Underlagsdokument till jävsregler Förebyggande och hantering av jävsituationer inom Mistra Här följer frågor och svar om hur alla inom Mistra med utgångspunkt i Mistras jävsregler kan arbeta för att förebygga och hantera jävsituationer. Hur kan Mistra aktivt förebygga och upptäcka jävsituationer? Mistras jävsregler anger hur jäv förebyggs och anmäls. Omständigheter som kan tänkas leda till jävsituationer diskuteras i öppen anda. Som ett ytterligare stöd för att förebygga och upptäcka jävsituationer tillämpar Mistra följande procedurer: Förebygga intressejäv och ställföreträdarjäv hos ledamöter i Mistras styrelse, kapitalförvaltningskommitté, verkställande direktör och kanslipersonal. För att skapa förtroende för att sådana jävsituationer förebyggs och hanteras bör följande redovisas årligen: Uppdrag i andra organisationer som kan medföra situationer med intressejäv eller ställföreträdarjäv. Affärs- eller ägandeskapsförhållanden av sådan omfattning att det kan medföra intressejäv. Uppgifterna lämnas till Mistras kanslichef. Kanslichefen lämnar sina eventuella uppgifter till Mistras styrelses ordförande. Uppgifterna kan om så begärs av uppgiftslämnaren sekretessprövas i vederbörlig ordning. Mistra lyder under vad som föreskrivs i Tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar, den s.k. offentlighetsprincipen (SFS 1949:105 1 kap. 8 ), och prövning sker på där angivna grunder. Förebygga jäv hos utvärderare och ledamöter i bedömningsgrupper De programansvariga ska aktivt efterfråga möjliga jävsituationer innan utvärderare och bedömningsgrupper kontrakteras. Om jäv kan anses föreligga ska personen inte kontrakteras. Om det råder tvekan om jävsituation föreligger, ska personen enbart kontrakteras om personen har en exklusiv kompetens av mycket stor betydelse för utvärderingen eller bedömningen. Förebygga jäv vid beslut som inte direkt gäller enskilda personer Ibland uppstår situationer som inte gäller någon speciell sökande men där en person som är med och bereder eller beslutar i ärendet ändå kan ha ett personligt intresse. Det kan exempelvis röra en satsning inom ett specifikt område eller samarbete med en specifik organisation. Den viktigaste garantin för opartiskhet i sådana fall är den kollegiala kontrollen och största möjliga öppenhet om dokumentationen av det underlag som legat till grund för beslutet. Det är härvidlag också av stor vikt att alla deltagare i beslutet sätter sig in i ärendet även om de inte är specialister inom området.
Hur ser proceduren ut vid möjlig jävsituation? Om det föreligger någon omständighet som kan tänkas utgöra jäv för någon som är inblandad i ärendets handläggning, ska följande åtgärder vidtas: Anmäl jäv (till styrelsen, kommittén, styrelseordföranden eller verkställande direktör). Prövning av om jävsituation faktiskt föreligger. Mötesordföranden är ansvarig för att en sådan prövning sker och att beslut fattas om huruvida jäv föreligger. Den som är jävig får inte delta i handläggningen av ärendet. Jävig person lämnar rummet vid ärendets handläggning. Jäv ska antecknas i protokoll (styrelseprotokoll, kommittéprotokoll eller kansliprotokoll). Även fall där jäv har prövats men inte ansetts föreligga ska protokollföras. I förvaltningslagen nämns Grannlagenhets- eller delikatessjäv vad avses? Delikatessjäv täcker in alla de situationer då någon av övriga jävsgrunder inte kan användas, men det ändå finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till personens opartiskhet i ärendet. Regeln ska inte tillämpas rutinmässigt så fort någon annan jävsgrund inte finns, utan det ska föreligga någon mer konkret grund för jäv. Regeln ska inte heller tillämpas som benämning för situationer då det råder tveksamheter om någon av övriga jävsgrunder ska tillämpas eller inte. Följande situationer där delikatessjäv kan föreligga är viktiga att uppmärksamma hos forskningsfinansiärer: Nära samarbete i professionell mening. Gemensamt författarskap om det har förekommit nära samarbete i professionell mening. När den som bereder eller fattar beslut om ett ärende tillhör samma institution, företag eller annan organisation som den/de sökande. Pågående eller nyligen avslutat lärar-/elevförhållande eller chefs-/ medarbetarförhållande. Möjliga beroendeförhållanden, t.ex. att den sökande i ett annat sammanhang fungerar som utvärderare av en ansökan från den som bereder eller fattar beslut om ärendet. Uppenbar vänskap eller ovänskap. Att någon är engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning. I församlingar med många personer i ledande ställning i olika verksamheter finns dessutom anledning att beakta hur ställföreträdarjäv övergår i delikatessjäv när en person nyligen har lämnat ett ledande uppdrag. Under en tid efter att uppdraget lämnats kan det tidigare uppdraget utgöra en omständighet som är ägnat att rubba förtroendet till personens opartiskhet i ärendet. Hur gör vi i tveksamma fall? Ibland är det svårt att avgöra om en omständighet faktiskt utgör jäv mot en person. Syftet med jävsreglerna är att garantera objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden och att skapa
förtroende hos berörda och allmänhet att detta sker. Jäv är inte detsamma som faktisk partiskhet, utan något som skulle kunna uppfattas som partiskhet. I fall där det är tveksamt om jäv föreligger kan det därför finnas anledning att hellre fälla än fria (försiktighetsprincipen) för att bevara omvärldens förtroende för objektiviteten och opartiskheten i Mistras handläggning av ärendet. Ibland kan tveksamheten emellertid bero på osäkerhet om vad jävsreglerna faktiskt säger. Vid beslut om jäv är det viktigt att det föreligger en konkret grund för jäv och inte bara en allmän osäkerhet. Om beslut om jäv fattas rutinmässigt utan konkret grund, finns istället risken att viktig kompetens går förlorad vid ärendets handläggning. Är jag Här följer några vanliga exempel på situationer då frågor om jäv kan uppstå och hur Mistras regler kan användas i dessa fall. Frågor om eventuellt jäv inom Mistra ska alltid anmälas och diskuteras i en öppen anda. 1. Min sambo/man/fru/kusin söker medel från Mistra. Är jag Ja, släktskapsjäv. 2. Jag har ett stort aktieinnehav i ett företag som söker medel från Mistra. Är jag Sannolikt föreligger intressejäv. 3. Ett dotterbolag i det företag som jag arbetar inom söker medel från Mistra. Är jag Överväg intressejäv och eventuellt också ställföreträdarjäv. 4. Den organisation som jag är ställföreträdare för söker pengar från Mistra. Är jag Ja, ställföreträdarjäv. 5. En organisation som jag är med och leder kommer få avsevärd nytta/skada av det ärende som Mistra ska handlägga. Är jag Överväg ställföreträdarjäv. För att jäv ska föreligga ska organisationen ha synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång. 6. Mistra överväger att inleda ett samarbete med den organisation som jag är ställföreträdare för. Är jag Överväg ställföreträdarjäv. 7. Min kollega på samma institution söker medel från Mistra. Är jag 8. Min tidigare doktorand söker medel från Mistra. Är jag 9. En nära vän till mig söker medel från Mistra. Är jag 10. En person som jag tidigare jobbat med i samma projekt söker medel från Mistra. Är jag samarbetet upphörde.
11. Min kollega som jag publicerat tillsammans med söker medel från Mistra. Är jag samarbetet upphörde. 12. Jag har deltagit i ett offentligt gräl med den som söker medel från Mistra. Är jag händelsen. 13. Min tidigare chef/medarbetare söker medel från Mistra. Är jag Överväg delikatessjäv. Hänsyn brukar tas till hur lång tid som förflutit sedan relationen upphörde. 14. En organisation som jag tidigare varit med och lett kan komma att få synnerlig nytta/skada av det ärende som Mistra ska handlägga. Är jag Överväg delikatessjäv. Hänsyn brukar tas till hur lång tid som förflutit sedan uppdraget avslutades. 15. Jag har under många år arbetat aktivt och helhjärtat för att det projekt som nu söker medel från Mistra ska komma till stånd men jag är inte med i den sökande gruppen. Är jag Överväg delikatessjäv. 16. Jag har tidigare offentligt uttalat mig nedlåtande om kompetensen och omdömet hos den som söker medel från Mistra. Är jag Överväg delikatessjäv. Hänsyn brukar tas till hur lång tid som förflutit sedan uttalandet. 17. Jag håller inte med de sökande i sak och har tidigare uttalat detta offentligt. Är jag Sannolikt inte. Du har rätt att inta en sakligt kritisk hållning utan att delikatessjäv ska anses föreligga. 18. Jag har en tidigare officiellt uttalad uppfattning i den sakfråga som ärendet berör. Är jag Sannolikt inte. Du har rätt att ha en uppfattning i sak utan att delikatessjäv ska anses föreligga. 19. Jag är båda känslomässigt och sakmässigt engagerad i den sakfråga som ärendet berör. Är jag Överväg delikatessjäv. 20. Mistra ska besluta om att initiera verksamhet inom ett nytt område. I beslutet pekas inte någon enskild mottagare av medel ut, men jag har stora chanser att konkret få avsevärd nytta av Mistras satsning. Är jag Överväg om någon form av jäv kan anses föreligga, exempelvis intressejäv eller ställföreträdarjäv. Fastställd av Mistras styrelse 2012-03-27