TJÄNSTESKRIVELSE 2019-01-28 Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon 08-555 010 97 erika.nysater@nykvarn.se Svar på medborgarförslag Inför elektroniska medborgarförslag som ett komplement till blanketter KS/2018:443 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå medborgarförslaget med hänvisning till förvaltningens yttrande. Sammanfattning av ärendet Förslagsställaren föreslår att införa elektroniska medborgarförslag t.ex. i form av en app som ett komplement till blanketter som ska stoppas i kuvert, frankeras och skickas TJÄNSTESKRIVELSE in. Förvaltningen delar förslagsställarens mening att medborgarförslag är viktiga för att lämna förslag som kan bidra till en värdefull utveckling av den lokala demokratin och kommunen. Det finns flera olika möjligheter för medborgare att utöva inflytande, t.ex. genom att kontakta tjänstemän eller politiker, lämna synpunkter eller klagomål eller lämna ett medborgarförslag. När medborgare lämnar medborgarförslag kan de bifoga längre beslutsunderlag och bilagor som beskriver ärendet för att förtydliga sitt förslag och bidra till att utveckla demokratin eller kommunens verksamhet. Under 2016 inkom endast 7 medborgarförslag, år 2017 inkom 9 medborgarförslag och 2018 inkom 13 medborgarförslag. Det finns en digital blankett på kommunens hemsida för att enkelt kunna lämna medborgarförslag. Kommunvägledare på kundcenter kan hjälpa till vid behov med både ifyllnad och utskrift och ta emot förslag. Kommunen har en begränsad budget för utveckling av appar för medborgarförslag. På sikt införs allt fler e-tjänster i kommunen och förvaltningen delar förslagsställarens syn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(4)
på digitaliseringens fördelar i form av effektivitet. Förvaltningen tar med sig frågan om elektroniska medborgarförslag i arbetet med att utveckla digitaliseringen. Ärendet Förslagsställaren föreslår att införa elektroniska medborgarförslag t.ex. i form av en app som ett komplement till blanketter som ska stoppas i kuvert, frankeras och skickas in. Förvaltningen delar förslagsställarens mening att medborgarförslag är viktiga för att lämna förslag som kan bidra till en värdefull utveckling av den lokala demokratin och kommunen och öka intresset för politik. Hanteringen av medborgarförslag har ibland upplevts som byråkratisk, varför Nykvarn år 2016 införde en ny anvisning för hantering av medborgarförslag för att effektivisera och snabba på hanteringen så att medborgaren ska få svar inom 1 år. Anvisningen är framtagen utifrån SKL:s cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag som ökar möjligheten till dialog med TJÄNSTESKRIVELSE medborgarna. Delaktigheten ökar också genom att medborgaren bjuds in att yttra sig på fullmäktige 5-7 minuter när ärendet behandlas både när ärendet anmäls och när svaret ska beslutas. Nykvarns e-strategi syftar till 24-timmars-kommunen för att möjliggöra omedelbar service via nätet/e-tjänster dygnet runt. Strategin har medfört satsningar på e-tjänster som gagnar många medborgare t.ex. ansökan till skola och förskola, söka bygglov och serveringstillstånd, lämna synpunkter och felanmälan, söka föreningsbidrag, skolornas lärplattform och e-formulär o.s.v. Syftet med e-strategin är att förbättra och effektivisera servicen till medborgare och företag och att underlätta deras kontakter med tjänstemän. Nykvarns e-tjänster syftar till att öka tillgängligheten, delaktigheten och insynen för kommunens medborgare och företag. Under 2016 inkom endast 7 medborgarförslag, år 2017 inkom 9 medborgarförslag och 2018 inkom 13 medborgarförslag. Majoriteten av förslagen avslås eller är redan Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(4)
pågående ärenden. Många handlar om mindre frågor som skulle gå snabbare att lösa genom synpunktshanteringen eller genom direktkontakt med berörd tjänsteman. Kommunen har en begränsad budget för utveckling av appar för medborgarförslag. Det finns en digital blankett på kommunens hemsida för att enkelt kunna lämna medborgarförslag. Man kan fylla i blanketten digitalt och scanna och maila in den, så slipper man skriva ut och posta den med frimärken. Kommunvägledare på kundcenter kan hjälpa till vid behov med både ifyllnad och utskrift och ta emot förslag. En del medborgare föredrar pappersblanketter framför digitala lösningar, så kommunen behöver kunna erbjuda både och utifrån ett tillgänglighetsperspektiv. Regeringens satsning Digitalt först medför att allt fler tjänster inom offentlig sektor digitaliseras på sikt. Det kan finnas problem med behandlingen av känsliga personuppgifter i molntjänster utifrån Dataskyddsförordningen. Ibland skriver flera medborgare under förslaget, vilket skulle försvåras av en app. På sikt införs allt fler TJÄNSTESKRIVELSE e-tjänster i kommunen och förvaltningen delar förslagsställarens syn på digitaliseringens fördelar i form av effektivitet. Förvaltningen tar med sig frågan om elektroniska medborgarförslag i arbetet med att utveckla digitaliseringen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2019-01-28 Medborgarförslag 2018-09-25 Anvisning för medborgarförslag i Nykvarns kommun 2016-06-22 Kommunfullmäktiges protokollsutdrag 2018-10-18 85 Ekonomiska konsekvenser Ärendet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen eftersom det avslås. Utvecklandet av en app för medborgarförslag skulle kosta en del och det finns inga medel avsatta i budgeten. Barnkonventionskonsekvenser Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3(4)
Ärendet medför inte några större konsekvenser med hänsyn till barnkonventionen. Alla som är folkbokförda i kommunen har rätt att lämna in medborgarförslag till kommunfullmäktige. Denna rätt gäller även för barn och ungdomar, vilket kan öka ungas intresse för politik och deras möjlighet att påverka beslut som rör barn och unga och utveckla demokratin. Birgitta Elvås Sisilya Rhawi T.f. kommundirektör Kanslichef Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige TJÄNSTESKRIVELSE Förslagsställaren Kundcenterchef IT-chef Akten Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4(4)
Anvisning för medborgarförslag i Nykvarns kommun
Innehållsförteckning Antagen av kommunfullmäktige den 22 juni 2016 57 Anvisning för förvaltningens hantering av medborgarförslag i Nykvarns kommun...2 Interna rutiner för medborgarförslag:...2 Att ta emot medborgarförslag och bereda till Kommunfullmäktige...2 Rutin för hur medborgarförslag avslås eller avskrivs...3 Handläggarens ansvar...3 Så handläggs medborgarförslag i kommunen...4 Information till kommunfullmäktige...5 Utdrag ur Sveriges kommuner och landsting (SKL) Cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag:...6 Beslutanderätten får överlåtas till styrelse eller nämnd...6 Närvarorätt i nämnd...6 Information från nämnd till fullmäktige...7 SKL cirkulär 2002:128 om att avskriva medborgarförslag:...7 Mall för avslagsbrev till förslagsställaren:...8 1
Mall för bekräftelsebrev till förslagsställaren:...9 Mall för underrättelsebrev innan beslut:...10 Mall för underrättelsebrev efter beslut:...11 2
Anvisning för förvaltningens hantering av medborgarförslag i Nykvarns kommun Många av de medborgarförslag som lämnas är av sådant slag att de normalt inte avgörs av fullmäktige. Därför ges fullmäktige sedan en ändring i kommunallagen den 1 juli 2007 en möjlighet att besluta att överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärenden som väckts genom medborgarförslag. Interna rutiner för medborgarförslag: Den första delen Interna rutiner för medborgarförslag är framför allt riktad till de tjänstemän och politiker som har en mer central roll i förslagsverksamheten. Det finns även Information om medborgarförslag som innehåller externa rutiner till hemsidan som är viktiga för medborgare i kommunen som vill lämna medborgarförslag. Dessa rutiner gäller för tjänstemän och politiker i Nykvarns kommun och är avsedda att skapa förutsättningar för medborgarna att väcka förslag på ett meningsfullt sätt. Med tanke på de regler och lagar som gäller för medborgarförslag är det av stor vikt att berörda tjänstemän och politiker är väl förtrogna med processen och att de behandlas inom 1 år. Rutinerna syftar till att göra det tydligt och enkelt för medborgare som vill lämna medborgarförslag. Att ta emot medborgarförslag och bereda till Kommunfullmäktige När det inkommer ett medborgarförslag diarieförs det och medborgaren får ett bekräftelsebrev. Kansliavdelningen ska så snart som möjligt granskas huruvida kommunen har befogenheter att fatta beslut i ärendet. Om så inte är fallet fattas ett avslagsbeslut och förslagsställaren meddelas detta skriftligen, se bilagd mall. 3
Om Kansliavdelningen bedömer att förslaget ryms inom kommunens ansvarsområde föreslås fullmäktige besluta om hur det ska beredas och beslutas. Ett medborgarförslag kan bara behandlas i sak i fullmäktige om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde. Fullmäktige behöver inte alltid fatta beslut om förslaget. Vissa frågor är fullmäktige skyldig enligt kommunallagen att besluta om (t.ex. budget, frågor av principiell karaktär eller av särskilt stor vikt) och beslut i dessa kan inte överlåtas. I det fall medborgarförslaget klart ryms inom en enskild nämnds eller kommunstyrelsens ansvarsområde, bör den nämnden överlåtas ärendet för beredning och beslut. Möjligheten att överlåta beslut till nämnd ska hanteras med varsamhet och undvikas vid tveksamma fall. I det fall förslaget ryms under fullmäktiges ansvarsområde och det inte kan avgränsas till enskild nämnd eller om det av andra skäl är av principiellt eller kommungemensamt intresse så ska ärendet beslutas som ordinarie fullmäktigeärenden, dvs. beslutas efter beredning. Det innebär att fullmäktige beslutar att skicka förslaget till en viss nämnd som ansvarar för att utreda, för att därefter beslutas av en viss nämnd eller beredas av kommunstyrelsen och sedan beslutas av fullmäktige. Förslagsställaren får bekräftelsebrev från registrator när ärendet inkommer, vid inbjudan till att närvara på sammanträdena både när ärendet ska fördelas till styrelse eller nämnd samt när ärendet har beretts och ska beslutas. Förslagsställaren får även ett brev med fullmäktiges beslut, se bilagd mall. Ordförande kan välja att informera förslagsställaren vid större ärenden. 4
Rutin för hur medborgarförslag avslås eller avskrivs Kansliavdelningen skriver fram ett förslag till beslut till fullmäktiges presidium. Ett medborgarförslag ska avslås om: 1. det handlar om myndighetsutövning mot enskild eller personärende i övrigt 2. det är rasistiskt, odemokratiskt eller på annat sätt strider mot lag eller författning 3. frågan har behandlats i kommunfullmäktige de senaste fyra åren 4. frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten eller behandlar flera olika ämnen i samma förslag Ett medborgarförslag kan avskrivas om: 1. Om beredningen inte kan avslutas inom ett år, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. 2. Frågan rör enkel felanmälan eller ren verkställighet av beslut. 3. Vid anonyma medborgarförslag går det inte att bedöma om medborgaren är folkbokförd i kommunen och har rätt att lämna förslag, varför ärendet avskrivs. Det går heller inte att svara förslagsställaren. Kansliavdelningen kan ge råd och svara på frågor om medborgarförslag och om sådant som inte ryms inom kommunens befogenheter, samt om möjligt hänvisa till annan lämplig instans, såsom statlig myndighet. Det är dock viktigt att inte vara avfärdande eller att avråda från att lämna förslag, utan om att upplysa om att man både kan lämna synpunkter eller ett medborgarförslag. 5
Handläggarens ansvar Handläggaren ska kontakta förslagsställaren inom 1 månad efter att ärendet har anmälts till kommunfullmäktige. Som handläggare av ett medborgarförslag ska du utreda och bereda ärendet, samla in synpunkter från berörda och skriva en tjänsteskrivelse med tydligt förslag till beslut i form av bifall eller avslag till förslaget. Om ärendet redan pågår kan förslaget bifallas med tillägg att det anses besvarat med en tydlig motivering. Vid oklarheter om förslaget kontakta medborgaren och fråga hur personen menar. Kontakta ekonomiavdelningen om ärendet får ekonomiska konsekvenser. Du ansvarar för att ärendet utreds och bereds och går upp till beslut inom 1 år från att det väcktes i fullmäktige. Vid återremiss ansvarar du för att komplettera utredningen med beaktande av synpunkterna från återremissen. Så handläggs medborgarförslag i kommunen Så här ser ärendets gång ut vid beredning av medborgarförslag och motioner. 1. En medborgare som är folkbokförd i kommunen väcker ett medborgarförslag i kommunfullmäktige och får bekräftelsebrev. 2. Kommunfullmäktige beslutar vem som ska besvara förslaget slutligt. Ibland är det kommunfullmäktige som besvarar förslaget slutligt, ibland är det en nämnd. 3. Om kommunfullmäktige ska besvara förslaget slutligt kan en nämnd, precis som vid beredningen av motioner och andra ärenden, få förslaget för yttrande. 4. Kommunstyrelsen besvarar enligt praxis aldrig medborgarförslag slutligt. 5. Var uppmärksam på om nämnden har fått medborgarförslaget för besvarande eller för yttrande. 6. Nämndsekreteraren ansvarar för att beslutet expedieras till kommunstyrelsen. 6
7. Kansliavdelningen bereder ärendet inför kommunstyrelsens behandling. 8. Kommunstyrelsen behandlar ärendet och kommunfullmäktige är vanligen sista beslutande instans. Beslutet expedieras till förslagsställaren. Medborgarförslag för slutligt besvarande av nämnd Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska besvara medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: 1. utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige 2. bjuda in förslagsställaren till det sammanträde då nämnden behandlar ärendet slutligt besluta i sakfrågan 3. expediera beslutet och skriva ett kort och informativt brev till förslagsställaren 4. anmäla beslutet till kommunfullmäktige 5. verkställa beslutet om nämnden bifallit förslaget. Medborgarförslag för yttrande av nämnd Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska yttra sig över medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: 1. utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige 2. yttra sig över förslaget 3. expediera beslutet, tjänsteskrivelsen samt bilagor till kansliavdelningen. Så skriver du yttranden över medborgarförslag Yttranden över medborgarförslag och motioner ska i princip utformas som andra tjänsteskrivelser med beslutsförslag till nämnd. Det ska framgå av 7
tjänsteskrivelsen om förvaltningen tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget, det vill säga om förvaltningen vill att fullmäktige bifaller eller avslår förslaget. Använd mallen för tjänsteskrivelse i LEX och fyll i beslutet att förvaltningen eller nämnden föreslår att kommunfullmäktige tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget. Utforma tjänsteskrivelsens förslag till beslut så här: Nämnden föreslår att kommunfullmäktige tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget. Undvik att skriva så här: Nämnden lämnar förvaltningens yttrande som sitt eget eller anser det besvarat. Endast om förslaget redan är genomfört eller under utredning bör beslutet vara att medborgarförslaget förklaras besvarad med hänvisning till redan pågående eller planerat arbete på förvaltningen som ligger i linje med förslaget. Svara först utred sedan Enligt kommunallagen bör medborgarförslag och motioner behandlas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att den väcktes. Om medborgaren föreslår en utredning av något slag ska du inte genomföra utredningen i det här skedet. Föreslå bara tillstyrkande eller avstyrkande på förslaget. Utred alltså inte i sak något innan kommunfullmäktige har bifallit förslaget om en utredning och lämnat ett utredningsuppdrag till nämnden. Tillstyrk eller avstyrk förslaget Undvik att slentrianmässigt anse medborgarförslag besvarade. Anses besvarad bör i huvudsak användas om förslag som redan är genomförda, är 8
under utredning eller om nämnden instämmer i förslagets intention men förslaget inte kan bifallas och verkställas i sin helhet. Om medborgarförslaget innehåller förslag i flera delar kan vissa förslag bifallas och vissa förslag avslås. I sådant fall kan också den nämnd som yttrar sig delvis tillstyrka och delvis avstyrka. Då är det viktigt att nämnden är tydlig med vilken del av förslaget nämnden tillstyrker. Information till kommunfullmäktige Styrelse/nämnder ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av medborgarförslag. Fullmäktiges presidium ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte är färdigberedda. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde under hösten. Beslut bör fattas inom 1 år. Om beredningen inte kan avslutas inom 1 år, skall detta och vad som har framkommit under utredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige har då möjlighet att avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. Utdrag ur Sveriges kommuner och landsting (SKL) Cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag: Beslutanderätten får överlåtas till styrelse eller nämnd Av 5 kap. 25 kommunallagen i dess nya lydelse framgår att fullmäktige kan överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärende som väckts genom medborgarförslag utom i fall som anges i 3 kap. 9, dvs. ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. De nya reglerna gör att fullmäktige inledningsvis måste bestämma om ett ärende som väckts genom medborgarförslag ska avgöras av fullmäktige själv, eller om fullmäktige ska 9
överlåta till styrelsen eller en annan berörd nämnd att besluta i ärendet. Enligt förarbetena (prop. 2006/07:24 s. 10) är det inte möjligt att närmare precisera vilka ärenden som bör avgöras var i kommunen eller landstinget. Det kan finnas tillfällen då det är befogat att fullmäktige avgör ärenden som är vardagsnära. Det kan finnas frågor som inte är principiella eller av större vikt men som ändå är av stor politisk betydelse. Därför rekommenderas i propositionen att möjligheten att överlåta beslutanderätten på nämnd används med stor försiktighet. Det anförs också att det är viktigt att kommunicera med förslagsställaren om hur förslaget kommer att beredas i organisationen. Det bör observeras att fullmäktige får överlåta till en nämnd att besluta i ett ärende som väckts genom ett medborgarförslag endast efter beslut i varje enskilt ärende. Fullmäktige kan alltså inte generellt bemyndiga kommunstyrelsen eller annan nämnd att avgöra vissa ärenden som väckts genom medborgarförslag. Vidare ska den nämnd som fått ett medborgarförslag överlämnat till sig fatta ett självständigt beslut i ärendet. Beslutet bereds på samma sätt som nämnden bereder andra nämndärenden. Fullmäktige ska informeras om beslutet. Närvarorätt i nämnd Enligt 6 kap. 19 a kommunallagen i dess nya lydelse får nämnden eller styrelsen besluta att den eller de som har väckt ett medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna men inte i besluten, förutsatt att fullmäktige har medgett det. Om närvarorätt medges kan förslagsställaren närmare presentera sitt förslag och lämna andra upplysningar som är av intresse för nämnden. Enligt förarbetena kan möjligheten att möta de förtroendevalda bidra till att minska avståndet mellan medborgare och förtroendevalda (prop. s. 14). Förslagsställaren ska kunna tillåtas att närvara även under beslutsfattandet men har naturligtvis 10
inte rätt att delta i själva beslutet genom att t.ex. framställa yrkanden eller få sin mening antecknad i protokollet (prop. s. 19). Beslutet att ge förslagsställaren närvarorätt kan utformas på olika sätt. Styrelsen eller nämnden kan antingen från fall till fall besluta om denna möjlighet eller låta den generellt stå öppen för alla som väckt medborgarförslag. Det bör dock observeras att en nämnds sammanträden måste vara slutna i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka förekommer sekretessbelagda uppgifter, se 6 kap. 19 a tredje stycket kommunallagen. Information från nämnd till fullmäktige Enligt förarbetena är det angeläget att fullmäktige ges en möjlighet till insyn i hur medborgarförslag hanteras i nämnderna (prop. s. 16). I 6 kap. 27 a har därför tagits in en bestämmelse om att fullmäktige ska informeras om vilka beslut som har fattats med anledning av förslagen. Fullmäktige ska även informeras om de ärenden som inte avgjorts inom ettårsfristen. SKL cirkulär 2002:128 om att avskriva medborgarförslag: Liksom för motioner har fullmäktige en skyldighet att besluta i väckta ärenden. Detta gäller även om medborgarförslaget avser myndighetsutövning mot enskild eller frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten. I sistnämnda fall kan det bli fråga om avslagsbeslut efter beredning. Fullmäktige kan dock under vissa förutsättningar i enlighet med 5 kap. 33 KL på samma grunder som gäller för motioner, avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. Liksom för motioner ska medborgarförslag beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att medborgarförslaget väcktes enligt kommunallagen. 33 En motion eller ett medborgarförslag bör beredas så, att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. 11
Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning. Lag (2002:249). 12
Mall för avslagsbrev till förslagsställaren: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se Avslag av medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X NN NN-gatan XX Nykvarn Vi har mottagit Ditt medborgarförslag och det är registrerat enligt ovan. Ditt medborgarförslag enligt ovan har avskrivits eller avslagits den XX enligt punkt X nedan i Arbetsordning för kommunfullmäktige och fullmäktigeberedningar. Ett medborgarförslag ska avslås om: 1. det handlar om myndighetsutövning mot enskild eller personärende i övrigt 2. det är rasistiskt, odemokratiskt eller på annat sätt strider mot lag eller författning 3. frågan har behandlats i kommunfullmäktige de senaste fyra åren 4. frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten eller behandlar flera olika ämnen i samma förslag Ett medborgarförslag kan avskrivas om: 5. Om beredningen inte kan avslutas inom ett år, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. 13
6. Frågan rör enkel felanmälan eller ren verkställighet av beslut. 7. Vid anonyma medborgarförslag går det inte att bedöma om medborgaren är folkbokförd i kommunen och har rätt att lämna förslag, varför ärendet avskrivs. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se Mall för bekräftelsebrev till förslagsställaren: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se Bekräftelse medborgarförslag NN NN-gatan XX Nykvarn Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Vi har mottagit Ditt medborgarförslag och det är registrerat enligt ovan. Förslaget kommer att anmälas vid kommunfullmäktiges sammanträde den XX där man också kommer att besluta om förslaget ska beslutas av fullmäktige eller av någon nämnd. 14
Därefter överlämnas det till nämnd för utredning och beredning, för att slutligen besvaras vid ett senare kommunfullmäktigesammanträde eller nämndsammanträde. Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning bör medborgarförslag besvaras inom ett år. Du har också möjlighet att presentera ditt medborgarförslag muntligt 5-7 minuter vid kommunfullmäktiges sammanträde innan kommunfullmäktige beslutar om vilken nämnd som ska behandla förslaget. Du får presentera ditt förslag, men inte delta i fullmäktiges efterföljande överläggning. Vi är tacksamma om du meddelar att du vill komma och yttra dig vid sammanträdet, men du får även komma oanmäld. Du kommer att få besked om när besvarandet kommer att ske och en inbjudan. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn 15
Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se 16
Mall för underrättelsebrev innan beslut: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se NN NN-gatan XX Nykvarn Underrättelse om medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Ditt medborgarförslag enligt ovan kommer att besvaras vid kommunfullmäktiges eller nämndens sammanträde den XX. Du har också möjlighet att yttra dig över beslutet från kommunstyrelsen/nämnden innan kommunfullmäktige eller nämnden debatterar förslaget. Detta kan du göra skriftligt minst 10 dagar innan sammanträdet eller muntligt 5-7 minuter vid fullmäktiges sammanträde. Du får presentera ditt förslag, men inte delta i fullmäktiges eller nämndens efterföljande överläggning. Vi är tacksamma om du meddelar att du vill komma och yttra dig vid sammanträdet, men du får även komma oanmäld. Du kommer att få ett protokollsutdrag på kommunfullmäktiges eller nämndens beslut när protokollet är justerat. Bifogat finns tjänsteskrivelsen till ärendet samt utdrag från kommunstyrelsens/nämndens protokoll XX. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. 17
Med vänlig hälsning Effe Östman Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se 18
Mall för underrättelsebrev efter beslut: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se NN NN-gatan XX Nykvarn Underrättelse beslut om medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Ditt medborgarförslag enligt ovan har besvarats vid kommunfullmäktiges eller nämndens sammanträde den XX. Här kommer expediering av kommunfullmäktiges eller nämndens beslut i ärendet och protokollsutdrag av fullmäktiges beslut. Bifogat finns tjänsteskrivelsen till ärendet samt utdrag från kommunfullmäktiges eller nämndens protokoll XX. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Effe Östman Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag 19
genom kommunsekreterare Mikael Kjelleros-Endrell Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se 20
TJÄNSTESKRIVELSE 2019-01-28 Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon 08-555 010 97 erika.nysater@nykvarn.se Svar på medborgarförslag Inför elektroniska medborgarförslag som ett komplement till blanketter KS/2018:443 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå medborgarförslaget med hänvisning till förvaltningens yttrande. Sammanfattning av ärendet Förslagsställaren föreslår att införa elektroniska medborgarförslag t.ex. i form av en app som ett komplement till blanketter som ska stoppas i kuvert, frankeras och skickas TJÄNSTESKRIVELSE in. Förvaltningen delar förslagsställarens mening att medborgarförslag är viktiga för att lämna förslag som kan bidra till en värdefull utveckling av den lokala demokratin och kommunen. Det finns flera olika möjligheter för medborgare att utöva inflytande, t.ex. genom att kontakta tjänstemän eller politiker, lämna synpunkter eller klagomål eller lämna ett medborgarförslag. När medborgare lämnar medborgarförslag kan de bifoga längre beslutsunderlag och bilagor som beskriver ärendet för att förtydliga sitt förslag och bidra till att utveckla demokratin eller kommunens verksamhet. Under 2016 inkom endast 7 medborgarförslag, år 2017 inkom 9 medborgarförslag och 2018 inkom 13 medborgarförslag. Det finns en digital blankett på kommunens hemsida för att enkelt kunna lämna medborgarförslag. Kommunvägledare på kundcenter kan hjälpa till vid behov med både ifyllnad och utskrift och ta emot förslag. Kommunen har en begränsad budget för utveckling av appar för medborgarförslag. På sikt införs allt fler e-tjänster i kommunen och förvaltningen delar förslagsställarens syn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(4)
på digitaliseringens fördelar i form av effektivitet. Förvaltningen tar med sig frågan om elektroniska medborgarförslag i arbetet med att utveckla digitaliseringen. Ärendet Förslagsställaren föreslår att införa elektroniska medborgarförslag t.ex. i form av en app som ett komplement till blanketter som ska stoppas i kuvert, frankeras och skickas in. Förvaltningen delar förslagsställarens mening att medborgarförslag är viktiga för att lämna förslag som kan bidra till en värdefull utveckling av den lokala demokratin och kommunen och öka intresset för politik. Hanteringen av medborgarförslag har ibland upplevts som byråkratisk, varför Nykvarn år 2016 införde en ny anvisning för hantering av medborgarförslag för att effektivisera och snabba på hanteringen så att medborgaren ska få svar inom 1 år. Anvisningen är framtagen utifrån SKL:s cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag som ökar möjligheten till dialog med TJÄNSTESKRIVELSE medborgarna. Delaktigheten ökar också genom att medborgaren bjuds in att yttra sig på fullmäktige 5-7 minuter när ärendet behandlas både när ärendet anmäls och när svaret ska beslutas. Nykvarns e-strategi syftar till 24-timmars-kommunen för att möjliggöra omedelbar service via nätet/e-tjänster dygnet runt. Strategin har medfört satsningar på e-tjänster som gagnar många medborgare t.ex. ansökan till skola och förskola, söka bygglov och serveringstillstånd, lämna synpunkter och felanmälan, söka föreningsbidrag, skolornas lärplattform och e-formulär o.s.v. Syftet med e-strategin är att förbättra och effektivisera servicen till medborgare och företag och att underlätta deras kontakter med tjänstemän. Nykvarns e-tjänster syftar till att öka tillgängligheten, delaktigheten och insynen för kommunens medborgare och företag. Under 2016 inkom endast 7 medborgarförslag, år 2017 inkom 9 medborgarförslag och 2018 inkom 13 medborgarförslag. Majoriteten av förslagen avslås eller är redan Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(4)
pågående ärenden. Många handlar om mindre frågor som skulle gå snabbare att lösa genom synpunktshanteringen eller genom direktkontakt med berörd tjänsteman. Kommunen har en begränsad budget för utveckling av appar för medborgarförslag. Det finns en digital blankett på kommunens hemsida för att enkelt kunna lämna medborgarförslag. Man kan fylla i blanketten digitalt och scanna och maila in den, så slipper man skriva ut och posta den med frimärken. Kommunvägledare på kundcenter kan hjälpa till vid behov med både ifyllnad och utskrift och ta emot förslag. En del medborgare föredrar pappersblanketter framför digitala lösningar, så kommunen behöver kunna erbjuda både och utifrån ett tillgänglighetsperspektiv. Regeringens satsning Digitalt först medför att allt fler tjänster inom offentlig sektor digitaliseras på sikt. Det kan finnas problem med behandlingen av känsliga personuppgifter i molntjänster utifrån Dataskyddsförordningen. Ibland skriver flera medborgare under förslaget, vilket skulle försvåras av en app. På sikt införs allt fler TJÄNSTESKRIVELSE e-tjänster i kommunen och förvaltningen delar förslagsställarens syn på digitaliseringens fördelar i form av effektivitet. Förvaltningen tar med sig frågan om elektroniska medborgarförslag i arbetet med att utveckla digitaliseringen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2019-01-28 Medborgarförslag 2018-09-25 Anvisning för medborgarförslag i Nykvarns kommun 2016-06-22 Kommunfullmäktiges protokollsutdrag 2018-10-18 85 Ekonomiska konsekvenser Ärendet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen eftersom det avslås. Utvecklandet av en app för medborgarförslag skulle kosta en del och det finns inga medel avsatta i budgeten. Barnkonventionskonsekvenser Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3(4)
Ärendet medför inte några större konsekvenser med hänsyn till barnkonventionen. Alla som är folkbokförda i kommunen har rätt att lämna in medborgarförslag till kommunfullmäktige. Denna rätt gäller även för barn och ungdomar, vilket kan öka ungas intresse för politik och deras möjlighet att påverka beslut som rör barn och unga och utveckla demokratin. Birgitta Elvås Sisilya Rhawi T.f. kommundirektör Kanslichef Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige TJÄNSTESKRIVELSE Förslagsställaren Kundcenterchef IT-chef Akten Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4(4)
Anvisning för medborgarförslag i Nykvarns kommun
Innehållsförteckning Antagen av kommunfullmäktige den 22 juni 2016 57 Anvisning för förvaltningens hantering av medborgarförslag i Nykvarns kommun...2 Interna rutiner för medborgarförslag:...2 Att ta emot medborgarförslag och bereda till Kommunfullmäktige...2 Rutin för hur medborgarförslag avslås eller avskrivs...3 Handläggarens ansvar...3 Så handläggs medborgarförslag i kommunen...4 Information till kommunfullmäktige...5 Utdrag ur Sveriges kommuner och landsting (SKL) Cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag:...6 Beslutanderätten får överlåtas till styrelse eller nämnd...6 Närvarorätt i nämnd...6 Information från nämnd till fullmäktige...7 SKL cirkulär 2002:128 om att avskriva medborgarförslag:...7 Mall för avslagsbrev till förslagsställaren:...8 1
Mall för bekräftelsebrev till förslagsställaren:...9 Mall för underrättelsebrev innan beslut:...10 Mall för underrättelsebrev efter beslut:...11 2
Anvisning för förvaltningens hantering av medborgarförslag i Nykvarns kommun Många av de medborgarförslag som lämnas är av sådant slag att de normalt inte avgörs av fullmäktige. Därför ges fullmäktige sedan en ändring i kommunallagen den 1 juli 2007 en möjlighet att besluta att överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärenden som väckts genom medborgarförslag. Interna rutiner för medborgarförslag: Den första delen Interna rutiner för medborgarförslag är framför allt riktad till de tjänstemän och politiker som har en mer central roll i förslagsverksamheten. Det finns även Information om medborgarförslag som innehåller externa rutiner till hemsidan som är viktiga för medborgare i kommunen som vill lämna medborgarförslag. Dessa rutiner gäller för tjänstemän och politiker i Nykvarns kommun och är avsedda att skapa förutsättningar för medborgarna att väcka förslag på ett meningsfullt sätt. Med tanke på de regler och lagar som gäller för medborgarförslag är det av stor vikt att berörda tjänstemän och politiker är väl förtrogna med processen och att de behandlas inom 1 år. Rutinerna syftar till att göra det tydligt och enkelt för medborgare som vill lämna medborgarförslag. Att ta emot medborgarförslag och bereda till Kommunfullmäktige När det inkommer ett medborgarförslag diarieförs det och medborgaren får ett bekräftelsebrev. Kansliavdelningen ska så snart som möjligt granskas huruvida kommunen har befogenheter att fatta beslut i ärendet. Om så inte är fallet fattas ett avslagsbeslut och förslagsställaren meddelas detta skriftligen, se bilagd mall. 3
Om Kansliavdelningen bedömer att förslaget ryms inom kommunens ansvarsområde föreslås fullmäktige besluta om hur det ska beredas och beslutas. Ett medborgarförslag kan bara behandlas i sak i fullmäktige om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde. Fullmäktige behöver inte alltid fatta beslut om förslaget. Vissa frågor är fullmäktige skyldig enligt kommunallagen att besluta om (t.ex. budget, frågor av principiell karaktär eller av särskilt stor vikt) och beslut i dessa kan inte överlåtas. I det fall medborgarförslaget klart ryms inom en enskild nämnds eller kommunstyrelsens ansvarsområde, bör den nämnden överlåtas ärendet för beredning och beslut. Möjligheten att överlåta beslut till nämnd ska hanteras med varsamhet och undvikas vid tveksamma fall. I det fall förslaget ryms under fullmäktiges ansvarsområde och det inte kan avgränsas till enskild nämnd eller om det av andra skäl är av principiellt eller kommungemensamt intresse så ska ärendet beslutas som ordinarie fullmäktigeärenden, dvs. beslutas efter beredning. Det innebär att fullmäktige beslutar att skicka förslaget till en viss nämnd som ansvarar för att utreda, för att därefter beslutas av en viss nämnd eller beredas av kommunstyrelsen och sedan beslutas av fullmäktige. Förslagsställaren får bekräftelsebrev från registrator när ärendet inkommer, vid inbjudan till att närvara på sammanträdena både när ärendet ska fördelas till styrelse eller nämnd samt när ärendet har beretts och ska beslutas. Förslagsställaren får även ett brev med fullmäktiges beslut, se bilagd mall. Ordförande kan välja att informera förslagsställaren vid större ärenden. 4
Rutin för hur medborgarförslag avslås eller avskrivs Kansliavdelningen skriver fram ett förslag till beslut till fullmäktiges presidium. Ett medborgarförslag ska avslås om: 1. det handlar om myndighetsutövning mot enskild eller personärende i övrigt 2. det är rasistiskt, odemokratiskt eller på annat sätt strider mot lag eller författning 3. frågan har behandlats i kommunfullmäktige de senaste fyra åren 4. frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten eller behandlar flera olika ämnen i samma förslag Ett medborgarförslag kan avskrivas om: 1. Om beredningen inte kan avslutas inom ett år, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. 2. Frågan rör enkel felanmälan eller ren verkställighet av beslut. 3. Vid anonyma medborgarförslag går det inte att bedöma om medborgaren är folkbokförd i kommunen och har rätt att lämna förslag, varför ärendet avskrivs. Det går heller inte att svara förslagsställaren. Kansliavdelningen kan ge råd och svara på frågor om medborgarförslag och om sådant som inte ryms inom kommunens befogenheter, samt om möjligt hänvisa till annan lämplig instans, såsom statlig myndighet. Det är dock viktigt att inte vara avfärdande eller att avråda från att lämna förslag, utan om att upplysa om att man både kan lämna synpunkter eller ett medborgarförslag. 5
Handläggarens ansvar Handläggaren ska kontakta förslagsställaren inom 1 månad efter att ärendet har anmälts till kommunfullmäktige. Som handläggare av ett medborgarförslag ska du utreda och bereda ärendet, samla in synpunkter från berörda och skriva en tjänsteskrivelse med tydligt förslag till beslut i form av bifall eller avslag till förslaget. Om ärendet redan pågår kan förslaget bifallas med tillägg att det anses besvarat med en tydlig motivering. Vid oklarheter om förslaget kontakta medborgaren och fråga hur personen menar. Kontakta ekonomiavdelningen om ärendet får ekonomiska konsekvenser. Du ansvarar för att ärendet utreds och bereds och går upp till beslut inom 1 år från att det väcktes i fullmäktige. Vid återremiss ansvarar du för att komplettera utredningen med beaktande av synpunkterna från återremissen. Så handläggs medborgarförslag i kommunen Så här ser ärendets gång ut vid beredning av medborgarförslag och motioner. 1. En medborgare som är folkbokförd i kommunen väcker ett medborgarförslag i kommunfullmäktige och får bekräftelsebrev. 2. Kommunfullmäktige beslutar vem som ska besvara förslaget slutligt. Ibland är det kommunfullmäktige som besvarar förslaget slutligt, ibland är det en nämnd. 3. Om kommunfullmäktige ska besvara förslaget slutligt kan en nämnd, precis som vid beredningen av motioner och andra ärenden, få förslaget för yttrande. 4. Kommunstyrelsen besvarar enligt praxis aldrig medborgarförslag slutligt. 5. Var uppmärksam på om nämnden har fått medborgarförslaget för besvarande eller för yttrande. 6. Nämndsekreteraren ansvarar för att beslutet expedieras till kommunstyrelsen. 6
7. Kansliavdelningen bereder ärendet inför kommunstyrelsens behandling. 8. Kommunstyrelsen behandlar ärendet och kommunfullmäktige är vanligen sista beslutande instans. Beslutet expedieras till förslagsställaren. Medborgarförslag för slutligt besvarande av nämnd Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska besvara medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: 1. utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige 2. bjuda in förslagsställaren till det sammanträde då nämnden behandlar ärendet slutligt besluta i sakfrågan 3. expediera beslutet och skriva ett kort och informativt brev till förslagsställaren 4. anmäla beslutet till kommunfullmäktige 5. verkställa beslutet om nämnden bifallit förslaget. Medborgarförslag för yttrande av nämnd Om kommunfullmäktige har beslutat att nämnden ska yttra sig över medborgarförslaget ska nämnden utöver sedvanlig ärendeberedning: 1. utse en kontaktperson (förtroendevald eller tjänsteman) som kontaktar förslagsställaren inom en månad från det att förslaget väcktes i kommunfullmäktige 2. yttra sig över förslaget 3. expediera beslutet, tjänsteskrivelsen samt bilagor till kansliavdelningen. Så skriver du yttranden över medborgarförslag Yttranden över medborgarförslag och motioner ska i princip utformas som andra tjänsteskrivelser med beslutsförslag till nämnd. Det ska framgå av 7
tjänsteskrivelsen om förvaltningen tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget, det vill säga om förvaltningen vill att fullmäktige bifaller eller avslår förslaget. Använd mallen för tjänsteskrivelse i LEX och fyll i beslutet att förvaltningen eller nämnden föreslår att kommunfullmäktige tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget. Utforma tjänsteskrivelsens förslag till beslut så här: Nämnden föreslår att kommunfullmäktige tillstyrker eller avstyrker medborgarförslaget. Undvik att skriva så här: Nämnden lämnar förvaltningens yttrande som sitt eget eller anser det besvarat. Endast om förslaget redan är genomfört eller under utredning bör beslutet vara att medborgarförslaget förklaras besvarad med hänvisning till redan pågående eller planerat arbete på förvaltningen som ligger i linje med förslaget. Svara först utred sedan Enligt kommunallagen bör medborgarförslag och motioner behandlas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att den väcktes. Om medborgaren föreslår en utredning av något slag ska du inte genomföra utredningen i det här skedet. Föreslå bara tillstyrkande eller avstyrkande på förslaget. Utred alltså inte i sak något innan kommunfullmäktige har bifallit förslaget om en utredning och lämnat ett utredningsuppdrag till nämnden. Tillstyrk eller avstyrk förslaget Undvik att slentrianmässigt anse medborgarförslag besvarade. Anses besvarad bör i huvudsak användas om förslag som redan är genomförda, är 8
under utredning eller om nämnden instämmer i förslagets intention men förslaget inte kan bifallas och verkställas i sin helhet. Om medborgarförslaget innehåller förslag i flera delar kan vissa förslag bifallas och vissa förslag avslås. I sådant fall kan också den nämnd som yttrar sig delvis tillstyrka och delvis avstyrka. Då är det viktigt att nämnden är tydlig med vilken del av förslaget nämnden tillstyrker. Information till kommunfullmäktige Styrelse/nämnder ska fortlöpande informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av medborgarförslag. Fullmäktiges presidium ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte är färdigberedda. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut kan beräknas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde under hösten. Beslut bör fattas inom 1 år. Om beredningen inte kan avslutas inom 1 år, skall detta och vad som har framkommit under utredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige har då möjlighet att avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. Utdrag ur Sveriges kommuner och landsting (SKL) Cirkulär 07:42 Förenklad hantering av medborgarförslag: Beslutanderätten får överlåtas till styrelse eller nämnd Av 5 kap. 25 kommunallagen i dess nya lydelse framgår att fullmäktige kan överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärende som väckts genom medborgarförslag utom i fall som anges i 3 kap. 9, dvs. ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. De nya reglerna gör att fullmäktige inledningsvis måste bestämma om ett ärende som väckts genom medborgarförslag ska avgöras av fullmäktige själv, eller om fullmäktige ska 9
överlåta till styrelsen eller en annan berörd nämnd att besluta i ärendet. Enligt förarbetena (prop. 2006/07:24 s. 10) är det inte möjligt att närmare precisera vilka ärenden som bör avgöras var i kommunen eller landstinget. Det kan finnas tillfällen då det är befogat att fullmäktige avgör ärenden som är vardagsnära. Det kan finnas frågor som inte är principiella eller av större vikt men som ändå är av stor politisk betydelse. Därför rekommenderas i propositionen att möjligheten att överlåta beslutanderätten på nämnd används med stor försiktighet. Det anförs också att det är viktigt att kommunicera med förslagsställaren om hur förslaget kommer att beredas i organisationen. Det bör observeras att fullmäktige får överlåta till en nämnd att besluta i ett ärende som väckts genom ett medborgarförslag endast efter beslut i varje enskilt ärende. Fullmäktige kan alltså inte generellt bemyndiga kommunstyrelsen eller annan nämnd att avgöra vissa ärenden som väckts genom medborgarförslag. Vidare ska den nämnd som fått ett medborgarförslag överlämnat till sig fatta ett självständigt beslut i ärendet. Beslutet bereds på samma sätt som nämnden bereder andra nämndärenden. Fullmäktige ska informeras om beslutet. Närvarorätt i nämnd Enligt 6 kap. 19 a kommunallagen i dess nya lydelse får nämnden eller styrelsen besluta att den eller de som har väckt ett medborgarförslag får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna men inte i besluten, förutsatt att fullmäktige har medgett det. Om närvarorätt medges kan förslagsställaren närmare presentera sitt förslag och lämna andra upplysningar som är av intresse för nämnden. Enligt förarbetena kan möjligheten att möta de förtroendevalda bidra till att minska avståndet mellan medborgare och förtroendevalda (prop. s. 14). Förslagsställaren ska kunna tillåtas att närvara även under beslutsfattandet men har naturligtvis 10
inte rätt att delta i själva beslutet genom att t.ex. framställa yrkanden eller få sin mening antecknad i protokollet (prop. s. 19). Beslutet att ge förslagsställaren närvarorätt kan utformas på olika sätt. Styrelsen eller nämnden kan antingen från fall till fall besluta om denna möjlighet eller låta den generellt stå öppen för alla som väckt medborgarförslag. Det bör dock observeras att en nämnds sammanträden måste vara slutna i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka förekommer sekretessbelagda uppgifter, se 6 kap. 19 a tredje stycket kommunallagen. Information från nämnd till fullmäktige Enligt förarbetena är det angeläget att fullmäktige ges en möjlighet till insyn i hur medborgarförslag hanteras i nämnderna (prop. s. 16). I 6 kap. 27 a har därför tagits in en bestämmelse om att fullmäktige ska informeras om vilka beslut som har fattats med anledning av förslagen. Fullmäktige ska även informeras om de ärenden som inte avgjorts inom ettårsfristen. SKL cirkulär 2002:128 om att avskriva medborgarförslag: Liksom för motioner har fullmäktige en skyldighet att besluta i väckta ärenden. Detta gäller även om medborgarförslaget avser myndighetsutövning mot enskild eller frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten. I sistnämnda fall kan det bli fråga om avslagsbeslut efter beredning. Fullmäktige kan dock under vissa förutsättningar i enlighet med 5 kap. 33 KL på samma grunder som gäller för motioner, avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. Liksom för motioner ska medborgarförslag beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att medborgarförslaget väcktes enligt kommunallagen. 33 En motion eller ett medborgarförslag bör beredas så, att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att motionen eller medborgarförslaget väcktes. 11
Om beredningen inte kan avslutas inom denna tid, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva motionen eller medborgarförslaget från vidare handläggning. Lag (2002:249). 12
Mall för avslagsbrev till förslagsställaren: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se Avslag av medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X NN NN-gatan XX Nykvarn Vi har mottagit Ditt medborgarförslag och det är registrerat enligt ovan. Ditt medborgarförslag enligt ovan har avskrivits eller avslagits den XX enligt punkt X nedan i Arbetsordning för kommunfullmäktige och fullmäktigeberedningar. Ett medborgarförslag ska avslås om: 1. det handlar om myndighetsutövning mot enskild eller personärende i övrigt 2. det är rasistiskt, odemokratiskt eller på annat sätt strider mot lag eller författning 3. frågan har behandlats i kommunfullmäktige de senaste fyra åren 4. frågan inte ryms inom den kommunala befogenheten eller behandlar flera olika ämnen i samma förslag Ett medborgarförslag kan avskrivas om: 5. Om beredningen inte kan avslutas inom ett år, skall detta och vad som har kommit fram vid beredningen anmälas till fullmäktige inom samma tid. Fullmäktige får då avskriva medborgarförslaget från vidare handläggning. 13
6. Frågan rör enkel felanmälan eller ren verkställighet av beslut. 7. Vid anonyma medborgarförslag går det inte att bedöma om medborgaren är folkbokförd i kommunen och har rätt att lämna förslag, varför ärendet avskrivs. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se Mall för bekräftelsebrev till förslagsställaren: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se Bekräftelse medborgarförslag NN NN-gatan XX Nykvarn Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Vi har mottagit Ditt medborgarförslag och det är registrerat enligt ovan. Förslaget kommer att anmälas vid kommunfullmäktiges sammanträde den XX där man också kommer att besluta om förslaget ska beslutas av fullmäktige eller av någon nämnd. 14
Därefter överlämnas det till nämnd för utredning och beredning, för att slutligen besvaras vid ett senare kommunfullmäktigesammanträde eller nämndsammanträde. Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning bör medborgarförslag besvaras inom ett år. Du har också möjlighet att presentera ditt medborgarförslag muntligt 5-7 minuter vid kommunfullmäktiges sammanträde innan kommunfullmäktige beslutar om vilken nämnd som ska behandla förslaget. Du får presentera ditt förslag, men inte delta i fullmäktiges efterföljande överläggning. Vi är tacksamma om du meddelar att du vill komma och yttra dig vid sammanträdet, men du får även komma oanmäld. Du kommer att få besked om när besvarandet kommer att ske och en inbjudan. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn 15
Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se 16
Mall för underrättelsebrev innan beslut: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se NN NN-gatan XX Nykvarn Underrättelse om medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Ditt medborgarförslag enligt ovan kommer att besvaras vid kommunfullmäktiges eller nämndens sammanträde den XX. Du har också möjlighet att yttra dig över beslutet från kommunstyrelsen/nämnden innan kommunfullmäktige eller nämnden debatterar förslaget. Detta kan du göra skriftligt minst 10 dagar innan sammanträdet eller muntligt 5-7 minuter vid fullmäktiges sammanträde. Du får presentera ditt förslag, men inte delta i fullmäktiges eller nämndens efterföljande överläggning. Vi är tacksamma om du meddelar att du vill komma och yttra dig vid sammanträdet, men du får även komma oanmäld. Du kommer att få ett protokollsutdrag på kommunfullmäktiges eller nämndens beslut när protokollet är justerat. Bifogat finns tjänsteskrivelsen till ärendet samt utdrag från kommunstyrelsens/nämndens protokoll XX. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. 17
Med vänlig hälsning Effe Östman Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag genom registrator Merja Röntynen Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se 18
Mall för underrättelsebrev efter beslut: Merja Röntynen Registrator Telefon 08-555 010 04 kommun@nykvarn.se NN NN-gatan XX Nykvarn Underrättelse beslut om medborgarförslag Medborgarförslag X Dnr: KS/2016:X Ditt medborgarförslag enligt ovan har besvarats vid kommunfullmäktiges eller nämndens sammanträde den XX. Här kommer expediering av kommunfullmäktiges eller nämndens beslut i ärendet och protokollsutdrag av fullmäktiges beslut. Bifogat finns tjänsteskrivelsen till ärendet samt utdrag från kommunfullmäktiges eller nämndens protokoll XX. Har du några frågor kan du vända dig till Nykvarns kommun. Med vänlig hälsning Effe Östman Kommunfullmäktiges ordförande enligt uppdrag 19
genom kommunsekreterare Mikael Kjelleros-Endrell Nykvarns kommun 155 80 Nykvarn Tfn 08-555 010 04 E-post kommun@nykvarn.se 20