1(23) Tid och plats 2017-02-02 - Kommunhuset klockan 08.30-11:50 (Sammanträdet ajournerades 10:55-11:00) Beslutande Övriga deltagande Kristina Söderlund (SPI) - ordförande Arne Silfvergren (S) - andre vice ordförande Gunilla Edman (S) - ledamot Kenneth Jacobsson (M) - tjg ersättare Michael Bengtsson (SD) - tjg ersättare Anders Larsson (KD) - ersättare Daniel Engelbrekt (KD) - tillträdande ersättare Andreas Meimermondt - kultur- och fritidschef Åsa Jonsson - sekreterare Justering Justerare Gunilla Edman Plats och tid Kulturhuset, 2017-02-03, kl. 13:00 Justerade paragrafer 15-28 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare... Åsa Jonsson... Kristina Söderlund... Gunilla Edman Organ Sammanträdesdatum 2017-02-02 Datum för uppsättande av anslag Förvaringsplats för protokoll Underskrift ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. 2017-02-03 Datum för nedtagande av anslag 2017-02-24 Kulturförvaltningen... Åsa Jonsson
2(23) KFN 15 KFN.2017.2 800 Ekonomisk uppföljning s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. s budget är vid tillfället för kallelsen ännu inte inlagd i det ekonomiska redovisningssystemet och ingen uppföljning kan därför inkluderas. Kultur- och fritidschefen redogör för de ekonomiska aktiviteterna under januari utifrån de underlag som är tillgängliga i samband med sammanträdet.
3(23) KFN 16 KFN.2017.21 800 Bokslut 2016 s beslut beslutar att anta verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2016 i enlighet med förvaltningens förslag och sända den till kommunstyrelsen för fortsatt behandling. Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen har, i enlighet med kommunledningskontorets instruktioner, utarbetat ett förslag till verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2016. s behandling Yrkande Arne Silfvergren (S), Kenneth Jacobsson (M) och Michael Bengtsson (SD) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Expedieras till: Kommunstyrelsen
4(23) KFN 17 KFN.2017.9 800 Intern kontroll för kultur- och fritidsnämnden 2017 s beslut beslutar att uppdra till förvaltningen att till nämndens sammanträde i mars föreslå internkontrollpunkter för Musikskolans verksamhet samt att lägga informationen om befintliga internkontrollpunkter till handlingarna. Bakgrund I enlighet med kultur- och fritidsnämndens beslut redovisar förvaltningen vid vartannat nämndsammanträde nulägesbilden för beslutade internkontrollpunkter. Beslutsunderlag Intern kontroll februari 2017
5(23) KFN 18 KFN.2017.19 800 Uppdatering av delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden s beslut beslutar att anta en ny delegationsordning i enlighet med förvaltningens förslag med de ändringar som nämnden har föreslagit gällande brådskande ärenden samt fördelning av lovaktiviteter. Bakgrund Kultur och fritidsnämndens nuvarande delegationsordning saknar tydlighet inom vissa av nämndens verksamhetsområden vilket gör att osäkerhet skapas kring hur ärenden i nämndens ansvarsområde skall hanteras. Samtidigt ser delegationsordningen för Örkelljunga kommuns olika nämnder mycket olika ut både avseende formalia och innehåll. På sammanträdet 2017-01-12 fick förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på en uppdaterad delegationsordning som berör samtliga delar av nämndens verksamhet, integrerar musikskolans verksamhet i delegationsordningen och samordnar formalia och struktur med kommunens övriga nämnder. Förvaltningens förslag Kultur- och fritidsförvaltningen har utarbetat ett förslag till ny delegationsordning för kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde. s behandling Yrkanden Arne Silfvergren (S) yrkar att punkt A1 gällande beslut i brådskande ändras från vice ordförande till andre vice ordförande samt att punkt C8 gällande fördelning av lovaktiviteter ändras till att förvaltningschefen har delegation utan rätt att delegera vidare. Kristina Söderlund (SPI) instämmer i Arne Silfvergrens yrkande. godkänner Arne Silfvergrens yrkande.
6(23) Beslutsunderlag Reviderat underlag beslut- och delegationsordning KFN
7(23) KFN 19 KFN.2016.104 828 Drift och underhåll - Junexvallen s beslut beslutar att uppdra till förvaltningen att tillgodose att markytan där den gamla B-planen ligger fortsättningsvis sköts som en grönyta istället för en fotbollsplan samt att kostnaden tas ur potten till nämndens förfogande. Bakgrund I samband med kultur- och fritidsnämndens sammanträde 2016-12-08, 162 fick förvaltningen i uppdrag att undersöka kostnaden för att vidmakthålla B-planen på Junexvallen som grönyta under 2017. Detta för att enklare kunna återuppta B-planen som fotbollsplan om föreningens verksamhet växer. Förvaltningen har undersökt ärendet och fått svar från samhällsbyggnadsförvaltningen att kostnaden skulle bli 15 000 kronor för 2017. s behandling Yrkanden Arne Silfvergren (S) yrkar att kostnaden för att B-planen ska vidmakthållas som en grönyta ska delas mellan kultur- och fritidsnämnden och utbildningsnämnden samt att medel ur potten till nämndens förfogande ska finansiera kultur- och fritidsnämndens del av kostnaden, vilket nämnden godkänner.
8(23) KFN 20 KFN.2016.131 828 Initiativ från SPI Välfärden och Centerpartiet gällande riktlinjer för fördelning av träning- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar s beslut beslutar att anta reviderade riktlinjer i enlighet med förvaltningens förslag. Bakgrund beslutade, i samband med sitt sammanträde 2016-12-08 att uppdra till kultur- och fritidschefen att göra en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar" utifrån initiativ inlämnat av Kristina Söderlund (SPI och Ingela Lärkevie (C) och presentera resultatet på sammanträdet i februari 2017. Initiativet lyder Riktlinjerna är fortfarande i sin "linda" och behöver ses över. Då det under en period uppstått diskussioner från olika grupper som använder sig av våra anläggningar och deras utnyttjande ej varit helt tillfredsställande. Anser undertecknande att det bör göras en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggning". Vi har både föreningar och egna verksamheter som ingår i nämndens ansvarsområden. De prioriterade grupperna är barn och unga 1-19 år samt pensionärer och att behoven för personer med funktionshinder ska beaktas. Vi får inte glömma att kultur och idrott hör ihop. Vi ska vara stolta över Örkelljunga har så många grupper som vill visa upp sina talanger oavsett om det är killar eller tjejer, små eller stora grupper elit eller amatörer av olika slag. Vi vill ge förvaltningschefen i uppdrag att: - Göra en översyn av "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar" av förvaltningens egna verksamheter. - Beskriva eventuella konsekvenser som kan uppstå - Efter återkoppling till nämnden skickas vidare till Kommunstyrelsen
9(23) Förvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämnden Riktlinjerna för fördelning av träningstider tillämpades för första gången med start höstterminen 2016 och det är förvaltningen uppfattning att implementeringen varit framgångsrik. Den kritik som har framförts har inte i huvudsak varit riktad mot riktlinjerna som sådana utan är konsekvenser av föreningar/aktörer som inte ansökt om tid i enlighet med riktlinjernas instruktioner och/eller fått förändrade förutsättningar efter ansökningstidens utgång. Merparten av de berörda aktörerna är nöjda med såväl riktlinjernas principer som förvaltningens tillämpning men det är naturligt att det finns missnöje då prioriteringar måste genomföras och vissa aktörer inte får tider i enlighet med sina önskemål. Detta åtgärdas främst genom ett informerande arbete och en översyn av de blanketter som används för ansökan vilket kan ske inom ramen för förvaltningens ordinarie arbete och uppdrag. I ett nyetablerat regelverk finns det dock alltid saker som har glömts bort, kan misstolkas eller behöver justeras. Det har under hösten 2016 konstaterats att kommunal verksamhet helt saknas i riktlinjernas prioriteringsordning och att det därför är svårt för kommunala verksamheter inom exempelvis musikskolan, socialtjänsten eller personalföreningen att få tillgång till idrottshallar på ett sätt som är förenligt med dessa verksamheters betydelse och angelägenhet. Detta gäller endast kommunalt driven träningsverksamhet då enskilda (eller återkommande) evenemang omfattas av de befintliga skrivningarna kring publika evenemang. Förvaltningen föreslår därför att följande kompletteringar införs i "Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar" - I 2.1 punkt 6 ändra texten från Träning för elitverksamhet och prioriterade grupper till Träning för elitverksamhet och, prioriterade grupper samt kommunal verksamhet riktad mot barn och unga 1-19 år - I 2.1 punkt 7 ändra texten från Övrig träningsverksamhet till Övrigt träningsverksamhet samt övrig kommunal verksamhet Det är förvaltningens uppfattning att ovan föreslagna ändringar kan fastslås av kultur- och fritidsnämnden utan att de behöver behandlas vidare i kommunstyrelse och/eller kommunfullmäktige.
10(23) s behandling Yrkanden Arne Silfvergren (S) yrkar bilfall till förvaltningens förslag. Beslutsunderlag Initiativ från SPI Välfärden och Centerpartiet gällande riktlinjer för fördelning av träning- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar Protokoll 2016-12-08 - KFN 167
11(23) KFN 21 KFN.2016.26 800 Översyn lotterihantering s beslut beslutar att lotterikontrollantens arvode för 2016 betalas av nämnden samt att beslutet gällande arvode till lotterikontrollant börjar att gälla från 1 januari 2017. Bakgrund I samband med kultur- och fritidsnämndens sammanträde 2016-02-04 fick förvaltningen i uppdrag att göra en översyn gällande lotterihanteringen. På sammanträdet 2016-05-12, 77 beslutade kultur- och fritidsnämnden att fastslå taxan för lotteritillstånd till 300 kronor, fastslå ersättningen till lotterikontrollant till 3 % av lotteriomsättningen (inklusive sociala avgifter) samt att fastslå ett maxbelopp om 1 500 kronor per redovisningstillfälle. Synpunkter har inkommit från föreningar gällande att betala ut arvode till lotterikontrollanten retroaktivt för 2016. s behandling Yrkanden Arne Silfvergren (S) yrkar att kultur- och fritidsnämnden står för kostnaderna för lotterikontrollantens arvode för 2016 samt att beslutet gällande arvodet till lotterikontrollanten börjar att gälla från 1 januari 2017.
12(23) KFN 22 KFN.2016.77 790 s vision gällande kultur Kultur- och fritidsförvaltningens beslut beslutar att inrätta ett kulturråd. Rådet ska representeras enligt förvaltningens förslag med tillägget att en representant från varje valteknisk samverkan och en representant för verksamhetsområdet Musik läggs till. Rådets mandatperiod ska följa den politiska mandatperioden och nytt råd ska utses på nämndens januarisammanträde efter valår. Förvaltningen får i uppdrag att ta fram ett förslag till bemanning av kulturrådet till sammanträdet i mars. beslutar även att föreslå för kommunstyrelsen att kulturrådet blir rådgivande och remissinstans i frågor gällande utsmyckning i samband med om- och nybyggnation. Bakgrund genomförde under 2016 workshop kring ambitioner och utveckling av kulturområdet. Bakgrunden var att skapa en bredare ansats till begreppet kultur samt lägga fast riktlinjerna för hur stöttning av såväl ideell som professionell kultur skall se ut i Örkelljunga. I ett syfte att vitalisera kontakten mellan nämndens verksamhet och kulturutövare i kommunen diskuterades införandet av ett kulturråd. Förvaltningens förslag till kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att kultur- och fritidsnämnden inrättar ett kulturråd i enlighet med bifogat förslag till bemanning. Kulturrådet skall fungera som en samverkansplattform mellan såväl det ideella som det professionella kulturutövarna och de politiska företrädarna i kultur- och fritidsnämnden. Kulturrådet föreslås sammanträda vid två tillfällen per år och skall dels fungera som en diskussionsplattform för kulturföreningars, så väl som professionella kulturutövares, behov av kommunal samverkan och dels
13(23) som rådgivande och/eller beslutande organ i frågor där kultur- och fritidsnämnden väljer att inhämta rådets åsikt. Kulturrådet tillgängliggörs årligen ett belopp avsatt ur kultur- och fritidsnämndens ram för arrangerandet av en kulturdag eller motsvarande där kulturrådet fastslår aktiviteten som genomförs i samråd mellan rådet och nämndens personal. För verksamhetsåret 2017 är anslaget 100 000 kronor. Kulturrådet är rådgivande och föreslår för nämnden kandidat/kandidater till Örkelljunga kommuns kulturpris och Örkelljunga kommuns kulturmiljöpris. Förvaltningen föreslår även att kultur- och fritidsnämnden skall tillskriva kommunstyrelsen och föreslå att kulturrådet ges en rådgivande roll i besluten kring utsmyckning och konst i samband med ny- och ombyggnation där 1 % regel tillämpas. Vid inrättandet av ett kulturråd måste stort fokus läggas på att rådet bemannas av individer som representerar alla delar av områdets bredd. Förvaltningen föreslår därför att platserna i rådet i första hand tillsätts genom kategorisering och att rätt individ till motsvarande plats därefter tillsätts. Givetvis finns det individer som skulle kunna uppfylla flera av nedanstående roller men för att rådet skall ges lämplig storlek bör de då väljas ur endast ett perspektiv. Förvaltningen föreslår därmed att kulturrådet består av: 1. Ordförande kultur- och fritidsnämnden 2. Vice ordförande kultur- och fritidsnämnden 3. Förvaltningschefen för kultur- och fritidsförvaltningen 4. Representant Ideella föreningar 5. Representant Kulturhistoria 6. Representant Konsthantverk 7. Representant Litteratur/Författarskap 8. Representant Scenkonst/Teater 9. Representant Måleri/Skulptur 10. Representant Foto/Film Samt att kulturassistenten är ständigt adjungerad och fungerar som sekreterare när rådet sammanträder.
14(23) Ekonomi Inrättandet av kulturrådet innebär kostnader på bedömt 5 000 kr/år för förtäring i samband med möten, porto och liknande omkostnader. Denna summa kan prioriteras inom kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Barn, jämställdhet och miljö/hållbarhet Ärendet påverkar inte dessa aspekter i någon nämnvärd omfattning. s behandling Yrkanden Arne Silfvergren (S) yrkar att punkt 2 i listan gällande representanter i kulturrådet ändras från vice ordförande till andre vice ordförande samt att rådets mandatperiod följer den politiska mandatperioden. Michael Bengtsson (SD) yrkar bifall till Arne Silfvergrens yrkande. Michael Bengtsson (SD) yrkar att Sverigedemokraterna ska representeras i kulturrådet. Arne Silfvergren (S) och Kenneth Jacobsson (M) yrkar bilfall till Michael Bengtssons yrkande. Kenneth Jacobsson föreslår att en representant för verksamhetsområdet Musik ska läggas till på rådets representationslista, vilket nämnden godkänner. Expedieras till: Kommunstyrelsen
15(23) KFN 23 KFN.2017.27 022 Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun s beslut beslutar att ta emot informationen samt att översända ärendets protokollsutdrag till kommunstyrelsen. Bakgrund Förslaget till Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun, är en revidering och uppdatering av tidigare riktlinjer. Utifrån vårt systematiska arbetsmiljöarbete och utifrån Arbetsmiljöverkets olika besök i vår organisation så behöver vi uppdatera våra riktlinjer/anvisningar. I kommunen är de förtroendevalda arbetsgivare och därigenom även huvudansvariga för en god arbetsmiljö. För att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt att arbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personer i verksamheten. Uppgifterna bör läggas på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller se till att de blir utförda. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, då fördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen innebär inte att den som får uppgifterna automatiskt blir straffad vid en arbetsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand. Det har stor betydelse om den åtalade fått tydlig uppgiftsfördelning, haft tillräckliga kunskaper, kompetens och befogenheter samt resurser för sina uppgifter. Arbetsmiljölagen gäller där "arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning". Lagen likställer bland annat dem som genomgår utbildning (elever) med arbetstagare. Den som driver (skol)verksamhet har alltså ett arbetsmiljöansvar för eleverna. Deltagare i praktik eller annan kompetenshöjande verksamhet som anvisats av socialnämnd likställs med arbetstagare om de utför arbetsuppgifter som liknar ett förvärvsarbete.
16(23) När ett arbetsmarknadspolitiskt program bedrivs på arbetsplatsen ska den som tar del av programmet likställas med arbetstagare enligt arbetsmiljölagen. Den som upplåtit en arbetsplats för programverksamheten likställs med arbetsgivare. I förslaget finns en struktur över fördelning av arbetsmiljöuppgifter från kommunfullmäktige till nämnd till förvaltningschef till verksamhetschef/motsvarande till enhetschef/rektor till medarbetare och medarbetare med specifika uppdrag. I förslaget finns också förteckning på uppgifter som ska fördelas på respektive nivå. Kommunstyrelsen har beslutat att översända "Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun" till respektive nämnd för information, efter information i respektive nämnd sänds protokollsutdrag till kommunstyrelsen. s behandling Ajournering begärs av Kenneth Jacobsson (M) 10:55-11:00. Beslutsunderlag Protokoll 2016-10-05 - PU 28 KS 9 Anvisningar gällande ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Örkelljunga kommun Expedieras till: Kommunstyrelsen
17(23) KFN 24 KFN.2017.20 800 Rapportering av beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Bakgrund Beslut från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen som berör kultur- och fritidsnämnden ska enligt gällande rutin redovisas på nämndens sammanträde. Följande ärenden har redovisats på sammanträdet; - KS 23 Avtal med Skånes Fagerhults Idrottsförening Beslutsunderlag KS 23 Avtal med Skånes Fagerhults Idrottsförening
18(23) KFN 25 KFN.2017.29 889 Upphandling av biblioteksutrustning s beslut beslutar att delegera ansvaret till kultur- och fritidschefen att godkänna offert gällande upphandling av biblioteksutrustning inför RFID övergången inom ramen för direktupphandling. Bakgrund I samband med folkbibliotekens övergång till RFID behöver en upphandling gällande biblioteksutrustning genomföras. Kostnaden för utrustningen överstiger 2 basbelopp och beslut gällande godkännande av offert behöver fattas av kultur- och fritidsnämnden. Förvaltningens förslag Förvaltningen föreslår att kultur- och fritidsnämnden delegerar ansvaret att godkänna offert för inköp av biblioteksutrustning inför RFID övergången till kultur- och fritidschefen. s behandling Yrkanden Arne Silfvergren (S), Michael Bengtsson (SD) och Kenneth Jacobsson (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag.
19(23) KFN 26 KFN.2017.5 800 Aktuell information - Projekt Åshöjdens BK Projektet är startat, facebooksidan har varit igång sedan årsskiftet. Förvaltningen är just nu inne i en marknadsföringsfas och försöker att få igång engagemanget från invånarna i Åsljunga. Det inkommer mycket minnen och historier som vi kan använda oss av. Den stora matchen på Sjövallen mot TV-laget går av stapeln 26 augusti. Det blir förmodligen ett derby i division 5 mellan FC Örkelljunga och Ekets GoIF den 25 augusti på IP, vilket syr ihop arrangemangen på ett bra sätt. Åsljunga Intressseförening och FC Örkelljunga planerar vad som ska hända dessa dagar. Vi hoppas kunna komplettera med fler aktiviteter den veckan. Förvaltningen kommer att söka pengar från Kulturrådet gällande aktiviteter i skolorna under hösten, inom ramen för Skapande Skola. Förvaltningen planerar även ett par författarbesök med anknytning till Åshöjdens BK och Max Lundgren. Nyutgivning av böckerna är planerade till augusti/september. - Pågående bidragsprocesser Förvaltningen kommer att söka pengar från Kulturrådet gällande projekt i skolor i samband med Åshöjdens BK. Förvaltningen kommer att söka pengar från Von Reisers stiftelse gällande föreläsningsverksamhet. Förvaltningen har sökt medel från Sparbanksstiftelsen Gripen gällande ett projekt för unga ledare. Förvaltningen kommer förmodligen söka samverkansmedel från Kultur i Skåne gällande förening/skola.
20(23) I februari kommer förvaltningen att söka medel hos MUCF (Myndigheten för Ungdom och Civilsamhällesfrågor) gällande sommarlovsaktiviteter 2017. Förvaltningen samarbetar just nu med ett antal föreningar gällande olika projekt. Allt ifrån inköp av gräsklippare, till dansprojekt för tonårstjejer, samt parkourbana i Skånes Fagerhult. - Kulturprogram 2017
21(23) KFN 27 KFN.2017.4 800 Kurser och konferenser
22(23) KFN 28 KFN.2017.6 800 Delegationsärenden föreslås att besluta beslutar att lägga anmälningar om delegationsbeslut under perioden 2016-12-01--2017-01-31 till handlingarna. Utlämnande av allmän handling Riktlinjer för fördelning av träningsoch tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar. Personal Nytt anställningsavtal och förändrad sysselsättningsgrad anläggningsansvarig FORUM Personal Förlängt anställningsavtal skolbibliotekarie Personal Övertagandet av personalansvar för personal Musikskolan Personal Beviljandet av semester i samband med julledigheter Föreningsbidrag Utbetalning investeringsbidrag Örkelljunga Roddoch Kanotklubb Föreningsbidrag Utbetalning stimulansbidrag jullovsaktiviteter Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen avseende Anna och Sven Hjalmarssons donation Avtal Tecknande av avtal avseende evenemang i FORUM Örkelljunga samt inom det allmänkulturella programmet Avtal Tecknande av årsavtal 2017 med Skåneidrotten Avtal Tecknande av avtal avseende online biljettsystem Förändring av öppettider Förändring av öppettider inom folkbiblioteket 2016-12-08
23(23) Förändring av öppettider Förändring av öppettider inom hela förvaltningens verksamhet 2017-01-20 Upphandling Genomförandet av direktupphandling avseende biblioteksutrustning Bidragsansökningar Inlämnandet av bidragsansökningar avseende skolbiblioteksutveckling, profilprojekt och skaparbibblan samt redovisning av bidrag för sommarlovsaktiviteter och regionala integrationsmedel Infoteksverksamheten förändrade rutiner för utskrifter från publika datorer Evenemangsärenden Fastläggandet av prisstruktur i samband med evenemang Arbetsmiljöfrågor Genomförandet av skyddsrond FORUM Örkelljunga