FINLANDS AKADEMI Förvaltningsenheten/Katja Majamaa 2.5.2005 MEDDELANDE TILL NYA TJÄNSTEFORSKARE OM UPPGIFTER SOM BEHÖVS VID TJÄNSTEFÖRHÅLLANDETS BÖRJAN SAMT OM ANSTÄLLNINGS-VILLKOREN 1. Finlands Akademis forskningstjänster Vid Finlands Akademi finns tjänster som akademiprofessor (akatemiaprofessori på finska, Academy Professor på engelska) och akademiforskare (akatemiatutkija på finska, Academy Research Fellow på engelska). Tjänsteforskare bes använda dessa officiella titlar. 2. Utnämning till forskningstjänst vid Finlands Akademi Utnämning till forskningstjänst vid Finlands Akademi kan ske för en viss angiven tid. Akademiprofessorerna tillsätts av Akademins styrelse. Akademiforskarna tillsätts av respektive forskningsråd. Om en person som utnämnts till en forskningstjänst för viss tid redan innehar en ordinarie högskoletjänst, får han eller hon tjänstledigt från denna tjänst för den tid tjänsten vid Akademin gäller. Om den utnämnde har en visstidstjänst eller ett visstidsuppdrag vid eller är anställd av någon annan än en högskola, skall han eller hon söka tjänstledigt (eller säga upp sig). 3. Person- m.fl. uppgifter som behövs vid tjänsteförhållandets början Efter att ha blivit utnämnd till en tjänst eller ett tjänsteförhållande skall forskaren omedelbart tillställa Akademin: - blanketten för personuppgifter ifylld - ett officiellt bestyrkt matrikelutdrag och/eller examens- och arbetsbetyg i original - ansökan om ålderstillägg (fritt formulerad) - uppehållstillstånd för arbetstagare eller uppehållstillstånd på grund av yrkesmässigt verkande inom området för vetenskap eller annan typ av tillstånd som möjliggör arbete i Finland, om forskaren är medborgare i ett land utanför EU eller EES. Dessutom skall forskaren senast två veckor före anställningsförhållandets början tillställa Akademin sitt skattekort. Detta gäller inte personer som fått förlängd tjänstetid. 3.1. Matrikelutdrag eller nedan nämnda betyg i original Matrikel: Över tjänstemän som utnämnts till en tjänst eller ett tjänsteförhållande för mer än tre månader skall föras en matrikel. Ett officiellt bestyrkt matrikelutdrag och/eller examens- och arbetsbetyg i original skall tillställas Akademin för matrikelföringen samt för uträkningen av ålderstilläggen. Ett officiellt bestyrkt matrikelutdrag är bestyrkt ex officio av ett statligt eller kommunalt verk eller av notarius publicus. Två vittnen eller bara en kopia av utdraget duger inte.
- 2 - Tillägg till matrikeln görs på motsvarande sätt utgående från originalhandlingarna eller officiellt bestyrkta utdrag. Publikations- o.dyl. förteckningar förs av forskaren själv. Vid rekvisition av matrikelutdrag är det skäl att räkna med 1 2 veckors leveranstid. Också ändamålet för rekvisitionen skall uppges, och det antecknas i utdraget. Utdrag som getts för ansökan om en statlig tjänst eller befattning får vara utfärdat högst tre månader före tidpunkten för ansökan. Utdrag ges avgiftsfritt endast under pågående anställningsförhållande och ett utdrag vid anställningsförhållandets slut. 3.2. Ansökan om tjänstetillägg Ålderstilläggen uträknas på basis av uppgifterna i matrikelutdragen och söks med en fritt formulerad ansökan. Ett tidigare beslut om ålderstillägg från ett statligt verk kan bifogas till ansökan. Vid direkt flyttning från en annan statstjänst där privat anställning räknats till godo för ålderstilläggen skall beslutet om detta bifogas till ansökan. Då Akademin beslutat om ålderstilläggen betalas följande ålderstillägg vid oavbruten anställning automatiskt och behöver således inte sökas. Retroaktivt kan ålderstillägg beviljas för högst tre år. 4. Avslutande av anställningsförhållandet Anställningsförhållandet vid Finlands Akademi upphör i följande fall: a) Tjänsteperioden löper ut. b) Forskaren utnämns tillsvidare till en annan statstjänst, varvid anställningsförhållandet upphör den dag det nya träder i kraft. Detta sker direkt med stöd av tjänstemannalagen, och någon särskild uppsägning behövs inte. En sådan utnämning skall omedelbart anmälas till Akademin. Akademin kan fall för fall på välmotiverade grunder åter utnämna forskaren till Akademins tjänst för den återstående perioden. Utnämning till en annan visstidstjänst avbryter däremot inte tjänsteförhållandet. I sådana fall skall forskaren säga upp sig från Akademins tjänst eller ansöka om tjänstledighet från den nya tjänsten. c) Uppsägning. Om forskaren säger upp sig, är uppsägningstiden 14 dagar om anställningsförhållandet till staten pågått högst fem år, och en månad om anställningsförhållandet till staten pågått över fem år. Uppsägning skall ske skriftligt. 5. Anställningsvillkor och lön Anställningsvillkoren bestäms enligt lagstiftningen och statens tjänstekollektivavtal. Tjänsteforskarens löneklass eller fasta månadslön i eurobelopp meddelas i utnämningsbrevet. Den slutgiltiga lönen påverkas dessutom av ålders-, dyrorts- och kallområdestillägg. Det sistnämnda betalas inte då arbetet sker utomlands. Avlöningsdag är den 15 varje månad eller närmast föregående vardag. 6. Arbetsplatsen Finlands Akademi har inte arbetslokaler åt forskarna, utan dessa arbetar i allmänhet vid universitet eller statliga forskningsinstitut, som svarar för att tillhandahålla de nödvändiga basresurserna för forskningen. För byte av arbetsplats krävs tillstånd av Akademin.
- 3-7. Semester Forskarnas rätt till semester bestäms enligt tjänstekollektivavtalet om statstjänstemännens semester. Kvalifikationsåret är 1.4 31.3. Beroende på den semestergrundande tjänstgöringstiden är semesterrätten 2, 2,5 eller 3 vardagar per varje sådan månad under vilken tjänstemannen har arbetat minst 18 dagar. Semesterperioden är 1.6 30.9. Semester som tas ut utanför semesterperioden får i regel förlängas med hälften. Förlängning beviljas dock för högst halva semestern, och dess maximilängd är sex dagar, för personer med tre dagars semesterrätt per månad nio dagar. En person som kommer från en annan statlig tjänst till Finlands Akademi kan överföra den intjänade semestern till Akademin med ett semesteröverföringsintyg, som lämnas till förvaltningsämbetet. Motsvarande förfarande är möjligt också vid flyttning från Akademin till en annan statlig tjänst. Forskarna meddelas årligen i april - maj om den semesterrätt de intjänat under det föregående kvalifikationsåret. I det sammanhanget ombeds de också att anmäla när de ämnar ta ut sin semester. Semester skall tas ut som semester. Akademin har inte möjligheter att betala semesterersättning, utom för semester som inte kan tas ut på grund av moderskaps-, föräldraeller sjukledighet samt vid uppsägning för den del av semestern som överstiger en månad. Det är forskaren som skall se till att semestern tas ut som semester. Också då anställningsförhållandet upphör skall semester tas ut som semester, såvida semesterrätten inte överförs till en annan statlig tjänst. 8. Hälsovård Forskare som är anställda av Finlands Akademi och arbetar vid universitet eller statliga forskningsinstitut kan anlita arbetsplatsens företagshälsovårdsstation. Företagshälsovårdsstationernas service omfattar allmänpraktiserande läkares tjänster samt av läkaren ordinerade laboratorie- och röntgenundersökningar. Servicen inkluderar inte fysikalisk vård. Undersökning som utförs av en specialist hör till den av arbetsgivaren bekostade sjukvården under förutsättning att specialisten på uppdrag av företagshälsovårdsläkaren anlitas för att ge ett utlåtande för att konstatera sjukdomen och bestämma behandlingen, trots att själva vårdansvaret kvarstår hos företagshälsovårdsläkaren. Till meddelandet bifogas ett tillkännagivande (på finska) om vilka hälsovårdstjänster Akademin bekostar. 9. Arbetsolycksfall En person i tjänsteförhållande som skadat sig i en olycka eller insjuknat i en yrkessjukdom är berättigad till ersättning med statsmedel. Ersättningen betalas av statskontoret. Vid arbetsolycksfall och yrkessjukdomar skall en särskild anmälan fyllas i och lämnas in till Akademin. En personalsekreterare vid förvaltningsämbetet är Akademins olycksfallsombudsman. 10. Tjänstledighet Tjänstledighet söks med en fritt formulerad skriftlig ansökan. Ansökan skall göras i så god tid som möjligt. Av ansökan skall grunderna för tjänstledigheten framgå tillräckligt klart, och nödvändiga bilagor skall bifogas till ansökan.
- 4-10.1 Tjänstledighet enligt tjänstekollektivavtal Enligt statens allmänna tjänstekollektivavtal beviljas tjänstledighet bl.a. på följande grunder: a) Sjukdom. Vid sjukledighet skall frånvaroanmälan alltid göras. Vid frånvaro som varar över tre dagar skall dessutom ges ett intyg av en hälsovårdare, vid frånvaro som varar över fem dagar ett läkarintyg. Ansökan om tjänstledighet behöver inte göras. Enligt statens tjänstekollektivavtal betalas under invaliditet som beror på sjukdom lön enligt följande: - fast lön för 60 tjänstledighetsdagar per kalenderår, - 75 procent av den fasta lönen för därpå följande 60 180 tjänstledighetsdagar per kalenderår - 60 procent av den fasta lönen för de tjänstledighetsdagar som överstiger 180 per kalenderår. b) Barnsbörd och barnavård. Moderskaps-, faderskaps-, föräldra- och vårdledighet skall sökas två månader i förväg. Moderskapsledigheten är 105 vardagar, varav 72 med full lön. Föräldraledigheten är 158 vardagar och är en direkt förlängning av moderskapsledigheten. Föräldraledigheten kan tas ut av någondera föräldern. Under förutsättning att fadern håller ledigt minst de 12 sista vardagarna av föräldraledigheten förlängs faderskapsledigheten med 1-12 vardagar. Faderskapsledighet är 1 18 vardagar under moderskaps- eller föräldrapenningsperioden. Till ansökan skall bifogas ett intyg över graviditetens längd. Forskare som haft moderskaps-, faderskaps och föräldraledighet kan få sin tjänsteperiod förlängd med motsvarande tid. En fritt formulerad ansökan om detta lämnas in tillsammans med ansökan om moderskaps-, faderskaps eller föräldraledighet. Vårdledighet beviljas för vård av barn under tre år. Högst två sådana perioder på minst en månad kan beviljas. Partiell vårdledighet kan beviljas till utgången av barnets andra år i grundskolan. Tillfällig vårdledighet beviljas då ett barn under 10 år eller ett handikappat barn plötsligt insjuknar och föräldern måste ordna vård eller själv vårda barnet. Ledigheten beviljas för högst fyra arbetsdagar, varav tre med lön (frånvaroanmälan är tillräcklig). c) Tvingande familjeskäl. Forskaren har rätt till tillfällig frånvaro utan lön om hans familj drabbats av ett oförutsägbart sjukdoms- eller olycksfall och hans omedelbara närvaro i familjen därför är nödvändig. Forskaren har också rätt till en dags avlönad frånvaro på grund av begravning av nära anhörig, dödsfall av familjemedlem eller sjukdom av annan familjemedlem än barn under 10 år eller ett handikappat barn. d) Bemärkesdagar. Forskaren har rätt till avlönad frånvaro på hans 50 och 60 års födelsedagar samt hans vigsel dag. e) Fullgörande av värnplikt och deltagande i repetitionsövning. Till ansökan skall bifogas en kopia av inryckningsförständigandet. Forskare som fullgjort sin värnplikt kan få sin tjänsteperiod förlängd med motsvarande tid. En fritt formulerad ansökan om detta lämnas in tillsammans med ansökan om tjänstledighet på grund av fullgörande av värnplikt.
- 5-10.2 Tjänstledighet som beviljas av andra skäl Tjänstledighet kan beviljas också av andra skäl än de som nämns i olika bestämmelser. Då fäster man avseende vid bl.a. följande aspekter: - har den sökande under den pågående eller den föregående tjänsteperioden haft tjänstledighet och av vilken orsak, - i vilken utsträckning kan en tjänstledighet gynna forskningsprojektet och öka den sökandes vetenskapliga kompetens. Normalt beviljas tjänstledighet inte för mer än ett år utan särskilt vägande skäl. Tjänstledighet på grund av personliga skäl beviljas endast i begränsad utsträckning och då vägande skäl talar för det. Om tjänstledigheten skulle sluta i slutet av tjänsteperioden, beviljas den i allmänhet inte. 11. Tjänsteforskarnas undervisningsuppgifter och bisysslor 11.1 Undervisningsuppgifter (principbeslut av styrelsen för Finlands Akademi) Akademins styrelse fattade 27.4.1999 ett principbeslut om forskarnas undervisningsuppgifter. Beslutet trädde i kraft 1.8.2000. Beslutet har ändrats 1.6.2004. I beslutet fastslås principerna för tjänsteforskarnas (akademiprofessor och akademiforskare) skyldighet att ge undervisning vid universiteten. Till en tjänsteforskares arbetsuppgifter hör enligt principbeslutet att bedriva forskning enligt forskningsplanen, att ge handledning åt studerande som avlägger lärdomsprov samt att ge undervisning i anslutning till forskningen enligt särskild överenskommelse mellan forskaren och universitetet. Den sammanlagda tid som forskaren använder för undervisning bör utgöra fem procent av hans/hennes årliga arbetstid, och för undervisningen betalas ingen separat ersättning. Till den arbetsmängd som undervisningen kräver räknas förutom den egentliga undervisningen också den tid som krävs för att planera och förbereda undervisningen, göra upp förhör, ge respons och utvärdera undervisningen. Fem procent av den årliga arbetstiden innebär omkring 80 arbetstimmar. För annan undervisning än den som avses ovan måste forskaren söka bisysslotillstånd, om det är fråga om icke-tillfällig undervisning som ges under arbetstid mot separat ersättning. För motsvarande undervisning som sker utanför arbetstid skall forskaren lämna in en anmälan om bisyssla till Akademin. Dessa två typer av undervisning får tillsammans med den undervisning som behandlades i föregående stycke utgöra högst tio procent av forskarens årliga arbetstid. Styrelsens principbeslut 27.4.1999 (ändrat 1.6.2004) bifogas till detta meddelande. 11.2 Övriga bisysslor Enligt statstjänstemannalagen får en tjänsteman inte utan tillstånd ta emot en bisyssla som kräver att arbetstid används för uppgifter som hör till bisysslan. Också sådana bisysslor som forskaren inte utför under arbetstid förutsätter en anmälan till Akademin. Tjänsteforskare beviljas bisysslotillstånd av förvaltningsämbetet; i fråga om akademiprofessorer dock av generaldirektören. Med bisyssla avses avlönade arbeten och sysslor med en viss varaktighet. Enskilda sysslor av högst tillfällig natur betraktas inte som bisysslor. Också ett fortgående och etablerat idkande av yrke, näring eller affärsverksamhet är en bisyssla. Kommunala förtroendeuppdrag och förtroendeuppdrag i föreningar är däremot inte bisysslor.
- 6 - Tillstånd till bisyssla skall ansökas i god tid. Av ansökan skall framgå sysslans art och omfattning (hur mycket arbete per vecka, månad, termin) samt om sysslan är stadig eller tillfällig. 12. Tjänsteresor Tjänsteresor bekostas med det forskningsbidrag forskaren erhållit för sitt forskningsprojekt. För resan krävs ett reseförordnande i första hand från den institution där forskaren arbetar, i andra hand från Finlands Akademi. Resekostnader, inklusive forskarens reseförsäkring, ersätts högst enligt avtalsbestämmelser om ersättning av statstjänstemäns resekostnader. Reseräkningen skall lämnas in vid institutionen senast två månader efter resans slut. Fortgående användning av egen bil för resor som är nödvändiga för forskningen förutsätter ett särskilt tillstånd. Tillståndet kan ges av den som utfärdar reseförordnandet. 13. Arbete utomlands För att arbeta utomlands måste forskaren ha Finlands Akademis tillstånd till arbete utomlands. En forskare som reser utomlands för att arbeta längre än 31 dygn samt under vissa fall hans medresande familjemedlemmar (ej sambo) omfattas av lagen och förordningen om hälsovård utomlands för statens tjänstemän och arbetstagare. I regel anses medresande familjemedlemmar falla under stationeringslandets hälsovårdslagstiftning, om forskarens arbete utomlands pågår minst sex månader. Efter att ha fått tillstånd att arbeta utomlands skall forskaren i god tid före avfärden kontakta den personalsekreterare som sköter personalfrågor för att klargöra hur hälsovården ordnas. Forskaren ger då sina egna och de medresande familjemedlemmarnas personuppgifter (inklusive personnummer) till personalsekreteraren och uppger var arbetet sker samt datum för avresa och återkomst. Till dem som beviljas tillstånd till arbete utomlands skickas ett separat meddelande om detta. 14. Arbetstagares uppfinningar I motsats till vad gäller forskare och lärare anställda av universitet, är Finlands Akademis tjänsteforskare skyldiga att anmäla de uppfinningar de gör då de är anställda av Akademin. Denna skyldighet baserar sig på lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar (656/1976) Enligt lagen skall forskaren utan dröjsmål underrätta Akademin om uppfinningar. Finlands Akademi har gjort en IPR-handbok om frågor som gäller immaterialrätt. Den finns utlagd på Akademins webbsidor www.aka.fi/svenska > Söka finansiering >Uppföljning > Utnyttjande av forskningsresultat. En modell för anmälan om uppfinningen är bifogad till handboken. Också juristerna vid Akademins förvaltningsämbete ger råd i IPR-frågor. 15. Finlands Akademis jämställdhetsplan Finlands Akademis styrelse godkände 7.11.2000 en jämställdhetsplan för Akademin. Planen finns utlagd på webben, www.aka.fi/svenska > Sakkunskap > Jämställdhet.
- 7-16. Finlands Akademins forskningsetiska anvisningar Finlands Akademis styrelse har i sitt möte 25.3.2003 godkänt Finlands Akademis forskningsetiska anvisningar. Anvisningarna bygger på de anvisningar som den av undervisningsministeriet tillsatta forskningsetiska delegationen har utarbetat om god vetenskaplig praxis och handläggning av avvikelser från den. Akademin förutsätter att både de som arbetar inom forskningsprojekt som Akademin finansierar och Akademins tjänsteforskare följer både forskningsetiska delegationens och Akademins forskningsetiska anvisningar. Akademins forskningsetiska anvisningar innehåller både anvisningar för utredningen samt påföljder gällande avvikelser från god vetenskaplig praxis. Anvisningarna finns utlagda på Akademins webbsidor www.aka.fi/svenska > Söka finansiering > Anvisningar. De kan också beställas från Akademin. För noggrannare uppgifter om anställningsvillkor, kontakta de personalsekreterare och jurister vid förvaltningsenheten som sköter personalfrågor, tel. (09) 774 881 (växel). Kontaktuppgifterna finns på Akademins webbsidor www.aka.fi.