Styrdokument för den kommunala nämndadministrationen i Älmhults kommun

Transkript

1 Kommunledningsförvaltningen (29) Styrdokument för den kommunala nämndadministrationen i Älmhults kommun Fastställt av kommunfullmäktige

2 Kommunledningsförvaltningen (29) Innehåll 1 Inledning Den kommunala nämndadministrationen Syfte och problemområden Framtid Vidareutveckling Beslut och genomförande Styrdokumentet fastställs av kommunfullmäktige Genomförande Posthantering Inkommande post är oftast allmänna handlingar Postöppning Personadresserad post och e-post till anställda och förtroendevalda Registrering Allmänna handlingar ska registreras Inkomna handlingar Upprättade handlingar Offentliga handlingar Hemliga handlingar (sekretess) Offentliga handlingar av liten betydelse Minnesanteckningar och mötesanteckningar Nämndhandlingar Feladresserade handlingar Ansvar för registrering Vem ska registrera? Uppgifter som ska registreras Hemliga uppgifter (sekretess) Ärendemening Återsökning och klassificering av ärenden Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Förvaring av handlingar Beredning Rollfördelning mellan tjänstemän och förtroendevalda Obligatoriska tjänsteskrivelser Meddelandeärenden Utformning av tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelser och remissvar Inlämning av tjänsteskrivelser samt stopptider... 17

3 Kommunledningsförvaltningen (29) 6 Delegeringsbeslut Delegeringsordning Delegering av enskilda beslut Delegering av brådskande ärenden Vidaredelegering Dokumentation av delegeringsbeslut Registrering av delegeringsbeslut Redovisning av delegeringsbeslut Överklagande av delegeringsbeslut Kallelse Kallelse/föredragningslista till utskott och nämnd Inkallelse av ersättare Sammanträde och protokoll Sammanträdet Fastställande av föredragningslistan och extra ärenden Protokollet När ska protokoll skrivas? Protokollets utformning Övriga rubriker i protokollet Protokollföring av redovisning av delegeringsbeslut Meddelanden och rapporter Justering Omedelbar justering Anslag Beslutsregistrering och expediering Gallring och arkiv Arkivreglemente Dokumenthanteringsplaner Leveranser till kommunarkivet Publicering av nämndhandlingar på internet Språk...29 Bilagor exempel på användning av mallar

4 Kommunledningsförvaltningen (29) 1 Inledning Detta styrdokument för den kommunala nämndadministrationen beskriver principerna för de rutiner som kommunens tjänstemän och förtroendevalda måste följa för att administrationen ska kunna utvecklas och kvalitetssäkras. Styrdokumentet är en generell instruktion för ärendeflödet i kommunens nämnder och förvaltningar. Dokumentet beskriver även hur olika skrivelser, protokoll och andra handlingar i nämndprocessen ska utformas. Målet är att medborgarnas och de förtroendevaldas insyn i den kommunala verksamheten ska stärkas samt att effektiviteten och produktiviteten i informations- och ärendehanteringen ska öka. 1.1 Den kommunala nämndadministrationen Med kommunal nämndadministration menas de administrativa uppgifterna före, under och efter kommunala nämndsammanträdena. Den kommunala nämndadministrationen består av följande huvudområden: posthantering ärenderegistrering beredning upprättande av beslutsunderlag kallelseförfarande sammanträdeshandlingar sammanträdet utskrift av protokoll justering beslutregistrering beslutsexpediering arkivering gallring. Områdena, vart och ett med tillhörande rutiner och juridiska krav, är länkar i en händelsekedja. Varje enskild rutin måste fungera för att den kommunala nämndadministrationen som helhet ska vara effektiv och rättssäker. För att uppnå detta krävs att man organiserar arbetet rationellt och använder lämpliga verktyg som stöd.

5 Kommunledningsförvaltningen (29) 1.2 Syfte och problemområden Nämndadministrationen i Älmhults kommun har i nuläget en del brister som behöver åtgärdas, av juridiska, ekonomiska och praktiska skäl. En del rutiner för administration och handläggning av nämndärenden är bristfälliga, sårbara eller ofullständigt utvecklade. Det finns dock goda möjligheter att effektivisera dokument- och ärendehanteringen inom den kommunala nämndadministrationen i Älmhult. Detta styrdokument syftar till att ta vara på möjligheterna och därmed uppnå bättre ordning på kommunens handlingar. Följande är konkreta exempel på problem som styrdokumentet ska bidra till att åtgärda: De olika nämnderna har inte enhetliga rutiner för registrering av handlingar. Registrering av sammanträdeshandlingar inför nämnd- och styrelsesammanträden sker inte konsekvent. Rutinerna för öppnande och hantering av e-post är bristfälliga. Rutinerna för öppnande och hantering av post på papper är ett förbättringsområde. Tjänsteutlåtanden med förslag till beslut i ärenden som handläggs på nämnd- eller styrelsenivå saknas i många ärenden. 1.3 Framtid Framtidsperspektivet, även i en nära framtid, är e-förvaltning. Tanken bakom e-förvaltning är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att ta del av sina rättigheter och ta del av den offentliga servicen. Det handlar bland annat om att erbjuda bättre möjligheter att utföra ärenden via internet, men även utveckling av interna processer för att förbättra den personliga servicen. Införande av rutiner utifrån principer i detta styrdokument kommer inte genast att lösa alla administrativa problem inom kommunorganisationen. Införandet kommer sannolikt inledningsvis att medvetandegöra olika brister. Arbetet är dock ett viktigt steg på vägen mot en modern kommunal förvaltning Vidareutveckling Att fastställa styrdokumentet innebär början inte slutet på ett kontinuerligt utvecklingsarbete för att förbättra kommunens service och interna processer. I framtiden kommer att ställas nya krav och erbjudas nya möjligheter. Därför måste dokumentet regelbundet följas upp och omarbetas. Med allt fler handlingar i enbart digital form ställs krav på att kommunen kan hantera sådana på ett rättssäkert vis, från inkommen handling till (elektronisk) arkivering. Dessutom finns stora potentiella effektivitetsvinster med digital hantering av handlingar.

6 Kommunledningsförvaltningen (29) Digitaliserad ärendehantering medför bland annat att administrationen av den politiska processen kan förbättras och förenklas, till exempel genom elektronisk distribution av underlag till politiska sammanträden. Bland de behov som redan har identifierats för vidareutveckling, men som ligger utanför styrdokumentets nuvarande räckvidd, finns införande av ett kommungemensamt dokument- och ärendehanteringssystem som kan och ska användas av samtliga handläggande tjänstemän kompetenshöjning hos all personal rörande de specifika regler som gäller i kommunal verksamhet, bland annat vad gäller offentlighet och sekretess. Arbetet med att åtgärda dessa behov ingår i utvecklingsprogrammet Medborgaren i fokus, påbörjat 2012, samt i det löpande utvecklingsarbetet. 2 Beslut och genomförande 2.1 Styrdokumentet fastställs av kommunfullmäktige Styrdokumentet avser att reglera sådana rutiner och dokument som är nödvändiga att fastställa på en övergripande nivå. Reglerna gäller all förvaltning och samtliga beslutande politiska organ inom Älmhults kommun. Styrdokumentet fastställs således av kommunfullmäktige. 2.2 Genomförande Det är av yttersta vikt att alla följer de principer och rutiner som läggs fast i styrdokumentet. Enhetlig och lättöverskådlig utformning av handlingar underlättar vid sammanträden och protokollsutskrift. Ett gemensamt och dokumenterat arbetssätt minskar organisationens sårbarhet vid frånvaro. Systematiska avsteg från principerna minskar avsevärt kommunens administrativa effektivitet. En stor del av de principer och rutiner som beskrivs i detta dokument tillämpas redan i Älmhults kommun. Vidare är många av de rutiner som innebär förändringar av nuvarande arbetssätt av sådan art de att kan genomföras omgående. Vissa förändringar tar emellertid av praktiska skäl längre tid att genomföra. Bland annat krävs en utveckling av ärende- och dokumenthanteringsprocessen för att de föreslagna administrativa rutinerna fullt ut ska fungera på ett effektivt sätt.

7 Kommunledningsförvaltningen (29) 3 Posthantering Den första länken i händelsekedjan för den kommunala nämndadministrationen är posthanteringen. 3.1 Inkommande post är oftast allmänna handlingar Handlingar som inkommit till eller upprättats hos kommunens olika nämnder, förvaltningskontor, skolor, särskilda boenden, tekniska enheter med mera är normalt allmänna handlingar. Se vidare om allmänna handlingar i kapitel 4, Registrering. 3.2 Postöppning Enligt offentlighetsprincipen är huvudregeln att kommunen utan dröjsmål ska kunna lämna kopia på all inkommande post, såväl papperspost, e-post som fax, på begäran (undantagna från huvudregeln är givetvis handlingar som omfattas av olika typer av sekretess). Vidare har det blivit allt vanligare att regelrätta ärenden initieras genom inkommande e-postmeddelanden, felhanteringssystem, alternativa registreringsformer eller brev. Det kan handla om anmälningar inom socialtjänstens eller skolans ansvarsområde, miljöbrott, trafikolyckor eller ett meddelande om att någon kommunalteknisk anläggning inte fungerar. Många ärenden av detta slag måste handläggas omedelbart. Därför måste all inkommande post i princip öppnas varje arbetsdag. Även internpost som skickas mellan kommunens olika nämnder räknas som inkommen till den nämnd som tar emot den. Eftersom handläggare och andra berörda helst ska kunna ta del av posten samma dag som den inkommit, måste även fördelningen av post ske snarast möjligt Personadresserad post och e-post till anställda och förtroendevalda Kravet på att utan dröjsmål öppna inkommande post gäller även personadresserad post som är ställd till enskilda tjänstemän och förtroendevalda. Avgörande för om posten ska anses som allmän handling är att den har kommit in till myndigheten, det vill säga till någon anställd eller förtroendevald i myndigheten, samt att innehållet rör myndighetens verksamhet. Även post som sänts hem till en anställd eller förtroendevald anses som inkommen till myndigheten om innehållet rör myndighetens verksamhet. Varje anställd/förtroendevald ansvarar för att sådan post blir öppnad. Post som innehåller privata meddelanden får inte uppsåtligen öppnas av andra än den som meddelandet riktar sig till. Det finns inga givna kriterier för när en försändelse klassas som privat. Om posten är personadresserad kan det vara ett tecken på att den innehåller ett privat meddelande. Det är dock ingen garanti och bör inte vara grund till någon tumregel för om till exempel registrator bör öppna sådan post.

8 Kommunledningsförvaltningen (29) I praktiken är privat post skickad till kommunens adress mycket ovanlig och bör betraktas som ett undantag från huvudregeln om allmän handling. För att vara på den säkra sidan ska varje anställd som normalt tar emot post lämna ett dokumenterat medgivande (fullmakt) att annan personal får öppna personadresserad post vid förhinder för mottagaren och/eller i samband med central postöppning. Medgivandet bör då gälla all post, alltså även sådan som förväntas innehålla hemliga handlingar. Vid behov kan samma ordning tillämpas för de förtroendevalda, till exempel kommunalråd och nämndordföranden, så att inte heller deras post förblir oöppnad. Det finns inga särregler för till exempel e-post eller SMS vid bedömning om inkommen handling ska klassas som allmän handling. Detta innebär i praktiken bland annat att alla anställda och förtroendevalda med e-postadresser måste se till att den egna e-posten öppnas utan dröjsmål, normalt varje arbetsdag. Detta gäller även vid sjukdom, semester eller annan frånvaro. Om anställd/förtroendevald inte personligen kan kontrollera sin e-post dagligen måste man se till att den egna e-posten vidarebefordras eller på annat sätt görs tillgänglig för kollegor så att de kan bedöma om den kan lämnas ut och/eller måste handläggas genast. Det räcker inte med att den som eftersöker e-post hos en anställd får ett automatiskt svarsmeddelande om att personen inte är i tjänst. Det krävs att någon på förvaltningen utan dröjsmål kan plocka fram ett efterfrågat e-postmeddelande om det är en allmän och offentlig handling. Medgivandet om postöppning enligt ovan ska alltså inte begränsas till enbart papperspost. De förtroendevalda, särskilt ordföranden i nämnd eller fullmäktige, får ofta via papperspost eller e-post handlingar från allmänheten som rör den kommunala verksamheten. Sådan post räknas som inkommen allmän handling och ska som huvudregel lämnas in till berört nämndkansli för registrering och vidare handläggning. Detta gäller även post som de förtroendevalda erhållit i förtroende från någon enskild. Det enda undantaget från regeln är när den förtroendevalda får post som endast avser rollen som företrädare för sitt parti. 4 Registrering En väl fungerande nämndadministration förutsätter att handlingar registreras på ett lagligt och i övrigt ändamålsenligt sätt. 4.1 Allmänna handlingar ska registreras Huvudregeln i Älmhults kommun är att allmänna handlingar ska registreras så snart som möjligt efter att de har inkommit eller upprättats. Registreringsplikten gäller oavsett var i organisationen handlingarna kommer in eller upprättas. Detta innebär att kravet på registrering av handlingar är lika starkt för till exempel en förskola som för ett kommunkansli.

9 Kommunledningsförvaltningen (29) Nedan ges en översikt över om, hur och när handlingar av olika skäl blir allmänna, samt vilka olika huvudtyper av allmänna handlingar som finns. Allmän Handling Offentlig handling = insynsrätt Handling Inte allmän handling Hemlig handling = ingen insynsrätt Figur 1 Illustration av indelningen i allmänna, offentliga och hemliga handlingar Inkomna handlingar Inkomna handlingar kan vara både pappershandlingar, till exempel brev och faxmeddelanden, vilka kommer in med posten och elektroniska handlingar, bland annat e-post och SMS, som kommer in via dator, mobiltelefon med mera. Som inkommen handling räknas en handling som kommer från någon utomstående, det vill säga från någon som inte representerar den nämnd som tar emot den. Till utomstående hör exempelvis enskilda personer, andra kommuner och statliga verk, men också annan myndighet i kommunen. Varje nämnd med tillhörande förvaltning räknas som separat myndighet. Därför räknas en handling som sänds från nämndsekreteraren i utbildningsnämnden till nämndsekreteraren i socialnämnden som inkommen till myndigheten socialnämnden Upprättade handlingar En handling klassas som upprättad och därmed allmän när den sänds till någon utomstående (expedieras). De formella kraven på hantering av utgående handlingar är lika höga för inkommande handlingar. Till upprättade handlingar räknas också handlingar som tillhör ärenden. När beslut har fattats i ett ärende och ärendet är avslutat klassas handlingarna i ärendet som allmänna. En handling som varken har kommit in eller sänts till någon utomstående eller tillhör något ärende klassas ändå som upprättad och därmed allmän om handlingen bedöms ha erhållit sin slutgiltiga utformning. Exempel på detta kan vara anteckningar från interna förvaltningsmöten som sekreteraren på mötet upprättar på uppdrag av mötesdeltagarna.

10 Kommunledningsförvaltningen (29) Offentliga handlingar Flertalet allmänna handlingar är offentliga, vilket innebär att var och en har rätt att ta del av deras innehåll. Lagen kräver inte att offentliga handlingar registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de inkommit eller upprättats. Med dagens och framtidens mängder av handlingar och handlingstyper är det dock svårt att utan registrering upprätthålla ordning och återsökbarhet. Därför är huvudregeln i Älmhults kommun att offentliga allmänna handlingar ska registreras Hemliga handlingar (sekretess) En liten del av kommunens allmänna handlingar innehåller uppgifter som kan skada allmänna eller personliga intresse om de offentliggörs. Sådana handlingar kallas hemliga handlingar. När det gäller kommunala handlingar är hemliga uppgifter ofta sådana som rör den personliga integriteten, till exempel känsliga uppgifter kring hälsotillstånd, ekonomi och adress. 1 Bestämmelser kring hemliga handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Allmänna handlingar som är hemliga enligt offentlighets- och sekretesslagen måste registreras. Handlingar som tillhör personakter inom socialtjänsten, LSS samt handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver dock inte registreras. Det är av praktiska skäl lämpligt att man vid registrering av hemliga handlingar hänvisar till den bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen eller annan lag som använts för att konstatera att handlingen innehåller hemliga uppgifter. En sådan hänvisning i sig har dock ingen betydelse för om handlingen enlig lag får lämnas ut Offentliga handlingar av liten betydelse Om det är helt klart att handlingar inte omfattar några uppgifter som skyddas av sekretess och handlingarna även har liten betydelse för verksamheten, måste de inte registreras eller hållas ordnade, även om de räknas som allmänna. Det kan gälla enkla e-postfrågor, eller personalens egna rutinbeskrivningar/lathundar (till exempel på Post-it-lappar) för vissa arbetsmoment. Offentliga handlingar av liten betydelse behöver ofta inte heller bevaras och kan därför gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. I så fall ska de finnas redovisade i kommunens dokumenthanteringsplaner. Om det finns behov av att under en längre tid kunna återsöka informationen i gallringsbara handlingar av liten betydelse kan det ändå finnas anledning att registrera dem. 1 Alla uppgifter om personliga förhållanden behöver dock inte hemlighållas, utan endast uppgifter som enligt offentlighets- och sekretesslagen kan medföra skada eller men för den enskilde.

11 Kommunledningsförvaltningen (29) Minnesanteckningar och mötesanteckningar Minnesanteckningar som inte har expedierats eller arkiverats är enligt tryckfrihetsförordningen inte allmänna handlingar och behöver därför inte registreras. I lagens mening är en minnesanteckning något som har gjorts av politiker eller tjänsteman på myndigheten hör till ett ärende har gjorts enbart som stöd för ärendets beredning, handläggning eller föredragning inte tillför ärendet någon sakuppgift inte har skickats till utomstående. En Powerpoint-presentation som sammanfattar redan tidigare dokumenterade uppgifter och används som stöd i en redovisning är exempel på minnesanteckningar. Mötesanteckningar som skrivs ned vid eller efter ett möte för att skickas ut till deltagarna kan i regel inte betraktas som minnesanteckningar. Det saknar i lagens mening betydelse om man skrivit minnesanteckningar som namn på handlingen Nämndhandlingar Tjänsteskrivelser och annat beslutsunderlag till beslutande organ (normalt nämnder) som utarbetas internt klassas normalt som allmänna handlingar först när organets protokoll justerats. Om sammanträdeshandlingar skickas till massmedia eller andra utomstående inför mötet räknas de dock som expedierade och allmänna långt innan sammanträdet har ägt rum och ska därför enligt huvudregeln registreras senast i samband med att de skickas iväg. Eventuella andra sammanträdeshandlingar som inkommit eller som fått sin slutgiltiga utformning på annat sätt än genom justering ska naturligtvis registreras enligt reglerna för inkomna och upprättade handlingar. Protokoll från beslutande organ är offentliga när de har justerats. Justerade paragrafer registreras i anslutning till de ärenden de behandlar Feladresserade handlingar Om en handling kommit in till fel myndighet/förvaltning/tjänsteman ska den snarast, efter att den ankomststämplats, översändas till den som ska hantera ärendet. Den myndighet som endast vidarebefordrar den feladresserade posten behöver inte registrera handlingarna. 4.2 Ansvar för registrering Den enskilda tjänstemannen eller förtroendevalda har ansvar för att se till att inkomna handlingar registreras, oavsett medium. Samma regler gäller för e- post, SMS, inlägg på sociala medier med mera som för pappershandlingar.

12 Kommunledningsförvaltningen (29) 4.3 Vem ska registrera? Handläggarna är oftast bäst på att bedöma vilken information som behöver kunna återsökas och bör därför själva registrera ärenden och handlingar 2. Den exakta arbetsfördelningen mellan registratorer, nämndsekreterare, handläggare och chefer får dock prövas utifrån vad som är rationellt i de enskilda fallen. 4.4 Uppgifter som ska registreras När en handling registreras ska följande uppgifter skrivas in: 1. datum när handlingen kom in eller upprättades 2. diarienummer 3. från vem handlingen kommit eller till vem den expedierats 4. i korthet vad handlingen rör Hemliga uppgifter (sekretess) Innehåller handlingen sekretesskyddade uppgifter ska punkterna 3 och 4 dock utelämnas eller särskiljas med differentierade behörigheter om dessa annars skulle röja sekretessen. Detta för att registret i övrigt ska kunna visas för allmänheten Ärendemening Ärendemeningen ska täcka ärendets huvudsakliga innehåll. Den ska innehålla bra sökord, men inte vara för lång. Den ska normalt kunna fungera som rubrik till tjänsteskrivelser, kallelser och protokoll. Ord som beträffande, rörande, angående, förslag till bör inte inleda ärendemeningarna, då de inte tillför någon betydelse. 2 Ett argument mot en mer decentraliserad registrering kan vara att det inte är effektivt att dyrbar handläggartid används till registreringsarbete. Invändningen kan vara relevant, men endast under förutsättning att man underlåter att genomföra andra parallella förändringar till stöd för det nya arbetssättet. Idag tillåter inte diariehanteringssystemet, realistiskt sett, decentraliserad registrering. En övergång till decentraliserad registrering förutsätter ett ärendehanteringssystem som handläggarna kan använda även till återsökning av handlingar och ärenden, upprättande av tjänsteskrivelser med mera. Då blir registreringen ett naturligt arbetsmoment i vardagen och ger handläggarna ett effektivt stöd i upprättande, bevakning och återsökning av egna skrivelser och ärenden. Med en sådan ordning minimerar man också den sårbarhet som gäller idag där man på grund av sjukdom eller semester ibland inte kan plocka fram en allmän handling som någon kommuninvånare, journalist, förtroendevald eller tjänsteman efterfrågar. En övergång till en decentraliserad modell kräver självfallet en viss inskolning. Handläggare och annan berörd personal måste ges utbildning i offentlighet och sekretess samt relevant IT-stöd.

13 Kommunledningsförvaltningen (29) Förkortningar och interna arbetsnamn bör också undvikas, eftersom de i allmänhet försvårar för utomstående att förstå vad ärendet handlar om. Om ärendemeningen behöver kompletteras eller ändras under beredningens gång ska detta göras av handläggaren och ansvarig för diariet i samråd Återsökning och klassificering av ärenden I 5 arkivlagen anges att registreringen av allmänna handlingar ska ske med hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. Denna regel hänger naturligtvis samman med att kommunens register (till exempel diariet) ska kunna användas för återsökning av ärenden och handlingar för lång tid framåt kanske århundraden. I detta perspektiv är det bra om ärenden i arkivet kan återsökas utan specifikt IT-stöd. Den som registrerar handlingar i ett ärende ska därför välja ut ett eller flera nyckelord som utmärker handlingen och ärendet och registrera dessa som sökord. En lista på vilka nyckelord som får användas ska finnas. Listan tas fram gemensamt av ansvariga för kommunens diarier. Nyckelorden sorteras alfabetiskt i elektroniska förteckningar som av säkerhetsskäl med jämna mellanrum skrivs ut på papper. Handlingarna i olika ärenden blir därmed sökbara trots att de sorteras kronologiskt i arkivet. En viss standardisering är nödvändig för att detta förfarande ska bli meningsfullt. För att underlätta återsökning av ärenden efter ämnesområde klassificeras ärenden utifrån en så kallad diarieplan där ett nummer motsvarar ett visst ämnesområde Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska varje myndighet, läs nämnd, upprätta en beskrivning som ger information om myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter 3 Utvecklingen mot en mer decentraliserad registrering i en värld med allt fler och allt mer komplexa ärenden inom en föränderlig flora av ämnesområden har inneburit att det blir allt svårare att upprätthålla en god ordning utifrån diarieplanbeteckning. Klassificeringssystemet kommer därför att ses över.

14 Kommunledningsförvaltningen (29) vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten. 4.6 Förvaring av handlingar Allmänna handlingar ska förvaras i arkivlokal eller i brandsäkra skåp. Enligt arkivlagen ska arkiv vara skyddat mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1997:3) bör vara vägledande. Allmänna handlingar som är hemliga ska förvaras så att inte obehöriga kan ta del av dem. När det gäller diarieförda pappershandlingar ska dessa läggas i aktomslag. Akter med pappershandlingar ska normalt förvaras så att registrator har kontroll över vem som kommer åt handlingarna. Utlåning av akter ska undvikas och normalfallet bör vara att inga originalhandlingar finns hos handläggare utan bara kopior. Om utlåning trots allt sker ska lånet och vem som lånat akten registreras i ärendehanteringssystemet. 5 Beredning När inkommande post och annan information har registrerats eller på annat sätt tagits om hand är det dags för nästa steg i nämndadministrationen beredningen. Ett ärende som ska beslutas av nämnd bereds vanligen av utskott bestående av förtroendevalda och därutöver ofta även av tjänstemän. Genomgång av ärenden inför nämndsammanträden bör ske regelbundet, vid lämpliga tidpunkter före varje sammanträde. Vid sådan ärendegenomgång deltar vanligen ordförande, förvaltningschef och nämndsekreterare. Vid ärendegenomgången går man igenom både ärenden som är klara att behandlas politiskt och ärenden som ska remitteras för beredning inför senare sammanträden. 5.1 Rollfördelning mellan tjänstemän och förtroendevalda I ett välutvecklat system för uppföljning och utvärdering av de kommunala verksamheterna kan de förtroendevalda styra genom att fokusera på vad den kommunala verksamheten går ut på; att kontrollera att de kommunala förvaltningarna utför de förtroendevaldas beställningar i form av budget, verksamhetsmål med mera.

15 Kommunledningsförvaltningen (29) Man behöver som förtroendevald inte i samma utsträckning ha kunskap om hur verksamheten genomförs. Sådana bedömningar förväntas tjänstemannen kunna göra utifrån sin professionella kompetens. Konkret innebär detta att nämnderna ska undvika att på sina sammanträden ta upp typiska verkställighetsärenden eller rutinärenden och istället fokusera på ärenden som avser mål och uppföljning av den kommunala verksamheten. 5.2 Obligatoriska tjänsteskrivelser I Älmhults kommun ingår det i beredningsprocessen att tjänstemännen lämnar sina professionella synpunkter i praktiskt taget alla nämndärenden. Synpunkterna ska dokumenteras i form av tjänsteskrivelser, i vilka tjänstemännen redogör för respektive ärende och lämnar förslag på beslut. Huvudregeln är att en tjänsteskrivelse behövs för att ett ärende ska behandlas i utskott eller nämnd. Tjänsteskrivelsen är ett underlag för nämndens beslut och ska dessutom kunna användas som underlag för kallelse, protokoll, beslutsexpediering och arkivering 4. Ytterst hänger rutinen med beslutsförslag i tjänsteskrivelserna samman med rollfördelningen mellan förtroendevalda och tjänstemän. Fördelen med tydliga beslutsförslag i tjänsteskrivelser är att de förtroendevalda får bättre möjlighet att utkräva ansvar av tjänstemännen. Tjänsteskrivelserna är de dokument som förvaltningen har att hålla sig till för att lämna sin syn på ärendena. På motsvarande sätt är protokollen de dokument som de förtroendevalda är hänvisade till för att få sina synpunkter dokumenterade. Sammanfattningsvis innebär tjänsteskrivelser inför nämndsammanträdena bättre och effektivare administration. Ett tydligare beslutsunderlag leder i många fall även till bättre beslut. Ur demokratisk synvinkel motiveras tjänsteskrivelser av de förtroendevaldas möjlighet att i god tid före sammanträdena bereda ärendena i sina respektive partier. 5.3 Meddelandeärenden Det är en typisk tjänstemannauppgift att utifrån de regler som gäller för ansvars- och befogenhetsfördelningen mellan förtroendevalda och tjänstemän välja ut vilken inkommande post som ska meddelas nämnden. Ordföranden bör tillsammans med förvaltningen noga överväga vilka ärenden som i övrigt ska anmälas till nämnden för kännedom, eftersom för många anmälningar i onödan belastar sammanträdena. 4 I ett framtida ärendehanteringssystem kan detta ske mer eller mindre automatiskt.

16 Kommunledningsförvaltningen (29) 5.4 Utformning av tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelser ska upprättas enligt mall. För exempel på obligatorisk mall för tjänsteskrivelse, se bilaga 1. Tjänsteskrivelsen undertecknas av förvaltningschef eller den som denne sätter i sitt ställe samt av handläggare av ärendet. Handläggaren av ett ärende ansvarar för att tjänsteskrivelsen innehåller uppgift om vem som är avsändare, det vill säga namn, befattning, förvaltning eller motsvarande, samt telefonnummer och handläggarens e-postadress en bra rubrik (ärendemening) ärendereferens (diarieserie och diarienummer) en kort sammanfattning av ärendet en förteckning över vilka handlingar som nämnden ska ha som sitt beslutsunderlag förslag till beslut i klartext 5 motivering av beslutsförslag en sammanställning över till vem beslut i ärendet ska expedieras. tjänsteskrivelsens mottagare, normalt den egna nämnden, anges. det ankommer på respektive nämnd/förvaltning att hålla sig uppdaterad på den slutliga beslutsinstansen skrivelsen är undertecknad 5.5 Tjänsteskrivelser och remissvar Huvudregeln med tjänsteskrivelser är att förslag till beslut alltid ska formuleras som huvudsatser i klartext. Vissa ärenden, till exempel remissyttranden, är dock av den karaktären att förvaltningens förslag till beslut inte enbart kan anges i ett antal beslutsmeningar. Det är då möjligt för förvaltningen att i en kompletterande beslutsmening föreslå nämnden att besluta i enlighet med ett visst yttrande. Om nämnden inte instämmer i formuleringarna i ett tjänste- eller remissyttrande får förvaltningens förslag till yttrande inte ändras av nämnden yttrandet från förvaltningen ska finnas kvar i oförändrat skick för att slå vakt 5 Formuleringar såsom att nämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag är därför i princip inte tillåtna. Alla beslut och förslag till beslut ska formuleras i huvudsatser och inte i så kallade att-satser. Undantagsvis kan dock ärendet vara så komplext att en hänvisning till nämndens eller förvaltningens förslag med angivande av dokumentnamn och datum är nödvändigt för att man ska kunna förstå beslutets hela vidd. Även i dessa fall bör dock ambitionen vara att det direkt av beslutstexten framgår beslutets huvudsakliga innebörd.

17 Kommunledningsförvaltningen (29) om rågången mellan de förtroendevaldas ansvar och befogenheter och tjänstemännens ansvar och befogenheter. När förvaltningen lämnat sin tjänsteskrivelse till nämndsekreteraren har man skilt sig ifrån ärendet och överlämnat det för politisk behandling. Nämndens förslag till förändringar av tjänstemännens förslag ska regelmässigt framgå av beslutmeningen i protokollet. Om ändringarna är omfattande kan nämnden anta en egen skrivelse som biläggs protokollet. 5.6 Inlämning av tjänsteskrivelser samt stopptider Tjänsteskrivelser och andra sammanträdeshandlingar ska som regel skickas med kallelsen till nämnden och pressen senast 5 dagar före sammanträdet. 6 För att föredragningslista och kallelse ska hinna sammanställas krävs att ärendet anmäls och tillhörande handlingar (tjänsteskrivelser och annat beslutsunderlag) lämnas till nämndsekreteraren senast 11 dagar före sammanträdet. Det ska i princip råda förbud mot inlämning av handlingar efter denna tidpunkt. En rationell kommunal nämndadministration förutsätter att tidsplanerna respekteras av både förtroendevalda och anställda. Tidplaner förenklar samordningen mellan de olika stegen i nämndprocessen. Om en bestämd ordning tillämpas blir nämndsekreterarens och annan personals arbete effektivare. Mindre arbetstid behöver läggas på att klara ut att reda ut vilka ärenden som är på gång och vilka handlingar de omfattar. Extra utskick av papper kan undvikas. Undantag måste självfallet tillåtas i ett fåtal ärenden. Det kan gälla något enstaka ärende avseende myndighetsutövning mot enskild eller ärende av stor ekonomisk vikt. Nämndsekreteraren ska registrera vid vilket sammanträde som anmält ärende kommer att behandlas, så snart ärendet kan klassas som färdigberett av förvaltningen. Handläggande tjänsteman är ansvarig för att hela ärendet, inklusive alla de handlingar som ska lämnas till nämnden, lämnas in till nämndsekreteraren. Handläggaren ansvarar också för att tjänsteskrivelser finns tillgängliga i elektronisk form för sekreteraren för att underlätta vid protokollsskrivning. Tills vidare är det dock nödvändigt att handläggaren även skickar en undertecknad pappersskrivelse för registrering. Det är angeläget att minimera alla ledtider, särskilt sådana som innebär att handlingarna endast är föremål för teknisk lagring, bearbetning eller distribution. Därför är det viktigt att slå fast att tjänsteskrivelser som distribueras 6 Kommunfullmäktiges handlingar skickas ut senast 11 dagar före sammanträdet. Stoppdatum för handlingar anpassas efter detta.

18 Kommunledningsförvaltningen (29) elektroniskt inte behöver finnas som undertecknade original för att sekreteraren ska ha rätt att sända ut skrivelserna som beslutsunderlag. Handläggaren och sekreteraren i nämnden ansvarar för att den elektroniskt distribuerade handlingen stämmer, eller kommer att stämma, överens med undertecknat original. Tjänsteskrivelsen ska inte bli liggande enbart i avvaktan på undertecknande av till exempel förvaltningschef. Ett krav är dock att tjänsteskrivelserna ska vara undertecknade när sammanträdet börjar. Den som efter fastställd inlämningstid vill få med ett ärende till sammanträdet får vända sig till förvaltningschefen som i undantagsfall kan medge att handläggaren tar kontakt med ordföranden, som i sin tur har att besluta om handlingarna kan skickas ut i efterhand eller delas ut vid sammanträdet. Ordföranden bör självfallet tillämpa denna möjlighet restriktivt. 6 Delegeringsbeslut Enligt kommunallagen får en nämnd uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Endast ärenden som utifrån reglemente faller inom nämndens ansvarsområde kan delegeras. Följande typer av ärenden får dock inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 5. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Delegat träder helt i nämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden i samband med att beslutet redovisas för nämnden. Delegeringsbeslut kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut, men först efter att de redovisats för delegerande nämnd. Av rättssäkerhetsskäl är det därför viktigt att besluten redovisas för nämnd så snart det är möjligt, det vill säga normalt vid närmast följande ordinarie nämndsammanträde. 6.1 Delegeringsordning En förteckning över de grupper av ärenden som en nämnd överlåtit beslutsrätten i kallas delegeringsordning. Av delegeringsordningen ska framgå vem eller vilket utskott som är delegat i en viss typ av ärende. Det får endast finnas en delegat för varje ärendetyp. Ersättare för ordinarie delegat får dock

19 Kommunledningsförvaltningen (29) utses. Delegeringsordningen och eventuella förändringar i denna ska alltid beslutas av nämnden. Nämnden har ansvar för att delegeringsordningen fungerar. Nämnden kan, med eller utan motivering, när som helst återkalla delegerad beslutanderätt. Konstaterar nämnden till exempel i samband med anmälan av delegeringsbeslut att ett beslut är olämpligt eller oriktigt får nämnden återkalla den delegerade beslutanderätten. 6.2 Delegering av enskilda beslut Nämnden kan utöver delegeringsordningen uppdra åt delegat att ta beslut i visst ärende. Sådan delegering sker genom enskilt nämndbeslut. 6.3 Delegering av brådskande ärenden Nämnd får enligt kommunallagen uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Det bör framgå i nämndens delegeringsordning vem som får besluta i brådskande ärenden i annat fall måste beslutsrätten i varje enskilt sådant ärende delegeras av nämnden. 6.4 Vidaredelegering Beslutsrätt som delegerats till förvaltningschef får delegeras vidare till annan tjänsteman i kommunen. Sådan vidaredelegering ska dokumenteras. Beslut som tagits med stöd av vidaredelegering ska enligt lag redovisas för förvaltningschefen. För att förfarandet med delegeringsbeslut ska bli tydligt och genomskinligt bör sådana delegeringsbeslut emellertid även redovisas för nämnden. 6.5 Dokumentation av delegeringsbeslut Delegat som tagit beslut ansvarar för att beslutet dokumenteras och redovisas. Följande ska framgå av dokumentationen av ett delegeringsbeslut: ärendemening eller motsvarande som identifierar ärendet och möjliggör återsökning beslutsmening som beskriver beslutets innebörd diarienummer eller motsvarande vilken nämnd/styrelse som har delegerat beslutsrätten, samt hänvisning till delegationsuppdrag (nämndbeslut eller punkt i delegeringsordning) vem som har fattat beslut med stöd av delegering datum för beslut beslutsfattarens namnteckning eller signatur

20 Kommunledningsförvaltningen (29) Det är oftast tillräckligt att beslutet dokumenteras med de handlingar som dokumenterar ärendet, till exempel ett avtal, förutsatt att ovanstående information tydligt framgår. I annat fall ska en särskild handling upprättas. Eventuellt beslutsunderlag bifogas beslutet. Delegeringsbeslut hålls ordnade efter till exempel ärendetyp, delegat eller datum för att enkelt kunna göras tillgängliga vid redovisning i samband med nämndsammanträde. 6.6 Registrering av delegeringsbeslut Eftersom delegeringsbeslut juridiskt sett är nämndbeslut ska de registreras på samma sätt som nämndbeslut. 6.7 Redovisning av delegeringsbeslut Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas till ansvarig nämnd, det vill säga den nämnd som har utfärdat delegeringen. Även beslut som fattats med stöd av bestämmelserna om vidaredelegering ska anmälas till nämnden. Delegeringen bygger på att nämnden har förtroende för delegaterna. Detta i sin tur förutsätter att delegaten anmäler besluten på ett sätt som ger nämnden tillräcklig insyn i delegeringsbesluten. Nämnden bestämmer själv hur anmälan ska gå till. En långtgående delegering förutsätter en aktiv återrapportering. Detta innebär emellertid inte att nämnderna i detalj bör gå igenom varje delegeringsbeslut. Då går man till viss del miste om den effektivitet i beslutsfattandet som delegeringen syftar till. Vidare finns risk för att nämnden fördjupar sig i detaljer till nackdel för helhetstänkande. Ett i och för sig formellt korrekt sätt för anmälan är att de förtroendevalda i nämnden på eller inför sammanträdet får en lista över vilka delegeringsbeslut som fattats under en viss tidsperiod. Nämnderna bör dock även uppdra åt förvaltningen att, utöver att på sammanträdet presentera en lista med delegeringsbeslut, lämna en muntlig redogörelse över vilka typer av delegeringsbeslut som förekommit och vilka typer av överväganden som då gjorts. Detta gäller särskilt ärenden där förvaltningen bedömer att beslutet i ärendet kan komma att ifrågasättas. Hur redovisning av delegeringsbeslut ska protokollföras beskrivs i kapitel 8, Sammanträde och protokoll. 6.8 Överklagande av delegeringsbeslut Tiden för överklagande av delegeringsbeslut (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering av protokollet från det sammanträde vid vilket delegeringsbeslutet anmäldes gjorts på kommunens anslagstavla. För beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär, till exempel beslut om bygglov eller ekonomiskt bistånd räknas dock klagotiden från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet.

21 Kommunledningsförvaltningen (29) 7 Kallelse Ordföranden ansvarar för kallelse till sammanträde. Av kallelsen ska framgå datum, tid och plats för sammanträdet. Det ska vidare framgå av kallelsen vem som är ordförande respektive sekreterare. Kallelsen behöver inte undertecknas med egenhändig namnteckning. Kallelse till sammanträde utgör även föredragningslista. Den innehåller information om de ärenden som kommer att behandlas på sammanträdet. Tjänsteskrivelser och annat beslutsunderlag bifogas kallelsen. 7.1 Kallelse/föredragningslista till utskott och nämnd Föredragningslistan till utskottssammanträde ska innehålla rubrik på de ärenden som ska behandlas. Rubrikerna hämtas från tjänsteskrivelserna. Till tjänsteskrivelserna bifogas de handlingar och annat beslutsunderlag som redovisas i skrivelserna. Motsvarande ordning ska i stort sett gälla för föredragningslistan inför nämndsammanträdena. Utskottets förslag till beslut framgår av protokollsutdrag som bifogas föredragningslistan, medan förvaltningens förslag framgår av tjänsteskrivelser. Föredragningslistorna till nämndsammanträdena bör ha en gemensam struktur och inledas med följande obligatoriska punkter: 1. upprop 2. val av justerare samt tid och plats för justering 3. fastställande av föredragningslistan 4. strategiska eller andra ärenden ej öppna för allmänheten (om sådana finns) 5. redovisning av delegeringsärenden. Ett exempel på mall för kallelse/föredragningslista finns i bilaga 2. Kallelse med tillhörande handlingar ska skickas ut till alla ordinarie ledamöter och ersättare i den nämnd eller det utskott kallelsen gäller. Alla nämnders och fullmäktiges föredragningslistor ska finnas publicerade på kommunens webbplats senast dagen efter att kallelsen har skickats till ledamöterna. 7.2 Inkallelse av ersättare Ledamot som inte kan närvara vid sammanträde ansvarar för att i så god tid som möjligt anmäla detta till nämndens eller utskottets sekreterare. Sekreteraren kallar sedan ersättare enligt beslutad ordning. Frånvaro från fullmäktiges sammanträde ska föranmälas till kanslienheten.

22 Kommunledningsförvaltningen (29) 8 Sammanträde och protokoll 8.1 Sammanträdet Sammanträdet bör följa ordningen 1. upprop 2. val av justerare samt tid och plats för justering 3. fastställande av föredragningslistan 4. strategiska eller andra ärenden ej öppna för allmänheten (om sådana finns) 5. redovisning av delegeringsärenden 6. ordinarie ärenden 7. extra ärenden 8. meddelanden Fastställande av föredragningslistan och extra ärenden Förändringar av föredragningslistan ska protokollföras i särskild paragraf, liksom eventuella formella beslut kring anmälda ärenden som inte tas upp eller överlämnas för beredning. Om nämnden är enig om att arbeta utifrån den i kallelsen föreslagna föredragningslistan behöver detta inte föras till protokollet. Eventuella extra ärenden bör väckas vid sammanträdets början, vid punkten om föredragningslistans fastställande. Ledamot har dock rätt att, med stöd av kommunallagen, väcka nya ärenden även efter att föredragningslistan har fastställts. Extra ärenden kan i förlängningen äventyra den lokala demokratin, eftersom de förtroendevalda då förhindras att bereda ärenden i sina politiska organisationer. Det är primärt ordförandens uppgift att i samarbete med förvaltningen försöka begränsa antalet extra ärenden. De förtroendevalda bör ta upp frågor som rör den dagliga verksamheten direkt med förvaltningschef eller annan ansvarig tjänsteman. Det är inte lämpligt att vänta till nämndsammanträdet med att föra fram rena verkställighetsfrågor och där initiera dem som formella ärenden. Ordföranden bör alltid föreslå att en verkställighetsfråga, som någon ledamot önskar väcka som extra ärende, överlämnas till chefen för förvaltningen utan formell handläggning i form av beslut i protokoll. När det gäller extra ärenden som inte klassas som ren verkställighet 7 kan nämnden antingen genom majoritetsbeslut besluta att ärendet inte tas upp till behandling, eller besluta att ärendet ska tas upp till behandling och avgöras i sak. Ett tredje alternativ är att nämnden överlämnar ärendet till utskott eller förvaltning för beredning. 7 Detta gäller teoretiskt även för ärenden som kan klassas som ren verkställighet, men sådana ärenden bör nämnden enligt ovanstående resonemang undvika.

23 Kommunledningsförvaltningen (29) 8.2 Protokollet Ordföranden ansvarar för protokollets utformning. I praktiken är dock sekreterarens arbete avgörande för protokollets struktur och läsbarhet. Nedan beskrivs hur protokollet bör se ut När ska protokoll skrivas? Protokoll ska dokumentera fattade beslut i nämnder, fullmäktige och styrelser. Mötesanteckningar från organ som enbart har rådgivande eller beredande funktion, till exempel presidier eller pensionärsråd, omfattas inte av reglerna för protokoll. Nämndernas utskott har i regel delegerad beslutsrätt i vissa frågor. Därmed ska protokoll föras vid utskottssammanträden. Även om ärenden där utskottet endast har beredande funktion formellt sett inte behöver protokollföras ska samtliga ärenden redovisas i protokollet. Detta görs för att det ska bli lättare att förstå vilka ärenden som behandlats på ett sammanträde Protokollets utformning Alla sammanträdesprotokoll i Älmhults kommun ska utformas enligt gemensam mall. Partibeteckning (skrivs med VERSALER, exempelvis C, MP, KD) ska finnas efter de förtroendevaldas namn på protokollets första sida. Se bilaga 3. Protokollet skrivs i möjlig utsträckning i presens. Protokollet i ett sakärende ska till stora delar ha samma struktur som tjänsteskrivelsen i det ärende som behandlas. Varje ärende delas in enligt följande: ärenderubrik sammanfattning beslutsunderlag uppgift om jäv yrkanden beslutsgång omröstningsresultat beslut beslutsmotivering reservationer beslutsexpediering. För varje ärende i protokollet ska följande kunna kopieras från tjänsteskrivelsen: Diarienummer. Ärenderubrik.

24 Kommunledningsförvaltningen (29) Sammanfattning omfattar normalt ungefär en fjärdedels sida. Handläggaren har sammanfattat varför ärendet initierats, vad ärendet i stort sett handlar om och hur ärendet förutsätts handläggas. Beslutsunderlag anges alltid av den som upprättar tjänsteskrivelsen som en förteckning över de handlingar som ska biläggas kallelsen. 8 Beslut formuleras som huvudsats och så långt som möjligt i klartext. Kopieras endast från tjänsteskrivelsen om nämnden beslutar i enlighet med skrivelsens förslag. Beslutsmotivering formuleras som huvudsats och så långt det är möjligt i klartext. Kopieras från tjänsteskrivelsen om nämnden beslutar i enlighet med skrivelsens förslag. 9 Beslutsexpediering anges alltid av den som upprättar tjänsteskrivelsen. Övriga obligatoriska rubriker i protokollet framgår av bifogade mallar och kommenteras närmare nedan Övriga rubriker i protokollet Några andra rubriker som kan förekomma i protokollet beskrivs nedan. Jäv All handläggning hos nämnder regleras av samma jävsregler, oavsett om ärendena handlar om myndighetsutövning eller inte. Den jävige i nämnden får varken delta i handläggningen av det aktuella ärendet eller vara närvarande vid nämndens behandling av ärendet. När någon har varit jävig på sammanträdet ska detta framgå av protokollet, dels genom en notering i närvaroförteckningen om att den jävige varit frånvarande, dels genom en notering i den aktuella paragrafen att den jävige inte har deltagit i handläggningen. Yrkanden, beslutsgång och omröstningsresultat Om inga yrkanden förekommer: Om nämnden fattar beslut i enlighet med förslag från utskott/förvaltning utan att några yrkanden framställts lämnas ingen redovisning över beslutsgången i protokollet. Nämndens beslut redovisas i klartext under rubriken [Nämndens] beslut. Utskottsförslag till beslut redovisas endast genom hänvisning till arbetsutskottet under rubriken Beslutsunderlag. 8 Den som vill ta del av de beredande organens förslag kan göra detta genom hänvisningen i protokollet där arbetsutskottets förslag finns redovisat eller till tjänsteskrivelsen om arbetsutskott saknas. Detta för att minska protokollets omfång och skapa översiktlighet. 9 Vid myndighetsutövning måste avslagsbeslut motiveras. Beslutsmotivering måste göras om besluten kan överklagas enligt förvaltningsbesvär. Motiveringen ska medfölja vid beslutsexpediering. För beslut som kan överklagas enligt kommunallagen behöver skälen dock inte protokollföras och någon beslutsmotivering måste inte lämnas.