Från: FMI-RB-Registrator <registrator@fmi.se> Skickat: den 3 april 2019 11:23 Till: 'bolagsverket@bolagsverket.se'; 'kansli@fmf.se'; 'finansinspektionen@fi.se'; Länsstyrelsen Skåne; Länsstyrelsen i Stockholms län; Länsstyrelsen i Västra Götalands Län; 'service@maklarsamfundet.se'; 'info@nnr.se'; 'registrator@polisen.se'; Regelrådet; 'ri@revisorsinspektionen.se'; 'info@advokatsamfundet.se'; registrator@spelinspektionen.se Kopia: 'finansdepartementet.registrator@regeringskansliet.se'; 'registratur@kammarkollegiet.se' Ämne: Remiss av förslag till Fastighetsmäklarinspektionens nya föreskrifter om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism Bifogade filer: Försättsblad till remissutskick.pdf; Utkast föreskrifter och allmänna råd penningtvätt 2019.pdf; Föreskrifter och allmänna råd penningtvätt konsekvensutredning 2019.pdf Hej, Bifogat finner ni remiss av förslag till Fastighetsmäklarinspektionens nya föreskrifter (KAMFS 2019:X) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Observera att remissvaren mailas till registrator@fmi.se senast den 18 april 2019. Med vänlig hälsning Registrator Fastighetsmäklarinspektionen Postadress: Box 5045, 650 05 Karlstad Besöksadress: Våxnäsgatan 5, Karlstad Tfn växeln: 010-458 01 00 Webbplats: www.fmi.se
Fastighetsmäklarinspektionen Jennie Ekekrantz 010 458 0123 Sandra Blomgren 010-458 01 21 REMISS 1(2) 2019 04 02 Dnr: 5.1 1467 18 Enligt Sändlista Remiss av förslag till Fastighetsmäklarinspektionens nya föreskrifter (KAMFS 2019:X) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism Fastighetsmäklarinspektionen föreslår nya föreskrifter (KAMP S 2019:X) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Förslaget till föreskrifter och konsekvensanalys bifogas. De nya föreskrifterna föreslås träda i kraft den 1 juli 2019 då nu gällande föreskrifter (KAMFS 2016:1) ska upphöra att gälla. Skriftliga synpunkter på förslaget lämnas till F asti ghetsmäklarinspektionen, Box 5045, 650 05 Karlstad eller via e postill reoistrator ( fmise senast den 18 april 2019. Om du har frågor om remissen, vänligen kontakta Sandra Blomgren via sandrablom Tren c fmi.se eller telefon 010-458 01 21 eller Jennie Ekekrantz via 'ennieekekrantzäbtinise eller telefon 010-458 01 23 Med vänliga hälsningar ( V ) LK/Ydm "än?/l, %')/1743, f/q [(;,,??? Sail ra Blomgren ennie Ekekrantz f/ ' Jurist Jurist t,- Fastighetsmäklarinspektionen Fastighetsmäklarinspektionen POSTADRESS TELEFON E-POST Fastighetsmäklarinspektionen 010-458 01 00 registrator@fmi.se Box 5045, 650 05 Karlstad BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBPLATS Våxnäsgatan 5, Karlstad 010-224 71 IO www.fmi.se
Länsstyrelsen i Skåne län Länsstyrelsen i Stockholms län """ Länsstyrelsen i Västra Götalands län Mäklarsamfundet Näringslivets regelnämnd Polismyndigheten Regelrådet Revisorsinspektionen Sveriges Advokatsamfund För kännedom Finansdepartementet Kammarkollegiet
1 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 Jennie Ekekrantz 010-45801 23 Sandra Blomgren 010-45801 21 Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism; KAMFS 201 9 : X Utkom från trycket den x x 201 9 beslutade den X 2019. Fastighetsmäklarinspektionen föreskriver 1 följande med stöd av 18 förordningen (2009:92) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Tillämpningsområde och definitioner 1 Dessa föreskrifter ska tillämpas av fysiska personer som bedriver verksamhet som fastighetsmäklare med fullständig registrering enligt fastighetsmäklarlagen (2011:666). 2 I dessa föresk rifter används s amma definitioner som i 1 kap. 6 10 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt oc h finansiering av terrorism. Riskbedömning och rutiner Allmän riskbedömning av verksamheten 3 Fastighetsmäklaren ska i enlighet med 2 kap. 1 och 2 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism göra en allmän risk bedömning av hur de tjänster som tillhandahålls i den egna verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism och hur stor risken är för a tt detta sker. 4 Fastighetsmäklaren ska utvärdera den allmänna riskbedömningen regelbundet, minst en gång per år och uppdatera den vid behov. 1 Jfr Europaparlamentet s och rådets direktiv 2015/849 av den 20 maj 2015 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt och finansier ing av terrorism om ändring av Eu ropaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 648/2012 och upphävande av Europaparlamentets och rådets direktiv 2005/60/EG och kommissionens direktiv 2006/70/EG. POSTADRESS TELEFON E - POST Fastighetsmäklarinspektionen 010-4580100 registrator@fmi.se Box 5045, 65005 Karlstad BESÖKSADRESS TELEFAX WEBBPLATS Våxnäsgatan 5, Karlstad 010-2247110 www.fmi.se
Fastighetsmäklarinspektionen 2 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 Den allmänna riskbedömningen av verksamheten ska alltid utvärderas när marknaden eller andra relevanta omvärldsfaktorer väsentligt har föränd rats. Fastighetsm äklaren ska också utvärdera den allmänna riskbedömningen innan den egna verksamheten inriktas mot nya eller väsentligt förändrade tjänster, produkter ell er geografiska områden. Fastighetsmäklaren ska dokumentera datumet för utvärderingen av den allmänna riskbedömningen. Riskbedömning av kunder 5 Bestämmelser om f astighetsmäklare n s bedömning av kunde ns riskprofil finns i 2 kap. 3 lagen (2017:630) om åt gärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Omständigheter i kundrelationen som kan tyda på att risken för penningtvätt och finans iering av terrorism är låg respektive hög regleras i 2 kap. 4 och 5 samma lag. Fastighetsmäklaren ska följa upp kundens riskprofil under pågåe nde affärsförbindelse och ändra den vid behov. Allmänna råd Vid riskbedömningen av fastighetsmäklarens kunder i det enskilda uppdraget ska utgångspunkten vara fastighetsmäklarens allmänna riskbedömning av sin egen verksamhet och omständigheterna i den aktuella kundrelationen. Omfattningen av den fortlöpande uppföljningen bedöms på ett liknande sätt utifrån riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism. O mständigheter och transaktioner som kan motivera att risken bed öms som hög är 1. svårigheter att identifiera kunden, 2. svårigheter att identifiera bakomliggande intressen, 3. betalning med kontanter eller andra betalningsmedel som skulle kunna underlätta anonymitet, 4. betalningar som är avvikande utifrån kundens eller kundka tegorins normala beteende, 5. flera köp eller försäljningar under ett visst intervall som inte förefaller normala för den kunden eller kundkategorin, 6. köp eller försäljningar som inte kan förklaras utifrån vad som är känt om kundens ekonomiska ställning, 7. kö p eller försäljningar som kan antas sakna legitimt motiv eller ekonomiskt syfte, 8. k öp eller försäljningar på platser där kunden inte har någon personlig eller affärsmässig anknytning, 9. köp eller försäljningar där köpeskillingen inte står i rimlig proportion till förmedlingsobjektets marknadsvärde, 10. att kunden efterfrågar för kunden eller kundkategorin ovanliga objekt utan att någon tillfredsställande förklaring ges, 11. misstänkta bulvanför hållanden,
Fastighetsmäklarinspektionen 3 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 12. försäljningar där kundens innehavstid av försäljningsobjektet är ovanligt kort. Rutiner och riktlinjer 6 Bestämmelser om vad fastighetsmäklaren s rutiner och riktlinjer ska omfatta finns i 2 kap. 8 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Rutinerna ska utgå från fastighetsmäklarens allmänna riskbedömning av verksamhet en. 7 Fastighetsmäkla ren ska ha följande rutiner 1. Rutiner om åt gärder för kundkännedom enligt 9-18 i dessa föreskrifter. 2. Rutin er för uppgiftslämning enligt 19 i dessa föreskrifter. 3. Rutiner för bevarande av h a ndlingar och uppgifter enligt 20-21 i dessa föreskrifter. 8 Fastighetsmäklaren ska utvärdera sina rutiner re gelbundet, minst en gång per år och uppdatera dem vid behov. Fastighetsmäklaren ska dokumentera datumet för utvärderingen av rutinerna. Av dokumentatio nen ska det också framgå när de senast uppdaterades. Åtgärder för kundkännedom Kontroll av närvarande fysiska personer 9 Bestämmelser om hur Fastighetsmäklaren s ka kontrollera och identifiera kundens identitet finns i 3 kap. 7 första stycket lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvät t och finansiering av terrorism. Fastighetsmäklaren ska identifiera fysiska personer genom att efterfråga personens namn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress. Om kunden är en fysisk person och är personligen närvarande sker kontroll av identiteten genom ett svenskt körkort, svenskt pass, identitetskort som har utfärdats av en svensk myndighet eller svenskt certifierat identitetskort. Om kunden saknar en sådan identitetshandling ska identitetskontrollen utföras med ledning av en motsvarande identitetshandling som har utfärdats av en myndighet, en annan behörig utfärdare eller genom andra tillför litliga dokument. Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärden enligt första stycket. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar som har använts för att kontrollera kundens identitet ska dokume nteras genom kopior.
Fastighetsmäklarinspektionen 4 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 Allmänna råd För att motsvara en svensk id entitets handling bör handlingen innehåll a ett fotografi, en namnunderskrift, det fullständiga namnet, giltighetstid en och ett personnummer eller motsvarande. Om kunden saknar identitetshandlin g bör kundens identitet styrkas med hjälp av handlingar, uppgifter eller upplysningar från tillförlitliga och oberoende källor. Om en släkting till kunden skriftligt intygar dennes identitet bör mäklaren kontrollera släktskapet genom att beställa ett pers onbevis från Skatteverket. Om någon anställd på ett vård - eller äldreboende skriftligt intygar kundens identitet bör mäklaren kontrollera anställningsförhållandet genom arbetsgivaren. Även intygsgivarens identitet bör kontrolleras i dessa fall. Om det uppstår svårigheter att bedöma om en källa är tillförlitlig bör flera källor användas. Kontroll av fysisk person på distans 10 Fastighetsmäklaren ska kontrollera identiteten hos fysiska personer på distans genom kontroll av 1. tillförl itlig elektronisk legitimation, eller 2. p ersonens namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg e ller andra oberoende och tillförlitliga källor samt genom att därefter a. s kicka en bekräftelse till kundens folkbokföringsadress eller motsvarande tillförlitliga adress, eller b. i nhämta en vidimerad kopia på en identitetshandling från kunden. Av vidimeringen ska det framgå att en annan person än kunden intygat med namnteckning, namnförtydligande och kontaktuppgif ter att kopian överensstämmer med originalet. Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärden enligt första stycket. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. Kontrollåtgärden enligt första stycket 1 ska dokumenteras gen om att bevara en kopia av bekräftelsen på den elektroniska legitimationen. Kontrollåtgärden enligt första stycket 2 ska dokumenteras genom att bevara en kopia av det dokument och uppgifter som legat till grund för kontrollen samt en kopia av bekräftelsebre vet eller den vidimerade kopian på identitetshandlingen. Allmänna råd Vid valet av tillförlitlig elektronisk legitimation enligt 4 första stycket 1 och 4 stycket 2 kan verksamhetsutövare få vägledning av DIGG - Myndigheten för digital förvaltnings till itsramverk.
Fastighetsmäklarinspektionen 5 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 Kontroll av företrädare för fysiska personer 11 Om kunden företräds av en person som uppger sig handla på kundens vägnar, ska fastighetsmäklaren kontrollera den personens identitet och dokumentera kontrollen i enlighet med 9 i dessa föreskrifter. Vid identitetskontrollen av en kund som inte är personligen närvarande ska fastighetsmäklaren följa b e stämmelsen om distanskunder i 10 i dessa föreskrifter. Fastighetsmäklaren ska kontrollera personens behörighet att företräda kunden genom kontroll av fullmakt, förordnande, eller annan motsvarande behörighetshandling. Fastighetsmäklaren ska dokumentera behörighetskontrollen genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av företrädarens behörighet har utförts. Identifiering och k ontroll av juridisk a person er och de ra s företrädare 12 Bestämmelser om hur Fastighetsmäklaren ska identifiera och kontrollera uppgifterna om den juridiska personen och dess företrädares behörighet finns i 3 kap. 7 lagen ( 2017:630 ) om åtgärder mot penningtvät t och finansiering av terrorism. Fastighetsmäklaren ska identifiera juridiska personer genom att inhämta uppgi fter om företagets namn och organisationsnummer, registrerad adress samt företrädare. Identiteten hos den juridiska personens företrädare s ka kontrolleras i enlighet med 9 i dessa föreskrifter. Företrädarens behörighet att företräda den juridiska person en och vilka förhållanden behörigheten grundar sig på ska säkerställas. Säkerställande ska ske genom att kontrollera företrädarens identitet mot den juridiska personens regis treringsbevis, externa register eller motsvarande. Ett registreringsbevis få r inte vara äldre än en månad vid kontrollen. Om det inte har ut färdats något regis treringsbevis för den juridiska personen ska dess ident itet kontrolleras genom externa register som innehåller uppgifter om den juridiska personens organisationsnummer, styrelse, firmatecknare eller motsvarande. Om kunden är ett dödsbo ska fastighets mäklaren inhämta bouppteckningen, där det framgår vilka personer som är dödsbodelägare och därmed har rätt att företräda dödsboet.om bouppteckningen ännu inte har upprättats ska fastighetsmäklaren vidta andra åtgärder för att utreda vilka dödsbodelägarna är. Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna genom att bevara en kopia av de granskade handlingarna. Av dokumentationen ska det framgå när kontrollen av den juridis ka personen och dess företrädare har utförts. Allmänna råd
Fastighetsmäklarinspektionen 6 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 Regis treringsbevis kan beställas från Bolagsverket. Om ett registreringsbevis hämtas från någon annan webbplats som tillhandahåller information om juridiska personer, bör det framgå att uppgifterna kommer från Bolagsverkets näringslivsregister. Om bouppteckning en ännu inte har upprättats så är e tt utdrag ur folkbokföringsregistret, där den avlidnes efterlevande anges, inte alltid en tillräcklig åtgärd eftersom det kan finnas andra dödsbodelägare, t. ex. testamentstagare. Kontroll av den verklig a huvudman nen s identitet 13 Bestämmelser om verklig huvudman finns i 3 kap. 8 och 9 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och 1 kap. 3-7 lagen (2017:631) om registrering av verkliga huvudmän. 14 Fastighetsmäklaren ska kontrollera den verkliga huvudmannens identitet med ledning av offentliga register, relevanta och pålitliga uppgifter från kunden eller på något annat tillförlitligt sä tt. 15 Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. A v dokumentationen ska framgå när kontrollen av den verkliga huvudmannens identitet har utförts. Allmänna råd I utredningen av om en juri disk person har en verklig huvudman kan fastighetsmäklaren utgå från uppgifterna i Bolagsverkets register över verkliga huvudmän enligt lagen (2017:631) om registrering av verkliga huvudmän. Y tterligare kontroller kan dock behöva göras i det enskilda fallet. En komplicerad ägarstruktur kan leda till misstankar om penningtvätt eller finansiering av terrorism och kan öka behovet av en närmare undersökning. Om kund en inte kan eller vill redogöra för ä garförhållanden a eller kontrollstruktur en, eller om de t f inns anledning att ifrågasätta de av kunden lämnade uppgifterna, bör skärpta åtgärder vidtas, exempelvis genom kontroll er av olika register, aktieägaravtal eller bolagsavtal. Affärsförbindelsens syfte och art Allmänna råd Bestämmelser om affärsförbindelsensyfte och art finns i 3 kap. 12 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Informationen om affärsförbindelsensyfte och art kan vara uppgifter om kundens affärs - och riskprofil, pen gars eller andra tillgångars ursprung, skä let till den planerade affä ren och anledningen till att en fastighetsmäklare har anlitats. Mäklaren bör få en bild av hur den egna tjä nsten ska användas av kunden. Om kunden är en juridisk person bör
Fastighetsmäklarinspektionen 7 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 mäklaren ta re da på vad motpartens affärsverksamhet går ut på, hur den bedrivs och vilken omfattning den har. Förenklad e åtgärder för kundkännedom 16 När förenklade åtgärder för kundkännedom enligt 3 kap. 15 lagen (2017: 630 ) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism tillämpas ska fastighetsmäklarens kontrollera kundens identitet. Om kunden är en juridisk person ska fastighetsmäklaren inhämta information om den juridiska personens organisatio nsnummer eller motsvarande. Uppgifterna ska kontrol lera s mot den juridiska personens regis treringsbevis, externa register eller någon annan motsvarande dokumentation. Om kunden är en fysisk person ska fastighetsmäklaren inhämta information om personens namn, adress och personnummer eller motsvarande. Uppgi fterna ska kontrollera s mot externa register, intyg eller någon annan motsvarande dokumentation. Om kunden är en företrädare för en juridisk person ska fastighetsmäklaren förutom att inhämta information om företrädarens namn, adress och personnummer eller motsvarande, säkerställa f öreträdarens behörighet att företräda den juridiska personen och vilka förhållanden behörigheten grundar sig på. Säkerställande ska ske genom att kontrollera företrädarens identitet mot den juridiska personens regist reringsbevis e xterna register eller motsvarande. Allmänna råd Med hänsyn till risken i den enskilda kundrelationen och övriga omständigheter kan förenklade åtgärder bland annat avse 1. a ffärsförbindelsensyfte och art kan presumeras under förutsättning att fastighetsmäklarens tjänster eller produkter är likartade och att fastighetsmäklaren inom rimlig tid kan konstatera att kunden agerar på det sätt som presumerats, 2. m inskad frekvens för uppdatering av kundkännedomsinformation exempelvi så att informationen endast behöver uppdateras om nya omständigheter inträffar, eller 3. m inskad frekvens och intensitet för granskning av transaktioner, exempelvi så att granskning endast behöver göras vid transaktioner över vissa beloppsgränser. Skärpta åtgärder för kundkännedom 17 Bestämmelser om åtgärder när risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen bedöms som hög finns i 3 kap. 16-17 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
Fastighetsmäklarinspektionen 8 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 Allmänna råd Med hänsyn till risken i den enskilda kundrelationen och övriga omständigheter kan skärpta åtgärder bland annat avse 1. inhämtande av ytterligare information om kundens ekonomiska situation och varifrån kundens ekonomiska medel kommer, 2. att bekräftelsebrevet enligt 10 första stycket 2 a i dessa föreskrifter bestyrks med mottagningsbevis. Person i politiskt utsatt ställni ng Allmänna råd Bestämmel ser om personer i politisk t utsatt ställning finns i 3 kap. 10, 19-20 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. En inledande åtgärd för att identifiera en person i politiskt utsatt ställning bö r vara att fråga om kundens, dennes familjemedlemmars eller kända med arbetares nuvarande och tidigare yrke eller sysselsätt ning. Om kunden har uppgett ett uppdrag eller arbete som medför att person kretsen som anges i 1 kap. 10 lagen (2017:630) om åtgä rder mot penningtvätt och finansiering av terrorism inte har en politiskt utsatt ställning, finns det normalt ingen anledning att gå vidare. Dä remot kan det finnas andra omständigheter som talar för att ytterligare undersökningar är påkallade. Bevarande av dokumentation 18 Fastighetsmäklarens dokumentation av de vidtagna kontrollåtgärderna enligt 9-15 ska bevaras i enlighet med 20 och 21 dessa föreskrifter. Övervakning och rapportering. Övervakning och rapportering Uppgiftsskyldighet 19 Bestämmelser om fasti ghetsmäklaren s system för uppgiftslämning finns i 4 kap. 7 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Systemet ska vara sökbart och strukturerat. Det kan vara antingen elekt roniskt eller manuellt und er förutsättning att det är möjligt för fastighetsmäklaren att behandla och lämna uppgifterna på det sätt som Polismyndigheten anvisar. Behandling av personuppgifter Bevarande av handlingar och uppgifter 20 Bestämmelser om hur f astighetsmäklaren ska beva ra handlingar och uppgifter finns i 5 kap. 3 och 4 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
Fastighetsmäklarinspektionen 9 ( 9 ) 2019-04 - 02 Dnr: 5.1-1467 - 18 Handlingarna och uppgifterna ska sparas på ett betryggande sätt. De ska vara organiserade antingen i pappersform eller elektro niskt så att de är lättillgängliga och sökbara. 21 Handlingar och uppgifter ska bevaras i fem år. Handlingarna och uppgifterna får bevaras i upp till tio år om, 1. de kan tyda på penningtvätt, finansiering av terrorism eller att egendo m annars härrör från brottslig handling och omständigheter na har rapporterats till Polismyndigheten enligt 4 kap. 3 och 6 lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, eller 2. Polismyndigheten eller annan behörig myndighet har uppmär ksammat fastighetsmäklaren om att handlingarna eller uppgifterna behöver förvaras under en längre tidsperiod. Ikraftträdande och övergångsbestämmelser 1. Denna författning träd er i kraft den XXX, då Fastighetsmäklarinspekti onens föreskrifter och allmänna råd (KAMFS 2016:1 ) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism ska upphöra att gälla. 2. De äldre föreskrifterna gäller fortfarande i fråga om åtgärder som har vidtagits eller borde ha vidtagits före ikraftträdandet. På Fastigh etsmäklarinspektionens vägnar Gunilla Paulsson Jennie Ekekrantz Sandra Blomgren
1 (15) Dnr: 5.1-1467-18 Jennie Ekekrantz 010-458 01 23 Sandra Blomgren 010-458 01 21 Konsekvensutredning av förslag till nya föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism Sammanfattning Lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen) trädde i kraft den 1 augusti 2017. Genom lagen har Europaparlamentets och rådets direktiv (EU 2015/849) av den 20 maj 2015 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt eller finansiering av terrorism (det fjärde penningtvättsdirektivet) införts i svensk rätt. Enligt 28 i fastighetsmäklarlagen (2011:666) utövar Fastighetsmäklarinspektionen tillsyn över fysiska personer som är registrerade som fastighetsmäklare enligt 5 samma lag. Inspektionen har även att inom sitt verksamhetsområde utöva tillsyn enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Med anledning av den nya penningtvättslagen har Fastighetsmäklarinspektionen tagit fram förslag till nya föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. I förslaget till föreskrifter och allmänna råd finns bestämmelser om vad fastighetsmäklarna som står under Fastighetsmäklarinspektionens tillsyn ska göra för att förhindra att deras egna verksamheter utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Föreskrifterna anger närmare bestämmelser om bland annat den allmänna riskbedömningen, riskbedömning av kunder (kundens riskprofil) samt rutiner och riktlinjer. Föreskrifterna innehåller även bestämmelser om kundkännedomsåtgärder angående identifiering och kontroll samt dokumentation av åtgärderna och bevarande av dokumentationen. Till några av bestämmelserna lämnas också allmänna råd. Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd föreslås träda i kraft den 1 juli 2019. POSTADRESS Fastighetsmäklarinspektionen Box 22034, 104 22 Stockholm BESÖKSADRESS Fleminggatan 20, Stockholm TELEFON 08-580 069 00 TELEFAX 08-580 069 01 E-POST registrator@fmi.se WEBBPLATS www.fmi.se
Fastighetsmäklarinspektionen 2(15) 1. Utgångspunkter 1.1 Målet med regleringen Penningtvätt handlar om att dölja sambandet mellan pengar eller annan egendom och brott. Problemet med att kriminella medel på olika sätt integreras i den legala ekonomin är såväl nationellt som internationellt. För Sveriges del kan det leda till omfattande negativa konsekvenser för landets säkerhet och ekonomi. Vad gäller finansiering av terrorism kan även mycket små belopp orsaka stor skada. EU:s regelverk om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism bygger till stor del på rekommendationer och tolkningsnoter från Financial Action Task Force (FATF), en mellanstatlig organisation där Sverige varit medlem sedan år 1990. FATF antog år 2012 reviderade rekommendationer med tolkningsnoter, som ligger till grund för det fjärde penningtvättsdirektivet. Direktivet har införts i svensk rätt huvudsakligen genom den nya penningtvättslagen. FATF utvärderar sina medlemmar löpande för att säkerställa att de följer standarderna. Syftet med penningtvättslagen som det bakomliggande direktivet är att förhindra att näringsverksamheter utnyttjas för penningtvätt och finansiering terrorism. Samtidigt ska fastighetsmäklarens möjlighet att driva en effektiv verksamhet inte påverkas i onödan. En avvägning mellan dessa intressen förutsätter ett riskbaserat förhållningssätt, vilket innebär att åtgärderna mot penningtvätt och finansiering av terrorism ska stå i proportion till riskerna i den egna verksamheten. Enligt den nya penningtvättslagen ska fastighetsmäklarna göra både en allmän riskbedömning av verksamheten och en riskbedömning i varje kundrelation, vilket ställer höga krav på fastighetsmäklarna. Nyheter i lagen är att det har införts en skyldighet att tillhandahålla ett visselblåsningssystem. Tillsynsmyndigheterna får också ett nytt redskap för en effektivare tillsyn genom möjligheten att utfärda sanktionsavgifter med stöd av den nya lagen. Föreskrifterna gäller för fysiska personer som är registrerade som fastighetsmäklare enligt 5 fastighetsmäklarlagen (2011:666). 1.2 Alternativa lösningar Fastighetsmäklarinspektionen ser inte några alternativ till att införa nya föreskrifter. Enligt Fastighetsmäklarinspektionens uppfattning behövs föreskrifterna för enhetlig och förutsebar tillämpning av penningtvättslagen. Att behålla de nuvarande föreskrifterna är inte ett alternativ eftersom de har upprättats med stöd av den tidigare lagen och Fastighetsmäklarinspektionens bemyndigande har i den nya lagen förändrats rörande vilka områden inspektionen får utfärda föreskrifter om. Vidare
Fastighetsmäklarinspektionen 3(15) framgår det av förarbetena till penningtvättslagen (prop. 2016/17:173 s. 214) att regeringen anser att detaljreglering i föreskriftsform bör vara det mest ändamålsenliga sättet att skapa proportionerliga föreskrifter om rutiner och andra åtgärder för varje kategori av verksamhetsutövare. Regeringen konstaterar därmed att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får bemyndigas att meddela ytterligare föreskrifter om vissa av bestämmelserna i penningtvättslagen. Mot bakgrund av detta anser Fastighetsmäklarinspektionen att det inte heller är ett alternativ att upphäva de befintliga föreskrifterna utan att ersätta dem med nya. Enligt Fastighetsmäklarinspektionens bedömning skulle en utebliven ändring innebära att föreskrifterna inte harmoniserar med penningtvättslagen, vilket kan leda till en felaktig rättstillämpning. Fastighetsmäklarinspektionens slutsats är att det inte finns något annat alternativ än att ta fram nya föreskrifter som är i enlighet med den nya lagstiftningen. 1.3 Fastighetsmäklarinspektionens bemyndigande Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter på de områden som anges i 8 kap. 1 penningtvättslagen. Fastighetsmäklarinspektionens bemyndigande att meddela föreskrifter om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism framgår av 18 förordningen (2009:92) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättsförordningen). Fastighetsmäklarinspektionen får meddela föreskrifter om vissa frågor i särskilt angivna bestämmelser i penningtvättslagen, bland annat om innehållet och omfattningen av den allmänna riskbedömningen enligt 2 kap. 1 och om faktorer som kan tyda på låg eller hög risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism, risklassificering av kunder enligt 2 kap. 3, åtgärder för identitetskontroll enligt 3 kap. 7 och 8, vad som avses med förenklade åtgärder för kundkännedom och i vilka situationer förenklade åtgärder är tillåtna enligt 3 kap. 15, vad som avses med skärpta åtgärder för kundkännedom och i vilka situationer skärpta åtgärder ska vidtas enligt 3 kap. 16 och 17, system för uppgiftslämning enligt 4 kap. 7, bevarande av handlingar och uppgifter enligt 5 kap. 3 samt förutsättningar för förlängt bevarande av handlingar och uppgifter enligt 5 kap. 4. 1.4 Överensstämmelse med skyldigheter som följer av Sveriges anslutning till EU Fastighetsmäklarinspektionens förslag till föreskrifter och allmänna råd utgår från penningtvättslagen. Penningtvättslagen bygger på det fjärde penningtvättsdirektivet och lagens förenlighet och förhållande till EU-rätten redogörs för i förarbetena till penningtvättslagen, se prop. 2016/17:173 s. 174 ff. Penningtvättslagen går i vissa fall utöver de skyldigheter som följer av det fjärde penningtvättsdirektivet, som är ett minimidirektiv.
Fastighetsmäklarinspektionen 4(15) Fastighetsmäklarinspektionens förslag kompletterar och förtydligar de krav som ställs enligt penningtvättslagen. Fastighetsmäklarinspektionen gör bedömningen att de föreslagna föreskrifterna och allmänna råden bidrar till att förverkliga syftet med det fjärde penningtvättsdirektivet och att regleringen därför överensstämmer med Sveriges skyldigheter med anledning av anslutningen till EU. Vid framtagandet av dessa föreskrifter har Fastighetsmäklarinspektionen beaktat EU-rättens krav på legalitet, förutsebarhet och proportionalitet. 1.5 Tidpunkt för ikraftträdande samt behov av informationsinsatser Mot bakgrund av att penningtvättslagen trädde i kraft den 1 augusti 2017 är det angeläget att de nya föreskrifterna och allmänna råden börjar gälla så snart som möjligt. Föreskrifterna och de allmänna råden föreslås träda i kraft den 1 juli 2019, då Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd (KMFS 2016:1) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism upphör att gälla. Även om lagen varit ikraft sedan augusti 2017 så gör inspektionen bedömningen att det finns ett stort behov av informationsinsatser till samtliga mäklare som omfattas av bestämmelserna i penningtvättslagen. Informationen bör i första hand inrikta sig på de förtydliganden och preciseringar som görs i föreskrifterna och de allmänna råden. För nya fastighetsmäklare behövs en mer grundläggande och heltäckande information. Fastighetsmäklarinspektionens avsikt är att kontinuerligt informera fastighetsmäklarna om frågor kopplade till penningtvätt och finansiering av terrorism. Informationen kommer att spridas bland annat genom nyhetsbrev, på inspektionens webbplats www.fmi.se och på branschmöten. Information om penningtvätt och finansiering av terrorism kommer även att förmedlas via en broschyr som Fastighetsmäklarinspektionen har varit med och framställt. 2. Motivering och överväganden Under detta avsnitt redogör Fastighetsmäklarinspektionen för förslaget till de nya föreskrifterna och de allmänna råden samt skälen för dessa. 2.1 Riskbedömning Penningtvättsregelverket innebär att fastighetsmäklare ska vidta åtgärder för att förhindra att mäklarverksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Omfattningen av åtgärderna ska vara riskbaserade.
Fastighetsmäklarinspektionen 5(15) En förutsättning för att fastighetsmäklarna ska kunna tillämpa ett riskbaserat förhållningssätt i sin verksamhet är att de gör en ändamålsenlig och verksamhetsanpassad riskbedömning. 2.1.1 Den allmänna riskbedömningen Fastighetsmäklarinspektionen föreslår bestämmelser om den allmänna riskbedömningen i 3 och 4 i föreskrifterna och de allmänna råden. Den nya penningtvättslagen ställer krav på fastighetsmäklaren att göra en bedömning av hur de produkter och tjänster som erbjuds i den egna verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism och hur stor risken är för att detta sker. Bestämmelserna om fastighetsmäklarens allmänna riskbedömning av den egna verksamheten finns i 2 kap. 1 och 2 penningtvättslagen. Enligt 2 kap. 1 penningtvättslagen ska fastighetsmäklaren särskilt beakta vilka slags produkter och tjänster som tillhandahålls, vilka kunder och distributionskanaler som finns och vilka geografiska riskfaktorer som föreligger. För att riskbedömningen ska bli fullständig och korrekt är det viktigt att fastighetsmäklarna analyserar alla relevanta faktorer i sin mäklarverksamhet. Fastighetsmäklaren måste därför bland annat göra en analys av vilka olika typer av kunder som mäklaren har. I analysen av kunderna bör det exempelvis utredas om fysiska och juridiska personer kan medföra olika risker och risknivåer samt om riskbilden förändras beroende på kundens ekonomiska situation eller den bransch kunden verkar i. Olika kundkategorier kan innebära olika risker. Vilket geografiskt område mäklarens kunder och förmedlingsobjekt finns i kan också påverka bedömningen av risken för att verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Även andra faktorer än de som nämnts här kan påverka risken. Sådana faktorer ska analyseras och beaktas i mäklarens riskbedömning av verksamheten. Den allmänna riskbedömningen ska utvärderas och hållas uppdaterad. Enligt förslaget är utgångspunkten att utvärderingen ska ske minst en gång per år. Riskbedömningen ska uppdateras vid behov. Om det sker väsentliga förändringar av marknaden eller andra relevanta omvärldsfaktorer ska riskbedömningen alltid utvärderas i samband med detta. Detsamma gäller om mäklarens verksamhet inriktas mot nya eller väsentligt förändrade tjänster eller produkter. I dessa fall är det inte tillräckligt att invänta den årliga utvärderingen. Vad som avses med väsentlig förändring får bedömas i varje enskilt fall. Kravet på att utvärderingen ska göras regelbundet, minst en gång per år, syftar till att påminna om vikten av att fastighetsmäklaren fortlöpande utvärderar den allmänna riskbedömningen utifrån riskerna i verksamheten. Många fastighetsmäklare kan behöva utvärdera den allmänna
Fastighetsmäklarinspektionen 6(15) riskbedömningen oftare än en gång per år. Genom att ställa ett krav på att utvärdering ska ske minst en gång per år bedömer dock Fastighetsmäklarinspektionen att flertalet fastighetsmäklare kommer att utvärdera den allmänna risken i verksamheten med större regelbundenhet än om ett krav på årlig översyn inte hade ställts. 2.1.2 Riskbedömning av kunder Fastighetsmäklaren måste även bedöma risken för penningtvätt och finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen. Det är viktigt att denna riskbedömning blir korrekt eftersom den avgör omfattningen av de åtgärder som fastighetsmäklaren ska vidta. En felaktig riskbedömning kan innebära att fastighetsmäklaren inte vidtar tillräckliga åtgärder, vilket medför att kundkännedom inte uppnås. Riskbedömningen kan leda till att fastighetsmäklaren anser att risken i ett enskilt fall är hög och att skärpta åtgärder därför ska vidtas för att uppnå kundkännedom. Bedömningen kan undantagsvis även leda till att de grundläggande åtgärder som fastighetsmäklaren ska utföra kan göras mindre omfattande därför att risken bedöms vara låg. Vid riskbedömningen av fastighetsmäklarens kunder i det enskilda uppdraget ska utgångspunkten vara den normala risknivån. I den nya penningtvättslagen har det i reglerna om riskbedömning av kunder förts in omständigheter som kan tyda på låg respektive hög risk i kundrelationen. Det är exempel som är hämtade från delar av bilaga I-III till det fjärde penningtvättsdirektivet och som har bedömts så relevanta eller så allmänt hållna att de ska framgå av lagen (jfr prop. 2016/17:173 s. 261). Härigenom har behovet av föreskrifter och allmänna råd minskat. Fastighetsmäklarinspektionen föreslår en hänvisningsparagraf i 5 i förskrifterna. 2.2 Rutiner och riktlinjer Fastighetsmäklarinspektionen föreslår bestämmelser om rutiner och riktlinjer i 6 och 7 i föreskrifterna och de allmänna råden. Bestämmelsen i 6 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd hänvisar till den lagbestämmelsen som ställer krav på rutiner och riktlinjer. I 7 anges vilka rutiner och riktlinjer som en fastighetsmäklare ska ha med hänvisningar till föreskriftsförslagets bestämmelser på respektive område. Fastighetsmäklarinspektionen har inte tillsyn över juridiska personer utan över enskilda fastighetsmäklare. När det gäller reglerna i 2 kap. 9 och 13-15 i lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism avseende rutiner och riktlinjer för koncerner, rutiner för lämplighetsprövning och utbildning och förbud mot repressalier har Fastighetsmäklarinspektionen bedömt att reglerna inte är tillämplig när det
Fastighetsmäklarinspektionen 7(15) gäller enskilda fastighetsmäklare. Några föreskrifter har därför inte föreslagits när det gäller detta. I 8 i föreskrifterna och de allmänna råden föreslås ett krav på att fastighetsmäklaren ska utvärdera sina rutiner och riktlinjer regelbundet, minst en gång per år och att de ska uppdateras vid behov. Bestämmelsen är ny i förhållande till fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter enligt den äldre penningtvättslagstiftningen. Den följer samma systematik som det motsvarande kravet på utvärdering och uppdatering av den allmänna riskbedömningen. Kravet på att utvärderingen ska göras regelbundet, minst en gång per år, syftar till att påminna om vikten av att fastighetsmäklaren fortlöpande utvärderar sina rutiner och riktlinjer. Många fastighetsmäklare kan behöva utvärdera sina rutiner och riktlinjer oftare än en gång per år. Genom att ställa ett krav på att utvärdering ska ske minst en gång per år bedömer dock Fastighetsmäklarinspektionen att flertalet fastighetsmäklare kommer att utvärdera sina rutiner och riktlinjer i verksamheten med större regelbundenhet än om ett krav på årlig översyn inte hade ställts. 2.3 Åtgärder för kundkännedom För att ingå och upprätthålla affärsförbindelser och utföra vissa enstaka transaktioner krävs att fastighetsmäklaren uppnår kännedom om sin kund. Kundkännedomen ska vara tillräcklig för att fastighetsmäklaren ska kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen. Kundkännedomen ska även ligga till grund för fastighetsmäklarens övervakning och bedömning av kundens aktiviteter och transaktioner i syfte att upptäcka avvikelser i förhållande till den bedömda risken. Omfattningen av åtgärderna för kundkännedom är beroende av fastighetsmäklarens inledande samt fortlöpande riskbedömning av den enskilda kundrelationen. Utgångspunkten är de åtgärder som behöver vidtas när risken är normal. Om risken bedöms vara låg, är det tillräckligt med förenklade åtgärder. Om risken däremot bedöms vara hög, krävs det istället skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom. Åtgärderna för att uppnå kundkännedom är bland andra identifiering och kontroll av kundens och dennes företrädare samt utredande av om kunden har en verklig huvudman och kontroll av dennes identitet. Andra kundkännedomsåtgärder omfattar bedömning av affärsförbindelsens syfte och art samt krav på fortlöpande övervakning av förbindelsen. Fastighetsmäklarinspektionen föreslår bestämmelser om åtgärder för kundkännedom i 9-17 i föreskrifterna och de allmänna råden. Förslaget reglerar kontroll av närvarande fysiska personer, fysiska personer på distans, företrädare för fysiska personer, juridiska personer och dess företrädare, den
Fastighetsmäklarinspektionen 8(15) verkliga huvudmannens identitet och slutligen förenklade och skärpta kundkännedomsåtgärder. 2.3.1 Identifiering och kontroll av kunder och företrädare m.fl. Fastighetsmäklarinspektionen föreslår bestämmelser om identifiering och kontroll av kunder och företrädare samt verkliga huvudmän i 9-15 i föreskrifterna och de allmänna råden. Enligt 3 kap. 7 penningtvättslagen ska fastighetsmäklaren först identifiera kunder och sedan kontrollera kundens identitet. Om kunden företräds av en person som uppger sig handla på kundens vägnar, ska fastighetsmäklaren kontrollera personens identitet och behörighet att företräda kunden. Fastighetsmäklarinspektionen har delat upp identifieringen och identitetskontrollen av fysiska respektive juridiska personer i olika bestämmelser eftersom det rör sig om skilda åtgärder. När det gäller kundens företrädare förtydligas också på vilket sätt fastighetsmäklaren ska kontrollera behörigheten att företräda kunden. 2.3.1.1 Kontroll av närvarande fysiska personer I 9 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd tydliggörs på vilket sätt fastighetsmäklaren ska identifiera och kontrollera kunder som är fysiska personer. Identifieringen sker genom att fastighetsmäklaren efterfrågar personens namn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress. Om kunden är en fysisk person som är personligen närvarande ska Fastighetsmäklaren kontrollera identiteten genom ett svenskt körkort, svenskt pass, identitetskort som har utfärdats av en svensk myndighet eller svenskt certifierat identitetskort. Fastighetsmäklaren får göra en egen bedömning av om den behöriga utfärdaren är tillförlitlig utifrån kundens riskprofil och övriga omständigheter i det enskilda fallet. Uppgifterna krävs för att avgöra om kunden är en person i politiskt utsatt ställning eller på något annat sätt har identifierats som en person som innebär hög risk (jfr prop. 2016/17: 173 s. 237 f.). 2.3.1.2 Kontroll av fysiska personer på distans Kontroll av fysiska personer som befinner sig på distans enligt 10 sker genom två steg. Enligt det första steget ska fastighetsmäklaren först kontrollera namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg eller andra oberoende och tillförlitliga källor. Därefter ska fastighetsmäklaren antingen (a) kontakta den fysiska personen genom att skicka en bekräftelse till personens folkbokföringsadress eller en motsvarande tillförlitlig adressuppgift, eller (b) se till att personen skickar in en vidimerad kopia av en identitetshandling.
Fastighetsmäklarinspektionen 9(15) Motsvarande tillförlitlig adressuppgift enligt punkten (a) innebär att fastighetsmäklaren kan utgå från en annan registrerad adress än folkbokföringsadressen. Det kan exempelvis röra sig om adresser som registrerats i officiella tillförlitliga adressregister i länder där folkbokföring saknas. 2.3.1.3 Kontroll av företrädare för fysiska personer I 11 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd anges att identitetskontrollen av företrädaren för en fysisk person ska ske på samma sätt som för en kund som är en fysisk person (9 i förslaget). Fastighetsmäklaren ska kontrollera personens behörighet att företräda kunden genom kontroll av fullmakt, förordnande, eller annan motsvarande behörighetshandling. Med förordnande avses exempelvis sådana situationer när kunden har en förvaltare eller god man. Med motsvarande handling menas exempelvis ett personbevis som anger föräldraskap. Den föreslagna bestämmelsen i 11 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd innebär ett förtydligande av lagen. 2.3.1.4 Kontroll av juridiska personer och deras företrädare I 12 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd förtydligas att kunder som är juridiska personer ska identifieras genom att fastighetsmäklaren inhämtar uppgifter om företagets namn och organisationsnummer, registrerad adress samt företrädare. Fastighetsmäklaren ska kontrollera uppgifterna om företagets namn och organisationsnummer, registrerad adress samt dess företrädares behörighet mot registerutdrag eller uppgifter från andra oberoende och tillförlitliga källor. Av den föreslagna bestämmelsen framgår att fastighetsmäklaren ska kontrollera identiteten hos den juridiska personens företrädare på samma sätt som identiteten hos kunder som är fysiska personer enligt 9 i föreskrifterna. Fastighetsmäklarinspektionen har gjort bedömningen att uppgifterna om åldern på registreringsbeviset omfattas av bemyndigandet. I anslutning till bestämmelsen i 12 i förslaget lämnas allmänna råd beträffande kontroller som sker mot webbplats som tillhandahåller information om juridiska personer. Det är viktigt att den kontrollerade handlingen är aktuell särskilt vid kontrollen av behörigheten att företräda den juridiska personen. Fastighetsmäklarinspektionen anser att det är skäligt att registreringsbeviset inte är äldre än en månad. Av bestämmelsen i 12 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd följer också på vilket sätt fastighetsmäklaren ska dokumentera de vidtagna åtgärderna.
Fastighetsmäklarinspektionen 10(15) 2.3.1.5 Kontroll av den verkliga huvudmannens identitet Fastighetsmäklarinspektionen föreslår bestämmelser om verklig huvudman 13-15 i föreskriften och de allmänna råden. I 13 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd görs en hänvisning till bestämmelserna om vad som avses med verklig huvudman enligt lagen (2017:631) om registrering av verkliga huvudmän. Bestämmelserna i 13 i föreskrifterna hänvisar även till 3 kap. 8 penningtvättslagen, som gäller utredning av om det finns en verklig huvudman samt kontroll av den verkliga huvudmannen. I 15 i föreskrifterna följer på vilket sätt fastighetsmäklaren dokumentera de vidtagna åtgärderna. Efter 15 i förslaget till föreskrifter har Fastighetsmäklarinspektionen lämnat allmänna råd om att fastighetsmäklaren i sin utredning bör kunna utgå från uppgifterna i Bolagsverkets register över verkliga huvudmän enligt lagen (2017:631) om registrering av verkliga huvudmän. Omfattningen av kontrollåtgärderna bör dock bedömas från risken i det enskilda fallet, vilket innebär att det inte alltid är tillräckligt att förlita sig på uppgifterna i registret. 2.4 Förenklade och skärpta kundkännedomsåtgärder Det riskbaserade synsättet innebär att fastighetsmäklaren ska ha möjlighet att anpassa åtgärderna för att motverka att penningtvätt och finansiering av terrorism till de risker som föreligger i verksamheten. Omfattningen av de åtgärder som måste vidtas för att uppnå kundkännedom utgår från riskbedömningen av den enskilda kunden. De krav som ställs i 9-15 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd är de kundkännedomsåtgärder som behöver vidtas när risken är normal. Om risken bedöms vara låg är det tillräckligt med förenklade åtgärder. Om risken däremot bedöms vara hög, krävs det skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom. I 16-17 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd görs hänvisningar till lagbestämmelserna om förenklade kundkännedomsåtgärder vid låg risk enligt 3 kap. 15 penningtvättslagen respektive skärpta kundkännedomsåtgärder vid hög risk enligt 3 kap. 16 och 17 samma lag. I anslutning till de föreslagna bestämmelserna lämnas allmänna råd om vad som kan avses med förenklade åtgärder. De allmänna råden utgör förslag på åtgärder som kan vidtas när risken bedöms som låg eller också som hög. De allmänna råden är inte fullständiga utan det kan därför finnas andra adekvata förenklade åtgärder respektive skärpta åtgärder beroende på omständigheterna i det enskilda fallet.
Fastighetsmäklarinspektionen 11(15) 2.5 Uppgiftsskyldighet Fastighetsmäklarinspektionen föreslår en bestämmelse om system för uppgiftslämning i 19 i föreskrifterna och de allmänna råden. I 4 kap. penningtvättslagen regleras under vilka omständigheter en fastighetsmäklare ska rapportera och överlämna information till Polismyndigheten. Bestämmelsen i 19 i förslaget till föreskrifter och allmänna råd hänvisar till 4 kap. 7 penningtvättslagen. Där anges att fastighetsmäklaren ska ha ett system för att snabbt och fullständigt kunna lämna uppgifter om huruvida fastighetsmäklaren under de senaste fem åren har haft en affärsförbindelse med en viss person och om så skulle vara fallet om förbindelsens art. Av bestämmelsen i 19 i förslaget till förskrifter och allmänna råd följer att systemet för uppgiftslämning ska vara strukturerat och sökbart. Dessutom förtydligas i bestämmelsen att kravet är teknikneutralt, vilket innebär att systemet kan vara antingen elektroniskt eller manuellt. Förutsättningen är att uppgifterna kan behandlas och lämnas på det sätt som Polismyndigheten anvisar, vilket också anges i bestämmelsen. Fastighetsmäklarinspektionen har valt att inte föreskriva att uppgifterna ska lämnas på ett säkert sätt. Skälet är att många av fastighetsmäklarna under Fastighetsmäklarinspektionens tillsyn inte har teknisk möjlighet att kryptera information, därför bedömer Fastighetsmäklarinspektionen att en sådan reglering inte skulle vara funktionell. Det får istället ankomma på Polismyndigheten att finna en tänkbar lösning för fastighetsmäklarna att lämna den efterfrågade informationen på ett säkert sätt. 2.6 Dokumentation och bevarande av handlingar Fastighetsmäklarinspektionen föreslår bestämmelser om bevarande av handlingar och uppgifter i 20 och 21 i föreskrifterna och de allmänna råden. I 20 förslaget till föreskrifter och allmänna råd anges att fastighetsmäklaren ska bevara de handlingar och uppgifter som avses i 5 kap. 3 och 4 penningtvättslagen på ett betryggande sätt. I förslaget till föreskrifter och allmänna råd förtydligas att handlingarna och uppgifterna kan vara ordnade elektroniskt eller manuellt, vilket innebär att bestämmelsen är teknikneutral. Av bestämmelsen framgår att handlingarna ska vara ordnade så att de är lättåtkomliga och sökbara, vilket motiveras av att fastighetsmäklaren utan dröjsmål ska kunna ge in underlag till Polismyndigheten, Fastighetsmäklarinspektionen eller någon annan behörig myndighet.