Styrsystemet i Eskilstuna kommunkoncern Sanningens ögonblick - I mötet skapas värdet
Styrsystemet i Eskilstuna kommunkoncern Innehåll Styrsystemet i sammanfattning 3 Kommunens uppdrag 4-5 Styrning på lång sikt 6 Vision och målbild 2030 6 Vår väg för att nå visionen 7 Varumärket - Goda hållbara möten 8 Organisationens värden vår gemensamma kultur 8-9 Vårt processarbete 10-11 Balans i vår styrning 12 Styrning 4 år resultat som ska nås inom mandatperioden 14 Strategisk inriktning 14 Indikatorer och processmål 15 Styrning 1 år resultat för det närmaste året 16 Planering 16 Uppföljning 17 Enheten i fokus 18 Dokumentstruktur och definitioner 20-22 Foto: Andreas Besterman, Joakim Borkovic, Per Groth 22
Styrsystemet i sammanfattning Eskilstuna kommunkoncern står under de kommande mandatperioderna inför ett antal stora utmaningar. För att använda våra resurser effektivt och svara upp mot invånarnas behov krävs en gemensam riktning och samordning av våra verksamheter. Styrsystemets uppgift är att hålla samman styrningen av alla våra olika verksamheter. I Eskilstuna kommunkoncern arbetar cirka 9 000 medarbetare inom olika förvaltningar och bolag. Vi erbjuder pedagogisk verksamhet, vård och omsorg, samhällsbyggnad, rådgivning och andra former av service till Eskilstunas invånare. Värdet av våra tjänster skapas i våra möten med invånare, brukare och kunder. Vi säkerställer både hög kvalitet och utvecklar vår löpande verksamhet samtidigt som vi genomför strategiska förbättringar för att nå de 4-åriga strategiska mål som beslutats av kommunfullmäktige. Eskilstunas vision är vår långsiktiga ledstjärna. För att lyckas nå dit gör vi löpande uppföljning och analys av verksamheternas resultat. Vår röda tråd i planering, genomförande, uppföljning och analys går från vision och målbild till: 4-åriga strategiska mål och 4-åriga processmål som visar vad som ska uppnås under mandatperioden nämndernas och bolagsstyrelsernas årliga åtaganden som tillsammans med enheternas lokala åtaganden och aktiviteter visar vad som ska uppnås under året medarbetaröverenskommelser som tydliggör medarbetarens bidrag till enhetens resultat goda hållbara möten med invånare, brukare och kunder Styrsystemet utgår från kommunens uppdrag. Uppdraget delas in i sju processområden som i sin tur delas in i huvudprocesser. Genom att uppfylla medarbetaröverenskommelsen, enhetens åtaganden och nämndens/bolagsstyrelsens åtaganden bidrar varje medarbetare och varje del av kommunkoncernen till att de strategiska målen uppnås. Med tillit som en utgångspunkt för ledning och styrning av verksamheten sätts medarbetares kompetens och idéer i fokus. Det handlar även om att, utifrån tydliga uppdrag och resultatkrav, stimulera samverkan och helhetsperspektiv och att bygga tillitsfulla relationer. Allt med målet att skapa värde för våra invånare, brukare och kunder. Vision och målbild 2030 Processområden Demokrati Utbildning Vård och sociala tjänster 4-åriga strategiska mål 4-åriga processmål Berikande kultur och fritid Miljö- och samhällsbyggnadsarbete Samhällsskydd och beredskap Näringsliv och arbete 1-åriga åtaganden 1-åriga åtaganden 1-åriga åtaganden Aktiviteter Medarbetaröverenskommelse Goda hållbara möten Kommunfullmäktige Nämnd/styrelse Enhet Medarbetare 3
Kommunens uppdrag Solen skiner över människorna som samlats på Fristadstorget. Kommunens grundläggande uppdrag är att erbjuda service och välfärdstjänster samt att utveckla platsen Eskilstuna. En stor del av kommunernas verksamhet bedrivs på uppdrag av staten och regleras i lag, som exempelvis skollagen, socialtjänstlagen och miljöbalken. Men svenska kommuner har även en hög grad av självstyre. Det innebär att Eskilstunaborna genom kommunfullmäktige avgör vad som ska prioriteras och uppnås. Ledamöterna i kommunfullmäktige utses i allmänna val. Styrsystemets syfte är att hålla samman styrningen av kommunkoncernens olika verksamheter i önskad riktning mot våra gemensamma mål. Styrsystemet hjälper oss att: driva, säkra och förbättra kommunkoncernens löpande verksamhet så att den håller avsedd kvalitet och nå våra resultatmål uppnå de 4-åriga strategiska målen för de områden där kommunfullmäktige vill se strategiska förbättringar under mandatperioden Med hjälp av styrsystemet säkrar vi att verksamheterna fokuserar på sitt grundläggande uppdrag att leverera tjänster till brukare och kunder. Det är för deras skull vi ska uppnå goda verksamhetsresultat. 4
Så här styrs kommunkoncernen KOMMUNENS UPPDRAG Goda hållbara möten Lagstiftning - Styrande dokument - Organisationens värden Ansvarsfördelning och roller Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ. Ledamöterna tillsätts i allmänna val. Fullmäktige styr kommunkoncernen, bland annat genom att fastställa vision, strategisk inriktning, årsplan, ägardirektiv och årsredovisning. Kommunstyrelsen leder och samordnar mål och uppdrag för kommunkoncernen, har uppsikt över nämndernas och bolagens verksamhet samt följer upp resultaten. Kommunens förvaltningar styrs av politiskt tillsatta nämnder. Formella uppdrag och ansvar anges i reglementen beslutade av fullmäktige. I reglementet för en nämnd anges bland annat vilka lagar den har att följa och tillämpa. De kommunala bolagen styrs av bolagsstyrelser som utses av kommunfullmäktige. Bolagens syfte och uppdrag anges i en bolagsordning för varje bolag. Nämnder och bolagsstyrelser gör åtaganden för vad förvaltningen eller bolaget ska utföra och uppnå i enlighet med fullmäktiges inriktning och mål, medan förvaltningsledning och bolagsledning avgör hur resultat ska nås. Förvaltnings- och bolagsledningar driver verksamheten, säkrar utveckling, följer upp och kommunicerar resultat. Enheterna kompletterar med egna åtaganden och aktiviteter i sina lokala verksamhetsplaner. Varje medarbetare har en medarbetaröverenskommelse med sin chef och alla ska vara delaktiga i sin enhets planering, genomförande och uppföljning. En samordnad kommunkoncern med starka förvaltningar och bolag, där enheterna lyfts fram, skapar en stark, resultatinriktad organisation. Kommundirektören leder och samordnar tjänstemannaorganisationen. 5
Styrning på lång sikt Vision och målbild 2030 Copyright: Andrea McNicholas Visionen och målbilden för Eskilstuna 2030 är vägledande för hur Eskilstuna ska fortsätta utvecklas. Vision Vårt Eskilstuna 2030 Vi är modiga, jämställda och har tillit till varandra Vi har kunskap, jobb och är attraktiva i en global värld Vi tar ansvar för en trygg och hållbar framtid Vi upplever, utvecklar och inspirerar. Vi gör Eskilstuna tillsammans. Vi hämtar kraft ur visionen. Den driver oss och visar vägen till en bättre verksamhet och ett bättre Eskilstuna. Visionen vävs in i planering och vardagsarbete och anger kommunkoncernens långsiktiga färdriktning. Visionen kompletteras av en konkret målbild som beskriver hur det ska vara att bo och leva i Eskilstuna år 2030. Vision och målbild för Eskilstuna 2030 ska vara vägledande för hur Eskilstuna ska fortsätta utvecklas. Målbild Målbilden utgår från ekologisk, social och samhällsekonomisk hållbarhet. Den innehåller beskrivningar om hur Eskilstuna är 2030 utifrån områdena en hållbar livsstil, ett gott liv samt ett aktivt arbetsliv och modigt näringsliv. Utdrag ur målbilden: Året är 2030. I Eskilstuna leder vi vägen till det miljösmarta och jämställda livet i våra trygga, vackra städer, trivsamma samhällen och levande landsbygd. Våra hållbara städer har vuxit, stadsdelarna binds samman av rekreationsområden, mötesplatser och nya bostadsområden. Här utvecklas barnen, här trivs studenterna, här växer näringslivet, här hittar vi balansen mellan arbete och fritid, här är det gott att åldras. Här har vi mod och framtidstro, här gör vi evolution - tillsammans. 6
Vår väg för att nå visionen 2024-2027 Vision STYRNING PÅ LÅNG SIKT 2020-2023 4-årig strategisk inriktning för varje mandatperiod Årsplaner varje år 2016-2019 Lagstiftning - Styrande dokument - Organisationens värden Vår väg för att nå visionen Vägen till visionen går via 4-åriga strategiska mål som fullmäktige fastställt i den strategiska inriktningen. Målen ska uppnås under mandatperioden. Fullmäktiges årsplan och ägardirektiv visar vilka resultat som ska uppnås under året. Organisationens värden beskriver den kultur som ska prägla vår organisation. Styrande dokument och lagstiftning utgör tillsammans med organisationens värden basen för styrsystemet och ger långsiktig politisk vägledning. 7
Organisationens värden - vår gemensamma kultur STYRNING PÅ LÅNG SIKT För att nå resultat och ge Eskilstunaborna tjänster av bästa möjliga kvalitet krävs en gemensam, inre kultur inom kommunkoncernen. Kulturen ska uppmuntra ansvarstagande, kreativitet och innovation samt ge förutsättningar till utveckling. Organisationens värden ska genomsyra såväl mötet med brukare och kund som mötet medarbetare emellan. Våra värden Respekt Du lyssnar och respekterar allas lika värde. Helhetssyn Du ser kommunkoncernens gemensamma mål och hur olika verksamheter hänger samman. Du förstår din roll i helheten. Invånar-, brukaroch kundfokus Du sätter invånarens, brukarens, eller kundens behov i fokus och håller en god serviceanda i det dagliga arbetet. Goda hållbara möten Tydlighet Du skapar rätt förväntningar och har en god kommunikation med brukare, kunder, invånare samt kollegor och medarbetare. Professionalism Du tar ansvar, bidrar till verksamhetens resultat och använder din yrkeskunskap i det dagliga arbetet. 8 Varumärket Goda hållbara möten Goda hållbara möten är kommunkoncernens gemensamma löfte i det dagliga arbetet. Det är vad vi gemensamt lovar att invånarna, brukarna och kunderna ska uppleva i sin kontakt med oss, oavsett vilket sammanhang det gäller. Ett gott möte skapas när vi arbetar utifrån våra värden och tillämpar modigt medarbetarskap. Det gör vi genom att: ha ett uppskattande förhållningssätt skilja på vad vi vet, tänker, känner och vill använda ett tydligt språk och vara konkret Vi är en av Sveriges och kanske världens mest framgångsrika organisation när det gäller ekologisk och social hållbarhet. Vi hjälper invånaren, brukaren och kunden att göra miljösmarta val, vi tillämpar en jämlik och inkluderande kommunikation där vi tar hänsyn till ett genus- och mångfaldsperspektiv och arbetar utifrån alla människors lika värde.
STYRNING PÅ LÅNG SIKT Dags att höja pulsen! 90-plussare tränar på Strigeln. 9
Vårt processarbete STYRNING PÅ LÅNG SIKT För att få sitt behov tillgodosett behöver en person ofta ha kontakt med flera enheter i kommunkoncernen. Samarbete mellan olika verksamheter är därför viktigt för att vi ska kunna ge en god service. Ledningsprocess Ledning och styrning Behov Process Processer lyfter fram kärnverksamheten Nästan alla verksamheter sker inom processer. Varje process drivs för att möta ett specifikt behov, som exempelvis behovet av utbildning. Processerna sträcker sig ofta över verksamheter och organisatoriska gränser. Resultat/ Värde Processområden Demokrati Utbildning Vård och sociala tjänster Berikande kultur och fritid Miljö- och samhällsbyggnadsarbete Samhällskydd och beredskap Näringsliv och arbete Kvalitetsutveckling Ekonomi Stödprocesser IT Säkerhet Kommunikation Kompetensförsörjning 10
Ett processområde indelat i huvudprocesser Utbildning Förskola Grundskola Gymnasium Vuxenutbildning Ledningsprocess Ledningsprocessen beskriver hur vi leder, styr och utvecklar verksamheten. Den säkerställer att styrsystemet är väl utformat och förser verksamheten med vision, mål, strategier och övergripande beslut. Den årliga ledningsprocessen består av planering, uppföljning, analys och åtgärder. Vi kallar den för vårt Årshjul. Processområden Styrsystemet bygger på kommunkoncernens sju processområden. Processområdena i sin tur grundar sig i förvaltningarnas och bolagens uppdrag och lyfter fram kommunkoncernens kärnverksamheter. Varje processområde har en beskrivning av syfte och inriktning. Till processområdena finns processutvecklingsgrupper (PUG) utsedda. De har bland annat till uppgift att underlätta samarbete och tyngdpunkten ligger på utveckling och styrning av frågor som är gemensamma för flera förvaltningar och bolag. Huvudprocesser med 4-åriga processmål Alla processområden är indelade i huvudprocesser. Ett exempel är processområde utbildning. Där ingår de fyra huvudprocesserna förskola, grundskola, gymnasium och vuxenutbildning. För huvudprocesserna fastställs 4-åriga processmål av den eller de nämnder eller bolagsstyrelser som arbetar inom respektive process. De 4-åriga processmålen ska säkra utveckling och drift i respektive process samt bidra till att de strategiska målen uppnås. Huvudprocesserna är utåtriktade. De skapar värde för brukare och kund. STYRNING PÅ LÅNG SIKT Stödprocesser Stödprocesser ger ledning eller stöd internt och ska bidra till en effektiv organisation. För att styra, samordna och utveckla stödprocesserna finns processledningsgrupper (PLG) utsedda. Koncernledningsgruppen utgör kommunkoncernens högsta tjänstemannaledning och har i uppdrag att leda, styra och samordna kommunkoncernens arbete. PUG & PLG fungerar som utskott till koncernledningsgruppen. 11
Balans i vår styrning STYRNING PÅ LÅNG SIKT Hållbar utveckling och effektiv organisation är grunden i styrsystemet. Strukturen genomsyrar dokument såsom strategisk inriktning, årsplan årsredovisning, lokala verksamhetsplaner och styrkort. Bra verksamhet uppnås genom balans mellan hållbar utveckling och effektiv organisation. Det som kom munkoncernen åstadkommer för invånare, brukare och kunder ska leda till en hållbar ut veckling. Det ska ske genom en effektiv organisation som använder tillgängliga resurser på bästa sätt. Hållbar utveckling - Utåt Effektiv organisation - Inåt Hållbar utveckling består av tre perspektiv: social, ekologisk och samhällsekonomisk hållbarhet. Det är ett utåtriktat begrepp som visar vad kommunkoncernen ska åstadkomma för invånare, brukare och kunder. Social hållbarhet handlar bland annat om jämställdhet, social omsorg, utbildning, trygghet, mångfald, icke diskriminering, delaktighet, kultur och en god folkhälsa. Ekologisk hållbarhet handlar bland annat om biologisk mångfald, ekosystemtjänster, hushålla med ändliga resurser och att bevara naturvärden. Samhällsekonomisk hållbarhet handlar bland annat om möjlighet till arbete och försörjning, tillväxt, näringslivets betydelse och den tekniska utvecklingen. Effektiv organisation består också av tre perspektiv: Processkvalitet, medarbetare och ekonomi. Det är ett inåtriktat begrepp som pekar på hur vi arbetar för att skapa de förutsättningar som är nödvändiga för att organisationen ska kunna skapa värde för invånare, brukare och kunder. Processkvalitet handlar om att utveckla en processorienterad och kommunikativ organisation, att arbeta med ständiga förbättringar och att använda digitalisering som möjliggörare. Medarbetare handlar om ett tydligt och gott ledarskap samt ett modigt och engagerat medarbetarskap. Effektivt resursutnyttjande och god ekonomistyrning ger en stabil ekonomi. God ekonomi är en förutsättning för att kunna bedriva en bra verksamhet. 12
STYRNING PÅ LÅNG SIKT Ekeby våtmark är Sveriges största anlagda våtmark med över 200 fågelarter. 13
Styrning 4 år resultat som ska nås inom mandatperioden 4-årig strategisk inriktning Kommunfullmäktige beslutar om en 4-årig strategisk inriktning för mandatperioden och i den beskrivs vilken väg orten Eskilstuna och organisationen Eskilstuna kommunkoncern ska ta kommande fyra år. I den 4-åriga strategiska inriktningen konkretiseras vägen till visionen genom 4-åriga strategiska mål som ska hjälpa oss att hålla rätt riktning på vägen till visionen. Målen speglar de områden där fullmäktige vill uppnå strategiska förbättringar under mandatperioden. Hållbar utveckling Effektiv organisation 2016-2019 är de utåtriktade 4-åriga strategiska målen för hållbar utveckling: Attraktiv stad och landsbygd Höjd utbildningsnivå Fler jobb Social uthållighet Ekologisk uthållighet De utåtriktade strategiska målen uppnås genom att hela kommunkoncernen bidrar, om än i olika utsträckning. 2016-2019 är de inåtriktade 4-åriga strategiska målen för effektiv organisation: Kvalitet Attraktiv arbetsgivare Stabil ekonomi Samtliga enheter ska aktivt bidra till att de strategiska målen uppnås. Tillsammans säkerställer dessa mål att vi utvecklar och använder våra resurser på ett effektivt sätt för att uppnå ett bra resultat i alla huvudprocesser. 14
Indikatorer och 4-åriga processmål 4-åriga strategiska mål Ortsindikatorer STYRNING 4 ÅR Organisationsindikatorer 4-åriga processmål / indikatorer Bedömning Trend Arbetslöshet totalt - Eskilstuna Kvinnor Män Arbetslöshet utrikesfödda totalt - Eskilstuna Kvinnor Män Arbetslöshet 18-24 år totalt - Eskilstuna Kvinnor Män Indikatorer ger stöd åt de strategiska målen Som stöd för att bedöma om vi närmar oss våra 4-åriga strategiska mål använder vi indikatorer. Dessa delas upp i orts- och organisationsindikatorer. Ortsindikatorerna speglar områden som kommunkoncernen bara har begränsad rådighet över, som exempelvis Eskilstunabornas elförbrukning. Till skillnad från ortsindikatorerna har kommunen en högre grad av rådighet över organisationsindikatorer, till exempel kommunkoncernens ekonomiska resultat. Indikatorerna redovisas könsuppdelade. 4-åriga processmål för huvudprocesserna Nämnderna och bolagsstyrelserna fastställer de 4-åriga processmål de vill uppnå i sina huvudprocesser. De 4-åriga processmålen ska säkra att de 4-åriga strategiska målen uppnås. Processmål som rör flera förvaltningar bereds i gemensamma processutvecklingsgrupper inför beslut hos respektive nämnd och styrelse. Processmål för de gemensamma stödprocesserna formuleras och beslutas av fullmäktige. Ett urval av de 4-åriga processmålen fungerar även som indikatorer. Till exempel kan ett processmål för grundskolan (exempelvis andel godkända elever) användas som en indikator för resultatet av det strategiska målet Höjd utbildningsnivå. Ledningens strategier Koncernledningsgruppen leds av kommundirektören och består av förvaltningschefer, bolags-vd och direktörer från kommunledningskontoret. Koncernledningsgruppen är ett forum för att leda, styra, stödja och samordna kommunkoncernens tjänstemannaorganisation i gemensamma frågor över förvaltningsoch bolagsgränser för att nå de politiska målen. Gruppen tar varje mandatperiod fram strategier i syfte att utveckla kommunkoncernens verksamheter och nå goda resultat. Ledningens strategier 2016-2019 är: Ha fokus på goda, hållbara möten med brukare och kunder Fortsätta modigt medarbetarskap och modiga idéer Stärka enheten och enhetschefens roll och ansvar Utveckla en tjänste- och serviceinriktad organisation som arbetar processinriktat och klarar snabba omställningar Bygga partnerskap internt och externt Följa upp, analysera, värdera och agera utifrån våra resultat samt synliggöra den röda tråden från vision till medarbetaröverenskommelse 15
Styrning 1 år resultat för det närmaste året STYRNING 1 ÅR Planering Fullmäktiges årsplan med ägardirektiv Nämndens/ styrelsens verksamhetsplan inkl. åtaganden Enhetens lokala verksamhetsplan inkl. lokala åtaganden och aktiviteter Medarbetaröverenskommelse De verksamhetsresultat som ska uppnås under året fastställs på flera nivåer; i kommunkoncernens årsplan, i ägardirektiv, i verksamhetsplaner för nämnder och bolagsstyrelser samt i enheternas lokala verksamhetsplaner. Planering och uppföljning följer årshjulet där olika aktiviteter ingår. Kommunkoncernens årsplanering utgår från strategisk inriktning. Långsiktiga planer som ska förverkligas under året beaktas i planeringen, till exempel planer för omsorg, miljö och infrastruktur. Ändrad lagstiftning och liknande nya, yttre förutsättningar för verksamheten vägs också in. Kommunfullmäktige Kommunkoncernens årsplanering inleds i januari med en strategidag som visar vilka förändringar, trender och tendenser som kommer att påverka verksamheten. På den efterföljande budgetupptakten presenteras en sammanvägd bedömning av kommunkoncernens resultat för föregående år samt jämförelser med andra kommuner. Första tankarna om prioritering kommande år presenteras och diskuteras. På budgetberedningen i början av maj redogör nämnder och bolagsstyrelser för vilka prioriteringar de bedömer nödvändiga och vilka behov de har kommande år. Därefter sker politiska prioriteringar, så att årsplanen får den inriktning och det innehåll som den politiska majoriteten vill ha. Årsplanen och ägardirektiven för kommande år beslutas av kommunfullmäktige i juni. I årsplanen finns ett fåtal åtaganden som är viktiga på en kommunövergripande nivå. I åtagandena möts den långsiktiga styrningen och den årliga planeringen. Åtaganden ska i första hand visa vilka resultat som ska uppnås, men de kan också visa vilka större aktiviteter som ska genomföras. Åtaganden är i huvudsak ettåriga. De ska vara trovärdiga och relevanta och vara så tydligt formulerade att det klart går att bedöma om de är uppnådda eller utförda. I november beslutar kommunfullmäktige om kompletteringar till årsplanen. Nämnd/styrelse Med fullmäktiges årsplan och ägardirektiv som grund färdigställer nämnder och bolagsstyrelser sina verksamhetsplaner och budgetar. Verksamhetsplanerna bygger till stor del på åtaganden. Dessa kan komma från Årsplan men även tas fram av nämnd eller styrelse. Enhet Varje enhet planerar sitt arbete genom att upprätta en lokal verksamhetsplan. Förutsättningarna till verksamhetsplanen är resultatet av enhetens grunduppdrag, den egna nämndens eller bolagsstyrelsens verksamhetsplan och anvisningar från förvaltnings- eller bolagsledningen. Här vägs även visionen och de 4-åriga strategiska målen in. Som utgångspunkt för planeringen identifierar enheten sitt nuläge och tillgängliga resurser. I sin lokala verksamhetsplan ska enheten: göra åtaganden som visar vilka resultat som ska uppnås, säkras eller förbättras, eller vilka viktiga aktiviteter som ska genomföras planera aktiviteter som stöttar åtaganden Lokal verksamhetsplan och budget inför kommande år godkänns av närmast högre chef senast 20 december. Medarbetare Medarbetare deltar i den årliga planeringen där det bestäms vilka resultat som ska uppnås. Medarbetaröverenskommelser upprättas. De tydliggör vad som förväntas av var och en för att kunna driva och utveckla verksamheten samt omsätta enhetens lokala verksamhetsplan och åtaganden i konkret handling. 16
Uppföljning STYRNING 1 ÅR Medarbetare Genomförd insats utifrån medarbetaröverenskommelse Enhet - Versamhetsberättelse - Delårsrapporter Nämnd/ Styrelse - Versamhetsberättelse - Delårsrapporter Kommunkoncern Årsredovisning Medarbetare Medarbetaröverenskommelsen följs upp löpande för att stämma av hur delarna i överenskommelsen drivs framåt och hur verksamheten utvecklas mot uppsatta mål och i mötet med brukare. Enhet Under verksamhetsåret drivs och säkras verksamhetsresultat genom fortlöpande uppföljning av ekonomi och verksamhet. Detta sker bland annat med hjälp av styrkort.tre gånger om året summeras ekonomi och verksamhet kopplat till budget och verksamhetsplan. I arbetet med att följa upp verksamheten räcker det inte att bedöma resultat genom att konstatera att mål uppnåddes eller inte. Att analysera den egna verksamhetens resultat är den viktigaste delen i uppföljningen. Analysen förklarar resultatet och ger en grund för beslut om förbättringar, omprioriteringar och åtgärder. Nämnd/styrelse Förvaltningar och bolag följer löpande sin ekonomi och verksamhet. Tre gånger om året summeras uppföljning och analys från underliggande nivåer och nämnd/ styrelse fattar beslut om dessa delårsrapporter. Utifrån avvikelser och analyser beslutas om åtgärder. Kommunkoncern Årsredovisningen beskriver hur väl kommunkoncernen har uppfyllt de mål som fullmäktige har beslutat. Den innehåller bland annat en verksamhetsberättelse och ekonomisk rapport. Kommunens revisorer granskar årsredovisningen. Dialogkedja Uppföljning av kommunkoncernens resultat sker bland annat genom dialogsamtal. Det innebär att kommundirektören och berörda vid kommunledningskontoret träffar förvaltnings- och bolagsledningar inför delårsoch årsbokslut. Förvaltningar och bolag har löpande dialogsamtal mellan ledning och verksamhetschefer. Resultat och verksamhetsutveckling diskuteras löpande med medarbetare på arbetsplatsträffarna. På så vis genomförs en kedja av dialogsamtal om verksamhetens utveckling, från enhetsnivå till koncernnivå. 17
Enheten i fokus Tydligt uppdrag Önskade resultat STYRNING 1 ÅR Resultat genom medarbetarkraft Tydliga uppdrag med tillit till medarbetare utgör kärnan i styrningen av våra enheter. Det handlar om att utifrån tydliga uppdrag och önskade resultat, involvera medarbetare för att ta tillvara kompetens och medarbetarkraft samt skapa engagemang i utformning och utveckling av verksamheten. Genom att utgå från brukarnas och kundernas behov samt enhetens uppdrag och involvera brukare och kunder i utvecklingen av våra tjänster kan vi nå en hög kvalitet i leverans av våra välfärdstjänster och uppnå resultat. Allt med målet om goda hållbara möten. Sammanhang Ansvar och befogenheter Handlingsutrymme Ta vara på kompetens Stolthet Arbetsglädje Medarbetarkraft Exempel på styrkort från räddningtjänsten. Hållbar utveckling Måluppfyllelse Trend Utfall Mål Styrkort Samhällsskydd och beredskap Insatstid 10 minuter Insatstid 20 minuter Insatstid 30 minuter 78,0% 97% 100% 80,0% 98,0% 100% Räddningsarbete påbörjat inom 60 sekunder 88,3% 90% Effektiv Organisation Måluppfyllelse Trend Utfall Mål Processkvalitet Medarbetare Hållbart medarbetarengagemang (HME) 80,4% 81% Total sjukfrånvaro (%) 3,9% 4,5% Ekonomi Avtalstrohet vid inköp (%) 69% 73% Resultat - Avvikelse mot budget, ackumulerad (tkr) 102 0 Styrkort ger aktuell överblick Styrkort används för att få snabb och överskådlig information av verksamheten och finns på alla nivåer i kommunkoncernen. Cheferna använder styrkorten för att följa och analysera den egna verksamheten och på så sätt driva utvecklingen framåt. Vid framtagande av nyckeltal till styrkort gäller det att identifiera vad som leder till de resultat vi vill uppnå. Ett styrkort på enhetsnivå innehåller 5-10 nyckeltal. Styrkortens nyckeltal ger oss signaler om hur vi ligger till. Dessa ska spegla det mest väsentliga i en verksamhet och mätas fortlöpande som stöd i styrningen. På kortet markeras hur nyckeltalen uppfylls. Styrkortet struktureras utifrån hållbar utveckling och effektiv organisation. Styrkorten utgör ett bra underlag för samtal om verksamheten på de månatliga arbetsplatsträffarna med medarbetare. IT-stöd för chefer Ett gemensamt IT-stöd ger chefer samlad information om ekonomi, personal och verksamhet. Systemet bygger på strukturen i styrsystemet och visar den röda tråden i styrningen. Systemet används på alla nivåer i organisationen. Intern styrning och kontroll ger kvalitetssäkring Den interna styrningen och kontrollen är en del av kommunens styrsystem och ett redskap för kommunens ledning för att säkerställa att verksamhetens syfte och mål nås. Vi analyserar risker som finns för att vi inte ska nå mål eller kvalitetskrav. Därefter sätter vi in åtgärder eller kontroller för att hantera de mest kritiska riskerna. 18
STYRNING 1 ÅR Styrsystemets uppgift är att hålla samman styrningen av alla våra olika verksamheter. 19
Dokumentstruktur och definitioner DOKUMENTSTRUKTUR Dokumentstruktur Huvudprincipen för indelning av kommunkoncernens övergripande dokument är att politiken bestämmer vad som ska uppnås och fastställer dokument som innehåller en politisk viljeinriktning, medan förvaltnings- och bolagsorganisationen anger hur verksamheten ska genomföras. Dokument indelas i huvudkategorierna styrande, stödjande och redovisande dokument. Struktur för politiskt fastställda dokument i styrsystemet Långsiktigt styrande dokument: Visionen Vårt Eskilstuna 2030 är ledstjärnan för det framtida Eskilstuna. 4-årigt styrande dokument: Strategisk inriktning med politiskt prioriterade 4-åriga strategiska mål fastställs av kommunfulläktige. Nämnderna och bolagsstyrelserna fastställer 4-åriga processmål för sina ansvarsområden. 1-årigt styrande dokument: Årsplan/Årsredovisning fastställs av kommunfullmäktige. Verksamhetsplan/budget/verksamhetsberättelse fastställs av nämnder/bolagsstyrelser. Lokala verksamhetsberättelser arbetas fram på enhetsnivå och fastställs i dialog med närmaste chef. Struktur för styrande och stödjande dokument Styrande och stödjande dokument som är kommunoch/eller koncernövergripande ska antas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. Stödprocesserna har en tydlig dokumentstruktur. Varje stödprocess har en policy som stöds av flera riktlinjer och vid behov av anvisningar och rutiner. Dokumenten indelas enligt beskrivningen bredvid. 1. Program Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. 2. Plan En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av kommunfullmäktige. 3. Policy En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. 4. Riktlinjer En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. 5. Anvisningar En anvisning är ett stödjande dokument med detaljerade regler för hantering av en viss verksamhet. Anvisningar beslutas normalt av direktör som ansvarar för aktuellt område. 6. Rutiner En rutin är ett stödjande dokument med detaljerad beskrivning av ett arbetssätt i form av formulär, blanketter, mallar etcetera. Rutinen är inte tidsbegränsad och beslutas av ansvarig chef. 20
Definitioner Aktivitet En handling som bidrar till att uppfylla nämndens eller enhetens åtaganden. Aktiviteter ska vara konkreta, ansvarsfördelade och tidssatta. Ekologisk hållbarhet En dimension i Hållbar utveckling som lyfter vikten av att bevara vattnens, jordens och ekosystemens produktionsförmåga och inte äventyra naturen och människans hälsa. I Eskilstuna handlar det bland annat om rent vatten, ren luft, mark utan föroreningar samt klimatpåverkan. Effektiv organisation Effektiv organisation och Hållbar utveckling utgör en grundläggande indelning i styrsystemet. Hållbar utveckling visar vad kommunkoncernen levererar till våra invånare, brukare och kunder medan effektiv organisation visar hur vi arbetar inåt i organisationen för att säkerställa vår externa leverans. Bra verksamhet uppnås genom balans mellan hållbar utveckling och effektiv organisation. Effektiv organisation består av tre perspektiv: medarbetare, ekonomi och processkvalitet. Huvudprocess Huvudprocesserna skapar värde för brukare och kunder. Det finns cirka 30 huvudprocesser. Exempel är förskola, grundskola och gymnasium. Hypergene Ett kommungemensamt stödsystem för ledning, planering och uppföljning av verksamhet i kommunkoncernen. Hållbar utveckling Effektiv organisation och Hållbar utveckling utgör en grundläggande indelning i styrsystemet. Hållbar utveckling visar utåtriktat vad kommunkoncernen levererar till våra invånare, brukare och kunder medan effektiv organisation visar hur vi arbetar inåt i organisationen för att säkerställa vår externa leverans. Bra verksamhet uppnås genom balans mellan hållbar utveckling och effektiv organisation. Hållbar utveckling består av tre perspektiv: social hållbarhet, ekologisk hållbarhet och samhällsekonomisk hållbarhet. Indikatorer Indikatorer är nyckeltal som används för att bedöma om uppsatta strategiska mål är på väg att nås. De ska tillsammans fånga bredden i ett strategiskt mål. Indikatorerna nivåsätts för att visa den resultatnivå som ska uppnås. Ortsindikatorer belyser områden som fullmäktige vill följa för Eskilstuna som ort även om kommunen själv inte råder helt över dem. Organisationsindikatorerna avser områden som kommunenhar högre rådighet över. Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll är en process för att med rimlig säkerhet säkerställa att kommunen fullgör sina uppdrag och når sina mål. Processen omfattar riskanalys, kontrollåtgärder och uppföljning. Kommunkoncernen Gemensamt begrepp för Eskilstuna kommuns förvaltningar samt de av Eskilstuna Kommunföretag AB ägda kommunala bolagen. De leds av nämnder respektive bolagsstyrelser. Tjänstemannaorganisationen leds av kommundirektören. Ledningens genomgång Ledningens genomgång är ett sätt att lyfta fram processerna för diskussion i koncernledningsgruppen. Processägarna sammanfattar status per process och beskriver vilka prioriteringar som gjorts och om det behövs samverkan mellan processerna. Ledningens strategier För att utveckla kommunkoncernens verksamheter och nå goda resultat har tjänstemannaledningen utarbetat strategier. De ska hjälpa organisationen i uppdraget att uppnå de 4-åriga strategiska målen och att styra och utveckla den löpande verksamheten. Strategierna uppdateras var 4:e år. Målbild Beskriver hur det ska vara att bo och leva i Eskilstuna år 2030. Nyckeltal Tal som används för att följa och utvärdera ett företag eller en organisation och dess verksamhet. Nyckeltal är ett generellt begrepp som används för nyckeltal som vi vill följa utan att sätta målvärden. I Eskilstuna kommunkoncern använder vi även begreppet resultatdrivande nyckeltal. Det är nyckeltal som återfinns i våra styrkort och där målnivåer är satta för att uppnås vid en viss tidpunkt. Organisationens värden Värdeorden bildar en grund för vad som ska genomsyra såväl mötet med invånare, brukare och kund som mötet medarbetare emellan. Det är vår gemensamma kultur. Våra värden är helhetssyn, professionalism, tydlighet, respekt samt invånar-, kund- och brukarfokus. Process En serie av aktiviteter som förädlar en vara eller en tjänst. Den har en väl definierad början och ett väl definierat slut; det måste alltid vara klart vad processen ska ta emot, vad den ska åstadkomma, hur det ska ske, och vad det förväntade resultatet ska bli. Alla processer har en kund externt (huvudprocess) eller internt (stödprocess). Processer är repetitiva; de genomförs många gånger. 4-åriga processmål 4-åriga processmål kopplas till huvudprocesser och visar de resultat som ska uppnås inom en 4-årsperiod. Målet kan vara att säkra en bra befintlig resultatnivå eller att förbättra resultatet. Det är respektive nämnd och bolagsstyrelse som beslutar om 4-åriga processmål för sin verksamhet. Ett urval används för att följa upp och utvärdera de 4-åriga strategiska målen i den strategiska inriktningen. Dessa benämns då organisationsindikatorer. Processledningsgrupper Varje stödprocess leds av en processledningsgrupp (PLG) med representanter från förvaltningarna, bolagen och kommunledningen. Processledningsgruppen leds av utsedd direktör eller strateg från kommunledningskontoret (KLK) Processledningsgrupp har fokus på att leda, styra, samordna, prioritera och utveckla gemensamma frågor, områden och arbetssätt inom sin stödprocess. Processområde Kommunal verksamhet sker i form av processer. Sju processområden täcker tillsammans verksamheten inom kommunkoncernen. Processområdena underindelas in i huvudprocesser. Exempelvis delas processområdet Tillgodose behovet av utbildning in i huvudprocesserna förskola, grundskola, gymnasium och vuxenutbildning. Processutvecklingsgrupper Varje processområde leds av en processutvecklingsgrupp (PUG) med representanter från förvaltningarna, bolagen och kommunledningen. Processutvecklingsgruppen leds genom delat ägarskap mellan direktör från KLK samt förvaltningschef. 21 DEFINITIONER
DEFINITIONER Processutvecklingsgrupp har fokus på att leda, styra, samordna, prioritera och utveckla gemensamma frågor, områden och arbetssätt inom sitt övergripande processområde. Resultatstyrning Styrsystemet i Eskilstuna kommunkoncern bygger på att styra mot resultat. Resultatstyrning syftar till att förflytta perspektivet i målstyrningen från resurser och aktiviteter till vilka resultat som uppnås i verksamheternas service till brukaren. Det ger organisationen frihet att bestämma hur arbetet ska utformas och genomföras. Kortfattat vi har fokus på vad invånarna får för kvalitet och service för sina skattepengar. Samhällsekonomisk hållbarhet En dimension i Hållbar utveckling som lyfter vikten av att hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt. I Eskilstuna handlar det bland annat om invånarnas ekonomiska välfärd, kommunikationer, möjligheten att driva företag och handel samt den enskildes möjlighet att få arbete. Social hållbarhet En dimension i Hållbar utveckling som lyfter vikten av att bygga ett långsiktigt stabilt och dynamiskt samhälle där grundläggande mänskliga behov uppfylls. I Eskilstuna handlar det bland annat om social omsorg, utbildning och trygghet, jämställdhet mellan könen, icke-diskriminering, jämlika villkor, den enskildes personliga och kulturella välfärd. Strategisk inriktning För att nå fram till vår vision finns den strategiska inriktningen som hjälper oss att hålla rätt riktning. Den strategiska inriktningen beskriver vilken väg orten Eskilstuna och Eskilstuna kommunkoncern ska ta under mandatperioden. Den beskriver 4-åriga strategiska mål för de mest väsentliga områden där kommunfullmäktige vill uppnå strategiska förbättringar under mandatperioden. Detta ligger sedan till grund för de 1-åriga årsplanerna. 4-åriga strategiska mål I den strategiska inriktningen fastställs 4-åriga strategiska mål för de områden där fullmäktige anser att det är viktigast att uppnå strategiska förbättringar under en mandatperiod. 2016-2019 är de strategiska målen: Hållbar utveckling: attraktiv stad och landsbygd höjd utbildningsnivå fler jobb social uthållighet ekologis k uthållighet Effektiv organisation: kvalitet attraktiv arbetsgivare stabil ekonomi Styrkort Styrkortet är en förteckning på de nyckeltal som är mest väsentliga i en verksamhet för att bedöma om verksamheten är på rätt väg för att uppnå sina mål. Det är också viktigt att de kan mätas fortlöpande för att fungera som stöd i löpande styrning. Styrkorten utgår från hållbar utveckling och effektiv organisation och visar vad som driver resultat. Styrsystem Metod för att samordna styrningen inom kommunkoncernen. Styrsystemet syftar dels till att driva, säkra och förbättra kommunens löpande verksamhet så att den håller avsedd kvalitet, dels att strukturerat arbeta för att uppnå de uppsatta målen för verksamheten. Stödprocesser Stödprocesserna förser huvudprocesserna med nödvändigt stöd. Stödprocesserna behövs för att huvudprocesserna ska fungera så bra som möjligt och skapar således ett indirekt värde för extern kund genom att stödja huvudprocesserna. Stödprocesserna har oftast en intern kund. Exempel på stödprocesser är upphandling och rekrytering. Uppsikt Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och bolagens verksamhet. Varumärke Varumärket är det övergripande löftet som en stad, organisation, kommun, företag eller en produkt förknippas med, och de förväntningar det skapar. Varumärket formas av omvärldens attityder, förväntningar och uppfattningar. Det innebär att vårt varumärke är precis så bra eller dåligt som våra målgrupper upplever att det är. Vi kan påverka hur vårt varumärke uppfattas genom att tydliggöra och kommunicera vårt erbjudande och vilka vi är på ett konsekvent och trovärdigt sätt och se till att hålla vad vi lovar. Lyckas vi med det skapar vi ett starkt och trovärdigt varumärke. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är nämndens eller bolagsstyrelsens rapport över det gångna året. Den visar årets resultat i förhållande till uppsatta mål och åtaganden. Verksamhetsplan Nämnders och bolagsstyrelsers planering för ett verksamhetsår. Med fullmäktiges årsplan som grund färdigställer nämnder och bolagsstyrelser sina verksamhetsplaner, där de redovisar hur de bidrar till att målen i kommunkoncernens årsplan uppfylls. Nämnder och bolagsstyrelser väger in visionen, de 4-åriga strategiska mål som berör dem samt 4-åriga processmål. Hänsyn tas också till förändringar i lagstiftning och annan statlig styrning, samt till de av kommunens långsiktiga planer som berör dem. Motsvarande arbetssätt används även på enhetsnivå vid framtagande av lokal verksamhetsplan. Den ska innehålla enhetens åtaganden och aktiviteter som bidrar till och stödjer nämndens/ bolagsstyrelsens åtaganden, processmål och strategiska mål. Vision Visionen beskriver hur det ska vara att leva i Eskilstuna 2030. Visionen om vårt framtida Eskilstuna vävs in i planering och vardagsarbete. Visionen är gemensam för hela kommunkoncernen och anger den långsiktiga färdriktningen. Årsplan Årsplanen beskriver vad kommunfullmäktige vill uppnå med kommunkoncernens verksamhet kommande år. Årsplanen innehåller även budget för drift och investeringar. Årsplanen består av två dokument: Årsplan det grundläggande dokument som beslutas av kommunfullmäktige i juni varje år. Kompletteringar av Årsplan beslutas av kommunfullmäktige i november varje år. 1-årigt åtagande Åtaganden anger vad nämnden/bolagsstyrelsen åtar sig att uppnå eller genomföra under året för att bidra till att kommunen uppnår 4-åriga strategiska mål och 4-åriga processmål. Åtagandena är en grundbult i resultatstyrningen. De ska vara så tydligt formulerade att det går att bedöma om de är utförda eller inte. Årsredovisning Årsredovisningen innehåller en resultatbedömning och beskriver hur väl kommunkoncernen har uppfyllt de mål som kommufullmäktige har beslutat om. Den innehåller bland annat en verksamhetsberättelse och ekonomisk rapport. 22
Styrsystemet Enhet 1-åriga åtaganden Aktiviteter Lokal verksamhetsplan Lokal verksamhetsberättelse Resultat: - Uppnått 1-årigt åtagande - Genomförd aktivitet Nämnd/ Bolagsstyrelse 4-åriga processmål 1-åriga åtaganden Huvudprocesser Verksamhetsplan Verksamhetsberättelse Resultat: - Uppnått 4-årigt processmål - Uppnått 1-årigt åtagande Fullmäktige 1-åriga åtaganden Årsplan KÅP Åtaganden Processområden Årsredovisning Resultat: -Uppnått 4-årigt strategiskt mål -Bedömning av processområden -Uppnått 1-årigt åtagande -Indikatorvärden Fullmäktige 4-åriga strategiska mål Strategisk inriktning Utvärdering Strategisk inriktning Resultat: - Uppnått 4-årigt strategiskt mål START Lagstiftning Styrande dokument Organisationens värden 23
Vår väg för att nå visionen Vision 2024-2027 2020-2023 Goda hållbara möten 4-årig strategisk inriktning för varje mandatperiod Årsplaner varje år 2016-2019 Verksamhetsplan Lokal verksamhetsplan Medarbetare Invånare/ brukare/kunder Lagstiftning - Styrande dokument - Organisationens värden Det är i mötet värdet skapas Vår styrning tar avstamp i lagstiftning, styrande dokument och organisationens värden. Den 4-åriga strategiska inriktningen visar vad vi tillsammans ska uppnå för strategiska förbättringar under mandatperioden. Förbättringar och säkring av vår löpande verksamhet sker i årsplanen och i våra verksamhetsplaner. Verksamhetsresultat följs upp och diskuteras löpande på våra arbetsplatsträffar. Det är bara om vi lyckas ta tillvara alla medarbetares kunskap och idéer som vi tillsammans kan uppnå vår vision. Version 2018 10