Ärende 8
Dnr VON-2012-249 Dpl 09 sid 1 (4) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Administrativa staben Tjänsteskrivelse 2012-07-31 Rakel Salomonsson, 054-540 55 51 rakel.salomonsson@karlstad.se Vård- och omsorgsnämnden Införande av digital distribution av möteshandlingar till vård- och omsorgsnämnden via läsplatta Dnr VON-2012-249 Dpl 09 Vård- och omsorgsförvaltningens förslag 1. Digital distribution av möteshandlingar till vård- och omsorgsnämnden via läsplatta införs under hösten 2012 med start senast januari 2013. 2. Det ska finnas möjlighet att välja vanligt pappersutskick av möteshandlingar, istället för digitalt via läsplatta, till och med mandatperiodens slut, december 2014. 3. Merkostnaden för läsplattor och app samt andra avgifter i anslutning till digital distribution, som beräknas till 73 000 / år, finansieras inom redan angiven ram. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen inför i september 2012 digital distribution av möteshandlingar. Det avtal som har tecknats med leverantören av den app som används för distributionen gäller hela koncernen. Det möjliggör för kommunens övriga nämnder att också införa digital distribution via läsplatta. Beslutsunderlag Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse den 31 juli 2012. Ärende Bakgrund Enligt kommunens policy Verksamhetsutveckling med IT som stöd ska kommunen verka för att distributionen av dokument till förtroendevalda, såsom möteshandlingar, ska kunna ske med stöd av IT. Att få möteshandlingar via läsplatta är efterfrågat av kommunens förtroendevalda. Under våren 2012 genomfördes en pilot för digital distribution av möteshandlingar på kommunledningskontoret. Piloten föll väl ut. I juni 2012 fattade kommunstyrelsen beslut om att övergå från pappersutskick till digital distribution av Postadress: Vård- och omsorgsförvaltningen, 651 84 Karlstad Besöksadress: Järnvägsgatan 4 karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 34 86 E-post: vardochomsorgsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
Dnr VON-2012-249 Dpl 09 sid 2 (4) möteshandlingar från och med september 2012. Kommunledningskontoret fick också i uppdrag att teckna ett avtal med Netpublicator Apps AB för appen Docs. Detta möjliggör ett införande i hela koncernen. Målsättningen är att alla förtroendevalda inom koncernen ska använda sig av läsplatta och att inga pappersutskick ska ske. Nämnder och bolag som vill införa digital distribution av möteshandlingar ansvarar själva för det egna införandet. Kommunledningskontoret erbjuder stöd i genomförandet samt utbildning för nämnd- och styrelsesekreterare. Pilot inom kommunstyrelsen Under 2012 har en pilotstudie genomförts där tio personer, varav två administratörer, använt läsplatta för möteshandlingar. Utvärderingen av piloten visar att användarna tycker att det fungerar bra till mycket bra att förflytta sig i appen, läsa handlingar och göra anteckningar i handlingarna i appen. En övervägande del av användarna tycker att inläsning av beslutsunderlag har underlättats i och med appen. Vad gäller funktionen att följa möteshandlingar i appen under sammanträdet tycker tre av användarna att den är mycket bra medan två anser att det är mindre bra. En synpunkt som kommer från användarna är att man ska kunna ha flera handlingar öppna samtidigt. Detta är inte möjligt idag men kommer i nästa version av appen. När det gäller att helhetsbedöma digitala utskick jämfört med pappersutskick är fyra av fem positiva till digitala utskick. Kommunledningskontoret konstaterar att försöket har visat ett positivt resultat, både från användarna och från administratörerna. Fördelar med digital distribution av möteshandlingar enligt kommunledningskontoret Kommunledningskontoret har utvärderat effekt- och kvalitetsvinster inom administration och distribution. Att jämföra administrationskostnader för de två olika arbetssätten har varit svårt. Stadssekretariatet, som ansvarar för utskicken, kan endast uppskatta och jämföra de två olika arbetssätten. De ser flera fördelar med digital distribution: Tillgängligheten av handlingar för förtroendevalda ökar Läsplattan är enkel att ha med sig och man kan läsa handlingar i stort sett överallt. Dessutom finns alltid tillgång till äldre möteshandlingar och anteckningar. Bättre service till förtroendevalda Stadssekretariatet kan snabbare och enklare få ut handlingar till förtroendevalda genom att distribuera dem i läsplattan. Arbetssätt som att kopiera och lägga handlingar i postfack respektive skicka med post försvinner. Effektivisering Stadssekretariatet bedömer att administrationsarbetet effektiviseras genom digital distribution och att vissa arbetsmoment försvinner och den arbetstiden kan istället läggas på att kvalitetssäkra handlingarna.
Dnr VON-2012-249 Dpl 09 sid 3 (4) Den befintliga årskostnaden för kommunstyrelsens tryck av möteshandlingar och porto är drygt 160 tkr/år. Utöver det tillkommer kostnader för extra tryck, vilket stadssekretariatet till stor del kopierar själva, samt administrationskostnader för att sammanställa möteshandlingarna till tryck. Dessa kostnader försvinner i och med övergången till digitala utskick. Säkerhet och användarvänlighet Appen Docs är funktionell och enkel att använda. Appen fungerar i nuläget endast tillsammans med läsplatta av typen ipad. Kommunledningskontoret har undersökt säkerheten i appen och gör bedömningen att leverantören har ett högt säkerhetstänkande. All kommunikation med servern sker krypterat. Leverantören använder sig av ett certifikat på samma nivå som storbanker använder. Sekretessfunktionen har inte kunnat testas under piloten men den kommer att bygga på en 2-faktorsinloggning där man som användare av appen ombeds att mata in en engångskod som skickats ut via SMS kopplat till de dokument som administratörer markerat att de kräver verifiering. Support Kommunens servicedesk ansvarar för support och är tillgänglig under kontorstid. Kostnader Licenskostnaden för appen Netpublicator Docs är uppdelad i två delar: En fast del på 3000 kr per månad som omfattar hela kommunen. Den fasta delen finansieras av kommunledningskontoret under 2012. Från och med 2013 fördelas den fasta kostnaden per användare och finansieras av respektive nämnd/bolag. En rörlig del som beräknas per användare och månad. Den rörliga delen av licenskostanden sjunker med ökat antal användare och finansieras av respektive nämnd/bolag. Den rörliga delen kommer att vara 26 kr per användare och månad och på sikt minska ner till 8 kr per användare och månad. Kostnaden för ipad med tillbehör beräknas till en engångskostnad på 986 kr samt en årlig kostnad på 5 300 kr. Den årliga kostnaden för 22 läsplattor till vård- och omsorgsnämndens ledamöter beräknas till cirka 123 000 kronor per år. En engångskostnad på 21 700 kronor tillkommer. Kostnaden för tryck av möteshandlingar samt porto uppgår för närvarande till cirka 50 000 kronor per år. Denna kostnad upphör om alla ledamöter övergår till att använda läsplatta. Det innebär en ökad kostnad på cirka 73 000 kronor per år.
Dnr VON-2012-249 Dpl 09 sid 4 (4) Införande av digital distribution av möteshandlingar till vård- och omsorgsnämnden Flera ledamöter i vård- och omsorgsnämnden har efterfrågat digital distribution av möteshandlingar och många andra har vid förfrågan ställt sig positiva till detta. Nämnder och bolag som är intresserade av att införa digital distribution av möteshandlingar under hösten 2012/våren 2013 ska anmäla sitt intresse till kommunledningskontoret som då kommer att ta fram en tidsplan för införande. Ett införande av digitaldistribution av möteshandlingar i vård- och omsorgsnämnden kan ske under hösten 2012 eller senast januari 2013 om nämnden fattar beslut om ett införande. Möjlighet att välja läsplatta eller pappersutskick Målsättningen är att på sikt helt övergå till digital distribution av möteshandlingar. Under pågående mandatperiod kommer det dock att vara möjligt att välja mellan att få möteshandlingar i pappersutskick och att använda läsplatta för digitala handlingar. Det kommer däremot inte vara möjligt att få både och. Gunilla Öberg vård- och omsorgsdirektör Rakel Salomonsson förvaltningssekreterare Beslutet skickas till Kommunledningskontoret