Tjänsteutlåtande Utredare 2015-08-03 Hanna Björklund 08-590 970 77 Dnr: hanna.bjorklund@upplandsvasby.se KS/2015:331 31401 Förutsättningar för biograf i kulturhuset Förslag till beslut Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av de ekonomiska förutsättningarna för utökad filmvisning/bio i kulturhuset. Sammanfattning av ärendet Den 1 juni 2015 behandlade kommunstyrelsen investeringsbudget för kulturhuset. I samband därmed begärdes en rapport av kostnaden för en utökad biofunktion i scenrummet då medel för en fullödig biofunktion inte ingår i de avsatta medlen för investering eller drift. För att kunna visa biofilm och livesändningar så som konserter, opera och andra föreställningar krävs utökad teknik än den som är planerad i kulturhusets scenrum. Två ledande aktörer inom biografteknik, Videvox och Folkets Hus och Parker har lämnat information om vilken typ av utrustning som krävs, vad kostnaden för utrustningen är, samt om det finns en andrahandsmarknad och vad det innebär att köpa begagnad utrustning. Båda aktörerna är eniga om att ett isolerat, ljuddämpande maskinrum med bra ventilation krävs, då filmprojektorn med tillhörande utrustning är högljudd och alstrar mycket värme. Kulturhuset är idag projekterat utifrån ett "öppet rum" för ljud/ljusteknik, då det ger bäst förutsättningar vid andra musikevenemang. Byggnadsmässigt skulle kulturhuset därför behöva kompletteras med ett isolerat maskinrum. Scenrummet behöver även kompletteras med biografhögtalare, då befintlig ljudanläggning som planeras användas vid exempelvis teaterföreställningar, inte uppfyller kraven för biografvisningar. Kostnaderna för den utrustning som krävs som inkluderar projektor (med servrar, stativ med mera), ljudanläggning samt filmduk uppskattas till mellan 670 000 870 000 kronor. Tillsammans med kringliggande kostnader för exempelvis byggnation av maskinrum resulterar det i en kapitaltjänstkostnad på någonstans 1
omkring 200 000 kronor per år, beroende på storleken på omkostnaderna för byggnationen. Service på projektorn med inräknad ljudinställning och färgkalibrering görs vart annat år för en kostnad på cirka 13 000 kronor, vilket motsvarar en årskostnad på 6500 kronor. Övriga kostnader beror på hur ofta och vad för typ av film eller föreställningar som visas. Det finns en andrahandsmarknad med biografutrustning där utrustningen kan köpas till cirka 50 procent av nypriset, dock är projektorerna oftast minst fem år gamla och saknar både kapacitet att sända den senaste tekniken samt garanti. En ny filmprojektor har en livslängd på cirka tio år och oftast garanti på lika många år. Båda aktörerna avråder från att köpa begagnad utrustning, då den redan är inaktuell och inte har samma livslängd. Videvox driver bland annat biografverksamhet i Sollentuna. De har uttryckt önskemål om att även göra det i Upplands Väsby kommun om det skulle bli aktuellt. I sådant fall ställer företaget upp med digital projektor och de nödvändiga specialanpassningarna som behövs för att visa biofilm, med förköpsrätt av utrustningen om kommunen senare vill ta över verksamheten. Folkets Hus och Parker däremot är en föreningsorganisation och inte ett företag, och är inte intresserade av att själva driva biografverksamhet. Däremot har det ett stort kontaktnät av föreningar som har både kunskap och engagemang, och de förmedlar gärna kontakter till dessa om det blir aktuellt. Ärendet i sin helhet Det nya kulturhuset som byggs invid Messingen väntas invigas i början av december 2015. Tillsammans med Messingen kommer huset att utgöra ett centralt kulturellt nav i Väsby. I kommunens investeringsbudget finns avsatt 7 000 000 kronor för inventarier för det nya kulturhuset. Inventarierna avser bland annat ljud- och ljusteknik, sceninventarier, möblering av kulturhusets lobby samt möbler för utökade ytor för biblioteket. Medel för kapitaltjänst finns inom ramen för de 8 000 000 kronor som kultur- och fritidsnämnden beviljats årligen i driftsmedel för det nya kulturhuset. Den politiska styrgruppen för det nya kulturhuset har varit verksam under ett par års tid i planeringen av den nya byggnationen. Styrgruppen har kontinuerligt tagit ställning till innehåll, inriktning och åtgärder för en ekonomi i balans. Fokus för det nya scenrummet har huvudsakligen angetts som teater, musik, konserter och dans. En fullödig biofunktion har därför inte ingått i den slutliga planeringen och den årliga ersättning på 8,0 miljoner kronor per år som kommunstyrelsen beviljat kultur- och fritidskontoret. 2
Vid sitt sammanträde den 1 juni 2015 (KS/2015:213) beslutade kommunstyrelsen att kultur- och fritidsnämnden får använda 7 000 000 kronor i investeringsmedel för inköp av inventarier till det nya kulturhuset. Kommunstyrelsen begärde också in en återrapport av kostnaden för en utökad biofunktion i scenrummet då medel för en fullödig biofunktion inte ingår i de avsatta medlen för investering eller drift. För att kunna visa biofilm och livesändningar så som konserter, opera och andra föreställningar krävs utökad teknik än den som är planerad i kulturhusets scenrum. Tre ledande aktörer inom biografteknik har tillfrågats för att lämna information om vilken typ av utrustning som krävs, vad kostnaden för utrustningen är, samt om det finns en andrahandsmarknad och vad det innebär att köpa begagnad utrustning. De tillfrågade aktörerna är Videvox, Folkets Hus och Parker samt Eurostar. Av de tillfrågade lämnade Videvox och Folkets Hus och Parker information om det som efterfrågades. Förutsättningar för att sända biofilm och livesända föreställningar Filmprojektorn kräver ett isolerat, ljuddämpande maskinrum med bra ventilation, då maskinen är mycket högljudd och alstrar mycket värme. I de ritningar som finns idag över scenrummet finns ingen lämplig lokal för ett sådant maskinrum. Helst bör maskinrummet vara placerat i bakre delen av salongen och kan vara en del av mixerplatsen. Idag finns ett rum inritat i bakre delen av salongen. Rummet är ritat utan dörrar, för att en ljudtekniker ska kunna arbeta därifrån under exempelvis teaterföreställningar eller konserter. Att placera en högljudd och varm projektor där, är inte att föredra, såvida det inte går att stänga rummet med ljudisolerande dörrar och installera bra ventilation där varmluften leds ut ur byggnaden. Att bygga ett maskinrum med ljuddämpande material och ventilation kostar allt från 50 000 150 000 kronor beroende på vad det finns för förutsättningar samt vilka önskemålen på utformning som efterfrågas. Ett alternativ till ljuddämpande maskinrum är en specialbygd låda som hissas upp i taket. Lådan är ljuddämpande och ska vara kopplad till ventilation. Lådan måste även vara kopplad till ett hissystem, så att projektorn kan hissas ner vid besiktning och reparation. Kostnaden för själva lådan är cirka 150 000 kronor, sedan tillkommer installationskostnader. Folkets Hus och Parker rekommenderar inte den här lösningen i första hand, då det är en riskfylld lösning som kan kräva att taket bör förstärkas och andra säkerhetsåtgärder vidtas. Scenrummet behöver även kompletteras med biografhögtalare, då befintlig ljudanläggning som planeras användas vid ex. teaterföreställningar, inte uppfyller kraven för biografvisningar. I kostnadsförslagen nedan anges kostnader för komplett bioljud. Ny utrustning Kostnaderna nedan är uppskattade kostnader utifrån önskemål om att sända biofilm samt livesända föreställningar enligt den senaste tekniken 4K (visningsenhet med horisontell upplösning i storleksordningen 4 000 pixlar). Båda företagen poängterar dock att de behöver se lokalen för att kunna göra en mer realistisk bedömning och lämna slutgiltiga prisuppgifter. 3
Folkets Hus och Parkers kostnadsförslag: Projektor (4K), servrar, stativ osv. 400 000 Ljudanläggning 250 000 300 000 Filmduk (om befintlig ram kan användas) 20 000 Totalt belopp i kronor, cirka 670 000-720 000 Videvox kostnadsförslag: Projektor (4K), servrar, stativ osv. 450 000-500 000 Ljudanläggning 200 000 350 000 Filmduk (om befintlig ram kan användas) 20 000 Totalt belopp i kronor, cirka 670 000-870 000 Begagnad utrustning Det finns en andrahandsmarknad för filmutrustning som innebär cirka 50 procent billigare kostnad än ny utrustning. Dock klarar begagnad utrustning oftast inte de krav som ställs på modernare teknik. I regel är begagnad utrustning cirka fem år och av kvalitén 2K (visningsenhet med horisontell upplösning i storleksordningen 2 000 pixlar). En ny filmprojektor har en livslängd på cirka tio år och oftast garanti på lika många år. Varken Videvox eller Folkets Hus och Parker rekommenderar begagnad utrustning då de inte kan möta den teknik som förväntas samt att utrustningen saknar garanti. Driftskostnader inköp och anläggning Kostnader för den tekniska utrustningen samt kringliggande kostnader för exempelvis byggnation av maskinrum resulterar i en kapitaltjänstkostnad på någonstans omkring 200 000 kronor per år, beroende på storleken på omkostnaderna för byggnationen. Service på projektorn med inräknad ljudinställning och färgkalibrering görs vart annat år för en kostnad på cirka 13 000 kronor, vilket motsvarar en årskostnad på 6 500 kronor. Övriga kostnader beror på hur ofta och vad för typ av film eller föreställningar som visas. Elförbrukningen för projektorn är mellan 3000 5000 watt per timme. Operaföreställningar är dyrare att sända än biofilm. En operaföreställning kostar cirka 5 000 kronor per visning. Biofilmhyran varierar men är betydligt lägre än hyran för operaföreställningar. Videvox har räknat på vad deras utgifter och vinster är kring biofilmsvisning och menar att cirka 70 procent av biljettpriset för biofilmsvisning går till att täcka kostnaden för filmhyra, el och personal. När de vid enstaka gånger sänt operavisningar har de inte gått med vinst, vilket gjort att de främst satsar på biofilm. Drift av verksamhet 4
Videvox driver bland annat biografverksamhet i Sollentuna. De har uttryckt önskemål om att även göra det i Upplands Väsby kommun om det skulle bli aktuellt. I sådant fall ställer företaget upp med digital projektor och de nödvändiga specialanpassningarna som behövs för att visa biofilm, med förköpsrätt av utrustningen om kommunen senare vill ta över verksamheten. Folkets Hus och Parker däremot är en föreningsorganisation och inte ett företag, och är inte intresserade av att själva driva biografverksamhet. Däremot har det ett stort kontaktnät av föreningar som har både kunskap och engagemang, och de förmedlar gärna kontakter till dessa om det blir aktuellt. Folkets Hus och Parker hjälper till att utveckla föreningarna och värnar om en bredd inom verksamheten, med allt från opera, livesändningar och biofilm. Kultur- och fritidskontoret/enheten Hillevi Englund Kommundirektör Maria Röstberg Tf. Kultur- och fritidschef 5