Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet RÅD Råd nr. 4 Ordlista för dokument-/informationshantering och arkiv inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten för tillsyn och rådgivning
2 (30) Innehållsförteckning Dokumenthistorik... 3 Inledning... 4 Ordlista 1. Allmänna begrepp... 5 Ordlista 2. Verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR... 25 Ordlista 3. Allmänna arkivschemat... 28
3 (30) Dokumenthistorik Rev. nr Datum Kommentarer Ansvarig Ordlistan är indelad i tre delar: 3.0 2015-10-01 1. Allmänna begrepp 2. Verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR 3. Allmänna arkivschemat Maria Litton
4 (30) Inledning Detta råd förklarar innebörden av de begrepp som används inom dokument-/informations- och arkivhanteringen. Landstingsarkivet rekommenderar att verksamheterna inom Stockholms läns landsting använder dessa begrepp i sin dokumentation rörande dokument- /informations- och arkivhanteringen. Det underlättar den gemensamma förståelsen bland alla som arbetar inom Stockholms läns landsting och ger större möjligheter till kunskapsspridning. Ordlistan är indelad i tre delar: 1. Ordlista 1, Allmänna begrepp 2. Ordlista 2, Verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR 3. Ordlista 3, Allmänna arkivschemat Ordlistan förvaltas av landstingsarkivet och revideras regelbundet. Aktuell information om landstingsarkivets föreskrifter och råd finns på arkivportalen på www.landstingsarkivet.sll.se. Där finns också kontaktuppgifter till förvaltaren av detta råd.
5 (30) Ordlista 1. Allmänna begrepp Access Se Behörighet. Ad acta som betyder till handlingarna och används för att tala om att ett ärende är avslutat och ska arkivläggas: ärendet läggs ad acta. Akt Handlingar som upprättas eller inkommer under handläggning och som förvaras samlat eftersom de rör samma ärende/objekt. Flera akter kan ingå i en dossié (se Dossié). Aktomslag Syrafritt papper som viks runt handlingar för att skydda och hålla dem samman. Används vid arkivering efter det att t.ex. gem och plastfickor har rensats bort. Aktrensning Se Rensning. Allmän handling Handling/information som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet och förvaras där. Detta gäller oavsett vilket lagringsmedium, dvs. underlag, som informationen lagras på. Användargränssnitt Den presentation av ett IT-system som användaren ser på sin datorskärm. Applikation Tillämpningsprogram. En typ av datorprogram, eller del av program, som fyller ett direkt syfte för användaren.
6 (30) Arbetsmaterial Handlingar/information som tillkommit som tillfälligt stöd under handläggningen av ett ärende, t.ex. utkast, noteringar och sammanfattningar inför presentationer. Dessa är inte allmänna handlingar och ska rensas bort när verksamheten inte behöver dem längre, dock senast i samband med arkivering. Arkiv Bestånd av handlingar/information som uppkommit hos en arkivbildare till följd av dess verksamhet. Arkivalie Handling som har arkiverats. Se även Arkivhandling. Arkivansvarig Person som har ett övergripande ansvar för dokument-/informationshanteringen och arkivvården hos en myndighet eller annan arkivbildare. Arkivarie Särskilt utbildad person vars huvuduppgift är att värdera och strukturera information. Arkivbeskrivning Se Ordlista 2 och Ordlista 3. Arkivbeständig Förmåga hos lagringsmedium att över mycket lång tid bevara information. Se Lagringsmedium. Arkivbeständigt papper Papper med förmåga att över mycket lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende. Är mer slitstarkt än åldringsbeständigt papper. Se Åldringsbeständigt papper. Arkivbildare Den myndighet, institution, organisation eller person(-er) ur vars verksamhet ett arkiv växer fram.
7 (30) Arkivbildning Framväxt av ett arkiv genom avgränsning och strukturering av de handlingar/den information som uppkommer till följd av en arkivbildares verksamhet. Arkivbox Arkivbeständigt förvaringsmedel av kartong eller papp, i form av en box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsedd att ge skydd åt arkivhandlingar. Arkivdepå Se Arkivlokal. Arkivera Omhänderta information för långtidslagring och bevarande. Detta sker enligt en fastställd ordning (se Informationsredovisning och Arkivredovisning.) Arkivexemplar Det exemplar av handlingen som arkivbildaren skall bevara. Arkivhandling Handling som har arkiverats. Arkivinstitution Institution med uppgift att förvara, vårda och tillhandahålla arkiv och att ge stöd åt arkivbildare i deras arkivvårdande verksamhet. Arkivlokal Lokal som är specialanpassad enligt särskilda krav för förvaring av arkiv. Lokalen är anpassad så att arkivet skyddas mot fukt, vatten, brand och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt förstörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Arkivlägga Se Arkivera.
8 (30) Arkivmyndighet Den myndighet som har tillsyn över arkivbildande myndigheters dokument-/informationshantering och arkivvård och som har rätt att överta arkiv. Arkivobjekt Det digitala objekt som ska bevaras t.ex. ett ärende eller en handling/information tillhörande ett ärende. Ett arkivobjekt består av informationsinnehåll och metadata. Arkivredogörare Person hos myndighet eller annan arkivbildare som under arkivansvarigs ledning bedriver arkivvård. Arkivvård som används om att organisera, redovisa, bevara, fysiskt skydda, avgränsa och gallra arkiv. Attribut Se XML-attribut. Autentisering Bekräftande av uppgiven identitet/behörighet t.ex. vid inloggning eller vid utväxling av meddelanden mellan användare. Avställning Uttag av (oftast) inaktuella handlingar/information i ett ordnat material för att ge dem en ny ordning. Detta är en metod som används för t.ex. patientjournaler. För att inte en serie ska bli för stor och otymplig ställer man av journaler för avlidna eller inaktuella patienter så att dessa bildar en ny egen serie. B/G-plan Förkortning för Bevarande- och gallringsplan. Backup Säkerhetskopia
9 (30) Balanslista Förteckning över diarieförda, ej avslutade ärenden i diariet. Behörighet Tilldelad rättighet för en användare att utnyttja vissa resurser och delar i ett digitalt system. Bestånd Samlingsbegrepp för en grupp av, eller samtliga, arkiv och/eller samlingar. Beståndsregister Förteckning över arkiv och översiktliga uppgifter om dessa. Bevakningsdatum Det datum då en viss åtgärd i ett ärende ska ha vidtagits. Bevarande- och gallringsplan Systematiskt uppställd plan över vilka handlings- /informationstyper som skall bevaras respektive gallras och med vilken gallringsfrist (se Gallringsfrist) dessa handlingar/denna information kan gallras. Bevarandeplan Systematiskt uppställd plan över vilka handlings- /informationstyper som skall bevaras och alltså inte får omfattas av ett gallringsbeslut. Bevaras Att handlingar/information skall sparas för all framtid. Bruksexemplar Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som är avsett att användas i den dagliga verksamheten. Se även Mellanexemplar och Säkerhetsexemplar.
10 (30) Data Uppgifter i en form som kan läsas, användas och ändras med hjälp av en dator. Databärare Se Lagringsmedium. Deposition Handlingar/information som överlämnats till arkiv för förvaring men där äganderätten till handlingarna/informationen är kvar hos överlämnaren. Diarie- och dossiéplan Plan för ämnesklassificering, som ligger till grund för både diarieföring av handlingar och arkivläggning i dossiéer. Äldre typ av plan som inte används längre. Diarienummer Unik beteckning för ett ärende som registrerats i ett diarium. Diarieplan Plan för ämnesklassificering av handlingar som ska diarieföras. Diarium Fortlöpande förd förteckning över upprättade, inkomna och/eller utgående handlingar och notering om vidtagna åtgärder. Digital signatur Signatur som identifierar personer över internet och säkerställer äkthet hos information. En digital signatur är inte exakt detsamma som en elektronisk signatur. En digital signatur bygger alltid på asymmetrisk kryptering, där en publik och en privat nyckel används. Se även Elektronisk signatur.
11 (30) Dokument Alla slags filer som skapats med datorprogram. Se även Handling. Dokument- /informationshantering Hur handlingar/information skapas, hanteras, klassificeras och struktureras under hela sin livscykel från tillblivelse till gallring eller arkivering. Dokumenthanteringsplan En förteckning över alla allmänna handlingar som finns i verksamheten med anvisningar för hur de ska hanteras; om de skall bevaras eller gallras, hur de ska sorteras och förvaras, om de ska diarieföras etc. Kallades tidigare även för arkivbildningsplan. Dossié/dossier Handlingar som rör samma ämne eller objekt och som därför förvaras samlat. En dossié kan innehålla flera akter. Dossiéplan Plan för ämnesklassificering av handlingar som ska arkivläggas i dossiéer. Driftsansvarig Person som gentemot systemägaren ansvarar för att datorbearbetningarna kan genomföras och att den tekniska utrustningen fungerar. E-arkiv Se Elektroniskt arkiv. Elektronisk signatur Signatur som identifierar personer över internet och säkerställer autenticiteten hos informationen. En elektronisk signatur kan bygga på symmetrisk, asymmetrisk eller annan slags kryptering. Se även Digital signatur
12 (30) Elektroniskt arkiv (e-arkiv) Långtidslagring av digital information i godkända format. Element Se XML-element. Enskilt arkiv Arkiv som tillkommit genom ett privat företags, en förenings eller en enskild persons verksamhet. Exportfunktion/-verktyg Funktion eller verktyg som möjliggör överföring av en fil mellan två program eller från ett filformat till ett annat. Fascikel-/faskikelomslag Se Aktomslag. Filformat Det sätt på vilket data i en fil struktureras. Förvaltningsledare Se Systemförvaltare. Förvaringsmedel Behållare eller förpackning för fysiskt skydd av handlingar. Gallra Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Som gallring räknas också att förstöra handlingar/ information eller uppgifter vid överföring till annan databärare, om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjlighet att fastställa informationens autenticitet. Gallrings- och bevarandeplan Se Bevarande- och gallringsplan.
13 (30) Gallringsbeslut Beslut fattat av arkivmyndighet eller i samråd med arkivmyndighet om att vissa allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar kan gallras efter en viss tid. Gallringsframställan Till arkivmyndighet ställd begäran om att få gallra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Gallringsfrist Den tid som måste gå innan handlingen/informationen eller uppgifterna kan gallras. Gallringsutredning Utredning i syfte att avgöra vilka allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar som skall bevaras och vilka som kan gallras. Läggs som bilaga till gallringsframställan som skickas in till arkivmyndigheten. Handling Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel enligt Tryckfrihetsförordningen. Se även Handling/information. Handling/information et handling/information används inom dokument- och arkivhanteringen inom Stockholms läns landsting som synonym till handling. Detta för att förtydliga att begreppet handling är medieoberoende och omfattar alla typer av information, oavsett om den lagras analogt eller digitalt. Se även Handling.
14 (30) Handlingstyp Samlingsbegrepp för handlingar/information av en viss sort, t.ex. protokoll från möten, remisser eller avtal. Hyllmeter En meter handlingar ställda bredvid varandra på en hylla (jfr löpmeter). Informationsredovisning Redovisning av de handlingar/den information som uppkommer hos en myndighet och som utgör allmänna handlingar. Se även Ordlista 2. Informationssystem (system) IT-system för informationsbehandling. et innefattar alla de resurser och åtgärder som krävs för bearbetning, lagring, återsökning och presentation av data. Informationsägare Den som har det övergripande och yttersta ansvaret för en definierad mängd information som används i ett eller flera system. Inkommen handling Handling som anlänt till myndigheten eller kommit behörig tjänsteman tillhanda. Intranät Konvertera Ett självständigt internt organiserat nätverk som skapas och fungerar på samma sätt som internet. Att överföra data/uppgifter från ett filformat till ett annat. Korrespondens In- och utgående handlingar. Korrespondent Den fysiska eller juridiska person som man kommunicerar med i ett ärende.
15 (30) Kravspecifikation Ett dokument som specificerar krav på t.ex. ett informationssystem eller dess delar. Lagringsmedium Det fysiska underlag som informationen lagras på, t.ex. CD-skivor, server, USB-minne, papper eller mikrofilm. Leveransinstruktion Ett dokument som är ett komplement till en leveransspecifikation. Avser en specifik informationstyp, t.ex. personaladministrativ information. Se även Leveransspecifikation. Leveransobjekt Ett leveransobjekt är grundelementet i den XML-fil som levereras vid leveranser av digital information till landstingsarkivet. Ett leveransobjekt består av ett antal arkivobjekt. Se även Leveransspecifikation. Leveransreversal Se Reversal. Leveransspecifikation Leveransspecifikationen beskriver XML-formatet och de krav som finns på leverans av digital information till landstingsarkivet. Olika leveransspecifikationer finns för olika typer av information, t.ex. patientinformation och administrativ information. Leverantörsförsäkran Dokument där en leverantör skriftligen försäkrar att en produkt uppfyller specificerade tekniska krav.
16 (30) Leverera Att överlämna handlingar/information till ett centralarkiv eller en arkivinstitution, där äganderätten till handlingarna/informationen övergår till arkivinstitutionen efter godkännande av leveransen. Loggar: Accesslogg Utskriftslogg Ändringslogg Den logg i ett digitalt system som visar vad som visats i systemet, när det visats och vem som varit inloggad. Den logg i ett digitalt system som visar vad som skrivits ut ifrån systemet, när det skrivits ut och av vem. Den logg i ett digitalt system som visar vad som ändrats, när det ändrats och av vem det har ändrats. Mappning En metod som används vid överföring av informationen i ett digitalt system till ett annat. Informationsstrukturerna i två system jämförs med varandra så att informationen lagrad enligt strukturen i system 1 kan överföras så att den överensstämmer med strukturen i system 2. Mappning kan ske på olika nivåer, t.ex. handlings-, fält-, verksamhets- eller yrkeskategorinivå. Exempel: Informations-/handlingstypen Besöksanteckning i journalsystem 1 mappas mot informations-/handlingstypen Mottagningsanteckning (MOT) i journalsystem 2. Medieoberoende Oberoende av vilket lagringsmedium, dvs. underlag, som information lagras på. En bevarande- och gallringsplan kan vara medieoberoende. Det innebär att det är handlingarnas/informationens innehåll och funktion som avgör om de skall bevaras eller gallras, inte om de finns på papper, i digitala system eller på annat underlag.
17 (30) Medium Se Lagringsmedium. Mellanexemplar Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som endast får användas för framställning av ett bruksexemplar. En backup om något händer med bruksexemplaret. Se även Bruksexemplar och Säkerhetsexemplar. Metadata Information som beskriver datas egenskaper, sammanhang, innehåll och struktur. Migrering Överföring av information (data) eller programvara till någon annan tillämpning eller till någon annan plattform, utan förändringar i informationens innehåll. Missiv Följebrev till översänd handling. Myndighet Självständig organisatorisk enhet, med egen maktbefogenhet inom visst område, inom den statliga eller kommunala förvaltningen. Inom Stockholms läns landsting räknas landstingsfullmäktige, landstingets revisorer, landstingsstyrelsen och nämnder som myndigheter. Även smittskyddsläkaren räknas som myndighet. De aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där landstinget äger 50 procent eller mer jämställs med myndighet. Myndighetsbrevlåda Myndighetens officiella e-postadress för in- och utgående e-post.
18 (30) Närarkiv Arkivlokal i nära anslutning till verksamheten för förvaring av relativt aktuella handlingar/information som ofta används. Objektrelaterad databas Objektspecialist Databas där objekt som innehåller procedurer eller instruktioner lagras tillsammans med data. Detta istället för att lagra data i tabeller och hierarkier. Se Systemadministratör. Objektägare Se Systemägare. Offentlig handling Allmän handling som inte omfattas av sekretess. Plockgallring Gallring av enskilda gallringsbara handlingar/information vid genomgång av t.ex. en akt eller journal. Portal Webbplats som huvudsakligen innehåller ingångar till ett större antal tjänster eller webbplatser med en gemensam nämnare. Postlista Fortlöpande förd förteckning över handlingar som har kommit in till verksamheten eller upprättats hos verksamheten. Proveniens Ursprung Proveniensprincipen Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas utifrån sitt ursprung i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet.
19 (30) Registrator Tjänsteman som tar emot och diarieför/registrerar handlingar. Registrera Att föra in uppgifter om/ur allmänna handlingar i ett diarium eller ett ärendehanteringssystem. Rensning Borttagande av övertaliga kopior, kladdlappar, utkast, gem, plastfickor och liknande som inte tillför någon information och som inte är allmänna handlingar. Reversal Ett reversal är en förteckning över handlingar/information som levereras till en arkivinstitution. Samlingsakt En akt där handlingar i olika ärenden av samma typ samlas. Flera akter kan ingå i en dossié. Samlingsnummer/ samlingsärende Ett gemensamt diarienummer för flera olika ärenden som rör samma sak. Används t.ex. vid registrering av spontant inskickade ansökningar om anställning. Sekretess Förbud att röja uppgift. Detta innebär en begränsning i rätten att ta del av allmänna handlingar. Dessa begränsningar återfinns i offentlighets- och sekretesslagen eller lag som denna hänvisar till. Sekretessmarkering En markering, med hänvisning till paragraf i offentlighets- och sekretesslagen, som anger att ärendet, handlingen/informationen eller vissa uppgifter kan omfattas av sekretess.
20 (30) Skrivmaterial Material och maskinell utrustning som används vid framställning av handling t.ex. pennor, papper, kartografiskt material, skrivare, stämplar, faxar, kopiatorer. Spam Oönskade massutskick via e-post. SQL Structured Query Language. Ett strukturerat frågespråk för databaser. Standardsystem System som innehåller ett programpaket som utvecklats av en leverantör för att kunna motsvara flera användares (kunders) verksamhetsbehov. Stylesheet En stilmall som anger formerna för ett strukturerat dokument, t.ex. typsnitt och bakgrundsfärg. Specifikt för landstingsarkivet är ett stylesheet en bilaga till en leveransspecifikation, som anger hur information ska presenteras för användaren av e- arkiv. Systemadministratör Den som utför det operativa arbetet för ett system. Systemavveckling Slutligt borttagande av ett system från dess operationella miljö.
21 (30) Systemdokumentation De dokumenttyper som skapas i systemutvecklingsarbetet t.ex: - teknisk dokumentation som berättar om systemets uppbyggnad, databaskopplingar, databasstruktur, programspråk med mera. - dokumentation som förklarar i vilket sammanhang informationen har använts, vad uppgifterna betyder och hur informationen är uppbyggd och varför. Systemförvaltare Person som samordnar, planerar och följer upp det operativa arbetet för ett IT-system. Systemförvaltning Organisation för upprätthållande och vidareutveckling av IT-system. Systemrättsägare Den som är lokalt juridiskt ansvarig för centrala ITsystem. Avtalspart. Systemägare Säkerhetsexemplar Den som har det övergripande och yttersta ansvaret för systemet. Det exemplar av t.ex. en mikrofilm som endast får användas för framställning av ett nytt mellanexemplar eller ett nytt säkerhetsexemplar. Se även Bruksexemplar och Mellanexemplar. Tagg Tecken eller teckenkombination som används för märkning eller klassificering av data. Upprättad handling Handling som har skickats (expedierats), justerats eller på annat sätt färdigställts.
22 (30) Upptagning Information som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. URL Uniform Resource Locator, adressen till en webbsida. Utgående handling Handling som skickats från myndigheten. Validering Systematisk kontroll för att fastställa att information/data är strukturerade enligt gällande leveransspecifikationer och leveransinstruktioner. Verifiering Systematisk kontroll för att fastställa att informationen i det levererande systemet stämmer överens med informationen som har levererats till det digitala arkivet. Verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR Se tillhörande begrepp i Ordlista 2. Version Beteckning för upplaga eller utgåva av ett program, operativsystem eller dokument; dess utseende och innehåll vid en given tidpunkt. Versionsändring Planerat och kontrollerat förändringsarbete av ett program, operativsystem eller dokument. Vid inaktualitet En gallringsfrist som innebär att handlingen/informationen eller uppgifterna kan gallras när de har blivit inaktuella för verksamheten, dvs. när verksamheten inte behöver dem längre.
23 (30) Virtuell Icke-verklig, datorskapad miljö, ofta avsedd att simulera en fysisk miljö. XML Extensible Markup Language. Ett universellt och utbyggbart märkspråk som används för att strukturera och organisera digitalt lagrad information/data. XML-attribut Ett attribut i ett XML-element. Ett XML-attribut består av ett namn och ett värde, exempelvis: språk= engelska. XML-element Grunden i ett XML-dokument. Ett element består vanligtvis av en start- och en sluttagg och kan ha olika attribut och innehåll, exempelvis: <efternamn>ekman</efternamn> XML-schema Ett schema som beskriver strukturen på ett XMLdokument eller applikation. Kallas också för XSD (XML Schema ). Används för leveranser av digital information till landstingsarkivet. Se Leveransspecifikation. Zip Ett filformat som står för komprimerad datafil, dvs. en fil som är komprimerad och därmed tar mindre lagringsutrymme och som även kan innehålla många olika filer. Åldringsbeständigt papper Papper med förmåga att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende. Se även Arkivbeständigt papper.
24 (30) Ärende Diarieförd, formellt avgränsad fråga inom visst område som tas upp till behandling och vars handlingar diarieförs under ett unikt diarienummer. Ärendehanteringssystem Ett digitalt system som används för att stödja administrationen av ärenden i en verksamhet. De viktigaste komponenterna i systemet är diarium, stöd för arbetsflödet och möjligheten att koppla och upprätta dokument. Öppen källkod Programkod som kan användas utan licens.
25 (30) Ordlista 2. Verksamhetsbaserad informationsredovisning, VIR Aktivitet En avgränsad insats som utgör ett led i en process i verksamheten. Arkivbeskrivning En beskrivning av den information som finns hos myndigheten, myndighetens verksamhet och hur denna har förändrats över tid. Handlingstyp/ informationstyp Samlingsbegrepp för handlingar/information av samma typ t.ex. protokoll, beslut, ansökningar m.fl. Hanteringsanvisningar Anvisningar för hur en myndighets information ska hanteras, t.ex. var den förvaras, om den ska registreras och om den skall bevaras eller gallras. Hanteringsanvisningarna bygger på redovisningsplanen. Informationsredovisning Redovisning av en myndighets information som utgår ifrån verksamhetens processer samt de handlings- /informationstyper som förekommer i dessa processer. Den innehåller redovisningsplan, hanteringsanvisningar, systemförteckning och arkivbeskrivning. Klassificera Inordna handling/information i klass eller i grupp utifrån redovisningsplanen. Kärnprocess/-verksamhet Den process/verksamhet som är myndighetens huvudsakliga uppdrag. Process Ett återkommande arbetsflöde med tydlig början och tydligt slut. Varje process består av flera aktiviteter.
26 (30) Processbeskrivning Text eller grafisk bild som beskriver en process med de aktiviteter som ingår i den. Processgrupp Rubrik för processer med gemensam nämnare under verksamhetsområdet. Redovisningsnummer Nummerserie med punktnotation som redovisar var informationen hör hemma. Varje verksamhetsområde, processgrupp och process numreras. Dessa nummer i kombination utgör redovisningsnumret. Redovisningsplan Plan som redovisar verksamhetsområden, processgrupper och processer i en logisk struktur. Den används som grund för myndighetens informationsredovisning. Motsvarar klassificeringsstruktur i Riksarkivets föreskrift RA:FS 2008:4. Standardstruktur verksamhetsområden SLL Beskriver Stockholms läns landstings verksamhet på en övergripande nivå. Standard-strukturen används som utgångspunkt vid upprättandet av redovisningsplaner. Styrprocess/-verksamhet Den process/verksamhet som samordnar och ser till att kärnverksamheten och verksamhetsstödet fungerar enligt myndighetens uppdrag och mål, samt följer upp dessa. Stödprocess/-verksamhet Den process/verksamhet som tillhandahåller nödvändiga förutsättningar för att kärn-verksamheten ska fungera enligt myndighetens uppdrag och mål. Till skillnad från kärnverksamheten har verksamhetsstödet oftast en intern mottagare.
27 (30) Systemförteckning Förteckning över de IT-system där myndigheten är informationsägare. Verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) Redovisning av en myndighets information, som utgår ifrån verksamhetens processer samt de handlings- /informationstyper som förekommer i dessa processer. Den innehåller redovisningsplan, hanteringsanvisningar, systemförteckning och arkivbeskrivning. Verksamhetsområde Det/de uppdrag en myndighet har på en övergripande nivå. Verksamhetsområdena delas in i styrande, stödjande och kärn-verksamhet. Varje verksamhetsområde delas in i processgrupper.
28 (30) Ordlista 3. Allmänna arkivschemat Allmänna arkivschemat Standardiserat schema för hur arkivförteckningen hos en myndighet struktureras genom fastställda grundtyper av handlingar/information (huvudavdelningar), som ges bokstavsbeteckningarna A-G samt Ö. Handlingarna/informationen grupperas sedan logiskt i serier under lämplig huvudavdelning. Arkivbeskrivning En beskrivning av myndighetens arkiv. Den ska ge en samlad överblick över arkivet, hur detta är organiserat och underlätta användningen av det. Arkivbeskrivningen ska innehålla upplysningar om: myndighetens organisation och verksamhet, viktigare handlingar/information, sökingångar i arkivet, gallringsregler, handlingar/information som omfattas av sekretess och vem som är ansvarig för arkivverksamheten. Arkivförteckning Systematisk redovisning av arkivets innehåll. Upprättas enligt allmänna arkivschemat i serier och volymer. Fungerar som ett praktiskt och detaljerat sökhjälpmedel för både den egna verksamheten och allmänheten. Arkivredovisning Sammanfattande begrepp för arkivförteckning och arkivbeskrivning. Förteckna arkiv Att redovisa handlingar/information systematiskt i en arkivförteckning. Huvudavdelning Fastställd avdelning i arkivförteckningen för en viss typ av handlingar/information, t.ex. protokoll, med bokstavsbeteckningen A-G eller Ö. Handlingarna/informationen delas sedan in i serier under respektive avdelning.
29 (30) Utgör högsta redovisningsnivån i arkivförteckningen. Se även Underavdelning. Ordna och förteckna Att avgränsa ett arkiv, rensa och gallra, upprätta volymer och serier i en systematisk ordning. Serie En följd av volymer som hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande. Serierubrik Namn på serie. Seriesignum Den unika beteckningen på en serie. Signum Se Seriesignum och Volymsignum. Systemförteckning Förteckning över de IT-system där myndigheten är informationsägare. Underavdelning Redovisningsnivån under huvudavdelningen i arkivförteckningen. Delas in i serier. Se även Huvudavdelning. Volym Fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar och som utgör en beståndsdel av en serie. Volymbildning Sammanförande av arkivhandlingar till en volym. Volymsignum Unik beteckning på en volym, som består av seriebeteckningen enligt arkivförteckningen (seriesignum) och volymens ordningsnummer i serien.
30 (30) Ämnesordnad serie Serie i arkivförteckningen där handlingarna/informationen har ordnats efter ämne t.ex. personalhandlingar, fastighetsakter, patientjournaler eller diarieförda handlingar.