Egenlärarens MinPlan-guide (01/2015) Innehåll 1 Viktiga flikar för egenläraren... 2 1.1 Fliken Egenlärarens studenter... 2 1.1.1 Underfliken Egenlärarens studenter... 2 1.1.2 Underfliken Egenlärarens granskningar... 2 1.2 Fliken Studieplaner... 3 1.3 Fliken Sök studerande... 3 2 Formell granskning... 4 2.1 Utföra granskning... 4 2.1.1 Att tänka på vid granskning av studieplan... 6 2.1.2 Problem vid granskningen... 6 2.3 Begära utlåtande... 7 2.4 Godkänna studieplanen... 8 3 Kommunikation med studenterna om studieplanen... 8 3.1 Begäran om rådgivning... 8 3.2 Fritextrutan i studieplanen... 9 3.3 Skicka meddelande... 9 3.4 E-postadresser i Excel... 9 Snabb introduktion i granskningen av studieplaner: Det finns e-guide för egenlärarens granskning av studieplanen på www.abo.fi/stodenhet/minplan Se även e-guider för uppgörande av studieplan på www.abo.fi/student/minplanmanualer
1 Viktiga flikar för egenläraren De flikar som berör rådgivningen av studenterna är Egenlärarens studenter och Studieplaner. 1.1 Fliken Egenlärarens studenter 1.1.1 Underfliken Egenlärarens studenter Fliken Egenlärarens studenter innehåller dina egna studerande, men de syns endast där när de är närvaroanmälda, på studentutbyte eller har angett övrig frånvaro med giltig orsak (ex. militärtjänst). Avbrytare och icke-närvaroanmälda syns inte. 1.1.2 Underfliken Egenlärarens granskningar Denna flik används då man granskar en studerandes studieplan, eftersom man här kommer åt studentens studieplan, kan ge kommentarer och kan skicka studieplanen tillbaka för komplettering eller vidare för kommentarer av andra, samt godkänna planen. Alla studieplaner som har kommit in till egenläraren för granskning hittas under underfliken Egenlärarens granskningar. I listan ser man datum för när granskningen har inletts, vilken student det är frågan om och hurdan granskning det handlar om. Egenläraren kan öppna sina egenstuderandes officiella och aktiva studieplaner. Egenläraren har läsrättigheter till studieplanerna och kommer förutom själva studieplanen också åt att titta på studentens meddelade frånvaro, den planerade arbetsbördan, samt studieplanernas granskningshistoria. 2
1.2 Fliken Studieplaner Under fliken Studieplaner hittar egenläraren sina egenstuderandes alla studieplaner (inte studieplansutkast). Under Egenlärarens studenter kommer man däremot endast åt egenstuderandenas senaste godkända studieplan (s.k. officiella studieplan) och deras aktiva studieplan (dvs. den som de har satt som studieplan och bearbetar). 1.3 Fliken Sök studerande Via Sök studerande kan man söka bland hela akademins studerande, och där kan man söka fram studerande med olika sökkriterier. Alla typer av studerande hittas den här vägen (t.ex. även de som inte är närvaroanmälda). Man kan nu också söka på matrikelnummer. 3
2 Formell granskning Formell granskning innebär att studieplaner skickas in för granskning för terminsanmälan. Dessa studieplaner ska godkännas och blir då studenternas officiella studieplaner som arkiveras. 2.1 Utföra granskning Granskningen påbörjas genom att man i fliken Egenlärarens studenter / underfliken Egenlärarens granskningar klickar på [Granska] i Funktion-kolumnen för en viss student. Då visas information om studenten i fråga och om granskningen. 4
Den studieplan som ska granskas får man fram genom att välja Öppna studieplaner i balken till vänster: Då kommer man till en översikt över studentens studieplaner och kan öppna den plan som ska granskas: Klicka på studieplanens namn för att öppna den För att komma tillbaka till granskningsskedet för att ge utlåtande klickar man på Granska studieplan som finns i grå balken strax under flikarna När det gäller granskning för terminsanmälan finns följande kommandon till förfogande: Returnera för komplettering Lämna in för utlåtande som innebär att studieplanen skickas tillbaka till studenten för komplettering. Skriv in i fältet för kommentarer vad det är som bör kompletteras. som innebär att man begär utlåtande av någon annan namngiven person beträffande studieplanen som granskas. Personen väljs via en sökfunktion innan planen skickas för utlåtande. 5
Klar för godkännande vilket innebär att studieplanen kan godkännas av egenläraren. 2.1.1 Att tänka på vid granskning av studieplan I ett nötskal: Kandidatstudieplanens totalsumma är 180 sp Nästa läsårs kurser bör vara inplanerade och tidsbestämda. Studerandena bör planera in och avlägga ca 60 sp per år, och gärna jämnt fördelade över terminerna, ca 30 sp per termin Godkänn inte en studieplan där kurser lyser rött kräver åtgärd av studerande för att kunna godkännas som officiell studieplan Studeranden har lämnat in sin studieplan inom den tid som institutionen har bestämt. Ur anvisningarna för granskningen: studeranden har i sin plan gjort de val av ämnen, kurser m.m. som programplanen förutsätter och som bör göras inför följande läsår studeranden har en realistisk uppfattning om sin arbetsförmåga vad gäller planerade studier under året studeranden har valt en realistisk tidpunkt för examens avläggande studeranden har framskridit i sina studier i en sådan takt att de planerade studierna under följande läsår och examens planerade avläggande är realistiskt studeranden har bedrivit sådana studier som leder till den examen som studierätten medger studietakten är sådan att studiestöd kan erhållas (45 sp per år) ifall examens avläggande är nära fästs uppmärksamhet vid om examens sammansättning är lämplig för avsedd examen finns det andra omständigheter som motiverar att institutionens eller någon annan rådgivares uppmärksamhet fästs vid studeranden Att tänka på om du kontrollerar en studerandes studieplan i början av åk 1: att studerande har valt rätt kurser för åk 1 att studerande verkar veta hur man anmäler sig till kurser och tenter (ifall kurs- och tentanmälan används) att studerande har inplanerat och tidsbestämt ca 60 sp (avlägg åtminstone huvudämnets grundstudier, språk, allmänna kurser etc.) 2.1.2 Problem vid granskningen De gör studieplan för annan utbildning eller med konstiga biämnen Studenten har kanske för avsikt att söka till annan utbildning kontrollera att den studerande har tagit reda på hur han/hon skall göra för att komma in till den utbildning denna önskar. Be studenten motivera ovanliga val av biämnen. 6
Studenterna lämnar inte in en plan Påminn studenten om att denna bör göra en studieplan för att kunna skriva in sig följande läsår. Framför fördelarna med studieplanen (meningsfullt verktyg eftersom den erbjuder strukturering av obligatorisk och valbart, ämnen och helheter; roligt verktyg när man kan börja följa med hur avklarade prestationer börjar registreras och sålunda inte mera är markerade som planerade utan som avklarade; och vid vissa enheter praktiskt verktyg för att hålla reda på och påminna om kursanmälningar, föreläsningsstarter och tentamina). Studenten kan inte skicka in planen Studieplanen är satt som utkast i st. för studieplan, vilket betyder att studenterna inte hittar rätt granskningstyp. Kontrollera att studenten har satt den önskade studieplanen som aktiv studieplan. Planen är inlämnad för fel typ av granskning Returnera planen och be dem skicka in den på nytt för rätt typ av granskning Studenterna kan inte använda MinPlan Hänvisa till e-guider och textguider (tillgängliga bl.a. via MinPlans Guider -funktion). Uppmuntra dem att delta i institutionens handledning i MinPlan i datorklass Be studerandena komma och besöka egenläraren Kurser syns inte i MinPlan (men kursen syns nog i STURE) Kursen har en ny kurskod kursen har plockats in i MinPlan med den gamla kurskoden Kursen har inte plockats in i studieplanen MinPlan Sp för en kurs syns i MinPlan först dagen efter att de förts in i STURE (sp för en ÖPUkurs syns i MinPlan först efter att de också matats in i STURE) Studier på magisternivå nästa läsår, men ännu inte kandidatexamen En studerande kan endast ha en aktiv studierätt åt gången, vilket betyder att om studenten inte tagit ut sin kandidatexamen i maj har han/hon inte ännu en aktiv studierätt till magistersexamen och kan sålunda inte lämna in en magistersplan för granskning för terminsanmälan, dvs. göra en officiell studieplan för magistersstudier. Rekommendationerna för hur man ska gå tillväga i sådana här fall varierar mellan institutionerna; kontrollera vilket system som används vid din institution. 2.3 Begära utlåtande Egenläraren kan under granskningens gång begära utlåtande om studieplanen av någon annan person. Detta gör man genom att klicka på Lämna in för utlåtande som hittas under Granskningsfunktioner. 7
2.4 Godkänna studieplanen Om studieplanen kan godkännas: o Klicka Klar för godkännande o Välj Egenlärare (ditt namn) som mottagare > Skicka (i vänstra menyn) Länk Godkänn för terminsanmälan kommer fram o Skriv in kommentarer (du kan också skriva kommentarer i föregående skede under Klar för godkännande, men troligen läser studenten de kommentarer som skrivs här i detta sista skede) Klicka för denna = studieplanen godkänd! Om studieplanen inte kan godkännas: o Klicka Returnera för komplettering o Skriv in kommentar o Skicka (i vänstra menyn) 3 Kommunikation med studenterna om studieplanen 3.1 Begäran om rådgivning Studenterna kan skicka sina studieplaner till egenläraren med begäran om rådgivning eller en s.k. frivillig granskning. Studieplaner som skickats till egenläraren med begäran om rådgivning hittas under fliken Egenlärarens studenter / underfliken Egenlärarens granskningar. Efter att granskningen har utförts skickas studieplanen tillbaka till studenten med granskningsfunktionen Ge utlåtande. 8
3.2 Fritextrutan i studieplanen Egenläraren och studeranden kan kommunicera via fritextrutan som finns längst nere i/under själva studieplanen: Även andra än studenten kan skriva i fritextrutan då planen är i granskningsprocessen, men före det kan endast studenten själv skriva kommentarer i rutan. Det är dock inte i denna ruta som egenlärarens formella kommentarer angående granskningen av studieplanen ska skrivas kommentarer gällande granskningen skrivs in i granskningsprocessen, dvs. under fliken Egenlärarens studenter / underfliken Egenlärarens granskningar: 3.3 Skicka meddelande I flikarna Egenlärarens studenter och Sök studerande finns i den vänstra grå balken olika verktyg för att administrera studerande. 3.4 E-postadresser i Excel I vänstra grå balken får man nu även en excel-lista över valda studenter, med efternamn, förnamn, matrikelnummer, e-postadress, utbildningsinriktning. 9