8 Systemägarens ansvar Om attest förs med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för kommunens ekonomisystem för att utforma och dokumentera rutiner för att: tilldela beslutade behörigheter införa systemförändringar dokumentera utförda kontroller (historikloggar) 8 Systemägarens ansvar - tillämpningsanvisningar Ytterligare information om behörighetsadministration och systemägarens ansvar återfinns i systemdokumentationen till kommunens ekonomisystem. Systemägaren ska informera och utbilda vid behov t ex förändringar vid versionsbyte, driftstopp. 9 Incidenthantering I syfte att förbättra och effektivisera rutinerna ansvarar varje medarbetare i Oskarshamns kommun för att brister eller oegentligheter rapporteras till överordnad eller till annan befattningshavare enligt fastställd rutin. 9 Incidenthantering - tillämpningsanvisningar Om det inte är lämpligt att rapportera brister till närmast överordnad chef, kan rapporter istället lämnas till förvaltningschef, förvaltningsekonom eller kommunens ekonomichef. Den som mottagit rapporten om bristen eller oegentligheten ansvarar sedan för att en utredning görs och att åtgärder vidtas för att förhindra upprepning av bristen eller oegentligheten.
13 (18) 10 Kontroller Attestmomenten enligt nedan ska utföras oavsett om det rör sig om pappersbaserade eller elektroniska verifikationer. Kontrollerna kan göras både manuellt eller genom inbyggda programmerade kontroller i dataprogram. Beroende på art av verifikationen kombineras kontroller, se nedan, på ett ändamålsenligt sätt. Huvudregeln är dock att minst två personer ska var involverade i kontrollen av en verifikation oavsett om det rör rutiner för leverantörsfakturor, kundfakturor, löner eller någon annan rutin. Beslutsattestanten är ytterst ansvarig för uppgifternas riktighet och därmed över att kontrollerna utförts. Prestation och kvalitet Pris och villkor Rörelsetillhörighet Formalia Underlag Kontering Beslut Behörighet Kontroll av att en vara eller tjänst mottagits eller leverats samt kontroll att kvalitet och kvantitet är riktig. Kontroll av att pris och betalnings- och leveransvillkor stämmer överens mot beställning, avtal, bidragsnormer, taxor eller motsvarande samt kontroll av att summering är riktig. Kontroll av att varan eller tjänsten är förenlig med verksamheten. Kontroll av att verifikationen uppfyller de krav som ställs enligt lagstiftning och god redovisningssed. Kontroll av att underlagen är kompletta och att verifikationen stämmer mot underlaget. Kontroll av att konteringen är korrekt enligt aktuell kodplan. Kontroll att formella beslut är fattade. Kontroll av behörighet, ansvarsområde och eventuella begränsningar vad gäller belopp eller kodsträng.
14 (18) 10 Kontroller - tillämpningsanvisningar Här anges vad som ska kontrolleras vid attesteringen. Prestation och kvalitet Kontrollen innebär att en vara eller tjänst mottagits eller levererats och överensstämmer med avtalad kvalitet och kvantitet. Pris och villkor Vid anskaffningen av varor och tjänster görs en kontroll mot avtalat pris samt betalnings- och leveransvillkor. Vid utbetalning av bidrag görs en kontroll mot eventuell bidragsansökan eller motsvarande samt mot bidragsregler. För kundfakturering innebär det kontroll mot avtal, eventuellt beslutad taxa samt mot faktureringsunderlag. Rörelsetillhörighet Varan eller tjänsten ska ha en naturlig koppling till den bedrivna verksamheten. Formalia En verifikation ska t ex innehålla uppgifter om när den upprättats, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad den avser, vilket belopp som gäller och vilken motpart den berör. Lagen om kommunal redovisning, mervärdesskattelagen, bokföringslagen samt räntelagen reglerar vad en verifikation ska innehålla för uppgifter. Reglerna är desamma för verifikationer som skickas såväl i pappersform som elektroniskt. Avser verifikationen representation ska syftet och namn på deltagande personer anges på underlaget. Skatteverkets gränser för avdragsgill moms skall beaktas. Avser verifikationen tjänsteresa ska resenärens namn samt resans syfte anges, det senare förslagsvis genom att program bifogas. Underlag Pappersbaserade rutiner Ytterligare dokumentation t ex följesedel skall på ett varaktigt sätt fästas på verifikatet eller sparas på ett överskådligt sätt i minst 2 år. IT-baserade rutiner Ytterligare dokumentation t ex följesedel skall bifogas verifikatet genom inscanning av dokument eller bifogande av erhållen fil. Kontering Konteringen ska ske utifrån den aktuella kodplan som finns på kommunens intranät. Kodplanen bygger på Kommun-Bas och är en kommunalt anpassad normalkontoplan. Det är SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) och SCB (Statistiska centralbyrån) som tillsammans tagit fram Kommun-Bas.
15 (18) Behörighet Behörighetskontrollen inkluderar kontroll av behörighet mot attestförteckning. Kontroll ska ske av signatur/ namnteckning, ansvarsområde, eventuell beloppsbegränsning samt att minst två personer hanterat transaktionen. I IT-baserade rutiner görs en automatisk behörighetskontroll. Beslut Kontroll av att de formella beslut som behövs är fattade t ex fastställande av taxa, investeringsbeslut, att kostnaden är förenlig med verksamheten. Kontroll av att det finns disponibla medel enligt drift- och investeringsbudget. Att ovan genomgångna kontroller är genomförda intygas med en attest. Attesteringen sker i flera steg och utförs av minst två olika personer. Granskningsattest och beslutsattest kan inte ske av samma person. Mottagningsattest Granskningsattest Beslutsattest Kontroll av att vara eller tjänst mottagits och att varan eller tjänsten håller avtalad kvalitet och kvantitet. Matematisk kontroll, kontroll att konteringen är korrekt samt kontroll av fakturans riktighet vad gäller betalningsmottagare, betalningsvillkor eller andra på fakturan angivna villkor, som inte berör den direkta leveransen av varan eller tjänsten t ex fakturaavgift och mervärdesskatt. Kontroll mot beslut och disponibla medel enligt budgeten, att utgiften är förenlig med verksamheten samt kontroll mot beställning och genomförd upphandling. I beslutsattesten ingår även kontroll att mottagningsattest och granskningsattest är utförda. Föreligger jäv eller egna kostnader förs verifikationen vidare till överordnad för beslutsattest.
16 (18) 11 Kontrollernas utformning Inom respektive nämnd ska kontrollrutinerna utformas med en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vidtagna kontrollåtgärder ska syfta till att påverka organisationen så att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Vid utformning av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas. Ansvarsfördelning Kompetens Integritet Jäv/ egna kostnader Dokumentation Kontrollordning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha den kompetens som krävs för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person särskilt vid beslutsattest ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar, där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning om jäv föreligger ska försiktighetsprincipen tillämpas. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. 11 Kontrollernas utformning- tillämpningsanvisningar Ansvarsfördelning Följande minimikrav gäller för fördelning av kontrollerna vid olika typer av transaktioner: Leverantörsfakturor, utbetalning av bidrag och andra externa utbetalningar Kontroll av leverantörsfakturor ska göras av minst två personer. Fördelningen av de olika kontrollmomenten mellan olika kontrollansvariga anpassas efter transaktionens art och nämndens organisation. Kontroller är även programmerade i datasystemet. Utbetalningar av bidrag och andra externa utbetalningar kräver att kontroll görs av behörig beslutsattestant.
17 (18) Kundfakturor t ex fakturering av utförda tjänster Respektive nämnd ansvarar för att kontroller sker så att det säkerställs att allt som ska faktureras blir fakturerat i rätt tid samt till rätt belopp och villkor. Kreditering och makulering av kundfakturor Utförs av ansvarig handläggare på ekonomiavdelningen efter beslut av ansvarig handläggare på berörd förvaltning. Inbetalning av bidrag/ skatteintäkter/ finansiella intäkter och andra externa inbetalningar Respektive nämnd ansvarar för at kontroller görs för att säkerställa att alla inbetalningar erhålls i rätt tid samt till rätt belopp och villkor. Kalkylmässiga kostnadsfördelningar Avser fördelningar som sker via databearbetningar såsom PO- pålägg, avskrivningar och internränta på anläggningstillgångar. Dessa behöver inte beslutsattesteras. Kontroll mot pris, villkor, formalia och beslut utförs av handläggaren och avseende avskrivningar och internränta efter avstämning med berörd förvaltningsekonom eller förvaltningschef vid nyupplägg. Loggningen i ekonomisystem gäller som dokumentation av kontrollerna. Bokföringsordrar Med bokföringsorder avses t ex periodiseringar, interna kostnadsfördelningar, interna köp och omföringar vid felkonteringar. Beslutsattest görs av behörig attestant. Signering görs av ansvarig handläggare på ekonomiavdelningen. Lön, ersättning och andra personalkostnader Avser transaktionen med ekonomiska konsekvenser som rapporteras via personalsystemet. Respektive nämnd ansvarar för att lönekontroll samt andra kontroller av personalkostnaderna utförs. Ytterligare uppgifter om ansvarsfördelning ska framgå av tillämpningsanvisningar för användandet av personalsystemet.
18 (18) Kompetens Respektive nämnd ansvarar för att varje beslutsattestant och övriga kontrollansvariga har tillräcklig insikt och kunskap om uppgiften. Kommunkontorets ekonomiavdelning ska vid behov ge nämnder/ förvaltning stöd med detta. Integritet Den som utför kontroll ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Personal som är underordnad beslutsattestanten kan utföra kontroller enligt punkt 10, som t ex kontroll av att en vara mottagits, att pris och villkor är riktiga, vilket en överordnad sedan beslutsattesterar. Det är däremot inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar om en överordnad gjort kontrollerna. Det är inte heller lämpligt att direkt underordnad personal beslutattesterar överordnads utlägg och dylikt, se nedan. Jäv/ egna kostnader Överordnad ska beslutsattestera transaktioner som rör t ex reseräkningar, ersättning för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, representation avseende sig själv eller närstående eller affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Kommundirektörens egna utlägg beslutsattesteras av kommunstyrelsens ordförande och vice versa. Inom politikerorganisationen är kommunstyrelsens ordförande beslutsattestant åt övriga nämndsordföranden. Respektive nämndsordförande attesterar utlägg för övriga nämndsledamöter och dess ersättare. Inom tjänstemannaorganisationen är kommundirektören beslutsattestant åt förvaltningscheferna. Dokumentation Pappersbaserade rutiner Kontroller dokumenteras genom varaktig underskrift på verifikationen. IT-baserade rutiner Utförda kontroller dokumenteras genom elektronisk attest. Attest i IT-systemet ska göras av den som utfört kontrollen och attesten ska i efterhand gå att knyta till den person som utfört den. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). Kontrollordning Kontrollerna ska göras i en logisk ordning där beslutsattesten är det sista kontrollmomentet.