-1- TILLÄMPNINGSANVISNING - BILAGA TILL REGLEMENTE FÖR KOMMUNSTYRELSEN, BYGGNADSNÄMND OCH TEKNISK NÄMND Fastställt av kommunfullmäktige 2015-06-17 142 att gälla fr o m 2015-07-01. SYFTE Syftet med föreliggande bilaga till reglementen är att genom kortfattade processbeskrivningar tydliggöra roller och ansvar i de delar som berör gränssnittet mellan kommunstyrelsen och nämnderna, och då företrädesvis med koppling mot samhällsbyggnadsfrågor. Bilagan syftar även till att ge viss vägledning genom förtydligade av vissa paragrafer och begreppsförklaringar. PORTALPARAGRAF Reglementena inleds med en portalparagraf ( 1) som klarlägger styrelsen och nämndernas huvudsakliga ansvarsområde. Nedan följer ett utdrag från portalparagraferna. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Styrelsen har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen, uppföljningen och utvärderingen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för säkerhetsarbetets inriktning i den kommunala verksamheten. Byggnadsnämnden Byggnadsnämnden har det politiska ansvaret för plan- och byggfrågor enligt plan- och bygglagen samt för mätnings-, kart- och geografisk informationsverksamhet. Byggnadsnämnden har också ansvar för frågor som gäller den kommunala lantmäterimyndighetens organisation, personal och ekonomi. Tekniska nämnden Tekniska nämnden har det politiska ansvaret för genomförande av byggnation, drift, underhåll och förvaltning av kommunens byggnader, anläggningar och allmän plats samt för teknisk försörjning, utveckling och service inom de områden som närmare anges.
-2- PROCESSBESKRIVNINGAR Nedan följer kortfattade beskrivningar av några av processerna som erfordrar särskild uppmärksamhet i gränssnittet mellan nämnder och styrelsen. Översiktlig fysisk planering (KS 3 pkt7, BN 3 pkt1) Omfattar: översiktsplan, fördjupad översiktsplan, övergripande strategiska fysiska planeringsunderlag som bebyggelse-, trafik och grönstrukturplanering. Kommunstyrelsen: leder och samordnar den strategiska planeringen inklusive den översiktliga fysiska planeringen. Byggnadsnämnden: är beredande organ till kommunstyrelsen i frågor som rör den fysiska översiktsplaneringen inklusive övergripande bebyggelse-, trafik och grönstrukturplanering Tekniska nämnden: bistår och deltar utifrån kompetens och tillgängliga resurser, eller om särskilt uppdrag getts för en delmängd av omfattningen ges ett utökat ansvar. Gränssnitt: Med beredande organ menas att Byggnadsnämnden utarbetar underlag under ledning och samordning från Kommunstyrelsen. Övrigt: En särskild arbetsordning för översiktlig fysisk planering ska tas fram och beslutas av Kommunstyrelsen KS 2015/. Lokaliseringsutredning mm (KS 7 pkt4, BN 3 pkt2, TN 3 pkt8) Omfattar: långsiktig och strategisk mark- och lokalförsörjning för den kommunala verksamheten Kommunstyrelsen: ansvarar för markförsörjning samt upprättande av program för långsiktig mark-, lokal-, och bostadsförsörjning Byggnadsnämnden: genomför utredning om uppdrag ges av Kommunstyrelsen och bistår i övrigt i arbetet utifrån sitt kompetensområde Tekniska nämnden: ansvarar för utredningsuppdrag i lokalförsörjningsfrågor om uppdrag och direktiv lämnas av kommunstyrelsen, och bistår i övrigt i arbetet utifrån sitt kompetensområde Gränssnitt: Kommunstyrelsen ansvarar vanligtvis för utredningar av denna karaktär, såvida inte uppdraget ges från Kommunstyrelsen specifikt till en nämnd. Nämnderna bistår Kommunstyrelsen i arbetet. Övrigt: Flertalet av dessa frågor hanteras inom ramen för samhällsbyggnadsprocessen och/eller lokalförsörjningsprocessen. Se vidare i KS 2014/401. Hyra & arrende (KS 10, TN 6) Bakgrund och syfte: Avsikten med denna reglering i ansvarsområden mellan Kommunstyrelsen och Tekniska nämnden är att säkerställa en effektiv förvaltning och samtidigt beakta de långsiktiga åtagande som avtalen medför vilka ska ställas i relation till och strategiska perspektivet inom mark-, lokal- och bostadsförsörjning. Kommunstyrelsen: ska godkänna hyreskontrakt som överstiger 5 år, vilket innebär en insyn och kontroll för kommunens långsiktiga åtagande i dessa avtal, dels utifrån ekonomi och behov men också utifrån ett strategiskt utvecklingsperspektiv. Vad avser arrenden ska samtliga kontrakt överstigande 5 år eller som innebär besittningsskydd godkännas. Kommunstyrelsen har härutöver en delegation från Kommunfullmäktige att ingå nyttjanderättsavtal.
-3- Tekniska nämnden: har förvaltningsansvaret för hyra och arrende och äger rätt att upplåta på tider som understiger 5 år och för arrende som inte omfattas av besittningsskydd. Härutöver administrerar nämnden samtliga hyres- och arrendeavtal och ansvarar också för uppsägningar av dessa. Samt ansvarar för internhyreskontrakt. Övrigt: Ytterligare beskrivning finns i Samhällsbyggnadsprocessen KS 2014/401 samt i Instruktionsbok och regler för hyresavtal i Kristianstads kommun, KS 2009/816. Remisshantering (KS 10, BN 3 pkt8) Kommunstyrelsen: avger yttrande som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandet är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen eller om tidsgränser inte medger beslut i Kommunfullmäktige samt avger kommunens yttrande i ärenden som berör flera nämnders verksamhetsområden Byggnadsnämnden: är remissorgan gentemot länsstyrelse, övriga statliga och regionala myndigheter m fl i frågor som rör nämndens verksamhetsområde och inte är av principiell betydelse eller berör nämndsövergripande frågeställningar. För frågor som rör nämndens verksamhetsområde men är principiell betydelse eller berör flera nämnder bereder Byggnadsnämnden för sin del underlag till Kommunstyrelses yttrande. Övrigt: Ovanstående vad avser principiell betydelse eller flera nämnders verksamhetsområde gäller även för Tekniska nämnden (och övriga nämnder), även om det inte specifikt är angivet i föreliggande reglemente. Skydd högvatten (KS 3 pkt14, TN 3 pkt1) Omfattar: Kommunens skydd mot högvatten från Helge å och Hammarsjön, både befintliga anläggningar och utveckling av nya anläggningar. Kommunstyrelsen: leder och samordnar kommunens utveckling av skydd mot högvatten samt utser dammsäkerhetsansvarig. Kommunstyrelsen har härutöver det övergripande ansvaret för säkerhetsarbetets inriktning i den kommunala verksamheten. Tekniska nämnden: ansvarar för byggledning, drift och underhåll av skyddsvallar, drift och underhåll av pumpstationer, dikessystem och kanaler samt dimensioneringsunderlag för Helge Å och kusten samt uppföljning och prognostisering av vattennivåer Byggnadsnämnden: Prövar i detaljplan samt beslutar om övriga tillstånd inom nämndes verksamhetsområde. Gränssnitt: Kommunstyrelsen leder och samordnar arbetet med skydd mot högvatten. Tekniska nämnden genomför utbyggnad av skydd mot högvatten samt ansvara för drift och underhåll. Övrigt: Dammsäkerhetsansvarig ansvarar för att arbetet organiseras på ett effektivt och kvalitativt sätt. Arbetsprocess och organisation beskrivs närmare i Dammsäkerhetsorganisation KS 2015/.
-4- Gestaltningsprocess (KS 7, BN 3 pkt5, TN 3 pkt3) Definition: Med gestaltning menas utformning av byggnadsverk, platser och offentliga rum ur ett såväl funktionellt som estetiskt perspektiv. Kommunstyrelsen: ansvarar specifikt för plan- och exploateringsekonomi, initierar planläggning och ger planuppdrag med mål och inriktning samt har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning Byggnadsnämnden: har ansvar för utformning och gestaltning av offentlig miljö. Ansvar för gestaltning i enlighet med plan- och bygglagen. Tekniska nämnden: ansvarar för genomförandeplanering i vilken, om så erfordras, ingår en fördjupning av gestaltningsunderlaget inom ramen för projekteringen och utifrån övergripande mål och inriktningar. Gränssnitt: Kommunstyrelsen ansvarar för mål- och inriktning och ekonomiska förutsättningar för gestaltningen, Byggnadsnämnden har det övergripande gestaltningsansvaret och Tekniska nämnden ansvarar inom ramen för genomförandeplanering för fördjupningar av underlag. Övrigt: Ytterligare beskrivningar av arbetsprocessen finns i samhällsbyggnadsprocessen KS 2014/401. Samordning och uppföljning av gestaltningsfrågor hanteras av det s.k. Gestaltningsrådet. FÖRTYDLIGANDE AV REGLEMENTE Nedan följer kortfattade förtydligande av några av paragraferna i reglementena. Utveckling (TN 3 pkt 2) Tekniska nämnden ansvarar inom ramen för den normala verksamheten för att ta initiativ till utveckling, förändring och förädling inom det ansvarsområde som är närmare beskrivet under 3. Detta under förutsättning att: 1. för de initiativ där detaljplan erfordras ger Kommunstyrelsen uppdrag om detaljplaneläggning till Byggnadsnämnden 2. det hanteras inom budgetram för nämnden. 3. det inte är av stort allmänintresse eller principiell och ger stor påverkan i kommunen. (för dessa strategiska utvecklingsprojekt erfordras ett uppdrag från Kommunstyrelsen) (*) (*) Som exempel på ärenden som kräver Kommunstyrelseuppdrag är utvecklingsprogram för Stora Torg Byggnadsnämndes delegation från Kommunfullmäktige (BN 6) Byggnadsnämnden får anta, ändra eller upphäva detaljplan (4) och områdesbestämmelse under förutsättning att: - den inte strider mot gällande översiktsplan eller motsvarande översiktliga beslutsunderlag (3) - den inte medför ekonomiska åtaganden för kommunen vilka inte beslutas i annat sammanhang (1) - kommunstyrelsen inte har invändningar mot detaljplanen eller områdesbestämmelserna och invändningarna inte beaktas (2)
-5- - länsstyrelsen inte har framfört sådana invändningar att beslut om prövning enligt PBL kan befaras - den inte är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt av stor betydelse eller antas medföra en betydande miljöpåverkan Förtydligande (1) Avsikten med denna punkt är: - dels att säkerställa att för de detaljplaner som är förenade med genomförandeavtal (exploateringsavtal m m) ska dessa avtal föreligga innan detaljplanen antas. Antingen genom att ärendet som helhet lyfts till Kommunstyrelsen eller Kommunfullmäktige eller att avtalet föreligger innan Byggnadsnämnden fattar beslut - och dels att säkerställa att det finns ekonomiska medel avsatta i budget eller flerårsplan för genomförande av detaljplanen under genomförandetiden (2) Invändningarna framförs vid samråd eller granskning av Kommunstyrelsens arbetsutskott. (3) Översiktliga beslutsunderlag innebär karaktär i enlighet med omfattning enligt rubrik ovan Översiktlig fysisk planering (4) Inbegriper både standardförfarande och utökat förfarande enligt nuvarande lagstiftning. Övriga delar följer lagstiftning enligt plan- och bygglagen och kommunallagen Planbesked (BN 3 pkt 3) Vad avser initiering av planuppdrag från enskilda hanteras detta till skillnad mot av Kommunstyrelsen givna uppdrag genom s.k. planbesked. Planbesked lämnas av Byggnadsnämnden. Kommunstyrelsens arbetsutskott yttrar sig under planprocessen i samråd och granskning. För vidare information om arbetsprocessen för hantering av planbesked och i syfte att säkerställa En väg in och ett gemensamt uppbyggt kunskapsunderlag hänvisas vidare till Samhällsbyggnadsprocessen KS 2014/401. BEGREPPSFÖRKLARINGAR Planering Begreppet planering har varit föremål för diskussion inom och mellan nämnderna. En sammanfattning och översiktlig beskrivning av ansvar för styrelse och nämnder kan göras enligt nedan: Kommunstyrelsen har ansvaret för strategisk planering. Byggnadsnämnden har ansvaret för den fysiska planeringen i enlighet med PBL (beakta särskilt översiktlig planering enligt gränssnitt ovan) Tekniska nämnden ansvarar för planering i samband med genomförande. I begreppet genomförande för byggnation ingår också byggprocessens delar; program (i samråd med verksamheten), projektering och produktion. Uppdrag Med att utföra verksamhet på uppdrag menas att beställning omfattande tider, kostnad och innehåll (omfattning, kvalitet) lämnas över från beställaren till utföraren.