FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61
1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet i kommunens nämnder/styrelser och förvaltningar i normalfallet skall se ut. Målet är att medborgarnas insyn i den kommunala verksamheten skall stärkas samt att effektiviteten och produktiviteten i informations- och ärendehanteringen skall öka. Teknikstöd för den administrativa processen/ ärendehanteringsprocessen kommer att tas fram. Det är varje nämnds/styrelses ansvar att se till att styrdokumentet följs. Styrdokumentet skall löpande följas upp och utvärderas. En utvärderingsplan skall fastställas. Skrivelser och protokoll skall vara enhetliga, lättöverskådliga och lätta att förstå. Alla medarbetare skall använda sig av de mallar som presenteras i styrdokumentet. En målsättning är att mallar för brev, tjänsteskrivelse, kallelse och protokoll skall finns i kommunens ärendehanteringssystem. Mallarna fyller funktionen av att länka ihop den administrativa delen av ärendeflödet/ärendeprocessen. Det innebär till exempel att ärenderubriker och sammanfattningar enkelt kan kopieras och följa med i nästa steg i ärendeprocessen. 2 Postöppning Huvudregeln är att all inkommande post, såväl papperspost som e-post och fax skall öppnas så fort som möjligt, d.v.s. samma dag som den kommer in till myndigheten. Detta gäller även personadresserad post till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. Syftet är att säkerställa att post som innehåller allmänna handlingar inte blir liggande oöppnad. Avgörande för om posten skall anses som allmän handling är att den kommit in till myndigheten, d.v.s. till någon företrädare för myndigheten såsom anställd/förtroendevald och att innehållet rör myndighetens verksamhet. Observera att även post som sänts hem till en anställd eller förtroendevald anses som inkommen till myndigheten om innehållet rör myndighetens verksamhet. Varje anställd/förtroendevald ansvarar för att även denna post blir öppnad och överlämnad för registrering och förvaring. 2.1 Personadresserad post Personadresserad post får inte öppnas av andra utan medgivande från den som posten ställts till. Varje anställd bör därför lämna ett skriftligt medgivande till att posten kan öppnas av någon på nämndservice för att allmänna handlingar inte skall bli liggande oöppnade. Detta bör även tilllämpas för vissa förtroendevalda, t.ex. kommunalråd, ordförande i nämnder/styrelser för att även deras post skall bli öppnad. De som inte lämnar sådant medgivande skall själv ta ansvar för att inkomna handlingar registreras på korrekt sätt.
2 2.2 E-post Varje tjänsteman ansvarar för att den egna e-posten blir öppnad dagligen. När en tjänsteman är frånvarande skall automatiskt svar kopplas in med meddelande om när tjänstemannen återkommer samt att inkommande e- post kommer att vidarebefordras till någon kollega som är på plats. Ett alternativ är att e-posten vidarebefordras direkt till förvaltningens e-brevlåda. Lösenord får inte lämnas ut till kollegor eller andra. 3 Registrering 3.1 Vad skall registreras Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar finns i 15 kap sekretesslagen (SekrL). Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, skrivelser, faxmeddelanden, e-post etc.) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder, avdelningar, enheter, förskolor, skolor etc. skall registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar. I förvaltningens dokumenthanteringsplan anges hur och var handlingar skall förvaras samt de rutiner som gäller för gallring och arkivering. Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de inkommit eller upprättats. Normalt bör dessa handlingar ändå registreras eftersom det ofta finns behov av att på ett effektivt sätt kunna återsöka informationen i dem. Om det är helt klart att handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras, exempel på sådana handlingar är reklam, kursinbjudningar, cirkulär etc. Samma sak gäller även för t ex anteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, m.m. Men om det finns behov av att kunna återsöka informationen i dessa handlingar bör dessa trots allt registreras. Innehåller de inkomna eller upprättade handlingarna hemliga uppgifter skall de registreras. Undantagna från registreringstvånget är handlingar som tillhör personakter inom socialtjänsten samt handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler, dessa behöver inte registreras. Inkommande och utgående post av betydelse för myndighetens verksamhet skall registreras på postlistan. Det skall göras för att man på ett enkelt sätt skall kunna söka fram handlingen om någon frågar efter den, eller för att man själv skall veta vad som kommit in och gått ut från myndigheten. Vissa av dessa handlingar skall även diarieföras.
3 När handlingen registreras skall följande uppgifter skrivas in: 1. datum när handlingen kom in eller upprättades, 2. från vem handlingen har kommit eller till vem den expedierats, 3. ärenderubrik 4. diarienummer, (löpnummer) när det krävs Innehåller handlingen sekretesskyddade uppgifter skall dessa sekretessmarkeras för att inte visas för obehörig personal eller för allmänheten via postlistan etc. 3.2 Var och i vilket diarium skall ärendet registreras Varje myndighet (nämnd/styrelse) skall ha ett eget diarium med en beteckning som gör att det klart framgår till vilken myndighet diariet hör. Det är viktigt att alla ärenden och handlingar som behandlas av en viss nämnd/styrelse också finns registrerade i den nämndens/styrelsens diarium. 3.3 Ärendemening Ärendemeningen skall täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den skall innehålla bra sökord, men inte vara för lång. Ärendemeningen skall kunna fungera som rubrik på tjänsteskrivelser, i kallelser, protokoll etc. och om möjligt följa ärendet under hela ärendeprocessen. Undvik att börja ärendemeningen med ord som beträffande, rörande, angående, förslag m m. Förkortningar, interna arbetsnamn m m bör inte heller användas. Om ärendemeningen behöver kompletteras eller ändras under beredningens gång skall detta göras i samråd mellan handläggare och registrator. 3.4 Vem registrerar Innan utvecklat teknikstöd finns gäller att särskilt utsedd nämndsekreterare vid nämndserviceenheten ansvarar för registreringar i diariet. När det finns ett utvecklat teknikstöd för den administrativa processen finns möjligheten för handläggarna att själva registrera sina ärenden eftersom det är de som bäst kan bedöma vilken information som behöver kunna återsökas. Om handläggaren endast sällan handlägger en ärendetyp kan det vara motiverat att registrator/nämndsekreterare eller motsvarande istället svarar för hela eller delar av registreringen. Denna arbetsfördelning får prövas utifrån vad som är rationellt i det enskilda fallet. 3.5 Inskanning När förvaltningen har ett fungerande ärendehanteringssystem skall viktiga handlingar som endast finns på papper skannas in. Dessa handlingar liksom andra elektroniskt upprättade dokument såsom e-post, interna tjänsteskrivelser på fil m.m. skall länkas till diariet.
4 3.6 Bekräftelse på mottagen handling En bekräftelse skall normalt lämnas till avsändaren. Det tillämpas främst för post från enskilda samt föreningar och liknande. Bekräftelsen genereras ur ärendehanteringssystemet vid registreringen av den inkommande handlingen. Den anpassas för situationen och verksamhetens ändamål. 4 Fördelning av post Fördelningen av post till berörd person skall ske snarast möjligt. Handläggaren m.fl. skall kunna ta del av posten samma dag som den inkommit. Om en handling kommit in till fel avdelning/tjänsteman skall den snarast, efter att den ankomststämplats, överlämnas till den som skall hantera ärendet. 5 Förvaring av handlingar Allmänna handlingar skall förvaras i godkänd arkivlokal eller i brandsäkra skåp. Allmänna handlingar som är hemliga skall förvaras så att inte obehöriga kan ta del av dem. När det gäller diarieförda pappershandlingar skall dessa läggas i akter. Akterna skall normalt förvaras hos registrator på nämndserviceenheten - alternativt ansvarig person på förvaltningen - tills de lämnas till arkivet. I ärendehanteringssystemet skall akternas förvaringsplats registreras. Utlåning av akter skall registreras i ärendehanteringssystemet. 6 Beredning I alla kommunens brev och skrivelser skall ett enkelt och tydligt språk användas. Det skall klart framgå vem som är avsändare, dennes titel, adress, telefonnummer, e-postadress, datum och i förekommande fall diarienummer. Om fakta tillförs ett ärende vid besök eller genom ett telefonsamtal, skall en tjänsteanteckning om detta göras i ärendehanteringssystemet. 6.1 Arbetsutskott/presidium Ett arbetsutskott kallas på samma sätt som en nämnd och föredragningslista skall upprättas. Inför presidiesammanträden upprättas en preliminär föredragningslista. Tjänsteutlåtande med förslag till beslut skall i normalfallet upprättas i samtliga ärenden och finnas med i kallelsen. Vid presidiesammanträden överlämnas tjänsteutlåtanden senast i samband med sammanträdet. Ansvarig chef föredrar vid behov ärendena.
5 I beredningen är det väsentligt att bl a klargöra vad ärendet handlar om, vilka specifika frågor som nämnden/styrelsen behöver ta ställning till samt eventuella ekonomiska, juridiska eller organisatoriska konsekvenser av det beslut som föreslås. 7 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelsen Huvudregeln är att handläggaren skall upprätta en tjänsteskrivelse som kan ligga till grund för nämndens/styrelsens beslut. För att vara så överskådlig som möjligt bör en tjänsteskrivelse inte vara mer än två sidor lång. Om tjänsteskrivelsen blir längre än två sidor bör istället en bilaga till tjänsteskrivelsen användas och den skall sedan sammanfattas i tjänsteskrivelsen. 7.1 Sammanfattning, beslutsunderlag, expediering m.m. Tjänsteskrivelsen skall ha en rubrik som skall vara densamma som ärenderubriken i diariet. I övrigt skall tjänsteskrivelsen innehålla diarienummer, en kort sammanfattning av ärendet, förslag till beslut och en sammanställning över till vilka beslutet i ärendet skall expedieras. I tjänsteskrivelsen skall handläggaren också klart ange vilka handlingar som nämnden/styrelsen skall ha som sitt beslutsunderlag. Dessa delar skall senare kunna kopieras till andra dokument i ärendekedjan såsom kallelser och protokoll. 7.2 Förslag till beslut Av förslaget skall klart framgå beslutets innebörd i klartext. Formuleringar såsom att nämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag m.m. är därför i princip inte tillåtna. Undantagsvis kan ärendet vara så komplext att en hänvisning till förvaltningens förslag är nödvändig för att man skall kunna förstå beslutets hela vidd. Även i dessa fall bör dock ambitionen vara att det direkt av beslutstexten framgår beslutets huvudsakliga innebörd. 7.3 Undertecknande m m Tjänsteskrivelsen skall normalt undertecknas eller signeras av förvaltningschef och handläggare i samband med att den färdigställs. I undantagsfall får tjänsteskrivelsen skickas ut till nämnden/styrelsen utan att vara undertecknad. Detta för att förhindra att tjänsteskrivelsen blir liggande enbart i avvaktan på undertecknande. Handläggaren ansvarar i sådana fall för att avstämning av innehållet skett med förvaltningschef/ kommundirektör.
6 Vid kommunövergripande frågor bör tjänsteskrivelsen undertecknas eller signeras av kommundirektör. När förutsättning finns ska även elektronisk signatur kunna användas. Exempel på tjänsteskrivelse, se bilaga. 8 Kallelse Ordföranden ansvarar för kallelsen. Möte för förberedelse och fastställande av föredragningslista sker enligt de rutiner som varje nämnd/styrelse beslutar. Kallelsen till sammanträdet utgör även föredragningslista. Föredragningslistan skall innehålla rubrik på de ärenden som skall behandlas, diarienummer och bör innehålla en redovisning av de handlingar och annat beslutsunderlag som skickas ut till nämnden/styrelsen. Förslag till beslut redovisas inte i kallelsen utan framgår av tjänsteskrivelsen som biläggs kallelsen. Av kallelsen skall även framgå vem som är ordförande respektive sekreterare. Kallelsen behöver inte undertecknas. 9 Sammanträdeshandlingar, stopptid och utskick Sammanträdeshandlingarna skall vara ledamöterna tillhanda senast en vecka före sammanträdet. Den stopptid som bestämts för inlämnande av handlingar skall hållas. Detta för att upprätthålla en kvalitativt bra beredning och undvika en dyrbar och ineffektiv administration. De ärenden vars handlingar inkommer efter stopptiden behandlas på nästkommande sammanträde. Den som vill få med ett ärende trots att stopptiden passerat får vända sig till kommundirektören eller aktuell förvaltningschef, som i samråd med ordföranden kan besluta att handlingarna kan skickas ut i efterhand eller delas ut vid sammanträdet. Detta undantag bör självfallet tillämpas restriktivt. Förvaltningen skall regelbundet se över sina rutiner när det gäller till vilka, utöver ledamöter/ersättare, handlingarna skickas och på vilket sätt detta sker (e-post, internpost eller brev). Handlingar i ärenden som endast anmäls behöver inte skickas ut, utan kan hållas tillgängliga på kommunkontoret och under sammanträdet. 10 Sammanträde och protokoll Ordföranden ansvarar för protokollets utformning. För varje ärende i protokollet skall följande kunna kopieras från tjänsteskrivelsen: - ärenderubrik med diarienummer/diarieplanbeteckning - sammanfattning med beredande organens förslag
7 - handlingar i ärendet (beslutsunderlag) - förslag till beslut - sammanställning över vem beslut i ärendet skall expedieras till Protokollet skall skrivas i presens. För att undvika missförstånd skall yrkanden lämnas skriftligen i fullmäktige, i nämnderna bör yrkanden lämnas skriftligen. Eventuella reservationer skall anmälas innan sammanträdet klubbas av. Ledamöter som under sammanträdet anmält att de skriftligen vill reservera sig mot ett beslut bör om möjligt lämna in reservationen i anslutning till sammanträdet. Reservationen skall vara inkommen innan protokollet justeras. Detsamma gäller för särskilda yttranden. 10.1 Beslut som skiljer sig från det beredande organets förslag Om nämnden/styrelsen inte instämmer i formuleringarna i en tjänsteskrivelse får tjänsteskrivelsen inte ändras. Istället skall nämnden/styrelsen i sådana fall anta en egen skrivelse som biläggs protokollet och som benämns nämndens/styrelsens yttrande i ärende x. Gäller det mindre ändringar bör dessa antecknas direkt i protokollet. Nämnden/styrelsen kan naturligtvis återremittera ärendet för förnyad handläggning. 10.2 Anmälan av delegeringsbeslut Beslut som fattats av delegat som utsetts av nämnden/styrelsen (vanligen utskott eller förvaltningschef) skall anmälas till nämnden/styrelsen. Av protokollet från det sammanträde vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes skall framgå vilka delegeringsbeslut som blivit anmälda. Tiden för överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegering skall anmälas till den som givit delegationen (vanligtvis förvaltningschef) och behöver inte anmälas till nämnden. Beslut om vidaredelegering skall dock alltid anmälas till nämnden. För beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär, t.ex. bygglov, miljötillsyn, m.m. räknas klagotiden från den tidpunkt då den sökande/ klagande tagit del av beslutet. Varje delegeringsbeslut skall kunna härledas. I redovisningen skall finnas en ärendemening/typbeskrivning, beslutsdatum samt diarienummer eller annat löpnummer. Det skall också finnas en hänvisning till den punkt i delegationsordningen som delegeringsbeslutet grundar sig på. Paragrafen bör avslutas med ett ställningstagande från nämnden/styrelsen om redovisningen kan godkännas. Det är viktigt att känna till att nämnden/ styrelsen inte får ompröva ett delegeringsbeslut.
8 10.3 Meddelanden Mera omfattande rapporter av typen utvärderingar, rapporteringar i verksamhetsfrågor och uppföljningar av nämndens verksamhet redovisas i separata paragrafer. Om syftet med en anmälning endast är att informera nämndledamöterna om att en viss handling finns, skall handlingen normalt endast göras tillgänglig på postlistan. De handlingar av detta slag som ändå anmäls samlas i en pärm som finns tillgänglig på sammanträdet. Ordföranden bör noga överväga vilka ärenden som i övrigt skall anmälas till nämnden, eftersom för många anmälningar i onödan belastar sammanträdena. Nämnden bör, liksom när det gäller delegeringsbeslut, ta ställning till om redovisningen av meddelanden kan godkännas. 10.4 Justering Ordföranden meddelar tid och plats för justering av protokollet. Val av justerare och utsedd tid för justering behöver inte protokollföras i särskild paragraf utan antecknas istället på protokollets första sida. Protokollet skall normalt justeras senast 7 dagar efter sammanträdet. Justerarna skall skriva under protokollets första sida samt även signera varje sida i protokollet. Även inlämnade protokollsbilagor bör signeras vid justeringen. Vid omedelbar justering av en paragraf skall beslutstexten, innan sammanträdet avslutas, redovisas skriftligt. Om förslaget godkänns, tillfrågas nämnden/styrelsen om paragrafen kan förklaras omedelbart justerad. Beslut om omedelbar justering skall framgå av protokollsparagrafen. Paragrafen skall undertecknas av ordföranden och justeraren/justerarna under eller i omedelbar anslutning till sammanträdet. Kan inte paragrafen justeras samma dag skall den justeras senast påföljande dag. I annat fall kan inte uttrycket omedelbar justering anses uppfyllt. Justeringen skall normalt tillkännages på kommunens anslagstavla samma dag som protokollet justeras. Om justering sker på kvällen kan anslaget sättas upp senast dagen efter. 10.5 Beredningsgruppers anteckningar I kommunfullmäktiges beredningsgrupper, andra arbetsgrupper och kommittéer, kan endast enklare anteckningar föras. Ett minimikrav är att det av dessa anteckningar skall framgå vilka som deltagit vid behandlingen av ärendet (både förtroendevalda och övriga) samt närvarotid för de förtroen-
9 devalda. Detta för att man i efterhand ska kunna få underlag till utbetalning av arvode. Anteckningarna bör undertecknas av beredningsgruppens ordförande och den som för protokollet men behöver i övrigt varken justeras eller anslås på kommunens anslagstavla. Anteckningarna skall lämnas till registrator på kommunkontoret för registrering i ärendehanteringssystemet när de färdigställts. 11 Beslutsregistrering och expediering Beslutet skall registreras i ärendehanteringssystemet. Beslut skall expedieras till berörda så snart som möjligt efter det att protokollet justerats. Den som expedierar beslutet utgår från den lista som ärendets handläggare upprättat i tjänsteskrivelsen och som även återfinns i protokollet. Till vem eller vilka ärendet har expedierats noteras i ärendehanteringssystemet, liksom datum för expedieringen. Vid expediering av beslut skall beslutsparagrafen samt vid behov tjänsteskrivelsen expedieras. Beslutet behöver inte bestyrkas/vidimeras om inte mottagaren särskilt krävt det. Missivskrivelser används inte om det inte är absolut nödvändigt för att mottagaren av beslutet skall förstå varför det översänds. Expediering av beslut inom kommunen sker normalt endast elektroniskt via e-post. 12 Arkivering/gallring Det är handläggaren som ansvarar för att meddela nämndservice att ärendet skall avslutas då det inte längre är aktuellt. Handläggaren ansvarar för att akten rensas på onödigt material när ärendet avslutas. Arkivläggning/gallring skall ske enligt gällande dokumenthanteringsplaner. Dessa planer skall regelmässigt ses över i samråd med arkivansvarig. 13 Organisation Det är varje nämnds/styrelses ansvar att inom sitt verksamhetsområde regelbundet följa upp och utvärdera att dokument- och ärendehanteringen uppfyller de krav som framgår av detta styrdokument. Varje avdelning/enhet ansvarar - med hjälp av nämndserviceenheten - för att allmänna handlingar liksom övrig relevant information registreras. I detta ansvar ligger också att se till att dokumenthanteringsplaner med gallringsbestämmelser hålls aktuella och tillämpas.
10 Kommunstyrelsen/arkivmyndigheten ansvarar för att dokument- och ärendehanteringen uppfyller styrdokumentets krav för kommunen som helhet. Kommunstyrelsen/arkivmyndigheten skall således regelbundet följa upp och utvärdera nämndernas dokument- och ärendehantering och löpande lämna råd och riktlinjer inom det aktuella området.
11
12