RIKTLINJER Riktlinje för internationellt arbete
POLICY antas av kommunfullmäktige En policy uttrycker politikens värdegrund och förhållningssätt. Denna typ av dokument fastställs av kommunfullmäktige då de är av principiell beskaffenhet och därmed enligt kommunallagen tillhör fullmäktiges exklusiva beslutanderätt och gäller tills vidare. En policy talar om vad staden vill uppnå inom ett specifikt område som berör flera verksamheter. Policyn bör inte innehålla detaljerade ställningstagande vad gäller utförande, prioriteringar eller metoder. Riktlinjer för resor (inkl. utlandsresor) STRATEGI antas av kommunstyrelsen Strategidokument anger konkreta åtgärder för den politiska viljeinriktningen. En strategi ska ange vem som ansvarar för att åtgärder genomförs, när de ska vara genomförda samt vilka prioriteringar som ska göras. Strategin ska gälla under en begränsad period, exempelvis under en mandatperiod och antas av kommunstyrelsen. RESOR I TJÄNSTEN INOM SVERIGE RIKTLINJE antas av kommunstyrelsen Riktlinjer säkerställer riktigt agerande och god kvalitet i stadens arbete. I riktlinjer preciseras hur något ska uppnås. Det kan exempelvis handla om hur verksamheterna ska arbeta för att uppnå de politiska inriktningar och mål som finns i en policy eller strategi och dessa antas av kommunstyrelsen. ANVISNING godkänns av förvaltningschef/chef Anvisningar och rutiner rör sig i regel om ren verkställighet av riktlinjer eller andra styrdokument. Denna typ av dokument är förvaltningens verktyg för att verkställa politiska beslut och dokumenten är inte föremål för formella beslut i politiska organ utan upprättas efter behov av varje verksamhet/enhet i samråd med ansvarig förvaltningschef/chef. Dokumenttyp Giltighetstid Beslutande organ Beslutsdatum Riktlinje Tillsvidare Kommunstyrelsen 2014-03-17 23 Antagen till följd av lag Revisionsdatum Dokumentansvarig Uppföljning Nej --- Stadsledningsförvaltningen ---
Solna stads internationella arbete Syftet med denna riktlinje är att vara ett komplement till den övergripande inriktningen för det internationella arbetet som läggs fast i stadens främsta styrdokument, den årliga verksamhetsplanen och budgeten. Riktlinjen har fokus på hur arbetet ska bedrivas för att uppnå intentionerna med det internationella arbetet. Den ska vara ett stöd i nämnders och förvaltningars internationella arbete utan att detaljstyra verksamheten. Styrande dokument som påverkar det internationella arbetet är; Solna stads årliga verksamhetsplan och budget Direktiv för internationella kommittén och kommitténs årliga verksamhetsplan Riktlinje för resor med tillhörande anvisningar Anvisning Resebidrag för internationella studieresor Tekniska anvisningar för verksamhetsplan och budget, delårsrapporter samt årsredovisning Aktuell information, anvisningar, rutiner, checklistor m.m. finns under Internationellt på stadens intranät. Internationellt arbete ska ge nya perspektiv på den egna verksamheten, inspiration och nya idéer till verksamhetsutveckling, kunskap om framgångsrika arbetsmetoder som används av andra och som efter anpassning till lokala förhållanden kan prövas i Solna stad. Nya modeller och metoder kan också utvecklas i samverkan med internationella partners. Barn och ungdomar ska också få tillfälle att lära om levnadsförhållanden i andra länder samt möjlighet att träna språk, kommunikation och interkulturell kompetens. Denna riktlinje följer processen planera, genomföra och följa upp. Ansvar och Roller Kommunfullmäktige anger inriktningen för det internationella arbetet i den årliga verksamhetsplanen och budgeten. Kommunstyrelsen samordnar, stimulerar, främjar, kunskapsutvecklar och följer det internationella arbetet via internationella kommittén. Styrelse och nämnder integrerar det internationella perspektivet i verksamheten och använder det som en metod i verksamhets- och kvalitetsutveckling. Stadsledningsförvaltningen samordnar och ger stöd i arbetet. Internationella kontaktpersoner är förvaltningens särskilda resurs i det internationella arbete och bidrar, i samverkan med övriga förvaltningar, i arbetet med att integrera internationella perspektiv i verksamheten.
Planera Som en del i arbetet med årlig verksamhetsplan och budget ska nämnder och styrelse planera för det internationella arbetet för de kommande åren. Internationellt arbete ska alltid vara målinriktat, ha fokus på verksamhetsnytta och utgå från en analys av inom vilka områden internationella erfarenheter har mest potential att ge ett värdefullt bidrag till utveckling av verksamheten och dess kvalitet. Möjligheterna att samarbeta över förvaltningsgränserna för att få större stadsgemensam effekt av internationella aktiviteter ska alltid undersökas. Innan internationella aktiviteter genomförs är det viktigt att lägga fast syfte och mål med aktiviteten och vilket det förväntade resultatet är. Det krävs också planering för hur nyvunna kunskaper och erfarenheter ska förvaltas i verksamheten, komma fler tillgodo än de som deltar samt hur resultatet ska följas upp. Det finns många sätt att ta del av internationell kunskap och erfarenhet. Omvärldsbevakning, göra internationella jämförelser/benchmarking, ta emot internationella studiebesök, göra en studieresa, delta i ett internationellt nätverk eller i ett samarbete med internationella partners. En bedömning ska göras av vilket sätt som är mest lämpligt utifrån syfte och mål med aktiviteten samt de förutsättningar som finns i verksamheten. Internationella aktiviteter ska skapa ett mervärde jämfört med att genomföra samma aktivitet regionalt eller nationellt. Solna stad och Europa 2020 Solna stad ska bidra till att uppfylla målen i EU:s tillväxtstrategi Europa 2020. Varje medlemsland lägger utifrån sina förutsättningar fast sina nationella mål för att bidra till de gemensamma Europeiska målen. Solna stad arbetar mot de svenska nationella målen. Alla verksamheter som arbetar med tillväxt och utveckling, att öka Solnabors anställningsbarhet och sysselsättning, minska bidragsberoende och utanförskap, minska andelen unga som avslutar utbildning i förtid, höja utbildningskvalitet och resultat samt minska klimatpåverkan och energianvändning arbetar med frågor som har en direkt koppling till strategins mål. Genomföra Omvärldsbevakning En globaliserad värld och ett alltmer integrerat Europa gör att utvecklingen i andra delar av världen i allt högre grad påverkar förutsättningarna för verksamheten i Solna. Internet, sociala medier, nyhetsbrev m.m. erbjuder outtömliga möjligheter att hålla sig uppdaterad på skeenden i samtiden. Det svåraste är att välja rätt kanaler för sin omvärldsbevakning. EU påverkar den kommunala vardagen och god kunskap om aktuella initiativ på EU:s agenda ger god framförhållning inför nya regelverk som beslutas på EU-nivå och som kommer att påverka stadens verksamhet. Det är viktigt att förstå länken mellan EU, Sverige, Stockholmsregionen och Solna samt hur arbete på lokal nivå bidrar till att uppfylla övergripande EU-mål. Vissa institutioner och organisationer har ett särskilt uppdrag att bevaka och påverka utvecklingen inom EU från ett lokalt och regionalt perspektiv. EU:s regionkommitté är den lokala och regionala nivåns röst i EU, Sveriges Kommuner och Landsting bevakar lokala och regionala intressen i EU på nationell nivå och Stockholmsregionens Europakontor på regional nivå. Ett bra sätt att omvärldsbevaka är att följa dessa organisationer och deras aktiviteter. Andra sätt att omvärldsbevaka är att följa arbetet i internationella och europeiska nätverk samt inom internationella/eu-projekt och delta i deras spridningsaktiviteter.
Internationella jämförelser och samverkanspartners Jämförelser och benchmarking med andra tillväxtstäder i storstadsområden som delar Solnas förutsättningar ger god kunskap om stadens styrkor och förbättringsområden samt lägger grunden till kunskaps- och erfarenhetsutbyte för ömsesidigt lärande. Framgångsrikt samarbete bygger på att stabila partnerskap med professionella partners som väljs med omsorg. Att bygga internationella relationer kräver engagemang och tid. Solna stad ska söka sina samarbetspartners där det finns potential för lärande och utveckling. Många kontakter kan skötas via telefon, mejl och andra media men det personliga mötet kan inte i alla sammanhang ersättas. Detta gäller i än högre grad internationellt än i Sverige. Stadens internationella arbete har sitt främsta fokus på Europa. Kontakter med länder utanför Europa sker framförallt genom digitala medier och att staden tar emot studiebesökgrupper. Staden har fyra vänorter, två samarbetsorter och en systerstad. Dessa partnerskap har långa traditioner och baseras på ömsesidiga avtal. Vän- och samarbetsorter har generellt en positiv inställning till samarbete med varandra. Liksom allt annat internationellt arbete ska vänortssamarbetet vara målinriktat och ha fokus på verksamhetsnytta. Staden ingår inga nya avtal om allmän vänskap och samarbete utan fokuserar nu på konkret samverkan med internationella partners kring specifika utvecklingsområden. Internationella studiebesök i Solna Rätt använt ger ett internationellt studiebesök en meningsfull internationell erfarenhet på hemmaplan i Solna. Staden har en positiv inställning till att ta emot besök från kollegor från andra länder. Vid varje studiebesöksförfrågan ska verksamheten göra en bedömning av om besöket kan ge ett ömsesidigt kunskaps- och erfarenhetsutbyte och/eller värdefulla kontakter för framtida samarbete. Det är ett rimligt krav på motprestation att besökarna delar med sig av sina erfarenheter genom att presentera sin egen verksamhet. Staden ska tacka nej till de besök som inte medför något mervärde för verksamheten eller som arrangeras av resebyråer eller agenturer som i sin tur tar betalt av deltagarna för att arrangera besöket. Kommunicera mottagande av besök med närmaste chef. Internationella studieresor Internationella studieresor är en metod för att under en kort period samla mycket information och inspiration kring ett specifikt tema och utveckla kontakter med kollegor i andra länder. För att resan ska bli framgångsrik krävs noggranna förberedelser. Syfte, mål, förväntat resultat och mervärde ska identifieras och en plan läggas för hur erfarenheterna från resan ska förvaltas i verksamheten och komma fler till del än de som deltagit i resan. En reserapport med fokus på hur erfarenheterna ska förvaltas i verksamheten ska skrivas efter avslutad resa. Resebidrag för internationella studieresor Internationella kommittén har möjlighet att ge resebidrag för internationella studieresor för skolklasser och andra elevgrupper på grund- och gymnasieskolan, andra ungdomsgrupper och ideella föreningar samtliga i Solna. Resorna ska ge nya kunskaper, erfarenheter och kontakter som kan användas för att utveckla och berika verksamheten på hemmaplan och får gärna leda till långsiktiga relationer. Resmålet ska ligga i ett EU-land eller i övriga Europa inklusive Turkiet och Ryssland. Studieresor till stadens vän- och samarbetsorter är prioriterade. Mer information finns i Anvisning Resebidrag för internationella studieresor. Internationella nätverk Internationella nätverk är ett bra forum för systematiskt kunskaps- och erfarenhetsutbyte och en bra bas för att finna lämpliga samarbetspartners för gemensamt utvecklingsarbete. Nätverken kan vara både fysiska och virtuella samt ha olika fokus. Vissa nätverk samlar städer som har gemensamma karakteristika, andra fokuserar på ett tematiskt fackområde, en viss specifik
fråga eller ett tema. Staden ska delta i väl utvalda nätverk som svarar mot ett behov i verksamheten. Ett nätverk blir aldrig bättre än summan av nätverksdeltagarnas gemensamma engagemang. Om inte tillräckligt intresse och engagemang finns i staden ska medlemskapet avslutas. Internationella projekt Internationella projekt ska alltid utgå från verksamhetens prioriterade områden och utvecklingsbehov. Projekt ger möjlighet att förstärka de insatser som ändå ska göras men som kan göras i större omfattning, med nya infallsvinklar och/eller med högre kvalitet tack vare att de görs i samverkan med externa partners och med extern delfinansiering. De kan också ge möjligheter att pröva olika modeller i mindre skala för att sedan kunna implementera välfungerande metoder i ordinarie verksamhet. Projekt ska ha brett ägarskap i verksamheten och inte vara beroende av enstaka personer. Eftersom projekt inte bara ger utan också tar resurser och tid i anspråk ska de vara välförankrade hos ledningen. Ett formellt beslut om att delta i projektet måste fattas före projektstart. Regional samverkan och Solna på den internationella arenan Staden är positiv till att delta i gemensamma satsningar i regionen för att samordna resurser och kompetens samt effektivisera projektdeltagande och medlemskap i nätverk. I vissa samarbeten är en enskild stad också en för liten aktör utan det krävs stora strategiska partnerskap med olika typer av organisationer som myndigheter, kommuner, universitet och högskolor, företag, föreningar och övriga civila samhället. Kommunstyrelsens ordförande och stadsdirektören har en särskild roll i att företräda Solna internationellt och tillsammans med internationella kommittén utöva värdskap vid internationella besök. Alla förtroendevalda, anställda, elever och ungdomar som deltar i det internationella arbetet representerar Solna stad och ska vara goda ambassadörer. Att presentera Solna och stadens verksamhet på internationella konferenser och nätverksmöten samt vid internationella studieresor marknadsför Solna och ger möjlighet att finna nya intressanta samverkanspartners. Följa upp En samlad uppföljning görs i styrelse och nämnders ordinarie uppföljningar. Här ligger fokus på vilka effekter det internationella arbetet har givit i verksamheten och på dess kvalitet samt i vilken utsträckning arbetet bidragit till ökad måluppfyllelse. Varje internationell aktivitet ska också följas upp separat och effekterna utvärderas. Vilken metod som passar bäst i varje enskilt fall måste avgöras beroende på aktivitetens omfattning och karaktär. Hur uppföljning och utvärdering ska göras, ska beslutas innan aktiviteten genomförs. En reserapport ska skrivas efter alla resor utanför Sverige. Rapporten ska fokusera på vilka erfarenheter som gjorts och hur dessa ska förvaltas i verksamheten. Resor som görs med stöd av internationella kommitténs resebidrag ska återrapporteras till kommittén både skriftligen och muntligen. Sprida erfarenheter och goda exempel Erfarenheterna ska spridas till fler än de som deltagit i aktiviteterna genom rapporter, presentationer på frukostmöten och seminarier, publicering på stadens intranät och solna.se med mera. Det finns en oerhörd inspirationskraft i de goda exemplen. De som framgångsrikt använt det internationella arbetet för att utveckla verksamheten och dess kvalitet ska få möjlighet att presentera hur de gått tillväga.