Revisionsrapport* Granskning av barnomsorgsdebitering Finspångs kommun December 2009 Markus Zackrisson *connectedthinking
Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Revisionsfråga och syfte...1 1.2 Revisionsmetod...1 2 Granskningsresultat...2 2.1 Rutinbeskrivning...2 2.2 Stickprovskontroll...5 3 Revisionell bedömning och rekommendation...6
1 Inledning Revisorerna i Finspångs kommun har gett Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att göra en översiktlig granskning av barnomsorgsdebiteringen. 1.1 Revisionsfråga och syfte Granskningen ska besvara revisionsfrågan om de inbyggda kontrollerna i kommunens debiteringsrutin är tillförlitlig och säker samt säkerställer en god intern kontroll. Syftet med granskningen är att kontrollera att: samtliga tjänster debiteras underlaget för fakturering baseras på överenskomna villkor och antagna taxor upprättade fakturor överensstämmer med underlag fordringar regleras vid rätt tidpunkt räntedebitering sker i enlighet med kommunens policy kravavgifter uttages i enlighet med kommunens policy 1.2 Revisionsmetod Granskningen har skett genom stickprovsberäkningar av taxa med hjälp av underlag från barnomsorgssystemet Procapita. Jämförelse har sedan skett mot faktisk debitering enligt faktureringslista och fakturor för barnomsorgstjänster i oktober 2008 och april 2009. Intervjuer har skett vid besök samt vid telefonkontakter med barnomsorgsassistenter inom olika skolområden. Vidare har förekomsten av policy-, internkontroll- samt praxisdokument undersökts. 1
2 Granskningsresultat Finspångs kommun har 24 kommunala förskolor, en förskola som drivs av en förening och två som är föräldrakooperativ. Barnomsorgen är uppdelad i sex rektorsområden. Förskoleverksamheten i tätorten är också uppdelad i förskoleområden. I tätorten administrerar förskolans ledningsteam ansökningar till förskolan och familjedaghemmen. I ytterområdet är det respektive rektorsområde. Det finns i hela kommunen 716 barn i förskolor, 62 barn placerade hos dagbarnvårdare och 649 barn i skolbarnsomsorg (uppgifter per 2009-08-25). 2.1 Rutinbeskrivning Ansökan om plats sker hos respektive skolområde inom kommunen och ska ske senast fyra månader före det att plats önskas. Om barnet har två vårdnadshavare bör båda två skriva under anmälan oavsett om de bor tillsammans eller inte. När vårdnadshavare får en plats är denne eller de att anse som platsinnehavare. Plats inom förskoleverksamhet ska erbjudas utan oskäligt dröjsmål. Skriftligt erbjudande om plats ska, enligt kommunens informationsfolder, erhållas senast en månad innan platsen skall tillträdas. Barnet ska så långt det är möjligt erbjudas omsorgsplats i det område föräldrarna önskar. Det är vårdnadshavaren som anmäler behov av plats. Kön till kommunens förskolor ser ut enligt följande: Förskola Antal barn i kö Antal barn i omplaceringskö Förskola Antal barn i kö Antal barn i omplaceringskö Basvägen 5 0 Dunderbacken 6 1 Fasetten 6 3 Skogsgläntan 1 0 Tegelbruket 4 0 Tallbacken 5 0 Ekesjö 3 0 Brenäs 3 0 Lokatten 4 0 Ljusfallshammar 3 0 Kastanjens 4 0 Hårstorp 4 0 Finbo 2 0 Gullvivan 3 0 Björkhagen 5 0 Grynet 2 0 Lekeberga 2 0 Viggestorp 3 5 Ängslyckan 12 4 Hävla (nedlagd) 0 0 Blåklinten 1 0 Idet (tillfällig) 1 0 Tabell 1. Antal barn i kö till kommunens förskolor. 2
Kolumnen antal barn i omplaceringskö är de barn som önskar byta förskola men som i dagsläget har en förskoleplats. Förskolorna Hårstorp, Fasetten, Dunderbacken och Ängslyckan ligger nära nybyggda bostadsområden. Enligt tabellen så är det flest barn i kö till förskolorna i dessa områden. Kommunen har också 18 familjedaghem (9 i Hällestadsområdet och 9 i Finspång). I Hällestad är det fyra barn som står i kö och ett barn som står i omplaceringskö. Familjedaghemmet i Finspång har ett barn i kö och inget barn i omplaceringskö. Totalt sett så står det 84 barn i kö (exkl. barn i omplaceringskö) till kommunens förskolor och familjedaghem. Noterbart är att kommunens kö i slutskedet av år 2009 uteslutande omfattar barn som behöver plats i framtiden. Det finns, i samband med granskningstillfället, således inga barn i kön som behöver plats omgående. Vårdnadshavaren är skyldig att lämna in inkomstanmälan och detta ska göras innan placeringen påbörjats. I det fall inkomstanmälan ej lämnas vid platstillträdes så debiteras maxtaxa till dess att inkomstanmälan inkommer. Begäran av inkomstuppgifter skickas ut till samtliga platsinnehavare en gång om året. Den årliga inkomstförfrågan skickas ut från respektive rektorsområde men samtidigt i hela kommunen. Om vårdnadshavaren på egen begäran vill lämna in inkomstuppgifter så finns blanketten tillgänglig på förskolan, rektorsexpeditionen eller på kommunens hemsida. Skyldigheten att lämna inkomstuppgift gäller alla oavsett om inkomsten har förändrats eller inte. För de som efter begäran inte lämnar in inkomstuppgift kommer kommunen att göra en skälig bedömning av avgiften. Korrigeringar av taxan görs på nästkommande räkning. Det förekommer inte ofta att retroaktiva rättningar av avgiften görs, men kommunen rättar upp till ett år retroaktivt. Är det så att kommunen har gjort fel på något sätt så kräver kommunen inga pengar av vårdnadshavaren om avgiften tidigare har varit för låg. Är det så att vårdnadshavaren har gjort fel och betalat för lite så kan kommunen kräva mellanskillnaden ett år retroaktivt. Avgiftsgrundande inkomst är den sammanlagda bruttoinkomsten i det hushållet som barnet är folkbokfört i. Inga stickprovskontroller sker av inlämnade inkomstuppgifter. Vanligtvis erhålls dock förklaringar till inkomstförändringar av respektive förälder men ibland tycker intervjuad personal att riktigheten kan ifrågasättas. Det finns en tilläggsmodul till det debiteringssystem som kommunen använder där kommunen kan använda uppgifter från Skatteverket och jämföra den med inlämnad inkomstuppgift. Dock anser kommunen att denna typ av kontroll skulle ge mer arbete än pengar. Vi menar dock att det är viktigt att kontrollera inkomstuppgifterna. Vi tror också att en bättre disciplin gällande inlämnande av riktiga inkomstuppgifter uppnås om kontroller sker med ett visst intervall. 3
Enligt uppgift så görs inga kontroller på respektive förskole- och fritidsenhet av att inskrivet barn har betalat. Detta för att personalen inte ska veta hur vårdnadshavarens betalningsdisciplin ser ut. Ca 10 dagar efter förfallodatum skickas påminnelse för obetalda fakturor ut. Ingen dröjsmålsränta debiteras eftersom den funktionen inte fungerar i ekonomisystemet. Dock ska, enligt kommunens finanspolicy, dröjsmålsränta räknas från förfallodatum tills full betalning sker. Kassafunktionen har dock slutgiltig beslutanderätt att kreditera dröjsmålsränta och kravavgifter vid kapitalbelopp under 100 kr. Vid belopp över 100 kr görs en bedömning av gäldenärens betalningsförmåga och själva krediteringen måste dokumenteras och godkännas av ekonomichefen. Krav skickas ut ca 20-25 dagar efter fakturan förfallodatum och efter ytterliggare 10 dagar (d.v.s. 30-35 dagar efter fakturans förfallodatum) skickas ärendet vidare till Intrum Justitia för betalningsföreläggande och verkställighet. Tidsplanen stämmer väl överens med de kravrutiner som finns i beslutade i finanspolicyn. I övrigt så fakturerar kommunen lagstadgade avgifter i kravhanteringen. När en vårdnadshavare har 3 obetalda barnomsorgsfakturor i kundreskontran så blir platsen föremål för en uppsägning. Först för kommunen en dialog mellan rektor och socialpedagog om kommunen ska varsla vårdnadshavaren om uppsägning eftersom det finns vissa fall där kommunen inte får varsla om uppsägning (sociala omständigheter m.m.). Varslet skickas sedan ut skriftligen och kommunen ber vårdnadshavaren att kontakta kommunen i ärendet. Händer det inget inom 10 dagar så går ärendet till beslut om uppsägning. Innan själva uppsägningen är verkställd så har vårdnadshavaren alltid möjlighet att omgående betala den totala skulden eller begära om en amorteringsplan. Bryter vårdnadshavaren en överenskommen amorteringsplan så stängs platsen av omedelbart. Antalet avstängningar sjunker för varje år och i dagsläget är det ca 1-2 ärenden per år. Antalet varsel som skickas ut är ca. 15 st per år. Kommunen är generös och flexibel med anstånd av betalning men i stort så är betalningsdisciplinen enligt kommunen mycket bra. De äldsta inkassofordringar avseende barnomsorg är från början av 80-talet. I övrigt ser debiteringsstatistiken ut enligt följande. Fakturor/månad Påminnelser/månad Krav/år Inkasso/år ca 750 st ca 40 st ca 25-30 st ca 10 st Tabell 2. Debiteringsstatistik avseende barnomsorg. 4
Avgifter inom barnomsorgen debiteras innevarande månad. Filen läses in i Raindance runt den 7-8:e innevarande månad. Fakturorna får fakturadatum den 15:e och de förfaller sedan den siste varje månad. Dataprogrammet Procapita från Tieto används för administration av barnomsorgsavgifter. Faktureringen görs sedan i ekonomisystemet Raindance från Logica. Båda systemet är välkända och används av flera kommuner. Kommunens fakturor skickas elektronisk till Posten ebrev i Stockholm där utskriften sker. Någon kontroll att korrekta fakturor skrivs ut görs inte utan kommunen litar på att filöverföringen till utskriftsföretaget och ekonomisystemet görs korrekt. Dock görs kontroller att totalsumman och antalet fakturor ligger i nivå med tidigare debiteringar. När det gäller dokumenterade instruktioner gällande debiteringen så finns det bara lathundar som beskriver olika moment i hanteringen. Dock arbetar kommunen med en handbok över debiteringsrutiner. Det fanns ingen uppgift om hur långt kommunen har kommit i detta arbete eller när det ska vara klart. Kommunen arbetar också med att upprätta kontrollmoment i internkontrollplanen avseende debitering. Inte heller här fanns det någon uppgift hur långt arbetet hade kommit eller när det ska vara klart. Vårdnadshavarna har i dagsläget ingen möjlighet att administrera sin förskole- eller fritidsplats via kommunens hemsida. Det finns tankar att detta ska kunna göras och för tillfället arbetar kommunen med att ta fram underlag. Dock kan vårdnadshavaren via kommunens hemsida göra en preliminär uträkning av avgiften via ett formulär. Vid placeringar eftersträvar kommunen att det blir ungefär lika många barn i varje grupp. Kommunen försöker också att få en jämn fördelning på flickor och pojkar och försöker se till att barnet får kamrater med från förskolegruppen vid placering inom skolbarnomsorg. 2.2 Stickprovskontroll Kontrollberäkningar av avgifter har gjorts på 22 fakturor. Dessa kontroller visar att taxan i samtliga fall är rätt uträknad. I fyra fall saknades inkomstanmälan från vårdnadshavaren. Varför dessa saknades fanns ingen förklaring till, möjligheten trodde assistenterna att dessa försvann i den omorganisation som gjordes 2008. När det gäller aktualiteten för de inkomstanmälningar som är inlämnade ser det ut enligt följande: Inlämnad 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Antal 1 0 3 1 17 0 Tabell 3. Inlämnade inkomstanmälningar 2004-2009. 5
3 Revisionell bedömning och rekommendation Vi bedömer att rutinerna till stor del är välfungerande och likartade inom förvaltningens skolområden. Utifrån gjorda intervjuer så bedömer vi att rutinerna för att säkerställa att samtliga tjänster debiteras i huvudsak är fungerande. Ett stickprov om 22 fakturadebiteringar har jämförts med underlaget från barnomsorgsprogrammet Procapita och vårdnadshavarnas inkomstanmälningarna. När det gäller inkomstanmälningarna så är det förvånande att alla undersökta inte är uppdaterade under innevarande år. Den äldsta inkomstanmälan är från februari 2004. Enligt riktlinjer ska inkomstförfrågan skickas ut till vårdnadshavaren årligen. Sedan är vårdnadshavaren skyldig att lämna in denna oavsett om inkomsten har förändrats. Denna rutin fungerar således ej på ett tillfredställande vis. För en god intern kontroll bör kommunen göra stickprovskontroller av inlämnade inkomstuppgifter för att säkerställa att dessa är korrekta. Förutom stickprovskontroller så bör också andra kontroller avseende debiteringen finnas med i internkontrollplanen. Vi föreslår att man fortsätter att arbeta aktivt med handboken för debiteringsrutinerna. Denna handbok förstärker en enhetlig hantering och säkerställer även hanteringen om ordinarie debiteringsansvarig är frånvarande av någon anledning. Fortsätt också att arbeta aktivt med internkontrollplanen och komplettera den med kontrollmoment rörande barnomsorgsdebitering. Enligt kommunens finanspolicy ska dröjsmålsränta räknas från förfallodatum tills full betalning sker. Det är märkligt att kommunens ekonomisystem inte kan hantera detta. Det kan också tänkas föreligga någon annan förklaring till bristen. Är det så att dröjsmålsränta används vid debitering av andra kommunala avgifter så betyder ju det att alla kunder inte behandlas lika. Korrekta fakturor skrivs ut? 6