Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om myndighetens arbetsordning RIB 2014:2 beslutade den 10 oktober 2014. Rekryteringsmyndigheten föreskriver följande med stöd av 4 myndighetsförordningen (2007:515). 1 kap. Arbetsordningens omfattning m.m. Omfattning 1 Arbetsordningen innehåller bestämmelser om organisation (2 kap.), ledning (3 kap.), arbetsmiljö (4 kap.), medarbetarnas ansvar (5 kap.), avdelningarnas uppgifter (6 kap.), vissa medarbetares ansvar och uppgifter (7 kap.), styrning av verksamheten (8 kap.), ledningssystem (9 kap.), projekt och arbetsgrupper (10 kap.), beslutsordning (11 kap.), delegering av beslutanderätt (12 kap.), föredragning (13 kap.), handläggning av ärenden (14 kap.), ekonomiadministration (15 kap.), inköpsadministration (16 kap.), informationsteknik (17 kap.), informations- och massmediefrågor (18 kap.), utlämnande av allmän handling (19 kap.), representation och bisyssla (20 kap.). 2 Rekryteringsmyndighetens uppgifter bestäms i instruktion för Rekryteringsmyndigheten, regleringsbrev och andra beslut av statsmakterna. 3 Generaldirektören styr och leder verksamheten inom Rekryteringsmyndigheten inom ramen för statsmakternas beslut. 4 I arbetsordningen fastställer generaldirektören Rekryteringsmyndighetens organisation samt de grundläggande principerna för ansvarsfördelningen. I Rekryteringsmyndighetens verksamhetsplan preciseras och förtydligas arbetsuppgifter och mål för det närmaste budgetåret. 5 Som komplement till arbetsordningen finns ytterligare interna bestämmelser (RIB), Rekryteringsmyndighetens riktlinjer, policyn och handböcker. Riktlinjerna är tillgängliga på myndighetens webbplats via intranätet. Policyn och handböcker är tillgängliga på intranätet.

RIB 2014:2 Sida 2 6 Särskilda bestämmelser gäller för verksamheten vid kriser i fred och vid höjd beredskap. 7 Generaldirektören, eller den hon eller han bestämmer, får göra undantag från bestämmelserna i arbetsordningen. 2 kap. Organisation 1 Vid Rekryteringsmyndigheten finns följande avdelningar: Administrativa avdelningen (ADM), Avdelningen för central produktion (ACP), Avdelningen för urvalstest Stockholm (UTS), Avdelningen för urvalstest Göteborg (UTG), och Avdelningen för urvalstest Kristianstad (UTK). Insynsråd 2 Rekryteringsmyndigheten har ett insynsråd i enlighet med instruktionen för myndigheten. Rådet ska utöva insyn i verksamheten och ge myndighetschefen råd. Insynsrådet består av generaldirektören och ledamöter som är utsedda av regeringen. Generaldirektören är ordförande i insynsrådet. 3 Generaldirektören informerar insynsrådet om bland annat: Årsredovisningen, Budgetunderlaget, Myndighetens verksamhetsplan och budget, Rapporter från externa granskningar, Uppföljningsuppgifter enligt regleringsbrevet och Ärenden av större omfattning eller sådana som kan väcka stort massmedialt intresse. 4 Generaldirektören fastställer tid och plats för rådets sammanträden. Föredragande i rådet kan vara ansvarig avdelningschef eller den som berett ärendet. I övrigt bestämmer generaldirektören vilka som ska närvara. Kallelse, dagordning och underlag till anmälda ärenden ska vara ledamöterna tillhanda senast fem arbetsdagar före sammanträdet. Minnesanteckningar ska föras vid sammanträde med insynsrådet. Det huvudsakliga innehållet i dagordningens punkter ska framgå av anteckningarna. Minnesanteckningarna är tillgängliga på intranätet. Personalansvarsnämnden 5 Vid Rekryteringsmyndigheten finns en personalansvarsnämnd i enlighet med föreskrifterna i 25 myndighetsförordningen (2007:515). Personalansvarsnämnden består av generaldirektören och personalföreträdare samt ledamöter som generaldirektören har utsett. Generaldirektören är personalansvarsnämndens ordförande. 3 kap. Ledning 1 Av Rekryteringsmyndighetens instruktion jämförd med myndighetsförordningen (2007:515) framgår att generaldirektören är myndighetens chef.

RIB 2014:2 Sida 3 Myndighetschefen har i enlighet med 24 myndighetsförordningen (2007:515) en ställföreträdare som ersätter chefen vid dennes frånvaro. Ställföreträdaren ersätter även i övrigt myndighetschefen i den utsträckning som chefen bestämmer. 2 Varje avdelning leds av en avdelningschef som är direkt underställd generaldirektören. 3 Varje avdelningschef har en ställföreträdare som ersätter chefen vid dennes frånvaro. Ställföreträdaren ersätter även i övrigt avdelningschefen i den utsträckning som chefen bestämmer. 4 kap. Arbetsmiljö 1 Bestämmelser om arbetsmiljö finns i arbetsmiljölagen (1977:1160) med tillhörande arbetsmiljöförordning (1977:1166) och föreskrifter från Arbetsmiljöverket. 2 I egenskap av myndighetschef är generaldirektören ytterst ansvarig för myndighetens arbetsmiljö. 3 Det dagliga arbetsmiljöarbetet bedrivs av chefer med personalansvar i enlighet med särskild delegation från generaldirektören. Rekryteringsmyndighetens arbetsmiljöarbete beskrivs närmare i särskilda interna styrdokument. 5 kap. Medarbetarnas ansvar 1 Utöver vad som anges särskilt i arbetsordningen har varje anställd en allmän skyldighet att 1. känna till Rekryteringsmyndighetens mål och verksamhet samt följa de författningar, interna styrdokument, avtal, överenskommelser och särskilda beslut som gäller för verksamheten, 2. medverka till att ledningens intentioner och uttalade verksamhetsmål nås, 3. uppträda på ett hänsynsfullt och korrekt sätt i förhållande till såväl medarbetare som utomstående, 4. utföra de arbetsuppgifter som normalt utförs inom Rekryteringsmyndigheten, som omfattas av anställningen och som man har kompetens för (arbetsskyldigheten), 5. tillfälligt hjälpa till med andra arbetsuppgifter om arbetstagaren har nödvändig kompetens, 6. beakta att arbetet vid Rekryteringsmyndigheten ska kännetecknas av delaktighet, samverkan och dialog, 7. värna om rättssäkerheten och den enskildes integritet, 8. informera, vägleda och ge råd och stöd till allmänheten och medarbetare i frågor som rör det egna kompetensområdet, 9. arbeta för jämställdhet och mångfald, 10. i det dagliga arbetet värna om både arbetsmiljön och den yttre miljön (transporter, elförbrukning m.m.), 11. vara saklig och opartisk, och

RIB 2014:2 Sida 4 Jäv 12. utöva arbetet med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans frihet och värdighet. 2 En medarbetare ska inte handlägga eller delta vid handläggningen av ett ärende om medarbetaren har eller kan uppfattas ha eget intresse av hur Rekryteringsmyndigheten hanterar ärendet. Detsamma gäller om någon annan omständlighet kan rubba förtroendet för medarbetarens opartiskhet. Den medarbetare som känner till en omständighet som kan antas vara jäv ska omgående informera sin chef. Mutor och bestickning 3 Rekryteringsmyndighetens medarbetare får inte begära eller ta emot belöning, förmån eller gåva från någon för en åtgärd i tjänsten. Bisysslor 4 En medarbetare vid Rekryteringsmyndigheten får inte ha en bisyssla som kan rubba förtroendet för hans, hennes eller någon annan medarbetares opartiskhet eller som kan skada myndigheten (förtroendeskadlig bisyssla). Det är inte heller tillåtet att ha en bisyssla som är så omfattande eller krävande att det ordinarie arbetet blir lidande (arbetshindrande bisyssla) eller som konkurrerar med Rekryteringsmyndighetens verksamhet (konkurrensbisyssla). Öppenhet och tillgänglighet 5 Rekryteringsmyndighetens verksamhet ska präglas av öppenhet och tillgänglighet. Med öppenhet menas att det ska vara lätt att komma i kontakt med myndighetens medarbetare och att få den hjälp man behöver. Tillgänglighet innebär att verksamheten ska anpassas så att personer med funktionsnedsättning inte missgynnas i förhållande till andra i kontakterna med Rekryteringsmyndigheten. 6 I Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB) och riktlinjer finns närmare information om myndighetens ambitioner när det gäller en öppen och tillgänglig verksamhet. Etiskt förhållningssätt 7 Rekryteringsmyndigheten är som statlig myndighet beroende av statsmakternas och allmänhetens förtroende. Detta ställer stora krav på att myndighetens medarbetare agerar ansvarsfullt mot varandra, mot uppdragsgivare och enskilda. 8 I Rekryteringsmyndighetens etiska riktlinjer redovisas myndighetens syn på hur medarbetarna ska förhålla sig i situationer som kräver ett etiskt förhållningssätt. Det handlar bland annat om att myndighetens tekniska utrustning inte får användas för porrsurfning och att det i tjänsten inte är tillåtet att bo på hotell som visar pornografiska filmer. 6 kap. Avdelningarnas uppgifter 1 Rekryteringsmyndighetens alla avdelningar ansvarar för att verksamhetsmålen nås och att myndighetens kännetecken erfarenhet, effektivitet, omtänksamhet och ett smart arbetssätt är en naturlig del i det dagliga arbetet.

RIB 2014:2 Sida 5 Administrativa avdelningen 2 Avdelningens huvuduppgift är att lämna stöd inom områdena ekonomi och upphandling, personal, juridik och säkerhet, intern och extern kommunikation samt expeditions- och arkivtjänst. Avdelningen har även ansvar för kontorsservice i Karlstad. 3 Avdelningen ska 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom avdelningens verksamhetsområden, 2. upprätta förslag till styrdokument inom avdelningens verksamhetsområden, 3. utbilda myndighetens medarbetare inom avdelningens verksamhetsområden, Ekonomi och upphandling 4. upprätta förslag till budgetunderlag, och årsredovisning, 5. ansvara för budgetering, redovisning och uppföljning i finansiella termer, 6. sammanställa utgiftsprognoser till regeringen, 7. rapportera ekonomiskt månadsutfall i systemet Hermes, 8. ansvara för fakturahantering och redovisning (huvudbok, anläggningskostnader, kassaflöde), 9. upprätta kalkyler och lämna underlag för beslut om myndighetens avgifter, 10. ansvara för myndighetens upphandlingar och teckna ramavtal, 11. ansvara för myndighetens anskaffning av varor och tjänster, 12. förhandla och teckna kontrakt om myndighetens lokaler, Personal 13. stödja generaldirektören i utformningen av myndighetens arbetsgivarpolitik, 14. ansvara för myndighetens bemannings- och kompetensplanering, 15. ansvara för myndighetens kompetensförsörjning (rekrytering, urval, anställning, kompetensutveckling, arbetsmiljö, rehabilitering och personalavveckling), 16. samordna frågor om lön och övriga anställningsvillkor, 17. hantera löner samt reseräkningar, 18. handlägga arbetsrättsliga ärenden (förhandlingar, tvister m.m.), 19. vara sekretariat för myndighetens samverkansgrupp, 20. handlägga anmälningar till myndighetens personalansvarsnämnd, Juridik och säkerhet 21. lämna juridiskt stöd till generaldirektören och myndighetens avdelningar, 22. svara på rättsliga frågor från utomstående, 23. handlägga rättsliga ärenden, 24. genomföra rättsutredningar, 25. handlägga myndighetens säkerhetsärenden, 26. genomföra myndighetens risk- och sårbarhetsanalys,

RIB 2014:2 Sida 6 Intern och extern kommunikation 27. planera, genomföra, utvärdera och utveckla Rekryteringsmyndighetens externa och interna information, 28. förvalta och utveckla Rekryteringsmyndighetens webbplats samt myndighetens intranät, 29. initiera, genomföra, utvärdera och utveckla myndighetens massmediekontakter samt stödja organisationen i kontakter med medierna, 30. verka för klara och begripliga texter i myndighetens dokument samt tryckta och webbaserade kanaler, 31. ansvara för organisationens samlade profil, Expedition och arkiv Övrigt 32. ansvara för Rekryteringsmyndighetens expeditions- och arkivtjänst, 33. ansvara för Centrala läkarhandlingsarkivet (CLA), 34. ansvara för kontorsservice och Rekryteringsmyndighetens lokaler i Karlstad, 35. handlägga ärenden om utlämnande av allmän handling och registerutdrag enligt 26 personuppgiftslagen (1998:204). 36. sammanställa Rekryteringsmyndighetens statistik, och 37. ansvara för Rekryteringsmyndighetens miljöledningsuppgifter. Avdelningen för central produktion 4 Avdelningens huvuduppgift är att redovisa totalförsvarets personal, handlägga ärenden som rör totalförsvarspliktiga samt stödja och ge service till Rekryteringsmyndighetens uppdragsgivare. Avdelningen svarar även för myndighetens informationstekniska stöd. 5 Avdelningen ska 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom avdelningens verksamhetsområden, 2. upprätta förslag till styrdokument inom avdelningens verksamhetsområden, 3. utbilda myndighetens medarbetare inom avdelningens verksamhetsområden, Personalredovisning 4. redovisa personal som har uppgifter inom totalförsvaret, 5. föra register över totalförsvarspliktiga som är krigsplacerade, 6. handlägga ärenden som rör enskilda totalförsvarspliktiga, Totalförsvarsplikt 7. registrera uppgifter som förts över till Rekryteringsmyndigheten från myndigheter, kommuner och landsting med stöd av 3 kap. förordningen (1995:238) om totalförsvarsplikt, 8. handlägga ärenden som rör totalförsvarspliktiga (Beredskapsunderlaget m.m.),

RIB 2014:2 Sida 7 IT 9. ansvara för utveckling, drift och teknisk samordning av myndighetens system i enlighet med systemförvaltningsmodell PM3, 10. ansvara för alla e-tjänsterna i de system som avdelningen ansvarar för, 11. ansvara för strategiska frågor som rör utveckling av verktyg och metoder på området, 12. ansvara för Rekryteringsmyndighetens tekniska plattformar, 13. ha det tekniska ansvaret för samt ta fram ekonomiskt underlag för anskaffning av arbetsplatsutrustningar, 14. planera och genomföra produktion och destruera media för Plis, provsystemen och Syom i samarbete med administrativa avdelningen, 15. ansvara för backupptagning av Rekryteringsmyndighetens IT-system och genomföra filöverföringen till och från andra myndigheter (CAMA, SHS m.fl.), 16. ansvara för beställning av behörighetskort till Rekryteringsmyndighetens personal och civila användare, 17. ansvara för versionshantering och distribution/driftsättning av applikationerna i Plis, provsystemen och Syom, 18. tillverka rättnings- och utsökningsprogram för samtliga databaser, 19. ansvara för Rekryteringsmyndighetens IT-säkerhet, 20. ansvara för Rekryteringsmyndighetens kryptografiska funktioner, Övrigt 21. handlägga ärenden som rör Rekryteringsmyndighetens medicinska och psykologiska verksamheter, 22. stödja och ge service till Rekryteringsmyndighetens uppdragsgivare, 23. ansvara för frågor som rör Nationella upplysningsbyrån, NUB, (planering, medverka i övningar m.m.) samt ingå i dess delegation, och 24. handlägga ärenden som rör Rekryteringsmyndighetens beredskapsorganisation. Avdelningarna i Stockholm, Göteborg och Kristianstad 6 Avdelningarnas huvuduppgift är att genomföra urvalstest för Försvarsmakten och civila uppdragsgivare. 7 Avdelningarna ska 1. administrera avdelningens urvalstester (planering, kundkontakter, IT, säkerhet, fakturaunderlag m.m.), 2. genomföra tester, undersökningar och bedömningar, och 3. stödja Försvarsmaktens yrkesvägledare. Personalansvarsnämnden 8 Personalansvarsnämndens uppgifter regleras i 25 myndighetsförordningen (2007:515) och i Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser. 7 kap. Vissa medarbetares ansvar och uppgifter Verksamhetschefen 1 Vid Rekryteringsmyndigheten finns en verksamhetschef i enlighet med 29 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763).

RIB 2014:2 Sida 8 Verksamhetschefen ansvarar under generaldirektören för all hälso- och sjukvård som Rekryteringsmyndigheten bedriver i egenskap av vårdgivare. 2 Närmare bestämmelser om verksamhetschefens ansvar och uppgifter finns i bland annat hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) och i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOFS). Chefsläkaren 3 Chefsläkaren ansvarar under verksamhetschefen för myndighetens medicinska verksamhet. 4 Chefsläkaren ska kontinuerligt följa upp och ta ställning till om 1. den medicinska verksamheten uppfyller myndighetens kvalitetskrav, 2. arbetsmetoder och instrument behöver ändras, och 3. föreskrifter, riktlinjer och handböcker behöver ändras. Chefsläkaren ska även stödja avdelningarna vid anställning och inskolning av hälso- och sjukvårdspersonal. Chefspsykologen 5 Chefspsykologen ansvarar under verksamhetschefen för Rekryteringsmyndighetens psykologiska verksamhet. 6 Chefspsykologen ska kontinuerligt följa upp och ta ställning till om 1. den psykologiska verksamheten uppfyller myndighetens kvalitetskrav, 2. arbetsmetoder och instrument behöver ändras, och 3. föreskrifter, riktlinjer och handböcker behöver ändras. Chefspsykologen ska även stödja avdelningarna vid anställning och inskolning av psykologer. Chefssjuksköterska 7 Chefssköterskans huvuduppgift är att under chefsläkarens ledning arbeta med övergripande frågor som rör myndighetens medicinska verksamhet. 8 Chefssjuksköterskan ska 1. ansvara för samordningen av information till myndighetens sjuksköterskor, 2. medverka i internutbildning inom det medicinska området, 3. medverka i arbetet att ta fram föreskrifter, riktlinjer och handböcker som rör det medicinska området, och 4. medverka i utvecklingen av datarutiner inom sakområdet. Chefsjuristen 9 Chefsjuristens huvuduppgift är att säkerställa att Rekryteringsmyndighetens verksamhet bedrivs på ett rättsäkert sätt samt att myndighetens beslut är lagenliga, följdriktiga och enhetliga. 10 Chefsjuristen ska 1. handlägga remisser från Regeringskansliet och andra centrala myndigheter, 2. handlägga yttranden till Justitieombudsmannen (JO), Justitiekanslern (JK) och Diskrimineringsombudsmannen (DO),

RIB 2014:2 Sida 9 3. granska koncept till generaldirektörens beslut, se 14 kap. 6, 4. ta fram förslag till nya, ändrade eller upphävande av föreskrifter m.m. 5. vara ansvarig utgivare för Rekryteringsmyndighetens författningssamling (TRMFS) och interna bestämmelser (RIB), 6. samordna utgivningen av Rekryteringsmyndighetens riktlinjer och handböcker, och 7. följa upp tillämpningen av författningar och myndighetens föreskrifter. Säkerhetschef 11 Vid Rekryteringsmyndigheten finns en säkerhetschef som även är säkerhetsskyddschef i enlighet med 6 säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) samt en ställföreträdande säkerhetschef som även är ställföreträdande säkerhetsskyddschef. Därutöver finns en säkerhetsansvarig medarbetare vid avdelningarna i Stockholm, Göteborg och Kristianstad. 12 Säkerhetschefen har under generaldirektören det övergripande ansvaret för att myndighetens säkerhetsarbete bedrivs enligt gällande författningar och interna styrdokument. Säkerhetschefen ska vidare följa upp och kontrollera myndighetens säkerhetsarbete. 13 Närmare bestämmelser om säkerhetsskydd finns i säkerhetsskyddslagen (1996:627), säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) och i Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser. Planeringschefen 14 Planeringschefens huvuduppgift är att utarbeta och följa upp processer och rutiner som syftar till att skapa en god intern styrning och kontroll. 15 Planeringschefen ska 1. utarbeta, genomföra och följa upp processer och rutiner som syftar till att skapa en god intern styrning och kontroll samt vid behov föreslå metodförändringar i den interna styrningen och kontrollen, 2. följa upp och analysera verksamhet och ekonomiskt utfall, 3. driva och säkerställa myndighetens arbete att utveckla mål och prestationer, 4. föreslå samordningsåtgärder för att följa upp regeringens mål och uppdrag, 5. samordna arbetet med kundkvalitet, och 6. samordna processer för myndighetens kontinuerliga produktionsplanering. Informationschef 16 Informationschefen ansvarar under generaldirektören för myndighetens massmediekontakter och mediebevakning. Kundchef 17 Vid Rekryteringsmyndigheten finns en kundchef med ansvar för urvalstjänsterna för Försvarsmakten och en med ansvar för civila kunder. Kundchefen är i sitt arbete direkt underställd generaldirektören.

RIB 2014:2 Sida 10 18 Kundchefens huvudsakliga uppgift är att 1. genomföra omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom test- och urvalsområdet, 2. vara informerad om uppdragsgivarnas verksamhet och behov, 3. marknadsföra myndighetens urvalstjänster, 4. upprätta förslag till överenskommelser, 5. hålla kontakt med uppdragsgivarna, 6. ansvara för samordningen och kvalitetsuppföljningen av uppdragen 7. säkerställa att uppdragen genomförs i enlighet med fastställda mål och budget, och 8. följa upp ekonomin och gör prognoser inom ansvarsområdet. Personuppgiftsombud 19 Rekryteringsmyndigheten har ett sådant personuppgiftsombud som avses i 36 personuppgiftslagen (1998:204) och ombudets uppgifter regleras i samma lag. Ombudet är Rekryteringsmyndighetens kontaktperson gentemot allmänheten och Datainspektionen. Personuppgiftsombudet beslutar om utlämnande av information enligt 26 personuppgiftslagen samt handlägger och beslutar om ärenden enligt 28 samma lag. Personuppgiftsombudet får begära utdrag ur logg för uppföljning och kontroll av användning av personuppgifter. Avdelningschef 20 Avdelningschefen ansvarar under generaldirektören för avdelningens verksamhet, ekonomi och personal. Avdelningschefens verksamhetsansvar 21 Avdelningschefen ansvarar för att avdelningen löser uppgifterna i arbetsordning, verksamhetsplan och särskilda beslut inom ramen för budget. Avdelningschefen ansvarar även för att avdelningen bedriver sin verksamhet enligt gällande rätt och interna styrdokument. 22 Ansvaret enligt 21 innebär att avdelningschefen i nära samverkan med sina medarbetare bland annat ska se till att 1. medarbetarna känner till och följer de bestämmelser och instruktioner som gäller för verksamheten, 2. medarbetarna ger god service och är tillgängliga för allmänheten, 3. medarbetarna utformar klara och begripliga beslut och andra texter, 4. medarbetarna handlägger avdelningens ärenden snabbt och rättssäkert, 5. allmänna handlingar hanteras i enlighet med gällande bestämmelser och Rekryteringsmyndighetens expeditionshandbok, och 6. samråda med andra avdelningschefer i frågor som berör andra avdelningar. 23 Avdelningschefen ska kontinuerligt informera generaldirektören om arbetets gång och om ärenden av större vikt eller principiell betydelse. Generaldirektören ska även informeras om avdelningen inte kan genomföra verksamhet som är fastställd i verksamhetsplanen.

RIB 2014:2 Sida 11 24 Inför varje verksamhetsår ska avdelningschefen besluta om avdelningens 1. delegationsordning, och 2. förordnandeförteckning. Avdelningschefens ekonomiansvar 25 Avdelningschefen ansvarar för avdelningens budget vilket innebär att 1. planera verksamheten och budgetera för genomförandet, 2. se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda mål och fastställd budget, 3. följa upp och återrapportera ekonomiska förhållanden, och 4. se till att interna och externa redovisningsregler följs och att en god intern kontroll upprätthålls. Avdelningschefens personalansvar 26 I avdelningschefens personalansvar ingår bland annat att 1. skapa en arbetsmiljö som ger trivsel och engagemang samt goda förutsättningar för samverkan, 2. se till att avdelningen följer lagar och avtal inom det arbetsgivarpolitiska området, 3. se till att avdelningen tillämpar Rekryteringsmyndighetens interna styrdokument inom det arbetsgivarpolitiska området och att de är väl kända av medarbetarna, 4. ansvara för avdelningens arbetsmiljöarbete enligt särskild delegation från generaldirektören, 5. handlägga ärenden som rör avdelningarnas kompetensförsörjning i samverkan med administrativa avdelningen (rekrytering, urval, anställning, kompetensutveckling, arbetsmiljö, rehabilitering och personalavveckling), 6. handlägga ärenden om lön och övriga anställningsvillkor i samråd med administrativa avdelningen, 7. undersöka och beakta medarbetarnas behov av och intresse för kompetensutveckling, 8. genomföra medarbetarsamtal och lönesättande samtal, 9. ansvara för god säkerhet på arbetsplatsen så att risken för skador och olycksfall minimeras, 10. verka för jämställdhet och jämlikhet så att ingen diskrimineras, 11. förebygga och förhindra att medarbetarna eller någon annan som kommer i kontakt med Rekryteringsmyndigheten utsätts för kränkande behandling, och 12. kontinuerligt informera medarbetarna om arbetets gång och om ärenden av större vikt eller principiell betydelse. 8 kap. Styrning av verksamheten Regeringens styrning 1 Regeringen styr Rekryteringsmyndighetens verksamhet i instruktion samt i det årliga regleringsbrevet. 2 Av instruktion för Rekryteringsmyndighetens framgår myndighetens uppgifter. I det årliga regleringsbrevet är mål, villkor samt finansiering angivna.

RIB 2014:2 Sida 12 Samverkan med arbetstagarorganisationer 3 Inom Rekryteringsmyndigheten finns särskilda grupper för samverkan med arbetstagarorganisationerna. Samverkan sker i enlighet med särskilda avtal. Generaldirektörens styrning Verksamhetsplan 4 Generaldirektören leder Rekryteringsmyndigheten genom att ge avdelningscheferna uppdrag i myndighetens årliga verksamhetsplan och i särskilda beslut (styrkort). I uppdragen fastställer generaldirektören arbetsuppgifter och mål samt de ekonomiska ramarna. Verksamhetsplanen med bilagor är tillgänglig på myndighetens intranät. Styrdokument 5 Rekryteringsmyndigheten har dessa styrdokument externa föreskrifter (TRMFS), interna bestämmelser (RIB), myndighetschefens beslut, riktlinjer och policyn, och handböcker. 6 Rekryteringsmyndighetens externa föreskrifter (TRMFS) innehåller verkställighetsföreskrifter till lag och förordning. Föreskrifterna är bindande och riktar sig till såväl allmänheten som Rekryteringsmyndighetens medarbetare. De externa föreskrifterna ges ut på Rekryteringsmyndighetens författningssamling TRMFS och är tillgängliga på myndighetens webbplats och via intranätet. 7 I Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser (RIB) regleras Rekryteringsmyndighetens interna frågor. Bestämmelserna är bindande för Rekryteringsmyndighetens medarbetare. Bestämmelserna ges ut i en särskild nummerserie Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser och är tillgängliga på myndighetens webbplats och via intranätet. 8 I myndighetschefens beslut anges generaldirektörens övergripande beslut, bland annat myndighetens verksamhetsplan. Ett myndighetsbeslut är bindande för Rekryteringsmyndighetens medarbetare. Besluten ges ut i en särskild nummerserie myndighetschefens beslut och är tillgängliga på myndighetens intranät. 9 Rekryteringsmyndighetens riktlinjer och policyn anger hur myndigheten och medarbetarna bör förhålla sig inom ett visst område och kan innehålla både bindande regler (ska) och rekommendationer (bör). Riktlinjerna ges ut i en särskild nummerserie Rekryteringsmyndighetens riktlinjer och är tillgängliga på myndighetens webbplats och via intranätet. Myndighetens policyn är tillgängliga på intranätet. 10 Rekryteringsmyndighetens handböcker innehåller sammanställningar av t.ex. lagar, förordningar, föreskrifter, förarbeten och praxis för att underlätta tillämp-

RIB 2014:2 Sida 13 ningen på ett visst område. Handböckerna kan innehålla handlingsregler och rutinbeskrivningar som är bindande för Rekryteringsmyndighetens medarbetare. Handböckerna ges ut i en särskild nummerserie Rekryteringsmyndighetens handböcker och är tillgängliga på myndighetens intranät. Uppföljning 11 Under budgetåret görs verksamhetsuppföljning och ekonomiska uppföljningar. Syftet är att följa upp om myndigheten kommer att nå verksamhetsmålen och genomföra uppdragen inom de ekonomiska ramarna. 9 kap. Ledningssystem 1 Rekryteringsmyndighetens ledningssystem syftar till att säkerställa att rätt beslut fattas utifrån rätt beredning och underlag. 2 Rekryteringsmyndighetens ledningssystem omfattar följande områden: Strategisk ledning Verksamhetsledning Administrativ ledning Strategisk ledning 3 Inom området strategisk ledning ingår tre ledningsforum Myndighetsledning, Ledningskonferens och Utvecklingskonferens. 4 Myndighetsledning ska arbeta med uppdragsdiskussioner, rapportering och uppföljning. I arbetet deltar generaldirektören och representanter från uppdragsgivaren. Vid behov deltar myndighetens planeringschef, chefsjurist, ekonom m.fl. 5 Ledningskonferensen ska stödja generaldirektören när det gäller den långsiktiga inriktningen av myndighetens arbete. I arbetet deltar generaldirektören (ordförande), avdelningschefer, kundchefer och planeringschef. 6 Utvecklingskonferensen ska arbeta för att genomföra generaldirektörens inriktning av myndighetens verksamhet. I arbetet deltar generaldirektören (ordförande), avdelningschefer, kundchefer, planeringschef, chefsläkare, chefspsykolog, chefssjuksköterska, chefsjurist, säkerhetschef, ekonom, statistiker, personalhandläggare, IT-arkitekt samt representanter för arbetstagarorganisationerna. Verksamhetsledning 7 Inom området verksamhetsledning ingår fyra ledningsforum Planeringskonferens, Operativ ledning, Produktionsledning och Metod och tjänsteutveckling. 8 Planeringskonferens ska arbeta för att omsätta generaldirektörens inriktning av myndighetens arbete i verksamheten under det närmaste året. I arbetet deltar generaldirektören (ordförande), avdelningschefer, kundchefer, planeringschef, chefsläkare, chefspsykolog och chefssjuksköterska. Vid behov deltar medarbetare med relevant sakkompetens.

RIB 2014:2 Sida 14 9 Operativ ledning ska 1. omsätta den strategiska inriktningen i operativ verksamhet, 2. hantera operativa frågor som inte kan eller ska hanteras vid produktionsstället och 3. samordna, leda och följa upp operativ verksamhet baserad på verksamhetsplaner, produktionsplaner samt efterfrågan. I arbetet deltar chefen för administrativa avdelningen (ordförande), övriga avdelningschefer, kundchef, chefsläkare, chefspsykolog och chefssjuksköterska. 10 Produktionsledning ska vid varje produktionsställe 1. omsätta den operativa ledningens beslut om produktion, aktiviteter, resursfördelning m.m. och 2. hantera den lokala produktionen och lösa de problem som uppstår lokalt. I arbetet deltar avdelningschefen (ordförande) samt de deltagare som chefen bestämmer. 11 Metod och tjänsteutveckling ska koordinera och driva Rekryteringsmyndighetens metod- och tjänsteutveckling utifrån marknadens behov och de förbättringsbehov som identifieras internt. I arbetet deltar kundchefen för Försvarsmakten (ordförande), kundchefen för civila kunder, chefsläkare, chefspsykolog, chefssjuksköterska samt medarbetare med relevant sakkompetens. Administrativ ledning 12 Inom området administrativ ledning ingår två ledningsforum Chefsmöte och Avdelningschefsmöte. 13 Chefsmöte ska hantera myndighetens administrativa och stödjande verksamhet. I arbetet deltar generaldirektören (ordförande), avdelningschefer, kundchefer och planeringschef. 14 Avdelningschefsmöte är ett forum där avdelningscheferna samråder i administrativa frågor. I arbetet deltar chefen för administrativa avdelningen (ordförande), övriga avdelningschefer och vid behov specialister från administrativa avdelningen. 10 kap. Projekt och arbetsgrupper 1 Mer omfattande utredningar ska alltid genomföras i projektform. Projekt kan genomföras av en ensamutredare eller av en projektgrupp. Utredaren eller projektledaren formulerar skriftliga direktiv för projektet. Direktiven ska fastställas efter föredragning. 2 Om ett projekt berör flera avdelningar ska endast en avdelningschef ansvara för projektet. 3 Varje projekt ska ha en skriftlig projektplan med detta innehåll 1. bakgrundsbeskrivning, 2. syftet med projektet, 3. projektorganisation,

RIB 2014:2 Sida 15 4. budget, 5. en bedömning av om projektet är en immateriell anläggningstillgång, 6. beräknad tidsåtgång för de medarbetare och konsulter som medverkar, 7. tidsplan, 8. projektledarens beslutsbehörighet, 9. kommunikationsplan, och 10. tidpunkt för redovisning. Vid behov ska projektplanen även innehålla uppgift om styrgrupp. 4 Rekryteringsmyndighetens projekt ska följas upp successivt. Varje projekt ska slutredovisas i en skriftlig rapport och i en ekonomisk redovisning. 5 Projektdirektiv, projektplan, skriftlig rapport och den ekonomiska redovisningen ska publiceras på Rekryteringsmyndighetens intranät. Arbetsgrupp 6 Utredningar av mindre omfattning kan genomföras i arbetsgrupp. Sammansättning av grupper 7 Projektgrupper, arbetsgrupper och andra beredningsgrupper ska om möjligt bestå av lika många män och kvinnor. 11 kap. Beslutsordning Grundläggande bestämmelser 1 Grundläggande bestämmelser om beslutsbehörighet finns i myndighetsförordningen (2007:515). 2 Generaldirektören ansvarar för Rekryteringsmyndighetens verksamhet inför regeringen och beslutar i ärenden som inte ska avgöras av personalansvarsnämnden. Generaldirektören får delegera sin beslutanderätt till annan medarbetare. Inom Rekryteringsmyndigheten gäller den beslutsordning som anges i myndighetens delegationsordning, se bilaga 1. 3 Råder tveksamhet om vem som är behörig att besluta enligt myndighetens delegationsordning ska frågan alltid överlämnas till generaldirektören. Beslut vid generaldirektörens frånvaro 4 Vid generaldirektörens frånvaro beslutar ställföreträdaren i chefens ställe, dock inte om budget och anslag, styrdokument och anställningar. Beslut vid avdelningschefens frånvaro 5 Vid avdelningschefens frånvaro beslutar ställföreträdaren inom ordinarie chefs ansvarsområde i den utsträckning som chefen bestämmer.

RIB 2014:2 Sida 16 12 kap. Delegering av beslutanderätt Delegationsordning för avdelningen 1 Av myndighetens delegationsordning framgår vilka ärenden som får delegeras, se bilaga 1. 2 Med utgångspunkt i myndighetens delegationsordning ska avdelningschefen besluta om avdelningens delegationsordning. Av avdelningens delegationsordning ska framgå 1. vem som har rätt att besluta, 2. i vilken typ av ärende, och 3. om ärendet ska föredras. Delegationsordningen ska vara skriftlig. 3 I undantagsfall kan delegation lämnas genom ett enskilt beslut av avdelningschefen. Beslutet ska dokumenteras. 4 Avdelningschefen ska kontinuerligt se över rätten att besluta genom delegation. Delegationen ska återkallas skriftligt om förutsättningarna för delegationen ändras. 5 En kopia av avdelningens delegationsordning eller enskilt beslut om delegation samt beslut om återkallelse ska lämnas till administrativa avdelningen. Ansvar 6 Den som delegerar beslutanderätt i ett ärende eller en ärendegrupp ansvarar för att den som ska utföra uppgiften har förutsättningar att klara den. 7 Den som har beslutanderätt genom delegation har det fulla ansvaret för sina beslut. 8 Om den som har fått en beslutanderätt delegerat till sig bedömer att ärendet är principiellt viktigt eller svårbedömt, ska ärendet överlämnas till den som lämnat delegationen. 13 kap. Föredragning Ärenden som beslutas av Rekryteringsmyndighetens generaldirektör eller personalansvarsnämnden 1 Ärenden ska alltid föredras om generaldirektören eller personalansvarsnämnden ska besluta. Om beslutet inte kan skjutas upp får generaldirektören besluta utan föredragning. Övriga ärenden i myndighetens delegationsordning 2 Andra ärenden än de som anges i 1 ska föredras i enlighet med föreskrifterna i myndighetens delegationsordning, se bilaga 1.

RIB 2014:2 Sida 17 Ärenden utanför myndighetens delegationsordning 3 Ärenden som inte har tagits upp i myndighetens delegationsordning ska föredras om avdelningschefen beslutar det. 14 kap. Handläggning av ärenden Diarieföring, expediering och arkivering av handlingar 1 Närmare bestämmelser om diarieföring, expediering och arkivering av handlingar redovisas i Rekryteringsmyndighetens expeditionshandbok. Registratorsexpedition 2 I Karlstad finns en registratorsexpedition som tar emot, registrerar, expedierar och arkiverar handlingar. 3 Registratorsexpeditionen ska vara öppen varje hel arbetsdag kl. 08.30 15.00 med avbrott för 30 minuter lunch. Då arbetstiden är förkortad ska expeditionen vara öppen kl. 08.30 12.00. Lottning av ärenden 4 Registrator fördelar inkomna ärenden. Om ett ärende berör mer än en avdelning ska ärendet tilldelas den avdelning till vilken ärendet huvudsakligen hör. Avdelningschefen ska anmäla särskilt viktiga ärenden till generaldirektören. Beredning 5 Om ett ärende också berör andra avdelningars verksamhets- eller ansvarsområden ska handläggarna samråda före föredragning och beslut. Uppstår oenighet i ett sådant ärende ska ärendet överlämnas till berörda avdelningschefer. Kvarstår oenigheten ska ärendet överlämnas till generaldirektören. 6 Chefsjuristen ska granska ärenden som ska avgöras av generaldirektören innan ärendet föredras. Detta gäller dock inte ekonomiadministrativa ärenden, anställningsärenden eller andra personaladministrativa ärenden. 7 Den som granskar ett förslag till skrivelse eller annan handling, som generaldirektören ska besluta om, ska signera handlingen. 8 Kan handläggaren anta att ett ärende från en enskild inte kan besvaras inom fyra veckor ska den enskilde informeras om att ärendet har tagits emot och att besked lämnas så snart som möjligt. Handläggaren ska informera närmaste chef innan han eller hon kontaktar den enskilde. Föredragning 9 Den som handlägger ett ärende är föredragande om inte annat beslutas. Föredragning kan vara muntlig eller skriftlig. Närmare bestämmelser om vilka ärenden som ska föredras finns i 13 kap. 1 3.

RIB 2014:2 Sida 18 10 Föredraganden ska klarlägga faktiska och rättsliga förhållanden och inhämta upplysningar och yttranden. Närmaste chef ska informeras om hur arbetet går. Föredraganden ska följa bestämmelserna i förvaltningslagen (1986:223) och andra förfaranderegler samt Checklista inför beredning och beslut. 11 Vid föredragningen ska handläggaren redovisa ärendets sakinnehåll, gällande regler, praxis samt lämna skriftligt förslag till beslut. Dokumentation av beslut Beslut av personalansvarsnämnden 12 Protokoll ska föras vid personalansvarsnämndens sammanträden. Protokollet ska innehålla de uppgifter som anges i 13. Övriga beslut 13 För varje beslut ska det finnas ett koncept (beslutshandling) som ska förvaras i akten eller i elektronisk form. Av konceptet ska framgå 1. beslutsdatum, 2. beslutets innehåll, 3. beslutsfattarens namn, 4. föredragandens namn, och 5. vem eller vilka som varit med i den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. 14 Beslutsfattaren, föredraganden och övriga som deltagit i den slutliga handläggningen av ärendet ska signera konceptet. 15 Beslutsfattaren och föredraganden ska skriva under Rekryteringsmyndighetens utgående skrivelser (expeditionshandling). Är beslutsfattaren förhindrad ska föredraganden, eller annan befattningshavare vid dennes frånvaro, underteckna skrivelsen med formuleringen Enligt Rekryteringsmyndighetens beslut och sin namnteckning. 16 Massärenden som rör totalförsvarspliktiga och som expedieras samlat eller elektroniskt behöver inte undertecknas. I dessa fall är det tillräckligt att ange beslutsfattarens namn eller Rekryteringsmyndigheten. 15 kap. Ekonomiadministration Särskilda förordnanden 1 Chefen för administrativa avdelningen eller den han eller hon utser är förordnad att teckna bokföringsorder om utbetalning av lön, arvoden och övriga personalrelaterade utgifter till Rekryteringsmyndighetens anställda. 2 Chefen för administrativa avdelningen eller den han eller hon utser 1. tecknar utbetalningsorder, 2. rekvirerar ingående moms, 3. beordrar utbetalning via plusgiro eller bank (debiteringsbemyndigande), 4. omhändertar kassaförskott, 5. beslutar om utlämnande av kassaförskott, 6. tar upp lån i Riksgäldskontoret och undertecknar lånehandlingar,

RIB 2014:2 Sida 19 7. inventerar Rekryteringsmyndighetens kontantkassor och övriga tillgångar (inventeringsförrättare), och 8. undertecknar checkar, postanvisningar och liknande dokument när medel inbetalas till Rekryteringsmyndigheten. Förordnandeförteckning 3 Beslut om delegation av ekonomiskt ansvar i form av attesträtt, rätt att teckna utbetalningsorder samt utbetalning via plusgiro eller bank ska dokumenteras i en förordnandeförteckning. Förordnandeförteckningen ska innehålla uppgift om vem som har delegation, vad delegationen omfattar samt namnteckningsprov. Förordnandeförteckningen ska vara aktuell. Förordnandeförteckningen ska publiceras på Rekryteringsmyndighetens intranät. Särskilda bestämmelser om fakturahantering m.m. 4 Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om ekonomiadministrativa rutiner innehåller bestämmelser om hur fakturor ska godkännas för betalning genom attest och utbetalningsorder, dokumentation av ekonomiska transaktioner m.m. Avveckling av materiel 5 Bestämmelser om avveckling av övertalig och kasserad materiel framgår av Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om ekonomiadministrativa rutiner. 6 Av myndighetens delegationsordning framgår vilka befattningshavare som får besluta om avveckling av Rekryteringsmyndighetens materiel, se bilaga 1. 16 kap. Inköpsadministration Anskaffningsplan och investeringsplan 1 Alla planerade anskaffningar och investeringar ska dokumenteras i en anskaffningsplan och i en investeringsplan, som ingår i den årliga verksamhetsplanen. Upphandling 2 Administrativa avdelningen ansvarar för Rekryteringsmyndighetens upphandlingar och tecknar ramavtal vid anskaffning av varor och tjänster. 3 All upphandling ska göras i samråd med berörd avdelning. 4 Vid upphandling ska administrativa avdelningen alltid pröva om det behöver göras en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal, SUA. Anskaffning 5 Administrativa avdelningen ansvarar för Rekryteringsmyndighetens anskaffning av varor och tjänster. Undantag gäller vid avrop och beställning mot statliga ramavtal som anvisats och lokala avtal som tecknats av administrativa avdelningen, se bilaga 1.

RIB 2014:2 Sida 20 6 För återkommande avrop mot lokala avtal ska avdelningarna upprätta rekvisition/stående beställning. Ansvar 7 Administrativa avdelningen och övriga avdelningars uppgifter och ansvar vid upphandling framgår av Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om upphandling. 17 kap. Informationsteknik Uppgifts- och ansvarsfördelning Övergripande ansvar 1 Generaldirektören är systemägare och har det övergripande ansvaret för Rekryteringsmyndighetens IT-system. 2 Endast IT-system som godkänts (ackrediterats) av generaldirektören får driftsättas. 3 Endast programvara som godkänts av chefen för central produktion får installeras i Rekryteringsmyndighetens IT-miljö. Ansvar för IT-stöd 4 Avdelningen för central produktion ansvarar för IT-stödet till Rekryteringsmyndighetens avdelningar. Det innebär drift och förvaltning av nätverk och nätverkstjänster, databaser, central maskinvara med tillhörande licenser och systemprogramvara. Avdelningen ansvarar även för Rekryteringsmyndighetens certifikat för myndighetens tekniska miljöer (Certificate Authority) samt operativ IT-säkerhet och användarstöd till Rekryteringsmyndighetens anställda. Regional IT-tekniker 5 Vid avdelningarna i Stockholm, Göteborg och Kristianstad finns en ITtekniker som svarar för användarstöd, drift och underhåll av regionala IT-system samt installerar de programvaror som chefen för central produktion anvisar. Särskilt systemansvar 6 Varje IT-system har en systemansvarig. Av bilaga 2 framgår vilka befattningshavare som är systemansvariga. 7 Den systemansvarige ska 1. definiera verksamhetens krav på systemets funktionsinnehåll och tillgänglighet (kravspecifikation), 2. fortlöpande bevaka behovet av förändringar och fungera som beställare/kravställare gentemot avdelningen för central produktion, 3. dokumentera systemets användningsområde och användningssätt (användardokumentation), 4. dokumentera och anmäla fel i systemet, 5. utbilda nya användare och utbilda alla användare när systemet ändras 6. kvalitetssäkra före driftsättning av nya och förändrade applikationer,