Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175
Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering... 3 Vad ska registreras... 3 Var och i vilket diarium ska ärendet registreras... 4 Särskilt om upphandlingar... 4 Ärendemening... 4 Vem registrerar... 5 Inscanning... 5 Bekräftelse på mottagen handling... 5 Fördelning av post... 5 Förvaring av handlingar... 5 Beredning... 6 Arbetsutskott/presidium... 6 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelsen... 6 Sammanfattning, beslutsunderlag, expediering m.m.... 6 Förslag till beslut... 7 Undertecknande m.m.... 7 Kallelse... 7 Sammanträdeshandlingar, stopptid och utskick... 7 Sammanträde och protokoll... 8 Beslut som skiljer sig från det beredande organets förslag... 8 Anmälan av delegeringsbeslut... 8 Meddelanden... 9 Justering... 9 Beredningsgruppers anteckningar... 10 Beslutsregistrering och expediering... 10 Arkivering/gallring... 10 Organisation... 11 1
Inledning Kommunstyrelsen har ansvar för kommunens övergripande administration. Detta dokument innehåller riktlinjer för hur ärendeflödet i kommunens nämnder/styrelser och förvaltning i normalfallet ska se ut. Målet är att medborgarnas insyn i den kommunala verksamheten ska stärkas samt att effektiviteten och produktiviteten i informations- och ärendehanteringen ska öka. Det är varje nämnds/styrelses ansvar att se till att styrdokumentet följs. Styrdokumentet ska löpande följas upp och utvärderas. Skrivelser och protokoll ska vara enhetliga, lättöverskådliga och lätta att förstå. Alla medarbetare ska använda sig av de mallar som finns i Lex alternativt inlagda i word. Mallarna fyller funktionen av att länka ihop den administrativa delen av ärendeflödet/ ärendeprocessen. Det innebär till exempel att ärenderubriker och sammanfattningar enkelt kan kopieras och följa med i nästa steg i ärendeprocessen. Postöppning Huvudregeln är att all inkommande post, såväl papperspost som e-post och fax ska öppnas så fort som möjligt, d.v.s. samma dag som den kommer in till kommunen. Detta gäller även personadresserad post till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. Syftet är att säkerställa att post som innehåller allmänna handlingar inte blir liggande oöppnad. Avgörande för om posten ska anses som allmän handling är att den kommit in till kommunen, d.v.s. till någon företrädare för kommunen såsom anställd/förtroendevald och att innehållet rör kommunens verksamhet. Observera att även post som sänts hem till en anställd eller förtroendevald anses som inkommen till kommunen om innehållet rör kommunens verksamhet. Varje anställd/ förtroendevald ansvarar för att även denna post blir öppnad och överlämnad för registrering och förvaring. Personadresserad post Personadresserad post får inte öppnas av andra utan medgivande från den som posten ställts till. Varje anställd ska därför lämna ett skriftligt medgivande till att posten kan öppnas av annan på förvaltningen för att allmänna handlingar inte ska bli liggande oöppnade. Detta bör även tillämpas för vissa förtroendevalda, t.ex. kommunalråd, ordförande i nämnder/styrelser för att även deras post ska bli öppnad. 2
E-post Varje tjänsteman ansvarar för att den egna e-posten blir öppnad dagligen. Automatiskt svar ska kopplas in med meddelande om när tjänstemannen återkommer samt att inkommande e-post kommer att vidarebefordras till någon kollega som är på plats. Alternativt kan e-posten vidarebefordras direkt till förvaltningens e-brevlåda eller fullmakt för e-posten lämnas till en kollega. Lösenord får inte lämnas ut till kollegor eller andra. Huvudregeln är att både extern och intern e-ost som kräver svar alltid ska besvaras inom två arbetsdagar. Detta gäller personbal som har dator som arbetsverktyg. För övriga gäller att sådan post ska besvaras inom fem arbetsdagar. Frågor från andra myndigheter ska enligt förvaltningslagen besvaras så snart som möjligt, dock senast inom två arbetsdagar. Registrering Vad ska registreras Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar finns i 5 kap offentlighet- och sekretesslagen (OSL). Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, skrivelser, fax-meddelande, e- post etc.) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder, avdelningar, enheter, förskolor, skolor etc. ska registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar. I avdelningarnas dokumenthanteringsplaner anges vilka handlingar som ska registreras, hur och var de ska förvaras samt de rutiner som gäller för gallring och arkivering. Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de inkommit eller upprättats. Normalt bör dessa handlingar ändå registreras eftersom det ofta finns behov av att på ett effektivt sätt kunna återsöka informationen i dem. Om det är helt klart att handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras, exempel på sådana handlingar är reklam, kursinbjudningar, cirkulär etc. Samma sak gäller även för t ex anteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, m.m. Men om det finns behov av att kunna återsöka informationen i dessa handlingar bör dessa trots allt registreras. Innehåller de inkomna eller upprättade handlingarna hemliga uppgifter ska de registreras. Undantagna från registreringstvånget är handlingar som tillhör personakter inom socialtjänsten samt handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler, dessa behöver inte registreras. 3
Inkommande och utgående post av betydelse för kommunens verksamhet ska registreras på postlistan. Det ska göras för att man på ett enkelt sätt ska kunna söka fram handlingen om någon frågar efter den, eller för att man själv ska veta vad som kommit in och gått ut från kommunen. Vissa av dessa handlingar ska även diarieföras. När handlingen registreras ska följande uppgifter skrivas in: 1. datum när handlingen kom in eller upprättades, 2. från vem handlingen har kommit eller till vem den expedierats, 3. ärenderubrik 4. diarienummer, (löpnummer) när det krävs Innehåller handlingen sekretesskyddade uppgifter ska dessa sekretessmarkeras av registrator eller ansvarig tjänsteman för att inte visas för obehörig personal eller för allmänheten via postlistan etc. Var och i vilket diarium ska ärendet registreras Varje myndighet (nämnd/styrelse) ska ha ett eget diarium med en beteckning som gör att det klart framgår till vilken myndighet diariet hör. Det är viktigt att alla ärenden och handlingar som behandlas av en viss nämnd/styrelse också finns registrerade i den nämndens/styrelsens diarium. Ärenden som ska behandlas både i nämnd och styrelse behandlas under respektive verksamhets diarium. I Lex ska ett samband mellan ärendena registreras av den registrator som sist skapar sitt ärende. Ärendets fullständiga underlag kommer att finnas i kommunstyrelsens diarium, då nämndens protokoll och underlag kommer vara beslutsunderlag i kommunstyrelsen. Särskilt om upphandlingar Alla upphandlingar ska vara registrerade som ett ärende i kommunstyrelsens diarium. Diarienumret är referensnummer för anbudslämnare. Underlagen i upphandlingen ska registreras när de annonseras. Inkomna anbud registreras när protokollet över anbudsöppningen är undertecknat. Upphandlingshandlingar är belagda med sträng sekretess till dess tilldelningsbeslut meddelats. Ärendemening Ärendemeningen ska täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den ska innehålla bra sökord, men inte vara för lång. Ärendemeningen ska kunna fungera som rubrik på tjänsteskrivelser, i kallelser, protokoll etc. och om möjligt följa ärendet under hela ärendeprocessen. 4
Undvik att börja ärendemeningen med ord som beträffande, rörande, angående, förslag m.m. Förkortningar, interna arbetsnamn m.m. bör inte heller användas. Om ärendemeningen behöver kompletteras eller ändras under beredningens gång ska detta göras i samråd mellan handläggare och registrator. Vem registrerar I ärendehanteringssystemet Lex finns möjligheten för handläggarna att själva registrera handlingar i sin löpande handläggning eftersom det är de som bäst kan bedöma vilken information som behöver kunna återsökas. Om handläggaren endast sällan handlägger en ärendetyp kan det vara motiverat att registrator eller motsvarande istället svarar för hela eller delar av registreringen. Denna arbetsfördelning får prövas utifrån vad som är rationellt i det enskilda fallet. Nya ärenden ska skapas av registrator. Inscanning I Lex ska viktiga handlingar som endast finns på papper scannas in. Dessa handlingar liksom andra elektroniskt upprättade dokument såsom e-post, interna tjänsteskrivelser på fil m.m. ska länkas till diariet. Undantaget är sekretessbelagda handlingar i vård- och omsorgsnämndens verksamhet. Bekräftelse på mottagen handling En bekräftelse ska normalt lämnas till avsändaren. Det tillämpas främst för post från enskilda samt föreningar och liknande. Bekräftelsen genereras ur Lex vid registreringen av den inkommande handlingen. Den anpassas för situationen och verksamhetens ändamål. Fördelning av post Fördelningen av post till berörd person ska ske snarast möjligt. Handläggaren m.fl. ska kunna ta del av posten samma dag som den inkommit. Om en handling kommit in till fel avdelning/tjänsteman ska den snarast, efter att den ankomststämplats, överlämnas till den som ska hantera ärendet. Förvaring av handlingar Allmänna handlingar ska förvaras i godkänd arkivlokal eller i brandsäkra skåp. Allmänna handlingar som är hemliga ska förvaras så att inte obehöriga kan ta del av dem. När det gäller 5
diarieförda pappershandlingar ska dessa läggas i akter. Akterna ska normalt förvaras hos registrator eller motsvarande tills de lämnas till arkivet. Utlåning av akter ska registreras i ärendehanteringssystemet. Beredning I alla kommunens brev och skrivelser ska ett enkelt och tydligt språk användas. Det ska klart framgå vem som är avsändare, dennes titel, adress, telefonnummer och e-postadress. Om fakta tillförs ett ärende vid besök eller genom ett telefonsamtal, ska en tjänsteanteckning om detta göras i Lex eller på annat sätt enligt rutin fastställd av respektive verksamhet. Arbetsutskott/presidium En preliminär föredragningslista upprättas inför arbetsutskott/presidium. En tjänsteskrivelse ska normalt kunna överlämnas till ledamöterna vid sammanträdet med förslag till beslut. Ansvarig chef eller tjänsteman föredrar vid behov ärendena. Efter sammanträdet färdigställs beslutsunderlaget/yttrandet. I beredningen är det väsentligt att bl a klargöra vad ärendet handlar om, vilka specifika frågor som nämnden/styrelsen behöver ta ställning till samt eventuella ekonomiska, juridiska eller organisatoriska konsekvenser av det beslut som föreslås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelsen Handläggaren ska upprätta en tjänsteskrivelse som är en del av nämndens/ styrelsens beslutsunderlag. Tjänsteskrivelsen ska vara väl disponerad. Det finns ingen begränsning av antal sidor, men vid stora utredningar (över 10 sidor) kan denna läggas som en bilaga till tjänsteskrivelsen. I dessa fall ska rubriken Ärendet i mallen för tjänsteskrivelsen tas bort. Sammanfattning, beslutsunderlag, expediering m.m. Tjänsteskrivelsen ska ha en rubrik som ska vara densamma som ärenderubriken i diariet. I övrigt ska tjänsteskrivelsen innehålla diarienummer, förslag till beslut, en kort sammanfattning av ärendet, ekonomiska konsekvenser, barnkonsekvensanalys (endast UN) och en sammanställning över till vilka beslutet i ärendet ska expedieras. I tjänsteskrivelsen ska handläggaren också klart ange vilka handlingar som nämnden/ styrelsen ska ha som sitt beslutsunderlag. Dessa delar ska senare kunna kopieras till andra dokument i ärendekedjan såsom kallelser och protokoll. 6
Förslag till beslut Av förslaget ska klart framgå beslutets innebörd i klartext. Formuleringar såsom att nämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag m.m. är därför i princip inte tillåtna. Undantagsvis kan ärendet vara så komplext att en hänvisning till förvaltningens förslag är nödvändig för att man ska kunna förstå beslutets hela vidd. Även i dessa fall bör dock ambitionen vara att det direkt av beslutstexten framgår beslutets huvudsakliga innebörd. Undertecknande m.m. Tjänsteskrivelsen ska efter färdigställande undertecknas av kommunchef och verksamhetschef för ärenden till kommunstyrelsen och verksamhetschef och handläggare för ärenden till övriga nämnder. I undantagsfall får tjänsteskrivelsen skickas ut till nämnden/styrelsen utan att vara undertecknad. Detta för att förhindra att tjänsteskrivelsen blir liggande enbart i avvaktan på undertecknande. Handläggaren ansvarar i sådana fall för att avstämning av innehållet skett med verksamhetschef/ kommunchef. När förutsättning finns ska även elektronisk signatur kunna användas. Kallelse Ordföranden ansvarar för kallelsen. Möte för förberedelse och fastställande av föredragningslista sker enligt de rutiner som varje nämnd/styrelse beslutar. Kallelsen till sammanträdet utgör även föredragningslista. Föredragningslistan ska innehålla rubrik och diarienummer på de ärenden som ska behandlas. Av kallelsen ska även framgå vem som är ordförande respektive sekreterare. Kallelsen behöver inte undertecknas. Sammanträdeshandlingar, stopptid och utskick Sammanträdeshandlingarna ska vara ledamöterna tillhanda senast en vecka före sammanträdet. Den stopptid som bestämts för inlämnande av handlingar ska hållas. Det råder i princip förbud att lämna in handlingar efter denna tidpunkt. Detta för att undvika en dålig beredning och en dyrbar och ineffektiv administration. Den som senare vill få med ett ärende till sammanträdet får vända sig till kommunchefen gällande kommunstyrelsen och till verksamhetschefen för nämnderna, som i samråd med ordföranden kan besluta att handlingarna kan skickas ut i efterhand eller delas ut vid sammanträdet. Detta undantag bör självfallet tillämpas restriktivt. 7
Förvaltningen ska regelbundet se över sina rutiner när det gäller till vilka, utöver ledamöter/ersättare, handlingarna skickas och på vilket sätt detta sker (digital publicering, e- post, internpost eller brev). Handlingar i ärenden som endast anmäls behöver inte skickas ut, utan kan hållas tillgängliga på kommunkontoret och under sammanträdet. Sammanträde och protokoll Ordföranden ansvarar för protokollets utformning. För varje ärende i protokollet ska följande kunna kopieras från tjänsteskrivelsen: 1. ärenderubrik med diarienummer/diarieplanbeteckning 2. förslag till beslut 3. sammanfattning med beredande organens förslag 4. handlingar i ärendet (beslutsunderlag) 5. sammanställning över vem beslut i ärendet ska expedieras till Protokollet ska skrivas i presens. Ledamöter som under sammanträdet anmält att de skriftligen vill reservera sig mot ett beslut bör om möjligt lämna in reservationen i anslutning till sammanträdet. Reservationen ska vara inkommen innan protokollet justeras. Detsamma gäller för särskilda yttranden. Beslut som skiljer sig från det beredande organets förslag Om nämnden/styrelsen inte instämmer i formuleringarna i en tjänsteskrivelse får tjänsteskrivelsen inte ändras. Istället ska nämnden/styrelsen i sådana fall fatta beslut i enlighet med nämndens/styrelsens uppfattning. Anmälan av delegeringsbeslut Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till nämnden/styrelsen. Av protokollet från det sammanträde vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes ska framgå vilka delegeringsbeslut som blivit anmälda. Tiden för överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla. För beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär, t.ex. bygglov, miljötillsyn, m.m. räknas klagotiden från den tidpunkt då den sökande/klagande tagit del av beslutet. 8
Beslut om tilldelningsbeslut i upphandlingar kan överprövas inom 10 dagar från dagen för beslutet. Varje delegeringsbeslut ska kunna härledas. I redovisningen ska finnas en ärendemening/ typbeskrivning, beslutsdatum samt diarienummer eller annat löpnummer. Det ska också finnas en hänvisning till den punkt i delegeringordningen som delegeringsbeslutet grundar sig på. Paragrafen bör avslutas med ett ställningstagande från nämnden/styrelsen om redovisningen kan godkännas. Det är viktigt att känna till att nämnden/styrelsen inte får ompröva ett delegeringsbeslut. Meddelanden Mera omfattande rapporter av typen utvärderingar, rapporteringar i verksamhetsfrågor och uppföljningar av nämndens verksamhet redovisas i separata paragrafer. Om syftet med en anmälning endast är att informera nämndledamöterna om att en viss handling finns, ska handlingen normalt endast göras tillgänglig på postlistan. De handlingar av detta slag som ändå anmäls samlas och finns tillgängliga på sammanträdet. Ordföranden bör noga överväga vilka ärenden som i övrigt ska anmälas till nämnden. Nämnden bör, liksom när det gäller delegeringsbeslut, ta ställning till om redovisningen av meddelanden kan godkännas. Justering Ordföranden meddelar tid och plats för justering av protokollet. Val av justerare och utsedd tid för justering behöver inte protokollföras i särskild paragraf utan antecknas istället på protokollets första sida. Protokollet ska normalt justeras senast 7 dagar efter sammanträdet. Justerarna ska skriva under protokollets första sida samt även signera varje sida i protokollet. Även inlämnade reservationer och särskilda yttranden bör signeras vid justeringen. Vid omedelbar justering av en paragraf ska beslutstexten, innan sammanträdet avslutas, redovisas skriftligt eller om detta inte är möjligt, läsas upp av ordföranden. Om förslaget godkänns, tillfrågas nämnden/styrelsen om paragrafen kan förklaras omedelbart justerad. Beslut om omedelbar justering ska framgå av protokollsparagrafen. Paragrafen ska undertecknas av ordföranden och justeraren/justerarna under eller i omedelbar anslutning till sammanträdet. 9
Kan inte paragrafen justeras samma dag ska den justeras senast påföljande dag. I annat fall kan inte uttrycket omedelbar justering anses uppfyllt. Justeringen ska normalt tillkännages på kommunens anslagstavla samma dag som protokollet justeras. Om justering sker på kvällen kan anslaget sättas upp senast dagen efter. Beredningsgruppers anteckningar I kommunfullmäktiges beredningsgrupper och i andra arbetsgrupperna och kommittéer kan endast enklare anteckningar föras. Ett minimikrav är att det av dessa anteckningar ska framgå vilka som deltagit vid behandlingen av ärendet (både förtroendevalda och övriga) samt närvarotid för de förtroendevalda. Detta för att man i efterhand ska kunna få underlag till utbetalning av arvode. Anteckningarna bör undertecknas av beredningsgruppens ordförande och den som för anteckningarna men behöver i övrigt varken justeras eller anslås på kommunens anslagstavla. Anteckningarna ska lämnas till registrator på kommunkontoret för registrering i ärendehanteringssystemet när de färdigställts. Beslutsregistrering och expediering Beslutet ska registreras i Lex. Beslut ska expedieras till berörda så snart som möjligt efter det att protokollet justerats. Den som expedierar beslutet utgår från den lista som ärendets handläggare upprättat i tjänsteskrivelsen och som även återfinns i protokollet. Till vem eller vilka ärendet har expedierats noteras i Lex, liksom datum för expedieringen. Vid expediering av beslut ska beslutsparagrafen samt vid behov tjänsteskrivelsen expedieras. Beslutet behöver inte bestyrkas/vidimeras om inte mottagaren särskilt krävt det. Förklarande följebrev används inte om det inte är absolut nödvändigt för att mottagaren av beslutet ska förstå varför det översänds. Expediering av beslut inom kommunen sker normalt endast elektroniskt via e-post. Arkivering/gallring Arkivläggning/gallring ska ske enligt gällande dokumenthanteringsplaner. Dessa planer ska regelmässigt ses över av respektive avdelnings registrator i samråd med arkivansvarig. Handläggarna på samhällsbyggnadsavdelningen ansvarar för att akten gallras på material när ärendet ska avslutas. Därefter ska registratorn meddelas att ärendet kan avslutas. I övriga verksamheter gallrar registratorn akterna och avslutar ärendet. 10
Organisation Det är varje nämnds/styrelses ansvar att inom sitt verksamhetsområde regelbundet följa upp och utvärdera att dokument- och ärendehanteringen uppfyller de krav som framgår av detta styrdokument. På varje avdelning/enhet ska finnas särskilt utsedd personal som ska se till att allmänna handlingar liksom övrig relevant information registreras. I detta ansvar ligger också att se till att dokumenthanteringsplaner med gallringsbestämmelser hålls aktuella och tillämpas. Kommunstyrelsen/arkivkommunen ansvarar för att dokument- och ärendehanteringen uppfyller styrdokumentets krav för kommunen som helhet. Kommunstyrelsen/ arkivmyndigheten ska således regelbundet följa upp och utvärdera nämndernas dokument- och ärendehantering och löpande lämna råd och riktlinjer inom det aktuella området. En förutsättning för att kommunstyrelsen/arkivmyndigheten ska kunna fullgöra denna uppgift i praktiken är att det finns särskild utsedd personal på det sätt som framgår ovan. 11