Revisionsrapport Granskning intern kontroll Oxelösunds kommun Karin Jäderbrink Cert. kommunal revisor 29 november2011
Granskning intern kontroll Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning 1 2 Bakgrund 3 2.1 Uppdrag och revisionsfråga 3 2.2 Avgränsning och metod 3 3 Resultatet av granskningen 4 3.1 Intern kontroll och dess innebörd 4 3.2 Kommunens reglemente och riktlinjer för intern kontroll 5 3.3 Internkontrollplan 7 3.4 Underlag till internkontrollplanen, dokumentation och avrapportering 8 3.5 Kännedom om intern kontroll i organisationen 10 3.6 Granskning rutiner per nämnd/styrelse 12 29 november2011 Oxelösunds kommun
1 Sammanfattning och revisionell bedömning Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunrevisionen i Oxelösunds kommun har gett i uppdrag att granska den interna kontrollen. Nämnder och styrelse som berörs i granskningen är kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, vård- och omsorgsnämnden och kulturoch fritidsnämnden. Sammanfattningsvis visar granskningen att det systematiska interkontrollarbetet behöver utvecklas. Idag efterlevs inte det interna kontrollreglemente som antagits av fullmäktige av samtliga nämnder, samlade tillämpningsanvisningar finns ej framtagna och Vård- och omsorgsnämnden har inte aktuell intern kontrollplan. Systematiska kontroller måste genomföras, rapporteras och dokumenterade rutiner behöver utarbetas och uppdateras. Vi bedömer att de granskade nämnderna och kommunstyrelsen för närvarande inte tillfullo bedriver ett effektivt intern kontrollarbete utifrån reglerna i gällande reglemente för intern kontroll. Arbete pågår dock för att förbättra det systematiska arbetet. Utifrån de ställda frågeställningarna visar granskningen följande: Finns det aktuella planer för internkontroll för nämndernas och kommunstyrelsens hela ansvarsområden? Aktuella planer för 2011 finns för samtliga i granskningen berörda nämnder förutom Vård- och omsorgsnämnden. Flertalet av de aktuella planerna har dock antagits sent under året. Intern kontrollplanernas innehåll bedöms kunna utvecklas för att omfatta nämndernas och styrelsens hela ansvarsområden. Väljs granskningsområdena i kontrollplanen utifrån en bedömning av väsentlighet och risk? Delvis. I intern kontrollplanerna framgår kolumner för väsentlighet och risk. Vi bedömer dock att arbetet kan utvecklas. Idag är flera av kontrollplanerna för omfattande och väsentliga och riskfyllda processer, rutiner skall prioriteras i den årliga internkontrollplanen. Oxelösunds kommun 1 av 14
Dokumenteras genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt och följs upptäckta brister upp i nästkommande års plan? Nej. Ingen samlad rapportering har skett för 2010 eller för 2011 för någon nämnd eller styrelse. Mallar för rapportering finns ej. Brister har därför ej rapporterats av årliga kontroller och därmed ingått i nästkommande års plan och följts upp. Sammanfattningsvis bedöms att kunskap och kännedom om reglemente om intern kontroll och nämndernas internkontrollplaner delvis finns. Behov finns dock av att arbetet behöver struktureras, tillämpningsanvisningar utarbetas och utbildning genomföras. Vid genomgång av ett antal rutiner bedöms också behov finnas av att utarbeta dokumenterade rutiner och av att mer systematiska kontroller genomförs. Oxelösunds kommun 2 av 14
2 Bakgrund Kommunfullmäktige har beslutat om reglemente för intern kontroll. En väl fungerande internkontroll måste beröra all verksamhet från nämndnivå till enhetsnivå. Systemet måste också vara så utformat att det täcker in såväl enskilda rutiner som mer övergripande verksamhetsuppföljningar. Motiven till de kontrollinsatser som väljs bör slutligen baseras på en översiktlig bedömning av väsentlighet och risk. I vilken utsträckning nämndens politiker är aktiva i internkontrollarbetet är också av intresse att belysa. Oxelösunds kommuns revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning funnit skäl för att granska kommunens arbete med intern kontroll. 2.1 Uppdrag och revisionsfråga Revisionsfråga: Har de granskade nämnderna och kommunstyrelsen ett effektivt internkontrollarbete baserat utifrån reglerna i gällande reglemente för internkontroll. I granskningen kommer bl.a. följande frågeställningar att granskas: Finns det aktuella planer för internkontroll för nämndernas och kommunstyrelsens hela ansvarsområden? Väljs granskningsområdena i kontrollplanen utifrån en bedömning av väsentlighet och risk? Dokumenteras genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt och följs upptäckta brister upp i nästa års kontrollplan? 2.2 Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till att omfatta vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden, kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden. Granskningen genomförs genom intervjuer med tjänstemän inom berörda förvaltningar. Respektive nämnds internkontrollplaner för de senaste två åren, genomförda internkontrollinsatser för samma period, rutiner, etc. analyseras och bedöms. Urval av en rutin per nämnd och mer ingående granska och bedöma dokumenterade riktlinjer, inbyggda kontroller och arbetssätt. Webenkät till politiker och tjänstemän på olika nivåer i organisationen. Oxelösunds kommun 3 av 14
3 Resultatet av granskningen 3.1 Intern kontroll och dess innebörd Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. Intern kontroll kan övergripande definieras som en process där såväl den politiska som professionella ledningen samt övrig personal samverkar och som utformas för att med en rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Intern kontroll utgör därför ett viktigt ledningsverktyg för såväl den politiska som professionella ledningen. En väl uppbyggd och fungerande intern kontroll är således en viktig förutsättning för att en organisation ska kunna leva upp till kraven på God ekonomisk hushållning. För att ytterligare tydliggöra definitionen av intern kontroll kan man dela in i begreppet i rutinorienterade kontroller och resultatorienterade kontroller: Med rutinorienterade kontroller menas dels säkerhet i system och rutiner dels rättvisande räkenskaper. Det förra skapas genom en tydlig arbetsfördelning och olika kontrollmoment, t.ex. löpande avstämningar, behörighetskontroller i ADBsystem, back - up rutiner, inventeringar, attest- och anslagskontroll, kontroll mot underlag etc. Rättvisande räkenskaper innebär att kommunen följer god redovisningssed. Med resultatorienterade kontroller menas kontroller för att främja organisationens effektivitet och säkerställa en ändamålsenlig verksamhet. I en effektiv organisation finns tydliga och mätbara mål för verksamheten, dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning, dokumenterade rutinbeskrivningar etc. En ändamålsenlig verksamhet kännetecknas av politiska beslut om mål, inriktning, omfattning och kvalitet samt kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamhetens resultat i förhållande till målen. I kommunallagens 6 kap. 7 definieras nämndernas ansvar för den interna kontrollen: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Oxelösunds kommun 4 av 14
Intern kontroll är ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv. Den behöver därför planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god intern kontroll är det därför nödvändigt att nämnden har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande. 3.2 Kommunens reglemente och riktlinjer för intern kontroll Kommunfullmäktige beslutade 2010-02-17 3 om ett reglemente för intern kontroll. Organisationen och ansvarsfördelningen i kommunen rörande internkontrollen beskrivs i reglementet på följande sätt. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll och för att upprätta en organisation för intern kontroll i kommunen. Kommunstyrelsen beslutar vid behov om anvisningar. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och för att upprätta en organisation inom sitt område. Nämnden(eller den nämnden utser) beslutar om anvisningar på områden som kommunstyrelsen inte behandlat. Verksamhetschefen ansvarar för att konkreta anvisningar utformas för en god intern kontroll inom en nämnds- styrelses område. Verksamhetschefen ska löpande rapportera till nämnden/styrelsen om hur den interna kontrollen fungerar. Enhetschef ska följa anvisningar om intern kontroll samt informera övriga anställda om anvisningarnas innebörd. Enhetschefen ska verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmast överordnad. Uppföljning av intern kontroll Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas rapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och vid behov göra förbättringar. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Nämnderna/styrelsen ska löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt eget område och två ggr/år rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Oxelösunds kommun 5 av 14
Några tillämpningsanvisningar/riktlinjer där det samlat framgår arbetssätt, mallar, årscykel, bedömningar av väsentlighet och risk, tider för rapportering mm finns inte framtagna vid granskningstillfället. Det framgår dock i protokoll och handlingar följande; Kommunstyrelsen beslutade 2010-03-24 33 att anta föreslagen internkontroll plan för Ks. I planen finns bedömningar om väsentlighet och risk, vilka kontrollmoment som ska genomföras, hur det ska ske, vem som ska göra det, hur ofta samt till vem som resultatet skall rapporteras. Planen omfattar enbart ekonomiska rutiner. Tidplanen som antogs för implementeringen i övriga nämnder var Mars 2010 påbörja diskussionerna med nämnderna för deras planer för införande senast halvårsskiftet 2010. Okt 2010 utvärdera arbetet inom kommunstyrelsens kontor och följa upp nämndernas arbete. Dec 2010 beslut i Ks om intern kontrollplan, eventuell revidering av ekonomidelen, komplettering med personal, ärendehantering samt rapport om nämndernas arbete. Kommunstyrelsen beslutade också att kontrollplanen under 2010 ska kompletteras med samtliga övriga verksamheter inom kommunstyrelsens ansvarsområden. Arbetssättet med internkontrollplaner skulle också implementeras inom samtliga kommunens nämnder/verksamheter. Kommunstyrelsen beslutade 2011-03-23 att anta föreslagen intern kontrollplan för Ks 2011 som avser mer kommunövergripande processer. Nämnderna uppmanades att anta motsvarande planer med kontroller/områden som är specifika för varje nämnd. Varje nämnd föreslogs samtidigt besluta om internkontrollplaner senast juni månad för 2011 och senast november för 2012. I mars 2012 avses en gemensam redovisning i samband med bokslutet ske från samtliga nämnder om hur den interna kontrollen fungerat under 2011. Vår kommentar Positivt är att det finns ett antaget reglemente för intern kontroll. Detta innehåller till delar organisation och ansvarsfördelning för arbetet med intern kontroll. Det finns inga samlade antagna tillämpningsanvisningar för hur arbetet konkret skall bedrivas. Kommunstyrelsen har dock påbörjat arbetet 2010 och 2011 som det framgår i protokoll men det finns fortfarande en osäkerhet kring hur framtagande av internkontrollplaner skall ske, tidpunkter mm. Oxelösunds kommun 6 av 14
Intervjuerna som genomförts i granskningen och webenkäternas svar och kommentarer betonar också behovet av mer riktlinjer och direktiv om struktur och hur arbetet ska bedrivas. Vi bedömer att det är viktigt att antingen reglementet kompletteras/revideras eller att samlade tillämpningsanvisningar utarbetas för att tydliggöra arbetet med intern kontroll. Vi kan konstatera att det systematiska arbetet med intern kontroll inte implementerats tillfullo. Arbetet har avstannat efter att reglemente antagits bl.a. för att riktlinjer och anvisningar inte utarbetats. Det är bra att kommunstyrelsen som det framgår i reglementet avser att med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Det är dock viktigt att detta också görs samt att följa upp nämndernas efterlevnad av riktlinjerna. Vi kan konstatera att detta inte gjorts för 2010. 3.3 Internkontrollplan I samband med granskningen har vi begärt att få erhålla nämndernas och styrelsens internkontrollplaner för 2010 och 2011. För 2010 finns kontrollplan framtagen för Ks (2010-03-24). Kultur- och fritidsnämnden informerades av ekonomichef 2009-11-10 och 2010-06-03 och förvaltningen utarbetade förslag till kontrollplan under 2010. Övriga nämnder har inte antagit kontrollplaner för 2010. För 2011 o Utbildningsnämnden - beslut 2011-09-21 om kontrollplan för 2011 och 2012. o o Vård- och omsorgsnämnden ingen plan antagen. Enligt protokoll 2011-08-25 har dock information getts till nämnd från socialchef. Kultur- och fritidsnämnden beslut 2011-04-20 om kontrollplan för 2011. o Kommunstyrelsen beslut 2011-03-23 om kontrollplan för 2011 o Miljö och samhällsbyggnad beslut 2011-05-10 om kontrollplan för 2011 Vid genomgång av planerna noteras följande; Kontrollplanerna har i stort sett samma struktur Oxelösunds kommun 7 av 14
Verksamhetsmässiga kontroller ingår i planerna till viss del. Tendens finns dock att planerna innehåller kontroller av administrativ och ekonomisk karaktär. Några av kontrollplanerna är relativt långa och innehåller många kontroller. Har en bedömning om väsentlighet och risk gjorts? Vår kommentar Vi kan konstatera att det finns aktuella intern kontrollplaner för 2011 hos kommunstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden samt utbildningsnämnden. Vi kan dock konstatera att de beslutats vid olika tillfällen under våren eller hösten 2011. Vård- och omsorgsnämnden har ännu inte antagit plan för 2011. Vi bedömer det som viktigt att internkontrollplaner skall antas i slutet av varje år för nästkommande år. Samtidigt skall rapportering ske av resultatet av årets kontroller. Det är positivt att planerna i stort sett har samma struktur men kan samtidigt konstatera att planerna till stor del innehåller kontroller av administrativ och ekonomisk karaktär. Utbildningsnämnden har dock beslutat om mer verksamhetsspecifika kontroller. Några av kontrollplanerna är för omfattande. Bedömningen av väsentlighet och risk bör utvecklas och väsentliga och riskfyllda processer, rutiner prioriteras i den årliga internkontrollplanen. 3.4 Underlag till internkontrollplanen, dokumentation och avrapportering Underlag till internkontrollplan De intervjuade beskriver att utarbetandet av de intern kontrollplaner som är aktuella idag har skett via företrädare för ekonomikontoret (Ks), förvaltningschef (Msn), central ledningsgrupp inom utbildningskontoret (Utbn) samt förvaltningschef och ekonom inom kultur- och fritidskontoret (Kof). KS anger enligt uppgift inga övergripande kontroller som samtliga nämnder ska genomföra och kontrollera. Däremot genomför ekonomikontoret kommunövergripande kontroller som framgår i kommunstyrelsens kontrollplan. Rutinförteckningar för respektive nämnd/styrelse finns inte enligt de intervjuade och utgör därmed inte underlag för bedömning av väsentlighet och risk och innehåll i kontrollplanen. Enkätsvaren visar dock på att rutinförteckningar till viss del finns och exempelvis Kultur- och fritidsnämndens kontrollplan för 2011 bedöms till delar vara rutinförteckning. Oxelösunds kommun 8 av 14
Nämndernas eller styrelsens politiker har inte enligt de intervjuade deltagit i väsentlighet och riskbedömning eller vid framtagandet av kontrollplanen utöver eventuell diskussion då planen antas vid nämndsammanträde. Dokumentation av kontroller samt avrapportering För rapportering och dokumentation av kontroller finns inga mallar framtagna. Rapportering av gjorda kontroller har inte skett för 2010 eller för 2011. Enligt beslut i Ks skall rapportering ske i samband med bokslutet 2011 (mars 2012). Vår kommentar Vi kan konstatera att framtagande av intern kontrollplan och arbetet med väsentlighet- och riskbedömningar bör utvecklas. Rapportering har inte skett av genomförda kontroller för 2010 eller 2011 och därmed finns ingen dokumentation av kontrollerna. Mallar för rapportering mm finns ej framtagna. Nedan ges ett antal iakttagelser, förslag m.m. som bör säkerställas i samband med bedömning av väsentlighet och risk, framtagande av kontrollplan samt rapportering. Utarbeta rutinförteckningar för respektive nämnds/styrelses verksamheter. Samtliga nämnder bör utarbeta rutin/processförteckningar med de mest väsentliga rutinerna som sedan är underlag för en bedömning av väsentlighet och risk. De rutiner/processer som bedöms riskfyllda och väsentliga (inte alla) ska sedan föreslås ingå i årlig internkontrollplan. Väsentlighet och riskbedömningen ska dokumenteras på enklast möjliga sätt. Motivet är främst att tydliggöra för dem som inte deltar i arbetet varför man valt vissa rutiner/processer men även att underlätta arbetet för den/de som vid succession ska ta över uppgiften. Dokumentationen kan ske som den görs idag direkt i internkontrollplanen. På nämndnivå bör man säkerställa att företrädare från verksamheter, administration m.fl. deltar i att utarbeta väsentlighets- och riskanalysen. Detta för att åstadkomma en bättre kvalitet och en bredare förankring av internkontrollarbetet. Idag finns det tendens till att det är förvaltningschefer och ekonomer som deltar i väsentlighet- och riskarbetet. Effekten kan bli att enbart kontroller av administrativ och ekonomisk karaktär finns med i planen. Ansvarig för det praktiska arbetet med intern kontroll hos respektive nämnd behöver tydliggöras. Utöver att nämnd och förvaltningschef är ansvariga bör det utses ansvarig per nämnd/förvaltning som har det Oxelösunds kommun 9 av 14
samordnande uppdraget och säkerställa att rapportering sker till nämnd, kommunstyrelse mm i enlighet med reglemente och riktlinjer. Då brister noterats i samband med uppföljning av den interna kontrollen bör dessa följas upp och ingå i nästkommande års plan. Då skapas en tydligare kontinuitet och stadga i internkontrollarbetet. Säkerställ att handläggande tjänsteman av viss kontrollerad rutin inte själv utför den kontroll som avses. För att stärka uppföljningen av den interna kontrollen kan nämnderna också utse politiska internkontrollrepresentanter med uppdrag att följa arbetet med uppföljningen och informera nämnden om utfallet av genomförda kontroller. Den personal, som på olika nivåer i organisationen, arbetar med intern kontroll, bör ges utbildning i hur man konkret kan arbeta med den egna verksamheten inklusive hur väsentlighets- och riskanalysen kan tas fram. Dokumentation av stickprovskontrollerna bör ske på ett enkelt sätt. Dokumentation av genomförda kontroller bör göras och sammanställas årligen förslagsvis i en internkontrollpärm eller fil och utgöra grund för samlad rapportering till nämnd och styrelse. 3.5 Kännedom om intern kontroll i organisationen I samband med granskningen har webenkäter skickats till totalt 46 personer. 29 % var politiker och övriga tjänstemän. 26 % tillhörde kommunstyrelsen och dess förvaltning, 18 % kultur- och fritidsnämnden, 27 % vård- och omsorgsnämnden och 31 % utbildningsnämnden. Antal svarande var 27 st vilket innebär en svarsfrekvens motsvarande 59 %. Nedan framgår några av frågorna samt resultaten Har du fått information/introduktion om intern kontrollområdet? Enkätsvaren visar att 69 % anser sig ha fått information mm. Kommentarer visar att man fått till viss del men inte i tillräcklig omfattning. Har du fått kännedom om kommunens internkontrollreglemente? Enkätsvaren visar att 69 % har fått kännedom om reglementet. Oxelösunds kommun 10 av 14
Har din nämnd/förvaltning/enhet någon egen intern kontrollplan? Enkätsvaren visar att 44 % anser sig ha en internkontrollplan. 20 % svarar att de inte har och 36 % vet ej. Kommentarer visar att utarbetande av interna kontrollplaner pågår vid enkättillfället. Har din nämnd/förvaltning någon rutinförteckning? Enkätsvaren visar att 48 % anser sig ha rutinförteckningar. 16 % svarar att de inte har och 36 % vet ej. Finns rutiner för hur brister i verksamheten ska hanteras på din nämnd, förvaltning, enhet? 40 % av de svarande anser att det finns rutiner för det eller till stor del. 40 % anser att det finns till viss del och 20 % anser att de inte har rutiner för hur brister i verksamheten ska hanteras. Har Ni på arbetsplatsen tillräcklig information och utbildning inom internkontrollområdet? 52 % anser sig inte ha fått tillräcklig information och utbildning. 20 % till viss del och 28 % till stor del eller tillräckligt. De intervjuade beskriver att under 2010 och 2011 har ekonomichef deltagit vid olika nämnders sammanträden och informerat om intern kontroll och nämndernas ansvar. Under hösten planeras en uppstart av ekonomiutbildning där intern kontroll ska ingå tillsammans med upphandlingsfrågor mm. Vår kommentar Vi kan konstatera att enkätsvaren indikerar på att; Kunskap och kännedom om reglemente om intern kontroll och nämndernas internkontrollplaner delvis finns men kan utvecklas. Att nämnderna/enheterna delvis har egna kontrollplaner och att det till viss del finns rutinförteckningar. Dessa är bra som underlag till väsentlighet och riskbedömningar. Det finns ett löpande informations- och utbildningsbehov. Flera av de svarande anser att man till mindre del eller inte alls har rutiner för hur brister i verksamheten ska hanteras. Oxelösunds kommun 11 av 14
3.6 Granskning rutiner per nämnd/styrelse I samband med granskningen har vi fördjupat oss i en rutin per nämnd/styrelse för att kunna göra bedömning om det finns grund för en god intern kontroll. Detta genom att se om det finns dokumenterade rutiner och om de innehåller uppföljning och kontrollmoment. Vi har valt att fördjupa oss i; Registerkontroll i samband med anställning av personal utbildningsnämnden För att få börja sitt arbete eller praktik ska personer som erbjuds detta inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg visa ett utdrag ur polisens belastningsregister. Registerkontrollen avser alla typer av yrkeskategorier inom de verksamheter som finns inom förskola, skola och skolbarnomsorg oavsett utförare. Rutinbeskrivning avseende ovanstående är enligt underlag från utbildningskontoret; Grundprincipen är att ingen bereds anställning utan att uppvisa utdrag ur belastningsregistret Nya vikarier lämnar registerutdrag i original till utbildningskontoret eller till respektive enhet innan hon/han skrivs in på vikarielista Lista finns upprättad över vikarierna sorterad efter registerutdragens datum Listan kontrolleras en gång i månaden Vid anställning informeras vikarierna om att de kommer att behöva förnya sitt registerutdrag efter ett år Utdragen för vikarierna förvaras Utdragen för tillsvidaranställd personal förvaras Vi kan konstatera att det finns en rutinbeskrivning för registerkontroll gällande tjänst inom förskolor och att kontroller skall ske löpande. Förskolechefer och rektorer har enligt uppgift tagit del av rikspolisstyrelsens riktlinjer för registerkontroll. Vi bedömer att det finns grund för intern kontroll men bedömer samtidigt det som viktigt att rutinerna ska beskriva tillvägagångssätt för hur anställning ska ske mm. Utdrag ur belastningsregistret ska alltid lämnas innan en person sätts upp i vikariesystemet. Det är också viktigt att rutiner finns för övriga verksamheter eller yrkeskategorier som arbetar inom förskolan. Oxelösunds kommun 12 av 14
Stickprovsmässiga kontroller kan också övervägas (väsentlighet och riskbedömning) inom ramen för nämndens intern kontrollplan. Verkställighet av beslut kommunstyrelsen Dokumenterade rutiner för uppföljning av verkställighet av beslut finns inte enligt de intervjuade. Rutinen är dock enligt uppgift nedan; Uppföljning av fullmäktiges beslut följs upp två år efter beslutet av fullmäktiges presidium. Vid presidieträffarna redovisas de beslut som fullmäktige fattat samma månad två år tidigare och säkerställer att de har verkställt. I de fall beslut inte verkställts vidtar presidiet eventuella åtgärder. När det gäller kommunstyrelsens beslut sker ingen officiell uppföljning. I många fall beslutas att en redovisning eller uppföljning ska göras till styrelsen samtidigt som beslutet fattas. Kommunstyrelsen har en balanslista där alla uppdrag förs upp och stryks när de är genomförda. Övriga ärenden följs upp i ärendehanteringssystemet. Ärenden av uppdrags- eller verkställighetskaraktär avslutas inte förr än uppdraget är slutfört. En större genomgång av pågående ärenden görs en gång per år. I kommunstyrelsens intern kontrollplan för 2011 framgår att stickprovskontroller kommer att ske 2 ggr/år. Rapportering om resultat bör därmed ske till kommunstyrelse i samband med bokslut 2011, mars 2012 i enlighet med beslut i Ks. Vi bedömer att det finns en grund för intern kontroll men att dokumenterade rutiner bör utarbetas och att kontroller med rapportering sker. Kontanthantering kultur- och fritidsnämnden Kommunövergripande riktlinjer för kontanthantering och försäljning finns inte enligt de intervjuade. Däremot har kultur- och fritidsförvaltningen dokumenterade rutiner på intranätet för hur kassahanteringen praktiskt skall ske på bl.a. Koordinaten. Kontroller av kontanthantering, dagskassor, uppföljning av intäkter ingår i nämndens intern kontrollplan för 2011 och skall rapporteras 2012. Vi förordar att kommunstyrelsen genomför en översyn gällande kontanthanteringen i kommunen och utarbetar kommungemensamma riktlinjer för kontanthantering och försäljning. Inventera samtlig försäljning och kontanthantering i kommunen och tydliggör rätt momshantering Genomför internkontroller i syfte att förebygga eventuella oegentligheter Utvecklar ekonomisk uppföljning med mer systematisk uppföljning av intäkter och kostnader för respektive försäljningsställe i kommunen Oxelösunds kommun 13 av 14
Beslutar om och ger direktiv om vilken prispolicy som gäller för respektive försäljningsområde Förvarar räkenskapsmaterial centralt i kommunen Försörjningsstöd vård- och omsorgsnämnden Dokumenterade rutiner för försörjningsstöd har erhållits. Dessa är från 2003 och ska enligt uppgift uppdateras och fastställas av Vård- och omsorgsnämnden under hösten 2011. I riktlinjerna framgår allmänt om försörjningsstöd, beräkningsnormer, inkomster, särskilda kostnader utanför riksnorm mm. Riktlinjerna utgör grund för handläggning och som information till försörjningsstödstagare. I riktlinjerna framgår ej vilka kontroller som kommer att ske. Nämnden har inte någon antagen intern kontrollplan där det framgår att stickprovsmässiga kontroller skall ske. Enligt de intervjuade sker kontroller genom att enhetschef för socialtjänst bistånd signerar lista på dagliga utbetalningar och bedömer eventuella större summor eller annan bedömning av fel utbetalningar. Vid behov kontrolleras bedömningen i beslut och tar upp eventuella frågor vid gruppmöten som försörjningsstödsgruppen har 2 ggr/vecka. Regelbundna stickprov på ärenden planeras enligt uppgift att finnas med i kommande intern kontrollplan för nämnden. Vi bedömer att de dokumenterade rutinerna bör kompletteras med kontroller och att mer systematiska kontroller genomförs. Oxelösunds kommun 14 av 14