Gemensamt reglemente för nämnder och styrelser i Huddinge kommun

Transkript

1 1 (8) Antaget av kommunfullmäktige och med ändring , 239, , 129 och 130, , 239, , 271, , 155, , 97, , 3, , 12, , 194, , , 158, , 202, samt , 12. Gemensamt reglemente för nämnder och styrelser i Huddinge kommun 1 Nämnds verksamhetsområde Styrelsens/nämnds verksamhetsområde framgår av reglemente eller annat beslut av kommunfullmäktige. Om inget särskilt anges gäller för styrelsen/nämnden vad som anges i detta reglemente. 2 Mandattid Om kommunfullmäktige inte för särskilt fall beslutar annat ska ledamöter och ersättare i nämnd väljas för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år, då val i hela riket av fullmäktige ägt rum. För kommunstyrelsen gäller bestämmelsen i 6 kap 12 kommunallagen (1991:900). 3 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättare väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.

2 2 (8) 4 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. 5 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till styrelsens/nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid nämndens förvaltning. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. 6 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde tjänstgör som ordförande den som har varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem vara ordförande. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 7 Sammanträdesordning Styrelsen/nämnden sammanträder på dag och tid som styrelsen/nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde. Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

3 3 (8) Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet. 8 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident. 9 Ordföranden Det åligger ordföranden att 1. leda styrelsens/nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i styrelsen/ nämnden vid behov är beredda, 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i styrelsen/nämnden, 6. bevaka att styrelsens/nämndens beslut verkställs. Härutöver åligger det styrelsens ordförande att under styrelsen 1. ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, 2. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor,

4 4 (8) 3. främja samverkan mellan styrelsen, kommunens övriga nämnder och fullmäktige samt 4. representera styrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte styrelsen bestämt annat i ett särskilt fall. 10 Presidium Styrelsens/nämndernas presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och i förekommande fall - andre vice ordförande. Viceordföranden/viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 11 Ordningen vid sammanträde Ordföranden ansvarar för ordningen vid sammanträdena. Ordföranden får visa ut den som uppträder störande och inte efter tillsägelse rättar sig. Reglerna i lagen (2010:294) om säkerhetskontroll vid offentliga sammanträden i kommuner och landsting kan bli tillämpliga vid ett kommunalt sammanträde. 12 Yttranderätt m m Rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet ska föreligga för ersättare även då ersättaren inte tjänstgör som ledamot. 13 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Styrelsen/nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot. Om två eller flera ledamöter har fungerat som ordförande under sammanträde, justerar varje ordförande de paragrafer i protokollet som redovisar de delar av förhandlingarna som ordföranden har lett. 14 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

5 5 (8) 15 Delgivning Delgivning med styrelsen/nämnden sker med ordföranden eller med nämndens sekreterare. Nämnden får besluta att delgivning får ske även med annan som nämnden genom särskilt beslut utser. 16 Undertecknande av handlingar Styrelsen/nämnden beslutar (i särskilt ärende) vem som ska underteckna handlingar. 17 Utskott a) Om styrelsen/nämnden inom sig utser ett utskott skall det bestå av lägst tre och högst sju ledamöter med det antal ersättare som nämnden bestämmer. b) Styrelsen/nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om varken ordföranden eller en vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde tjänstgör som ordförande den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem vara ordförande. c) Om ordföranden i utskott på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. d) Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. e) Avgår en ledamot eller en ersättare i utskott, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas. f) Utskott sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst en tredjedel av ledamöterna begär det. g) I fråga om beslutsförhet, jäv, förfarandet vid fattande av beslut, protokollföring, protokolls innehåll och justering samt reservation gäller för utskott vad som sägs i dessa frågor i kommunallagen och i detta reglemente beträffande nämnden. 18 Närvarorätt Kommunalråd får närvara och delta i överläggningarna men inte i besluten vid sammanträden i styrelsen/nämnd inom sitt ansvarsområde även om kommunalrådet inte är ledamot eller ersättare i nämnden. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild.

6 6 (8) Styrelsen/nämnden får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga i den utsträckning som medges i 6 kap. 19 a kommunallagen (1991:900). Då kommunfullmäktige överlåtit till styrelsen eller en annan nämnd att besluta i ärende om medborgarförslag äger styrelsen eller nämnden besluta att den eller de som väckt medborgarförslaget får närvara när nämnden behandlar ärendet och delta i överläggningarna men inte i besluten. Detta gäller med undantag för fall då en nämnds sammanträden ska hållas inom stängda dörrar enligt 6 kap. 19 a tredje stycket kommunallagen. 19 Attest och utanordning Denna paragraf gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Attestarbetet ska utformas enligt kommunstyrelsens instruktioner och på ett sådant sätt att den interna kontrollen inom nämnd är tillräcklig. Attesternas innebörd redovisas i Instruktion för attest och utanordning. Styrelsen/nämnden utser attestanter samt funktioner och/eller personer med rätt att utanordna till betalning samt ersättare för dessa. Den som utser attestanter och utanordnare ansvarar för att dessa har tillräcklig insikt och kunskap för uppgiften. Nämnd svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter och utanordnare. Attestmoment får ej utföras av den som själv skall betala till kommunen och där ta emot transaktionen eller själv ta emot betalning från kommunen. För det fall anställd är leverantör till egen förvaltning inom kommunen får attestmoment ej utföras av den anställdes chef. Detsamma gäller om anställd har ekonomiskt, personligt eller annat intresse hos leverantör till den egna förvaltningen, vilket intresse kan anses utgöra jäv. Attestmoment ska för sådana fall utföras av närmast överordnad till den anställdes chef. För det fall den anställdes chef är förvaltningschef ska sådant attestmoment utföras av nämndordföranden i den nämnd till vilken förvaltningen hör. Styrelsen/nämnden ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i denna paragraf iakttas och att tillämpliga attestmoment utföres. Kommunstyrelsen beslutar om tolkning och tillämpning av denna paragraf och utfärdar instruktioner till övriga nämnder.

7 7 (8) 20 Information och samråd Styrelsen, nämnderna och kommunalråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder. Nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Styrelsen/nämnden beslutar om formerna för samrådet. 21 Information till allmänheten om nämndens egen verksamhet Styrelsen/nämnden ska inom sitt verksamhetsområde svara för att information lämnas till allmänheten om nämndens verksamhet. 22 Regelreformering Styrelsen/nämnden ska inom sitt verksamhetsområde svara för reformering av nämndens regelbestånd. 23 Ansvar för behandling av personuppgifter Styrelsen/nämnden, som bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter, är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (1998:204) och ska förordna om personuppgiftsombud. 24 Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige Styrelsen/nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet. Styrelsen/nämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem i reglemente, genom finansbemyndigande. Styrelsen/nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem har fullgjorts. Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Redovisningen lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar. Nämnderna ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag.

8 8 (8) 25 Utlandsresor för anställda Utlandsresor för anställda beslutas av den nämnd/styrelse till vars förvaltning den anställde hör. 26 Ärenden som väckts genom medborgarförslag Medborgarförslag, där fullmäktige överlåtit till styrelsen/nämnden att fatta beslut, ska om möjligt beredas så att styrelsen/nämnden kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes i fullmäktige. Styrelsen/nämnden ska två gånger per år dels informera fullmäktige om de beslut som fattats i anledning av ett medborgarförslag och dels redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i fullmäktige. Fullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte har avgjorts och när beslut kan förväntas fattas. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. När ett medborgarförslag beretts färdigt och beslut ska fattas, ska förslagsställaren underrättas. 27 Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m. Styrelsen och nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser. Nämnderna ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig. 28 Styrelse/nämnd ansvarar för arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde.