1 KOMMUNSTYRELSEN Rutin för löneöversyn Löneöversynen är en årlig process som startar med förberedelser under hösten och avslutas med ny lön för alla medarbetare i april, förutsatt att alla centrala avtal är klara. Nedan beskrivs löneprocessen stegvis för att tydliggöra samtliga delar som ingår. Steg 1 Under november februari bereder personalenheten ett tjänstemannaunderlag för viljeinriktning och handlingsplan för lönebildning i den tvååriga mål och resursplanen. Viljeinriktningen skall innehålla en beskrivning av de centrala avtalen, lönenivåer/lönespridning mellan grupper, analys av pensionsavgångar, arbetsmarknadsläge, jämförbar lönestatistik och resultat av lönekartläggning. Budgetbeslutet skall vara vägledande för kommande lönerevisioner under två år och kan komma att revideras årligen. Mål och resursplanen skall samverkas med de fackliga organisationerna och behandlas i kommunledningsgruppen. Därefter skall Kommunfullmäktige besluta i juni om mål och resursplan för två år som inkluderar viljeinriktning och handlingsplan för lönebildning med kostnadsberäkning och prioriteringar. Steg 2 Under september-december förbereds den årliga löneöversynen utifrån viljeinriktning och handlingsplan i mål och resursplanen. Förslag till mindre tillägg av viljeinriktningen tas fram i kommunledningsgruppen. Steg 3 Medarbetarsamtal påbörjas under september och skall vara klara vid årsskiftet. Steg 4 Under november-december genomför personalenheten överläggningar med de fackliga organisationerna utifrån mål- och resursplanen och förslag till viljeinriktningen för den årliga löneöversynen. Steg 5 Efter överläggningen tas ett slutgiltigt ställningstagande i kommunledningsgruppen. Cheferna genomför sedan lönesamtal med sina medarbetare. Bedömningen skall utgå från verksamhetens mål och fastställda kriterier. Lönesamtalet skall också vara en återkoppling till medarbetarsamtalet. Steg 6 Cheferna rapporterar in förslag till ny lön i Chefens meny i personalsystemet
2 Heroma. Personalenheten lägger in beslutade struktursatsningar utöver den individuella prestationen i systemet. Vid lönesamtalsmodellen meddelas muntligt förslag till ny lön. Vid traditionell förhandling meddelas ny lön vid avslutad förhandling. Steg 7 Personalenheten har avstämningar med de fackliga organisationerna för att se om kommunen uppfyller de centrala avtalen samt om arbetsgivaren uppfyller det som avsågs vid överläggningen. Steg 8 Personalenheten informerar cheferna att avstämningarna är klara. Besked om ny lön ska lämnas skriftligen till medarbetarna. Ny lön betalas ut. Steg 9 Personalenheten utvärderar årets lönerevision som behandlas i kommunledningsgruppen och kommungemensamma samverkansgruppen. Rollfördelning och ansvar Detta ansvarar medarbetaren för: att ha kunskap om hur lönebildningen och lönekriterierna ser ut i kommunen att veta vilka krav och förväntningar som gäller på ens befattning att bidra till sin egen och verksamhetens utveckling i arbetet Detta ansvarar den lönesättande chefen för: att tillsammans med medarbetare förankra kriterierna för lönesättning inom sin verksamhet på APT att genomföra medarbetar- och lönesamtal med samtliga medarbetare en gång per år att i god tid kalla medarbetaren till medarbetar- och lönesamtal att lämna rutin för löneöversyn till medarbetaren att dokumentera medarbetar- och lönesamtal i mall att delge medarbetaren underlagen för medarbetar- och lönesamtal att samarbeta och föra dialog i ledningsgruppen om löneöversynen Detta ansvarar sektorchefen för: att gemensamt med kommunledningsgruppen ha ett helhetsansvar för kommunens lönestruktur, där kommunchefen är ytterst ansvarig att leda dialogen i ledningsgruppen om löneöversynen att lönesättningen inom sektorn sker inom ramen för den inriktning som beslutades i kommunledningsgruppen samt överläggning Detta ansvarar personalenheten för: att ta fram lönepolitiska riktlinjer och strategier att genomföra överläggningar och förhandlingar mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna att följa upp och utvärdera resultatet av lönebildningen att se till att cheferna har tillräckliga kunskaper för att kunna sätta individuell lön Lönekriterier
Det är chefen som ansvarar för att lönekriterierna blir väl kända och definierade hos medarbetarna och att det förs en dialog om vad lönekriterierna betyder vid den enskilda arbetsplatsen. Det är viktigt att lönekriterierna blir väl förankrade på arbetsplatsnivå. Lönekriterierna för Munkedals kommun är engagemang, ansvarsförmåga, flexibilitet, serviceförmåga, samarbetsförmåga, yrkeskunnande, färdighet och verksamhetens mål. 3 Om alla medarbetare känner sig delaktiga och är väl insatta i lönekriterierna, varför de finns och hur de fungerar är det lättare att acceptera och förstå den individuella lönen. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtalet är ett strukturerat årligen återkommande samtal mellan chef och medarbetare. Medarbetarsamtalen startar på hösten och pågår fram till årsskiftet. Syftet med medarbetarsamtalen är dels att ta emot och ge feedback på medarbetarens prestationer under det gångna året. Dessutom ska chef och medarbetare komma överens om vilka individuella mål du ska ha för kommande år. En annan viktig del av samtalet är att få förståelse för verksamhetens övergripande mål och i hur stor grad medarbetaren har uppfyllt dessa. Målen ska vara tydliga och konkreta så att medarbetaren vet vilka förväntningar som finns. Chefen ska tillhandahålla underlaget för medarbetare inför samtalet. Samtalet ska dokumenteras i en utvecklingsplan, skrivas under och ett ex lämnas till medarbetaren. Utvecklingsplanen ska leda till en plan för vad medarbetaren ska uppnå under den kommande perioden och vilka utvecklingsinsatser medarbetaren behöver. Exempel på mallar för medarbetarsamtalet finns i personal- och chefshandboken och ligger som bilaga till rutin för löneöversyn. Lönesamtal Medarbetare ska i samband med den årliga löneöversynen ha ett väl förberett lönesamtal. Samtalet ska utgå från de mål som finns för verksamheten och bygga på en slutlig bedömning av det resultat medarbetaren har presterat under det senaste året. Lönesamtalet förutsätter att det redan under medarbetarsamtalet samtalades om prestation och resultat. En annan förutsättning är att lönekriterierna är väl kända. I lönesamtalet för chefen en dialog med medarbetaren om uppnådda mål, lönekriterier och resultat. Mall för lönesamtal finns i personal- och chefshandboken och ligger som bilaga till rutin för löneöversyn. Lönesamtalsmodeller
4 Det finns två olika lönesamtalsmodeller; dialogmodell eller traditionell förhandling. Vid dialogmodellen har arbetsgivaren en överläggning om övergripande inriktning för löneöversynen, därefter lönesamtal mellan medarbetare och chef. Efter avslutade samtal avslutas överläggningen med en avstämning där fackliga organisation och arbetsgivare följer upp resultaten av fördelningen. Vid traditionell förhandling har arbetsgivaren överläggning om övergripande inriktning för löneöversynen och därefter lönesamtal mellan medarbetare och chef men inga konkreta diskussioner om lönenivå. Arbetsgivaren lämnar bud till arbetstagarorganisationen och därefter påbörjar förhandlingar. När förhandlingarna är avslutade meddelar chefen ny lön i ett samtal. Vid lönesamtalsmodellen meddelas muntligt förslag till ny lön och vid traditionell förhandling meddelas ny lön vid avslutad förhandling. Låg löneutveckling Vid kraftigt försämrad prestation kan chefen ge en låg bedömning som påverkar medarbetarens löneutveckling. Vid dessa fall skall en åtgärdsplan upprättas för medarbetaren så denna kan förbättra sin prestationsnivå för att nå måluppfyllelsen. Nyanställda Ny medarbetare som anställs i nära anslutning till löneöversynen ska lönesättas i årets lönenivå och ingår därmed inte i löneöversynen. Detta ska anges under rutan övrigt på anställningsavtalet. För låga ingångslöner skapar problem i kommande löneöversyner när medarbetaren ska komma ikapp medan för höga ingångslöner, utan tydliga objektiva skäl, får en oönskad lönedrivande effekt. Vid bedömning av ny lön ska grundläggande förutsättningar och regler för lön följas. Samråd ska ske med personalenheten. Föräldralediga, sjukskrivna och tjänstlediga Föräldralediga, sjukskrivna och tjänstlediga medarbetare har rätt till medarbetaroch lönesamtal. Dessa medarbetare får inte bli missgynnade vid den årliga löneöversynen och de ska inte heller bli drabbade av försämrad löneutveckling på grund av sin frånvaro. Man ska alltid utgå från lönekriterierna. Pension Medarbetare som i samband med löneöversynen går i pension ska bli lönesatta och bedömda på samma sätt som övriga medarbetare. Medarbetare som inte är fackligt anslutna För medarbetare som inte är fackligt anslutna använder kommunen samma modell som övriga medarbetare inom samma avtalsområde har. Medarbetare med som är timavlönade (intermittent anställd) Efter eller i samband med den årliga löneöversynen gör kommunen en separat översyn för medarbetare som är timavlönade (de ingår inte i löneöversynen) Även timavlönade ska bli lönesatta och bedömda individuellt utifrån arbetsuppgifter och individuell prestation. Medarbetare som är timavlönad är tidsbegränsat anställda
5 vid behov, s k intermittent anställning, och får inte missgynnas på grund av anställningsformen gentemot tillsvidareanställda. Medarbetare som har en visstidsanställning (månadsanställning) Visstidsanställda med månadslön omfattas inte heller av löneöversynen. Lönen för visstidsanställda ska ses över när anställningen blir förlängd med bedömning och lönesättning på samma sätt som tillsvidareanställda. Vid tidsbegränsade långa tidsbegränsade anställningar (över ett år), ska chefen ha lönesamtal även med dessa. När lönen justeras skrivs ett nytt anställningsbeslut. Fackliga företrädare Medarbetare som har blivit utsedda till fackliga företrädare/skyddsombud, har tackat ja till ett förtroendeuppdrag som innebär att han eller hon ska utföra uppgifter som ligger vid sidan av den ordinarie anställningen. För att kunna genomföra det fackliga arbetet på ett bra sätt krävs särskilda kunskaper. Arbetsgivaren ska därför se fackliga företrädare och skyddsombud som en viktig resurs. Den som sätter ny lön är den chef där den fackliga representanten har sin anställning. Det är viktigt att arbetsgivaren bedömer medarbetarens prestationer i arbetet och inte sättet att utföra det fackliga uppdraget. Det är alltid prestationen i arbetet som ligger till grund för löneutvecklingen. Däremot är det viktigt att löneutvecklingen inte påverkas negativt av det fackliga uppdraget. Bilagor 1. Medarbetarsamtal information 2. Medarbetarsamtal exempel på frågor 3. Medarbetarsamtal utvecklingsplan 4. Bedömningskriterier för lönesamtal 5. Exempel på översättningar av kriterierna 6. Årshjul löneöversyn
Klicka för datum Bilaga 1 KOMMUNSTYRELSEN Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal är ett strukturerat årligen återkommande samtal mellan medarbetare och chef. Syftet med medarbetarsamtal är dels att ta emot och ge feedback på medarbetarens prestationer under det gångna året. Dessutom ska medarbetarsamtalet innehålla en dialog om individuella mål för kommande år. En annan viktig del av samtalet är att medarbetaren får förståelse för kommunens övergripande mål och hur man på bästa sätt ska kunna bidra till detsamma. Genom medarbetarsamtalet ges också möjlighet att ostört kunna prata om frågor som är viktiga, men som kanske inte alltid hinns med. Kom ihåg att chefen har tystnadsplikt och de saker som eventuellt tas upp och ska stanna mellan chef och medarbetare också kommer att göra det. Då medarbetarsamtalet är en viktig del av arbetsplatsens och medarbetarens egen utveckling krävs det att båda parter är väl förberedda inför samtalet. Efter genomfört medarbetarsamtal skriver chefen de överenskommelser ni har gjort i en handlingsplan samt när det ska följas upp och vara slutfört. Dessa minnesanteckningar ska båda parter ha en varsin kopia av. Medarbetarsamtalet är medarbetarens tillfälle att få ut allt som de planerat. Chefens fokus ska ligga på att lyssna, ställa frågor, ta tillvara på eventuell kritik samt summera samtalet. Eventuella synpunkter och problemställningar lyfts i ett separat möte, som med fördel bokas in vid detta tillfälle.
Bilaga 1 Nedanstående frågor skall alltid ingå i de årliga samtalen. Dock kan tyngdpunkten i respektive samtal variera över åren beroende på medarbetarens eller chefens önskemål. 1. Arbetsuppgifter och resultat - Feedback och diskussion om föregående års prestation. 2. Medarbetarens individuella mål - Utifrån kommunens övergripande mål sätta upp medarbetarens mål för kommande år. 3. Psykosocial arbetsmiljö - Diskutera arbetsklimat, samarbete, hälsa, trivsel och arbetsbörda. 4. Fysisk arbetsmiljö - Diskutera utformning av arbetsplatsen, ergonomi, buller, ventilation, lyftanordningar, säkerhet och eventuella hjälpmedel. 5. Chefens ledarskap - Vad behöver medarbetaren för förutsättningar av chefen och hans/hennes ledarskap för att lyckas? 6. Utbildning och utveckling - Diskutera utbildnings- och utvecklingsbehov utifrån befattningens krav på kompetens och personliga egenskaper. 7. Övrigt - Här finns möjlighet för både medarbetare och chef att ta upp frågor av annan karaktär som kan ha påverkan på arbetet. Det är, om man vill, möjligt att diskutera även privata frågor.
Klicka för datum Bilaga 2 KOMMUNSTYRELSEN Medarbetarsamtalet exempel på frågor Nedan finns ett urval av frågor som är framtagna för att vara ett stöd i medarbetarsamtalet. Tillbakablick Hur har arbetssituationen varit under det senaste året? - Vad har gått bra/mindre bra? Vad har du lärt dig? Är målen för organisationen/verksamheten och dig själv tillräckligt tydliga? Vilka mål har kunnat förverkligas/ inte förverkligas? Varför? Vilka insatser är du själv nöjd med/mindre nöjd med? Nuvarande arbetssituation Vad engagerar dig mest respektive minst i ditt arbete? Vilka är dina starkaste sidor? Hur kan organisationen få ännu större nytta av dina starka sidor? Vilka är svagaste sidor? Hur kan dessa göras mindre svaga? Hur är arbetsbelastningen och fördelningen av arbetsuppgifter? Hur är graden av självständighet, ansvar och initiativtagande? Känner du att du får använda dina kunskaper och din kompetens? Finns det arbetsuppgifter som du känner dig osäker på? Beskriv glädjeämnen och problem i arbetet. Hur kan din arbetssituation förbättras?
Bilaga 2 Ansvar och inflytande Är du nöjd med det ansvar och den frihet du har i ditt arbete? Har du tillräckligt med befogenheter för att ditt arbete skall fungera bra? Har du tillfälle att delta i diskussioner och beslut som rör dina arbetsuppgifter? Upplever du att du har möjlighet att själv planera för och slutföra arbetsuppgifter med kvalitet och effektivitet inom givna ramar och överenskommelser? Hur kan detta förbättras? Relationer Hur är relationen till arbetskamraterna? Hur är relationen till arbetskamrater inom hela organisationen/verksamheten? Hur tycker du att stämningen i arbetsgruppen är? Finns det något som kan förbättras/utvecklas? Hur upplever du dig själv i arbetsgruppen? Hur tror du att kollegor och arbetskamrater uppfattar dig? Samarbete Vad fungerar bra i samarbetet på arbetsplatsen? Vad fungerar mindre bra? Finns det någon konflikt som du känner dig berörd av? Hur bidrar du som medarbetare till ett bra samarbete på arbetsplatsen? Hur fungerar möten på arbetsplatsen, information från chef till medarbetare, från medarbetare till chef och kollegor emellan? Vad är bra? Vad kan utvecklas? Ledarskap Hur tycker du att samarbetet fungerar med chefen? Vilket stöd behöver du från din chef? Lyssnar din chef på synpunkter och förslag som du framför?
Bilaga 2 Får du återkoppling på utfört arbete från chefen? Har du tillgång till den information du behöver för arbetet från din chef? Vad vill du ärligt och uppriktigt säga om din chef som ledare? Arbetsmiljö och hälsa Hur ser du på din psykosociala arbetsmiljö (stress, arbetsbelastning, arbetsglädje, öppenhet, osv)? Vad kan förbättras? Hur ser du på din fysiska arbetsmiljö (ljud, ljus, luft, temperatur, ventilation, kontor, möbler, tillgänglighet, säkerhet, osv)? Vad kan förbättras? Finns det risker eller olägenheter som kan påverka den psykiska eller fysiska hälsan? Vilka arbetsuppgifter anser du mer respektive mindre viktiga? Vilka arbetsuppgifter anser du mer respektive mindre utvecklande? Trivs du på arbetsplatsen? Om inte, varför? Vad kan göras för att öka trivseln? Vad kan du bidra med? Hur tar du ansvar för din egen hälsa? Jämställdhet, mångfald och likabehandling Hur ser du på organisationen ur ett jämställdhets-, mångfalds- och likabehandlingsperspektiv? Hur ser du på din situation ur ett jämställdhets-, mångfalds- och likabehandlingsperspektiv? Har du på något vis känt dig diskriminerad i arbetet? Har du på något vis känt dig mobbad, trakasserad eller kränkt i arbetet? På vilket sätt visar du förståelse och hänsyn till andra personers personliga förutsättningar och möter kollegor och andra på ett respektfullt sätt?
Bilaga 2 Personlig utveckling Får du utlopp för dina behov av personlig utveckling? Vilka önskemål har du när det gäller utveckling, utbildning mm? Åt vilket håll vill du utvecklas och är den utvecklingen i linje med din nuvarande tjänst? Privatlivet Finns det något i ditt privatliv som är relaterat till arbetet och som du vill ta upp? Finns det något i ditt privatliv som påverkar arbetet eller som du av annan anledning vill informera mig om? Hur ser möjligheten ut att kombinera privatliv och arbetsliv? Kan jag göra något för att stötta? Har du någon bisyssla? Framtiden Vilka mål vill du sätta för ditt arbete och din utveckling för det närmaste året? Vilka behov av utveckling finns för din egen del, för avdelningen, för hela organisationen? Är du nöjd med de arbetsuppgifter du har? Förslag på förändringar?
Medarbetarsamtal - Utvecklingsplan Bilaga 3 Vid avslutat medarbetarsamtal summeras de överenskommelser som träffats mellan medarbetare och chef i denna utvecklingsplan. Åtgärder, ansvar, när det ska vara klart och slutfört skrivs ner och följs upp i separata möten eller vid nästa medarbetarsamtal. Kopia av ifylld utvecklingsplan lämnas till medarbetaren. Datum Medarbetare Chef Har tagit del av.. Överenskommelse om utvecklingsplan Åtgärder (vad) Ansvar (vem) Planeras vara klart (när) Slutfört
Bedömningskriterier för lönesamtal Bilaga 4 Chefen ska med hjälp av kriterierna bedöma hur individen når målen för verksamheten. Mål och kriterier ska vara väl kända för de anställda. Kriterierna ska översättas till vad de innebär i verksamheten. Det är möjligt att sammanslå en del av kriterierna. Totalt ska det vara minst 4. Medarbetare Namn, befattning Enhet Anvarig chef Upprättat datum I regler för lön står att nedanstående kriterier ska användas för bedömning av den individuella insatsen. Bedömning ska göras i förhållande till arbetets innehåll och svårighetsgrad. Kriteriet Uppfyller mindre väl Måste utvecklas Uppfyller väl/bra Uppfyller mer än väl/mycket bra Överträffar/ Utmärkt Kommentar Engagemang Ansvarsförmåga Flexibilitet Serviceförmåga Samarbetsförmåga Yrkeskunnande Färdighet Sammanställd bedömning; Underskrift av lönesättande chef Tagit del av bedömning i lönesamtal; Underskrift av medarbetare
Exempel på översättningar av kriterierna, lägg in det ni kommer fram till för er verksamhet. Bilaga 5 Kriteriet Uppfyller mindre väl Måste utvecklas Uppfyller väl/bra Uppfyller mer än väl/mycket bra Överträffar/ Utmärkt Kommentar Engagemang; Deltar aktivt i organisationens och sin egen utveckling. Tar egna initiativ. Ansvarsförmåga; Tar ansvar för sitt eget arbete, - för hantering av kommunens resurser på ett sätt som gynnar verksamheten och dess mål. Flexibilitet; Kunna prioritera och ompröva, växla mellan olika arbetsuppgifter, förändra sig och sitt arbetssätt. Serviceförmåga; Lyssna och känna av vad verksamheten efterfrågar. Samarbetsförmåga; Respekt för andras åsikter, - ta tillvara andra perspektiv, vara beslutsstöd åt varandra. Yrkeskunnande; Utbildning, erfarenhet av liknande arbete, kunna vidareutveckla kunskapen i yrket. Färdighet; Omsätta teori i praktik, kunna förmedla sin yrkeskunskap, ta beslut, vara rationell.
November-februari Personalenheten bereder underlag för viljeinriktning och handlingsplan för lönebildning i den tvååriga mål och resursplanen. Förslag presenteras i KLG under februari November-december Central överläggning fack Inriktning för löneöversyn fastställs i KLG Information löneöversyn Information APT verksamhetens mål och lönekriterier Oktober Personalenheten planerar nästkommande löneöversyn Okt Nov Dec Jan Årshjul löneöversyn Januari-februari Start lönesamtal Förslag nya löner inrapporteras i Heroma Feb Mars April Mars Chefens meny stängs Förslag till ny lön lämnas till medarbetaren (ej Kommunal) Bilaga 6 Mars-april Avstämningar med respektive fackförbund Ny lön meddelas till medarbetare Ny lön betalas ut i april September Start medarbetarsamtal Information om beslut KF lönebildning 2-års period Sept Maj Maj Analys och utvärdering av årets löneöversyn (personalenheten) Aug Juli Juni