Dnr Dnr Sida 1 (5) 2014-06-25 Handläggare Torkel Kjellman 08-508 260 43 Till Trafiknämnden 2014-08-28 Peder Svensson 08-508 266 63 Förslag till beslut 1. Trafiknämnden fattar tilldelningsbeslut i enlighet med ärendet. 2. Trafiknämnden uppdrar åt förvaltningschefen att teckna avtal. 3. Trafiknämnden förklarar beslutet omedelbart justerat. Ted Ell Tf. Förvaltningschef Karin Hebel Tf. Avdelningschef Sammanfattning Trafik- och renhållningsnämnden uppdrog 2013-06-13, i samband med återredovisning av ett givet nämnduppdrag, åt trafikkontoret att förbereda tecknande av ett nytt tjänstekoncessionsavtal under upphandlingsliknande former. Trafikkontoret Fleminggatan 4 Box 8311 104 20 Stockholm Telefon 08-508 260 43 Växel 08-508 272 00 Fax 08-508 263 30 torkel.kjellman@stockholm.se trafikkontoret@stockholm.se Org nr 212000-0142 stockholm.se Trafikkontoret har genomfört en process utifrån LOU:s former för en så kallad förhandlad upphandling. Processen har resulterat i ett förslag till tilldelningsbeslut som, i förhållande till det utgående avtalet, i korthet innebär att: den av nämnden beslutade huvudnyttigheten (publika toaletter) ökar med ca 250 %; nämnden förlorar eller måste ersätta ca 500 papperskorgar; nämnden erhåller ca 75 cykelpumpar på offentlig plats (mot dagens ca 17); samt avtalstiden kortas med ca 50 %. De publika toaletterna blir dessutom reklambefriade om nämnden så önskar, vilket kontoret bedömer underlättar utplaceringen. Samtliga toalettenheter
Sida 2 (5) inrymmer också en toalett som är tillgänglig för personer med funktionsnedsättning i enlighet med Stockholmsmodellen. Bakgrund Trafik- och renhållningsnämnden uppdrog 2013-06-13, i samband med återredovisning av ett givet nämnduppdrag, åt trafikkontoret att förbereda tecknande av ett nytt tjänstekoncessionsavtal under upphandlingsliknande former. Enligt beslutet skulle kontoret huvudsakligen utgå från de nyttigheter som det utgående avtalet omfattade, dvs toaletter. Därutöver skulle mindre kostsamma nyttigheter som stadsinformationstavlor, friaffischeringstavlor och cykelpumpar ingå. Bland annat i syfte att möjliggöra reklamfria nyttigheter. I beslutet låg också att papperskorgar skulle utgå som nyttighet, främst till följd av svårigheter att ha olika huvudmän för stadens 10 000 papperskorgar. I beslutet biföll också nämnden kontorets bedömning att det under den tid beslutet omfattade skulle finnas utrymme för ca 700 reklamplatser inom avtal i Stockholms stad, och att det skulle finnas en rimlig möjlighet att erhålla erforderliga tillstånd för ca 350 platser inom det första avtal som teckna. Detta om det andra avtal som enligt beslutet ska tecknas under upphandlingsliknande former och som avses ersätta det befintliga lånecykelavtalet ska kunna växa i omfattning. I beslutet sades också att avtalen bör kortas tidsmässigt och vara mellan 7 och 10 år, samt att de nya avtalen ska vårdas enligt en fastställd plan av en avtalsgrupp där berörda verksamheter ingår. Det tilldelningsbeslut som nu behandlas ska ersätta det 20- åriga avtalet från 1992, omfattande 500 papperskorgar, 20 ej tillgängliga pelartoaletter och ca 420 stadsinformationstavlor/friaffischeringsytor. Ärendets beredning Avtalstecknandet har förberetts av anläggningsavdelningen och tillståndsavdelningen i samråd med stadsmiljöavdelningen. Upphandlingsgruppen har också besökt Rådet för funktionshinderfrågor vid två tillfällen för att informera om hur dessa frågor tas om hand inom upphandlingen. Strategiskt konsultstöd har använts under hela upphandlingsprocessen. Under förhandlingen har upphandlingsgruppen svarat mot en styrgrupp
Sida 3 (5) bestående av avdelningscheferna på anläggningsavdelningen, stadsmiljöavdelningen och kontorets stab. Analys och konsekvenser Här redogör kontoret översiktligt för, dels processen, dels resultatet. Processen Förfrågningsunderlag förbereddes under hösten 2013. Under våren 2014 kunde ett förfrågningsunderlag annonseras. I detta ställde kontoret grundläggande krav avseende formgivning, tillgänglighet för personer med funktionshinder, ekonomisk vandel, mm. I förfrågningsunderlaget framgick också att staden ska stå för bottenplatta, anslutningar och el- serviser, något som innebär en investeringskostnad för staden. Därutöver efterfrågades anbud på 7 år respektive 10 år, samt separata anbud med eller utan 50 digitala vitriner. Efter en dryg månad kunde kontoret genomföra ett anbudsöppnande, konstatera vilka anbudsgivare som kvalificerat sig för förhandling och inbjuda till sådan. Därefter följde förhandling med två anbudsgivare. Kontoret beslutade sig inför förhandlingen för att förorda 10- årigt avtal, med 5 större toalettenheter (inrymmande en tillgänglig toalett enligt stockholmsmodellen, två övriga toaletter, samt en urinoar) för mer frekventerade platser, samt därutöver 37 cykelpumpar (i enlighet med förfrågningsunderlagets lägstanivå. Därefter sökte kontoret maximera antalet mindre toalettenheter (inrymmande en tillgänglig toalett enligt stockholmsmodellen och en urinoar) Resultatet Anbudet som kontoret föreslår att nämnden ska fatta tilldelningsbeslut om är följande. Nämnden erhåller: Nyttighet Antal 10 år analogt Stor WC 5 Liten WC 65 Urinoar 70 Pump 70+17 Toalettstolar (varav tillgängliga) 80 (70) 10 år digitalt Stor WC 5
Sida 4 (5) Liten WC 65 Urinoar 70 Pump 70+17 Toalettstolar (varav tillgängliga) 80 (70) Övrigt Utifrån förfrågningsunderlaget utgick alla anbud från ett antal mer betydande villkor. Nämnden kan själv avgöra om man önskar att toaletterna ska vara avgiftsbelagda eller ej. Vid ett avtalsslut tillfaller alla nyttigheter utom toaletterna staden om staden så önskar. Genom att staden står för anslutningar och el-serviser har kontoret avsett säkerställa att staden har så stor rådighet som möjligt inför nästa avtalsslut. Genom att förskjuta avtalstiden så att avtalet gäller från 1 april så stämmer avtalsperioden bättre med det svenska klimatet, då det går att göra markarbeten vid avtalsstart och avtalsslut. Det anbud som nämnden föreslås fatta tilldelningsbeslut om var det som svarade bäst upp mot stadens estetiska krav. Det finns också med det kommande avtalet en möjlighet för staden att placera toaletter även där staden anser att reklam inte är önskvärt, exempelvis i parker. Förslaget till tilldelningsbeslut innebär också att staden erhåller lika mycket nyttigheter, oavsett vilka policybeslut som fattas avseende digitala vitriner och stadens eventuella avrop av sådana. Nämnden behåller alltså sin handlingsfrihet genom kontorets förslag. Nämnden har därmed också möjlighet att avropa 50 digitala vitriner inom ramen för kontorets förslag till beslut. Genomförande För att staden ska kunna tillgodogöra sig så mycket av avtalet som möjligt ska, efter nämndens godkännande, två processer initieras. Den första omfattar att tillsammans med avtalsparten fastställa den slutgiltiga inre och yttre utformningen av toaletterna, där staden enligt avtalet ska godkänna slutprodukten. Den andra omfattar planering och förberedelse för genomförande av avtalet. Båda processerna är omfattande och måste genomföras på kort tid. Ekonomi Eftersom staden ska svara för bottenplatta, el-serviser och ledningsdragning så innebär avtalet investeringsutgifter för nämnden. Innan genomförandegruppen har kunnat få en överblick över i vilken hastighet nyttigheterna kan avropas så kan inte omfattning slutgiltigt anges. En del kommer att kunna rymmas inom
Sida 5 (5) ordinarie budget, i övrigt bedömer kontoret att det kommer att kunna inarbetas i budget för 2015, med prognos för 2016 och 2017. Trafikkontorets förslag Trafikkontoret föreslår att trafiknämnden beslutar i enlighet med kontorets förslag till tilldelningsbeslut, uppdrar åt förvaltningschefen att teckna avtal, samt förklarar beslutet omedelbart justerat. Slut Bilagor 1. med bilagor