juni 2014 Medicinska sekreterare en översikt

juni 2014 Medicinska sekreterare en översikt

1 Medicinska sekreterare en översikt Vision är fackförbundet som organiserar drygt 168 000 medlemmar som leder, planerar, utvecklar och administrerar välfärden. 28 000 av Visions medlemmar är verksamma inom landstingsverksamheter eller verksamheter som finansieras av landstingen. Av dessa arbetar ca 10 500 som medicinska sekreterare i offentlig regi och 1 400 som medicinska sekreterare i regi. Vision organiserar medicinska sekreterare både i offentlig och regi vilket är en fördel när det gäller att driva gemensamma yrkes- och fackliga frågor. AID-koden 1 Administratör, vård innehåller 15 700 individer (2012). Vad är en medicinsk sekreterare? Kärt barn har många namn brukar det heta och det gäller i allra högsta grad för de medlemmar inom Vision som arbetar med vårdadministration. Yrket har under många år titulerats läkarsekreterare, eftersom yrkesgruppen tidigare var sekreterare hos en läkare. Arbetsuppgifterna ser olika ut över landet och skiljer sig även mellan olika vårdenheter inom ett och samma landsting. Att arbetsuppgifterna för medicinska sekreterare skiftar mellan landsting och mellan olika vårdenheter återspeglas i den rika flora av titlar för vårdadministrativa yrkesgrupper. Basen i en medicinsk sekreterares arbetsuppgifter är att skriva journalanteckningar och utföra annan vårddokumentation. Medicinska sekreterare återfinns främst inom hälso- och sjukvården, men även inom medicinska institutioner och företag inom hälso- och sjukvårdsbranschen. Några återfinns inom kommunerna. Under årens lopp har arbetsuppgifterna förändrats och kan idag omfatta allt förekommande administrativt arbete inom vården, exempelvis tidbokning, inregistrering i kvalitetsregister, DRG-kodning, remisshantering, kassaarbete och service i reception. Men också verksamhets- och utvecklingsadministration, redovisning av kvalitetsregister och statistik. Medicinska sekreterare kan också sköta personaladministration, fakturering, avvikelsehantering, budget. De hanterar de olika datasystem som finns inom hälso- och sjukvård. Vision använder titeln medicinsk sekreterare Efter flera års diskussion om hur yrkesgruppen ska tituleras; läkarsekreterare, medicinsk sekreterare eller vårdadministratör, beslutade Visions yrkesnätverk för medicinska sekreterare att förorda medicinsk sekreterare. 2 Nätverket menar att titeln läkarsekreterare är förlegad och leder tanken fel. Yrkesgruppen består av kvalificerade medarbetare i vården som ingår i ett arbetslag, inte enbart en läkares sekreterare. Att Vision bestämt sig för att förorda titeln medicinsk sekreterare innebär att förbundet i alla sammanhang där yrkesgruppen omnämns (webben, pressmeddelanden, artiklar i Tidningen Vision mm.) använder titeln medicinsk sekreterare. 1 Arbetsidentifikation ett system för gruppering av yrkesgrupper. 2 Beslutet fattades på nätverket för medicinska sekreterare den 10-11 november 2011.

2 Enkätundersökning 2012 En enkätundersökning genomfördes i mars/april 2012. Enkäten mejlades ut till 8 200 läkarsekreterare, medicinska sekreterare och vårdadministratörer. 7 500 av dessa arbetar i offentlig regi och 700 i regi. Den totala svarsfrekvensen blev 57 procent (4 700 svar). Nedan följer ett urval av enkäten/rapporten. Titlar inom offentlig verksamhet Enkätundersökningen visar att bland de offentligt anställda medlemmar som arbetar med vårdadministration så har hälften yrkestiteln läkarsekreterare. 29 procent av medlemmarna har titeln medicinsk sekreterare. Knappt 12 procent har titeln vårdadministratör. Därutöver är det några få procent som antingen har titeln handläggare, 1:e medicinska sekreterare eller 1:e läkarsekreterare. 8 procent uppger att det har en annan yrkestitel. 3 De vanligaste titlarna i denna grupp är teamassistent och teamsekreterare. Vissa titlar i gruppen indikerar även ett ansvar för IT eller ledningsfunktion. Titlar inom verksamhet Bland de anställda är det 53 procent som har yrkestiteln läkarsekreterare. Ca 36 procent uppger att de har titeln medicinsk sekreterare. Ca 4 procent har titeln vårdadministratör och 1,5 procent har titeln 1:e medicinska sekreterare eller läkarsekreterare. 5 procent uppger att de har en annan titel. 4 Yrkestitel Medicinsk sekreterare 36% 29% Läkarsekreterare 53% 50% Vårdadministratör 4% 12% offentlig Övriga 7% 9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 3 Teamsekreterare, medicinsk sekreterare/arbetsledare, teamassistent, avdelningschef/administratör, enhetschef, administrativ koordinatör inriktning IT, administratör vård, receptionist, klinikadministratör, klinikassistent, expeditionschef, Cosmicsamordnare/vårdadministratör, chefsekreterare, medicinsk administratör, kliniksekreterare, läkarsekreterare med ledningsansvar, sektionsledare, administrativ assistent, systemadministratör/medicinsk sekreterare, kanslist, hälso- och sjukvårdssekreterare, DRG-koordinator, verksamhetssekreterare, expeditionsföreståndare, IT-administratör, stabssekreterare, IT-koordinator, avdelningssekreterare/vårdplaneringssekreterare, personaladministratör, administrativ forskningssekreterare, teamledare, administratör, smittskyddssekreterare, IT-läkarsekretare, Lokal IT-administratör och läkarsekreterare, samordnare, väntetidssamordnare, hälso- och sjukvårdsadministratör, IT-ansvarig, administrativ utvecklare. 4 Medicinska sekreterare i regi kallas även: FHV-administratör, medicinsk sekreterare med systemansvar, operationskoordinator, administratör, hälso- och sjukvårdsadministratör, sekreterare, öppen- och slutenvårdskoordinator, ekonomiassistent/läkarsekreterare, läkarsekreterare/administratör, läkarsekreterare/vårdadministratör, VD-sekreterare, administrativ sekreterare, lokalt IT-ansvarig.

3 Utbildningsbakgrund Drygt 11 procent av de offentligt anställda medicinska sekreterarna har högskolebakgrund. Motsvarande siffra för anställda är 9 procent. 50 procent av de anställda har KY/YHutbildning och 45 procent av de offentlig anställda har detta. KY/YH-utbildning är en tvåårig eftergymnasial utbildning med inriktning på vårdadministration. 40 procent av de offentligt anställda och 36 procent av de anställda medicinska sekreterarna har enbart gymnasieutbildning och några få procent av de medicinska sekreterarna har endast grundskoleutbildning. Utbildningsbakgrund Högskola/universitet 9% 11% Kvaificerad yrkesutbildning Gymnasium 51% 46% 36% 40% offentligt Grundskola 4% 3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Myndigheten för yrkeshögskolans yrkesanalys 2012 5 Behovet av yrkeshögskoleutbildningar bedöms dels utifrån arbetslivets efterfrågan på den yrkesroll utbildningen leder till, dels utifrån befintligt utbud av utbildningar. När det gäller utbildning till vårdadministratör bedömer myndigheten att yrkeshögskolan är relevant utbildningsform. Myndigheten bedömer att arbetslivets efterfrågan på vårdadministratörer är stor. Behovet av yrkeshögskoleutbildning till vårdadministratörer bedöms därför vara stort på 3 5 års sikt. Nedan finns Yrkeshögskolan tabell 6 över utbildningar som syftar till yrkesutgången av vårdadministratör, medicinsk sekreterare, läkarsekreterare. År Omgångar Platser med avslut 2013 17 443 2014 18 489 2015 22 599 2016 10 273 2017 1 28 Totalt 68 1832 5 Myndigheten för yrkeshögskolan. Yrkesanalys för vårdadministratörer. Dnr: YH 2012/1410 6 Myndigheten för yrkeshögskolan. Utbildningar till vårdadministratör 346aa

4 Län Omgångar Platser med avslut Dalarna 2 64 Halland 3 80 Jämtland 4 130 Jönköping 3 90 Kalmar 3 60 Skåne 13 324 Stockholm 11 297 Södermanland 4 141 Värmland 4 76 Västmanland 3 81 Västra Götaland 13 354 Örebro 2 60 Östergötland 3 75 Totalt 68 1832 Myndigheten för yrkeshögskolan bedömer också att bristen på medicinska sekreterare är stor inom de närmaste åren med anledning av höga pensionsavgångar inom yrkesgruppen, brist på sökande med relevant utbildning och personalomsättning. Inom tio år förväntas 35 procent av de yrkesverksamma gå i pension. Stora regionala skillnader finns. Medicinsk sekreterare - en trofast yrkesgrupp Bland Visions medlemmar är det många som har arbetat inom yrket medicinsk sekreterare länge. Visions enkät visar att inom offentlig sektor så är det nära 70 procent som har arbetat 10 år eller längre. Siffran är hög även för de anställda medicinska sekreterarna, 63 procent. Medelåldern bland Visions medlemmar med titeln medicinsk sekreterare, läkarsekreterare eller vårdadministratör är hög. Åldersfördelning, medicinska sekreterare, offentlig sektor (Visions medlemar) 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 32,5% 36% 20,0% 17% 15,0% 12% 10,0% 5,0% 0,0% 2,5% 20-29 30-39 40-49 50-59 60- Ålder

5 Åldersfördelning, medicinska sekreterare, sektor (Visions medlemmar) 40,0% 35,0% 30,0% 30% 35,5% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 14% 18% 5,0% 0,0% 2,5% 20-29 30-39 40-49 50-59 60- Ålder

6 Rätt använd kompetens Undersökningar visar att läkare och sjuksköterskor ägnar allt mindre tid till direkt patientkontakt eftersom de tyngs av administrativa arbetsuppgifter, i många fall arbetsuppgifter som professionella vårdadministratörer skulle kunna utföra. En nyligen publicerad rapport från Myndigheten för vårdanalys 7 visar fyra utvecklingsområden som är nära sammankopplade till varandra, för en mer effektiv användning av läkarresursen. De fyra områden är: Prioritera mellan administrativa krav, förbättra IT-stöden, utveckla arbetsfördelningen mellan olika yrkesgrupper och optimera bemanningen utifrån patienternas behov. Varje yrkesgrupp ska göra det de har utbildning för, kompetensen ska användas på rätt sätt. Då kan tid frigöras till patienter. Självklart krävs viss administration av alla yrkesgrupper, men många av de administrativa uppgifter som tidigare sköttes av andra yrkesgrupper utförs i dag av läkare. Många av dessa uppgifter kan överlåtas till annan personal med bibehållen eller högre kvalitet. Medicinska sekreterare anser att de kan och borde överta viss administrativa arbetsuppgifter från vårdpersonal. Vision har i flera år arbetat med, det som vi kallar RAK, rätt använd kompetens. Ett flertal projekt har genomförts i flera av landstingen. Syftet med de olika projekten har, till största delen varit att kartlägga vilka administrativa uppgifter som utförs i vården, av vem och hur mycket tid som går åt till detta. Man har också analyserat kartläggningarna för att utreda om administrationen kan överföras till annan yrkesgrupp eller om viss administration kan utgå. Det har varit svårt att få lyckade projektet/projektanalyser att bli en del av den ordinarie verksamheten. Vision anser att det går för långsamt och för osystematiskt med att överföra arbetsuppgifter mellan läkare, sjuksköterskor och andra yrkesgrupper, detta trots de stora möjligheterna till ökad kvalitet, ökad effektivitet och ökad kostnadseffektivitet. Vision menar det har att göra med kultur, hierarki och tradition. Det är starka professioner inom hälso- och sjukvård som är bekväma och invanda med sina arbetsuppgifter. De är heller inte säkra på att en annan yrkesgrupp kan, förstår och utför uppgifterna lika bra. Eller bättre. Ledningen har heller inte visat intresse eller gett tydligt mandat för att genomföra en överföring av arbetsuppgifter. Myndigheten för vårdanalys drar samma slutsatser i sin rapport som Vision gör. Vårdanalys har identifierat sju orsaker till att överföring av arbetsuppgifter mellan läkare och andra yrkesgrupper sker långsamt, trots att det bedöms finnas en tydlig potential i att se över arbetsfördelningen. De sju orsakerna är: Tradition och vana. Starka professioner som inte vill skifta arbetsuppgifter. Lagstiftning, föreskrifter och/eller regler. Ledningen prioriterar inte frågan. Formell kompetens för en ny arbetsfördelning saknas. IT-systemens utformning och behörighetsstruktur. Ersättningssystemen styr arbetsfördelningen. 7 Myndigheten för vårdanalys. Rapport 2013:9, Ur led är tiden. Fyra utvecklingsområden för en mer effektiv användning av läkares tid och kompetens.

7 Enkätundersökningen bland medicinska sekreterare visar att 47 procent av de svarande som arbetar inom offentlig sektor anser att det på den egna arbetsplatsen finns andra yrkeskategorier som utför arbetsuppgifter som den medicinska sekreteraren normalt skulle ha utfört. Siffran är något lägre för den a sektorn, 45 procent. Finns det på ditt arbete andra yrkeskategorier som utför arbete som du normalt skulle utfört? 45% 55% Nej Ja offentlig 47% 53% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Det är framför allt sjuksköterskor som utför dessa arbetsuppgifter, nära 40 procent, men även läkare, nära 20 procent och undersköterskor, ca 27 procent, utför arbetsuppgifter som den medicinska sekreteraren skulle kunna ha gjort. Det skiljer sig inte nämnvärt mellan och offentlig regi. Inom offentlig sektor så handlar det framför allt om följande arbetsuppgifter: bokningar av patienter, dokumentation av olika slag, utskrift av patienter, receptionsarbete mm. Inom regi handlar det framför allt om följande arbetsuppgifter: bokningar av patienter, receptionsarbete, dokumentation av olika slag, utskrivelse av kallelser till patienter, annat administrativt arbete som kopiering, brevskrivning mm.

8 Vilken/vilka yrkeskategorier är det som utför dessa arbetsuppgifter? Läkare 16% 19% Sjuksköterskor 38% 39% offentlig Undersköterskor 25% 27% Annan 15% 21% 0% 10% 20% 30% 40% 50% När det gäller administrativa arbetsuppgifter som normalt utförs av andra yrkesgrupper, men som skulle kunna utföras av medicinsk sekreterare svarar nära 60 procent av de tillfrågade, både i och i offentlig tjänst, att det finns arbetsuppgifter som de skulle kunna göra men inte normalt utför idag. Det är framför allt sjuksköterskor, drygt 40 procent, som idag gör arbetsuppgifter som medicinska sekreterare skulle kunna göra. Det handlar om bokning av och kallelser till patienter, personaladministration, statistikuppgifter, remisshantering och journalhantering, men även annat administrativt arbete som kopiering, brevskrivning mm. Finns det på ditt arbete arbetsuppgifter som normalt utförs av andra yrkeskategorier, men som du skulle kunna utföra? 42% 58% offentlig 40% 60% Nej Ja 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

9 Möjlighet till inflytande över arbetets innehåll Inte heller när det gäller möjligheten att påverka arbetets innehåll skiljer det sig nämnvärt åt mellan och offentligt anställda. 49 procent av de offentligt anställda anser att de har möjlighet till inflytande över arbetets innehåll. 54 procent av de anställda anser att de har denna möjlighet. Ca 42 procent av de offentlig anställda menar att de inte har denna möjlighet och ca 35 procent av de anställda säger att de inte har det. Drygt 8 procent av offentliganställda och nära 11 procent av de anställda vet inte. Har du möjlighet till inflytande över arbetets innehåll? Ja 50% 54% Nej 35% 42% offentlig Vet ej 8% 11% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Lön Tabell 1 Lön, Visions medlemmar 2012 Titel P10 Medianlön P90 Läkarsekreterare 20 350 22 250 24 650 Medicinsk sekreterare 19 750 22 000 24 600 Vårdadministratör 19 650 22 080 25 000 Statistiken redovisas i percentiler. 10:e percentilen innebär att 10 % av yrkesgruppen har denna lön eller lägre. Medianlönen anger mittvärdet, det innebär att hälften har högre lön än denna och hälften har lägre. 90:e percentilen innebär att 10 % har denna lön eller högre.

Medicinska sekreterare en översikt För frågor om rapporten, kontakta: Anneli Hagberg, Välfärdspolitisk strateg anneli.hagberg@vision.se 08 789 63 30 Visions medlemmar leder, utvecklar och administrerar välfärden och jobbar i a företag, kommuner, landsting eller kyrkan. Många är också studenter med siktet inställt på arbete inom välfärden. Våra 168 000 medlemmar finns inom tusentals olika yrken och bildar tillsammans ett värdefullt nätverk. Vi är partipoliskt obundna och ingår i TCO.