1(10) 2019-05-12 Dnr RS/1379/2015 Beslut om organisation inom område akutvård och övergripande ledning och styrning inom Hälso- och sjukvården 20190901 1. Bakgrund Område akutvård är ett stort och komplext område i Hälso- och sjukvårdsförvaltningen med ca 480 anställda och en omslutning på 420 miljoner kronor (brutto). Områdeschefen är idag närmaste chef för 10 enhetschefer, en biträdande enhetschef, två assistenter, en verksamhetsutvecklare och en produktionsledare. Flera av områdets enheter har två till tre enhetschefer med delat ledarskap: Akutmottagningen har två enhetschefer och en biträdande enhetschef. Ambulansverksamheten är uppdelad i tre geografiska områden, nord, mitt och syd med var sin enhetschef. Centraloperation inkl sterilcentralen, uppvakningsavdelning och ambulanshelikopter har tre enhetschefer. IVA har en enhetschef och Läkaravdelningen har en deltidschef på 50 %. Ingen av enhetscheferna har färre än 30 underställda medarbetare och flera av dem har mellan 50-60 medarbetare. Området är helt anslagsfinansierat och ändå är centraloperation, anestesi och intensivvård och akutmottagningen verksamheter som i hög utsträckning är servicefunktioner till andra områdens verksamheter. Ambulansverksamheten är geografiskt spridd på 10 stationer över hela länet. Område akutvård har stora behov av samverkan med övriga områden inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen för att kunna styra och leda de egna verksamheterna men också stora krav från de andra områdena för att deras verksamheter effektivt ska kunna styras och ledas. Dessutom har område akutvård fler externa samarbetskrav t ex länets kommuner, räddningstjänst, polisens fjällräddning och evenemangsarrangörer. Området har också ett stort uppdrag i det kris- och katastrofmedicinska arbetet.
2(10) Området har egna IT-system med systemägaransvar, T-Doc för sterilgodshantering och Mobimed ambulansjournal. Området har också ansvar för operationsmodulen TM i Cosmic. Område akutvård har slutligen huvudansvar för stora avtal som alla områden inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen är nyttjare av t ex ambulanshelikopter, ambulansflyget, Västerbottens flygläkarjour, alarmerings- och dirigeringstjänst via SOS Alarm samt sterilgodshantering. Dessa krav gör att ledning och styrning av akutområdet analyserats och diskuterats under hösten. Diskussionen om förändrad organisation för akutvården har utgått från följande punkter: - Ledning och styrning för områdets service verksamheter måste tydliggöras så att effektiva beslutsprocesser kan uppnås - Arbete med ambulansverksamhetens del i nära vård kan ges prioritet och tydliga samarbetsförutsättningar - Akutområdets roll i regionens arbete med förbättring av tillgängligheten ges bra förutsättningar - Ansvar och mandat i olika samarbetsarenor och vid externa kontakter bör analyseras och vid behov tydliggöras - Förutsättningar för verksamhetschefsrollen bör värderas Under hösten har dialog kring flera olika organisationsförslag skett vid flera tillfällen i akutområdets ledningsgrupp. Gruppens medlemmar har framfört sina synpunkter både muntligt och skriftligt. Detta är nu det förslag som chefen för område Akutvård och Hälso- och sjukvårdsdirektören anser är det bästa. 2. Övergripande ledning och styrning inom Hälso- och sjukvården Vid bildandet av organisation 20160101 beslutades om en struktur för verksamheterna som förvaltningscheferna, dvs Hälso- och sjukvårdsdirektören (HS-direktör) hade att förhålla sig till när organisation för Hälso- och sjukvården beslutas. Det betydde då en HS-direktör som direkt linjeansvarig för 12 områden och enbart en funktion (hälso- och sjukvårdssamordnaren) i sitt närstöd.
3(10) Erfarenheter efter tre år är att - förändringar i områdesindelningen gjorts som innebär att nu finns 14 områden, och med delning som senare i detta dokument föreslås kommer det var 15 områden. - Kraven på samordning mellan områdena ökar t ex p g a ökad fokusering på produktionsplanering. Särskilt kraven på beslutsmakt och tid för samordning kring centraloperation och akutmottagningen. Men också effekter av de standardiserade vårdförloppen kräver samordning mellan områdena med tydliga mandat för prioritering. - Kraven på samarbete mellan specialiserad vård och primärvård har aldrig varit så tydliga som nu när arbetet med nära vård är i fokus. Här finns också stora krav på samverkan med kommunerna och att lösa frågor med påverkan på flera områden. - Från juni 2018 har en tillfällig lösning varit en biträdande HS-direktör för att HS-direktören skulle kunna fokusera med kraft på ekonomisk krisledning och de förändringar som krävs för att verkställa ekonomiska åtgärdsbeslut. Dessa erfarenheter innebär nu att en funktion som biträdande HS-direktör nu inrättas fr o m 20190901. Ansvarsfördelning mellan HS-direktören och den biträdande HS-direktören är HS-direktör Biträdande HS-direktör Linjeansvarig för de 15 Samordningsansvarig för interna områdescheferna och biträdande HS-frågor dvs mellan olika områden, HS-direktör hälso- och sjukvårdsgemensamma sakfrågor Är ansvarig funktion i förhållande till Leder de styrgrupper och projekt Hälso-och sjukvårdsnämnden som HS-direktören delegerar Är vid behov ansvarig funktion i Tar fram beslutsunderlag av förhållande till Regionstyrelsen principiell art och/eller resursomfördelande art (via styrgrupper/projekt) men besluten fattas av HS-direktören
4(10) Ansvarar för framtagande av Hälso- och sjukvårdens övergripande verksamhetsplan Ingår i Regiondirektörens ledningsgrupp Ansvarar för utvecklingen av nära vård dvs relationerna mellan Ingår i HS-direktörens ledningsgrupp Ansvarar för utvecklingen av en effektiv sjukhusvård spec.vård pv - kommuner Ansvarar för alla externa kontakter Delta i MLA/MLU-möten 3. Delning av Område akutvård Diskussionerna och analyserna kring ledning och styrning inom nuvarande område akutvård har lett fram till att området föreslås delas. Detta är en översiktlig bild på akutvården nya organisation. Område akut innehåller Akutmottagning med OBS-platser Ambulanssjukvård inkl helikopter 6 enhetschefer och 1 bitr chef. 1 assistent, 1 VU ca Område 245 antal anestesi medarbetare operation och IVA innehåller c-op med UVA, stc, läkaravd och IVA 6 enhetschefer
5(10) Sterilcentra Område akutvård Förslaget tar sin främsta utgångspunkt i behovet av att ge ytterligare kraft åt samarbetet mellan primärvård, ambulansverksamheterna i Jämtland Härjedalen och kommunal sjukvård En fungerande samverkan är ett måste för utvecklingen av Nära vård. I detta samarbete är också 1177 en viktig beståndsdel. Inom område akutvård förändras chefsområdena inom ambulansverksamheten så att nuvarande tre chefer (Nord, Mitt och Syd) för drygt 140 medarbetare, utökas till fyra chefer. Ambulanshelikopter flyttas över från c-op till ambulansverksamheten och medarbetare i helikoptern får sin anställning i ambulansverksamheten med fortsatt delad tjänstgöring mellan helikopter och anestesiverksamhet. Uppdelning i nuvarande ambulansområden kvarstår. Förslagsvis tar ny chef ansvar för helikopter och resursenheten men det behöver utredas vidare hur chefsuppdragen i ambulansen ska se ut. Område anestesi operation och IVA Att dela området innebär också att område opererande kommer att kunna fokusera på att optimera sina verksamheters uppdrag för sjukhusets bästa. Detta område har fr o m årsskiftet 2018/2019 också ny/utökad verksamhet på Campus att samverka med.
6(10) Område opererande förändras så att sterilcentralen blir en egen enhet med 10-12 medarbetare och egen chef. Centraloperation med sina ca 110 medarbetare fortsätter att ha tre chefer. Anestesiläkaravdelningen bemannar centraloperation, IVA och anestesiservice på ett flertal ställen utanför c-op. Anestesiläkarna fortsätter att vara organiserade i en läkaravdelning med egen chef och tillhör området. Läkaravdelningen kan vid behov tillhandahålla tjänster som MLU/MLA för prehospital verksamhet. Ansvaret för ambulanshelikoptern har legat på centraloperation utifrån att det är narkossköterskorna därifrån som bemannar helikoptern. Det ansvaret flyttas över till område akutvårds ambulanschefer. Bemanningen kommer fortsatt att vara ett samarbete med centraloperation och ambulanshelikopter/ambulansverksamhet. Läkaravdelningen kan vid behov bemanna ambulanshelikopter och tillhandahålla MLU för verksamheten. 3.1 Principer för ledning De olika chefsrollerna i område akutverksamhet och område opererande behöver beskrivas för att organisationen ska förstås i termer av roller, ansvar och befogenheter inkl verksamhetschefsrollen enligt hälso- och sjukvårdslagen. 1. Områdescheferna har var sin MLA (medicinsk ledningsansvarig) och de är sina områdens högsta ledning. Områdescheferna är tillika verksamhetschefer enligt HSL.
7(10) 2. Områdescheferna beslutar om biträdande enhetschefer ska finnas inom det egna området utifrån regionen regelverk för detta. 3. På varje enhet ska finnas MLU som stöd för enhetschefer i medicinska frågor 3.2 Samarbetsområden Ett av problemen som identifierats i samband med diskussionerna kring dagens område akutvårds ledning och styrning är beslutsmandat och befogenheter i framförallt Akutrådet och Oprådet. Enligt nuvarande beskrivningar ser dessa organ ut så här OP-råd Oprådets uppdrag innebär att verka för hög kvalitet, hög patientsäkerhet och ett optimalt resursutnyttjande av centraloperation och övriga operationsverksamheter på Östersunds sjukhus. Det sker genom samverkan mellan Akutområdet och opererande kliniker. Rådet ska ta beslut i övergripande rutiner, följa upp verksamheten och vid behov besluta om prioritering av gemensamma förbättringsåtgärder. Rådet sammanträder 10 gånger per år Rådet har följande sammansättning VC akutområdet, ordförande VC för kirurgi, ögon/öron, ortopedi, gynekologi EC C-op MLA Akutområdet MLU C-op Läkarrepresentation från kirurgi, ortopedi, gynekologi, ögon/öron Produktionsledare, sekreterare Modulansvarig COSMIC TM adjungerad Akutråd Akutrådets uppdrag innebär att verka för hög kvalitet, hög patientsäkerhet och ett optimalt resursutnyttjande av akutmottagningen. Det sker genom samverkan mellan Akutområdet och de kliniker som har verksamhet på
8(10) akutmottagningen. Rådet ska ta beslut i övergripande rutiner, följa upp verksamheten och vid behov besluta om prioritering av gemensamma förbättringsåtgärder. Rådet har från 2019 även ansvar för resusciteringsfrågor i Regionen. Rådet sammanträder ca 8 gånger per år Rådet har följande sammansättning: VC akutområdet - ordförande VC kirurgi VC ortopedi VC HIM VC HNR VC barn VC DTS VC primärvård Östersund EC akm MLU akm Resusciteringskoordinator (efter rekrytering) och medlem från resusciteringsgruppen Efter beslut av HS-direktören kan bitr HS-direktör ges ansvar att vara ordförande i båda råden. Områdeschef kan vara ansvarig för agenda och sammankallande men bitr HS-dir är ordförande och har beslutsmandat vid oenighet i frågor och har uppföljningsansvar i tagna beslut. Områdeschefer för både akutvård och anestesi operation och IVA bör ingå i traumarådet. 4. Ledningsstrukturer, stabsstöd och samverkan Respektive områdeschef organiserar sin ledningsstruktur.
9(10) Varje område bör ha en egen verksamhetsutvecklare, men det finns idag befintliga kompetenser inom området som kan bemanna sådana uppdrag. Det kommer att ske utan utökning av de totala resurserna. Samverkan med fackliga organisationer innebär att ytterligare en områdeskommitté inrättas. 5. Finansiering Argumenten kring förändringen är att ge mer styrka till lednings och styrning inom dessa stora strategiskt viktiga områden och ge ytterligare fart i arbetet med nära vård och samarbetet med primärvården. Operationssjukvården står inför utmaningar med kompetensförsörjning, behov av effektivisering av flöden och en omställning till mer poliklinisk verksamhet. Organisationsförändringen innebär 1, 0 biträdande HS-direktör 1,0 ytterligare en områdeschef 1,0 ytterligare ambulanschef 1,0 sterilcentralschef Denna kostnad, ca 4,2 miljoner kronor, anses nödvändig för att möjliggöra att nå målet att minska kostnaden för den sjukhusbundna vården. 6. Ännu ej klargjorda frågor hantering senare Delningen av området ger konsekvenser på stabsstödet i form av ekonomikonsult och personalkonsult. Det är dock för tidigt att avgöra hur detta kan lösas. Detta blir en senare fråga som hanteras av Regionstaben i samråd med HS-direktör och områdescheferna.
10(10) Enhetschef på IVA har idag 60 medarbetare. När nuvarande erfarna chef avslutar sitt förordnande behöver chefsuppdraget delas upp på fler enhetschefer alt biträdande enhetschef. Enhetschef på läkaravdelningen har ett deltidsuppdrag 50 % för drygt 30 medarbetare. När erfaren chef slutar finns behov av utvärdering om det ska vara ett deltids- eller heltidsuppdrag. 7. Fortsatt arbete med organisationsbeslutet Detta beslutsdokument delges HS-kommitté som information i febr 2019 En risk- och konsekvensanalys görs för det som beskrivs i detta dokument tillsammans med HS-kommittén. Vid HS-kommittén i mars samverkas förslag till beslut Ny organisation börjar gälla 1 september 2019.