Tjänsteutlåtande

Dnr: 008/2016 Ärende nr: 7 Sid 1 (5) Handläggare: Kristin Norrbom Telefon: 08-7858849 E-post: kristin.norrbom@bostad.stockholm.se Tjänsteutlåtande 2016-05-17 UPPFÖLJNING AV INTERKONTROLLPLANEN TERTIAL 1 2016 FÖRSLAG TILL BESLUT VD föreslår att styrelsen beslutar att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Lena Larsson Daag VD UTLÅTANDE Styrelsen antog den 25 november 2015 internkontrollplan för 2016. Enligt planen ska internkontrollen under året i huvudsak inriktas på följande riskområden. Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten Registrering av kötid mm IT- säkerhet Inköp av varor och tjänster Representation Utbetalningar och ändring av leverantörers fasta data Resultatet av kontrollerna ska redovisas tertialsvis i vissa fall och årsvis i andra fall. Nedanstående redovisning avser utfallet av uppföljningen för tertial 1 2016. Förmedling till bostadskön I det reguljära förmedlingsarbetet kontrolleras varje månad de ärenden där sökande hoppats över på grund av att de inte uppfyller de krav som fastighetsägaren har ställt. Samtliga sådana ärenden dokumenteras med angivande av orsak. 4129 förbigångna Under tertial 1 har 4129 kunder förbigåtts manuellt av handläggare. 631 personer förbigicks eftersom de inte uppfyllde villkoren om inkomstnivå, anställningsform

Sid 2 (5) eller garanterad inkomst framåt i tiden för den aktuella bostaden. 585 kunder blev förbigångna då de hade betalningsanmärkningar och/eller oreglerade skulder och 17 kunder saknade godtagbara referenser från nuvarande eller tidigare boende. 464 kunder deltog inte på visning där så krävdes. 1147 kunder hörde inte av sig till handläggare inom angiven tidsram eller inte inkom med begärda handlingar i tid och blev därav förbigångna. 492 kunder uppfyllde inte villkoren om studier för studentbostad. 527kunder tackade nej till aktuell bostad och var inte längre intresserade vid första kontakt med handläggare efter att visning ägt rum. Vidare blev 100 kunder förbigångna eftersom de inte hade avsikt att använda den aktuella bostaden som permanent boende. Avslutningsvis förbigicks 166 kunder av andra skäl än det som angivits ovan, såsom exempelvis att antalet hushållsmedlemmar överstigit vad som anses vara rimligt i förhållande till bostadens storlek, att kunden inte varit folkbokförd i specifik kommun, att kunden inte haft arbete med pendlingsavstånd till Stockholm eller att kunden inte haft en medsökande vid förmedling av kompiskontrakt där villkoret är att två kunder behöver teckna avtal. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydliganden av dokumentationen. 268 ej godkända av fastighetsägare Varje månad granskas de hyresgästförslag som inte blir godkända av fastighetsägare enligt godkännandekraven. Under tertial 1 var det 268 kunder vars ansökan inte godkändes. 116 kunder fick avslag eftersom de inte uppfyllde fastighetsägarens krav på inkomstnivå, anställningsform eller garanterad inkomst framåt i tiden för den aktuella bostaden. 44 kunder hade betalningsanmärkningar och/eller oreglerade skulder. 36 kunder saknade godtagbara referenser från nuvarande eller tidigare boende. 14 ansökningar avslogs eftersom kunden inte hörde av sig eller int inkom med begärda handlingar i tid. 35 kunder fick avslag då de inte hade avsikt att använda den aktuella bostaden som permanent bostad. 7 kunder uppfyllde inte villkoret om studier. 16 kunder fick avslag med anledning av andra skäl än det som angivits ovan, såsom exempelvis att antalet hushållsmedlemmar överstigit vad som anses vara rimligt i förhållande till bostadens storlek eller att kunden inte haft en medsökande vid förmedling av kompiskontrakt där villkoret är att två kunder behöver teckna avtal. Fastighetsägarna har angivit motiveringar till alla 268 ej godkända ärenden där kunderna inte uppfyllde en eller flera av de angivna kraven i bostadsannonserna. 11 manuell hantering Under tertial 1 har 11 kunder ersatts med bostad som förmedlats manuellt. I dessa fall har kunder blivit felaktigt förbigångna och därför fått ersättningsbostad. 118 avregistrerade bostäder Avregistrerade bostadsannonser som av olika skäl inte blir förmedlade följs upp och kontrolleras för att säkerställa att de återtagits av fastighetsägare.

Sid 3 (5) Internkontroll av dessa ärenden under tertial 1 visar att 118 bostadsannonser avregistrerades. 24 bostadsannonser avregistrerades med anledning av att de var felaktigt registrerade. 10 bostadsannonser avregistrerades då fastighetsägaren meddelat att nuvarande hyresgäst ska bo kvar i den uppsagda bostaden och 18 bostadsannonser avregistrerades med anledning av att bostäderna var i behov av större renoveringar. Resterande 66 bostadsannonser återtogs av fastighetsägaren för eget behov, såsom exempelvis evakuering eller internuthyrning. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydligande av dokumentationen. 15 bostäder förmedlades via Bostadssnabben Genom Bostadssnabben förmedlas bostäderna inte efter kötid utan efter tidpunkt för intresseanmälan. Uppföljning ska ske för att säkerställa att bostäder som annonseras i denna kategori uppfyller kriteriet svårförmedlad. Under tertial 1 förmedlades15 bostäder via Bostadssnabben, samtliga låg utanför Stockholms kommun och bedömdes vara svåruthyrda via bostadskön. 12 av dessa var studentbostäder i Sollentuna som hyrdes ut på korttidsavtal under en termin på grund av kommande blockuthyrning. Två bostäder var korttidskontrakt på Lidingö. En bostad var nyproduktion i Södra staden, Uppsala. Noll avvikande kontraktstyp. En bostad kan ha inskränkande villkor i hyresavtalet som till exempel kort boendetid eller seniorbostäder med begränsningar i bytesrätten och hyrs därför ut med ofullständiga kontrakt. Vid förmedling av dessa ofullständiga kontrakt får kunden behålla sin kötid enligt kö- och förmedlingsreglerna. Varje månad kontrolleras samtliga förmedlingar för att säkerställa att ingen kund som förmedlas en bostad med fullständigt hyresavtal också har kvar sin kötid. Inga avvikelser har iakttagits under tertial 1. Förtursverksamheten Den första granskningspunkten för förtursverksamhet för T1 2016 rör genomgång av att beslut om bifall till förtur följer gällande riktlinjer och praxis. För att beviljas förtur behöver den sökande ha styrkta förtursskäl och helt sakna möjlighet att lösa behovet av bostad på egen hand. Bifall Följande kontrollpunkter finns för att kvalitetssäkra att beslut om bifall ligger inom ramen för verksamheten: 1. Förmedlingshandläggarna går igenom varje ärende som lämnats till förmedling 2. Förturschefen kontrollerar samtliga beslut om bifall varje vecka 3. Ärenden med beslut om bifall lämnas tillsammans med utrednings-pm till Förtursutskottet vid varje sammanträde

Sid 4 (5) Under perioden januari till april 2016 har 64 beslut om bifall fattats varav 63 av handläggare och 1 av förtursutskottet. Samtliga handläggarbeslut har granskats. Vid kontroll av dessa ärenden har information och handlingar som ligger till grund för beslut om bifall funnits och inte föranlett någon åtgärd. Omprövningar Den andra granskningspunkten för förtursverksamheten under året rör genomgång av att beslut i omprövningsärenden där ändring av grundbeslutet skett följer gällande riktlinjer och praxis. Enligt gällande riktlinjer beslutar förturshandläggare i förstagångsprövning eller omprövningsärenden där nya uppgifter har styrkts. Under året har omprövningsärenden där grundbeslutet ändrats kontrollerats. En person har beviljats förtur av handläggare efter inkommen begäran om omprövning. I samtliga ärenden har nya uppgifter lämnats så att ärendena är att jämställa med nya ärenden och kriterierna för förtur enligt riktlinjerna har varit uppfyllda. Förtursutskottet beslutar i omprövningsärenden där nya skäl inte tillkommit. Utskottet fattade beslut i 81 omprövningsärenden under den aktuella perioden. Förtursutskottet beslöt att vidhålla det ursprungliga handläggarbeslutet i 80 ärenden. I ett ärende beviljades förtur. Granskning av detta ärende visar att handläggarnas ursprungliga beslut om avslag har fattats inom riktlinjerna utifrån underlaget vid första beslutstillfället. Förmedlade lägenheter Den tredje granskningspunkten för förtursverksamheten rör kontrollen av att genomförda förmedlingar av förturslägenheter sker i enlighet med förtursbeslut. Under perioden har 58 bostäder förmedlats till personer med beslut om bifall till en bostad. Riktlinjer och rutiner finns för att säkerställa att förmedling sker på ett korrekt sätt. Granskning av samtliga förmedlingsärenden har inte föranlett någon åtgärd. Registrering av kötid mm Kontrollen ska avse om någon vid ny eller ändrad registrering fått längre kötid än vad reglerna medger. Kontrollen går till så att så att listor tas ut på dem som fått längre kötid än ärendets ankomstdatum. Orsaken till den längre kötiden tid till godo - efterforskas i diarier och tidigare ärenden. Efter varje månads utgång kontrolleras de som erhållit längre kötid. Granskningen har skett genom att en utsedd handläggare har kontrollerat en sammanställd lista på alla köande som har fått en ändrad kötid i förhållande till tidigare kötid. Kötider ändrade av denne handläggare har granskats av annan. Gruppchefen för Kundservice har sedan via stickprov kontrollerat att dessas rapporter stämmer överens med bostadsförmedlingens regler och riktlinjer och godkänt granskningsresultatet. Granskningen av årets första tertial har inte givit anledning till åtgärd. Genom införandet av en studentbostadsförmedling tillåts utländska studenter som saknar svenskt personnummer registrera sig i bostadskön med födelsedata samt unik

Sid 5 (5) e-postadress. För att undvika att samma person registrerar fler ärenden ska samtliga bostadsanmälningar med personer som saknar svenskt personnummer granskas varje tertial. I granskningen jämförs dessa personers födelsedata, adressuppgifter samt e-postkonton. Granskningen visar att fyra personer lämnat samma födelsedata och adressuppgifter i fler ärenden än ett ärende. Dessa personer kommer att kontaktas för kontroll av riktigheten i givna uppgifter och säkerställa att kunden endast har ett köärende. IT-säkerhet Obehörigt intrång i bostadsförmedlingens verksamhetssystem kan medföra risk för att data manipuleras eller att uppgifter som borde vara skyddade kan kommas åt av obehöriga. Sådan åtkomst kan innebära allvarliga men för såväl enskild person som för verksamheten. Samtliga IT-system skyddas därför av ett behörighetssystem och tillämpningen av detta granskas. Sedan övergången till Volvo IT administreras användarkonton via personalsystemet E-companion, och tillgängligheten styrs av att en person finns med som aktiv i lönesystemet. På så sätt sköts avregistreringen av personer som slutat kontinuerligt och någon särskild kontroll bedöms därför inte längre motiverad. För konsulter som anlitas och behöver tillgång till systemen gäller en annan rutin. Dessas behörigheter stängs av när uppdraget åt bostadsförmedlingen upphör. Detta granskas månadsvis och för tertial 1 har inga avvikelser påträffats. SLUT